Verhandlungen der Landessynode - Evangelische Landeskirche in ...

164 Anlage 6
April 2010
Anlage 6, Anlage 6
6. Schlussbericht
„Vernetzung in der Landeskirche“
1. Synodenbeschluss
Das Projekt wurde am 24.10.2002 durch die Landessynode zur Durchführung
in den Jahren 2002 bis 2005 beschlossen mit folgenden Maßgaben
beschlossen:
1. Die in der Vorlage des Landeskirchenrats ausgewiesenen Investitionskosten
während der Jahre 2003 bis 2005 in Höhe von 2,8 Mio. Euro
werden genehmigt. Die Deckung dieser Kosten erfolgt durch Entnahme
aus der Ausgleichsrücklage der Landeskirche. Über die Entwicklung
der Investitionskosten ist jährlich dem Finanzausschuss
zu berichten.
2. Die Betriebskosten für die Pilotphase im Jahr 2003 in Höhe von
79 Tausend Euro trägt die Landeskirche.
3. Die Kosten für den laufenden flächendeckenden Betrieb ab 2004
werden nach den jeweiligen Steueranteilen von Landeskirche und
Kirchengemeinden aufgeteilt und sind durch Einsparungen an
anderen Stellen abzudecken. Hierbei sind primär die Kosten der
Verwaltung zu prüfen. Nach vier bis fünf Jahre nach der Betriebsaufnahme
soll überprüft werden, ob die Kostenaufteilung angemessen
ist.
4. Die Landessynode bittet darum, sorgfältig zu prüfen, ob die Kosten für
den auftretenden Einführungsaufwand angemessen geplant worden
sind.
5. Sobald die Ausgaben unter 2. und 3. haushaltsmäßig gedeckt sind,
kann der Betrieb aufgenommen werden.
6. Es wird empfohlen, rechtzeitig darüber nachzudenken, wie die
ehrenamtlichen Mitarbeitenden in das System der Vernetzung eingebunden
werden können.
Es wird eine synodale Begleitung vorgesehen, die mit dem Projektleitungsteam
für den Rest der Projektlaufzeit in geeigneter Weise
zusammenarbeitet. Nach Möglichkeit sollte aus jedem der ständigen
Arbeitskreise eine Person benannt werden.
2. Ziele des Projekts (Kurzfassung)
• Alle landeskirchlichen Einrichtungen sind miteinander vernetzt.
• Neue Kommunikationsprozesse werden möglich: es kann direkt und
schnell digital kommuniziert werden.
• Die Bedienung der Systeme wird durch eine einheitliche, vom Internet
her bekannte Benutzungsoberfläche vereinfacht.
• Informationen und Materialien können schneller verbreitet werden
und sind besser zugänglich.
• Verwaltungsabläufe werden einfacher und kostengünstiger.
3. Stand der Zielerreichung
(Anlagen 1–3: aktualisierte Projektübersicht, -Strukturplan, -Phasenplan)
1. Entwicklung des Projekts
1.1 Die Sicherheitstechnik hat sich grundlegend zu einem geschlossenen
und sicheren System verändert, das Anwendungen in verschiedenster
Form landesweit zulässt sowie eine Sicherheitstechnik mit höchstem
Standard bietet.
1.2 Die ursprüngliche Planung wurde beibehalten und kontinuierlich an
der Einbindung der Kirchenbezirke und Kirchengemeinden gearbeitet
(bisher 21 von 28), während die zentrale Verwaltung (EOK und seine
Dienststellen) und die Verwaltungsstellen (VSA, KVA, DW‘s der Kirchenbezirke)
in den Kirchenbezirken mit insgesamt rd. 900 Benutzerinnen
und Benutzern bereits in der ersten Phase eingebunden wurden.
2. Kooperationen im Projekt
2.1 Die Dimension dieses Projektes war so weit gefasst, dass viele Akteure
in der Landeskirche beteiligt waren und weitgehende Veränderungsprozesse
mit dem Projekt verbunden waren, v.a. in der Verwaltung durch
die Einführung neuer Systeme und Prozesse.
2.2 Durch die mit Hilfe der betroffenen Akteure (Dienststellen, Einrichtungen
der Landeskirche) zu Beginn erstellten Analyse und Bedarfserhebung
wurde eine Vielfalt von Erwartungen deutlich, die eine Fokussierung auf
das Machbare erforderlich machte. Dabei haben sich die klaren Vorgaben
der Landessynode und die Einrichtung der synodalen Begleitgruppe als
sehr hilfreich erwiesen.
2.3 Belastend für das Projekt war der enorme Aufwand, der bis zur vollständigen
Etablierung des neuen IT-Bereichs geleistet werden musste.
Die Projektassistenz (1,0 Deputat) hat sich als unerlässlich erwiesen,
auch wenn angesichts der Dimensionen des Projekts immer wieder
Grenzen des Machbaren erreicht wurden.
