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Tel.: (0 78 41) 50 85 – 30

Fax: (0 78 41) 50 85 – 26

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http://www.implaneum.de

FinanzProfiT

Arbeitshandbuch

Akquise-Modul


FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise-Modul:

Allgemeines

Neuen Akquise-Vorgang/Interessent anlegen

Wiedervorlagetermin definieren

Aufruf der Zu-Erledigen-Liste

Aufgaben bearbeiten und als erledigt kennzeichnen

Pflege der Referenztexte

Pflege der Interessetexte

Pflege der Ergebnistexte

Weitere Informationen

Definition der Selektionsschalternamen

Definition der Selektionslistennamen

Definition der Listeneinträge

Dokumentenverwaltung

Sonderfunktionen

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Allgemeines

Die Akquisition erlaubt Ihnen

- Interessenten und alle wichtigen personenbezogenen Daten bequem zu erfassen und zu speichern

- die Daten in Listenform oder im Karteikartenformat auszudrucken

- die Daten nach bestimmten, variablen Kriterien zu sortieren und zu selektieren

- die Daten nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen

- einfach und schnell Datensätze zu verändern, zu löschen, zu kopieren

- Adressen (einzeln oder Auswahlen) für die Verwendung in Serienbriefen zu exportieren

- Termine und Aufgaben können nach Outlook übertragen werden

Die Akquisition bietet Ihnen

- umfangreiche Informationen zu jedem Kunden oder Interessenten

- für Akquisitionsvorgänge kann ein standardisiertes Vorgehen definiert werden

- Lückenlose Historie aller Kontakte inklusive Klassifizierung und Notizen

- Eingabe beliebig vieler Termine mit Anbindung an den Terminplaner in Finanz ProfiT und/oder Outlook.

Alle Adressdaten, auch die Adressen der Akquisition, werden zentral durch die Adressverwaltung verwaltet.

Die Serienbrief-Funktion arbeitet mittels OLE mit Microsoft Word (ab Office 97) zusammen. Für ältere Office-Versionen

oder für die Zusammenarbeit mit einer anderen Textverarbeitung steht auch die DDE-Kommunikation mit der

Textverarbeitung zur Verfügung.

Sie wählen einen oder mehrere Akquise-Datensätze per Selektion aus und wählen einen Serienbrief. Anschließend

wird der Text des Serienbriefs zusammen mit den einzusetzenden Adressen automatisch in die Textverarbeitung

geladen und das Ganze ist bereit für den Ausdruck. Eine weiterreichende Beschreibung finden Sie unter dem Thema

"Serienbriefe schreiben".

Die Akquisition kennt zwei verschiedene Formen der Datendarstellung mit unterschiedlichen Möglichkeiten der

Datenbearbeitung:

Tabellenansicht

Sie zeigt die gesamte Akquisekartei. Der Übersicht halber sind nur wichtigsten Felder eines Akquise-Datensatzes

aufgeführt.

Formularansicht

Sie zeigt jeweils nur einen Datensatz aus der Akquisekartei. Im Gegensatz zur Tabellenansicht haben Sie aber an

dieser Stelle Zugriff auf alle Felder des Akquise-Datensatzes.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Neuen Akquisevorgang / Interessent anlegen

Hauptauswahl –

Rufen Sie zunächst das

Akquisemodul über die zugehörige

Schaltfläche auf.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu

- es öffnet sich ein leeres

Erfassungsformular.

Erfassen Sie folgende Informationen:

• zuständiger Mitarbeiter/

Agentur

• Adresse des Interessenten via

Adressverwaltung [Zurück mit

Übernahme].

Klicken Sie nun auf die

Schaltfläche Fertigstellen.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Sie gelangen automatisch zurück ins

Akquiseformular.

Geben Sie nun alle weiteren

Daten ein - bei Bedarf z. B.

Referenz und Interesse (Bem.: Listen-

Inhalte lassen sich pflegen über Einstellungen

/ Listeneinträge / ...).

Speichern Sie anschließend Ihre

Eingaben ab.

FinanzProfiT fragt Sie anschließend

nach einem anzuwendenden

Standardablauf (siehe Definition von

Standardabläufen). Gemeint ist damit

eine standardisierte zeitliche Abfolge

von Aktionen (Anschreiben,

Anrufen, Kundenterminen und

internen Vorgängen beim

Kundenkontakt).

