Perfekt für kleine und mittlere Unternehmen DATALINE Office ...

DATALINE LohnsoftwareHandbuchUpdatebroschüre - Version 25.00.00

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Seite 2

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015VorwortMit dem aktuellen Jahreswechsel-Update (Version 25.00.00) sind neben den rechtlichenÄnderungen zum Jahreswechsel auch wieder einige Programmneuerungen in Lohnabzugeingeflossen.In diesem neuen Update sind die neue Kernprüfung zum Versand der Sozialversicherungsmeldungenab 1.12.2014 sowie die bereits jetzt verabschiedeten neuen Berechnungenim Bereich der Sozialversicherung und der Lohnsteuerberechnung bereits integriert.Sie brauchen dafür natürlich keine gesonderten Eingaben vornehmen.Daneben sind weitere Verbesserungen in Lohnabzug eingeflossen, welche die bestehendenFunktionalitäten weiter optimieren. So können Sie nun beispielsweise die Lohnsteuerbescheinigungenper Quick-Funktion erstellen oder einen (leeren) Personalfragebogenexportieren und (ausgefüllt) wieder importieren oder direkt aus dem Abschlussdie Druckergebnisse per E-Mail passwortgeschützt an Ihre Mandanten oder die Gehaltsabrechnungenan Ihre Arbeitnehmer versenden.Darüber hinaus haben wir erneut am Layout von Lohnabzug gearbeitet. Nun sind auchdie Eingabedialoge vergrößert worden, um auf den neuen Bildschirmgenerationen einenmöglichst großen Eingabebereich zu haben. Die Buttons im oberen Bereich zur Modulauswahl,Hilfe und zum Systemmenü sind neu gestaltet und die Reihenfolge wurde anIhre Kundenwünsche angepasst. Nun beginnt es von links nach rechts mit Lohnabzug,Entgeltfortzahlung, Teilzeit und Aushilfen, Hilfe und abschließend das Systemmenü.Bitte lesen Sie diese Updatebroschüre aufmerksam und vergewissern Sie sich,dass die entsprechenden Einstellungen in Lohnabzug vorgenommen sind.Vertretungsservice nutzen bei Urlaub und KrankheitNutzen Sie bei Krankheit oder Urlaub Ihres Lohnsachbearbeiters unseren Vertretungsservice.Wir arbeiten dabei mit Ihren Daten in der Vertretungszeit weiter, als ob nichtsgewesen wäre.Weitere Informationen finden Sie unterhttp://www.dataline.de/vorteile/vertretung.htmlSeminare: Briefing zum Jahreswechsel 2015Auch in diesem Jahr stellen wir Ihnen zum Jahresbeginn wieder die aktuellen Programmänderungenin einem halbtägigen Seminar „Briefing zum Jahreswechsel 2014/2015“vor. Sie können sich jetzt noch zu den bundesweiten Seminaren anmelden. Eine Übersichtaller noch freien Termine finden Sie unterhttp://www.dataline.de/schulungen/anmeldung/schwerpunkt.htmlIhr DATALINE-Teamwww.dataline.deSeite 3

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015ÜbersichtIn dieser Updatebroschüre werden die Änderungen, die in der Version 25.00.00 in Lohnabzugintegriert worden sind, erläutert. Daneben finden Sie auch noch weitere Informationenaus früheren Updates.Lohnabzug (Version 25.00.00)Hinweise zu den Änderungen und allgemeine Informationen 5Allgemeine Anpassungen bei der Dialoggröße und im KonfiguratorKrankenkassen – Zusatzbeitragssätze 2015Unfallversicherung – BerufsgenossenschaftenAnnahmestellen: Zentrale Annahmestelle AOKELStAM-Verfahren: Aktuelles zum Jahreswechsel, Freibeträge2015Personalfragebogen: Im- und ExportUrlaubsverwaltungAbrechnung – Eingabe: Allgemeine InformationenDialoganpassungenKorrekturenMeldungenAbschlussLohnsteuerbescheinigung – automatische ErstellungBerichteModul EntgeltfortzahlungAnhang:PDF-Versand aus dem Abschluss11162224252735363839404146474849Wir aktualisieren unsere Updatebroschüre fortlaufend im Internet. Eine aktuelle Versionunserer Updatebroschüre finden Sie hier.Seite 4

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Hinweise zu den Änderungen und allgemeine InformationenNeues Jahr, neuer LookMit dem Jahreswechsel kommt Lohnabzug in modernisierter Form. So ist die Hintergrundfarbeangepasst worden und die Startbildschirme der einzelnen Programmmodulesind ebenfalls modernisiert worden. Sie finden nunmehr auch die wichtigsten Tools fürdie Programme auf dem Startbildschirm. So können Sie dort nun neben den Handbüchernund den Produktbeschreibungen direkt auf den Konfigurator zugreifen, um Lohnabzugmit ihrem System abzustimmen.DialogvergrößerungenWir sind den Verbesserungsvorschlägen vieler Anwender nachgekommen und habenmit der aktuellen Programmversion die Dialogflächen vergrößert. Damit einher geht eineAnpassung der Systemvoraussetzungen. Es ist nunmehr eine neue Mindest-Auflösungnotwendig.Krankenkassen mit ZusatzbeiträgenAb 1.1.2015 erheben die Krankenkassen individuelle Zusatzbeiträge, wenn sie mit denEinnahmen aus dem Gesundheitsfond nicht auskommen. Das bedeutet für die Lohnabrechnungden Abschied vom einheitlichen Beitragssatz in der Krankenversicherung.Für Nutzer der Beitragssatzdatei ist die Pflege kein Problem. Mit der Aktualisierung derBeitragssatzdatei werden auch die unterschiedlichen Zusatzbeiträge der Krankenkassenaktualisiert und stehen für die Abrechnung zur Verfügung.http://www.dataline.de/shop/index.php/zusatzmodule/krankenkassen-beitragssatzdateidetail.htmlNEU: Personalfragebogen PDF Im –und ExportDer Personalfragebogen in Lohnabzug steht Ihnen nun in verbesserter Form zur Verfügung.Sie können den Personalfragebogen mit den Arbeitnehmer-Daten exportieren unddie Daten so von den Mitarbeitern überprüfen lassen.Ein echtes Novum ist aber der Datenimport. Lohnabzug ist nämlich im Stande die Datenaus der vom Arbeitnehmer ausgefüllten PDF-Datei in die Stammdaten einzulesen. Dasspart Ihnen im Lohnbüro jede Menge Zeit bei der Datenerfassung.GKV-Monatsmeldungen und Meldedialog mit den KrankenkassenDer Meldedialog ist seitens des GKV Spitzenverbandes erneut angepasst worden. Ab2015 müssen Sie als Arbeitgeber keine Monatsmeldungen mehr versenden, wenn Siedazu nicht elektronisch durch die Krankenkassen aufgefordert werden. Der Versand derGKV-Monatsmeldungen auf Initiative der Arbeitgeber erfolgt ab Januar 2015 nicht mehr.Aufgrund der Erfahrungen der vergangenen Jahre sollten Sie für alle mehrfachbeschäftigtenArbeitnehmer, die unter Umständen die Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherungin den vergangenen Jahren überschritten haben, einen Antrag auf Erstattungzu viel gezahlter Beiträge bei der jeweiligen Krankenkasse stellen.Seite 5

