Assure

Der Erfolg eines Projekts beginnt
mit den Menschen, die es voranbringen.
Assure Consulting bringt Menschen zusammen.
Kunden und Kollegen in integrierten Projekten. Junge und erfahrene Mitarbeiter in
gemeinsamen Teams. Erfahrung und Neugier in ganzheitlichen Trainings. Spaß und
Austausch bei inspirierenden Events.
Assure Consulting bringt Themen und Techniken zusammen.
Wie „agile” und „klassische” Arbeitsweisen, kurzfristige Unterstützung und
langfristige Begleitung, vertrauensvolles Arbeiten und kritisches Nachfragen.
Neue Methoden und erprobte Mechaniken.
Assure Consulting bringt Individualität und Teamgeist zusammen.
Assure Consulting sieht immer gleichzeitig das Projekt und die Menschen, die es
vorantreiben. Arbeit und Leben stehen im ausgewogenen Verhältnis. Konzentration
und Inspiration gehören zusammen. Erfolge werden nicht nur erzielt, sondern
nachhaltig gesichert.
Mit diesem Notizbuch bringen wir all das zusammen – mit einigen Seiten für Ihre
Ideen und einigen Seiten zur Inspiration. Denn das macht aus unserer Sicht gutes
Projektmanagement aus: Struktur anbieten und Inhalte aufnehmen. Das Ganze mit
Humor – denn sich selbst sollte man nie so ernst nehmen wie das Projekt.
Viel Spaß!
Ihr Assure Consulting Team

Wir sehen dem Jahr nicht vorher an,
ob es gut wird. Aber hinterher schon.
Jeder Tag bringt uns weiter, manch einer bringt uns um den
Verstand und andere bringen erst etwas, wenn sie vorbei sind.
Aus jedem Tag können wir etwas lernen, aus den guten und aus den schlechten.
Dieses kleine Tool hilft dabei. Einfach in der Matrix jeden Tag farblich markieren
und so das jeweils Besondere hervorheben. Am Ende des Jahres zeigen sich 365
Tage in einem Bild. Wie das wohl aussehen wird?
Farbcode
erfolgreicher Tag
etwas Neues gelernt
Projekt abgeschlossen
super Team-Arbeit
stressiger Arbeitstag

Tipps & Tricks für ein erfolgreiches Kick-Off.
Eine gute Vorbereitung des Kick-off-Meetings ist wichtig, weil es entscheidend ist,
zu Beginn des Projekts Transparenz und Commitment zu schaffen,
damit niemand auf der Strecke bleibt und weder falsche Erwartungen
noch Missverständnisse entstehen.
1. Planung
1.1 Organisation
Teilnehmer und Dauer ermitteln
Termin mit Teilnehmern abstimmen
Raum reservieren
Medien bestellen (Metaplan, Flipchart, Beamer)
Rahmenprogramm planen (Catering, Abendgestaltung, …)
Moderator/Leiter festlegen
Meeting-Ziele festlegen
Moderationsform festlegen (Informationsvermittlung vs. Diskussion)
Protokollant festlegen
Agenda erstellen
1.2 Einladen der Teilnehmer
Auftraggeber
Projektleiter, Teilprojektleiter, …
Projektteam
Stakeholder betroffener Bereiche
Stakeholder mit Anteil der Leistungserbringung
Zulieferer
1.3 Themenvorbereitung
2. Durchführung
2.1 Inhalte
Vorstellungsrunde
Ausgangssituation präsentieren für einheitlichen Informationsstand
Zieldefinition präzisieren
Aufgaben und Rollen der Teilnehmer im Projekt beschreiben
Schnittstellen zwischen Teilprojekten identifizieren
Initiale Umfeld-/Stakeholderanalyse durchführen/präsentieren
Chancen und Risiken im Projekt ermitteln/präsentieren
Festlegen von Regeln für die Zusammenarbeit und Kommuniktation
Regeltermine/Jour Fix planen
Klärung und Verteilung unmittelbar anstehender Aufgaben
Offene Punkte sammeln und mit Verantwortlichkeiten versehen
Fragen- und Diskussionsrunde durchführen
Ausblick präsentieren und nächste Schritte planen
Feedback einholen
2.2 Teamentwicklung
Gemeinsame Aktion nach dem Kick-Off
„Einschwören“ der Teammitglieder auf das Projektziel
Schaffen einer gemeinsamen Vision
Starten des Teamentwicklungsprozesses
3. Nachbereitung
3.1 Kick-Off-Nachbereitung
Ausgangssituation
Projektziele
Aufgaben und Rollen der Teilnehmer im Projekt
Rahmenbedindungen (Umfeld/Stakeholder/Chancen/Risiken/…)
Aufwände, Ressourcen, Kosten, Budget
Grobdarstellung des Projektplans (Meilensteine, Termine, …)
Projektorganisation
Aktueller Stand
Berichtswesen und Tool-Einsatz
Protokoll abstimmen und versenden
Offene-Punkte-Liste abstimmen und versenden
Aufbereitung von gewonnenen Erkenntnissen
Aktualisierung der bestehenden Informations- und Planungsgrundlage
Dokumentation von getroffenen Vereinbarungen
3.2 Umsetzung vereinbarter Schritte
Einleitung von vereinbarten Sofortmaßnahmen
Koordinierung der Umsetzung der offenen Punkte
Koordinierung der Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen

Brainteaser 1: Die drei Lichtschalter
Sie sind in einem Raum mit drei Lichtschaltern, die zu drei Glühbirnen im Nebenraum
führen. Diese sind von ihrem Raum aus jedoch nicht zu sehen. Finden Sie
heraus, welcher Schalter zu welcher Birne gehört. Den Nebenraum dürfen Sie dazu
nur einmal betreten! (Die Lösung finden Sie auf der letzten Seite)

Und jetzt alle: BINGO!
Die Buzzwords kennen wir alle.
Hier jetzt die Vorlage fürs Buzzword-Bingo.
Zuhören und gewinnen – so einfach geht das Buzzword-Bingo: Die einzelnen
Begriffe, die unter der Tabelle stehen oder auch eigene Ideen jeweils in ein Feld
eintragen und dann aufmerksam zuhören. Sobald genau die fünf Buzzwords
gefallen sind, die bei einem selbst eine senkrechte oder waagerechte Reihe bilden,
laut „BINGO” rufen und sich freuen.
ausrollen | Ball zuspielen | bilateral | Chancen & Risiken abwägen | Flughöfe |
fokussieren | Hut aufhaben | kundenorientiert | Nachhaltigkeit | Quick-Wins |
Runden drehen | sich schlau machen | Synergie | zielführend | Meilenstein |
Kosten | Stakeholder | agile | Reporting | Teilprojekt | Team | Projektleiter | Ziele |
Plan | Dauer

Brainteaser 2: Süden
Ein Mann baut ein rechteckiges Haus. Jede der Mauern zeigt nach Süden.
Ein Bär kommt vorbei. Welche Farbe hat dieser? (Die Lösung finden Sie auf der letzten Seite)

2020 – das Jahr wird gut. Gut geplant.

Checkliste für ein erfolgreiches Meeting.
Ein gutes Meeting lebt von guter Vorbereitung.
Meetings sind ein wesentliches Element im Arbeitsalltag. Hier werden Prozesse
beschleunigt, Aufgaben verteilt, Ergebnisse diskutiert und Verantwortungen
geklärt. Mit dieser Checkliste laufen Meetings gut – und nicht aus dem Ruder.
1. Technik
Technische Hilfsmittel (Beamer, Telefon, WebEx, Kamera etc.) sind sinnvoll gewählt
Technik läuft zu Meeting-Beginn
Remote-Kollegen sind rechtzeitig eingewählt
2. Organisation
Der Meeting-Organisator klärt vorab den Rahmen des Meetings.
Ziel und Agenda: WORÜBER wollen wir sprechen?
Termin: WANN soll das Meeting stattfinden, WIE LANGE soll es dauern?
Teilnehmerkreis: WER soll teilnehmen?
Technik: WAS brauchen wir für das Meeting? WER ist ggf. nötig,
um die Technik zum Laufen zu bringen?
Raum: WO soll das Meeting stattfinden?
Vorbereitung: WER bereitet WAS vor?
Die Einladung enthält alle wichtigen Infos zum Rahmen
des Meetings – inklusive Agenda.
Der Organisator ist verantwortlich für T wie Technik und P wie Pünktlichkeit.
Der Organisator achtet darauf, dass das Meeting-Ziel erreicht wird.
Der Organisator hält Verantwortlichkeiten fest und sorgt dafür,
dass jemand Protokoll schreibt.
Der Organisator entscheidet, ob ein Anschlusstermin nötig ist.
3. Pünktlichkeit
Pünktlicher Meeting-Start (nicht auf Zu-spät-Kommer warten)
Pünktliches Meeting-Ende (oder: gemeinsamer Beschluss zu überziehen)