Wählen Sie einen zuvor

definierten Standardablauf aus bzw.

wählen sie die Schaltfläche 'kein

Standard'.

Standardabläufe können Sie über

das Menü Einstellungen /

Standardablauf... definieren.

FinanzProfiT zeigt Ihnen nun über

das Registerblatt Historie die

Übersicht der geplanten Aufgaben

an.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Wiedervorlage-Termin zur Aufgabenerledigung definieren

Hauptauswahl –

Suchen Sie zunächst im

Akquisemodul den Interessenten/

Kunden auf, für den Sie sich eine

Aufgabe zur Wiedervorlage definieren

wollen und wechseln Sie auf

das Register Historie.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Neuen Vorgang einfügen …

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

... es öffnet sich die nebenstehende

Maske. Wählen Sie nun aus, um

welche Art von Aufgabe es sich

handelt (Telefonat, Anschreiben, ...).

Geben Sie im Bemerkungsfeld

einen Kurzkommentar zur Erläuterung

ein und hinterlegen Sie im Feld

Termin das Wiedervorlagedatum,

wann Sie diese Aufgabe

erledigen wollen.

Klicken Sie anschließend auf

OK.

Der Wiedervorlagetermin für

die zu erledigende Aufgabe ist nun

definiert.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Aufruf der Zu-Erledigen-Liste

Im Rahmen der Erfassung neuer Interessenten ergeben sich zu erledigende Aufgaben. FinanzProfiT hält für Sie eine

Funktion bereit, die Ihnen die zu erledigenden Aufgaben in einer Wiedervorlageliste aufzeigt.

Hauptauswahl –

Rufen Sie zunächst das

Akquisemodul auf.

Klicken Sie anschliessend auf die

Schaltfläche Zu erledigen ...

Legen Sie den Zeitraum fest, über

den Sie die noch zu erledigenden

Vorgänge gelistet haben möchten:

• Alles bis heute Unerledigte

• Alles in einem Zeitraum Fällige

Klicken Sie anschließend auf

Weiter ...

FinanzProfiT legt Ihnen die

unerledigten Vorgänge in Listenform

vor.

Über die Schaltflächen rechts unten

können Sie sich diese Auflistung

auch nach Aufgabenart filtern

lassen

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Aufgaben bearbeiten und als erledigt markieren

Hauptauswahl –

Rufen Sie im Akquisemodul

zunächst die Zu-Erledigen-Liste auf.

Legen Sie den Zeitraum fest, über

den Sie die noch zu erledigenden

Vorgänge gelistet haben möchten:

• Alles bis heute Unerledigte

• Alles in einem Zeitraum Fällige

Klicken Sie anschließend auf

Weiter ...

FinanzProfiT legt Ihnen die

unerledigten Aufgaben in Listenform

vor.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Nachdem Sie die Aufgabe

durchgeführt haben, kennzeichnen

Sie diese Aufgabe als erledigt,

indem Sie das Erledigt-Datum im

entsprechenden Eingabefeld

eintragen.

Beim nächsten Aufruf der Zu-

Erledigen-Liste taucht nun diese

Aufgabe nicht mehr auf.

In der Historie des Interessenten

bleibt diese jetzt erledigte Aufgabe

aber dokumentiert.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Pflege der Referenz-Texte

Bei der Erfassung eines neuen

Akquisevorgangs/ Interessenten

haben Sie die Möglichkeit, die

Herkunft dieser Adresse im

Listenfeld Referenz festzuhalten.

Diese Liste enthält zunächst keine

Einträge. Sie können dort Ihre

eigenen Referenztexte anlegen und

pflegen.

Sie erreichen das Pflegemenü über

Einstellungen / Listeneinträge...

... klicken Sie dort zunächst auf das

Register Referenz ...

.... über das Symbol Einfügen

bekommen Sie einen neuen Eintrag

zur Verfügung gestellt, um einen

neuen Referenztext einzugeben

...

... speichern Sie den neuen Eintrag

über das Symbol Speichern ab

und wiederholen Sie die Vorgänge

nach Bedarf.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Pflege der Interesse-Texte

Bei der Erfassung eines neuen

Akquisevorgangs/ Interessenten

haben Sie die Möglichkeit, sein

Interesse z. B. an einem Produkt,

etc. im Feld Interesse

festzuhalten.