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Lohnsteuerbescheinigungen: Neue Quick-FunktionLohnabzug stellt mit der aktuellen Version die Lohnsteuerbescheinigungen bei Austrittautomatisch mit der letzten Abrechnung bereit. Daneben ist auch eine neue Quick-Funktionintegriert, die es Ihnen ermöglicht, die Lohnsteuerbescheinigungen für mehrere(alle) Arbeitnehmer auf einen Klick zu erstellen.Mindestlohn: 8,50 € und gesetzliche Verpflichtung der ArbeitszeitaufzeichnungenAb 1.1.2015 gilt in Deutschland flächendeckend ein gesetzlicher Mindestlohn von 8,50€ brutto je Stunde. Neben dem Bruttoverdienst hat der Gesetzgeber den Betrieben aberauch eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung aufgelegt.So müssen alle Betriebe – branchenunabhängig – die Arbeitszeiten der geringfügig beschäftigtenArbeitnehmer (Minijobber und kurzfristige Aushilfen) ab 2015 aufzeichnenund für zwei Jahre aufbewahren. Das betrifft den Beginn, das Ende und die Dauer derjeweiligen Arbeitszeit.Für die Betriebe, die zur Abgabe der Sofortmeldungen verpflichtet sind, müssen die Arbeitszeitensogar für alle Arbeitnehmer aufgezeichnet werden.http://www.dataline.de/shop/index.php/zusatzmodule/lohn-gehalt-software-arbeitszeiten-detail.htmlELStAM zum JahreswechselZum Jahreswechsel wartet auch das ELStAM-Abrufverfahren mit einigen Anpassungenin den Datenabfragen auf. Diese sind in Lohnabzug hinterlegt, so dass die Datenabholungweiterhin mit jedem Programmstart erfolgt.Für Sie in der Lohnabrechnung gibt es zum Jahreswechsel insbesondere zu beachten,dass bereits seit den Änderungs-Monatslisten Oktober Anpassungen der Freibeträge ab1.1.2015 in den ELStAM Daten enthalten sein können. Lohnabzug reagiert auf dieseAngaben aber erst mit dem angegebenen Gültigkeits-ab-Zeitraum.Im Jahr 2015 erhalten Sie von den ELStAM-Servern gegebenenfalls noch Änderungslisten,die das Vorjahr (2014) betreffen. Diese Änderungen werden dann erst ab 1.1.2015wirksam, wenn die Lohnsteuerbescheinigungen für 2014 bereits versendet sind.Neue Kernprüfung für Sozialversicherungsmeldungen ab 1.12.2014Für die Sozialversicherungsmeldungen, die Sie ab 1.12.2014 versenden, gilt ein neuerDatensatz. Dieser ist in der aktuellen Version enthalten. Bitte versenden Sie deshalb abdem 1.12.2014 nur noch Meldungen, die mit der aktuellen Version 25.00.00 erzeugt wordensind. Meldungen, die mit früheren Versionen erstellt worden sind, werden unter Umständenvon den Datenannahmestellen abgelehnt. Erstellen Sie für diese Fälle die Meldungennoch einmal mit der aktuellen Programmversion.Unfallversicherungsdaten prüfen, falls noch nicht geschehenBitte überprüfen Sie die Daten in Ihren Abrechnungen zur Unfallversicherung und derAngaben Ihres Unfallversicherungsträgers mittels unseres UV-Prüflaufs in der Abrechnung.Wir empfehlen Ihnen hier eine Prüfung. Erkundigen Sie sich bei Bedarf auch beiIhrem Unfallversicherungsträger nach der aktuellen Mitgliedsnummer und den aktuellenUV-Daten (Gefahrentarifstellen und Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers).Seite 6

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Lohnnachweis weiterhin auf PapierDen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft erstellen Sie auch weiterhin als Papiermeldungoder über das Online-Portal der Berufsgenossenschaft. Eine einheitlicheVorgehensweise zur Übermittlung des Lohnnachweises aus den Lohnabrechnungsprogrammenkonnten die Unfallversicherungsträger bislang nicht vorlegen. Somit bleibt inden kommenden Jahren das althergebrachte Papier-Verfahren weiterhin gültig.PDF-Versand an Mandanten und ArbeitnehmerMit der aktuellen Version von Lohnabzug haben Sie die Möglichkeit, die Abrechnungsergebnisseaus dem Abschluss aus Lohnabzug heraus als PDF Dateien zu versenden.Sie können als Lohnabrechnungs-Dienstleister nun vollautomatisch die Ergebnisse anIhre Mandanten passwortgeschützt versenden.Aber auch Betriebe, die nur das eigene Personal abrechnen, können nun die Gehaltsabrechnungenganz praktisch als PDF-Anhang an die Arbeitnehmer versenden. Natürlichsind die Daten auf Wunsch auch passwortgeschützt.Mit der aktuellen Programmversion ist der Versand nun auch an eine andere E-Mailadresse möglich, die auf Wunsch in dem Versanddialog gespeichert werden kann.SystemvoraussetzungenBitte beachten Sie auch, dass wir unsere Systemvoraussetzungen angepasst haben.So sind durch die Erweiterungen bei der Bildschirmauflösung nun andere Mindestvoraussetzungenfür die Bildschirmauflösung gegeben (Grafikauflösung mind. 1680 x1050; empfohlen: 1920 x 1080). Daneben ist die installierte Version von Microsoft .NETFramework 4.5 erforderlich.Mit dem Ende des Supports für Windows XP durch Microsoft stehen keine Updatesmehr für Windows XP zur Verfügung. Für den Bereich von Lohnabzug bedeutet dies,dass Sie auch hier natürlich für ein aktuelles Betriebssystem sorgen müssen, um Lohnabzugvollumfänglich zu nutzen.Bei Bedarf können wir Ihnen zum Jahreswechsel eine eingeschränkte Version vonLohnabzug bereitstellen, welche noch auf aktuellen Windows XP Rechnern lauffähigist. Hierbei sollten Sie jedoch beachten, dass unter anderem sämtliche Onlinefunktionennicht möglich sind.Bitte beachten Sie unsere aktuellen Systemvoraussetzungen unterhttp://www.dataline.de/support/faqs/category/65-technische-fragen.htmlNetzwerkfähigkeit und MehrplatzversionenBitte beachten Sie zu diesen Modulen unsere gesonderten Installationsanweisungen.Seite 7

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015NEU: DATALINE goes Social MediaAktuelle Informationen rund um unsere Lohnsoftware und News zu sozialversicherungsrechtlichenThemen finden Sie ab sofort auf unseren Kanälen bei Twitter, Y-outube und Google+.Folgen Sie uns auf Twitter:https://twitter.com/Dataline_LohnÜber Twitter bekommen Sie mit unseren Tweets Informationen zum aktuellen Geschehen.Abonnieren Sie unseren Youtube-Kanal:https://www.youtube.com/channel/UC20YIPN6JT3XV2mkRp_Dw3AAuf unserem Youtube-Kanal sehen Sie Lernvideos zu unserer Lohnsoftware mitSchritt-für-Schritt-Anleitungen zum effektiven Arbeiten mit Lohnabzug.Folgen Sie uns auf Google+:https://plus.google.com/u/0/b/109697498776208454690/109697498776208454690/posts?pageId=109697498776208454690Folgen Sie DATALINE auf Google+. Auch hier erhalten Sie aktuelle Informationen überuns und Neuigkeiten zu unserer Software.Auch über unsere Homepage können Sie zu unseren Social-Media-Kanälen gelangen.Im rechten oberen Bereich finden Sie drei Buttons für Twitter, Google+ und Youtube.Wir freuen uns auf Ihren Besuch!Seite 8

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Neue Rechengrößen in der Sozialversicherung 2015Die folgenden Rechenwerte sind bereits programmseitig hinterlegt, sodass Ihnen dieseÜbersicht lediglich zur Information dient.Beitragsbemessungsgrenzen Monat JahrKranken- und Pflegeversicherung 4.125,00 Euro 49.500,00 EuroRenten- und ArbeitslosenversicherungWest 6.050,00 Euro 72.600,00 EuroOst 5.200,00 Euro 62.400,00 EuroJahresarbeitsentgeltgrenzeAllgemein 4.575,00 Euro 54.900,00 EuroBestandsschutz (31.12.2002) 4.125,00 Euro 49.500,00 EuroBezugsgrößen Renten- und ArbeitslosenversicherungWest 2.835,00 Euro 34.020,00 EuroOst 2.415,00 Euro 28.980,00 EuroWeitere GrenzwerteGeringfügigkeitsgrenzeGeringverdienergrenzeGleitzonenbereich450,00 Euro325,00 Euro450,01 Euro bis 850 EuroArbeitgeberhöchstzuschüsse zur privaten/freiwilligen Kranken- undPflegeversicherungKV (mit Anspruch auf Krankengeld)KV (ohne Anspruch auf Krankengeld)PV (bundeseinheitlich ohne Sachsen)PV (nur Sachsen)301,13 Euro288,75 Euro48,47 Euro27,84 EuroGleitzonenfaktor 0,7605Seite 9

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015BeitragssätzeAG ANKrankenversicherungallgemein 14,60 % 7,30 % 7,30 %ermäßigt 14,00 % 7,00 % 7,00 %durchschnittlicher 0,9 % 0,90 % -ZusatzbeitragssatzRentenversicherung 18,70 % 9,35 % 9,35 %Arbeitslosenversicherung 3,00 % 1,50 % 1,50 %Pflegeversicherung 2,35 % 1,175 % 1,175 %Sachsen 2,35 % 0,675 % 1,675 %Kinderzuschlag 0,25 % - 0,25 %Insolvenzgeldumlage 0,15 % 0,15 % -Vollarbeiterrichtwert 2015: 1550Bitte beachten Sie, dass die Rechengrößen teilweise noch nicht endgültig verabschiedetworden sind und daher vorläufige Werte darstellen.Seite 10

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Allgemeine AnpassungenBildschirmdarstellung - DialoggrößeMit der aktuellen Programmversion sind die Dialoge größer gestaltet. Die Anordnungder einzelnen Felder ist dabei aber unverändert geblieben, so dass Sie die Eingabendort finden, wo die Felder auch (vorher) angeordnet waren. Der Eingabebereich hatsich lediglich vergrößert.Sie können die Dialoggröße und die Schriften in Lohnabzug auch selbst – in gewissenGrenzen – im Konfigurator editieren.So geht es in den KonfiguratorSie gelangen über den Startbildschirm unter Einstellungen – Konfigurator direkt in denKonfigurator.Seite 11

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Alternativ gelangen Sie auch zum Konfigurator über den unteren rechten Bildschirmrandund einen Klick mit der rechten Maustaste auf die „blaue Kugel“ oder über dasSystemmenü unter System-Konfigurator.Im Konfigurator können Sie die Größeneinstellungen anpassen. Nutzen Sie dazu diebeiden Regler, um „Ihre“ Größeneinstellungen zu erhalten. Im Konfigurator gehen Siedazu in den Menüpunkt „Hauptprogramm“ und stellen dort die Größe ein und „übernehmen“diese Einstellungen.Danach schließen Sie bitte Lohnabzug. Die neuen Einstellungen sehen Sie erst bei einemerneuten Programmstart.Seite 12

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Hintergrundfarbe ändern im KonfiguratorMit der Jahreswechselversion ist auch die Hintergrundfarbe angepasst worden. SofernIhnen die neue Hintergrundfarbe nicht zusagt, können Sie diese ebenfalls im Konfiguratorüber den Button Hintergrundfarbe nach Ihren Wünschen wählen. Wollen Sie wiederzur voreingestellten Hintergrundfarbe wechseln, klicken Sie den Button „Hintergrundfarbezurücksetzen“.Bitte beachten Sie, dass die Änderungen auch hier im Konfigurator erst nach einem erneutenStart von Lohnabzug zu sehen sind.Wichtige Hinweise zum Konfigurator:Bitte nehmen Sie die Einstellungen im Konfigurator nicht willkürlich vor, da es sich hierbeium Einstellungen des Systems handelt, die beispielsweise dazu führen können,dass keine ELStAM abgerufen werden oder andere notwendige Online-Kommunikationswegebeeinträchtigt werden.Seite 13

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Bedienelemente neu sortiertDie Bedienelemente der Programm-Module sind neu sortiert und erscheinen in einemneuen Design. Auf vielfachen Kundenwunsch verläuft nun die Sortierung im oberenrechten Bereich von links nach rechts beginnt mit Lohnabzug, Entgeltfortzahlung, Teilzeitund Aushilfen, Hilfe und abschließend das Systemmenü.In diesem Zusammenhang ist auch die Uhr etwas nach oben gerückt worden und findetsich nun im oberen linken Bildschirmbereich.Seite 14

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Das Menü erscheint ebenfalls in neuer Optik. Die Reihenfolge der Einträge ist aber unverändert.Nur die Bedienung bei der Auswahl der Einträge ist leicht verändert, da nunder bereits ausgewählte Eintrag zunächst ausgeklappt bleibt, während der neue Bereichausgewählt werden kann. Bei Bedarf erscheint rechts ein Scrollbalken.Seite 15

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Krankenkassen – Zusatzbeitragssatz ab 2015Ab 1.1.2015 können die Krankenkassen, die nicht mit den Einnahmen aus dem Gesundheitsfondsauskommen, Zusatzbeiträge von ihren Mitgliedern erheben. Die Zusatzbeiträgewerden in unterschiedlicher Höhe von den Krankenkassen erhoben. Damitgibt es ab 2015 wieder für jede Krankenkasse unterschiedliche Beitragssätze, dieSie in der Lohnabrechnung berücksichtigen müssen. Die Krankenkassen können dieZusatzbeiträge auch unterjährig erheben, so dass Sie hier in der Lohnabrechnung nichtnur die Höhe des Zusatzbeitrags beachten müssen, sondern auch den Gültigkeitszeitpunkt.Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag wird bei der Lohnabrechnung in Lohnabzug automatischauf Arbeitnehmerseite einbehalten. Der Beitragssatz für den Arbeitgeber beimallgemeinen Beitragssatz beträgt 7,3 % bzw. 7,0 % beim ermäßigten Beitragssatz. DieZusatzbeiträge der einzelnen Kassen erhalten Sie mit der Beitragssatzdatei, die Sievor jeder Abrechnung aktuell abrufen sollten. Sofern Sie die Beitragssatzdatei nichtnutzen, können Sie die Zusatzbeiträge natürlich auch manuell pflegen.Neben dem kassenindividuellen Zusatzbeitragssatz gibt es noch einen durchschnittlichenZusatzbeitragssatz (2015: 0,9 %). Dieser wird in der betrieblichen Lohnabrechnungnur für Geringverdiener und Personen im Freiwilligendienst erhoben. Den durchschnittlichenZusatzbeitrag trägt nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber.Denn es gilt bei den betroffenen Personengruppen, dass die Sozialversicherungsbeiträgevom Arbeitgeber in Gänze getragen werden – somit auch der durchschnittlicheZusatzbeitrag. Lohnabzug berücksichtigt unter anderem den durchschnittlichen Zusatzbeitragautomatisch für die Personengruppen 121 (Auszubildende mit nicht mehr als325 € monatlich), 122 (Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung) und Personengruppe123 (Freiwilligendienstleistende).Seite 16

