Neue QR-Rechnung - es werde Licht!

78 Verband der Wirtschaftsinformatik
Digitaler Zahlungsverkehr
Neue QR-Rechnung –
es werde Licht!
Der Finanzplatz Schweiz befindet sich in der digitalen Transformation. Maschinenlesbare
QR-Rechnungen werden bald Standard, mit Konsequenzen für Konsumenten und Händler.
Von Jens Müller
Der Autor
Jens Müller
ist Vorstandsmitglied VIW
und Business Analyst
Zahlungsverkehr.
www.viw.ch
Mal ehrlich – wer kennt die Bedeutung aller Daten
auf einem orangen Einzahlungsschein? Was verbirgt
sich hinter der schier endlosen Referenznummer?
Wo ist denn eigentlich die Kontonummer des Begünstigten
ersichtlich? Vermutlich nur die wenigsten können
diese Fragen tatsächlich alle beantworten. Die QR-Rechnung
soll vieles einfacher machen, aber dennoch bleibt
Erklärungsbedarf. Dieser Beitrag will ein Grundverständnis
der zukünftigen QR-Rechnung vermitteln und zeigen, welche
Vorteile sich für die beteiligten Parteien im Zahlungsverkehr
daraus ergeben.
beleghafter Zahlungsverkehr
Wer kennt sie nicht, die grünen, blauen, roten und orangen
Einzahlungsscheine, die den Schweizer Zahlungsverkehr
seit mehr als 100 Jahren ausmachen. Im nächsten Jahr
wird diese Farben- und Belegvielfalt durch die QR-Rechnung
in einer Parallelphase schrittweise abgelöst. Dabei
steht «QR» für den Quick-Response-Code, einem zweidimensionalen
Barcode (vgl. Markierung 1 im Bild). Die
Bezeichnung «Rechnung» symbolisiert den eigentlichen
Zweck: Ein Kunde (Zahler) bestellt eine Ware oder Dienstleistung
bei einem Anbieter. Dieser stellt dem Zahler eine
Rechnung aus, normalerweise im A4-Format, mit integriertem
und beigelegten Beleg – sprich, dem QR-Zahlteil.
Der QR-Code auf der Rechnung trägt in der Mitte als Erkennungsmerkmal
das Schweizer Kreuz und enthält alle
Daten im Sichtteil (rechts vom QR-Code, vgl. Markierung 2).
Der QR-Code kann vom Kunden einfach mit einer Scanner-
App auf dem Smartphone, die künftig in den E-Banking-
Lösungen der Banken enthalten sein wird, fotografiert werden.
Die App überträgt die Daten dann automatisch in die
Zahlungserfassungsmaske des jeweiligen E-Banking-Systems
und erspart dem Kunden das mühsame und fehleranfällige
Abtippen der Angaben. Der Kunde muss nur noch
die Korrektheit der gescannten Daten durch Vergleich mit
dem Sichtteil überprüfen und kann dann sofort die Zahlung
auslösen. Bei beschädigtem QR-Code ist die Erkennung
durch die Redundanz der Daten sichergestellt, dass beim
Scannen alle Daten gelesen werden können.
Zwei QR-Rechnungen
Vollkommen einheitlich wird die QR-Rechnung allerdings
auch in Zukunft nicht, denn es gibt zwei Varianten. Die eine
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löst den roten Einzahlungsschein ab, die andere den orangen
Einzahlungsschein. Der Zahler erkennt den Unterschied
an zwei Merkmalen:
Anstatt des roten Einzahlungsscheins werden QR-Rechnungen
mit der Kontonummer des Rechnungsstellers verwendet.
Dabei kommt die normale IBAN zum Einsatz (vgl.
Markierung 3). Die IBAN, die mittlerweile jeder von seinem
Konto kennt, ist aufgebaut aus Länderzeichen, 2-stelliger
Prüfziffer, 5-stelliger Banken-Clearingnummer und der bis
zu 12-stelligen internen Kontonummer, die zusammen eine
Schweizer IBAN mit fester Länge von 21 Stellen bilden. Bei
den QR-Rechnungen für das «Verfahren mit Mitteilung»,
wie es im Fachjargon heisst, fehlt allerdings die Referenznummer
(vgl. Markierung 5).
