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Sicher ist sicher:
Produktdokumentation mit SCHEMA ST4 bei Bosch Sicherheitssysteme GmbH
Die Bosch Sicherheitssysteme GmbH mit Sitz in Ottobrunn bei München zählt zu den führenden Sicher-
heitsunternehmen in Deutschland. Das Sortiment umfasst über 6000 Produkte aus den Bereichen Brand-
meldung, Überfall- und Einbruchmeldung, Videoüberwachung sowie Zugriffskontroll- und Zeitwirtschaft.
Um bei der Produktvielfalt den Überblick zu bewahren und die Kunden kompetent zu beraten, sind konkre-
te Leistungsbeschreibungen unbedingte Voraussetzung – und das nicht nur auf Papier, sondern auch auf
CD und im Internet.
Für den Kundenberater von Bosch Sicherheitssysteme sind aktuelle und detaillierte Beschreibungen der
zur Verfügung stehenden Produkte das tägliche Handwerkszeug. Damit stellt er seinem Kunden die ein-
zelnen Produkte vor und zeigt deren Leistungsfähigkeit auf. Je nach Anforderung kann der Bosch-
Mitarbeiter die richtigen Komponenten für das Sicherheitssystem konfigurieren. Bis Ende 2000 wurden
nur die wichtigsten Produkte auf Datenblättern beschrieben, und das auch noch in einem uneinheitlichen
Format. Darüber hinaus konnten die Beschreibungen nicht für die Darstellung auf einer CD oder im Inter-
net genutzt werden, da sie nicht in HTML vorlagen. Um hier eine Optimierung zu erreichen, entschied sich
Bosch für einen Neuaufbau der Technischen Dokumentation und damit einhergehend für die Einführung
eines Redaktions- und Content-Management-Systems. Als Zielsetzung für den Neuaufbau nahm man sich
die Bereitstellung von Produkt-Katalogen, CDs sowie von Produktbeschreibungen im Intranet bzw. Inter-
net vor.
Projektbeginn
Zu Projektbeginn erstellte Bosch ein Pflichtenheft. In diesem wurde definiert, wie Inhalte für die Kataloge
erstellt werden und welche Funktionen das Redaktions-System zu erfüllen hatte. Als Key-Feature wurde
die XML-Fähigkeit benannt, um einen problemlosen Datenaustausch sicherzustellen. Ein weiteres Kriteri-
um war eine anwenderfreundliche Bedienbarkeit des Systems. Darüber hinaus sollte es einer zentralen
Abteilung möglich sein, das Layout der Produktbeschreibungen festzulegen.
Nachdem die Anforderungen definiert waren, wurde das Fraunhofer-Institut bei der Systemevaluierung
hinzugezogen. Die Wahl fiel letztendlich auf SchemaText aufgrund des integrierten Single-Source-
Publishing-Konzeptes. „Dadurch sind wir in der Lage, Texte in unterschiedlichen Medien zu publizieren.
In unserem Fall als Print im Katalog, auf CD sowie im Intranet und Internet“, fasst Jens Gäßner, Grup-
penleiter eCommunication bei Bosch Sicherheitstechnik, zusammen.
Mittlerweile ist mit SCHEMA ST4 eine neue Produktgeneration im Einsatz, die im Unterschied zur Vorgän-
gerversion auf Microsoft.NET basiert und eine noch größere Funktionalität bietet: Dazu gehört unter ande-
rem ein neues grafisches Interface, das aus beliebig zusammenstellbaren Fenstern (so genannten View-
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lets) besteht. Anwender können so ihren Arbeitsplatz nach persönlichen Vorlieben gestalten. Das neue, an
Windows angepasste Look & Feel sorgt für eine höhere Benutzerfreundlichkeit. Dies war wesentliche Vor-
aussetzung für den schnellen weltweiten Rollout der Software, da die Mitarbeiter in mehreren Ländern nun
mit einer gewohnten und weltweit standardisierten Bedienungsoberfläche arbeiten können. So sind neben
den technischen Redakteuren der Münchner Zentrale mittlerweile bereits die Kollegen der Geschäftsstel-
len in Fairport (USA) und Eindhofen (NL) an das System angeschlossen.
Bei der Umstellung wurden nach einer zweimonatigen Testphase die im Redaktionssystem enthaltenen
Produktbeschreibungen, Bilder und Grafiken – insgesamt rund 20 Gigabyte – innerhalb weniger Tage auf
die neuen SCHEMA ST4-Server migriert. Außerdem schufen die Consultants der SCHEMA GmbH
Schnittstellen zu weiteren Anwendungen, wie etwa zum eShop „Intershop Infinity“. Jens Gäßner: „Darüber
bedienen wir nun komfortabel den B-to-B-Markt per Extranet: Unsere Großhändler und OEM-Kunden kön-
nen wie im Internet alle im Redaktionssystem enthaltenen Produktinformationen abrufen und über die
erweiterte Shop-Funktionalität verfügen.“
Um die Integration von Bildern in SCHEMA ST4 zu optimieren, nutzt Bosch zusätzlich Produkte von A-
dobe. Dadurch lassen sich die Bilder in unterschiedlichen Medien publizieren und die Grafiken sind in
einem einheitlichen Format vorhanden. Darüber hinaus installierte Bosch die Software FrameMaker für
die Erstellung von optisch gut strukturierten Druckdaten im PDF-Format.
Arbeitsweise von SCHEMA ST4
Möchte ein Redakteur Textinhalte ändern, wählt er den zu modifizierenden Baustein aus. Dieser wird dann
mit MS Word automatisch geöffnet. „Der große Vorteil von SCHEMA ST4 ist, dass die Redakteure ihren
Content in Word editieren können und sie keine XML- oder HTML-Kenntnisse benötigen“, lobt Gäßner.
