E-BESCHAFFUNG

MACH EXPERTISE
E-BESCHAFFUNG
in der öffentlichen Verwaltung

MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
2
INHALTSVERZEICHNIS
Zunehmend im Fokus: Der Einkauf in der öffentlichen Verwaltung............ 3
Ein Blick auf die Zahlen...............................................................................................................3
Das Problem der Wirtschaftlichkeit......................................................................................4
Einführung der E-Beschaffung im Public Sector................................................ 6
E-Beschaffung – Was darunter konkret zu verstehen ist............................................6
Gesetzliche Anforderungen und Projekte...........................................................................7
Gründe und Ziele für die Verpflichtung zur E-Beschaffung.......................................8
Status quo: Die E-Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung...............................8
Was die E-Beschaffung der öffentlichen Verwaltung bringt..........................10
Prozessbeschleunigung..............................................................................................................10
Qualitätsverbesserung................................................................................................................10
Kostensenkungen.........................................................................................................................11
E-Beschaffung als ganzheitlicher Prozess...........................................................13
Beteiligte am Beschaffungsprozess......................................................................................14
Typische Aufgaben der Beschaffung...................................................................................15
Ganz konkret: Wie der Einstieg in die E-Beschaffung zum Erfolg wird.....17
Die Basis erfolgreicher E-Beschaffung: Prozessanalyse.............................................17
Was eine gute E-Beschaffungslösung auszeichnet.......................................................18
Fazit................................................................................................................................20
Unser Experte zum Thema......................................................................................................21
Quellenverzeichnis.......................................................................................................................21

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ZUNEHMEND IM FOKUS:
DER EINKAUF IN DER
ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
Steigende Erwartungen hinsichtlich Effizienz, Transparenz und Prozesssicherheit
durch unterschiedliche Anspruchsgruppen sowie neue
Gesetze und EU Verordnungen fordern einen Wandel im Public Sector.
Strikte Haushaltskonsolidierungen und abnehmende Mitarbeiterzahlen
setzen Verwaltungen zusätzlich unter Druck. Neue Denk- und
Arbeitsweisen sind gefragt, die mehr denn je durch Agilität und Flexibilität
geprägt sind. Technologische Entwicklungen treiben diese Veränderungen
voran, stellen die öffentliche Verwaltung aber auch vor
neue Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Vor diesem Hintergrund ist
der Einkauf in den letzen Jahren zunehmend in den Fokus gerückt.
Die E-Beschaffung leistet als ganzheitlicher Prozess, der elektronische
Systeme nutzt, einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im
öffentlichen Einkauf.
EIN BLICK AUF DIE ZAHLEN
Der Staat ist in Deutschland der größte Beschaffer. Öffentliche
Auftraggeber kaufen pro Jahr Waren und Dienstleistungen im Wert
von mindestens 300 Milliarden Euro ein. 1 In der EU wird der Einkauf
von Gütern, Dienstleistungen und Bauaufträgen durch Regierungen
und Körperschaften des öffentlichen Rechts sogar auf ca.
2.400 Milliarden Euro geschätzt. 2
1 Vgl. BMWi nach BME (2015), S. 3.
2 Vgl. Langenbach (2016), S. 4.

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Einkauf von Waren und Dienstleistungen pro Jahr
durch öffentliche Auftraggeber: 300 Milliarden €
300.000.000.000 €
Regierungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts der EU kaufen pro Jahr
Güter, Dienstleistungen und Bauaufträge im Wert von 2,4 Billionen €
2 400 000 000 000 €
DAS PROBLEM DER WIRTSCHAFTLICHKEIT
Die Praxis des öffentlichen Einkaufs ist historisch gewachsen – und
mit ihr auch die Zweifel an den etablierten Prozessen. Entspricht
der Mitteleinsatz in der öffentlichen Beschaffung den Ansprüchen
der Wirtschaftlichkeit? Die öffentliche Hand wird immer wieder
mit dem Vorwurf konfrontiert, bestehende Einsparpotenziale nicht

