E-BESCHAFFUNG

MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
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Neben den einzelnen Aufgaben wie z. B. Bestellung besteht der Gesamtprozess
aus zwei Ebenen:
Ebene I: Prozessebene
mit sämtlichen Abläufen der Beteiligten am Beschaffungsprozess,
wie z.B. das Auslösen einer Bestellung.
Ebene II: Finanzebene
mit monetären Auswirkungen der Abläufe im Beschaffungsprozess,
wie z. B. Mittelfestlegungen im Haushalt, auf einer Kostenstelle
oder die Bezahlung einer Rechnung.
In der digitalen Welt ist es nun möglich geworden, diese beiden Ebenen
intelligent miteinander zu verknüpfen, so dass eine Handlung in
Ebene I automatisch eine Änderung in Ebene II erzeugen kann. Damit
ist neben der Prozesssicherheit auch eine Sicherheit in der Finanzabbildung
realisierbar. Da die Daten digital vorliegen, können sie mit
entsprechenden modernen Werkzeugen auch bequem ausgewertet
und mit anderen Daten verknüpft und dann den Berichtsempfängern
zur Verfügung gestellt werden. Mit den Möglichkeiten zur Auswertung
und Dokumentation unterstützt der digitale Prozess notwendige operative
und strategische Entscheidungen.
Im digitalen Prozess lassen
sich kausale Zusammenhänge
zwischen Bestellung
und Haushalt abbilden
sowie Daten verknüpfen
und auswerten.
BETEILIGTE AM BESCHAFFUNGSPROZESS
Um die richtigen Entscheidungen für den Einsatz von Software im Beschaffungsprozess
treffen zu können, muss klar sein, wer im Prozess
in welcher Rolle eine Aufgabe zu erfüllen hat. Als praktikabel hat sich
dabei erwiesen, folgende grobe Einteilung vorzunehmen:
Beteiligte innerhalb der eigenen Organisation
mit operativen Aufgaben
mit strategischen Aufgaben
Beteiligte außerhalb der eigenen Organisation
In der nachfolgenden Grafik sind beispielhaft wichtige Beteiligte in
dem jeweiligen Cluster aufgeführt.