Die Menüleiste hat das Team von eCommunication (ST/MKT2) entsprechend auf die Bedürfnisse ange-
passt und auch mögliche Absatzformate (Aufzählungszeichen, Design von Tabellen) integriert. Die im
Redaktionssystem hinterlegten Layoutvorschriften (Schriftgröße, Art des Aufzählungszeichens, Zeilenab-
stand usw.) lassen dem Redakteur nur begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten. Somit ist ein einheitliches
Layout gewährleistet. Die Daten sind in einer zentralen Oracle-Datenbank gespeichert, die beliebig erwei-
terbar ist. So sind beispielsweise die Daten für die Preislisten aus SAP integriert. Der von den Redakteu-
ren erzeugte Content läuft in der zentralen Layout-Abteilung zusammen. „Wir stellen die Dokumentationen
aus den jeweiligen Bereichen zusammen, um dann die Kataloge, Preislisten und CDs zu publizieren“,
beschreibt Gäßner die weitere Vorgehensweise. Der Content wird schließlich über das PDF-Format für
den Druck vorbereitet.
Seit Januar 2001 arbeitet Bosch mit vier Katalogen mit einer Auflage von insgesamt 5000 Stück sowie den
Katalog-CDs und den dazugehörigen Preislisten. Gleichzeitig werden die Informationen auf der Intranet-
plattform genutzt. Die Katalogeinträge im Internet, Intranet & Extranet werden täglich aktualisiert. Die
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Preislisten werden alle drei Monate neu gedruckt. Die Kataloge sowie die CD werden einmal im Jahr neu
aufgelegt.
Gäßner fasst die Vorteile der jetzigen Arbeitsweise zusammen: „Vorher hatten wir eine heterogene Sys-
temlandschaft, und jeder Mitarbeiter hatte seine Daten in unterschiedlichen Formaten dezentral abgelegt.
Jetzt sind die Daten im zentralen Zugriff – und das gilt für alle Produkte. Gleichzeitig liegen die Daten nun
strukturiert vor. Dafür gibt es einen Editions-Guide, der beschreibt, in welchem Info-Modul die Redakteure
welchen Inhalt zu beschreiben haben.“ So ist beispielsweise vorgeschrieben, dass die Redakteure die
Leistungsmerkmale eines Systems nur stichpunktartig in einer Aufzählung beschreiben. Die Funktionsbe-
schreibung des jeweiligen Systems hingegen erfolgt im Fließtext in drei bis vier Sätzen. Durch diese en-
gen Vorgaben wird zum einen eine einheitliche Darstellung gewahrt und gleichzeitig kann der Betrachter
die Produkte besser miteinander vergleichen.
Als zusätzlichen Vorteil beschreibt Gäßner die Integration der Translation-Memory-Technologie Context
TM von Trados in SCHEMA ST4: „So sind wir in der Lage, unterschiedliche Sprachversionen von Texten
vorzuhalten.“ Die Texte werden aus SCHEMA ST4 ausgecheckt, mit Hilfe der Software Trados übersetzt
und dann wieder in das System eingecheckt. Waren die Kataloge bislang nur in zwei Sprachen verfüg-
bar, so sind dank der integrierten Technologie bis Ende 2004 bereits 18 Sprachversionen geplant – ent-
sprechend der zunehmend internationalen Ausrichtung der Bosch Sicherheitssysteme.
Über Bosch
Seit 1886 bietet die Bosch Unternehmensgruppe Technologien, die Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit
miteinander verbinden. Das Unternehmen beschäftigt weltweit über 229.000 Mitarbeiter und erzielte 2003
einen Umsatz von 36,4 Millionen Euro. Bosch Sicherheitssysteme allein beschäftigt rund 6200 Mitarbeiter in
über 40 Ländern.
Das Unternehmen liefert Systeme und Komponenten für eine breite Palette an Anwendungsmöglichkeiten.
Dazu gehören Privathaushalte, kommerzielle Einrichtungen (Büros, Läden, Hotels), Industrieanlagen, Institute
(Krankenhäuser) und öffentliche Gebäude wie Schulen, Museen, Bibliotheken sowie Gebäude des Personenverkehrs
(Flughäfen, Häfen, Bahnhöfe etc.). Das Produkt-Portfolio besteht aus Einbruch- und Brandmeldesystemen,
Managementsystemen, Video- und Überwachungssystemen, Zutrittskontroll-, Evakuierungsund
Konferenzsysteme sowie Löschsysteme und Haus-ServiceRuf.
Darüber hinaus bietet Bosch seinen Beratern, System-Integratoren, Installateuren, Großhändlern und OEM-
Partnern weltweite Unterstützung. Die Basis hierfür sind schnelle Lieferungen, ausführliche Schulungen und
umfassender Kunden-Support.
Bosch leistet außerdem über seine Communication Center europaweit Kommunikations- und „Trustcenter“-
Services. Diese können von Bosch-Kunden in Anspruch genommen werden, um ihre Kernkompetenzen auf
die Betreuung ihrer Endkunden zu fokussieren. Die Bosch Communication Center unterstützen sie effizienzsteigernd
bei ihren Vertriebs- und Marketing-Aktivitäten. So prüfen sie beispielsweise Namen und Adressen
von Interessenten, führen Nachfassaktionen nach Rundschreiben und direkte Telesales-Aktionen durch,
oder koordinieren Termine für Vertriebsmitarbeiter.
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