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ausreichend zu nutzen. Zudem seien Durchlauf- und Wartezeiten in
vielen Verwaltungen deutlich zu lang und der Einkaufsprozess nicht
transparent genug. Beschaffer in der öffentlichen Verwaltung stehen
vor vielen Herausforderungen:
komplexe Abstimmprozesse
(bezogen auf Prozesse und
beteiligte Personen)
KOSTENDRUCK
BEGRENZTE RESSOURCEN
unterschiedlich ausgeprägte
fachliche Kompetenz
der Mitarbeiter
unterschiedliche Erwartungshaltungen,
IT (Mobilisierung der Beschaffung)
MODERNISIERUNGSFÄHIGKEIT AKZEPTANZFÄHIGKEIT
veränderte Zusammenarbeit
mit Lieferanten
BEGRENZTE INTEGRATION
HERAU
SFORD
ERUNG
EN
Veränderte Anforderungen
des Managements
VERMEIDUNG VON FEHLERQUELLEN
Sicherstellung Umsetzung
von rechtlichen Änderungen
ZEITAUFWÄNDIGE PROZESSABFOLGEN
begrenzte Transparenz
begrenzte Nachvollziehbarkeit
von Entscheidungen
BEARBEITUNGSSTAND
UMSTÄNDLICH EINSEHBAR
hoher Aufwand durch
manuelle Abwicklung
PAPIERGEBUNDENE ABWICKLUNG
Bedarfsmeldungen erreichen den Einkauf oft auf ganz unterschiedlichen
Wegen. Hier den Überblick zu behalten – ein hoher Anspruch. So entstehen
mitunter falsche oder doppelte Lieferungen, die nicht nur Ärger bedeuten,
sondern auch mehr Aufwand und unnötige Kosten verursachen.
„Stichproben ergeben nicht nur bis zu 15 % erhöhte
Einkaufspreise und weniger leistungsfähige sonstige Konditionen
– sie weisen auch auf höhere Prozesskosten hin.“ 3
Betrachtet man allein die Bürokratiekosten, die im Rahmen der öffentlichen
Vergabe entstehen, fallen jährlich Ausgaben in Höhe von ca.
19 Milliarden Euro an. 4 Dabei übersteigen die Prozesskosten in der öffentlichen
Verwaltung bei Weitem das bei anderen Einkaufsorganisationen
übliche Maß. 5
19.000.000.000 €
Bürokratiekosten von rund
19 Milliarden Euro jährlich
weisen die öffentliche Vergabe
als auffallend aufwändigen
Prozess aus.
3 Booz & Company (2011), S. 5.
4 Vgl. Vergabeblog.de (2008).
5 Vgl. Seitz/et al. (2008) nach Booz & Company (2011), S. 7.

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EINFÜHRUNG DER
E-BESCHAFFUNG IM
PUBLIC SECTOR
Vor dem Hintergrund der oben beschriebenen Problematik im öffentlichen
Einkauf hat in den letzten Jahren ein massiver technologischer
Wandel begonnen. Experten sind sich einig:
„Bei der Gestaltung einer modernen und zukunftsfähigen
Einkaufsorganisation führt kein Weg mehr an der Einführung
elektronischer Systeme vorbei.“ 6
Schon seit Jahren ist von „medienbruchfreien elektronischen Prozessen“
im Rahmen der E-Government-Strategie in der öffentlichen Verwaltung
die Rede. Dadurch soll Bürokratie abgebaut und gleichzeitig
eine moderne Verwaltung aufgebaut werden. Das Bundesministerium
für Wirtschaft und Energie (BMWi), das Bundesministerium des Innern
(BMI) und das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) fordern in diesem
Zusammenhang eine „durchgängige elektronische Beschaffung in der
öffentlichen Verwaltung“. 7
E-BESCHAFFUNG –
WAS DARUNTER KONKRET ZU VERSTEHEN IST
Der Begriff E-Beschaffung existiert bereits seit einiger Zeit in der öffentlichen
Verwaltung. Ob dabei jeder das Gleiche meint, ist aufgrund
unterschiedlicher Definitionen fraglich. Daher an dieser Stelle ein
Klärungsversuch:
Elektronische Beschaffung oder kurz E-Beschaffung ist ein „Überbegriff
für die Ablösung papiergestützter Verfahren durch IKT-gestützte Kommunikation
und Verarbeitung über die gesamte Beschaffungskette.“ 8
Diese umfasst sämtliche Tätigkeiten, die darauf ausgerichtet sind, einer
öffentlichen Einrichtung Waren und Dienstleistungen verfügbar zu ma-
Versuch einer Definition:
E-Beschaffung ist ein
Überbegriff für die Ablösung
papiergestützter Verfahren
durch IKT-gestützte
Kommunikation und Verarbeitung
über die gesamte
Beschaffungskette.
6 BME (2015), S. 8.
7 BMWi (2015).
8 Europäische Kommission (2010), S. 3.

