PM-Buch-mit-Cover-16-08-24

Projektmanagement & Business Coaching
Grundlagen des agilen Projektmanagements
mit Methoden des Systemischen Coachings
von
Annette Kunow

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Liste der Warenzeichen .................................................. - 3 -
Vorwort ........................................................................... - 4 -
Inhaltsverzeichnis ........................................................... - 9 -
1 Einführung.................................................................. - 12 -
1.1 Ziele dieses Projektmanagement & Business Coaching-Buches- 12
-
1.2 Ihre eigenen Lernziele ............................................................. - 13 -
2 Was ist Projektmanagement? .................................... - 18 -
2.1 Entstehung des Projektmanagements .................................... - 18 -
2.2 Projekte und Produkte ............................................................ - 23 -
2.3 Der Lebenszyklus eines Projektes ............................................ - 25 -
2.4 Die Projektparameter .............................................................. - 35 -
2.5 Die richtigen Projekte machen ................................................ - 41 -
2.6 Projektrisiken ........................................................................... - 56 -
3 Projektdefinition ......................................................... - 64 -
3.1 Ziele der Projektdefinition ....................................................... - 65 -
3.2 Der Ursprung von Projekten .................................................... - 66 -
3.3 Der Start eines Projektes ......................................................... - 68 -
3.4 Machbarkeitsstudie (Feasibility Study) ................................... - 71 -
3.5 Testen Sie Ihre Fortschritte ..................................................... - 74 -

Inhaltsverzeichnis
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4 Projektplanung ...........................................................- 77 -
4.1 Planungsschritte ...................................................................... - 78 -
4.2 Die drei Projektparameter planen .......................................... - 80 -
4.3 Verantwortung zuteilen ........................................................ - 110 -
4.4 Testen Sie Ihre Fortschritte ................................................... - 117 -
5 Projektorganisation................................................... - 120 -
5.1 Grundformen der Projektorganisation ................................. - 120 -
5.2 Projektinstanzen ................................................................... - 128 -
5.3 Testen Sie Ihre Fortschritte ................................................... - 145 -
6 Projektdurchführung .................................................- 148 -
6.1 Aktivitäten in der Durchführungsphase ................................ - 148 -
6.2 Kontrolle der Arbeitsabläufe ................................................. - 149 -
6.3 Der Umgang mit Feedback .................................................... - 173 -
6.4 Kommunikation im Projekt ................................................... - 176 -
6.5 Zeitplanung und Prioritätenmanagement ............................ - 201 -
6.6 Konfliktmanagement ............................................................ - 218 -
6.7 Testen Sie Ihre Fortschritte ................................................... - 234 -
7 Projektabschluss ......................................................- 238 -
7.1 Das Projekt zu einem erfolgreichen Ende bringen................ - 238 -
7.2 Checklisten zum Projektabschluss ........................................ - 240 -
7.3 Fragen zur Bewertung von Projekten ................................... - 242 -
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- 10 -

Inhaltsverzeichnis
8 Projektmanagement-Programme ............................. - 244 -
8.1 Kontrolle über Projektpläne .................................................. - 246 -
8.2 Kommunikation im Projektteam ........................................... - 262 -
8.3 Klassisches versus agiles Projektmanagement ...................... - 267 -
9 Werkzeuge zur Ideenfindung und Problemlösung ... - 282 -
9.1 Kreativitätsmethoden ............................................................ - 282 -
9.2 Werkzeuge der Kommunikation ............................................ - 297 -
9.3 Werkzeuge des Konfliktmanagements, Methoden des
Systemischen Coachings und der Systemischen Aufstellung ...... - 336 -
9.4 Testen Sie Ihre Fortschritte ................................................... - 356 -
10 Zusammenfassung ................................................ - 359 -
11 Testauswertung ..................................................... - 364 -
12. Literatur ................................................................. - 366 -
13 Anhang: Formulare ................................................ - 375 -
13.1 Projekt-Organisation ........................................................... - 375 -
13.2 Selbstmanagement .............................................................. - 397 -
13.3 Teammanagement .............................................................. - 410 -
Sachwörterverzeichnis ................................................ - 413 -
Impressum .................................................................. - 433 -

