Digitaler Posteingang Digitales Archiv IHRE POST WIRD DIGITAL.
Digitaler Posteingang Digitales Archiv IHRE POST WIRD DIGITAL.
Digitaler Posteingang Digitales Archiv IHRE POST WIRD DIGITAL.
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<strong>IHRE</strong> <strong>POST</strong> <strong>WIRD</strong> <strong>DIGITAL</strong>.<br />
<strong>Digitaler</strong> <strong>Posteingang</strong><br />
<strong>Posteingang</strong>sdigitalisierung<br />
Elektronische Rechnungslesung<br />
Elektronische Formularlesung<br />
<strong>Digitales</strong> <strong>Archiv</strong><br />
<strong>Archiv</strong>scanning<br />
<strong>Archiv</strong>outsourcing<br />
Scan on demand<br />
offical Partner of
Scanpoint . Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite . 2<br />
Unternehmen<br />
Die Scanpoint Gruppe gehört mit Niederlassungen<br />
in Österreich, Deutschland und der Slowakei zu den<br />
führenden Anbietern im Bereich der Dokumenten-<br />
Digitalisierung. Seit Anfang 2008 ist Scanpoint eine<br />
100%ige Tochter der Österreichischen Post AG und<br />
damit Teil eines international agierenden Konzerns.<br />
Die Investition in neue und technisch hochmoderne<br />
Digitalisierungszentren in allen Briefzentren der<br />
Österreichischen Post AG ermöglicht Scanpoint<br />
eine schnelle Verarbeitung Ihrer <strong>Posteingang</strong>s- und<br />
Geschäftsdokumente. Dabei profitiert Scanpoint von<br />
einer sicheren, nachhaltigen und standardisierten IT-<br />
Infrastruktur.<br />
Scanpoint Europe<br />
Holding GmbH<br />
Dienstleistungsportfolio - <strong>Digitaler</strong> <strong>Posteingang</strong><br />
•<br />
•<br />
•<br />
Scanpoint Deutschland<br />
GmbH<br />
Scanpoint Slovakia s.r o. .<br />
Aufbauend auf den Systemen der Scanpoint lassen<br />
sich sämtliche papierbasierten Prozesse Ihres<br />
Unternehmens in digitale Datenströme umwandeln<br />
und je nach Anforderung automatisieren.<br />
Darüber hinaus tragen spezielle Lösungen, wie die<br />
elektronische Rechnungslesung, maßgeblich zu einer<br />
Steigerung der Produktivität Ihres Unternehmens<br />
bei. Sie liefern auch einen erheblichen Beitrag zur<br />
Kostenreduktion und -transparenz.<br />
<strong>Posteingang</strong>sdigitalisierung (Eingangspost, Customer Care, etc.)<br />
Elektronische Rechnungslesung<br />
Elektronische Formularlesung (CRM-Rückläufer, Bestellformulare, etc.)
Scanpoint . Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite . 3<br />
Scanpoint realisiert komplexe <strong>Posteingang</strong>sprojekte,<br />
die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die tägliche<br />
Post pünktlich in elektronischer Form - inklusive aller<br />
prozessrelevanten Daten wie z.B. Polizzennummer,<br />
Kundennummer, Adresse, Beträge, etc. - zugestellt<br />
bekommen.<br />
Post<br />
1<br />
Digitalisierung<br />
2<br />
Briefzentrum<br />
Aussortierung aus dem<br />
Poststrom mittels<br />
Business Center-Adresse<br />
1.Registrierung<br />
Empfang der Dokumente<br />
5. Klassifikation<br />
Identifzierung des<br />
Dokumententyps<br />
2. Aufbereitung<br />
Entnahme der Belege<br />
Entfernen von Klammern<br />
6. Extraktion<br />
Automatische Extraktion<br />
der Dokumentendaten<br />
3. Vorbereitung<br />
7. Nachbearbeitung<br />
Ve rvollständigen<br />
Korrektur<br />
Lieferung<br />
Anbringen der Barcodes<br />
3<br />
Datenbereitstellung<br />
Bildinformationen<br />
Metadaten<br />
4. Scannen<br />
Digitalisieren<br />
Qualitätskontrolle<br />
8. Abgleich<br />
Stammdaten<br />
vom Kunden<br />
In den Briefverteilzentren werden die <strong>Posteingang</strong>sdokumente<br />
automatisch ausgesteuert und zum - im<br />
selben Gebäude befindlichen - Scanpoint gebracht.<br />
Nach dem Vorbereitungs- und Scanprozess<br />
können die Dokumente mit Hilfe intelligenter<br />
Texterkennungssoftware (OCR/ICR) klassifiziert und<br />
