DIN 5008 von A bis Z – So beeindrucken Sie mit perfekt gestalteten ...

DIN 5008 von A bis Z – So beeindrucken Sie mit perfekt
gestalteten Briefen
Wozu überhaupt eine DIN 5008?
Die DIN erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit denen sich Schriftstücke
leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt nicht fest, was zu
schreiben ist, sondern wie.
Das „Wie“ ergibt Sinn, wenn Ihnen eine Corporate Identity
wichtig ist. Es ist empfehlenswert, wenn Sie in Ihrem
Sekretariat, Ihrer Abteilung – am besten in Ihrer gesamten
Firma – auf ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz achten.
Mit einem einheitlichen Schriftbild arbeiten Sie empfängerorientiert
Ein weiteres Argument für Sie, sich an den Empfehlungen der DIN 5008 zu orientieren: Während
Ihres Urlaubs oder wenn Sie erkrankt sind, erledigt oftmals eine Vertretung die anfallende
Korrespondenz. Wenn diese Dame oder dieser Herr eigene Vorstellungen von der Gestaltung eines
Briefs hat, sehen Schriftstücke ganz anders aus als die, die Sie geschrieben hätten. Sind Sie nicht
auch der Meinung, dass der Empfänger, der sonst von Ihnen geschriebene Briefe erhält, dies als
merkwürdig bis verwirrend empfinden könnte?
Manchmal hilft die DIN nicht weiter
Wenn Sie sich an den Empfehlungen der DIN 5008 orientieren, ist dies sicherlich einfacher, als
selbst komplette Richtlinien für die Gestaltung von Briefen „auszutüfteln“. Doch manchmal lässt
sich die Norm nicht so ohne Weiteres auf den eigenen Firmenbriefbogen übertragen.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Erstellen Sie eine firmeneigene Richtlinie, die sich
an der DIN orientiert und sich den Firmengegebenheiten anpasst. So wissen immer alle Mitarbeiter,
was wie geschrieben wird, und Ihre Firma tritt nach außen einheitlich auf (Corporate Identity).
Wer erstellt die DIN?
Die DIN 5008 wurde im Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA),
Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA „Textverarbeitung“, überarbeitet. Daran haben Mitarbeiter von
Verlagen, Lehrer, Sekretärinnen und Vertreter aus der Wirtschaft mitgewirkt.
Lässt sich die DIN mit einer zeitgemäßen Korrespondenz vereinbaren?
Zeitgemäße Korrespondenz, seien es Briefe oder E-Mails, gehen nicht immer Hand in Hand mit den
Empfehlungen der DIN 5008. In den Anwendungsbeispielen finden sich Formulierungen oder
Gestaltungsbeispiele, die wir vom SekretärinnenBriefeManager Ihnen nicht empfehlen würden.
So finden wir es nachlässig, den Namen nach der Unterschrift nicht mit dem PC zu wiederholen.
Auch raten wir Ihnen von der internationalen Schreibweise des Datums ab.
Immer dann, wenn wir für Sie eine andere Empfehlung haben als die DIN 5008, erhalten Sie dazu
in diesem Beitrag einen Hinweis.
Generell gilt jedoch: Orientieren Sie sich an der DIN 5008 – denn sie gibt wichtige Empfehlungen,
die auch mit der Deutschen Post AG abgestimmt sind.

DIN 5008 von A bis Z – Abkürzungen
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Die DIN 5008 äußert sich nur zur Schreibweise von Abkürzungen und nicht dazu, ob und wann sie
verwendet werden können oder sollten. Deshalb vorweg ein paar Worte, wie Sie Abkürzungen
verwenden sollten:
Mit Abkürzungen mindern Sie die Leserfreundlichkeit von Briefen. Oft leidet sogar die
Verständlichkeit, da einige Ihnen geläufige Abkürzungen dem Empfänger Ihres Briefs
möglicherweise unbekannt sind.
Außerdem: Abkürzungen wirken unhöflich. Sie signalisieren damit, dass Sie sich für den
Empfänger nicht die Zeit nehmen, Wörter auszuschreiben.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Verzichten Sie weitgehend auf Abkürzungen, und
verwenden Sie, wenn überhaupt, nur solche, die jeder versteht.
So werden Abkürzungen DIN-gerecht geschrieben
Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden, erhalten einen Punkt, der ohne
Leerschritt an das abgekürzte Wort gesetzt wird.
evtl. (ausschreiben ist besser)
lfd. (ausschreiben ist besser)
ggf. (ausschreiben ist besser)
Mio.
Mrd.
zzgl. (ausschreiben ist besser, außer in Tabellen zum Beispiel)
zz. (korrekte Abkürzung für „zurzeit“ nach neuer Rechtschreibung- besser ausschreiben)
Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort
als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie
abgekürzt sind – Leerschritte.
Beispiele für die richtige Schreibweise von Abkürzungen:
i. A. im Auftrag
i. V. in Vollmacht
z. B. zum Beispiel
o. g. (ausschreiben ist besser – oder ganz vermeiden) oben genannt
u. v. m. (keine empfehlenswerte Abkürzung) und vieles mehr
Ausnahmen
Ausnahmen zu der oben genannten Regel stellen die Abkürzungen „usw.“ und „usf.“ dar. Sie
werden wie ein Wort behandelt. Also nie ausschreiben!
Es gibt Abkürzungen, die wie selbstständige Wörter behandelt oder buchstäblich gesprochen
werden. Sie enthalten weder Punkt noch Komma und werden deshalb ohne Leerschritt geschrieben.
Beispiel:
AG Aktiengesellschaft
HGB Handelsgesetzbuch
EU Europäische Union
OHG Offene Handelsgesellschaft
Pkw Personenkraftwagen

KG Kommanditgesellschaft
USA United States of America
Beachten Sie:
Es spricht nichts dagegen, die zuletzt aufgeführten Abkürzungen zu verwenden, weil die
mittlerweile Einzug in den täglichen Sprachgebrauch gehalten haben. Niemand sagt heutzutage
mehr: „Ich fliege nächste Woche in die United States of America.“

