Finanzwirtschaftliche Prozesse

Finanzwirtschaftliche Prozesse bei ERF Medien

Lisa Hediger

Finanzwirtschaftliche Prozesse

bei ERF Medien

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Inhaltsverzeichnis:

1. Überblick finanzwirtschaftliche Prozesse ........................................................................................ 4

1.1. Eingehende Rechnungen bearbeiten ...................................................................................... 4

1.2. Ausgehende Rechnungen bearbeiten ..................................................................................... 4

1.3. Kasse führen ............................................................................................................................ 4

2. Prozess Eingehende Rechnungen bearbeiten ................................................................................. 5

2.1. Rechnungen visieren ............................................................................................................... 5

2.2. Rechnungen kontieren ............................................................................................................ 5

2.3. Rechnungen kontrollieren lassen ............................................................................................ 7

2.4. Rechnungen buchen ................................................................................................................ 7

2.5. Rechnungen zahlen ................................................................................................................. 7

2.6. Rechnungen ablegen ............................................................................................................... 8

3. Anhang: ........................................................................................................................................... 8

3.1. Kontieretikette ........................................................................................................................ 8

3.2. Rechnungen buchen im Buchhaltungsprogramm ................................................................... 9

3.3. Kassabuch Hauptkasse .......................................................................................................... 10

3.4. Buchungsbeleg Hauptkasse ................................................................................................... 11

3.5. Kassabuch Life Channel-Kasse ............................................................................................... 12

3.6. Buchungsbeleg Life Channel-Kasse ....................................................................................... 13

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1. Überblick finanzwirtschaftliche Prozesse

1.1. Eingehende Rechnungen bearbeiten

Rechnungen kontieren und verbuchen

Genauer Beschrieb ab Seite 5

1.2. Ausgehende Rechnungen bearbeiten

Bestellungen entgegennehmen

Rechnung schreiben und ausdrucken

Bestellung mit Rechnung verschicken

1.3. Kasse führen

Kopier- und Markenkässeli abrechnen

Hauptkasse:

Ausgehende und eingehende Beträge im Kassabuch 1 eintragen

Belege 2 kontieren und verbuchen

Geld zählen

Abrechnen und abschliessen

Life Channel-Spesenkasse:

Belege 3 kontieren und verbuchen

Geld zählen

Abrechnen und abschliessen

Datum der Abrechnung im Kassabuch 4 einschreiben

1

Siehe Anhang 3.3

2

Siehe Anhang 3.4

3

Siehe Anhang 3.6

4

Siehe Anhang 3.5

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2. Prozess Eingehende Rechnungen bearbeiten

2.1. Rechnungen visieren

Mitarbeiter, die eine Dienstleistung in Anspruch genommen haben oder ein Produkt bestellt haben,

lassen die Rechnung vom jeweiligen Abteilungsleiter visieren. Der Abteilungsleiter oder die

Abteilungsleiterin kontrolliert die Rechnung und gibt diese weiter in die Buchhaltung.

2.2. Rechnungen kontieren

Ist die Rechnung in der Finanzbuchhaltung angekommen wird diese von Mitarbeiter der

Finanzbuchhaltung oder von den Lernenden kontiert.

kon|tie|ren [kɔnˈtiːrən] schwaches Verb;

einem Betrag die passenden Konten

zuweisen

Kon|tie|rung, die; Substantiv, feminin; die

Zuweisung von Konten an einen Betrag

Die Rechnungen müssen einem passenden Konto und einer passenden Kostenstelle zugeordnet

werden. Dies ist wichtig, damit man weiss für welche Dienstleistungen oder Produkte wie viel Geld

bezahlt wurde und welche Abteilung diese bezogen hat.

Um Rechnungen zu kontieren benötigt man die Kontieretiketten 5 und den Kontenplan. Die

Kontieretikette brauchen wir, damit die Kontierung eingetragen werden kann. Auf dem Kontenplan

sind die Konten und Kostenstellen mit den zugehörigen Nummern aufgelistet.

Kon|ten|plan der; Substantiv, maskulin;

systematische Auflisten der Konten einer

Unternehmung.

Als erstes wird die Kontieretikette auf die Rechnung geklebt, sodass keine relevanten Informationen

überdeckt werden. Jetzt kann es schon losgehen mit dem Zuweisen der Konten und Kostenstellen,

also dem Kontieren.

Damit das Zuteilen einem einfacher fällt, kann man sich zwei simple Fragen stellen:

Kostenstelle: Welche Abteilung bezieht dieses Produkt oder diese Dienstleistung?

Konto: Um was für ein Produkt/Dienstleistung handelt es sich?

Das Konto und die Kostenstelle werden bei der Kontieretikette in die Soll-Zeile eingetragen.

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Siehe Anhang 3.1

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Der nächste Schritt ist es, einen Buchungstext zu formulieren. Dieser sollte möglichst kurz und

verständlich sein. Das Ziel des Buchungstext ist es, die Rechnung später wieder zu finden. Zum

Beispiel, wenn man wissen möchte, wann das letzte Briefpapier bestellt wurde. Im Buchungstext

sollte der Name der Firma, bei welcher das Produkt oder die Dienstleistung bezogen wurde und das

Produkt oder die Dienstleistung, die bezogen wurde, aufgeführt sein.