relevante Inhaltsinformationen ausgelesen werden -<br />
damit wird ein schnelleres Zuordnen zu Abteilungen<br />
oder Sachbearbeitern möglich.<br />
Scanpoint stellt Ihnen die digitalisierten Informationen<br />
in einem für Ihr System (DMS, ERP, <strong>Archiv</strong>) passenden<br />
Format zum Download zur Verfügung.<br />
Dienstleistungsportfolio - <strong>Digitales</strong> <strong>Archiv</strong><br />
•<br />
•<br />
•<br />
<strong>Archiv</strong>scanning (Personal-, Kranken-, Kundenakten, etc.)<br />
<strong>Archiv</strong>outsourcing (Übernahme und Lagerung von physischen <strong>Archiv</strong>en)<br />
Digitalisierung On-Demand<br />
<strong>Posteingang</strong>sdigitalisierung<br />
<strong>Digitaler</strong> <strong>Posteingang</strong>
Scanpoint . Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite . 4<br />
Elektronische Rechnungslesung<br />
<strong>Digitaler</strong> <strong>Posteingang</strong><br />
Elektronische Formularlesung<br />
<strong>Digitaler</strong> <strong>Posteingang</strong><br />
Vorteile der Digitalisierung<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Die Verarbeitung von Papierrechnungen stellt nach<br />
wie vor einen enormen Aufwand für die Buchhaltung<br />
dar. Scanpoint unterstützt Sie bei der Umsetzung<br />
von elektronischen Rechnungsbearbeitungsprojekten<br />
durch die Übernahme und Digitalisierung<br />
der Papierrechnungen, die Prüfung auf<br />
Umsatzsteuer-Konformität und dem Auslesen<br />
aller rechnungsrelevanten Daten (Lieferant,<br />
Rechnungsdatum, Betrag, Rechnungspositionen,<br />
etc.).<br />
Kunde<br />
1<br />
Digitalisierung<br />
2<br />
Abholung<br />
Abholung vom Kunden<br />
1. Registrierung<br />
Empfang der Dokumente<br />
5. Extraktion<br />
Automatische Extraktion<br />
der Dokumentendaten<br />
2. Aufbereitung<br />
Entnahme der Belege<br />
Entfernen von Klammern<br />
6. Nachbearbeitung<br />
Ve rvollständigen<br />
Korrektur<br />
3. Vorbereitung<br />
7. Abgleich<br />
Stammdaten<br />
vom Kunden<br />
Lieferung<br />
Anbringen der Barcodes<br />
3<br />
Datenbereitstellung<br />
Bildinformationen<br />
Metadaten<br />
4. Scannen<br />
Digitalisieren<br />
Qualitätskontrolle<br />
Wie beim digitalen <strong>Posteingang</strong> erfolgt auch hier die<br />
Verarbeitung der Rechnungen in den Verteilzentren<br />
der Österreichischen Post AG.<br />
Das manuelle Erfassen des Inhalts von Formularen<br />
ist zeit- und personalintensiv.<br />
Durch den Einsatz von intelligenter Software wird<br />
durch Scanpoint der Inhalt von Formularen mit OCR,<br />
ICR und OMR ausgelesen, auf dessen Korrektheit<br />
überprüft und Ihnen im gewünschten Format zur<br />
Verfügung gestellt.<br />
Zeit- und Kostenersparnis durch frühes Scannen in den Briefzentren<br />
Platzersparnis, Minimierung der Lagerkosten und Kostentransparenz<br />
Automatische Verarbeitungs- oder Buchungsprozesse z.B. in ERP- oder CRM-Systemen<br />
Steigerung der Arbeitsproduktivität und Konzentration auf Kernbereiche
Scanpoint . Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite . 5<br />
Durch die Übernahme Ihres Bestandsarchivs bietet<br />
Scanpoint die Möglichkeit, dass die von Ihnen<br />
angeforderte Akten elektronisch zugestellt werden<br />
(Scan on demand).<br />
SPEH - <strong>Archiv</strong><br />
2<br />
Digialisierung<br />
3<br />
Briefzentrum<br />
Ausfassen der<br />
angeforderten<br />
Dokumente<br />
1. Registrierung<br />
Empfang der Dokumente<br />
Kunde<br />
1<br />
2. Aufbereitung<br />
Entnahme der Belege<br />
Entfernen von Klammern<br />
Anfrage<br />
Anforderung eines od.<br />
mehrerer Dokumente<br />
3. Vorbereitung<br />
Lieferung<br />
Anbringen der Barcodes<br />
4<br />
Datenbereitstellung<br />
Bildinformationen<br />
Metadaten<br />
4. Scannen<br />
Digitalisieren<br />
Qualitätskontrolle<br />
Damit entfällt der Transport der Akten. Weiters ist ab<br />