DIN 5008 von A bis Z – Anlagevermerk
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Am Ende eines Schreibens auf mögliche Anlagen hinzuweisen ist nach wie vor aktuell und
keineswegs veraltet. Wenn Sie Ihren Namen nicht maschinenschriftlich am Ende des Briefs
wiederholen (davon ist aus Gründen der Höflichkeit abzuraten), sondern lediglich unterschreiben,
sollten Sie vier Mal schalten; Sie lassen also drei Leerzeilen vor dem Vermerk "Anlage".
Wiederholen Sie hingegen Ihren Namen per PC – das ist die empfehlenswerte Variante –, lassen
Sie eine Leerzeile zwischen dem PC-geschriebenen Namen und dem Anlagevermerk.
Beispiel 1:
1
2
3
4
5
6
7
Mit freundlichen Grüßen
Gabi Müller
Anlage
Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden.
Beachten Sie: Nach dem Wort „Anlage“ steht nie ein Doppelpunkt, und es wird nicht
unterstrichen.
Beispiel 2:
1 Mit freundlichen Grüßen
2
3
4
5 Gabi Müller
6
7 Anlagen
8 Rechnung
9 Lieferschein
Wenn Ihr Brief besonders lang ausfällt oder Sie mehrere Anlagen aufführen möchten, passiert es
leicht, dass der Platz auf dem Briefbogen nicht ausreicht.
In diesem Fall können Sie den Anlagenvermerk rechts neben die Grußformel setzen. Laut DIN soll
der Abstand vom linken Rand bis zum Anlagenvermerk 125 Millimeter betragen.
Der Anlagevermerk ist somit in einer Fluchtlinie mit dem Informationsblock. Der Abstand des
Anlagevermerks beträgt also mindestens eine Zeile vom eigentlichen Brieftext.
Beispiel 3:
1 Text Text Text Text Text
2 Text Text Text Text Text Text
3
4 Mit freundlichen Grüßen aus Lippstadt Anlagen
5
6 Gabi Müller
Sie müssen nicht alle Anlagen einzeln aufführen. Es genügt, wenn Sie das Wort schreiben. Wenn
Sie die Anlagen aufführen, dann muss dies komplett geschehen. Sie sollten nicht nur bestimmte
Anlagen erwähnen

DIN 5008 von A bis Z – Anschriftenfeld
Der Bereich für das gesamte Brieffenster heißt „Anschriftenfeld“. Das Anschriftenfeld insgesamt
darf nicht mehr als neun Zeilen lang und damit 40 mm hoch sein (85 mm breit).
Inhalt des Anschriftenfeldes ist die Aufschrift (alle neun Zeilen). Bestandteil der Aufschrift ist die
Anschriftenzone, die nun verkleinert wurde (Leerzeile fällt weg). Sie umfasst maximal sechs Zeilen
und hat eine Höhe von 27,3 mm sowie die Zusatz- und Vermerkzone, die jetzt maximal drei Zeilen
betragen darf. Sie ersetzt die bisherigen zwei Zeilen für postalische Vermerke.
Bislang war es optional, ob Sie die Adresse mit oder ohne Leerzeile schreiben. Ab sofort fällt die
Leerzeile weg.
Die Gründe für den Wegfall der Leerzeile sind:
1. Die nationalen und internationalen Anschriften sollen vereinheitlicht werden. Im übrigen
Europa und in anderen Ländern wird keine Leerzeile in den Anschriften verwendet.
2. Im Bereich der elektronischen Frankierung wird bereits auf die Leerzeile verzichtet.
3. Die Bearbeitung der maschinell verarbeiteten Sendungen kann schneller erfolgen.
Alt (und falsch): Neu (und richtig):
Schröder GmbH Schröder GmbH
Herrn Klaus Reiter Herrn Klaus Reiter
Merowingerstraße 12 Merowingerstraße 12
83334 München
83334 München
Das Anschriftenfeld wurde neu „aufgeteilt“
Im Anschriftenfeld stehen Ihnen neun Zeilen zur Verfügung. Das war vorher so und ist jetzt noch
immer so.
Die Neuerung: Hatten Sie vorher zwei Zeilen für Zusätze und Vermerke zur Verfügung, sind es
jetzt drei Zeilen. Zusätze und Vermerke sind beispielsweise: Persönlich; Nicht nachsenden;
Einschreiben
So sieht das korrekte Anschriftenfeld aus:
1
2
3
1
2
3
4
5
6
Zusätze und Vermerke (3 Zeilen)
Anschrift (6 Zeilen)
Beispiel:
1 Büchersendung
2 Wenn unzustellbar, bitte mit neuer
3 Anschrift zurück
1 Schröder GmbH
2 Herrn Bernd Schlau
3 Gebäude 3 A
4 Abteilung 3 RT/II
5 Postfach 12 34
6 83334 München

Ebenfalls NEU: Laut alter DIN befand sich zwischen dem Vermerk und der Adresse immer eine
Leerzeile, ab sofort nicht mehr. Setzen Sie keine Leerzeile mehr zwischen dem Vermerk und der
Adresse!
So platzieren Sie Vermerke richtig
� Einzeilige Vermerke beginnen in Zeile 3.
� Zweizeilige Vermerke beginnen in Zeile 2.
� Dreizeilige Vermerke beginnen in Zeile 1.
Gibt es keine Vermerke oder Vorausverfügungen, bleiben die ersten drei Zeilen des
Anschriftenfelds leer.

DIN 5008 von A bis Z – Anschrift, Ausland
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Der Aufbau der Auslandsanschriften entspricht im Wesentlichen dem Aufbau der inländischen
Anschriften.
Es gibt jedoch einige Besonderheiten zu beachten.
Sehr oft sieht man noch ausländische Anschriften, die so geschrieben werden:
Falsch daran ist:
1. Das „B“ dürfen Sie nicht mehr angeben. Da Briefeschreiber immer wieder unterschiedliche
Abkürzungen für verschiedene Länder verwendet haben, verlängerte dies mitunter die
Postlaufzeiten erheblich. Das Länderkennzeichen vor den Ort zu setzen ist falsch. Diese
Regelung gibt es schon seit 2001!
2. Der Ortsname sollte nicht in Deutsch, sondern, wenn möglich, in der Landessprache
geschrieben werden.
3. Der Ortsname wurde nicht in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.
So sieht eine korrekt gestaltete Auslandsanschrift aus:
Madame
Clodette Linton
Rue du Cheval 13
53454 LIEGE
BELGIEN
Diese Regeln gelten für Auslandsanschriften:
� Keine Leerzeilen in der Anschrift
� Kein Länderkennzeichen
� Der Ort wird in der Landessprache, also „LIEGE“, „FIRENZE“ oder „BUCURESTI“
geschrieben, wenn möglich.
� Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.
� Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache in Versalien unterhalb des
Bestimmungsorts.

�
Muster eines korrekt gestalteten Briefumschlags
1. Kompletten Absender links oben angeben. Auch wenn Sie einen Freistempler verwenden,
sollten Sie bei Sendungen ins Ausland auf die Angabe der Absenderadresse nicht
verzichten.
2. Postwertzeichen oder Freistempelabdrucke gehören nur in die rechte obere Ecke der
Aufschriftenseite.
3. Beförderungsvermerk nicht vergessen – auch nicht bei Europabriefen!
4. Bestimmungsort ohne vorherige Leerzeile und nach Möglichkeit in der Sprache des
Bestimmungslandes schreiben.
5. Bestimmungsort und –land in Großbuchstaben schreiben.