Wenn es sich um wiederkehrende Rechnungen handelt, wird der Betrag jedes Mal denselben Konten

und Kostenstellen zugewiesen und der Buchungstext bleibt meistens gleich. In unserem

Finanzbuchhaltungsssystem dware.finance kann man vergangene Rechnungen suchen. Die

Kontierung kann genau wie bei den vergangenen Rechnungen derselben Art übernommen werden.

Zum Schluss der Kontierung muss in der Haben-Zeile noch das Konto 2000.01 (Kreditoren)

eingetragen werden und auf der Soll-Zeile der Totalbetrag der Rechnung.

Kre|di|tor, der; Substantiv, maskulin;

natürliche oder juristische Person, dem das

Geld überwiesen wird.

Beispiel:

Rechnung für ein Inserat einer offenen Stelle im Moderations-Team von Radio Life Channel in einer

Zeitschrift der Firma XY. Das Inserat kostet CHF 150.00:

1. Welche Abteilung bezieht dieses Produkt oder diese Dienstleistung? Radio Life Channel

(4100.00)

2. Um was für ein Produkt/Dienstleistung handelt es sich? Stelleninserat -> Personalbeschaffung

(5800.01)

Nun weiss ich, dass ich das Konto der Personalbeschaffung, die Kostenstelle von Radio Life

Channel und den Totalbetrag von CHF 150.00 auf der Kontieretikette in die Sollzeile notieren

muss.

Der Buchungstext könnte wie folgt aussehen:

Firma XY, Zeitschrift XY, Stelleninserat Moderatorin RLC

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Es kann vorkommen, dass in einer Rechnung mehrere Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt

sind, die aber auf unterschiedliche Konten verbucht werden. Falls dies der Fall ist, gibt es mehrere

Kontierungen. Dazu ist die grau markierte Soll-Zeile auf der Kontieretikette. Falls es mehr als zwei

Kontierungen gibt, kann auf ein Excel-Formular ausgewichen werden.

2.3. Rechnungen kontrollieren lassen

Sind alle Rechnungen kontiert, müssen diese vom Berufsbildner oder einem anderen Mitarbeiter aus

der Finanzbuchhaltung kontrolliert werden. Es kommt immer wieder vor, dass mal ein falsches Konto

oder eine falsche Kostenstelle aufgeschrieben wird. Daher ist es gut, wenn hier das 4-Augen-Prinzip

angewendet wird.

2.4. Rechnungen buchen

Sind die Kontierungen in Ordnung, können die Rechnungen verbucht werden.

ver|bu|chen schwaches Verb; eine

Rechnung in die Geschäftsbücher eintragen

Bu|chung, die; Substantiv, feminin; das

Verbuchen von Rechnungen auf Konten

Eine Rechnung buchen bedeutet nichts anderes als die Rechnung im Buchhaltungssystem

einzutragen und den Kreditor zu hinterlegen. Salopp gesagt, wird die Kontierung in den PC

«abgetöggelt». Wie das genau aussieht und welche Schritte dazu gehören, ist im Anhang beim Punkt

3.2 erklärt.

Bei einer Rechnung mit mehreren Kontierungen, muss bei der Buchungsart «Sammelbuchung» im

Drop-Down Menü ausgewählt werden. So können mehrere Soll- oder Habenzeilen erfasst werden.

Ist die Rechnung im System gebucht, muss auf der Rechnung das Buchungsdatum, das eigene Kürzel

und die Buchungsnummer aufgeschrieben werden. Das Datum und das Kürzel werden bei der

Kontieretikette eingetragen. Die Buchungsnummer wird immer oben rechts auf die Rechnung

geschrieben.

2.5. Rechnungen zahlen

Sobald die Rechnungen verbucht wurden, kontrolliert der Berufsbildner oder ein anderer Mitarbeiter

aus der Buchhaltung die eingetragenen Beträge und den Kreditor. So wird die Gefahr, dass der

falsche Betrag an die falsche Person oder Firma geht, verkleinert. Auch hier wird also wieder das 4-

Augen-Prinzip angewendet.

Das Zahlen der Rechnungen wird nicht von den Lernenden ausgeführt.

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2.6. Rechnungen ablegen

Der letzte Schritt ist das Ablegen der Rechnungen.

ab|le|gen schwaches Verb; Schriftstücke

Ab|la|ge, die; Substantiv, feminin; ein

zur Aufbewahrung in einen Ordner ablegen abgelegtes Schriftstück

Zum Ablegen von Rechnungen gehören folgende Schritte dazu:

1. Rechnungen lochen

2. Kontrollieren, ob alle Rechnungen von dem jeweiligen Abteilungsleiter visiert sind

3. Mit dem Stempel das Bezahlt-Datum auf die Rechnung stempeln

4. Zum Schluss müssen alle Rechnungen alphabetisch in die Kreditor-Ordner einsortiert

werden.

Wurden alle Punkte von «Rechnungen visieren» bis «Rechnungen ablegen» erledigt, ist dieser

Prozess abgeschlossen.

3. Anhang:

3.1. Kontieretikette

Legende:

Grün = Sollzeile

Rot = zusätzliche Sollzeile

Blau = Habenzeile

Gelb = Kontonummer

KST = Kostenstelle

B-Text = Buchungstext

B-Datum= Buchungsdatum

CHF = Rechnungstotal

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3.2. Rechnungen buchen im Buchhaltungsprogramm

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3.3. Kassabuch Hauptkasse

10


3.4. Buchungsbeleg Hauptkasse

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3.5. Kassabuch Life Channel-Kasse

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3.6. Buchungsbeleg Life Channel-Kasse

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Finanzwirtschaftliche Prozesse

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