elektronische Dokumente im ePost-Verfahren - SOS-Berlin
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Komponenten zur Büro-Automation<br />
Komponenten zur Office-Automation<br />
DOCUMENT FACTORY OFFICE<br />
<strong>elektronische</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
<strong>im</strong> <strong>ePost</strong>-<strong>Verfahren</strong><br />
Consulting Checklist<br />
April 2001<br />
Software- und Organisations-Service GmbH · Giesebrechtstr. 15 · D-10629 <strong>Berlin</strong> · Telefon (030) 86 47 90-0 · Telefax (030) 8 61 33 35
Komponenten zur Office-Automation 2<br />
Impressum<br />
Software- und Organisations-Service GmbH<br />
Giesebrechtstr. 15<br />
D-10629 <strong>Berlin</strong><br />
Telefon (030) 86 47 90-0<br />
Telefax (030) 8 61 33 35<br />
Mail info@sos-berlin.com<br />
Web www.sos-berlin.com<br />
Letzte Aktualisierung: April 2001<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 3<br />
Inhaltsverzeichnis<br />
1 Protokoll.......................................................................................................................................................4<br />
2 Ansprechpartner..........................................................................................................................................5<br />
2.1 Kunde ...................................................................................................................................................5<br />
2.2 Anbieter ................................................................................................................................................5<br />
3 Mengengerüst..............................................................................................................................................6<br />
3.1 Mitarbeiter ............................................................................................................................................6<br />
3.2 Briefe ....................................................................................................................................................6<br />
3.3 Mailings ................................................................................................................................................6<br />
4 Systemarchitektur........................................................................................................................................6<br />
4.1 Client-Systeme.....................................................................................................................................6<br />
4.2 Server-System......................................................................................................................................7<br />
4.3 Datenbank ............................................................................................................................................8<br />
4.4 Web-Server ..........................................................................................................................................8<br />
5 Job-Terminierung ......................................................................................................................................10<br />
5.1 Termine Einlieferung ..........................................................................................................................10<br />
5.2 Termine Dokument-Annahme............................................................................................................10<br />
5.3 Termine Abrechnung..........................................................................................................................10<br />
6 Benutzerzugang ........................................................................................................................................11<br />
6.1 Administratoren ..................................................................................................................................11<br />
6.2 Anwender ...........................................................................................................................................11<br />
7 Support ......................................................................................................................................................12<br />
7.1 Ansprechpartner Kunde .....................................................................................................................12<br />
7.2 Ansprechpartner Anbieter ..................................................................................................................12<br />
7.3 Support-Level.....................................................................................................................................12<br />
7.4 Support-Zeiten....................................................................................................................................12<br />
7.5 Support-Zugang .................................................................................................................................13<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 4<br />
1 Protokoll<br />
Die Consulting Checklist dient als Leitfaden für ein Beratungsgespräch und zur Vorbereitung der Installation.<br />
♦ Kunde<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Ort, Datum<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Teilnehmer<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Moderation & Protokoll<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 5<br />
2 Ansprechpartner<br />
2.1 Kunde<br />
♦ Beschaffung (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Installation (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Betrieb & Support-Berechtigung (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Datenschutz (Name, Telefon, eMail)<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
2.2 Anbieter<br />
♦ Beschaffung (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Installation (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Betrieb & Support-Berechtigung (Name, Telefon, eMail)<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 6<br />
3 Mengengerüst<br />
3.1 Mitarbeiter<br />
♦ Anzahl Client-Installationen<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Gleichzeitig aktiv<br />
__________________________________________________________________________________<br />
3.2 Briefe<br />
♦ Individualbriefe<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Serienbriefe (täglich und automatisiert)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
3.3 Mailings<br />
♦ Häufigkeit, Auflage<br />
__________________________________________________________________________________<br />
4 Systemarchitektur<br />
4.1 Client-Systeme<br />
Die <strong>Dokumente</strong> werden unter MS-Word erstellt und mittels der DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT<br />
Schnittstelle an den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übergeben:<br />
♦ Betriebssystem (Terminalserver), Hauptspeicher<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Software-Installation<br />
Zentrales Server-Laufwerk vorhanden für Setup und Client-Konfigurationsdatei<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 7<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ FTP-Client (z.B. via MS Internet Explorer: wininet.dll)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Browser (Produkt, Version)<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