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chen. Damit ist natürlich auch das Vergabeverfahren als ein Baustein
der E-Beschaffung gemeint. E-Beschaffung ist aber noch viel mehr:
Bedarfe melden und prüfen, Mittel im Haushalt verwalten, Waren und
Dienstleistungen bestellen, Verträge managen, Rechnungen bezahlen,
Lager verwalten. Die einzelnen Bausteine der E-Beschaffung sind voneinander
abhängig: Ohne eine konkrete Bedarfsmeldung und ohne Mittel
zu haben, kann kein Vergabeverfahren durchgeführt und kann dann
auch keine Ware oder Dienstleistung beschafft werden.
Das heißt: Die E-Beschaffung bildet den gesamten Einkaufsprozess
elektronisch ab. Oder kurz gesagt:
Das Vergabeverfahren
gehört als Baustein zur
E-Beschaffung. Diese
umfasst jedoch weit mehr.
„E-Beschaffung = modernes und effizientes Einkaufen […]
im digitalen Zeitalter!“ 9
Der Beschaffungsprozess in all seinen Facetten ist der wohl umfangreichste
Sekundärprozess in der öffentlichen Verwaltung. Die Europäische
Kommission weist in ihrer Definition darauf hin, dass es bei der
E-Beschaffung um mehr geht, als einen „bloßen Übergang von papiergestützten
Systemen auf Systeme, die bei den Verfahren der öffentlichen
Beschaffung elektronische Kommunikationsmittel nutzen.“ 10 Was das
für die Umsetzung in der Praxis bedeutet, zeigt dieses Papier in den
weiteren Kapiteln.
GESETZLICHE ANFORDERUNGEN UND PROJEKTE
Um die Einführung der E-Beschaffung in den öffentlichen Verwaltungen
voranzutreiben, wurden in der Vergangenheit einige wegweisende Gesetze,
Richtlinien und Projekte beschlossen.
In der Digitalen Agenda der Bundesregierung heißt es dazu:
„Beschaffungsprozesse müssen rascher und effizienter abgewickelt werden.
Wir standardisieren und digitalisieren daher verstärkt die Prozesse
bei Beschaffungen des Bundes. Die E-Beschaffung und E-Rechnung
bauen wir weiter aus.“ 11 Dazu hat der Bund das Projekt E-Beschaffung
initiiert. Es soll wichtige Prozesse bei Beschaffungen des Bundes standardisieren
und digitalisieren.
Auf EU-Ebene (EU-Richtlinie 2014/24/EU) bzw. in der nationalen Gesetzgebung
(vgl. § 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV) wurde insbesondere das
Thema E-Vergabe als wichtiger Teil der E-Beschaffung geregelt. Dem-
9 BeschA (2015).
10 Europäische Kommission (2010), S. 1.
11 BMI (2015).

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nach müssen öffentliche Auftragsvergaben seit April 2016 elektronisch
durchgeführt werden. Das heißt: Auftragsunterlagen sind elektronisch
bereitzustellen und Bekanntmachungen elektronisch zu übermitteln.
2018 folgen die elektronische Bieterkommunikation und Eigenerklärung.
Dies betrifft Kommunen genauso wie Länder und Bund.
GRÜNDE UND ZIELE FÜR DIE VERPFLICHTUNG
ZUR E-BESCHAFFUNG
Zu den Gründen der Forderung elektronischer Prozesse für den öffentlichen
Einkauf erklärt die Europäische Kommission:
„Die E-Beschaffung birgt das Potenzial zum Erzielen erheblicher
Effizienzverbesserungen bei einzelnen Einkäufen, der
allgemeinen Verwaltung der öffentlichen Beschaffung und
dem Funktionieren der Märkte für öffentlichen Aufträge.“ 12
Mit Einführung der E-Beschaffung werden u. a. die folgenden Ziele
verfolgt:
Prozesskosten durch Standardisierung und Bündelung senken
Interoperabilität der Systeme gewährleisten
Transparenz und Effizienz erhöhen
Qualität sicherstellen
Letztendlich geht es darum, einen digitalisierten, medienbruchfreien
Beschaffungsprozess inklusive E-Rechnung zu schaffen. Dabei wird nur
ein ganzheitlicher Ansatz als sinnvoll erachtet. 13
STATUS QUO: DIE E-BESCHAFFUNG
IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
Genau genommen sind die Bemühungen zur Digitalisierung der Verwaltung
und insbesondere der Beschaffung bereits einige Jahre alt. Erste
gesetzliche Regelungen zur Einführung der E-Beschaffung gab es schon
im Jahr 2005. Die Europäische Kommission hat damals sehr ehrgeizige
Ziele gesetzt: Angestrebt wurde eine Nutzung der elektronischen
Beschaffung für 50 % des Beschaffungsvolumens bis zum Jahr 2010. 14
Erreicht wurden diese Ziele jedoch bis heute nicht.
Das Ziel, bis 2010 die Hälfte
des Beschaffungsvolumens
elektronisch abzuwickeln,
wurde bis heute nicht
erreicht.
12 Europäische Kommission (2010), S. 1.
13 Vgl. BMI (2015).
14 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 2.

