E-BESCHAFFUNG
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MACH EXPERTISE | E-<strong>BESCHAFFUNG</strong> IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG<br />
17<br />
GANZ KONKRET:<br />
WIE DER EINSTIEG IN<br />
DIE E-<strong>BESCHAFFUNG</strong><br />
ZUM ERFOLG WIRD<br />
Die wichtigste Frage zum Einstieg lautet für jede Einrichtung gleichermaßen:<br />
„Wie gehe ich die E-Beschaffung am besten an?“ Oft wird diese<br />
Frage mit dem Kauf einer guten Software beantwortet – und erschöpft<br />
sich in Anforderungskatalogen mit umfangreichen Funktionswünschen<br />
an die Software. Ausgegangen wird dabei meist von den bestehenden<br />
nicht-digitalen Prozessen.<br />
Um dem komplexen Thema gerecht zu werden und die Vorteile von<br />
digitalen Beschaffungsprozessen zu nutzen, ist es aber sinnvoll, weit<br />
vorher anzusetzen. Dazu gehört, erst einmal eine Bestandsaufnahme<br />
vorzunehmen und u. a. folgende Fragen zu beantworten:<br />
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Welches Ziel wird mit der Einführung verfolgt?<br />
Wie sehen die bisherigen Beschaffungsprozesse aus?<br />
Sollen diese Prozesse genau so bestehen bleiben, oder sollen mit der<br />
Einführung einer elektronischen Lösung Prozessänderungen vorgenommen<br />
werden (z. B. zentrale vs. dezentrale Bestellungen)? Wenn<br />
ja, wie sehen die Prozesse dann aus?<br />
Wie werden die Finanzen bislang abgebildet, und wie können diese<br />
mit dem Beschaffungsprozess verknüpft werden?<br />
Sollen alle Prozessschritte digitalisiert werden?<br />
Standardisierte Fragen<br />
helfen bei der Feststellung<br />
des Ist-Prozesse und der<br />
nachfolgenden Analyse.<br />
DIE BASIS ERFOLGREICHER E-<strong>BESCHAFFUNG</strong>:<br />
PROZESSANALYSE<br />
Hier bietet sich ein Prozessmanagement an. Dabei werden die bisherigen<br />
Ist-Prozesse festgestellt, beschrieben und in einem Analyseschritt
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