DIN 5008 – So zählen Sie korrekt auf
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Wenn Sie in einem Schriftstück etwas aufzählen möchten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten,
die Aufzählung DIN-gerecht zu gestalten.
Generell gilt: Aufzählungen werden vom übrigen Text in jedem Fall durch eine Leerzeile sowohl
am Beginn als auch am Ende abgesetzt.
Beispiel 1:
Bei uns erhalten Sie
1. Tische,
2. Stühle,
3. Sessel,
4. Sofas.
Alles in bester Qualität.
Hinter dem letzten Glied der Aufzählung steht ein Punkt, da damit in diesem Fall ein Satz endet.
Hinter den vorhergehenden Bestandteilen der Aufzählung steht jeweils ein Komma.
Die einzelnen Elemente einer Aufzählung können jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt
werden. Dies empfiehlt sich allerdings nur, wenn die einzelnen Aufzählungselemente sich über
mehrere Zeilen erstrecken – siehe Beispiel 2. Verzichten Sie bei einzeiligen Aufzählungselementen
wie in Beispiel 1 lieber auf die Leerzeile. Das sähe sonst sehr in die Länge gezogen aus.
Beispiel 2:
Das Sekretärinnen-Handbuch bietet Ihnen
� praxisorientierte Informationen: alles rund um die DIN 5008, Organisations- und
Chefentlastungs- Tipps, Strategien für Ihre optimale Kommunikation, Lösungen für den
Umgang mit schwierigen Mitarbeitern
� ausgesuchte Spezialisten: Alle Autorinnen und Autoren verfügen über qualifiziertes
Spezialwissen. Das Sekretärinnen-Handbuch bietet Ihnen außerdem 24-Stunden-Hilfe
per E-Mail und in der Redaktionssprechstunde.
Sie können auch Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen verwenden:
Wir liefern:
� Kopierer
� PCs
� Drucker
� Schreibtischzubehör
Aufzählungen können auch mehrstufig sein und eingerückt werden.
Beispiel 3:
Wir haben uns auf verschiedene Bereiche spezialisiert:
1. Rund um den Garten

a) Zwiebeln
b) Frischblumen
c) Gartengeräte
2. Rund ums Haus
a) Werkzeuge
b) Bodenbeläge
c) Stoffe
Überzeugen Sie sich von unserer Qualität.
Beachten Sie: In den DIN-Beispielen steht die Einrückung in der Fluchtlinie mit dem ersten
Buchstaben der Überschrift.
In der Praxis lässt sich das mit dem Textverarbeitungsprogramm nur bewerkstelligen, wenn Sie auf
den Gliederungsmodus verzichten und mit Tabulatoren arbeiten.

DIN 5008 von A bis Z – Zahlen
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Zahlen sollten dreistellig mit Leerzeichen gegliedert werden. Bei Zahlen mit Komma erfolgt die
Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.
Beispiele:
� 2 000 Stück
� 50 000 000 Einwohner
� 89 000 Stück
� 0,563 34
Die Gliederung mit Punkt ist nur bei Geldbeträgen empfohlen.
Bankleitzahlen
Die Bankleitzahl wird so untergliedert: Dreierblock, ein Leerzeichen, Dreierblock, ein Leerzeichen,
Zweierblock. Der Bankleitzahl wird ein „BLZ“ ohne Doppelpunkt vorangestellt.
Beispiel:
BLZ 416 700 27
IBAN
Für internationale Angaben gilt folgende Schreibweise: fünfmal Vierergruppe, einmal Zweiergruppe.
Beispiel:
IBAN DE89 1234 4762 4758 1234 00
Geldbeträge
Geldbeträge sollen sicherheitshalber vor dem Komma dreistellig mit Punkt gegliedert werden:
Beispiel:
� 78.100 €
� 3.457 EUR
� EUR 345.000,34
� € 21.456,24
Kontonummern
Zur Schreibweise von Kontonummern macht die DIN keine Empfehlungen.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Schreiben Sie Kontonummern lesefreundlich.
Gliedern Sie sie von links in Dreier- und Zweierblöcke auf. Beispiel:
� 614 29 56
� 625 90
Postleitzahlen
Postleitzahlen werden nicht gegliedert.
Beispiel:
53498 Bad Breisig
Postfachnummern
Postfachnummern werden zweistellig von rechts gegliedert.
Beispiele:
� 3 22 63
� 12 45 68

DIN 5008 von A bis Z – Berufsbezeichnung
Schreibweise von Professor, Doktor und Diplom-Ingenieur sowie Berufsbezeichnungen
Immer wieder taucht die Frage nach der korrekten Platzierung von Titeln und akademischen
Graden auf.
Der Professor
Der „Professor“ wird abgekürzt, also „Prof.“, und wird vor dem Namen geschrieben.
Beispiel:
Herrn
Prof. Dr. Peter Oberwichtig
Die neue, aktuelle Empfehlung für alle Professoren.
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Wir widersprechen der DIN und empfehlen
Ihnen, den „Professor“ auszuschreiben. Wir finden das höflicher – und warum auch nicht, wenn der
Platz ausreicht?
Akademische Titel und Diplome in der Anschrift
Akademische Titel und Diplome wie zum Beispiel „Dr“. und „Dipl.-Ing.“ stehen unmittelbar vor dem
Namen, also in derselben Zeile.
Beispiel:
Herrn
Dr. Werner Stark
Der Doktortitel steht immer abgekürzt vor dem Namen.
Bachelor und Master in der Anschrift
Bachelor- und Mastergrade (wie B. A., B. SC., M. A., M. Sc.) stehen hinter dem Namen.
Beispiel:
Frau
Sabine Finstermann B. A.
Berufsbezeichnungen in der Anschrift
Berufsbezeichnungen hingegen wie zum Beispiel Direktor oder Rechtsanwalt werden hinter „Herrn“
beziehungsweise „Frau“ geschrieben.
Beispiel:
Herrn Rechtsanwalt
Dr. Gerd Müller
Herrn Vorstandsvorsitzenden
Rolf Milser
Vorbis AG
Beachten Sie: Sehr häufig sieht man „Rechtsanwalt“ abgekürzt mit „RA“. Schreiben Sie ihn besser