Brainteaser 3: Taschenlampe
Fünf Leute müssen über eine Brücke laufen; es können aber immer nur zwei Leute
gleichzeitig über die Brücke. Sie haben nur eine Taschenlampe mit sich, die jemand
auch jedes Mal wieder zurückbringen muss. Einer von ihnen braucht 1 Minuten,
einer 3, einer 6, einer 8 und einer 12 Minuten um die Brücke zu überqueren.
Wie können sie die Brücke in nur 30 Minuten überqueren? (Die Lösung finden Sie auf der letzten Seite)

Alle auf einer Seite.
Ja, hier sind wirklich alle „on the same page”. Die Worte, die aus einem normalen
Treffen ein echtes Meeting machen. Wäre übrigens „fine with me”, wenn noch
weitere dazu kommen. Soll aber kein „showstopper” sein. (Aber halt mich im Loop!)
proaktiv
No-Brainer
im Loop
1on1
Daily Standups
los-performen
sparring
Project-Recap
syncen
Jour Fixe
face-2-face
Low-Hanging-Fruits
Prio
Insights
Pipeline
Win-Win-Situation
Pace
Quick Wins
asap, asaper, asapst
on the same page
End of the Day
cash relevant
Trade-off
Call
Learnings
fine with me
committen
ist das skalierbar?
back to the Drawing Board
Mockup
Company-Sync
Radar
Kickoff-Meetings
Showstopper
Pitch

