Uniklinik optimal bewirtschaften...

Kundenberichte CIDEON SoftwareUniversitätsklinikum Düsseldorf | Uniklinik optimal bewirtschaftenVisual Real Estate & Facility Management mit SAP

3Uniklinik optimal bewirtschaftenVisual Real Estate & Facility Management mit SAPWeg von der Insellösung: Nach diesem Motto wechseltdas Universitätsklinikum Düsseldorf auf eine unternehmensweiteLösung für Computer Aided FacilityManagement (CAFM), die voll in SAP integriert ist.Aufgrund des breiten Funktionsumfangs stellt die Implementierungeine Herausforderung dar. Doch dasneue System von CIDEON verspricht (nur) eine zentraleDatenhaltung, vollständige Integration von CAD-Datenund eigenständige Erweiterung.Wer sich schon mal gefragt hat, wie die Zimmerreinigungin einem großen Gebäudekomplex läuft, sollte einen Blicknach Düsseldorf werfen. Im Stadtteil Bilk sind 22.000 Räumezu reinigen. Und zwar viele davon mehrfach am Tag undmit unterschiedlicher Intensität. Mal ist nur Sichtreinigungdran mit Wischen der Flächen, Fensterbänke und Türklinken;dann stehen auch die Böden und Sanitäranlagen an.Die Vorteile im ÜberblickZentrale Datenhaltung für alle FachbereicheLangfristige InvestitionssicherheitEntwicklung, Beratung & Support aus einer HandGeringere Kosten + Aufwände für die ITAutomatisierter Input von CAD-DatenSeminarräume, 8.000 Büros und 2.000 Lager- bzw. Abstellräume.Die zu reinigende Bodenfläche erreicht 375.000 m².Über 500.000 Euro verschlingt die Reinigung insgesamt proMonat. 36.000 Rechenoperationen sind nötig, um den Aufwandje Raum zu ermitteln und zwei Buchungskreisen sowiemehr als 1.500 Kostenstellen zuzuweisen. Die Monatsabrechnungläuft drei komplette Nächte durch, lässt sichjedoch quasi auf Knopfdruck anstoßen. Möglich macht daseine Computer Aided Facility Management (CAFM) Lösungauf Basis von SAP RE/FX, die CIDEON Software sukzessiveeinführt und damit eine bestehende Inselanwendung ablöst.„Vorher mussten wir viel in Handarbeit erledigen: Daten vorbereiten,nach Excel exportieren, vom Controller bearbeitenlassen und per Batch-Input in SAP bringen“, berichtet UlrichDreiner. „Der Aufwand hat sich auf ein Drittel reduziertund die Berechnung läuft nachts automatisch.“Im Uniklinikum Düsseldorf werden rund 48.000 stationäre Patientenund über 160.000 ambulante Fälle im Jahr versorgt.Im Universitätsklinikum Düsseldorf konzentrieren sich 29Kliniken und Polikliniken sowie 30 Institute der HeinrichHeine Universität in 60 Gebäuden, in denen über 6000Mitarbeiter agieren. Pro Jahr werden rund 48.000 stationärePatienten und über 160.000 ambulante Fälle versorgt. Esgibt knapp 1.200 Planbetten in 800 Patientenzimmern, 300Der Geschäftsbereichsleiter Logistik ist mit der täglichenPraxis bestens vertraut durch eine Ausbildung zum Krankenpflegerund anschließendem Bachelor in Betriebswirtschaft.Die Reinigung stellt für ihn eine der wichtigstenAufgaben seines Geschäftsbereichs dar. Neben derAbrechnung gestaltet sich auch die Einsatzplanung sehrkomplex, weil es eine Vielzahl an Kombinationen aus Leistungsgruppenund Turnussen gibt. So werden die Studienräumewährend der Semesterferien seltener gereinigt oderein Pflegezimmer zusätzlich endgereinigt, wenn der Patienteine Infektion hatte.

