E-BESCHAFFUNG

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MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG 12 hinaus lassen sich durch die elektronische Beschaffung Preisreduzierungen umsetzen. Wirtschaftliche Berechnungen zeigen, dass solche Anpassungen erhebliche makroökonomische Effekte haben können. Bereits fünf Jahre nach Umstellung auf elektronische Verfahren bei der Beschaffung sei mit einer Steigerung des BIP um 0,1 bis 0,2 % zu rechnen – das entspricht in Deutschland 3,03 bis 6,05 Milliarden Euro. 24 Am Beispiel Portugals werden die möglichen Einsparungen auf Landesebene deutlich. Portugal nutzt bereits seit November 2009 elektronische Mittel für die meisten öffentlichen Beschaffungen – von der Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung. Die öffentlichen Auftraggeber können Beschaffungen dadurch schneller durchführen. 2010 wurden Einsparungen an Verwaltungsausgaben in Höhe von 28 Millionen Euro jährlich errechnet. 25 In Südkorea hat der voll entwickelte Online-Vergabemarkt bis 2007 jährliche Einsparungen im Umfang von 4,1 Milliarden Euro ermöglicht – das entspricht in etwa 8 % der gesamten jährlichen Beschaffungsausgaben. 26 Rechnungen von 2010 zufolge sparte die portugiesische Verwaltung 28 Millionen Euro durch die Umstellung auf die elektronische Beschaffung. In Südkorea ermöglicht der Online-Vergabemarkt jährliche Einsparungen von 4,1 Milliarden Euro. Auf Grundlage der Angabe eines jährlichen Beschaffungsvolumens zwischen 200 und 350 Milliarden Euro in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland ergibt sich bei vorsichtiger Schätzung ein Einsparpotenzial von 10 bis 20 Milliarden Euro. 27 Je 5 % an Einsparungen würden für den Vergabemarkt der EU etwa 100 Milliarden Euro in die öffentlichen Kassen zurückfließen. 28 Bei einem angenommenen Einsparpotenzial von insgesamt ca. 30 % 29 durch die E-Beschaffung ergeben sich damit 600 Milliarden Euro möglicher Einsparungen. In der EU sind Einsparungen von 600 Milliarden Euro durch die Nutzung der E-Beschaffung denkbar. 24 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 4. 25 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 11. 26 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 2f. 27 Vgl. Booz & Company (2011), S. 37 28 Vgl. Europäische Kommission (2012), S. 2. 29 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 4f.
MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG 13 E-BESCHAFFUNG ALS GANZHEITLICHER PROZESS Voraussetzung für die umfassende Ausschöpfung dieser Potenziale bei Prozessbeschleunigung, Qualitätsverbesserung und Kostensenkung ist die Einführung eines Systems, das möglichst den gesamten Prozess digital abbildet. Um eine größtmögliche Effizienzsteigerung zu erreichen, empfiehlt die Europäische Kommission eine genaue Überprüfung und Rationalisierung des Beschaffungsprozesses. Das heißt, papiergestützte Prozesse bedürfen einer Anpassung, bevor sie digital umgesetzt werden. Dass die digitale Nachahmung der papiergebundenen Prozesse den gewünschten Effekt der Effizienzsteigerung erzielt, ist eher unwahrscheinlich. 30 Die Beschaffung in ihrer digitalen Umsetzung umfasst eine Fülle von Aufgaben von der Bedarfsmeldung und Freigaben über Vergabeverfahren bis hin zum Warenempfang und zur Rechnungsbezahlung. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht, dass es sich dabei um einen ganzheitlichen Prozess handelt, der auch digital als solcher abgebildet werden sollte. ANSÄTZE HAUSHALT (EINZELPLAN/KAPITEL/TITEL) BEDARFSMELDUNG BÜNDELUNG / FREIGABE BESTELLUNG / MITTELBINDUNG WARENEINGANG/ LIEFERSCHEIN RECHNUNGS- EMPFANG Vergabeverfahren PRÜFUNG ANORDNUNG / BUCHUNG ZAHLUNG Veraktung Reporting zahlungsrelevante Daten VERBUCHUNG HAUSHALT (EINZELPLAN/KAPITEL/TITEL), JAHRESABSCHLUSS 30 Vgl. Europäische Kommission (2010), S. 3.
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