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Adressdaten – Krankenkassen – Eingabe ZusatzbeitragssatzFür Nutzer der Krankenkassen-Beitragssatzdatei werden die Zusatzbeitragssätze automatischbeim Abgleich mit der Beitragssatzdatei aktualisiert. Sie brauchen daher lediglichvor der Lohnabrechnung die aktuelle Beitragssatzdatei einlesen und sind so aufdem aktuellen Beitragsstand. Mit der Beitragssatzdatei werden neben den Krankenkassenzusatzbeitragssätzenauch die Umlagesätze (U1 und U2) aktualisiert.Sofern Sie die Zusatzbeiträge manuell pflegen, tragen Sie den Zusatzbeitrag in denAdressdaten bei der Krankenkasse ein.In der Abrechnung wird dann mit dem jeweiligen „Gültigkeitsdatum“ mit dem neuenkassenindividuellen Zusatzbeitragssatz gerechnet.Die neuen Zusatzbeiträge finden Sie übrigens auch in der Liste zu den Krankenkassenim unteren Bereich.Beachten Sie bitte, dass es durch die Eingabe von Gültigkeitszeiträumen vor dem aktuellenAbrechnungsmonat zu einer Aufrollung der bereits abgerechneten Monatekommt. Das heißt, der neue Zusatzbeitrag wird automatisch für alle Arbeitnehmer, diebei dieser Krankenkasse versichert sind, für die betroffenen Monate verwendet (Korrekturlauf).Seite 17

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Beitragssatzdatei 2015Die Beitragssatzdatei hat ab 2015 ein neues Format. Mittels der neuen Beitragssatzdateiwerden ab 2015 dann auch die unterschiedlichen Zusatzbeitragssätze der Krankenkassenin Lohnabzug eingespielt. Sie sollten die Beitragssatzdatei daher auch weiterhinvor der Monatsabrechnung aktualisieren bzw. abgleichen.Sofern Sie die Beitragssatzdatei bislang nicht genutzt haben, können Sie diese in unseremOnline-Shop bestellen.http://www.dataline.de/shop/index.php/zusatzmodule/krankenkassen-beitragssatzdateidetail.htmlBitte beachten Sie, dass nun nur noch der direkte Online-Abgleich möglich ist. EinDownload von unserer Homepage ist in der neuen Version der Beitragssatzdatei nichtmehr möglich.Zusatzbeiträge in der Abrechnung: AbrechnungsdialogIn der Abrechnung finden Sie den Zusatzbeitrag der Krankenkasse ebenfalls mit einemeigenen Feld wieder. Lohnabzug berücksichtigt automatisch den kassenindividuellenZusatzbeitrag bei der Beitragsberechnung anhand der Vorgaben aus den Krankenkassen-Stammdaten.Auch den durchschnittlichen Zusatzbeitrag für bestimmte Personengruppen, zum BeispielGeringverdiener (Azubis mit nicht mehr als 325 € monatlich oder Freiwilligendienstleistende),berücksichtigt Lohnabzug bei der Abrechnung der Personengruppen121, 122 und 123.Seite 18

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Darstellung in den Ausdrucken:Die Zusatzbeiträge werden gesondert ausgewiesen. Somit finden Sie auch auf derLohnabrechnung der Arbeitnehmer nun ein extra Feld, dass die Höhe des Zusatzbeitragsgesondert ausweist.Natürlich werden die Zusatzbeiträge auch in den anderen Ausdrucken im Abschlussextra ausgegeben, zum Beispiel im Lohnkonto.Keine Zusatzbeiträge für krankenversicherungsfreie ArbeitnehmerDen Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung müssen nur Mitglieder der gesetzlichenKrankenkassen zahlen. Privatkrankenversicherte Arbeitnehmer und Minijobber zahlenkeine Zusatzbeiträge.Seite 19

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Neuer Beitragsnachweis 2015Die Zusatzbeiträge an die Krankenkassen werden extra im Beitragsnachweis ausgewiesen.Es ist dafür ein neues Feld „Zusatzbeitrag“ eingeführt worden. In dieses Feldfließen neben den kassenindividuellen Zusatzbeiträgen auch die Zusatzbeiträge ein,die nach dem durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz erhoben werden.Der Ausdruck für den Beitragsnachweis ist um diese Felder ergänzt worden. Danebensind im Ausdruck in der aktuellen Version einige Felder nicht mehr enthalten, die bereitsschon seit einigen Jahren keine Verwendung mehr haben.Beitragsnachweis:Seite 20

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Beitragsabrechnungsliste:Auch in der Beitragsabrechnungsliste finden Sie die Zusatzbeiträge für jeden Arbeitnehmer.Hinweis für Anwender des Moduls (Saison-)KUG:Die kassenindividuellen Zusatzbeiträge, die auf das Fiktiventgelt erhoben werden, sindvom Arbeitgeber zu tragen und finden sich dort in den jeweiligen Beiträgen wieder.Informationen zum Modul „(Saison-)KUG“ finden Sie unter:http://www.dataline.de/shop/index.php/zusatzmodule/saison-kug-detail.htmlSeite 21

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Berufsgenossenschaften – UnfallversicherungsdatenWichtiger Hinweis:Bitte prüfen Sie die in Lohnabzug hinterlegten Angaben zur Unfallversicherung. FragenSie ggf. auch noch einmal schriftlich bei Ihrem Unfallversicherungsträger an, ob Sie diekorrekte Betriebsnummer, die korrekten Gefahrentarifstellen und die richtige Mitgliedsnummerim Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens für die Jahre 2014 und 2015 verwenden.Erweiterte Angaben: Gültig abIn der aktuellen Programmfassung finden Sie in der Liste der Unfallversicherungsträgereine neue Spalte „Gültig ab“. Diese wird bei neu angelegten Datensätzen (Unfallversicherungsträgern)gefüllt.Um für Ihre bereits bestehenden Unfallversicherungsträger hier ebenfalls eine Angabezu erhalten, wählen Sie Ihren aktuell gültigen Unfallversicherungsträger bitte über denSuche-Button nochmals aus der Unfallversicherungs-Stammdatendatei aus und speichernihn erneut.Anschließend finden Sie in der unteren Liste auch die „Gültig ab“-Angabe.Seite 22

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Firmendaten – BerufsgenossenschaftNeben den Angaben zum aktuell gültigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft),müssen Sie auch die Gefahrentarifstellen stets aktuell halten. Überprüfen Siedeshalb unbedingt, ob die von Ihnen verwendeten GTST noch aktuell sind.Gefahrentarifstellen Gültig von bisAuch bei den Gefahrentarifstellen der Unfallversicherung können Sie sich durch eineerneute Auswahl der GTST die Gültigkeitsdaten in der unteren Liste anzeigen lassen.Praxis-Tipp:In diesem Dialog können Sie sich über die Drucken-Lasche im unteren Listenbereicheine Liste der Gefahrentarifstellen ausgeben lassen. Diese können Sie beispielsweisenutzen, um die Daten bei dem Unfallversicherungsträger auf Aktualität prüfen zu lassen.Seite 23

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015AnnahmestellenZentrale Annahmestelle AOKAb 2015 entfällt die Möglichkeit, Ihre Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisean eine zentrale AOK Annahmestelle zu versenden. Ab 2015 sind die Datenvielmehr direkt an die jeweilige Annahmestelle der „Landes-AOK“ zu senden.Lohnabzug hat diese Neuerung integriert, so dass nun die Daten direkt an die jeweiligeAnnahmestelle der „Landes-AOK“ gesendet werden. Der Dateifolgenummernzähler beginntdann jeweils mit 0, wenn an diese Annahmestelle noch keine Daten versendetworden sind.Seite 24