4CAD und ERP vereintDas neue CAFM-System greift auf Stammdaten in SAPals zentralen Datenpool zu und bildet die Bewirtschaftungder Uniklinik mit grafischer Unterstützung ab. Alseinziges Produkt bietet CIDEON Software die vollständigeIntegration von CAD in SAP, was einen bidirektionalenDatenaustausch ermöglicht. Die Anwender profitierenvon stets aktuellen Grundrissen ohne jeglichen Konvertierungsaufwand.„Das ist für uns der Grund gewesen,CIDEON Software auszuwählen“, erinnert sich GuntherUnger, Abteilungsleiter für betriebswirtschaftliche Systemeund stellvertretender IT-Leiter. „Wir konzentrieren uns aufzwei Kernlösungen: Medico für medizinische Funktionenund SAP für die betriebswirtschaftlichen Dinge.“ Ziel derVorstandsentscheidung sei es, Kosten und Ressourcenzu sparen.Dem entsprechend wird das bestehende, isolierte CAFM-System abgelöst. Dies erfolgt aufgrund der Komplexität inmehreren Schritten über zwei Jahre, mit einem externenCAFM-Berater sowie umfangreichen individuellen Anpassungenund Erweiterungen. Das Flächenmanagement zurVerwaltung von Raum und Flächendaten ging im Frühjahr2013 in Betrieb ebenso wie das Reinigungsmanagement,die Schädlingsbekämpfung sowie das Baumkataster imHerbst 2013. Die Teilprojekte Gefahrstoffmanagement,Mietobjektverwaltung, Schließmanagement und Brandschutzsollen zum Ende des Jahres operativ arbeiten.Etwa 40 Power User aus verschiedenen Fachabteilungenunterstützen die Umsetzung – insbesondere bei der Definitionvon Workflows in der typischen SAP-Logik. Diesesetzt engere Grenzen als die alte Anwendung, welche hochindividualisiert jedoch administrativ sehr aufwändig war.„Die Fachbereiche müssen sich an die hohe Standardisierungerst gewöhnen“, räumt Gunther Unger ein. „Aber nurdie sichert einen langfristigen Investitionsschutz und gibtuns die Freiheit, die Lösung selbst weiterzuentwickeln. Dasnötige SAP-Know-how ist da.“Intuitive BedienungAuf der anderen Seite eröffnen sich neue Möglichkeiten fürdie Nutzer insbesondere durch die AutoCAD-Integration,mit der Zeichnungen aus der eigenen Konstruktion unmittelbarin SAP einfließen. Die separate Dokumentenverwaltungwurde durch SAP DMS abgelöst. Zudem lassen sichmit so genannten Dynamischen Objekten die Anlagenteile,Ausrüstung etc. grafisch verorten. Ein Beispiel ist das virtuelleAufstellen von Fallen für die Schädlingsbekämpfung, indem der Anwender das Objekt einfach in den passendenRaum zieht. Diese Falle ist damit optisch auf dem Grundrissvermerkt und fließt in den üblichen Wartungs-Zyklus ein. Jenach Schädling und Nutzungsart eines Raumes müssenFallen regelmäßig kontrolliert und ausgetauscht werden.„Früher haben wir Papierlisten pro Gebäude geführt undauch mal etwas übersehen“, erinnert sich Ulrich Dreiner.

35Zur Liegenschaft gehören 60 Gebäude – vom Pavillon bis zum Hochhaus. In insgesamt 22.000 Räumenbefinden sich 29 Kliniken und Polikliniken sowie 30 Institute der Heinrich Heine Universität Düsseldorf.Heute gibt es eine eigene Revierplanung z.B. mit Listen vonFallen, die älter als sechs Wochen sind, und monatliche Aktionslisten.Potenzielle Fehler reduzieren sich damit deutlich.Zum Raum für die neue Falle gelangt der GeschäftsbereichsleiterLogistik nicht über den üblichen, rein alphanumerischenSAP-Navigationsbaum, sondern kann sich vomUniversitätsklinikum DüsseldorfDas Uniklinikum Düsseldorf steht für Spitzenleistungen inKrankenversorgung, Forschung und Lehre. Es ist eines derwichtigsten Medizinischen Zentren in der Region und dergrößte Anbieter stationärer und ambulanter Leistungen inDüsseldorf mit einem vollständigen medizinischen Fächerspektrum.Jährlich werden rund 48.000 Patienten stationärund in den Ambulanzen mehr als 160.000 Patientenbehandelt. Das Klinikgelände umfasst eine Fläche von ca.400.000 m² (ohne die vorklinischen Institute, die auf demCampus untergebracht sind). Die Kliniken und Institute gewährleistenneben der hoch spezialisierten Krankenversorgungexzellente Ausbildungsmöglichkeiten für rund 3.000Medizinstudierende zusammen mit elf Lehrkrankenhäusernin der Region.www.uniklinik-duesseldorf.deGeländeplan über das Gebäude und den Grundriss desStockwerks ins gewünschte Zimmer klicken. Dort kann ersich die Stammdaten mitsamt Ausstattungsmerkmalen oderverknüpfte Dokumente aufrufen. „Das verstehe ich unterintuitiver Bedienung“, betont der Betriebswirt. In SAP Nomenklaturhätte der Raum die Nummer 001.13.51.02.25.00wobei 001 für die Liegenschaft, 13.51 für das Gebäude13.51, 02 für die Ebene und 25.00 für das Zimmer steht.Diese erweiterte grafische Navigation entwickelteCIDEON auf Wunsch des Kunden und sah das Potenzial:Heute gehört dieses Feature unter dem Namen Drilldownzum Standard-Umfang von Visual Real Estate & FacilityManagement mit SAP. Und auch das Uniklinikum will denEinsatz Dynamischer Objekte ausweiten: Parkplätze, Mülleimerund Sitzbänke sollen darüber einfach angelegt, dokumentiertund bewirtschaftet werden. „Die nötigen Plänesind eh alle vorhanden und stets auf dem Laufenden. DieAktualität ohne Zwischenschritte ist ein entscheidenderVorteil“, meint Ulrich Dreiner.Steuern und PlanenEr nutzt die Auswertungs-Features der neuen Lösung nichtnur zur Steuerung des täglichen Betriebs sondern auch fürdie Planung. So hat Ulrich Dreiner mit dem CIDEON VisualReports für SAP die Reinigungskosten eines Neubaussimuliert, noch bevor dieser in Betrieb ging. Dazu variierteer verschiedene Parameter wie z.B. den Anteil an Intensiv-Betten, die Auslastung, Leistungsgruppen-Turnus-Kombinationenund die Einheitspreise. „Solche Simulationenbringen Planungssicherheit“, freut sich der Logistiker undüberlegt, die Auswirkungen künftiger Optimierungsansätzeim System durchzuspielen. Denn „die Reinigung ist im Krankenhausmit Maximalversorgung ein extrem dynamischerProzess.“ Zudem erhöhe sich die Flexibilität, auf veränderte

6Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen reagieren zukönnen. Zur Sicherung der ca. 400.000 m² öffentlichenFlächen mit über 900 Bäumen führt das Uniklinikum einBaumkataster, das CIDEON als Webanwendung realisierte.Der Einstieg führt über die Equipmentnummer des TypsT wie TREE, die Plakettennummer oder Suche nach Eigenschaften.Der Baum wird auf einer navigierbaren Kartevisualisiert; die passenden Infos steuert der Graphik Serverbei, der Stammdaten aus SAP bezieht. Dazu gehören auchdie regelmäßigen Kontrollen und Pflegearbeiten, die sichauf Termin setzen lassen. Gutachten externer Fachfirmenund Bilder aus verschiedenen Jahreszeiten sind ebenfallsverlinkt. „Das spart uns jede Menge Papierausdrucke“,sagt Ulrich Dreiner.Auf einen Blick:Unternehmen:Herausforderung:Lösung:Vorteile:CIDEONLeistungen:UKD UniversitätsklinikumDüsseldorfUniversitätsklinikum Düsseldorf,ZentralverwaltungHoch spezialisierte CAFM-Lösungmit breitem FunktionsspektrumCIDEON Visual Real Estate& Facility Management mit SAPVolle Integration in SAP ermöglichtzentrale Datenhaltung und automatisierteAuswertungen, die sichauch für Simulationen eignen.Höhere Kostentransparenz, niedrigereFehlerquote und grafisch unterstützteBedienung mit stetsaktuellen AutoCAD-DatenBeratung, Workshops, Pflichtenheft, Customizing, Entwicklung einzelnerModule / Funktionen,Implementierung, SchulungFür das Gefahrstoffmanagement geht das Projektteam überdie reine Immobilienbewirtschaftung hinaus: Während deraktuelle Standort eines Gefahrstoffes in SAP RE/FX räumlichzugeordnet ist, werden Beschaffungsprozess und Dokumentationüber die SAP Materialwirtschaft (MM) verwaltet.Beide ERP-Module steuern dabei optimale Funktionalitätenbei, um Gefahrstoffe im Uniklinikum lückenlos abzubilden.Auf dem 400.000 m² großen Gelände mit öffentlichem Zugang stehenmehr als 900 Bäume, die im Baumkataster effizient verwaltet werden.Ausblick und FazitEtwa 40 Anwender in der Uniklinik sowie der Service-Tochternutzen die CAFM-Lösung intensiv. Mehrere hundertPersonen greifen gelegentlich und mit Leser-Befugnis daraufzu, insbesondere um Gebäude- und Raumzeichnungeneinzusehen – natürlich mit grafischer Navigation. DieFM WEB Suite von CIDEON, eine innovative und benutzerfreundlicheWeboberfläche, welche ausgewählte Featuresauch für Nicht-SAP-User bereitstellt, soll künftig mehr als4.000 Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Im Herbst 2013startet der Testbetrieb.„Wir haben schon jetzt eine deutlich höhere Kostentransparenz“,meint Gunther Unger. Und wenn erst mal alle Kollegenvon der neuen Gebäudebewirtschaftung profitieren,zahlen sich die zwei Jahre intensiver Projektzeit aus. „Ichkenne kein anderes Universitätsklinikum, das CAFM mitSAP in der Integrationstiefe betreibt wie wir.“Corinna Scholz

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