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2010 belief sich die Nutzung der E-Beschaffung sowohl in den einzelnen
Mitgliedsstaaten als auch in der EU als Gesamtheit lediglich auf schätzungsweise
weniger als 5 % des gesamten Beschaffungsvolumens. 15
Erste Fortschritte zeigen sich für die E-Vergabe als wichtiger Teil der
E-Beschaffung: 2014 basierten ca. 7,5 % aller Vergabeverfahren auf Verwendung
der vollständigen elektronischen Vergabe. 16
Interessant werden diese Zahlen im Vergleich mit anderen Ländern. Am
Beispiel des Teilprozesses elektronische Vergabe zeigt sich: In Südkorea
besteht bereits seit einigen Jahren ein voll entwickelter Online-Vergabemarkt.
Selbst in Brasilien wurden in 2012 bereits 80 % der öffentlichen
Vergabeverfahren elektronisch abgewickelt. 17 Dies verdeutlicht: Die öffentliche
Verwaltung in der EU und damit auch in Deutschland hat bei
der Einführung der E-Beschaffung noch reichlich Nachholbedarf. Für
die Zukunft ist zu erwarten, dass die EU dieses Thema als wichtigen
Wettbewerbsfaktor weiter vorantreiben wird.
Brasilien 2012: 80 % der Vergabeverfahren
elektronisch
100 %
80 %
Südkorea: seit einigen Jahren
vollumfängliche Online-Vergabe
7,5 %
Mitgliedstaaten der EU 2014:
7,5 % der Vergabeverfahren elektronisch
15 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 11.
16 Vgl. Noch nach Langenbach (2016), S. 8.
17 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 2f.

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WAS DIE E-BESCHAFFUNG
DER ÖFFENTLICHEN
VERWALTUNG BRINGT
Bevor sich eine Behörde entschließt, sämtliche papiergebundenen Prozesse
der Beschaffung zu digitalisieren, stellt sich die Frage, welche
konkreten Vorteile und Nutzen von der E-Beschaffung zu erwarten und
umsetzbar sind.
PROZESSBESCHLEUNIGUNG
Die Europäische Kommission sieht in einem elektronischen Beschaffungsprozess
vor allem den Vorteil einer (prozess-)sicheren, zügigen und transparenten
Abwicklung des Einkaufs. 18 Tatsächlich läuft der elektronische
Beschaffungsprozess deutlich schneller ab, als bisherige manuelle Verfahren.
Dies hat verschiedene Gründe. Einerseits ist mit der elektronischen
Beschaffung eine durchgängige, medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung
möglich. Manuelle Kopiervorgänge, die bisher häufig noch notwendig
waren, entfallen mit der E-Beschaffung. Warteschleifen können auf ein
Minimum reduziert und Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt werden.
Effizienzsteigerungen ergeben sich andererseits aus der Zentralisierung
kostenintensiver Verwaltungsfunktionen.
Insgesamt lässt sich mit der E-Beschaffung der Verwaltungsaufwand
deutlich verringern – Berechnungen zeigen nur für die Vergabe als wesentlichen
Teil des Beschaffungsprozesses eine mögliche Reduktion von
5 auf 1,5 Stunden pro Vergabe. 19 Hochgerechnet auf den gesamten Einkaufsprozess
wird durch die Digitalisierung der Beschaffung viel Zeit gewonnen,
die zukünftig für die Kernaufgaben der öffentlichen Verwaltung
zur Verfügung steht.
Allein im Teilprozess der
Vergabe gilt eine Reduktion
des Verwaltungsaufwands
von 5 auf 1,5 Stunden pro
Vergabe als realisierbar.
QUALITÄTSVERBESSERUNG
Die E-Beschaffung steht für mehr Transparenz des Einkaufsprozesses.
Das heißt: Die Status sind jederzeit einsehbar und Entscheidungen
18 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 4
19 Vgl. Zielke: (2012).

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nachvollziehbar. Beispielsweise kann der Bedarfsmelder so fortdauernd
sehen, wo sein Bedarf gerade bearbeitet wird und muss nicht zeitaufwändig
nach der Information suchen.
Die E-Beschaffung kann zudem zur Verringerung von Fehlern beitragen.
Zum Beispiel entfällt mit der E-Beschaffung im Rahmen der Vergabe
die Notwendigkeit, Angaben von Papier mehrfach und in verschiedenen
Phasen des Prozesses auf andere papierbasierte Dokumente bzw.
elektronische Systeme manuell zu übertragen. Ganzheitlich betrachtet
verbessert dies die Qualität des gesamten Einkaufsprozesses um ein
Vielfaches. 20
KOSTENSENKUNGEN
Vor dem Hintergrund knapper werdender Budgets und zunehmender
Haushaltskonsolidierungen muss die öffentliche Verwaltung umfangreiche
Einsparungen realisieren. Die E-Beschaffung liefert hier diverse
Ansatzpunkte. Mit der elektronischen Beschaffung sind zunächst
Senkungen der Materialkosten realisierbar. Dies wird am Beispiel der
Vergabe, als ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses, deutlich: Mit
Einführung der E-Vergabe wird von 3 % weniger Materialkosten ausgegangen.
21
50
Große Einsparpotenziale ergeben sich außerdem aus der medienbruchfreien
Umsetzung des Prozesses. Einfache und schlanke elektronische
Beschaffungsprozesse helfen, die Transaktionskosten zu reduzieren. Die schlankeren elektronischen
Beschaffungsprozesse
Berechnungen gehen von einer deutlichen Senkung der gesamten Prozesskosten
aus – hier ist von Einsparungen von bis zu 50 % 22 die Rede.
ermöglichen Einsparungen
von bis zu 50 %.
Das bedeutet konkret, dass durch Verschlankung der Prozesse, Ressourcen
für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung stehen. So ist z. B. bei
optimierten Prozessen der Bedarfsmeldung mehr Zeit für die primären
Aufgaben.
„E-Beschaffung kann insbesondere einen Beitrag dazu
leisten, dass öffentliche Stellen Leistungen zu kostengünstigeren
Bedingungen für die Steuerzahler erhalten.“ 23
Mit der E-Beschaffung können durch Volumenbündelung und Produktstandardisierung
Beschaffungskosten eingespart werden. Darüber
20 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 2.
21 Vgl. Zielke (2012).
22 Vgl. Zielke (2012).
23 Europäische Kommission (2010), S. 5.

