E-BESCHAFFUNG

MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
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WAS DIE E-BESCHAFFUNG
DER ÖFFENTLICHEN
VERWALTUNG BRINGT
Bevor sich eine Behörde entschließt, sämtliche papiergebundenen Prozesse
der Beschaffung zu digitalisieren, stellt sich die Frage, welche
konkreten Vorteile und Nutzen von der E-Beschaffung zu erwarten und
umsetzbar sind.
PROZESSBESCHLEUNIGUNG
Die Europäische Kommission sieht in einem elektronischen Beschaffungsprozess
vor allem den Vorteil einer (prozess-)sicheren, zügigen und transparenten
Abwicklung des Einkaufs. 18 Tatsächlich läuft der elektronische
Beschaffungsprozess deutlich schneller ab, als bisherige manuelle Verfahren.
Dies hat verschiedene Gründe. Einerseits ist mit der elektronischen
Beschaffung eine durchgängige, medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung
möglich. Manuelle Kopiervorgänge, die bisher häufig noch notwendig
waren, entfallen mit der E-Beschaffung. Warteschleifen können auf ein
Minimum reduziert und Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt werden.
Effizienzsteigerungen ergeben sich andererseits aus der Zentralisierung
kostenintensiver Verwaltungsfunktionen.
Insgesamt lässt sich mit der E-Beschaffung der Verwaltungsaufwand
deutlich verringern – Berechnungen zeigen nur für die Vergabe als wesentlichen
Teil des Beschaffungsprozesses eine mögliche Reduktion von
5 auf 1,5 Stunden pro Vergabe. 19 Hochgerechnet auf den gesamten Einkaufsprozess
wird durch die Digitalisierung der Beschaffung viel Zeit gewonnen,
die zukünftig für die Kernaufgaben der öffentlichen Verwaltung
zur Verfügung steht.
Allein im Teilprozess der
Vergabe gilt eine Reduktion
des Verwaltungsaufwands
von 5 auf 1,5 Stunden pro
Vergabe als realisierbar.
QUALITÄTSVERBESSERUNG
Die E-Beschaffung steht für mehr Transparenz des Einkaufsprozesses.
Das heißt: Die Status sind jederzeit einsehbar und Entscheidungen
18 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 4
19 Vgl. Zielke: (2012).