aus. Die Abkürzung verschafft Ihnen keinen wirklichen Vorteil, auch wenn Sie ein paar Anschläge
einsparen.
Die SekretärinnenBriefeManager-Empfehlung: Längere Berufsbezeichnungen können Sie auch
unterhalb des Namens platzieren. Das wirkt eleganter als beispielsweise die etwas umständlich
klingende Formulierung „Vorstandsvorsitzenden“.
Beispiel:
Herrn
Rolf Milser
Vorsitzender des Vorstands
Musteranschriften, die jede Frage beantworten
Platzierung von „Frau“ oder „Herrn“:
Frau
Sibylle Wagner
Wilkingheger Weg 34
44573 Düsseldorf
Herrn Claus Neumann
Bergstraße 12
46235 Düsseldorf
Ob Sie die „Frau“ oder den „Herrn“ unmittelbar vor den Namen oder in die Zeile darüber schreiben,
bleibt Ihnen überlassen.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Schreiben Sie „Frau“ oder „Herrn“ auf jeden Fall
in Ihre Anschrift. Wenn Sie es wegließen, würden Sie dem einen oder anderen Empfänger vielleicht
„auf die Füße treten“. Es könnte als unhöflich empfunden werden.
Platzierung und Schreibweise von „Doktor“:
Frau
Dr. Karin Schreier
Detmolder Straße 8
55632 Köln
Der „Doktor“ und die „Doktorin“ stehen abgekürzt vor dem Namen.
Platzierung und Schreibweise des
Professors:
Herrn
Professor Dr. Peter Riedinger-Schüller
Bahnhofstraße 8
01364 Chemnitz
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Kürzen Sie den „Professor“ nur ab, wenn er
ausgeschrieben nicht mehr vor den Namen passt. Die DIN empfiehlt, ihn immer abzukürzen.
Platzierung und Schreibweise von Berufsbezeichnungen
Rechtsanwältin/Direktor:
Frau Rechtsanwältin
Dr. Gerda Richter
Hermannstraße 14-16
78495 Stuttgart
Herrn Direktor

Markus Mehler
Leibnitz KG
Postfach 12 76
75984 Rüsselsheim
Bei „Rechtsanwältin“ handelt es sich wie bei einem „Direktor“ um eine Berufsbezeichnung. Deshalb
steht die „Rechtsanwältin“ oberhalb und nicht in der Zeile des Namens.
Diplom-Ingenieur:
Herrn
Dipl.-Ing. Hans Kaiser
Auf dem Hufe 43
66594 Wiesbaden
Der „Dipl.-Ing.“ steht abgekürzt vor dem Namen. Die Tendenz in der zeitgemäßen Korrespondenz:
Man schreibt den „Dipl.-Ing.“ immer seltener davor, es sei denn, Sie wissen, dass der Empfänger
großen Wert darauf legt.
So schreibt man den
Vorstandsvorsitzenden an:
Herrn Michael Stolz
Vorsitzender des Vorstands
Vorbis AG
Kleiststraße 12-20
75837 Mannheim
Anstelle von „Herrn Vorstandsvorsitzenden“ haben wir uns für die elegantere Methode entschieden
und die „Amtsbezeichnung“ unter den Namen im Nominativ gesetzt.

DIN 5008 von A bis Z – Betreff
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Die Betreffzeile ist kein Muss. Sie können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll erscheint.
Folgendes müssen Sie dabei beachten:
� Die Betreffzeile wird nicht durch das Wort "Betreff", "Betr." oder "Betrifft" oder Ähnliches
eingeleitet.
� Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.
� Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Andere Satzzeichen hingegen, wie
zum Beispiel Ausrufezeichen (Wir haben ein ganz besonderes Angebot für Sie!), können Sie
verwenden.
� Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Die Betreffzeile sollte aus optischen
Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.
� Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile hervorgehoben werden.
� Laut DIN können Sie den Betreff farbig oder durch Fettdruck hervorheben.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Verwenden Sie in Geschäftsbriefen nur
Fettdruck, um die Betreffzeile besonders hervorzuheben. Farbige Betreffs eignen sich nur
für Glückwunschreiben und Ähnliches.
� Wenn Sie keine Bezugszeichenzeile verwenden, müssen Sie einen Abstand von zwei Zeilen
zum Anschriftenfeld (nicht zur Anschrift!) frei lassen.
� Lassen Sie also nach der neunten Zeile des Anschriftenfelds bei fehlender
Bezugszeichenzeile noch zwei Zeilen frei, bevor Sie den Betreff schreiben. Bei normalen
Anschriften sind dies h häufig vier Leerzeilen zwischen der letzten Zeile der Anschrift und
der Betreffzeile.
Beispiel:
1
2
3
1 Frau
2 Dr. Bettina Schröder
3 Schulzstraße 12
4 87653 München
5
6
1
2
3 Ihr Schreiben vom 20. April 2012

DIN 5008 von A bis Z – Datum
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Neue Empfehlung zur Schreibweise des Datums
Mit der 2011er Überarbeitung der DIN 5008 stärkt die DIN die Verwendung der
Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2012-04-23 für 23. April 2012. Sie lehnt sich damit an
die ISO 8601 an.
Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 12-04-
23.
Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:
� 23.04.2012 – sofern keine Missverständnisse entstehen
� 23. April 2012 – einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg
Der Monatsname, so die DIN, soll im Fließtext nicht abgekürzt werden. Daraus kann man
schließen, dass Sie den Monatsnamen außerhalb des Fließtextes abkürzen dürfen, zum Beispiel
„Dez.“.
In der letzten Überarbeitung der DIN 5008 aus dem Jahr 2005 waren sehr viel mehr
Datumsschreibweisen erlaubt. Mit dieser Überarbeitung gibt es nur noch 4 Schreibweisen.
Beispiel:
� 2012-04-23
� 23.04.2012
� 23. April 2012
� Bei den Monaten: Jan. = Januar, Feb. = Februar, Aug. = August, Sept. = September, Okt.
= Oktober, Nov. = November, Dez. = Dezember, können Sie auch die Abkürzung des
Monats schreiben z. B.
o 13. Jan. 2011 (Diese Schreibweise sollte allerdings nicht im Fließtext verwendet
werden.)
Das meint der SekretärinnenBriefeManager dazu: Die DIN sagt, dass Sie die Schreibweise
23.04.2012 verwenden dürfen, wenn keine Missverständnisse entstehen. Wir fragen uns: Wo sollte
da ein Missverständnis aufkommen? Sehr viel missverständlicher finden wir die Schreibweise 2012-
04-23.
Unsere Empfehlung lautet daher: Verwenden Sie nicht die internationale Schreibweise (die
Amerikaner schreiben übrigens nicht 2012-04-23, sondern 2012-23-04 und meinen damit den 23.
April), da sie nicht empfängerorientiert ist und zu Missverständnissen führen kann. Im Fließtext
empfehlen wir Ihnen, die alphanumerische Schreibweise zu verwenden: 23. April 2012