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hinaus lassen sich durch die elektronische Beschaffung Preisreduzierungen
umsetzen. Wirtschaftliche Berechnungen zeigen, dass solche
Anpassungen erhebliche makroökonomische Effekte haben können.
Bereits fünf Jahre nach Umstellung auf elektronische Verfahren bei der
Beschaffung sei mit einer Steigerung des BIP um 0,1 bis 0,2 % zu rechnen
– das entspricht in Deutschland 3,03 bis 6,05 Milliarden Euro. 24
Am Beispiel Portugals werden die möglichen Einsparungen auf Landesebene
deutlich. Portugal nutzt bereits seit November 2009 elektronische
Mittel für die meisten öffentlichen Beschaffungen – von der Ausschreibung
bis zur Zuschlagserteilung. Die öffentlichen Auftraggeber können
Beschaffungen dadurch schneller durchführen. 2010 wurden Einsparungen
an Verwaltungsausgaben in Höhe von 28 Millionen Euro jährlich
errechnet. 25 In Südkorea hat der voll entwickelte Online-Vergabemarkt
bis 2007 jährliche Einsparungen im Umfang von 4,1 Milliarden Euro ermöglicht
– das entspricht in etwa 8 % der gesamten jährlichen Beschaffungsausgaben.
26
Rechnungen von 2010 zufolge
sparte die portugiesische
Verwaltung 28 Millionen
Euro durch die Umstellung
auf die elektronische Beschaffung.
In Südkorea ermöglicht
der Online-Vergabemarkt
jährliche Einsparungen von
4,1 Milliarden Euro.
Auf Grundlage der Angabe eines jährlichen Beschaffungsvolumens zwischen
200 und 350 Milliarden Euro in der öffentlichen Verwaltung in
Deutschland ergibt sich bei vorsichtiger Schätzung ein Einsparpotenzial
von 10 bis 20 Milliarden Euro. 27 Je 5 % an Einsparungen würden für
den Vergabemarkt der EU etwa 100 Milliarden Euro in die öffentlichen
Kassen zurückfließen. 28 Bei einem angenommenen Einsparpotenzial
von insgesamt ca. 30 % 29 durch die E-Beschaffung ergeben sich damit
600 Milliarden Euro möglicher Einsparungen.
In der EU sind Einsparungen
von 600 Milliarden
Euro durch die Nutzung der
E-Beschaffung denkbar.
24 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 4.
25 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 11.
26 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 2f.
27 Vgl. Booz & Company (2011), S. 37
28 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 2.
29 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 4f.

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E-BESCHAFFUNG ALS
GANZHEITLICHER PROZESS
Voraussetzung für die umfassende Ausschöpfung dieser Potenziale
bei Prozessbeschleunigung, Qualitätsverbesserung und Kostensenkung
ist die Einführung eines Systems, das möglichst den gesamten
Prozess digital abbildet. Um eine größtmögliche Effizienzsteigerung
zu erreichen, empfiehlt die Europäische Kommission eine genaue
Überprüfung und Rationalisierung des Beschaffungsprozesses. Das
heißt, papiergestützte Prozesse bedürfen einer Anpassung, bevor sie
digital umgesetzt werden. Dass die digitale Nachahmung der papiergebundenen
Prozesse den gewünschten Effekt der Effizienzsteigerung
erzielt, ist eher unwahrscheinlich. 30
Die Beschaffung in ihrer digitalen Umsetzung umfasst eine Fülle von
Aufgaben von der Bedarfsmeldung und Freigaben über Vergabeverfahren
bis hin zum Warenempfang und zur Rechnungsbezahlung.
Die nachfolgende Grafik verdeutlicht, dass es sich dabei um einen
ganzheitlichen Prozess handelt, der auch digital als solcher abgebildet
werden sollte.
ANSÄTZE HAUSHALT (EINZELPLAN/KAPITEL/TITEL)
BEDARFSMELDUNG
BÜNDELUNG /
FREIGABE
BESTELLUNG /
MITTELBINDUNG
WARENEINGANG/
LIEFERSCHEIN
RECHNUNGS-
EMPFANG
Vergabeverfahren
PRÜFUNG
ANORDNUNG /
BUCHUNG
ZAHLUNG
Veraktung
Reporting
zahlungsrelevante Daten
VERBUCHUNG HAUSHALT (EINZELPLAN/KAPITEL/TITEL), JAHRESABSCHLUSS
30 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 3.