6 Projektdurchführung
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6 Projektdurchführung
6.1 Aktivitäten in der Durchführungsphase
Während der Projektdurchführungsphase koordiniert der
Projektleiter alle Einzelschritte des Projektes. Dies umfasst
sowohl die Verantwortungsbereiche, die schon oben bei der
Vorstellung der Position des Projektleiters angesprochen
wurden, als auch die speziellen Führungsaufgaben im Projektalltag
o Kontrolle der Arbeitsabläufe, um deren planmäßigen
Abschluss zu bewirken,
o für Feedback an die Mitarbeiter sorgen,
o Verhandlungen durchführen, um Material, Ausrüstung
und Dienstleistungen bereitstellen zu können,
o die Lösung von Konflikten innerhalb des Projektteams
und Verhandlungen zwischen dem Projektteam
und Außenstehenden.
Diese Schlüsselaufgaben erfordern unterschiedliche Fähigkeiten
des Projektleiters. In diesem Kapitel und in Kapitel 9
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6 Projektdurchführung
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6.4.2 Erfolgreiches Telefonieren
Währen der Projektarbeit muss sehr viel telefoniert werden.
Wer die Grundregeln der Kommunikation am Hörer beachtet,
kann sich und sein Anliegen effektiv präsentieren.
Gesprächsvorbereitung
Eine gute Vorbereitung und eine klare Zielorientierung werden
vom Gesprächspartner garantiert honoriert, weil sie
Professionalität und Aufmerksamkeit signalisiert. Dabei
kann eine standardisierte Fragenliste helfen, die auf die
persönlichen Anforderungen zugeschnitten wird:
o Welche Fragen habe ich?
o Welche Fragen können auf mich zukommen?
o Was beinhaltet der letzte Schriftwechsel?
Jede treffende Antwort macht selbstsicherer.
Die ersten Sekunden
Die ersten Sekunden eines Telefonats entscheiden über
Sympathie oder Antipathie, vor allem, wenn der Gesprächspartner
noch nicht bekannt ist. Der Begrüßung
kommt also eine entscheidende Bedeutung zu.
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7 Projektabschluss
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7 Projektabschluss
7.1 Das Projekt zu einem erfolgreichen Ende
bringen
Das Ziel des Projektmanagements ist, dass das Ergebnis
des Projektes vom Auftraggeber akzeptiert wird und dass
das Unternehmen mit der Durchführung des Projektes Gewinne
macht.
Der erste Punkt bedeutet, dass der Auftraggeber das fertiggestellte
Projekt akzeptiert, das den Qualitätsspezifikationen
entspricht. Um den reibungslosen Ablauf dieser Bewertung
zu garantieren, wurden vom Auftraggeber und Projektleiter
von Beginn des Projektes klare Leistungskriterien definiert.
Diese können zwar im Laufe des Projektes angepasst
und verändert werden, aber alle Veränderungen müssen
mit deren Auswirkungen auf den Zeitplan und das
Budget im Vertrag festgehalten, bzw. mit dem Auftraggeber
abgestimmt werden.
Es sollte bei allen Leistungskriterien darauf geachtet werden,
dass sie messbar und konkret, also objektiv nachvollziehbar
sind. Das ist natürlich nicht immer exakt möglich,
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7 Projektabschluss
sollte aber immer angestrebt werden, um spätere Probleme
bei der Leistungsabnahme zu vermeiden. Ein wichtiges Kriterium
ist auch, welchen Zweck das Projekt erfüllen wird.
Das Projekt muss nicht mit der Lieferung an den Auftraggeber
vollkommen abgeschlossen sein. Die Technische Dokumentation,
zum Beispiel Betriebsanleitungen, Pläne und
der Abschlussbericht, folgt im Allgemeinen nach der Auslieferung
bzw. Fertigstellung. Ebenso erfolgen Schulungen
des Bedienpersonals üblicherweise nach der Auslieferung,
bzw. Fertigstellung. Auch Leistungstests erfolgen nach dem
Ende, zum Beispiel ein Dauertest oder eine Probezeit, in
der eine besondere Gewährleistung festgelegt wird.
Nach Beendigung eines Projektes müssen die Projektmitarbeiter
in neue Projekte bzw. Aufgaben integriert werden.
Überschüssiges Material und Gerät müssen entsorgt werden
und in Anspruch genommene Einrichtungen werden ihrem
ursprünglichen Einsatz zurückgegeben. Die Einsatzstelle
für die Montage oder Baustelle müssen aufgelöst
werden.
Ein wichtiger, letzter Schritt nach der Beendigung eines
Projektes ist eine Bewertung des Projektes. Durch diese
Rückschau auf das Gesamtprojekt werden die gewonnenen

8 Projektmanagement-Programme
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8.1 Kontrolle über Projektpläne
Mit MS Project® kann der Projektleiter Termin-, bzw. Projektpläne
erstellen und weitergeben.
MS Project® verfügt über ein Planungsmodul, das
o die Projekte in Einzelschritten genau plant und überwacht.
Damit behält der Projektleiter den Überblick über
alle Details im Projekt.
o durch Funktionen, zum Beispiel die Unterbrechung
von Einzelschritten (Vorgängen) währen der Arbeit, die
Änderung der Verfügbarkeit der Ressourcen oder die
Änderung der Kostensätze während eines Projektes, die
Projektrealität gut wiedergibt.
8.1.1 Projektterminierung und -überwachung
Vorgangsunterbrechung
Der Projektleiter kann Vorgänge unterbrechen. Er klickt zuerst
auf die entsprechende Schaltfläche auf der Symbolleiste
und unterteilt den Vorgang dann durch Ziehen des Mauszeigers
in kleinere Segmente. Dann kann er einen Vorgang
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8 Projektmanagement-Programme
in beliebig viele Teilvorgänge unterteilen, wobei die Dauer
der Unterbrechungen keinerlei Rolle spielt (Bild 8.1).
Bild 8.1: Vorgangsunterbrechung durch Ziehen des Mauszeigers
über den Vorgangsbalken im Balkendiagramm
Leistungsgesteuerte Terminplanung
In einigen Fällen möchte der Projektleiter alle vorhandenen
Ressourcen auf bestimmte Vorgänge konzentrieren, damit
die Arbeit dort schnellstmöglich erledigt wird. Wenn beispielsweise
ein Mitarbeiter für das Anstreichen einer Wand
abgestellt wurde, könnte ein zweiter Anstreicher eingesetzt
werden (Bild 8.2), damit die Wand in der Hälfte der ursprünglich
angesetzten Zeit fertig wird.
Bei MS Project® wird die Dauer eines Vorgangs automatisch
verlängert oder verkürzt, wenn einem Vorgang ein
Mitarbeiter zusätzlich zuordnet oder abgezogen wird. Die
Änderung wird übernommen. Der Gesamtarbeitsaufwand
für den Vorgang ändert sich jedoch nicht.