DIN 5008 von A bis Z – Beispiel für einen normalen
Geschäftsbriefbogen
Hinweis! Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die farbig hinterlegten Bereiche
Mustermann GmbH Beispiel-Straße 12 12345 Beispielhausen
Firma
Ansprechpartner
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
Seminare, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten
Sehr geehrte Frau Muster,
die aktuellen Seminare der Akademie umfassen das wohl größte Weiterbildungsangebot
für Sekretärinnen und Assistentinnen derzeit. Die Themen und Inhalte der Seminare
sind sorgfältig ausgewählt und speziell auf das Sekretariat abgestimmt. Und wenn Sie
schon eines unserer Seminare besucht haben, wissen Sie, dass wir Ihnen Weiterbildung
auf höchstem Niveau bieten. Wir stehen für Kompetenz, Erfolg und Spaß im Sekretariat
und sind der zuverlässige Partner an Ihrer Seite.
Bei uns finden Sie günstige Eintagesseminare und exklusive Konferenzen sowie
zweitägige Rhetorik- und Assistenzseminare. Schmökern Sie einfach einmal durch.
Und wenn Sie Fragen oder Wünsche haben, dann rufen Sie uns an. Wir sind gern
behilflich: Telefon 012345 6789-0 oder Sie schicken eine E-Mail an
info@musterseite.de.
Freundliche Grüße
aus Beispielhausen
Mustermann GmbH
Hans Mustermeier
Projektmanager
Anlage
21.04.2012

Die Mustermann GmbH ist eine eingetragene Marke der Muster-Gruppe AG
Beispiel-Straße 12 12345 Beispielhausen
Telefon: 012345 6789-0 Fax: 012345 6789-10
Internet: www.musterseite.de
E-Mail: info@musterseite.de
Geschäftsführer: Hans Mustermeier
Handelsregister Beispielhausen
Beispielhausener Bank
(BLZ 123 456 78) Kto. 987 654 321
Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen
Das Datum
Neue Empfehlung zur Schreibweise des Datums
Mit der 2011er Überarbeitung der DIN 5008 stärkt die DIN die Verwendung der
Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2012-04-23 für 23. April 2012 . Sie lehnt sich damit an
die ISO 8601 an.
Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 12-04-
23.
Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:
� 23.04.2012 – sofern keine Missverständnisse entstehen
� 23.April 2012 – einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg
Der Monatsname, so die DIN, soll im Fließtext nicht abgekürzt werden. Daraus kann man
schließen, dass Sie den Monatsnamen außerhalb des Fließtextes abkürzen dürfen, zum Beispiel
„Dez.“.
In der letzten Überarbeitung der DIN 5008 aus dem Jahr 2005 waren sehr viel mehr
Datumsschreibweisen erlaubt. Mit dieser Überarbeitung gibt es nur noch vier Schreibweisen.
� 2012-04-23
� 23.04.2012
� 23. April 2012
� Bei den Monaten: Jan. = Januar, Feb. = Februar, Aug. = August, Sept. = September, Okt.
= Oktober, Nov. = November, Dez. = Dezember, können Sie auch die Abkürzung des
Monats schreiben z. B.
o 13. Jan. 2011 (Diese Schreibweise sollte allerdings nicht im Fließtext verwendet
werden.)
Das Anschriftenfeld
Neue Empfehlung zur Gestaltung von Anschriften
Das Anschriftenfeld wurde neu aufgeteilt. Sie können nun im Anschriftenfeld neun Zeilen plus die
Zeile für die Rücksendeangabe nutzen.
Die Maße und die Position des Anschriftenfeldes sehen Sie in den Vorlagen Form A und B.
Das Anschriftenfeld gliedert sich im Prinzip in diese drei Bereiche:
� Feld für die Rücksendeangaben

� Zusatz- und Vermerkzone
� Anschriftenzone
Für die Zusätze und Vermerke zu Vorausverfügungen wie „Nicht nachsenden!“,
Produktbezeichnungen wie „Einschreiben“ und elektronische Frankiervermerke stehen Ihnen drei
Zeilen zur Verfügung. In der Anschriftenzone stehen Ihnen also sechs Zeilen zur Verfügung, plus
drei Zeilen für Zusatz- und Versendungsvermerke plus der allerersten Zeile für die
Rücksendeangaben – Ihre Absenderadresse.
Die einzelnen Bestandteile der Anschrift enthalten keine Leerzeilen. Beschriften Sie die Zusatz- und
Vermerkzone ohne Leer – zeile zwischen Vermerk- und Anschriftenzone.
Die Rücksendeangabe und die Vermerkzone dürfen zu einer Zone „verschmelzen“. Wenn sie das
tun, darf ebenfalls keine Leerzeile, siehe Beispiel oben, vor „Herrn“ stehen. Und die Vermerke wie
„Persönlich“ werden dann wie die Rücksendeangabe in 8-Punkt geschrieben. Durch die kleinere
Schrift haben Sie dann 5 Zeilen für die Rücksendeangabe und Vermerke.
Außerdem: Sofern Sie mehr als drei Zeilen in der Zusatz- und Vermerkzone oder mehr als sechs
Zeilen in der Anschriftenzone benötigen, ist es zulässig, den Platz der jeweils anderen Zone mit zu
nutzen. Sollte dies nicht ausreichen, dürfen Sie die Schriftgröße reduzieren.
Unterschreiten Sie dabei die Schriftgröße von 8 Punkt nicht. Bei Schriftgrößen, die kleiner als 10
Punkt sind, empfiehlt die DIN serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica.
Die Betreffzeile
Die Angabe eines Betreffs ist kein Muss. Sie können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll
erscheint.
Beachten Sie Folgendes:
� Die Betreffzeile wird nicht durch das Wort „Betreff“, „Betr.“, „Betrifft“ oder Ähnliches
eingeleitet.
� Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.
� Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Andere Satzzeichen hingegen, wie
zum Beispiel Ausrufezeichen (Wir haben ein ganz besonderes Angebot für Sie!), können Sie
verwenden.
� Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:
� Die Betreffzeile sollte aus optischen Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.
� Nach der DIN können Sie den Betreff farbig und/oder durch Fettdruck hervorheben.
Die korrekte Anrede
Die DIN äußert sich nur zur formalen, nicht aber zur inhaltlichen Gestaltung der Anrede.
Diese Empfehlungen sollten Sie kennen:
� Die Anrede steht immer linksbündig mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile.
� Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.
� Für den Fall, dass der Betreff entfällt, gibt es in der DIN keine Empfehlung und keine
Anwendungsbeispiele.
Die Empfehlung des Sekretärinnen-Briefe-Managers
Bleiben Sie immer bei zwei Leerzeilen Abstand zur Anrede
entweder zur