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Neben den einzelnen Aufgaben wie z. B. Bestellung besteht der Gesamtprozess
aus zwei Ebenen:
Ebene I: Prozessebene
mit sämtlichen Abläufen der Beteiligten am Beschaffungsprozess,
wie z.B. das Auslösen einer Bestellung.
Ebene II: Finanzebene
mit monetären Auswirkungen der Abläufe im Beschaffungsprozess,
wie z. B. Mittelfestlegungen im Haushalt, auf einer Kostenstelle
oder die Bezahlung einer Rechnung.
In der digitalen Welt ist es nun möglich geworden, diese beiden Ebenen
intelligent miteinander zu verknüpfen, so dass eine Handlung in
Ebene I automatisch eine Änderung in Ebene II erzeugen kann. Damit
ist neben der Prozesssicherheit auch eine Sicherheit in der Finanzabbildung
realisierbar. Da die Daten digital vorliegen, können sie mit
entsprechenden modernen Werkzeugen auch bequem ausgewertet
und mit anderen Daten verknüpft und dann den Berichtsempfängern
zur Verfügung gestellt werden. Mit den Möglichkeiten zur Auswertung
und Dokumentation unterstützt der digitale Prozess notwendige operative
und strategische Entscheidungen.
Im digitalen Prozess lassen
sich kausale Zusammenhänge
zwischen Bestellung
und Haushalt abbilden
sowie Daten verknüpfen
und auswerten.
BETEILIGTE AM BESCHAFFUNGSPROZESS
Um die richtigen Entscheidungen für den Einsatz von Software im Beschaffungsprozess
treffen zu können, muss klar sein, wer im Prozess
in welcher Rolle eine Aufgabe zu erfüllen hat. Als praktikabel hat sich
dabei erwiesen, folgende grobe Einteilung vorzunehmen:
Beteiligte innerhalb der eigenen Organisation
mit operativen Aufgaben
mit strategischen Aufgaben
Beteiligte außerhalb der eigenen Organisation
In der nachfolgenden Grafik sind beispielhaft wichtige Beteiligte in
dem jeweiligen Cluster aufgeführt.

Beteiligte am Beschaffungsprozess
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Prüfer (externe Revision)
Lieferant
Budgetprüfer & Co
Zentraler Einkäufer
Management
Bedarfsprüfer
Betreiber Ausschreibungsplattformen
Lagerist
Controller
Bedarfsmelder
Waren-/Lieferscheinprüfer
Prüfer (interne Revision)
INTERNE BETEILIGTE
Buchhalter (Anlagen, Finanzen)
INTERNE BETEILIGTE
EXTERNE BETEILIGTE
Bereits hier wird deutlich, welche umfangreichen Überlegungen bei
der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses anzustellen sind.
TYPISCHE AUFGABEN DER BESCHAFFUNG
Im nächsten Schritt gilt es, Aufgaben zu definieren, die in den einzelnen
Prozessschritten in Zukunft digital ausgeführt werden sollen. Als sinnvoll
hat sich herausgestellt, die typischen Aufgaben der Beschaffung

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16
nach operativer und strategischer Herangehensweise aufzuteilen.
Zu den operativen Aufgaben zählen Aktivitäten, die unmittelbar dem
Beschaffungszweck dienen, z. B.:
Bedarfe melden/prüfen
Vergabe durchführen
Budget prüfen
Bestellungen auslösen
Wareneingang verbuchen
Rechnungen bearbeiten
Lager managen
Diese Aufgaben stellen das Tagesgeschäft dar und spielen bei der Entscheidung
für eine digitale Lösung naturgemäß eine sehr große Rolle.
Dagegen fallen die strategischen Aufgaben bei der Entscheidung für eine
digitale Lösung oftmals dem wichtigen operativen Tagesgeschäft „zum
Opfer“. Mit den strategischen Aufgaben wird die Grundausrichtung der
gesamten Beschaffung festgelegt. Sie sind damit deren Grundpfeiler.
Wichtige strategische Aufgaben sind:
Bedarf ermitteln für die gesamte Organisation
Lieferantenmanagement, d.h., Bewertung, Auswahl, Entwicklung
von strategischen Lieferanten durchführen
Vertragsmanagement von Rahmenverträgen realisieren
Beschaffungsmaßnahmen planen
Qualitätskonzepte für die Beschaffung entwickeln