Das wichtigste Projekt des Tages: die Mittagspause.
„Mahlzeit” sagen die einen. „Ich bin mal kurz raus” sagen die anderen.
Dieser Test zeigt, welcher Mittagspausen-Typ Sie sind. Guten Appetit!
Wenn es in meinen Terminplan
passt – dann gerne, sonst nicht.
Wie wichtig ist Ihnen Ihre Mittagspause?
Ohne meine Mittagspause
geht bei mir nichts!
BUSINESS LUNCHER
Sein Motto lautet: Arbeit vor Vergnügen. Er
verbringt seinen Tag damit von einem Termin
zum anderem zu springen. Dabei lässt er das
Mittagessen auch mal ausfallen. Wenn etwas
Zeit zwischen seinen Meetings bleibt, stoppt
er kurz beim Imbiss und holt sich einen
kleinen Snack. Nebenbei checkt er dann
noch ein paar E-Mails und weiter geht es
zum nächsten Termin.
Unser Tipp: 15 min in Ruhe hinsetzen
und auch den kleinen Sack genießen.
Sind Sie ständig
betrieblich unterwegs?
Nein
Ja
Verbringen Sie Ihre Mittagspause
immer mit Ihren Kollegen/Freunden?
Ja
Könnten Sie auf Ihre
Mittagspause verzichten?
Klar, ich hole mir meistens
was auf die Hand, und
dann geht es weiter.
Egal, hauptsache
es schmeckt.
Essen Sie oft beim Laufen
oder Stehen?
Ich finde, dass man am
Tisch essen sollte.
Wenn Sie sich richtig was gönnen
möchten, was essen Sie dann?
NORMAL LUNCHER
Der Normal Luncher ist ein unkomplizierter
Zeitgenosse. Er passt sich gerne der Mehrheit
seiner Kollegen an. Egal ob Italiener, Inder
oder Thai. Ihm schmeckt eigentlich alles. Ist er
beschäftigt, dann reicht ihm auch einfach ein
belegtes Brötchen am Schreibtisch oder ein
schneller Gang zum Supermarkt um‘s Eck.
Unser Tipp: Ab und zu darf es Mittags auch
etwas Besonderes sein. Belohnen Sie sich z.B.
mit Ihrem ganz persönliches Lieblingsessen.
Nein
Was ist der Inhalt
Ihrer Gespräche?
Die aktuellsten
Nachrichten
Mussten Sie aufgrund eines
geschäftlichen Termins auf
Ihre Mittagpause verzichten?
Ja
BUSINESS LUNCHER
Der neueste Klatsch
und Tratsch
Nein
Wie viel Zeit nehmen Sie sich
für Ihre Mittagspause?
Ja
Ja
40 Minuten
Nein
Bestellen Sie zu Ihrem
Lunch etwas zu trinken?
Nein
Kennen Sie die neusten Restaurants
in Ihrer Umgebung?
Ist eine kürzere Mittagspause,
als gewohnt für Sie schlimm?
Ja
Ja
NORMAL LUNCHER ENJOY LUNCHER SELF-MADE LUNCHER
Sushi
Nein
Ich koche ein
Drei-Gänge-Menü
mit meinen Freunden.
Wo gehen Sie
Lebensmittel einkaufen?
Egal, was in der Nähe ist
Im Biomarkt
Verbringen Sie oft Zeit damit vor
Ihrer Mittagspause darüber Nachzudenken
was Sie essen werden?
Nein
ENJOY LUNCHER
Die Mittagspause ist sein persönliches
Tages-Highlight und dafür nimmt sich der
Enjoy Luncher ausreichend Zeit. Lieber arbeitet
er Abends etwas länger, als seine Mittagspause
für Emails und Co. zu nutzen. Bevor er Fastfood
beim Imbiss um die Ecke isst, läuft er lieber
etwas weiter zum nächsten leckeren Restaurant.
Genuss geht bei ihm ganz klar vor.
Unser Tipp: Essen im Restaurant vorbestellen.
Spart Zeit für‘s genießen.
SELF-MADE LUNCHER
Der Self-made Luncher bringt täglich sein
selbst gekochtes Essen mit zur Arbeit. Er legt
Wert auf gesunde Ernährung und so weiß er
ganz genau was drin ist. Fehlt ihm die Zeit
selbst zukochen, holt er sich im Supermarkt z.B.
einen frischen Salat. Der Self-made Luncher isst
meistens im Büro.
Unser Tipp: Ab und an mal mit den Kollegen
rausgehen ist gut für das Team-Gefühl. Am
besten in ein leckeres Restaurant mit gesunder
Küche.

Brainteaser 4: Sanduhr
Eine Frau besitzt zwei Sanduhren. Die eine läuft fünf Minuten, die andere
sieben Minuten. Sie möchte damit aber 13 Minuten stoppen.
Was muss sie tun? (Die Lösung finden Sie auf der letzten Seite)