Diese Liste enthält zunächst keine

Einträge. Sie können nun Ihre

eigenen Interessetexte anlegen

und pflegen.

Sie erreichen das Pflegemenü über

Einstellungen / Listeneinträge...

... klicken Sie dort zunächst auf das

Register Interesse ...

.... über das Symbol Einfügen

bekommen Sie einen neuen Eintrag

zur Verfügung gestellt, um einen

neuen Interessetext einzugeben

...

... speichern Sie den neuen Eintrag

über das Symbol Speichern ab

und wiederholen Sie die Vorgänge

nach Bedarf.

Die neu erfassten Interessetexte

stehen Ihnen nun in der

Auswahlliste zur Verfügung.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Pflege der Ergebnis-Texte

Bei der Bearbeitung eines

Akquisevorgangs (Interessenten)

haben Sie die Möglichkeit das

Ergebnis einer Akquisition z. B.

Kauf/ Abschluss eines Produktes im

Feld Ergebnis festzuhalten.

Diese Liste enthält zunächst keine

Einträge. Sie haben die Möglichkeit

Ihre eigenen Ergebnistexte

anzulegen und zu pflegen.

Sie erreichen das Pflegemenü über

Einstellungen / Listeneinträge

... klicken Sie dort zunächst auf das

Register Ergebnis ...

.... über das Symbol Einfügen

bekommen Sie einen neuen Eintrag

zur Verfügung gestellt, um einen

neuen Ergebnistext einzugeben

...

... speichern Sie den neuen Eintrag

über das Symbol Speichern ab

und wiederholen Sie die Vorgänge

nach Bedarf.

Die neu erfassten Ergebnistexte

stehen Ihnen nun in der

Auswahlliste zur Verfügung.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Weitere Informationen

FinanzProfiT erlaubt Ihnen zu einem

Akquisevorgang (Interessenten)

zusätzliche Informationen zu

speichern, die für Sie von Interesse

sein könnten.

Hierzu sieht FinanzProfiT u. a. das

Register „Weitere Informationen“

vor.

Die Namensbezeichnungen der

freien Textfelder können Sie selbst

definieren.

Über Einstellungen/Feldnamen

erreichen Sie das zugehörige

Pflegemenü.

Wählen Sie oben den Eintrag

Akquise: Freibenannte Textfelder

aus ...

... Sie bekommen anschließend die

Eingabefelder zur Verfügung

gestellt, in die Sie die Feldbezeichnungen

Ihren Wünschen

entsprechend eingeben können.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Definition der Selektionsschalter

FinanzProfiT erlaubt Ihnen zu einem

Akquisevorgang (Interessenten)

zusätzliche Merkmale zu speichern,

die für Sie von Interesse sein

könnten.

Neben dem Register Weitere

Informationen hat FinanzProfiT

hierzu Selektionsschalter vorgesehen.

Selektionsschalter können Sie

nutzen, um Eigenschaften, die

Ihnen für eine spätere Selektion

wichtig erscheinen, selbst zu

definieren. Diese Eigenschaften

(Selektionsschalter) haben binären

(ja/nein) Charakter.

Die Namensbezeichnungen der

Selektionsschalter können Sie selbst

definieren.

Über Einstellungen/Feldnamen

erreichen Sie das zugehörige

Pflegemenü

Wählen Sie oben den Eintrag

Akquise: Selektionsschalter aus

...

... Sie bekommen anschließend die

Eingabefelder zur Verfügung

gestellt, in die Sie die Schalterbezeichnungen

Ihren Wünschen

entsprechend eingeben können.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Definition der Selektionslisten

FinanzProfiT erlaubt Ihnen zu einem

Akquisevorgang (Interessenten) zusätzliche

Merkmale zu speichern, die

für Sie von Interesse sein könnten.

Neben dem Register Selektionsschalter

hat FinanzProfiT hierzu

Selektionslisten vorgesehen.

Selektionslisten können Sie nutzen,

um Eigenschaften, die Ihnen für

eine spätere Selektion wichtig

erscheinen, selbst zu definieren.

Listenbezeichnungen sowie die

möglichen Listeninhalte können Sie

selbst festlegen.

Die Namensbezeichnungen der

Selektionslisten definieren Sie über

Einstellungen/Feldnamen ...

... Wählen Sie dort den Eintrag

Akquise Selektionslisten aus ...