� letzten Zeile des Informationsblocks,
� letzten Zeile der Bezugszeichenzeile oder
� letzten Zeile (9. Zeile) des Anschriftenfelds.
Die DIN 5008 im Text
Schriftarten, -größen und -stile
Die Empfehlung der DIN 5008 für die Schriftart lautet: Verwenden Sie zugunsten der Lesbarkeit im
fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist, und keine ausgefallenen Schriftarten,
wie zum Beispiel Schreibschrift. Verzichten Sie auf ausgefallene Schriftstile, wie zum Beispiel
Kapitälchen im fortlaufenden Text.
In der Sekretariatspraxis haben sich die Schriften Arial, Times und Helvetica bewährt. Aber auch
andere Schriften sind natürlich erlaubt.
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:
Stellen Sie 12 Punkt als Standardschriftgröße in Ihrer Textverarbeitung ein.
Die wichtigsten Zahlen laut DIN
Gliedern Sie Zahlen dreistellig mit Leerzeichen. Bei Zahlen mit Komma erfolgt
die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.
Beispiele:
� 2 000 Stück
� 89 000 Stück
� 012345 6789
� 50 000 000 Einwohner
� 0,563 34
(Die Gliederung mit Punkt wird nur bei Geldbeträgen empfohlen.) Die Telefonnummern mit Vorwahl
werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die Vorwahlnummer fallen weg.
Sie wird nur noch durch einen Leerschritt von der restlichen Telefonnummer abgesetzt.
Die korrekte Grußformel
Die DIN 5008 äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es
heißt kurz und bündig, dass die Grußformel mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.
Es ist nach der DIN 5008 nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln.
So könnten Sie zum Beispiel die folgenden Grußformeln ausprobieren:
� Mit freundlichen Grüßen aus Bad Breisig
� Freundliche Grüße nach Köln
� Freundliche Grüße aus dem sonnigen Heidelberg
� Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende
Die Unterschrift
Für die Unterschrift können Sie so viele Leerzeilen schaffen, wie Sie benötigen. Drei Leerzeilen
haben sich als praktikabel und ausreichend erwiesen. Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift
den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners per PC.
Dies ist keine Regel nach DIN, sondern eine Empfehlung, die Sie der Höflichkeit wegen beachten

sollten.
Kürzen Sie den Vornamen des Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben Sie ihn aus. Wie soll der
Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“ eine Dame oder ein Herr verbirgt?
Beachten Sie: Setzen Sie den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen
Bindestriche. Die DIN „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass
Klammern möglich sind. Auch in den Musterbriefen der DIN findet sich kein Beispiel mit Klammern.
Die Anlagen
Wenn Sie Ihren Namen nicht maschinenschriftlich am Ende des Briefs wiederholen, sondern
lediglich unterschreiben (das sollten Sie aus Gründen der Höflichkeit nicht tun), schalten Sie
viermal; Sie lassen also drei Leerzeilen vor dem Vermerk „Anlage“.
Wiederholen Sie hingegen Ihren Namen per PC – das ist die empfehlenswerte Variante –, lassen
Sie eine Leerzeile zwischen dem PC-geschriebenen Namen und dem Anlagevermerk.
Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden.
Beachten Sie: Nach dem Wort „Anlage“ steht nie ein Doppelpunkt, und es wird nicht
unterstrichen.
Wenn Ihr Brief besonders lang ausfällt oder Sie mehrere Anlagen aufführen möchten, passiert es
leicht, dass der Platz auf dem Briefbogen nicht ausreicht.
In diesem Fall können Sie den Anlagevermerk rechts neben die Grußformel setzen. Nach der DIN
soll der Abstand vom linken Rand bis zum Anlagevermerk 125 Millimeter betragen.
Der Anlagevermerk ist somit in einer Fluchtlinie mit dem Informationsblock. Der Abstand des
Anlagevermerks beträgt also mindestens eine Zeile vom eigentlichen Brieftext.
Sie müssen nicht alle Anlagen einzeln aufführen. Es genügt, wenn Sie das Wort schreiben.
Wenn Sie die Anlagen aufführen, dann muss dies komplett geschehen. Sie sollten nicht nur
bestimmte Anlagen erwähnen.

DIN 5008 von A bis Z – Grußformel
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Die DIN 5008 äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es
heißt kurz und bündig, dass die Grußformel mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.
Beispiel:
1 TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT
2 TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT
3
4 Mit freundlichen Grüßen
5
6
7
Es ist nach der DIN 5008 nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln. So
könnten Sie die folgenden Grußformeln ausprobieren:
Beispiel:
- Mit freundlichen Grüßen aus Bad Breisig
- Freundlichen Grüße nach Hamburg
- Es grüßt Sie herzlich aus Leipzig
- Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende
Name des Unternehmens
Soll nach der Grußformel noch der Name oder die Bezeichnung der Behörde genannt werden,
lassen Sie eine Leerzeile Abstand zum Gruß. Der Name der Behörde oder der Firma können Sie
durch Fettdruck hervorheben.
Unterschrift
Für die Unterschrift können Sie – so die DIN – so viele Leerzeilen schaffen, wie Sie benötigen. Drei
Leerzeilen haben sich allerdings als praktikabel und ausreichend erwiesen.
Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners
maschinenschriftlich. Dies ist keine Regel nach DIN, sondern eine Empfehlung, die der Höflichkeit
wegen beachtet werden sollte.
Kürzen Sie den Vornamen des Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben Sie ihn aus. Wie soll der
Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“ eine Dame oder ein Herr verbirgt?
Beispiel:
1
2
3
4
5
6
7
Mit freundlichen Grüßen aus München
Sunshine Verlag
Bernd Weber
Bernd Weber
Beachten Sie: Setzen Sie den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen
Bindestriche.
Die DIN „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass Klammern möglich
sind. Auch in den Musterbriefen der DIN findet sich kein Beispiel mit Klammern.

DIN 5008: Die aktuellen Richtlinien für Hervorhebungen
Um eine Textpassage zu markieren und damit aus dem Kontext hervorzuheben, haben Sie
vielfältige Möglichkeiten, zum Beispiel:
�
o Einrücken
� Wechsel der Schriftgröße
� Wechsel der Schriftart
� Wechsel der Schriftfarbe
� Fettdruck
� „Anführungszeichen“
� Kursivschrift
� Unterstreichen
� GROSSBUCHSTABEN (Versalien)
� Zentrieren
Beachten Sie bei Hervorhebungen, dass die Satzzeichen innerhalb und am Ende der Hervorhebung
mit einbezogen werden.
Anmerkungen des SekretärinnenBriefeManagers: Verzichten sollten Sie zukünftig darauf,
Wörter zu unterstreichen. Diese Vorgehensweise war eine übliche Hervorhebung, als Texte noch
mit der Schreibmaschine und nicht wie heute mit dem Computer geschrieben wurden.
Der Grund ist einleuchtend: Durch das Unterstreichen werden Buchstaben wie q, g oder p
„geschnitten“ und somit schwerer lesbar. Das Unterstreichen bleibt zukünftig der Markierung von
E-Mail-Adressen oder Webseiten vorbehalten.