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GANZ KONKRET:
WIE DER EINSTIEG IN
DIE E-BESCHAFFUNG
ZUM ERFOLG WIRD
Die wichtigste Frage zum Einstieg lautet für jede Einrichtung gleichermaßen:
„Wie gehe ich die E-Beschaffung am besten an?“ Oft wird diese
Frage mit dem Kauf einer guten Software beantwortet – und erschöpft
sich in Anforderungskatalogen mit umfangreichen Funktionswünschen
an die Software. Ausgegangen wird dabei meist von den bestehenden
nicht-digitalen Prozessen.
Um dem komplexen Thema gerecht zu werden und die Vorteile von
digitalen Beschaffungsprozessen zu nutzen, ist es aber sinnvoll, weit
vorher anzusetzen. Dazu gehört, erst einmal eine Bestandsaufnahme
vorzunehmen und u. a. folgende Fragen zu beantworten:
Welches Ziel wird mit der Einführung verfolgt?
Wie sehen die bisherigen Beschaffungsprozesse aus?
Sollen diese Prozesse genau so bestehen bleiben, oder sollen mit der
Einführung einer elektronischen Lösung Prozessänderungen vorgenommen
werden (z. B. zentrale vs. dezentrale Bestellungen)? Wenn
ja, wie sehen die Prozesse dann aus?
Wie werden die Finanzen bislang abgebildet, und wie können diese
mit dem Beschaffungsprozess verknüpft werden?
Sollen alle Prozessschritte digitalisiert werden?
Standardisierte Fragen
helfen bei der Feststellung
des Ist-Prozesse und der
nachfolgenden Analyse.
DIE BASIS ERFOLGREICHER E-BESCHAFFUNG:
PROZESSANALYSE
Hier bietet sich ein Prozessmanagement an. Dabei werden die bisherigen
Ist-Prozesse festgestellt, beschrieben und in einem Analyseschritt

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kritisch hinterfragt. Dann geht es daran, Soll-Prozesse zu konzipieren,
die in einer digitalen Umsetzung den Nutzern einen hohen Mehrwert
generieren. Wichtig ist, dass Bewährtes und Zukunftsträchtiges mitgenommen,
aber auch „alte Zöpfe“ abgeschnitten werden. Z. B. beim Umstieg
vom papierbasierten auf den digitalen Beschaffungsprozess: Soll
in Zukunft weiterhin jeder Mitarbeiter Bedarfe melden können? Soll die
dezentrale Bestellstruktur erhalten bleiben? Mit den Ergebnissen aus
dieser Analyse kann dann anschließend identifiziert werden, welcher
Prozessschritt in welcher Tiefe digitalisiert werden soll, und welche Anforderungen
die zukünftige Software erfüllen muss.
Soll-Zustand konzipieren
KONZEPTION
Relevante Prozesse feststellen
IDENTIFIZIERUNG
Ist-Zustand beschreiben
ERHEBUNG
Ist-Zustand analysieren
ANALYSE
KONTINUIERLICHER
VERBESSERUNGSPROZESS
(KVP)
Prozess implementieren
UMSETZUNG
Prozessleistung messen
CONTROLLING
WAS EINE GUTE E-BESCHAFFUNGSLÖSUNG AUSZEICHNET
Bei der Beantwortung der Frage, welche Lösung gut und richtig ist,
hat jeder Beteiligte eigene Vorstellungen. Diese Einschätzung hängt
vor allem davon ab, was mit einer elektronischen Beschaffungslösung
umgesetzt werden soll. Dieses Kapitel dient daher nicht dazu, die Eigenschaften
oder den Nutzen ausgewählter E-Beschaffungslösungen
aufzuführen oder gegenüberzustellen. Vielmehr soll gezeigt werden,
wie sich anhand gezielter Fragen herausfinden lässt, welche Lösung geeignet
ist. Dies erleichtert die Entscheidung nicht nur – es stellt sie auch
Es gibt nicht die eine richtige
Lösung. Vielmehr hängt
die Entscheidung von diversen
Parametern ab – nicht
zuletzt von der Zielsetzung.

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auf eine sachlich fundierte Basis. Einige exemplarische Fragen verdeutlichen
bereits, wie sich die Lösung systematisch erarbeiten lässt:
Welche Bestandteile des Beschaffungsprozesses soll die
Beschaffungslösung abbilden?
Nur einzelne Aufgaben wie die Vergabe? Welche konkret?
Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses inklusive Vergabemanagement
rein auf der Prozessebene?
Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses inklusive Vergabemanagement
sowohl auf der Prozess- als auch auf der
Finanzebene?
Welche Daten aus dem elektronischen Beschaffungsprozess werden
zur Bearbeitung von elektronischen Rechnungen benötigt?
Welche Subsysteme sind vorhanden?
Wo müssen/sollen ggf. Daten weiterverarbeitet werden bzw.
woher kommen Daten?
Wo sollen zum Beschaffungsprozess gehörende Dokumente archiviert
werden? E-Akte?
Welche IT-Systemlandschaft ist vorhanden?
Müssen ggf. zusätzliche Server beschafft werden?
Wie auch immer die Entscheidung ausfällt, folgende Ergebnisse sollten
mit einer guten E-Beschaffungslösung erreicht werden:
STRATEGISCH
OPERATIV
Langfristiges Lieferantenmanagement
(Beziehung, Anzahl, Qualität)
Verlässliche Strukturen
Mengeneffekte durch
strategischen Einkauf
Rechtskonforme Durchführung
Zeitlich, qualitativ und wirtschaftlich
angemessene Bedarfsdeckung
Transparenz
Termingerechte Beschaffung
Ressourcenschonender
Beschaffungsprozess

MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
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FAZIT
Obwohl Beschaffung ein komplexer und vielteiliger Prozess mit verschiedenen
Ebenen ist, lässt sich zusammenfassend eine gute Nachricht
ableiten: Die E-Beschaffung ermöglicht öffentlichen Verwaltungen
erhebliche Optimierungen, darunter
Prozesse deutlich zu vereinfachen
Transparenz und Qualität zu erhöhen
Arbeitsaufwand zu reduzieren
langfristig Kosten zu sparen
Nach Abwägung aller Argumente und Erkenntnisse wird sich für den
Großteil der öffentlichen Verwaltungen herauskristallisieren, dass nur
ein ganzheitlicher Ansatz beides bietet: gesteigerte Effizienz und Transparenz
dank medienbruchfreier Abläufe sowie eine spürbare Reduktion
des Kostendrucks und damit eine deutliche Entlastung aller – öffentlichen
Einrichtungen wie Steuerzahler.
Dafür empfiehlt sich eine genaue Überprüfung und Rationalisierung
des Beschaffungsprozesses. Das heißt, papiergestützte Prozesse bedürfen
einer Anpassung, bevor sie digital umgesetzt werden. Alte Zöpfe
müssen abgeschnitten werden. Auch wenn es die Sache nicht einfacher
macht: Die schlichte digitale Nachahmung papiergebundener Prozesse
kann nicht das Ziel sein. Im Gegenteil: In ihrer vollumfänglichen Überprüfung
liegt die eigentliche Chance der E-Beschaffung.
E-BESCHAFFUNG

Unser Experte zum Thema
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Ralph Neudecker ist seit 2009
bei der MACH AG tätig. Als
Seniorberater für Bundesverwaltungen
begleitet er Organisationen
bei der Modernisierung
der Verwaltung und der Einführung von ERP-Lösungen. Als
Fachexperte für das Thema öffentliche Beschaffung ist er u.a. an der
Konzeption und der Einführung von E-Beschaffungslösungen beteiligt.
Quellenverzeichnis
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) (2015): Das Profil des
öffentlichen Einkaufs. Leitfaden, Frankfurt am Main.
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) (2016): Alles, was
digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden: http://www.bme.de/alles-wasdigitalisiert-werden-kann-wird-digitalisiert-werden-1427/.
Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) (2015): Durchgängige
elektronische Vergabe als Chance begreifen: http://www.bmwi.de/DE/Themen/
wirtschaft,did=679696.html.
Booz & Company (2011): Zum Entwicklungsstand des öffentlichen Einkaufs.
Eine empirische Analyse in 16 Entwicklungsfeldern, Düsseldorf.
Europäische Kommission (2010): Grünbuch zum Ausbau der e-Beschaffung in der EU,
Brüssel.
Europäische Kommission (2012): Mitteilung der Kommission an das Europäische
Parlament, den Rat, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und den Ausschuss
der Regionen. Eine Strategie für die e-Vergabe, Brüssel.

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Bundesministerium des Innern (BMI). Gelhausen, Georg (2015): Regierungsprogramm
Digitale Verwaltung 2020. Verwaltungsmodernisierung in der 18. LP, Bonn.
Langenbach, Isabel Dr. (2016): eVergabe – Vorgaben und aktuelle Entwicklungen in der
Praxis. Führt die eVergabe schon jetzt zur Entlastung der Vergabestellen? – Ein erstes
Fazit. In: AWV-Informationen 4/2016, S. 4-9.
Vergabeblog.de vom 29/05/2008, Nr. 99: Öffentliche Beschaffung erzeugt Bürokratiekosten
i.H.v. 19 Mrd Euro jährlich: http://www.vergabeblog.de/2008-05-29/offentlichebeschaffung-erzeugt-burokratiekosten-ihv-19-mrd-euro-jahrlich/.
Zielke, Daniel (2012): Die elektronische Vergabe als innovatives Instrument zur Gestaltung
und Standardisierung kommunaler Beschaffung: http://www.dstgb.de/dstgb/
Homepage/Aktuelles/Archiv/Archiv%20Kommunalreport%202012/Innovative%20kommunale%20Beschaffung/Vortr%C3%A4ge%20der%20Fachkonferenz%20%22Innovative%20kommunale%20Beschaffung%22/Vortrag
_Zielke.pdf.
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