Beim «Verfahren mit strukturierter Referenz», dem
Ersatz für den orangen Einzahlungsschein, ist zwingend
eine 27-stellige Referenznummer vorgeschrieben. Anstatt
der herkömmlichen IBAN kommt die QR-IBAN für die
Kontonummer des Rechnungsstellers zum Einsatz. Bei
der QR-IBAN hat jede Bank anstelle der 5-stelligen Banken-Clearingnummer
eine neue QR-Banken-Clearingnummer
beginnend mit der Ziffer 3. Der Rechnungssteller
bekommt zur Nutzung der QR-Rechnung von seiner Bank
die QR-IBAN mitgeteilt, damit er dieses Verfahren verwenden
kann.
Warum jetzt die Umstellung?
Die Einführung der QR-Rechnung ist Bestandteil der Initiative
«Harmonisierung des Zahlungsverkehrs in der
Schweiz». Die QR-Rechnung unterstützt alle möglichen Informationen
auf dem Weg vom Zahler zum Begünstigten
(Rechnungssteller), die gemäss dem neuen Standard ISO
20022 mit der Zahlung transportiert werden können.
Insbesondere dann, wenn der Zahlungsempfänger nicht
mit dem endgültigen Zahlungsempfänger identisch ist, bietet
die QR-Rechnung die Möglichkeit, diesen Umstand vom
Rechnungssteller in der QR-Rechnung mitzugeben. Dadurch
schafft er Transparenz, dass das Inkasso über einen
Dienstleister abgewickelt wird, das heisst, der Begünstigte
ist der Inkassodienstleister und der endgültig Begünstigte
das Unternehmen, von dem der Zahler das Produkt oder die
Dienstleistung bezogen hat.
Auch aufseiten des Einzahlers ist es möglich, dass beim
Erfassen einer QR-Rechnung erkannt wird, dass der Zahler
«Mit der QR-
Rechnung wird
das Erfassen
für die Kunden
einfacher»
Jens Müller, VIW
❶
❷
nicht mit dem endgültigen Zahlungspflichtigen (vgl. Markierung
4) übereinstimmt. Ein Beispiel wäre, wenn der Vater
die Mobilfunkrechnung seiner Tochter bezahlt.
Vorteile für Zahler, Banken, Firmen
Der Zahler einer QR-Rechnung, sofern dieser E-Banking
nutzt, kann in Zukunft den QR-Code einfach mit dem Smartphone
scannen und die Zahlung anschliessend sofort freigeben,
egal, ob die Rechnung auf Papier oder als PDF-Anhang
zu einer E-Mail elektronisch vorliegt.
Banken können ihren Kunden den QR-Beleg über eine
Download-Funktion anbieten. Geeignete Formate wären
etwa PDF oder das Bildformat PNG. Die Belege können
anschliessend in das Rechnungsdokument integriert oder
an die Rechnung angehängt und als Attachment via E-Mail
verschickt werden. Dadurch sollte das Druckvolumen von
Einzahlungsscheinen zurückgehen.
Rechnungsstellern bietet sich, vor allem durch die QR-
Rechnung mit strukturierter Referenz, die Möglichkeit,
durch Download von Daten eingegangener Gutschriften die
Möglichkeit, die offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung
automatisiert abzugleichen. Dabei stehen mit der QR-
Rechnung zukünftig 26 Stellen der Referenznummer zur
Verfügung. Auch kann der Rechnungssteller die neuen
Rechnungsarten einfacher selbst drucken.
Einführungsplan QR-Rechnung
Voraussichtlich Mitte 2019 sind alle Banken, Software-Hersteller
und Rechnungssteller bereit, um die QR-Rechnung
gemäss der Zahlungsverkehrsnorm ISO 20022 bearbeiten
zu können. Dann startet eine Parallelphase, deren Dauer
noch nicht genau bestimmt ist und in der sowohl alte als
auch neue Belege verarbeitet werden können.
Parallel zur Einführung der QR-Rechnung läuft bereits
eine weitere Grossinitiative des Finanzplatzes Schweiz, die
in Zukunft die E-Rechnung und das Lastschriftverfahren
LSV zusammenführt. Damit sollen unter anderem die
Rechnungssteller ihre Prozesse angleichen können. Da die
E-Rechnung vollkommen ohne Medienbrüche auskommt,
könnte dies zu einer Verschiebung von beleghaften Zahlungen
(QR-Rechnung und den alten Einzahlungsscheinen)
hin zu Zahlungen per E-Rechnung führen.
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Impressum
Das offizielle
Publikationsorgan
des VIW
Herausgeber:
VIW – Verband der
Wirtschaftsinformatik
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Erscheinungsweise:
Monatlich
www.viw.ch
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Bei der QR-Rechnung
sind alle Daten im
Sichtteil auch im
QR-Code enthalten
Quelle: www.paymentstandard.ch