DIN 5008 von A bis Z – Infoblock
Der Aufbau des Infoblocks
Der Informationsblock beginnt in Höhe der ersten Zeile des Anschriftenfeldes 125 mm vom linken
Blattrand entfernt. Die DIN 5008 gibt eine Reihenfolge vor, in der die verschiedenen Informationen
aufgeführt werden sollen.
Beispiel:
Ihr Zeichen:
Ihre Nachricht:
Unser Zeichen:
Unsere Nachricht:
l
Name:
Telefon:
Telefax:
E-Mail:
l
Datum:
Anstelle von „Name“ können Sie auch die Formulierung „Ihr Gesprächspartner“ beziehungsweise
„Ihre Gesprächspartnerin“ oder „Ihr Ansprechpartner“ verwenden.
Leitwörter wie „Ihr Gesprächspartner“ und „Abteilung“ dürfen als variable Leitwörter eingeführt
werden. Das heißt, die dürfen Sie ergänzen. Grundsätzlich dürfen auch Leitwörter in der Vorlage
ergänzt, weggelassen oder verändert werden.
Also ist es möglich, zusätzliche Informationen wie Ihre Mobilfunknummer, eine Vorgangsnummer
oder ähnliche vorgangsspezifische Informationen hinzuzufügen.
Die Leitwörter sollten durch Leerzeilen gruppiert werden. Der Informationsblock mag Ihnen sehr
groß vorkommen. Es ist nicht erforderlich, alle Angaben zu machen. Sie können zwischendurch
einige Zeilen weglassen; die nachfolgenden rutschen dann jeweils eine Zeile höher.
Die Reihenfolge sollten Sie beibehalten, da sie sinnvoll erscheint.

DIN 5008 von A bis Z – PS
Das PS
Auch wenn das „PS“ in der modernen Textverarbeitung „eigentlich“ keinen Sinn mehr ergibt,
können Sie es durchaus als rhetorisches Element einsetzen. Denn das „PS“ erhält viel
Aufmerksamkeit.
Das „PS“ sollte mit mindestens einer Zeile Abstand zum Ende des Briefs geschrieben werden.
Beispiel:
Freundliche Grüße
Schulze GmbH
Claus Wilhelm
Claus Wilhelm
PS:
Beachten Sie bitte: Den Termin für das nächste Team-
Meeting müssen wir verschieben. Wir werden Sie rechtzeitig
über den neuen Termin informieren.

DIN 5008 von A bis Z – Reihenfolge
Was Ihnen die DIN nicht verrät – So schreiben Sie Mann und Frau
in der richtigen Reihenfolge an
Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, in welcher Rangfolge Sie die Anschrift und Anrede
formulieren, wenn Sie Damen und Herren anschreiben?
Privater Brief
Ladies first: In einem privaten Brief an einen Herrn und eine Dame nennen Sie die Dame zuerst.
Geschäftsbrief
Im Geschäftsleben ist die Hierarchie maßgeblich für korrekte Anschriften und Anreden.
Die in der Hierarchie höhergestellte Person wird zuerst angeredet. Darum nennen Sie den
Geschäftsführer vor der Abteilungsleiterin und das Vorstandsmitglied vor dem Bereichsleiter. Das
Geschlecht spielt hierbei keine Rolle.
Beispiel:
1 Herrn Michael Schmidt
2 Geschäftsführer
3 Frau Elke Daumann
4 Vertriebsleiterin
5 KTU Software AG Anlage
Dazu die passende Briefanrede:
Sehr geehrter Herr Schmidt,
sehr geehrte Frau Daumann,
Wenn die Adressaten die gleiche Hierarchieebene haben, zum Beispiel zwei Vorstandsmitglieder,
dann geben Sie der Dame den Vorrang.
Beispiel:
1 Frau Maria Obermayer
2 Herrn Horst Müller
3 Mitglieder des Vorstands Anlage

DIN 5008 von A bis Z – Seitennummerierung
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Sobald Sie mehr als eine Seite schreiben, sollten Sie die folgenden Seiten nummerieren.
Zwischen dem Text und der Seitenkennzeichnung steht mindestens eine Leerzeile. Einen
mehrseitigen Brief nummerieren Sie ab der zweiten Seite.
Die Seitennummerierung in der Form „- x -“ sollte vorzugsweise zentriert in der Kopfzeile stehen.
Weisen Sie bei dieser Variante in der Fußzeile durch „...“, also drei Punkte, auf die Folgeseite hin –
schreiben Sie diese rechtsbündig.
Eine Seitennummerierung in der Form „Seite X von Y“ sollte vorzugsweise rechtsbündig in der
Fußzeile stehen. Bei dieser Variante sollten Sie die Seitennummerierung auch auf die erste Seite
schreiben.
DIN 5008 von A bis Z – Telefonnummern
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Telefonnummern werden laut DIN nicht mehr zweistellig von rechts, sondern gar nicht mehr
gegliedert.
Beispiele:
23438
123456
Telefonnummern mit Vorwahl
Die Telefonnummern mit Vorwahl werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die
Vorwahlnummer fallen weg. Sie wird nur noch durch einen Leerschritt von der restlichen Telefon-
Nummer abgesetzt.
Beispiele:
02548 23548
0369 265484
Telefonnummer mit Vorwahl- und Durchwahlnummer
Bei Durchwahlnummern fällt die zweistellige Gliederung weg. Die Durchwahlnummer wird lediglich
mit einem Bindestrich abgetrennt. Es steht kein Leerschritt vor oder nach dem Bindestrich.
Beispiele:
02548 23548-20
0369 265484-41
Sondernummern
Bei den Sondernummern wird die Ziffer, die Aufschluss über den Tarif gibt, mit jeweils einem
Leerschritt vor und hinter der Ziffer von der restlichen Telefonnummer abgesetzt.
Beispiel:
0180 5 25486
0800 5 23456