4.2 Server-System<br />
Der DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER ist als Dienst unter Windows NT und Windows 2000 Server<br />
<strong>im</strong>plementiert und verarbeitet die eingehenden <strong>Dokumente</strong>. Zur Kompr<strong>im</strong>ierung und Verschlüsselung der<br />
<strong>Dokumente</strong> wird die Software FLAM der Firma l<strong>im</strong>es GmbH eingesetzt.<br />
♦ Zur Entgegennahme von <strong>Dokumente</strong>n durch Windows-Clients kann ein beliebiger FTP-Server eingesetzt<br />
werden wie er <strong>im</strong> Lieferumfang von Windows NT und Windows 2000 enthalten ist.<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Für Microsoft FTP-Server muss ein anonymer Zugang erlaubt sein oder ein separater Benutzer<br />
eingerichtet werden, dessen Account für die FTP-Übergabe der Clients verwendet wird:<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ FLAM vorhanden (Version):<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Die Auslieferung der kompr<strong>im</strong>ierten und verschlüsselten <strong>Dokumente</strong> erfolgt innerhalb des DOCUMENT<br />
FACTORY OFFICE SERVERS mit dem Interpreter Perl (ab Version 5.6.0 Build 623). Perl vorhanden:<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Speicherplatz (Installation 30 MB, pro Dokument ca. 30% der ursprünglichen Größe)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Für die Übertragung der Einlieferung per FTP an den Druckdienstleister ist am Server ein Internet-Zugang<br />
erforderlich (automatischer Verbindungsaufbau bei Verwendung des FTP-Protokolls)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Für den Zugang zum FTP-Server des Dienstleisters werden Benutzername und Kennwort vereinbart:<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 8<br />
__________________________________________________________________________________<br />
4.3 Datenbank<br />
Zur Ablage von Dokument-Informationen durch den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER muss eine ODBCfähige<br />
Datenbank eingesetzt werden, derzeit werden Oracle (ab Version 8.1.6), SQL-Server (ab Version 7)<br />
und MS-Access (ab Version 8) unterstützt.<br />
♦ Datenbank (Produkt, Version)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ ODBC-Treiber für Datenbank auf Server-System<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Speicherplatz (pro Sendung ca. 250 Byte, pro Dokument ca. 400 Byte)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Benutzerkennung für DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER (Name, Kennwort)<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
4.4 Web-Server<br />
Zur Statusabfrage der eingelieferten <strong>Dokumente</strong> und Kontrolle des Einlieferungsvorgangs stehen Web-Seiten<br />
(PHP ab Version 4.0.4) zur Verfügung, für die der kostenfreie Web-Server IIS (Internet Information Server ab<br />
Version 4.0) vorausgesetzt wird.<br />
♦ Server-System (Betriebssystem, Version)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Web-Server (Produkt, Version)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ PHP vorhanden<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ ODBC-Treiber für Datenbank auf Server-System<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 9<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 10<br />
5 Job-Terminierung<br />
5.1 Termine Einlieferung<br />
Die <strong>Dokumente</strong> können i.d.R. bis mittags eingeliefert werden, um vom Druckdienstleister noch am gleichen<br />
Tage an die Post AG übergeben zu werden.<br />
♦ Tägliche Einlieferungs-Termine (Häufigkeit, Uhrzeit)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Ferientermine, Feiertage ohne Einlieferung<br />
__________________________________________________________________________________<br />
5.2 Termine Dokument-Annahme<br />
Die <strong>Dokumente</strong> können rund um die Uhr angenommen werden. Um die Datensicherung konsistent zu halten<br />
ist eine Unterbrechung der Dokument-Annahme evtl. sinnvoll.<br />
♦ Startzeiten Dokument-Annahme (Wochentage, von, bis)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
5.3 Termine Abrechnung<br />
Die Abrechnungsinformationen werden manuell oder automatisch per eMail übersendet<br />
♦ Abrechnung manuell oder automatisch<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Empfänger der eMail-Kopie mit Abrechnunginformationen be<strong>im</strong> Kunden<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Abrechnungstermine (Tag <strong>im</strong> Monat, Quartal)<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 11<br />
6 Benutzerzugang<br />
6.1 Administratoren<br />
Die Kontrollfunktionen des Systems mittels Web-Seiten stehen nur Administratoren zur Verfügung.<br />
<strong>Dokumente</strong> können i.d.R. bis mittags eingeliefert werden, um vom Druckdienstleister noch am gleichen Tage<br />
an die Post AG übergeben zu werden.<br />
♦ Benutzername des Administrators und Einstiegskennwort (nach der ersten Verwendung bitte ändern)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
6.2 Anwender<br />
Die Auskunftsfunktionen des Systems stehen allen Anwendern zur Verfügung. Ein Kennwortschutz kann<br />
vereinbart werden, indem die Benutzertabelle des Systems vom Kunden gepflegt wird. Dort sind<br />
Benutzernamen und verschlüsselte Kennwörter zu hinterlgen.<br />
♦ Pflege der Benutzer-Tabelle gewünscht (falls ja, Ansprechpartner für Datenübernahme)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Integration einer Benutzerverwaltung des Kunden<br />
♦<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 12<br />
7 Support<br />
7.1 Ansprechpartner Kunde<br />
Die aufgeführten Ansprechpartner sind zur Übermittlung von Support-Meldungen berechtigt.<br />
♦ Ansprechpartner (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
7.2 Ansprechpartner Anbieter<br />
Den Kunden steht als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung:<br />
♦ First-Level Support (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Second-Level Support (Name, Telefon, eMail)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
7.3 Support-Level<br />
♦ Beschreibung der Level<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Account <strong>im</strong> Internet Service von <strong>SOS</strong> GmbH (http://www.sos-berlin.com, Benutzername, Kennwort)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
7.4 Support-Zeiten<br />
♦ wochentags (von, bis)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Wochenende, Feiertage (von, bis)<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
Komponenten zur Office-Automation 13<br />
__________________________________________________________________________________<br />
7.5 Support-Zugang<br />
Um einen Second-Level Support am Kundensystem zu gewährleisten, ist ein DFÜ-Zugang für den Anbieter<br />
zum Rechner-Netz sinnvoll. Hierbei kann entweder per TCP/IP-Routing eine Einwahl erfolgen oder es wird auf<br />
einem Rechner eine entsprechende Zugangs-Software (PC-Anywhere etc.) eingerichtet und <strong>im</strong> Bedarfsfall<br />
freigeschaltet. Die Zugangssicherheit wird durch Callback-<strong>Verfahren</strong> gewährleistet.<br />
♦ Zugangs-Software (Produkt, Version)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
♦ Telefon-Nr. für Callback (Produkt, Version)<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Software- und Organisations-Service GmbH März 2008
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