Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei
Man sollte es nicht annehmen, aber es passiert. Ob wissentlich oder unwissentlich entsorgen Rechtsanwaltskanzleien Akten im Altpapier oder Daten auf dem Sperrmüll. So geschehen Anfang April 2015, als ein Passant in einem Altpapiercontainer in Bonn vertrauliche Anwaltsunterlagen fand. Die Staatsanwaltschaft ermittelt gegen ein Anwaltsehepaar wegen Datenschutzverstößen. Es droht ein hohe Geldbuße und bis zu einem Jahr Gefängnis. Dass ein solcher Verstoß die Ausnahme ist, ist zu hoffen. Keine Ausnahme sind dagegen unbewusste Verstöße, die in vielen Kanzleien an der Tagesordnung sind. Unsicherheit herrscht zum Beispiel bei diesen Fragen: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? Diese und weitere wichtige Fragen beantwortet der Datenschutzexperte Rechtsanwalt Dr. Robert Kazemi in der neuen eBroschüre „Daten und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei“. Der Autor vermittelt auf nur 5 Seiten kurz und verständlich, wie Kanzleien rechtssicher mit alten Akten und Daten umgehen. 7 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.
Man sollte es nicht annehmen, aber es passiert. Ob wissentlich oder unwissentlich entsorgen Rechtsanwaltskanzleien Akten im Altpapier oder Daten auf dem Sperrmüll. So geschehen Anfang April 2015, als ein Passant in einem Altpapiercontainer in Bonn vertrauliche Anwaltsunterlagen fand. Die Staatsanwaltschaft ermittelt gegen ein Anwaltsehepaar wegen Datenschutzverstößen. Es droht ein hohe Geldbuße und bis zu einem Jahr Gefängnis. Dass ein solcher Verstoß die Ausnahme ist, ist zu hoffen. Keine Ausnahme sind dagegen unbewusste Verstöße, die in vielen Kanzleien an der Tagesordnung sind.
Unsicherheit herrscht zum Beispiel bei diesen Fragen:
Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter?
Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren?
Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher?
Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten?
Diese und weitere wichtige Fragen beantwortet der Datenschutzexperte Rechtsanwalt Dr. Robert Kazemi in der neuen eBroschüre „Daten und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei“. Der Autor vermittelt auf nur 5 Seiten kurz und verständlich, wie Kanzleien rechtssicher mit alten Akten und Daten umgehen.
7 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.
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7 Regeln zum Umgang mit Alt-<strong>Daten</strong> <strong>und</strong> -Akten<br />
7 Regeln zum Umgang mit Alt-<strong>Daten</strong> <strong>und</strong> -Akten<br />
1. Handakten sollten nach Beendigung des Auftrags zehn Jahre lang aufbewahrt werden.<br />
Erbrechtliche Akten sollten 30 Jahre aufbewahrt werden.<br />
2. Zu unterscheiden ist zwischen „Drittakten“ <strong>und</strong> „Drittdaten“, die entsorgt bzw. gelöscht<br />
werden müssen, <strong>und</strong> solchen, die dem Mandanten zurückgeben werden müssen.<br />
3. Rückgabepflichtige Orig<strong>in</strong>al-Unterlagen sollten bei Mandatsbeendigung aus <strong>der</strong> Handakte<br />
entnommen, durch Kopien ersetzt <strong>und</strong> dem Mandanten ausgehändigt werden.<br />
4. Zur <strong>Aktenvernichtung</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> Kanzlei empfiehlt es sich, Aktenvernichter <strong>der</strong> Sicherheitsstufe<br />
P-5 zu nutzen.<br />
5. Zur Vernichtung digitaler Akten reichen we<strong>der</strong> das e<strong>in</strong>fache Löschen noch das Formatieren<br />
<strong>der</strong> Festplatte aus. Letztere muss entwe<strong>der</strong> physikalisch zerstört o<strong>der</strong> durch e<strong>in</strong>e versierte<br />
Drittfirma gelöscht bzw. entsorgt werden. Dies gilt auch für Kopiergeräte mit Festplatte.<br />
6. Es sollten ausschließlich externe Dienstleister beauftragt werden, die die Gewähr für die<br />
E<strong>in</strong>haltung <strong>der</strong> DIN-Vorgaben bieten <strong>und</strong> entsprechende Zertifizierungen vorweisen können.<br />
7. Die Vorgaben zur Übergabe <strong>der</strong> Akten <strong>und</strong> <strong>Daten</strong> an externe Dienstleister s<strong>in</strong>d e<strong>in</strong>zuhalten,<br />
wobei die Übergabe zu protokollieren <strong>und</strong> e<strong>in</strong>e Auftragsdatenverarbeitungsvere<strong>in</strong>barung<br />
abzuschließen ist.<br />
Kazemi | <strong>Daten</strong>- <strong>und</strong> <strong>Aktenvernichtung</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> | Deutscher Anwaltverlag<br />
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