Sport- und Entspannungsübungen
für den Büroalltag.
Für das Projekt „Raus aus dem Mittagstief” haben wir fünf einfache Übungen zusammengestellt.
Einfach ausprobieren und sich fitter fühlen. Bitte darauf achten,
die Bewegungen langsam auszuführen und gleichmäßig zu atmen. Dieses Projekt
ist ein Marathon, kein Sprint.
Übung 1: Kopfdreher
Diese Übung kann man im Sitzen oder Stehen machen. Der Blick wird nach vorne
gerichtet. Man dreht den Kopf nun langsam nach links, hebt dann das Kinn leicht
an und atmet tief ein. Nun dreht man den Kopf zurück in die Ausgangsposition
und atmet aus. Es folgt das Ganze auf der rechten Seite. Diese Übung führt man
5-mal pro Seite aus. Kleiner Hinweis: Kann man auch im Meeting machen, sieht
dann aber komisch aus.
Übung 4: Wadendrücker
Die Übung macht man am besten im Sitzen. Die Fußspitzen werden angezogen
und diese Position für 2 bis 3 Atemzüge angehalten. Dann führt man die Zehen auf
den Boden zurück und hebt anschließend die Fersen an. Man hält diese Position
erneut für 2 bis 3 Atemzüge. Auf diese Art werden die Füße 5-mal hoch und runter
gewippt. Wenn man nicht weiß, wo seine Fußspitzen sind, fragt man am besten
einen Kollegen oder wechselt das Projekt.
Übung 2: Rückenstrecker
Diese Übung kann man im Sitzen oder Stehen machen. Man streckt die Arme nach
vorne aus und fasst sich an den Händen bzw. Fingern – so, als würde man beten
(man kennt das: wie kurz vorm Projektabschluss). Während man nun tief einatmet,
zieht man die ausgestreckten Arme senkrecht nach oben bis kurz hinter den Kopf.
In der ausgestreckten Position atmet man 2- bis 3-mal tief aus und wieder ein.
Dann führt man die Arme langsam in die Ausgangsposition zurück. Diese Übung
kann man 5-mal wiederholen.
Übung 3: Brustöffner
Diese Übung kann man im Sitzen oder Stehen machen. Beide Arme werden zur
Seite vom Körper weggestreckt. Während man tief einatmet, zieht man sie weiter
zurück, bis man eine Dehnung in der Arm- und Brustmuskulatur spürt. In der ausgestreckten
Position atmet man 2- bis 3-mal tief aus und wieder ein. Dann werden
die Arme langsam in die Ausgangsposition zurückgeführt. Diese Übung wiederholt
man 5-mal. Übrigens: Der Brustöffner gilt als das Kick-off-Meeting unter den
Büro-Fitnessübungen.
Übung 5: Hang-Loose
Diese Übung kann man im Sitzen oder Stehen machen. Die Arme werden senkrecht
nach oben gestreckt. Danach führt man sie dann langsam nach vorne und unten;
der Rücken beugt sich ebenfalls vor. Falls man sitzt, sollte die Brust die Oberschenkel
berühren. Man bleibt für fünf Atemzüge locker hängen und richtet sich dann
langsam wieder auf. Diese Übung kann 5-mal wiederholt werden. Und dann ist
auch schon bald Wochenende und man kann sich richtig hängen lassen.

Lösungen.
War doch gar nicht so schwer, oder? Also, danke noch mal fürs Mitmachen.
Und toll, dass erst geschaut wurde, NACHDEM gelöst wurde. (Oder etwa nicht?)
Lösung 1: Die drei Lichtschalter
Zunächst betätigen Sie den linken Schalter, lassen ihn fünf Minuten an, schalten ihn
aus. Dann schalten Sie den mittleren Schalter an und gehen in den Nebenraum. Die
Birne, die brennt, gehört zu Schalter 2. Fühlen Sie die beiden anderen Birnen. Die
warme gehört zum ersten Schalter, die kalte zum letzten.
Lösung 2: Süden
Das Haus muss sich genau am Nordpol befinden. Da die dort anzutreffenden Bären
Eisbären sind, muss der Bär, der an diesem Haus vorbei kommt, ein weißes Fell
haben.
Lösung 3: Taschenlampe
Der Trick liegt darin, daß die beiden langsamsten zusammen gehen sollten. Nennen
wir den schnellsten Alwin, den zweitschnellsten Bodo, den drittschnellsten
Carlo, die anderen David und Emil. Alwin braucht also 1 Minute, Bodo 3, Carlo 6,
David 8 und Emil 12 Minuten. Die fünf laufen dann am besten so: Erst Alwin und
Bodo rüber (3 Minuten), Alwin zurück (1 Minute), David mit Emil zusammen rüber
(12 Minuten), Bodo zurück (3 Minuten), Alwin mit Carlo rüber (6 Minuten), Alwin
zurück (1 Minute), Alwin und Bodo rüber (3 Minuten) Dann haben alle die Brücke
nach insgesamt 29 Minuten überquert.
Lösung 4: Sanduhr
Hier gibt es gleich mehrere Wege, alle führen aber stets über Subtraktion zum Ziel.
Eine Variante: Die Frau startet beide Sanduhren gleichzeitig. Sobald die 5-Minuten-Uhr
durchgelaufen ist, dreht sie sie um und wartet bis die 7-Minuten-Uhr
durch ist. Jetzt verbleiben noch drei Minuten in der 5-Minuten-Uhr. Die 7-Minuten-Uhr
wird erneut gestartet. Wenn die 5-Minuten-Uhr zum zweiten Mal durch ist,
sind 10 Minuten vergangen und vier Minuten Rest in der 7-Minuten-Uhr. Dreht die
Frau diese sofort wieder um, läuft die Uhr noch drei Minuten – zusammen also 13
Minuten.