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Es empfiehlt sich, alte Rechnungen und Kontoauszüge
regelmäßig auszusortieren. Doch Vorsicht:
Es gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen!
Und zwar sowohl für geschäftliche als auch für private
Unterlagen. Deshalb sollten Sie genau prüfen, was
wirklich in den Schredder kann.
Sie türmen sich auf dem Schreibtisch. Ballen sich in
Schubladen, Schachteln und Regalen. Und quellen aus Ihren
Ordnern. Papiere! Kein Zweifel: Das papierlose Büro
ist noch längst nicht Wirklichkeit geworden. Ganz im Gegenteil.
Es wird mehr gedruckt und aufgehoben als je zuvor.
Dabei spricht vieles dafür, die zunehmende Flut an Papieren
einzudämmen. So gewinnt man Platz und Transparenz.
Man kann sich wieder besser auf das Wesentliche konzentrieren.
Doch bevor Sie jetzt den Reißwolf einschalten,
sollten Sie diesen Artikel aufmerksam lesen. Denn wir
haben für Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
nach HGB und AO
Für Gewerbetreibende gilt die Aufbewahrungspflicht. Das
bedeutet, dass Sie Ihre Geschäftsunterlagen verfügbar
halten müssen. Jedenfalls für die festgesetzte Zeit.
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung
(AO) geregelt. Diese schreibt zudem ab einem
Umsatz von 500.000 Euro bzw. ab einem Gewinn von
50.0000 Euro pro Jahr eine Buchhaltung und das Führen
von Aufzeichnungen vor.
Im Bereich „Handelsrecht“ gelten die Vorschriften des
Handelsgesetzbuches (HGB). Darüber hinaus existieren
noch Gesetze und Verordnungen für spezielle Berufe und
Tätigkeiten, die zur Buchhaltung verpflichten. Grundsätzlich
gilt: Abhängig vom jeweiligen Dokument kann die Aufbewahrungsfrist
sechs oder zehn Jahre betragen.
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:
• Buchungsbelege (je nach Geschäftsvorfall betrifft das
beispielsweise folgende Bereiche: Rechnungen, Kontoauszüge,
Bewertungsunterlagen, Quittungen,
Schecks, Wechsel, Eigenbelege, Saldenlisten, Lohn- und
Gehaltsabrechnungen, Kassenberichte, Steuerbescheide,
Lieferscheine, Auftragszettel, Vertragsurkunden,
Reisekostenabrechnungen und Warenbestands
aufnahmen)
• Eröffnungsbilanzen und (für deren Verständnis erforderliche)
Organisationsunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Handelsbücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Lageberichte
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
• Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz (sowohl
die empfangenen als auch die von Ihrem Unternehmen
versandten)
• Alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen
Platz sparen mit gesetzlicher Erlaubnis
Ihre räumlichen Kapazitäten stoßen angesichts der
Fülle an Dokumenten an Grenzen? Keine Sorge: Nur die
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