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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33 Akquise Dokumentenverwaltung Hauptauswahl – Suchen Sie zunächst im Akquisemodul den Interessenten/ Kunden auf, für den Sie sich eine Doumentenverwaltung anlegen wollen und wechseln Sie auf das Register Dokumente. Dieses Registerblatt bietet eine dateiorientierte Dokumentenverwaltung. Wenn noch kein Dokumenten- Ablageort angelegt wurde, muss dieses einmalig durchgeführt werden Am besten legen Sie ein solches Verzeichnis zentral auf dem Server an, damit Zugriff von allen Arbeitsplätzen besteht. über dieses Register kann/können nach Festlegung des Dokumentenpfads ein Dokumentenpfad in die Zwischenablage hinterlegt werden – um dort später Dokumente aus einem Textverarbeitungsprogramm ablegen zu können. Dokumente eingescannt werden alle im Dokumentenpfad zu diesem Akquisesatz abgelegten Dokumente angezeigt werden © Implaneum GmbH Seite - 18 -
FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33 Akquise Sonderfunktionen Serien-Email in Akquise An die Emailadressen der Kundenadressen aller ausgefilterten Akquise-Vorgänge kann ein personalisiertes Email gesendet werden. Der Email-Text besteht aus unformatiertem Text und wird vom Programm durch die vorangestellte Briefanrede der Kundenadresse ergänzt. Im Gegensatz zur Erstellung eines Serienbriefes und anschließendem „Senden an Email“ können hier auch Anhänge mitverschickt werden. automatisiertes Anlegen von Akquise-Sätzen für vorher ausgefilterte Adressen Es werden neue Akquisedatensätze angelegt oder wahlweise bestehende mit verwendet und ein beliebiger Standardablauf angehängt (Kontextmenu Adressen „Neu | Neue Akquise zu allen Adressen“). Damit ist es z.B. möglich, eine Mailingaktion aus Adressen heraus zu starten und für alle verwendeten Adressen einen Akquise- Vorgang mit einem gewünschten Standardablauf anzulegen. Über die Zu-Erledigen-Liste kontrollieren Sie später die Durchführung der einzelnen Punkte des Standardablaufs. automatisiertes Ändern der Agenturzuordnung für - alle sichtbaren Akquisedatensätze - alle Akquisedatensätze mit gleicher Zuordnung wie der aktuelle Akquisedatensatz (über das Kontextmenu der Akquise „Agentur-Zuordnung ändern“). automatisierte Anschreiben-Erstellung und –Bearbeitung Man filtert in der Zu-erledigen-Liste nach Vorgangstyp, z.B. „Anschreiben“ und zusätzlich anschließend nach allen gleichen Anschreiben, klicken auf „Bearbeiten“ und wählen die Funktion „Alle gleichen Anschreiben erstellen“. Damit wird der im Feld „Anschreiben“ angegebene Serienbrieftext in die Textverarbeitung geladen und alle (nach o.a. Filterung) in der 'Zu-erledigen'-Liste sichtbaren Kundenadressen in den Serienbrief exportiert. Damit haben Sie die Möglichkeit, in der zu 'Zu-erledigen'-Liste identische Aufgaben durchzublättern und zu erledigen, bzw. bei Anschreiben den erforderlichen Serienbrief in einem Arbeitsgang gleich gesammelt für alle offenen Vorgänge zu erledigen und diese Vorgänge auch in einem Arbeitsgang abzuschließen. Übertragen von Terminen und Aufgaben aus den Vorgängen der Akquisition nach Outlook Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe bearbeiten, stellt Ihnen die Funktion über das Kontextmenü das folgende Untermenü zur Verfügung - nach Outlook exportieren - Abgleich mit Outlook - in Outlook löschen © Implaneum GmbH Seite - 19 -
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