2.4 Die Zusammenarbeit mit den Unternehmensberatern der Fa. HLP,
Herr Lukas und Herr Schmidt, sowie mit den beteiligten Firmen zum Aufbau
der technischen Plattform, der Betriebssystematik und der Anwendungen
war reibungslos und gut. Grundlage waren hierzu klare Vereinbarungen
und Regelungen zur Bewältigung von schwierigen Situationen.
2.5 Die Zusammenarbeit mit den Vertreterinnen und Vertretern der Kirchenbezirke
war offen und konstruktiv. durch viele Informationsgespräche
auf allen Ebenen der beteiligten Kirchenbezirke konnte Vertrauen gewonnen
werden. Mit individuellen Einführungsstrategien wurde gemeinsam
mit Haupt-und Ehrenamtlichen die Einführung in den Kirchenbezirken
geplant und durchgeführt.
3. Dokumentation des Projektes und Darstellung der Ergebnisse
Das Projekt war in vier große Bereiche gegliedert:
1. Aufbau der Systemtechnik und der Sicherheitstechnik
2. Aufbau der zentralen Plattform mit einheitlichem Erscheinungsbild
3. Erstellen von Anwendungen als Beispiele für die Nutzungsmöglichkeiten
4. Einbindung der Weiterentwicklung von EKIBA (Basisrelaunch)
3.1 System, Netzwerk, Sicherheitstechnik
Die Schaffung einer stabilen System- und Sicherheitstechnik war
zunächst die Basis für alles weitere Handeln. Durch das Gutachten von
Prof. Henning war deutlich geworden, dass auch die Kirche Besonderheiten
im Umgang mit schützenswerten Daten aufweist. In der Grundplanung
wurde daher alles Erdenkliche getan, um darauf aufbauend
wichtige Grundsysteme auf dieser Plattform betreiben zu können. Die
notwendigen Schnittstellen zum Kirchlichen Rechenzentrum wurden
mit einbezogen, so dass die operativen Systeme des Meldewesens,
des Personalwesens und der Buchhaltung mit der neuen Plattform verbunden
wurden. Durch ein überwachtes Zugangssystem kann nun
sowohl in den Dienststellen als auch von außerhalb (weltweit über das
Intranet) auf alle Daten gesichert zugegriffen werden. Alle Angriffe durch
Viren u.ä. wurden bisher erfolgreich verhindert. Die Systeme laufen stabil,
und anfängliche Ausfallgründe wurden analysiert und behoben.
3.2 Email Grundfunktionen und Infrastruktur
Der sicherlich stärkste Eingriff in die bisherigen Strukturen war die
Festlegung von einheitlichen Email-Adressen und die zentrale Benutzerverwaltung.
Die neu gewonnene Infrastruktur ermöglicht es heute, ohne
zusätzliche Verschlüsselung und Authentifizierung innerhalb des Systems
zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Allein die Zulassung zum
System reicht dafür aus, das System verschlüsselt automatisch. Bei Einhaltung
der vorgegebenen Datenschutzregeln (z.B. Geheimhaltung des
Passworts) ist ein hoher Standard des Datenschutzes und der Datensicherheit
garantiert. Gemeinsam genutzte Kalenderfunktionen, Terminvereinbarungen,
Aufgabenvormerkungen und teilweise Nutzung von
Faxfunktionen sind ebenso selbstverständlich wie die Anbindung von
transportablen technischen Assistenten (Palm, Blackberry etc.).
3.3 Anwendungen und Nutzungsmöglichkeiten
In der Analysephase wurde klar, dass viele Bedürfnisse bestehen und
hohe Anforderungen gestellt werden. Die Gliederung und Auswahl
gestaltete sich als schwierig, und so wurden drei Nutzungsbereiche
festgelegt und die Anforderungen darunter subsumiert:
• Information: Adressen, Dokumente, Versand
• Korrespondenz: Briefverkehr, Registratur und Archiv, Formulare
• Verwaltung: Personalwesen, Meldewesen, Finanzwesen, Liegenschaften
Es war von Anfang an klar, dass innerhalb des Projekts nicht alle Themenbereiche
angegangen und realisiert werden konnten. Die Auswahl fiel
daher schwerpunktmäßig auf die Information und auf die Formulare innerhalb
der Korrespondenz. Bedarfe der Verwaltung wurden zurückgestellt,
da die zu ihrer Erfüllung nötigen Anwendungen aufgrund des Volumens
außerhalb der Kommunikationsplattform etabliert werden müssen, jedoch
wurde immer an den Zugang über das Intranet gedacht. Die Bedarfe im
Bereich der Korrespondenz sollten von Anfang an außerhalb des Projekts
unter der Thematik eines Dokumentenmanagementsystems abgewickelt
werden. Für die Ablage und Archivierung der Emails war jedoch eine
Systematik anzudenken und zu realisieren.
So hat das Projektteam die Realisierung und Einführung folgender
Anwendungen vorgeschlagen, welche dann durch die Erstellung eines
Pflichtenhefts und Beauftragung der Fachfirmen angegangen werden
konnte: