Teil 3: Arbeiten mit Reports Handreichung zum ... - SVWS-NRW

Teil 3: Arbeiten mit Reports 

Handreichung zum Einsatz des Programms 

in der internen Schulverwaltung 

G-S-H-R-GY (SI) 

Ministerium für Schule, Jugend und Kinder 

des Landes Nordrhein-Westfalen

Autoren: Peter Aarse 

Max Bracht 

Norbert Populoh 

Copyright 

Ministerium für Schule, Jugend und Kinder des Landes Nordrhein-Westfalen 

Bezirksregierung Detmold - Bezirksregierung Düsseldorf 

Diese Schulungsunterlagen dürfen als Ganzes oder in Auszügen kopiert werden, vorausgesetzt, 

dass sich der Copyright-Vermerk auf jeder Kopie befindet. 

Redaktion: Max Bracht, Norbert Populoh 

Über die Autoren 

Wir - die Autoren - sind als Fachberater für den Einsatz von Schulverwaltungssoftware 

bzw. als Moderatoren in der Schulleiterfortbildung bei den Bezirksregierungen Detmold 

und Düsseldorf tätig, gehen also ständig mit dem Programm um und unterrichten auch 

selber. Also haben wir diese Handreichung so ausgeformt, wie sie unserer Meinung nach 

aussehen sollte: ein übersichtliches, lesefreundliches und in einzelnen komplexen Verwaltungsabläufen 

kleinschrittiges Handbuch. Viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Programm 

SchILD-NRW. 

Ihr Autorenteam

Über dieses Handbuch 

Der vorliegende Text ist der dritte Teil eines Handbuches zum Programmpaket SchILD- 

NRW und befasst sich mit dem Report-Explorer und Reportdesigner, die dem Programm 

SchILD-NRW beigefügt sind. Schulen, die über die beigefügten Listen, Serienbriefe 

und Zeugnisformulare hinaus eigene datenbezogene Schreiben entwickeln 

wollen, finden hier Anregungen und bekommen alle Funktionen dieses Werkzeugs zur 

Formularentwicklung erläutert. 

Der erste Teil bezieht sich auf die Einsatzmöglichkeiten des Programms im Rahmen der 

Individualdaten- und Leistungsdatenverwaltung in den Schulstufen der Primar- und 

Sekundarstufe I. 

Ein zweiter Teil des Handbuches beschreibt die Programmteile von SchlLD-NRW, die in 

Verbindung mit dem Programm Kurs 42 zur Unterstützung der Verwaltungsarbeiten in 

der gymnasialen Oberstufe entwickelt wurden. 

Alle Handbuchteile sind aufeinander abgestimmt, so dass nunmehr in Verbindung mit 

den Programmen SchILD-NRW und Kurs 42 ein integriertes Programmpaket vorliegt. 

Dieser dritte Handbuchteil gliedert sich im wesentlichen in fünf große Abschnitte: 

In den Kapiteln 1 und 2 werden Ihnen der Aufbau des Report-Explorers und das erste 

Anpassen und Nutzen der mitgelieferten Reports (=Formulare) übersichtlich vorgestellt. 

In den Kapiteln 3-4 wird das Erstellen einfacher Reports mit und ohne Hilfe der im Reportdesigner 

enthaltenen Assistenten erläutert. 

SchILD-NRW ist unabhängig von einer zusätzlichen Textverarbeitung; es setzt nicht 

mehr voraus, dass die Benutzerinnen und Benutzer Word oder das Office-Programmpaket 

kennen und verwenden. Kapitel 5 gibt aber noch Hinweise zur Zusammenarbeit 

von SchILD-NRW und Word. 

In Kapitel 6 und 7 werden Beispiele für Fortgeschrittene vorgestellt, die es beispielsweise 

ermöglichen, die SchILD-NRW-Datenbank gezielt und schnell für die Druckausgabe auszuwerten, 

Reports graphisch anspruchsvoll zu gestalten und ihren Standardinhalt eigenen, 

von den Schülerdaten abhängigen Vorgaben anzupassen. 

Das achte Kapitel informiert tabellarisch über die wesentlichen Werkzeuge, die der Reportdesigner 

für die Reportgestaltung bietet. 

Einige Lesehinweise zum Handbuch seien erlaubt: 

Ein wirklich gutes Handbuch gibt es wahrscheinlich nicht, denn es fehlt mit Sicherheit 

immer das, was man gerade ganz dringend braucht. Das gilt wohl leider auch für dieses 

Handbuch: 

• auch hier sind ausgerechnet die Beispiele ausgewählt, die Sie gerade nicht brauchen 

.... 

• auch hier fehlt genau die Dokumentation eines Schrittes, der speziell für Ihre Schule 

zutrifft .... 

• auch hier ist gerade die Taste nicht erwähnt, die Sie soeben gedrückt hatten .... 

Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen, ohne jedoch das Problem zu lösen, ein 

wirklich gutes Handbuch zu haben. 

Kurz und gut: dieses Handbuch befreit Sie nicht von eigener Initiative und Lernwilligkeit. 

Es kann Anstöße geben, es kann z.T. auch Problemlösungen liefern. Es kann sogar neue 

Ideen initiieren. 

Es kann aber nicht alles. Insbesondere kann das Handbuch nicht die konkrete Arbeit am 

Rechner ersetzen, schon gar nicht vor dem Hintergrund, dass dieses Programm auch 

nach dem Erscheinen dieser Unterlagen ständig weiterentwickelt wird. Beachten Sie daher 

bitte immer die Hinweise zu diesem Programm auf den entsprechenden Internetseiten 

und die Anweisungen auf dem Bildschirm! 

Für die Erstellung dieser Handreichung lag die Programmversion SchILD-NRW 1.1.0.2 

vor.

Inhalt 

1 Einleitung................................................................................................1-1 

2 Arbeiten mit Reports (Formularen) .........................................................2-1 

2.1 Benutzen vorhandener Formulare: ein Beispiel ........................................... 2-1 

2.2 Schulkopf vorbereiten ............................................................................. 2-1 

2.3 Schulkopf abändern ................................................................................ 2-2 

2.3.1 Neuen Schulkopf erstellen .................................................................. 2-3 

2.4 Aufbau und Aufgaben des Report-Explorers................................................ 2-4 

2.4.1 Reports verwalten............................................................................. 2-5 

2.4.2 Reports importieren und exportieren ................................................... 2-5 

3 Einfache Berichte in SchILD-NRW ...........................................................3-1 

3.1 Erstellen einer einfachen Schülerliste mit Hilfe des Berichtsassistenten........... 3-1 

3.2 Köpfe und Logos einbinden ...................................................................... 3-6 

4 Einfache Listen ergänzen und aufarbeiten ..............................................4-1 

4.1 Ergänzen weiterer Datenfelder mit Hilfe des Feldassistenten......................... 4-1 

4.2 Einfügen eines Datensatzzählers............................................................... 4-4 

4.3 Sortierter Ausdruck von Formularen.......................................................... 4-6 

4.4 Gruppierter Ausdruck von Formularen ....................................................... 4-7 

4.5 Der Einbau von Systemvariablen ............................................................ 4-10 

4.6 Verwenden von graphischen Elementen................................................... 4-11 

4.6.1 Linienelemente ............................................................................... 4-11 

4.6.2 Formenelemente............................................................................. 4-12 

4.6.3 Gitterelemente ............................................................................... 4-14 

4.7 Bedingungen in Formulare einbauen ....................................................... 4-15 

4.7.1 Ausgabe von m/w als Geschlechtsmerkmal......................................... 4-15 

4.7.2 Angabe des aktuellen Schulhalbjahres ............................................... 4-17 

5 SchILD-NRW und Office ..........................................................................5-1 

5.1 Erzeugen der Datei datentra.doc .............................................................. 5-1 

5.2 Erzeugen beliebiger Steuerdateien ............................................................ 5-2 

5.3 Einbinden von Word-Formularen in SchILD-NRW......................................... 5-3 

Das Inhaltsverzeichnis zu den Kapiteln 6 bis 8 finden Sie in der Datei 

SchILD-NRW_Handbuch_Teil 3b. 

© BR Detmold, BR Düsseldorf 02.05.2003 - Entwurf - Seite 1

1 Einleitung 

Einleitung 

Arbeiten mit Reports 

In SchILD-NRW werden Formulare (dort Reports genannt) mit Hilfe eines 

integrierten Reportdesigners gedruckt und erstellt. Damit ist das 

Programm unabhängig von anderen Textverarbeitungsprogrammen und 

insbesondere von Winword. Reports sind Datenbankformulare, die beim 

Druck mit Inhalten aus einer Datenbank gefüllt werden. 

Eine ganze Reihe von vorgefertigten Reports werden bei der Installation 

auf Ihren Rechner kopiert und stehen Ihnen sofort für die Datenausgabe 

zur Verfügung. Sie decken alle Bereiche des Einsatzes von Schulformularen 

ab und können ohne weitere Modifikationen eingesetzt werden. 

Weitere Formulare können Sie von anderen Schulen übernehmen oder 

von den Serviceseiten des Ministeriums im Internet herunterladen (über 

http://www.schule.nrw.de oder direkt über die derzeitige Adresse 

http://schulverwaltungsprogramme.mswwf.nrw.de/mswf_software/html 

/formulare_schild_nrw.html). Es ist sehr leicht, fertige Formulare auszutauschen 

oder hinzuzufügen; das bei WinSchILD notwendige, oft 

fehlerträchtige Einbinden entfällt. 

Diese Handreichungen versetzen Sie in die Lage, 

• den Formularbereich von SchILD-NRW sachverständig zu nutzen, 

• fremde Formulare in Ihr SchILD-NRW zu importieren, 

• vorhandene Reports so abzuändern, dass Sie genau Ihrer Schule 

oder Ihren Vorstellungen entsprechen, 

• einfache neue Reports zu gestalten, 

• sich mit Programmelementen des Reportdesigners und gängigen 

Prozeduren, die für das Programmieren notwendig sind, vertraut zu 

machen. 

Hinweis: Der Reportdesigner von SchILD-NRW ist ein sehr mächtiges 

Instrument. Alle in ihm enthaltenen Features zu vermitteln, ist im 

Rahmen dieser Handreichung nicht möglich. Interessierten Anwendern 

sei die Lektüre des Report_Builder-Kurses (in Deutsch) und/oder des 

Report_Builder-Handbuches (in Englisch) empfohlen. 

© BR Detmold, BR Düsseldorf 02.05.2003 - Entwurf - Seite 1-1

Einfache Berichte in SchILD-NRW 

2 Arbeiten mit Reports (Formularen) 

2.1 Benutzen vorhandener Formulare: ein Beispiel 

Sie wollen für die Klasse 06B eine Klassenliste im Querformat ausdrucken. 

Wie in WinSchILD wählen Sie immer zunächst die Menge 

der Schüler und dann das auszugebende Formular. D.h.: 

(a) Sie filtern zunächst aus der gesamten Schülermenge die Klasse 06B 

aus. 

(b) Sie wählen die Druckausgabe an und rufen den Report-Explorer 

auf, in dem alle Formulare und Listen verwaltet werden. 

(c) Sie wählen das passende Verzeichnis, in dem Ihr Formular abgespeichert 

ist, also für Ihre Klassenliste das Verzeichnis Listen. 

(d) Sie markieren im Fenster Inhalt von Liste durch einfachen Mausklick 

das gewünschte Formular, also Klassenliste_quer. 

(e) Sie klicken auf die Schaltfläche Drucken. (Alternative für Schritte 4 

und 5: Doppelklick auf den Eintrag Klassenliste_quer im Fenster Inhalt 

von Liste). 

(f) Sie verlassen den Report-Explorer und schalten den Filter auf die 

Klasse 06B aus. 

2.2 Schulkopf vorbereiten 

Anders als in WinSchILD müssen Sie in SchILD-NRW nicht unbedingt den 

Schulkopf bearbeiten, wenn Sie nur die eingebauten Formulare und Listen 

nutzen wollen. 

Der Standardkopf in den meisten Formularen 

bindet für Ihre Schule passend 

aus der Datenbank Schulname, Strasse, 

PLZ und Ort ein. Diesen Kopf sollten 

Sie nicht verändern, und er sollte in 

Reports, die Sie weitergeben wollen, 

eingestellt sein, da sonst beim Aufruf der Reports die obenstehende Fehlermeldung 

erscheinen kann. 

Ursache ist dann häufig, dass ein Schulkopf verwendet wurde, der auf Ihrem 

Rechner nicht vorhanden ist. 

Wollen Sie den Standardkopf nicht benutzen, dann können Sie selbstverständlich 

auch eigene Köpfe entwerfen oder aber die vorgegebenen 

Köpfe abändern. 


Hinweis: Als anderes 

Logo können 

Sie jede Datei 

im jpg-, gifoderbmp-Format 

verwenden. 

Wenn Sie mit 

Hilfe des obigen 

Menüs ein Logo 

In Datei speichern 

wollen, 

wird immer eine 

bmp-Datei angelegt. 

2.3 Schulkopf abändern 


Wählen Sie Druckausgabe - Kopf- und Fußzeilen für Reports bearbeiten. 

Der „Ministeriumskopf“ ist ein fester Textkopf. Sie können den Text im 

Bearbeitungsfeld nach Belieben überschreiben (Achtung: und damit 

durch Ihre Bearbeitung ersetzen). 

(a) Markieren Sie dazu den kompletten Text und überschreiben Sie die 

Eintragungen mit Ihrer Schulbezeichnung. Anschließend markieren Sie 

die Bezeichnung durch zweimaliges Anklicken und geben Ihrem Kopf 

einen passenden Namen. Der "Ministeriumskopf" ist damit nicht mehr 

vorhanden. 

Nach dem Schließen des Bearbeitungsfensters steht Ihnen der bearbeitete 

Kopf zum Einbinden in die Formulare zur Verfügung. 

(b) Zu jedem einzelnen Kopf können Sie ein Logo definieren. Wählen Sie 

dazu die Reiterkarte Logo. 



(c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das zunächst noch freie 

weiße Feld. Wählen Sie im 

Ausrollmenü die Option Aus 

Datei laden... und im dann 

folgenden Dialog die Bilddatei 

aus, die als Logo verwendet 

werden soll. 

Mit dem Klick auf den �- 

Haken in der Bearbeitungsleiste 

speichern Sie Ihre 

Änderungen. 

Das Logo ist nun zugeordnet, muss aber später zur Verwendung noch 

in die Formulare eingebaut werden. 

Sie können auch das in einem 

gelieferten Formular verwendete Logo 

separat speichern. Dazu machen Sie auf 

der Reiterkarte Logo einen Rechtsklick 

und wählen In Datei speichern..., 

gehen auf Ihrer Festplatte zu dem 

Ordner Ihrer Wahl und speichern die Datei unter einem passenden Namen 

ab. 

Hinweis: Vergessen Sie nicht, den Dateinamen mit Endung einzutragen, 

also hier als Schullogo_3.bmp. 

2.3.1 Neuen Schulkopf erstellen 

Zusätzliche Köpfe werden mit Hilfe der Bearbeitungsleiste entwickelt, 

nicht mehr gebrauchte Köpfe können mit ihr gelöscht werden. Ein Klick 

auf das +-Zeichen legt einen neuen Kopf an. Nachher kann er durch 

Klick auf den �-Haken gespeichert werden. 