9 Werkzeuge zur Ideenfindung und Problemlösung
Die Studierenden gingen immer sehr lustlos an das Berechnen
von vorgegebenen Aufgaben. So war dann auch
das Resultat.
Seitdem ich ihnen nur noch Themengruppen vorgab und sie
auffordere, eigene Aufgaben zu kreieren, sind sie voller Eifer
dabei und berechnen auch sehr komplexe Aufgaben. Es
sind ihre eigenen Interessen, mit denen sie sich beschäftigen.
9.2 Werkzeuge der Kommunikation
Überall, wo Menschen in enger Beziehung zueinander
stehen, gibt es eine große Anzahl von Konfliktherden, die
-unbewältigt-einen Teil unserer verfügbaren Energie blockieren.
Im Umgang der Menschen miteinander wird viel geredet,
aber noch viel mehr non-verbal transportiert. Das sind
zum einen die gewählten Worte, aber auch der Tonfall,
die Betonung, etc. Zum anderen aber, da nur ein Siebtel
der Kommunikation über das gesprochene Wort stattfindet,
erfolgt der größte Teil der Kommunikation über nonverbale
Inhalte, also Körpersprache, Gestik und Mimik.

9 Werkzeuge zur Ideenfindung und Problemlösung
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Eine professionelle Kommunikation ermöglicht, die Verhaltensweisen
und Signale der Kommunikationspartner
richtig wahrzunehmen, um angemessen reagieren zu
können und die eigentliche Ursache seiner Aussage festzustellen.
Das Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun gibt einen
Einblick, wie unsere Aussagen beim Gegenüber ankommen.
Es gelten immer die vier Seiten einer Nachricht:
Sachinhalt, Selbstoffenbarung, Beziehung und Appell, sowohl
beim Sender als auch Empfänger
In Bild 9.4 können wir regelrecht die Empörung des kleinen
Mädchens hören, obwohl es keine akustische Wiedergabe
gibt. Allein die Körpersprache, der in die Hüfte
gestemmte, der erhobene Arm und der Gesichtsausdruck,
etc. geben uns darüber Auskunft.
Erst das genaue Hinterfragen bringt die genaue Bedeutung
einer Aussage an die Oberfläche. Zum Beispiel hilft
eine gezielte Befragung der jeweiligen Gesprächspartner,
um die tatsächliche Ursachen einer Aussage herauszufinden.
Dabei ist sehr wichtig, das Gegenüber genau zu
beobachten, denn die Körpersprache verrät die eigentlichen
Ursachen.
_______________________________________________
- 298 -

Sachwörterverzeichnis
Sachwörterverzeichnis
ABC-Liste ............... - 320 -
ABC-Methode ........ - 307 -
Abgrenzungsphase - 244 -
Abnahme .......- 39 -, - 40 -
Abschiedsphase ..... - 245 -
Abschluss .............. - 388 -
Abweichung ........... - 186 -
Agiler Festpreis ...... - 294 -
Agilität .................... - 293 -
Alternativstrategie .... - 76 -
Analysearbeit ......... - 373 -
Analysieren .............. - 75 -
Änderungsmanagement .. -
66 -
Anerkennung- 376 -, - 384
-
Anforderungsanalyse- 291
-
Anführer ................. - 181 -
Angebotskosten ....... - 54 -
Angebotsphase ........ - 63 -
Anmaßung ............. - 385 -
Arbeitsablauf ............ - 90 -
Arbeitsabschnitt ....... - 89 -
Arbeitsatmosphäre- 441 -,
- 442 -
Arbeitsbedingung
gefährliche .......... - 177 -
Arbeitshypothese ... - 373 -
Arbeitskontext ........ - 373 -
Arbeitskosten- 114 -, - 115
-
Arbeitsmethodik ..... - 219 -
Arbeitsorganisation - 233 -
Arbeitsphase .......... - 245 -

Impressum
Impressum
Prof. Dr.-Ing. Annette Kunow
Projektmanagement & Business Coaching -Grundlagen des agilen
Projektmanagements mit Methoden des Systemischen
Coachings -
4. Auflage 2016
Konzeption: Annette Kunow
Grafiken: Annette Kunow
Umschlag: Frank Terhaag
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Vollständigkeit und Richtigkeit.
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