E-BESCHAFFUNG

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MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG 14 Neben den einzelnen Aufgaben wie z. B. Bestellung besteht der Gesamtprozess aus zwei Ebenen: Ebene I: Prozessebene mit sämtlichen Abläufen der Beteiligten am Beschaffungsprozess, wie z.B. das Auslösen einer Bestellung. Ebene II: Finanzebene mit monetären Auswirkungen der Abläufe im Beschaffungsprozess, wie z. B. Mittelfestlegungen im Haushalt, auf einer Kostenstelle oder die Bezahlung einer Rechnung. In der digitalen Welt ist es nun möglich geworden, diese beiden Ebenen intelligent miteinander zu verknüpfen, so dass eine Handlung in Ebene I automatisch eine Änderung in Ebene II erzeugen kann. Damit ist neben der Prozesssicherheit auch eine Sicherheit in der Finanzabbildung realisierbar. Da die Daten digital vorliegen, können sie mit entsprechenden modernen Werkzeugen auch bequem ausgewertet und mit anderen Daten verknüpft und dann den Berichtsempfängern zur Verfügung gestellt werden. Mit den Möglichkeiten zur Auswertung und Dokumentation unterstützt der digitale Prozess notwendige operative und strategische Entscheidungen. Im digitalen Prozess lassen sich kausale Zusammenhänge zwischen Bestellung und Haushalt abbilden sowie Daten verknüpfen und auswerten. BETEILIGTE AM BESCHAFFUNGSPROZESS Um die richtigen Entscheidungen für den Einsatz von Software im Beschaffungsprozess treffen zu können, muss klar sein, wer im Prozess in welcher Rolle eine Aufgabe zu erfüllen hat. Als praktikabel hat sich dabei erwiesen, folgende grobe Einteilung vorzunehmen: Beteiligte innerhalb der eigenen Organisation mit operativen Aufgaben mit strategischen Aufgaben Beteiligte außerhalb der eigenen Organisation In der nachfolgenden Grafik sind beispielhaft wichtige Beteiligte in dem jeweiligen Cluster aufgeführt.
Beteiligte am Beschaffungsprozess MACH EXPERTISE | E-BESCHAFFUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG 15 Prüfer (externe Revision) Lieferant Budgetprüfer & Co Zentraler Einkäufer Management Bedarfsprüfer Betreiber Ausschreibungsplattformen Lagerist Controller Bedarfsmelder Waren-/Lieferscheinprüfer Prüfer (interne Revision) INTERNE BETEILIGTE Buchhalter (Anlagen, Finanzen) INTERNE BETEILIGTE EXTERNE BETEILIGTE Bereits hier wird deutlich, welche umfangreichen Überlegungen bei der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses anzustellen sind. TYPISCHE AUFGABEN DER BESCHAFFUNG Im nächsten Schritt gilt es, Aufgaben zu definieren, die in den einzelnen Prozessschritten in Zukunft digital ausgeführt werden sollen. Als sinnvoll hat sich herausgestellt, die typischen Aufgaben der Beschaffung
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