... Sie bekommen anschließend die

Eingabefelder zur Verfügung

gestellt, in die Sie die Listenbezeichnungen

Ihren Wünschen

entsprechend eingeben können.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Definition der Listeinträge

Die Wertinhalte der Selektionslisten

definieren Sie über Einstellungen /

Listeneinträge ...

... Wählen Sie dort die Liste aus,

deren mögliche Inhalte Sie

definieren möchten ...

... über das Einfügesymbol

bekommen Sie ein neues

Eingabefeld zur Verfügung gestellt,

und können so neue Einträge

vornehmen.

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Dokumentenverwaltung

Hauptauswahl –

Suchen Sie zunächst im

Akquisemodul den Interessenten/

Kunden auf, für den Sie sich eine

Doumentenverwaltung anlegen

wollen und wechseln Sie auf das

Register Dokumente. Dieses

Registerblatt bietet eine

dateiorientierte Dokumentenverwaltung.

Wenn noch kein Dokumenten-

Ablageort angelegt wurde, muss

dieses einmalig durchgeführt

werden

Am besten legen Sie ein solches

Verzeichnis zentral auf dem Server

an, damit Zugriff von allen

Arbeitsplätzen besteht.

über dieses Register kann/können

nach Festlegung des

Dokumentenpfads

ein Dokumentenpfad in die

Zwischenablage hinterlegt werden –

um dort später Dokumente aus

einem Textverarbeitungsprogramm

ablegen zu können.

Dokumente eingescannt

werden

alle im Dokumentenpfad zu

diesem Akquisesatz abgelegten

Dokumente angezeigt werden

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FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 5.00.33

Akquise

Sonderfunktionen

Serien-Email in Akquise

An die Emailadressen der Kundenadressen aller ausgefilterten Akquise-Vorgänge kann ein personalisiertes Email

gesendet werden. Der Email-Text besteht aus unformatiertem Text und wird vom Programm durch die vorangestellte

Briefanrede der Kundenadresse ergänzt. Im Gegensatz zur Erstellung eines Serienbriefes und anschließendem

„Senden an Email“ können hier auch Anhänge mitverschickt werden.

automatisiertes Anlegen von Akquise-Sätzen für vorher ausgefilterte Adressen

Es werden neue Akquisedatensätze angelegt oder wahlweise bestehende mit verwendet und ein beliebiger

Standardablauf angehängt (Kontextmenu Adressen „Neu | Neue Akquise zu allen Adressen“). Damit ist es z.B.

möglich, eine Mailingaktion aus Adressen heraus zu starten und für alle verwendeten Adressen einen Akquise-

Vorgang mit einem gewünschten Standardablauf anzulegen. Über die Zu-Erledigen-Liste kontrollieren Sie später die

Durchführung der einzelnen Punkte des Standardablaufs.

automatisiertes Ändern der Agenturzuordnung für

- alle sichtbaren Akquisedatensätze

- alle Akquisedatensätze mit gleicher Zuordnung wie der aktuelle Akquisedatensatz

(über das Kontextmenu der Akquise „Agentur-Zuordnung ändern“).

automatisierte Anschreiben-Erstellung und –Bearbeitung

Man filtert in der Zu-erledigen-Liste nach Vorgangstyp, z.B. „Anschreiben“ und zusätzlich anschließend nach allen

gleichen Anschreiben, klicken auf „Bearbeiten“ und wählen die Funktion „Alle gleichen Anschreiben erstellen“.

Damit wird der im Feld „Anschreiben“ angegebene Serienbrieftext in die Textverarbeitung geladen und alle (nach o.a.

Filterung) in der 'Zu-erledigen'-Liste sichtbaren Kundenadressen in den Serienbrief exportiert.

Damit haben Sie die Möglichkeit, in der zu 'Zu-erledigen'-Liste identische Aufgaben durchzublättern und zu erledigen,

bzw. bei Anschreiben den erforderlichen Serienbrief in einem Arbeitsgang gleich gesammelt für alle offenen Vorgänge

zu erledigen und diese Vorgänge auch in einem Arbeitsgang abzuschließen.

Übertragen von Terminen und Aufgaben aus den Vorgängen der Akquisition nach Outlook

Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe bearbeiten, stellt Ihnen die Funktion über das Kontextmenü das folgende

Untermenü zur Verfügung

- nach Outlook exportieren

- Abgleich mit Outlook

- in Outlook löschen

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