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015ELStAM-VerfahrenWichtige Information für den ELStAM-Abruf 2015Die Finanzverwaltung hat kurzfristig bekanntgegeben, dass in der 2./3. Kalenderwoche2015 eine Umstellung der Elster-Server auf eine neue Version erfolgt. Das führt regelmäßigzu längeren Wartezeiten bei der ELSTAM-Abholung und auch beim Versandsonstiger Steuerdaten.Bitte beachten Sie, dass der Abruf der ELStAM danach erst mit der Januar-Version(25.01.00) in Lohnabzug möglich ist.Praxis-Tipp:Bitte beachten Sie, dass für die Aktualität der ELStAM grundsätzlich der Arbeitnehmerverantwortlich ist. Für Korrekturen der ELStAM steht dafür in Lohnabzug ein entsprechendesFormular zur Verfügung (siehe Bild unten).Freibeträge 2015Die Freibeträge für das Jahr 2015 sind von den Arbeitnehmern zu beantragen. Dieseskonnte bereits seit dem 1.10.2014 erfolgen. Sofern Freibeträge für das Jahr 2015 vorliegensind diese grds. bereits in den Monatslisten seit Oktober 2014 geliefert worden.Lohnabzug berücksichtigt diese Freibeträge dann ab dem Gültigkeits-ab-Datum. Das istregelmäßig der 1.1.2015.Sofern Ihre Arbeitnehmer keinen neuen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung für 2015 gestellthaben, kann es sein, dass Sie ab 1.1.2015 mit einem Freibetrag von 0,00 € abrechnen.Denn die Freibeträge sind grundsätzlich kalenderjährlich zu beantragen.Die aktuellen Anträge auf Lohnsteuerermäßigung finden Sie in Lohnabzug unter Personaldaten– Steuer und Sozialvers. auf der Karte Steuer und dort über die Lasche„Info/Erkl.“.Seite 25

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Wichtiger Hinweis:Inhaltliche Fragen zu den Freibeträgen beantworten Ihnen auch die ortsansässigen Finanzämter.Bei speziellen ELStAM-Fragen steht Ihnen dort auch ein Elster-Ansprechpartnerzur Verfügung.Rückwirkende Änderungen der ELStAM nach Abruf MonatslistenDurch die Liefertermine der Monatslisten im ELStAM-Verfahren kann es Fälle geben, indenen Sie sich bereits in der Lohnabrechnung für das neue Jahr 2015 befinden (und hierauch schon abgerechnet haben) und noch Monatslisten für das vergangene Jahr 2014erhalten. Dies ist leider nicht zu vermeiden, da die ELStAM durch die Finanzämter immererst im Nachgang bereitgestellt werden.In diesen Fällen hängt es davon ab, ob Sie für den betroffenen Arbeitnehmer bereitseine Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr (2014) versendet haben.Wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits versendet wurde, ist das Steuerjahr bereitsabgeschlossen und die rückwirkenden ELStAM Änderungen wirken sich nicht mehr aufdas vergangene Jahr aus. Die Änderungen der ELStAM wirken dann erst ab dem 1.1.des aktuellen Jahres.Ist die Lohnsteuerbescheinigung allerdings noch nicht versendet worden – das Steuerjahralso noch nicht abgeschlossen - , so gelten rückwirkende Änderungen der ELStAMauch noch für das alte Jahr, z. B. ab 1.12.2014. Es kann somit also durch ELSTAM-Monatslisten zu Aufrollungen des alten Jahres (2014) kommen, die sich auf die Steuerwerteauswirken.Seite 26

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015NEU: Personalfragebogen: Import und ExportMit der aktuellen Version von Lohnabzug können Sie einen PDF-Export und Import derPersonaldaten vornehmen. So können Sie jetzt ganz einfach die Personaldaten der Arbeitnehmerexportieren und den Mandanten bzw. den Arbeitnehmern selbst zur Verfügungstellen.Die exportierten Personalfragebögen können Sie von Ihren neuen Mitarbeitern selbstoder von Ihren Mandanten per PDF ausfüllen lassen und anschließend die dort vonden Arbeitnehmern bzw. Mandanten hinterlegten Daten in Lohnabzug importieren. Sosparen Sie sich jede Menge aufwendige Erfassungsarbeiten.Den Personalfragebogen erhalten Sie unter Personaldaten – Adresse und Bank überdie Lasche „Fragebogen“.Seite 27

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Auswahl der ExportartSie können beim Export wählen, ob Sie• den Personalfragebogen für die Firma (als Blankoformular) exportieren wollen –diesen können Sie dann später (nach dem Ausfüllen des Arbeitnehmers importieren)• oder einen Personalbogen für die ausgewählten Arbeitnehmer (mit derenStammdaten) exportieren wollen.Daneben besteht noch die Möglichkeit sich einen Kurz-Personalfragebogen ausgebenzu lassen. Hierbei ist der spätere Import aber nicht möglich.Klicken Sie auf den Button „Export starten“ und speichern Sie die Export-PDF-Datei aufIhrem Rechner. Bitte merken Sie sich das Verzeichnis, um die dort abgelegte PDF-Dateizu bearbeiten oder zu versenden.Den Personalfragebogen für die Firma - also der Blanko-Personalfragebogen – kannspäter mit den Daten der neuen Mitarbeiter importiert werden.Seite 28

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Praxis-Tipp:Diesen Personalfragebogen können Sie als PDF-Datei an die neuen Arbeitnehmer versenden,damit diese Ihre Personaldaten gleich dort eintragen. Das hat zwei große Vorteilefür Sie. Erstes erhalten Sie die Personaldaten in leserlicher Form und wenn Siedie PDF-Datei zurückerhalten, können Sie die Daten aus der PDF gleich in Lohnabzugimportieren.Erstellen Sie als Steuerberater oder Buchführungsbüro die Lohnabrechnungen für verschiedeneMandanten, können Sie den Export und Import der Fragebögen nutzen, umsich die Personalfragebögen von den Mandanten ausgefüllt zurücksenden zu lassen.Seite 29

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Import: Personalfragebogen importierenErhalten Sie von den Arbeitnehmern oder Ihren Mandanten die ausgefüllten PDF-Dateienzurück, so können Sie diese einfach und bequem in Lohnabzug importieren.Gehen Sie dazu in den Personaldaten – Adresse und Bank auf die Lasche „Importieren“Achtung:Bitte beachten Sie, dass neue Finanzämter oder Krankenkassen, die über einen Fragebogenimportiert werden und bislang nicht in Lohnabzug hinterlegt waren, neu inLohnabzug anzulegen sind und nicht aus dem Personalfragebogen heraus neu angelegtwerden. Es gilt ebenfalls, dass die in der PDF erfassten Angaben zu Lohnartenund Arbeitszeiten nicht übernommen werden.Es erscheint anschließend der Dateiauswahldialog. Hier wählen Sie die zu importierendeDatei (ausgefüllten Personalfragebogen) aus und öffnen diese.Seite 30

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Es erscheint anschließend der Importdialog für den Fragebogen.Über diesen Dialog steuern Sie den Import der Daten und können hier die erfasstenDaten prüfen und ggf. anpassen.Im oberen Bereich finden Sie die Funktionsbuttons:• Änderungen zurücksetzen: Es wird der ursprüngliche Datenbestand aus der Importdateiwieder hergestellt.• Import entfernen: Die Importdatei wird aus dem Dialog entfernt• PDF Datei sichten: Hier können Sie sich die Importdatei nochmals ansehen.• Personaldaten importieren: Es werden die Daten in Lohnabzug importiert. Bittebeachten Sie den Import für die neue Person zu bestätigen (rot markiertesCheckfeld im oberen Bereich).Seite 31