Hinweis: Wie Sie Köpfe und Logos in vorhandene Formulare einbinden können, 

erfahren Sie in Kapitel 3.2. 



2.4 Aufbau und Aufgaben des Report-Explorers 

Alle Formulare und Listen werden im Report-Explorer verwaltet. 

Von SchILD-NRW aus rufen Sie mit Druckausgabe – Report-Explorer 

die Formularverwaltung auf. 

Hinweis: Wichtig ist, das Fenster des Report-Explorers auf Vollbild zu stellen, 

damit alle drei Abteilungen sichtbar sind. 

Sie sehen in einer dem Windows-Explorer ähnelnden Darstellung von links 

Ihre Formularverzeichnisse, dann die einzelnen Reports des aktuell markierten 

Verzeichnisses (hier: Liste) und rechts einen integrierten Zugang 

zum Windows-Explorer, der als Hilfe beim Import und Export dient. 

Hinweis: Die ersten beiden Drittel sind keine physikalische Verzeichnisstruktur 

auf Ihrer Festplatte, sondern eine Darstellung des Inhaltes der 

Report-Datenbank (C:\...\SchILD-NRW\keytabs\reports.mdb), die außerhalb 

von SchILD-NRW nicht zu bearbeiten ist. Die einzelnen Reports sind in 

dieser Datenbank als rtm-Dateien gespeichert. 

Alle Formulare können von hier aus aufgerufen, bearbeitet und gedruckt 

werden. 

Die vorgegebene Verzeichnisstruktur kann nach Belieben ergänzt oder 

verändert werden. Löschen Sie ein Verzeichnis, so werden nach Rückfrage 

alle in ihm enthaltenen Formulare gelöscht und in das Verzeichnis 

Papierkorb verschoben. 


Hinweis: Siehe 

nächste Seite! 

Üben Sie 

den Import mit 

drag-and-drop 

mehrfach, bis 

Sie mit dieser 

besonderen 

Bewegung vertraut 

sind! 


Das Verzeichnis Standard spielt eine besondere Rolle: Er enthält Formulare 

und Listen, die Sie ähnlich dem Stammblatt und der Schulbescheinigung 

direkt aus SchILD-NRW aufrufen können, ohne vorher den Report- 

Explorer aufrufen zu müssen. 

2.4.1 Reports verwalten 

Mit dem Report-Explorer können Sie 

fast so umgehen wie mit dem Windows-Explorer. 

Wenn Sie ein Formular 

markieren und dann mit der rechten 

Maustaste klicken, so öffnet sich ein 

Ausrollmenü. Hier können Sie alle Operationen 

mit der angeklickten Datei ausführen. 

Dateien, die Sie löschen wollen, 

werden zunächst einmal in das Verzeichnis 

Papierkorb verschoben. 

Die beiden Standard-Formulare, die 

auf Knopfdruck ausdruckbar sind, können Sie hier festlegen. 

Hinweis: Ausschneiden und Kopieren ist nicht möglich: Beim Verschieben 

würde immer die Ursprungsdatei (hier: "erste_eigene_Liste") gelöscht. 

Stattdessen empfiehlt es sich, den ursprünglichen Report zu duplizieren. 

Die dadurch im gleichen Verzeichnis angelegte "Kopie von erste_eigene_Liste" 

können sie umbenennen, z.B. in "Telefonliste_Standard" 

und anschließend in das Verzeichnis Standard verschieben. 

2.4.2 Reports importieren und exportieren 

Importieren fremder Formulare 

Neben den mitgelieferten Formularen soll es möglich sein, später beim 

MSJK entwickelte und im Internet angebotene Formulare zeitnah zu übernehmen, 

wenn diese für einen größeren Anwenderkreis als sinnvoll verwendbar 

erscheinen. Außerdem können Sie an anderen Schulen entwikkelte 

Formulare in SchILD-NRW einbinden und an Ihrer Schule verwenden. 