diesem Moment der Akt im Dokumentenmanagement-<br />
oder <strong>Archiv</strong>system verfügbar – mit allen damit<br />
verbundenen Vorteilen, wie schnellerem<br />
Auffinden, Ortsunabhängigkeit, Steigerung der<br />
Kundenzufriedenheit etc.<br />
Ihre Aktenbestände werden durch Scanpoint<br />
übernommen, auf Basis Ihrer Anforderungen<br />
digitalisiert und im gewünschten Format zur Verfügung<br />
gestellt.<br />
Schnelle Verarbeitung, exzellente Qualität und sichere<br />
Behandlung der Akten sind hier die Anforderungen.<br />
Selbstverständlich können die <strong>Archiv</strong>e im Anschluss<br />
auf Wunsch datenschutzgerecht gelagert oder<br />
vernichtet werden.<br />
Vorteile von elektronischen Dokumenten<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente<br />
Direkte Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Vorgängen<br />
Übernahme von Bestandsarchiven<br />
inkl. Scan on demand<br />
Digitalisierung von physischen<br />
<strong>Archiv</strong>en<br />
Verkürzte Reaktionszeiten durch schnelles Auffinden digitalisierter Unterlagen<br />
Standardisierte und dokumentierte Prozesse (Compliance Richtlinien)<br />
<strong>Digitales</strong> <strong>Archiv</strong><br />
<strong>Digitales</strong> <strong>Archiv</strong>
Scanpoint . Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite . 6<br />
Qualität und Zertifikate<br />
Kundenorientierung<br />
Vorteile von Scanpoint als Partner<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Sichere, nachhaltige und standardisierte Infrastruktur<br />
Langjährige Erfahrung im Bereich der Digitalisierung<br />
Die Qualitätsgrundsätze der Österreichischen Post AG<br />
sind für die gesamte Scanpoint Gruppe gültig.<br />
Die Einhaltung höchster Datenschutzbestimmungen<br />
sind dabei ein wesentlicher Faktor, unabhängig von<br />
der Art des Digitalisierungsprojektes.<br />
Neben perfekten Ergebnissen im Digitalisierungsprozess<br />
sind Schnelligkeit und Zuverlässigkeit weitere<br />
wichtige Qualitätsansprüche, die als oberste Maxime<br />
bei der Durchführung jedes Projektes gültig sind.<br />
Als Scanpoint Gruppe sind wir Technologiepartner<br />
der Firma KODAK.<br />
Kundennutzen, Produktivitätssteigerung, Kostenreduktion<br />
und Schaffung einer Kostentransparenz<br />
stehen bei der Entwicklung von Dienstleistungen,<br />
bei den Projektvorgesprächen, der Analysephase, der<br />
Umsetzung und dem Betrieb immer im Vordergrund.<br />
Unser Ziel ist es, Ihnen einen Mehrwert zu bieten.<br />
Technologien wie die automatische Klassifizierung oder<br />
Indizierung (OCR/ ICR) bieten dazu verschiedenste<br />
Möglichkeiten.<br />
Ziel jedes Beratungsgespräches ist es daher, im<br />
Rahmen der Bedarfsanalyse aufzuzeigen, welche<br />
Vorteile und Einsatzmöglichkeiten sich durch<br />
intelligente Digitalisierung ergeben.<br />
Digitalisierungszentren in allen Briefzentren der Österreichischen Post AG<br />
Niederlassungen in Österreich, Deutschland und der Slowakei
Scanpoint . Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite . 7<br />
Zu den Referenzkunden von Scanpoint zählen<br />
zahlreiche Groß- und mittelständische Unternehmen<br />
aus allen Wirtschaftszweigen.<br />
Höchste Ansprüche an alle Scanpoints<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Einheitliche Qualitäts- und Sicherheitsstandards in allen Scanpoints<br />
Schnelligkeit und Zuverlässigkeit im Rahmen aller Digitalisierungsprojekte<br />
Ständige Ergebniskontrolle für beste Ergebnisse<br />
Referenzen und Kunden
<strong>IHRE</strong> <strong>POST</strong> <strong>WIRD</strong> <strong>DIGITAL</strong>.<br />
Österreich<br />
Scanpoint Europe Holding GmbH<br />
Postgasse 8<br />
A-1010 Wien<br />
Tel. +43 (0)1 / 512 2121-0<br />
Fax +43 (0)1 / 512 2121-27939<br />
E-Mail: office@scanpoint.at<br />
Internet: www.scanpoint.at
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