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Datensatz-Protokoll:Hier finden Sie ggf. Fehlerhinweise, wenn die zu importierenden Daten fehlerhaft, zumBeispiel unvollständig, sind. Ergänzen bzw. korrigieren Sie die fehlerhaften Daten. Eskönnen nur „fehlerfreie“ Datensätze importiert werden. Bitte beachten Sie, dass es inLohnabzug selbst auch noch verschiedene zusätzliche Plausibilitätsprüfungen zu denDaten gibt.Person und Bank/Sozialversicherung/Steuerdaten/Arbeitszeiten:In diesem Bereich können Sie die zu importierenden Daten kontrollieren und bei Bedarfanpassen.Wenn Sie die Daten überprüft haben und die Daten in Lohnabzug importiert werdensollen, dann bestätigen Sie den Import der Person bitte mit einem Haken im Feld (obenlinks) „Importieren neuer Person bestätigen“. Anschließend führen Sie den Importdurch mit einem Klick auf „Personaldaten importieren“.Seite 32

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Nach dem Datenimport erhalten Sie ein Protokoll, welches Sie sich ggf. ausdruckenkönnen.In Lohnabzug finden Sie die Personalangaben des neuen Mitarbeiters hinterlegt. Danoch nicht alle Daten erfasst sind, wird der Mitarbeiter in der unteren Liste noch rot unterlegtdargestellt.Holen Sie bitte die Erfassung der weiteren Daten vor der ersten Abrechnung direkt inLohnabzug nach.Wichtiger Hinweis:Speichern Sie bitte alle neu importierten Arbeitnehmer in Lohnabzug.Seite 33

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Seite 34

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015UrlaubsverwaltungBitte erfassen Sie vor dem Beginn der Abrechnungen für das Jahr 2015 die neuen Urlaubsansprücheder Arbeitnehmer für das Jahr 2015.Sofern Sie mehrere Mitarbeiter mit gleichen Urlaubsansprüchen haben, können Sie imunteren Bereich die „Kopierfunktion“ nutzen und die Urlaubsansprüche auf alle Arbeitnehmerkopieren.Bitte beachten Sie dabei, dass Sie für Teilzeitbeschäftigte ggf. Anpassungen bei denUrlaubsansprüchen vornehmen müssen.Seite 35

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Abrechnung – EingabeVorabinformationen zum JahresbeginnBitte rechnen Sie den Januar 2015 erst ab, wenn Sie die aktuelle Version (ab Januar-Update 25.01.00 und höher) installiert haben. Sollten Sie vorher (Schätz-) Abrechnungendurchgeführt haben, löschen Sie diese bitte und rechnen die betroffenen Arbeitnehmerneu ab. Bis Dezember 2014 können Sie natürlich mit der bisherigen Programmversionabrechnen.Bitte beachten Sie, dass Sie im Falle einer Schätzabrechnung immer auf die Vormonatswertezurückgreifen. Die aktuellen Einkünfte aus dem Personalstamm erhalten Sie nurbei einer „Echtabrechnung“. Daher ist es oft zu empfehlen, gerade zum Jahresbeginnaufgrund zahlreicher Änderungen mit einer Echtabrechnung statt mit der Schätzabrechnungsfunktionzu beginnen. Sie können nach der Echtabrechnung wieder eineSchätzabrechnung durchführen.Sollten Sie bei der Übermittlung der Beitragsnachweise das Dauerbeitragsnachweisverfahrennutzen, so sollten Sie den Dauer-Beitragsnachweis im Januar erneuern.Bitte rufen Sie vor der Abrechnung die aktuellen ELStAM-Daten ab.Betriebe, die umlagepflichtig zur Umlagekasse U1 sind, sollten jetzt (vor der Januarabrechnung)die Umlagevarianten zur U1 prüfen. Fragen Sie hierzu auch bei den Krankenkassenan. Sofern Sie unsere Beitragssatzdatei nutzen, aktualisieren Sie bitte dieUmlagesätze.Sofern Sie die Beitragssatzdatei nicht nutzen, passen Sie bitte die Beitragssätze undUmlagesätze manuell an. Hier können Sie die Krankenkassenbeitragssatzdatei bestellen:http://www.dataline.de/shop/index.php/zusatzmodule/krankenkassen-beitragssatzdateidetail.htmlPrüfen Sie vor der Januarabrechnung unbedingt Ihre Unfallversicherungsdaten. Hierbeigilt es insbesondere die Berufsgenossenschaften und Mitgliedsnummer sowie die Gefahrentarifstellenauf Aktualität zu prüfen. Nutzen Sie dafür auch den UV-Prüflauf!Seite 36

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Zusatzbeitrag zur KrankenkasseAb 2015 können die Krankenkassen Zusatzbeiträge erheben. Diese Zusatzbeiträgewerden grundsätzlich von den Arbeitnehmern getragen.Bitte prüfen Sie in den Adressdaten, ob Sie mit den aktuellen Zusatzbeiträgen arbeitenbzw. ob Sie die aktuelle Krankenkassen-Beitragssatzdatei importiert haben.In der Abrechnung werden die Zusatzbeiträge aus den Stammdaten automatisch berücksichtigt.Bitte beachten Sie dazu auch die Informationen am Beginn dieser Broschüre.Lohnsteuerformel 2015Bitte beachten Sie, dass die aktuelle Lohnsteuerformel für Abrechnungen ab 2015 erstmit dem Januar-Update in Lohnabzug integriert sein wird. Durch die neuen Rechenwertezur Sozialversicherung kommt es hier zu leichten Anpassungen.Neue Beitragssätze in der Sozialversicherung und neue RechenwerteIn der Abrechnung ab 2015 werden die neuen Rechengrößen ab 2015 berücksichtigt.Bitte beachten Sie, dass einige Rechengrößen erst kurz vor dem Jahresende endgültigverabschiedet werden und diese erst im Januar-Update in Lohnabzug enthalten seinwerden.Seite 37

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Anpassungen im AbrechnungsdialogDurch die Vergrößerung des Abrechnungsdialogs, wurden die Laschen im unteren Abrechnungsbereich(AN-Ansicht und AG-Ansicht) entfernt. Die Arbeitnehmeransicht derAbzüge und die Arbeitgeberansicht für die Lohnkosten haben wir natürlich beibehalten.Allerdings finden Sie diese Angaben jetzt in der Abrechnung selbst als Buttons.Seite 38

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Zusatzbeitrag zur KVDer neue Zusatzbeitrag der Krankenkassen wird in einem eigenen Feld dargestellt,welches sich im Abrechnungsdialog direkt unter dem Beitragssatz befindet.KorrekturenBitte beachten Sie, dass es sich anbietet eventuelle Korrekturen für das Jahr 2014noch vor der Dezemberabrechnung zu erledigen. So umgehen Sie jahresübergreifendeKorrekturen, die im Nachhinein oft schwierig nachzuvollziehen sind. Daher sollten Sienotwendige Korrekturen für das Jahr 2014 vor der Dezemberabrechnung durchführen.Seite 39