Telefonnummern im Schriftverkehr mit dem Ausland
In der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern möchten Sie Ihre Telefon- und
Faxnummern sicher so angeben, dass der Geschäftspartner Sie mühelos erreichen kann. Die
Schreibweise ist ganz einfach. Orientieren Sie sich an den Empfehlungen zur Schreibweise von
Telefonnummern. Stellen Sie für Deutschland ein Pluszeichen und eine 49 voran. Es entfällt dann
die 0 der Vorwahl.
Beispiel:
+49 30 588459-258
Beachten Sie: Diese Schreibweise sieht man sehr häufig: +49 (0) 30 83569-245. Das ist nicht nur
komplett falsch, sondern für den Empfänger ganz sicher auch komplett verwirrend. Was soll die
Null in der Klammer?, fragt er sich zu Recht.
Telefaxnummern
Die Schreibweise für Faxnummern ist mit der für Telefonnummern identisch. Lediglich die
Bezeichnung „Fax“ wird vorangesetzt.
Beispiel:
Fax 0341 58295

DIN 5008 von A bis Z – Uhrzeitangaben
Uhrzeitangaben
Stunden, Minuten und Sekunden werden mit Doppelpunkt voneinander getrennt. Jede Einheit wird
zweistellig angegeben. Ausnahme: volle Uhrzeiten – siehe Beispiel unten.
Beispiel:
13:00 Uhr
09:30 Uhr
12:25:33 Uhr
5 Uhr
06:00 Uhr
Sie können bei vollen Uhrzeiten wählen, ob Sie 9 Uhr oder 09:00 Uhr schreiben. In Tabellen und
bei Auflistungen ist die vierstellige Schreibweise empfehlenswert. Für die Korrespondenz empfiehlt
der SekretärinnenBriefeManager „9 Uhr“.
DIN 5008 von A bis Z – Unterschrift
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Für die Unterschrift können Sie – so die DIN – so viele Leerzeilen schaffen, wie Sie benötigen. Drei
Leerzeilen haben sich als praktikabel und ausreichend erwiesen.
Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners
maschinenschriftlich. Dies ist keine Regel nach der DIN, sondern eine Empfehlung, die Sie der
Höflichkeit wegen beachten sollten. Kürzen Sie den Vornamen des Unterzeichners nicht ab,
sondern schreiben Sie ihn aus. Wie soll der Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“
eine Dame oder ein Herr verbirgt?
Beispiel:
1
2
3
4
5
6
7
Mit freundlichen Grüßen aus München
Office World
Gabi Müller
Gabi Müller
Beachten Sie: Setzen Sie den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen
Bindestriche. Die DIN „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass
Klammern möglich sind. Auch in den Musterbriefen der DIN findet sich kein Beispiel mit Klammern.

DIN 5008 von A bis Z – Verteiler
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011
Der Verteilervermerk befindet sich linksbündig, also 24,1 mm von der linken Blattkante entfernt. Er
wird mit einer Zeile Abstand zur maschinenschriftlich wiederholten Unterschrift geschrieben.
Haben Sie auch einen Anlagevermerk angeführt, steht der Verteilervermerk mit einer Leerzeile
Abstand; sie darf jedoch bei Platzmangel entfallen.
Steht Ihnen auf dem Briefbogen nicht mehr ausreichend Platz für den Verteiler zur Verfügung,
können Sie ihn auch auf Grad 50 beziehungsweise 125 mm vom linken Blattrand setzen. Er steht
dann entweder in Höhe des Grußes.
Das Wort „Verteiler“ können Sie durch Fettdruck hervorheben. Die Namen werden unterhalb des
Wortes „Verteiler“ aufgeführt.
Beispiel 1:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Mit freundlichen Grüßen
Gabi Müller
Anlage
Verteiler
Herrn Harald Meier, Vertrieb
Herrn Thomas Klein, Produktion
Beispiel 2:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Mit freundlichen
Grüßen
Gabi Müller
Anlagen
1 Rechnung
1 Scheck
Verteiler
Herrn Harals Meier, Vertrieb
Herrn Thomas Klein, Produktion

Vertraulich – hier gibt die DIN 5008 leider keine Hinweise
aber der SekretärinnenBriefeManager
Wenn Sie sichergehen möchten, dass ein Brief, der persönlich/vertraulich an eine Person in einer
Firma gerichtet ist, auch nur von dieser gelesen wird, kennzeichnen Sie das Schreiben
entsprechend.
Vorsicht, Irrglaube!
Um die Vertraulichkeit des Schreibens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des
Empfängers vor dem Firmennamen genannt wird. In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube
verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuoberst steht.
Das ist falsch!
Sollte es in einigen Firmen dennoch so gehandhabt werden, dass Briefe, in denen die Firma erst an
zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich Genannten geöffnet werden darf, so handelt es
sich hier um firmeninterne Regelungen. Die Ergänzung „persönlich“ oder „vertraulich“ ist
erforderlich, wenn Sie sichergehen möchten, dass nur der namentlich genannte Empfänger den
Brief öffnet.
Das Landesarbeitsgericht Hamm urteilte am 19. Februar 2003 (Az: 14 Sa 1972/02), wie
mit Posteingängen zu verfahren ist:
Soweit die Adresszeile keinen Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat
oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen.
Die übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit dem
Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen
Verfügung verbieten lassen, und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der
Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte. Der Mitarbeiter hätte sich zumindest betriebsintern um eine
Postbehandlung in seinem Sinne bemühen müssen.
Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung
als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist
auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden.
Ist der Brief als vertraulich/persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß
gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB)
möglich sind.
Hier sollte nur Frau Beyer den Brief öffnen:
Vertraulich
Frau
Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg
Dieser Brief darf in der Poststelle geöffnet werden – er ist nicht persönlich.
Frau
Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg
Dürfen Sie persönliche Post für Ihren Chef öffnen?

Wenn Ihr Chef Sie bittet, für ihn persönliche Post zu öffnen, dann können Sie das tun, ohne sich
strafbar zu machen. Lassen Sie diese Vollmacht in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen
beziehungsweise von Ihrem Chef schriftlich genehmigen, damit später keine Irritationen oder
Missverständnisse auftreten.
Sicher ist sicher!
DIN 5008 von A bis Z – Zwischenräume
Zwischenräume
Zwischenräume entstehen durch Leerzeichen – so die DIN. Also wird unter dieser Überschrift
geregelt, wo Sie Leerzeichen setzen müssen. Ein Leerzeichen steht nach
� Abkürzungen,
� Zeichen, die ein Wort vertreten,
� ausgelassenen Textteilen, die durch Auslassungspunkte angedeutet sind,
� Zahlen und
� Satzzeichen
Zusammengehörige Teile, die durch Zwischenräume, also Leerzeichen, gegliedert werden, dürfen
in den Zwischenräumen nicht getrennt werden. Es geht also nicht, dass Sie bei einer
Telefonnummer nach der Vorwahl eine Zeilenschaltung vornehmen.