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Meldungen – Neue Kernprüfung erforderlichAb 1.12.2014 gelten neue Datensätze für die Sozialversicherungsmeldungen. Diesesind in Lohnabzug integriert worden. Als Folge der neuen Datensätze verwenden dieAnnahmestellen auch eine neue Kernprüfung. Diese Kernprüfung haben wir in Lohnabzugintegriert, damit Ihre Meldungen stets nach dem aktuellen Stand geprüft werden.Wichtig:Versenden Sie deshalb bitte ab 1.12.2014 nur noch Meldungen, die Sie mit der aktuellenVersion erstellt haben. Meldungen, die Sie mit früheren Versionen erzeugt haben,werden gegebenenfalls in einen Fehler laufen und von den Datenannahmestellen derKrankenkassen abgewiesen.Sofern Sie noch „alte“ Meldungen haben, die Sie noch nicht versendet haben, erstellenSie diese Meldungen bitte erneut. In der Regel genügt es dafür, wenn Sie den Mitarbeiterfür den Abrechnungsmonat nochmals abrechnen. Hierfür bietet sich beispielsweisedie Lasche „Quick“ an.Komplizierter wird es allerdings, wenn sich die Meldungen bereits im Postausgang vonOlümp befinden. In diesem Fall können Sie diese dort löschen. Da aber bereits eineDateifolgenummer für diese Datei vergeben worden ist, müssen Sie den Zähler für dieMeldungen in den Adressdaten-Annahmestellen zu der betroffenen Annahmestelle entsprechendzurücksetzen. Die Annahmestellen der Krankenkassen wünschen/benötigendie vollständigen Dateifolgenummern für ihre Verarbeitung.Keine GKV-Monatsmeldungen mehrDa die Rückmeldungen im elektronischen Meldedialog von den Krankenkassen zu denArbeitgebern vielfach gescheitert sind, wird das Verfahren angepasst.Ab 2015 brauchen keine GKV-Monatsmeldungen mehr auf Veranlassung des Arbeitgeberserstellt werden. Daher erhalten Sie in Lohnabzug GKV-Monatsmeldungen ab2015 nur noch dann, wenn Sie von der Krankenkassen eine elektronische Anforderung(DBMM = Datenbaustein Monatsmeldung) erhalten. In allen anderen Fällen werdenkeine GKV-Monatsmeldungen mehr in Lohnabzug bereitgestellt.Das heißt für die Praxis, dass Lohnabzug ab 2015 keine GKV-Monatsmeldungen erzeugt,wenn ein Arbeitnehmer mehrere versicherungspflichtige Beschäftigungen ausübt.Die Monatsmeldungen werden nur noch auf Veranlassung der Krankenkasse erzeugt.Andere Abrechnungszeiträume anzeigenIm oberen Bereich des Dialogs können Sie die jeweiligen Melde-Zeiträume nun auchüber praktische Pfeile auswählen.Seite 40

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015AbschlussDer Monatsabschluss Januar mit dem Wechsel in den Februar ist derzeit noch gesperrt.Dieser Monatswechsel wird erst mit der Installation des Januar-Updates freigeschaltet.Der Versand von Beitragsnachweisen, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragserhebungenund Lohnsteueranmeldungen sowie Lohnsteuerbescheinigungen für 2015 istnoch gesperrt und wird erst mit dem Januar-Update 2015 wieder freigeschaltet.Im Abschluss sind die Berichte für die neuen Anforderungen im Jahr 2015 angepasstworden. Das betrifft insbesondere die Änderungen in der Krankenversicherung durchdie Zusatzbeiträge.Daneben sind einige weitere Anpassungen eingeflossen, die Ihnen die Lohnabrechnungetwas erleichtern sollen, wie beispielsweise kleinere Anpassungen im Ausdruckder Überweisungsträger.Praxis-Hinweis:Sofern Sie Überweisungsträger nachbestellen wollen, nutzen Sie bitte unseren Online-Shop.http://www.dataline.de/shop/index.php/zusatzprodukte/ueberweisungstraeger-detail.htmlSeite 41

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Neuer BeitragsnachweisAb 2015 erscheint der Beitragsnachweis in erweiterter Form. Denn ab 2015 sind dieZusatzbeiträge, die viele Krankenkassen erheben müssen in einem extra Feld.Bitte beachten Sie, dass der Versand der Beitragsnachweise für den Januar 2015 nochnicht möglich ist, sondern erst mit dem Januar-Update.Diese Angaben zu den Zusatzbeiträgen finden Sie auch in den Beitragsabrechnungslisten.Seite 42

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Auszug aus der Gehaltsabrechnung:Seite 43

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Leichter Wechsel in andere AbrechnungsmonateDaneben finden Sie im oberen Bereich des Dialogs nun eine Möglichkeit über „VorundZurück-Pfeile“ die Abrechnungsmonate zu wechseln. Damit entfällt die teilweiserecht aufwendige Einstellung der Monate über die Listenfelder.Monatswechsel und LohnsteuerbescheinigungBeim Monatswechsel in den Abrechnungsmonaten Januar; Februar und März erhaltenSie einen Hinweis, ob Sie die Lohnsteuer-Bescheinigungen erstellen möchten.Bejahen Sie diesen Hinweis, so erstellt Lohnabzug automatisch die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen.Bitte kontrollieren Sie diese und versenden Sie sie anschließend.Bitte beachten Sie dazu auch die weiteren Informationen zur Lohnsteuerbescheinigung.Mit der aktuellen Version können Sie die Lohnsteuerbescheinigungen per Quick-Funktionerstellen. Daneben werden die Lohnsteuerbescheinigungen für Ihre steuerpflichtigenArbeitnehmer nun auch automatisch beim Austritt erstellt.Sie müssen diese Dateien nur noch an Olümp übergeben und dann versenden sowieeinen Tag später die Protokolle vom Elster-Server abholen und diese an die Arbeitnehmeraushändigen.Bitte bejahen Sie den nachfolgenden Hinweis, wenn die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungenfür die Arbeitnehmer erstellt werden sollen.Seite 44

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015SEPA-ÜberweisungsträgerIn der aktuellen Version von Lohnabzug finden Sie nun auf den Überweisungsträgernim oberen Bereich auch das Bankinstitut eingedruckt.Lasche DTA entfälltDurch die Einführung des SEPA-Verfahrens wird die Lasche DTA nicht mehr benötigtund entfällt.Andere Abrechnungszeiträume anzeigenIm oberen Bereich des Dialogs können Sie die jeweiligen Zeiträume nun auch überpraktische Pfeile auswählen.Künftig werden in Lohnabzug auch weitere Zeitraumangaben, zum Beispiel in der Korrektur,diese Umschaltung mittels der „Pfeile“ unterstützen.Seite 45

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Lohnsteuerbescheinigung – Quick-FunktionMit der aktuellen Programmversion steht Ihnen eine automatische Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungenmittels der Quick-Funktion zur Verfügung.Desweiteren für Arbeitnehmer, die aus dem Arbeitsverhältnis austreten im letzten Abrechnungsmonatdie Lohnsteuerbescheinigung automatisch erstellt. Das bedeutet fürSie, dass die Lohnsteuerbescheinigung bereits unter Abrechnung – Lohnsteuerbescheinigungzum Versand bereitsteht. Überprüfen Sie noch die Daten und senden Siedie Lohnsteuerbescheinigung dann an das Finanzamt.Daneben besteht auch die Möglichkeit für mehrere (alle) Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigungenauf einmal zu versenden. Dafür klicken Sie lediglich auf „AN-Ansichtfür Quick-Erstellung“ und Sie erhalten eine Übersicht aller steuerpflichtigen Arbeitnehmerdes aktuellen Kalenderjahres.Sie erhalten anschließend die Übersicht der Arbeitnehmer und können hier die entsprechendenArbeitnehmer auswählen und mit der Quick-Lasche die Lohnsteuerbescheinigungenerstellen.Wenn Sie wollen, können Sie sich auch nur die aktiven Arbeitnehmer anzeigen lassen.Seite 46

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Anschließend erhalten Sie die „versandfertigen“ Lohnsteuerbescheinigungen.BerichteLohnnachweis 2014Der Lohnnachweis an die Unfallversicherung erfolgt weiterhin auf Papier. Sie findeneine entsprechende Vorlage für Ihren Lohnnachweis unter Berichte – Berufsgenossenschaft.In Lohnabzug finden Sie nun auch die Beschäftigtenanzahl eingedruckt.Seite 47

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015EntgeltfortzahlungIm Modul Entgeltfortzahlung sind einige Kundenwünsche in der aktuellen Programmversionrealisiert.So finden Sie nun im Bereich der Anträge im unteren Listenbereich eine Lasche Status.Diese ist dafür gedacht U1 oder U2 Erstattungsanträge, die Sie nicht über DATA-LINE versendet haben, sondern beispielsweise per SV.net auf “manuell” zu setzen.Das bietet sich beispielsweise für ältere Erstattungsanträge an, damit Sie diese nichtversehentlich nochmals versenden.Sortierung optimiertDie Sortierung der Erstattungsanträge in der unteren Liste erfolgt nunmehr nach demDatum, so dass Sie hier jetzt auch chronologisch sortieren können.Seite 48

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Anhang:PDF-Versand aus dem AbschlussInfo:Bitte beachten Sie auch unseren Film zum PDF Versand unter:https://www.youtube.com/watch?v=QvmP3TxNZ1ASeit 2014 ist es Ihnen möglich, die Ergebnisse aus dem Abschluss direkt per E-Mail alsPDF-Anhang zu versenden.Hierfür ist die Lasche „PDF-Vers.“ neu im Abschluss hinzugefügt worden.Sie markieren im Abschluss einfach die zu versendenden Ausdrucke und klicken dannauf „PDF-Vers.“.Bei einem Klick auf die Lasche öffnet sich der Dialog zum PDF Versand. In diesem Dialogkönnen Sie dann die weiteren Einstellungen vornehmen.Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre Arbeitsabläufe wesentlich optimieren. Dennnun können Sie den gesamten Monatsabschluss direkt an Ihre Mandanten oder Steuerberaterversenden.Wenn Sie möchten, brauchen Sie nun die Gehaltsabrechnungen nicht mehr ausdruckenund kuvertieren, sondern verschicken Sie einfach und bequem direkt an Ihre Arbeitnehmerals PDF.Seite 49

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Seite 50

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Gehen Sie für den Versand der PDF Dateien folgendermaßen vor:Einstellungen für den E-Mailversand:Hier können Sie zwischen dem Versand über SMTP und MAPI wählen. Für den Versandüber SMTP nehmen Sie bitte noch weitere Einstellungen vor. Diese Einstellungentätigen Sie bitte über den Button SMTP-Einstellungen. Es erscheint dann folgender Dialog,den Sie bitte ausfüllen:Die Angaben erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator.Beim Versand über MAPI benötigen Sie ein E-Mail-Programm, das „MAPI-fähig“ ist,zum Beispiel Microsoft Outlook. Auch hier erhalten Sie alle notwendigen Informationenvon Ihrem Systemadministrator.Versand der Daten - MonatsabschlussDie Monatsergebnisse können Sie an die unter Adressdaten-Firma erfasste E-Mailadresse des Mandanten oder seit der Version 24.02.01 auch an eine andere E-Mailadresse senden.So können Sie mit wenigen Klicks die Monatsergebnisse an Ihre Mandanten senden.Bitte bestätigen Sie den Versand (Button „Versand für alle bestätigen“ setzt ein Kennzeichenin die Spalte „Versand“) für die angegebene E-Mailadresse. Nur wenn die E-Mailadresse bestätigt wurde, können Sie diese versenden.Seite 51

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Sie können sich mit einem Klick auf das Kreuz vor der E-Mailadresse die PDF mit denzu versendenden Inhalten auch noch einmal ansehen.Versand der Gehaltsabrechnungen an die ArbeitnehmerSofern Sie nur Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer im Abschluss auswählen, könnenSie die Gehaltsabrechnungen direkt per E-Mail an alle Arbeitnehmer versenden.Sie erhalten dann bei einem Klick auf die Lasche PDF-Vers.“ Die Frage, ob Sie die Gehaltsabrechnungenan die Arbeitnehmer einzeln versenden wollen. Bestätigen Sie diesmit „ja“, so werden die Gehaltsabrechnungen an die im Personalstamm hinterlegten E-Mailadressen der Mitarbeiter versendet.Seite 52

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Bitte bestätigen Sie den Versand an die Arbeitnehmer mit dem Button „Versand für allebestätigen“. Nur wenn mindestens eine E-Mailadresse bestätigt wurde, können Sie dieDaten versenden.E-Mailinhalte verändernDen Text der Email können Sie beliebig anpassen. Nehmen Sie hier ggf. Ihre eigenenAngaben in den Text auf.Passwortschutz setzenSie können die PDF mit einem Passwort schützen. Der Empfänger kann dann den E-Mailanhang nur öffnen, wenn er über das Passwort verfügt.Sofern Sie den Passwortschutz nicht wünschen, entfernen Sie bitte einfach das Kennzeichenfür den Passwortschutz.Versand von Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter: Entscheiden Sie sich hier für dieSicherung der PDF mit einem Passwort, so können Sie wählen zwischen einem eigenenindividuellen Passwort oder verschiedenen Arbeitnehmerdaten:• Personalnummer• Geburtsdatum (TTMMJJJJ)• Versicherungsnummer• Steuer-IDSeite 53

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015So können Sie zum Beispiel mit den Beschäftigten vereinbaren, dass die Gehaltsabrechnungenimmer mit der persönlichen Personalnummer zu öffnen sind, um sie vorunbefugten Zugriff zu schützen.Checkliste PDF-Versand an MandantenWenn Sie die Ergebnisse aus dem Abschluss an Ihre Mandanten versenden wollen,beachten Sie bitte folgende Punkte:1. Absprache mit dem Mandanten2. E-Maildresse in den Adressdaten-Firma erfassen/prüfen3. Passwort verabreden (Passwortverwaltung für die einzelnen Mandanten anlegen)4. TestenCheckliste PDF-Versand der Gehaltsabrechnungen an ArbeitnehmerFür den Versand der Gehaltsabrechnungen an die Arbeitnehmer sollten Sie folgendePunkte beachten:1. Prüfen Sie die E-Mailadressen in den Personaldaten2. Mitarbeitern das Passwort mitteilen oder alle Arbeitnehmer ein Passwort, z. B.eigenes Geburtsdatum.3. Testversand und Rückinfo von ArbeitnehmerAusblick:Der PDF Versand umfasst derzeit nur die Ausdrucke im Abschluss. Künftig erfolgt eineAusweitung des PDF-Versands auf weitere Bereiche, z. B. Meldungen.Seite 54

LohnabzugUpdatebroschüre Version 25.00.00Jahreswechsel 2014/2015Versandprotokolle ansehenDie Versandprotokolle finden Sie im Systemmenü unter Anwendungsprotokolle.Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog PDF-Mailer.Copyright 2014DATALINE GmbH & Co. KGBornumer Str. 630449 HannoverTel.: 08 00 / 61 00 600 (gebührenfrei)Fax: 08 00 / 61 00 601 (gebührenfrei)Internet: www.dataline.deEmail: hotline@dataline.deSeite 55