Das Einbinden solcher Formulare geschieht auf komfortable, nur etwas 

übungsbedürftige Art und Weise. 

Importiert werden neue Reports, die als separate rtm-Datei in einem Verzeichnis 

Ihrer Festplatte oder auf einer Diskette im Laufwerk a: vorliegen 

(hier: eine "Übersicht_Sprachenfolge"), fast genau so wie im Windows- 

Explorer: Sie stellen im rechten Drittel Ihres Report-Explorers das Diskettenlaufwerk 

oder den Quellordner Ihrer Festplatte (hier: Laufwerk a:) ein 

und ziehen die Reportdatei mit drag–and-drop in das Zielverzeichnis (hier: 

Verschiedenes). 


Hinweis: Auf 

diesem Weg 

speichern Sie 

in der reports.mdb 

ab, 

nicht aber separat 

auf Ihrer 

Festplatte. 

Das geschieht 

erst beim Exportieren 

(siehe unten). 


ACHTUNG: Ziehen Sie die Datei mit gedrückter linker Maustaste erst 

nach oben oder nach rechts – Sie erkennen jetzt ein "Parkverbots"- 

Zeichen und den grauen Schatten Ihrer Quelldatei – und dann über die 

grauen Teilerleisten in Richtung auf den Zielordner (hier: Verschiedenes). 

Wenn Sie die Datei auf direktem Wege nach links ziehen wollen, werden 

Sie erfolglos bleiben und nur die Bewegung des Mauszeigers verfolgen 

können. 

Sie können natürlich auch mehrere (mit STRG+Mausklick) markierte Dateien 

auf einmal in den Zielordner importieren. Sie sehen dann nur nicht 

die "Schatten" aller Quelldateien, sondern lediglich das kreisförmige Zeichen. 

Ein alternativer Import ohne Mausbenutzung – der manuell leichter, aber 

aufwändiger und langwieriger ist – ist wie folgt möglich: 

(a) Wenn Sie den Report-Explorer 

aufgerufen haben, erzeugen Sie über 

Datei – Neu – Bericht einen neuen 

leeren Bericht. 

(b) In diesen leeren Bericht laden Sie die 

Inhalte des zu importierenden Formulars, 

indem Sie die Funktion Aus Datei laden... auswählen. 

(c) Wählen Sie nun das Laufwerk oder Verzeichnis aus, in dem sich die 

Datei befindet, die Sie importieren möchten. 

(d) Nach Klick auf Öffnen lädt SchILD-NRW die Inhalte des Formulars in 

den neuen Bericht und Sie können diesen Bericht sofort verwenden. 

(e) Zur späteren Verwendung speichern Sie den Bericht nun mit Datei – 

Speichern unter am gewünschten Speicherort, d.h. in demjenigen 

Verzeichnis innerhalb von SchILD-NRW ab, in dem das neue Formular 

von nun an aufgerufen werden soll. 



Hinweis: Auf diesem Weg speichern Sie in der reports.mdb ab, nicht aber 

separat auf Ihrer Festplatte. Das geschieht erst beim Exportieren (siehe 

unten). 

Wenn Sie das Verzeichnis Standard wählen, dann können Sie auf dieses 

Formular aus SchILD-NRW direkt zugreifen, ohne erst den Report-Explorer 

aufzurufen. 

Exportieren von Formularen 

Exportiert werden Reports aus der reports.mdb (hier: eine "Kakaoliste") 

fast genau so wie im Windows-Explorer: Sie stellen im rechten Drittel Ihres 

Report-Explorers das Diskettenlaufwerk oder den gewünschten Zielordner 

Ihrer Festplatte (hier: den Ordner Reports) ein und ziehen die Reportdatei 

mit drag–and-drop in den Zielordner. 

Dort ist er als rtm-Datei gespeichert. Die Original-Reportdatei (hier "Kakaoliste.rtm" 

im Verzeichnis Liste) bleibt erhalten. 

Zweite Reportdatenbank nutzen 

Eine zusätzliche Möglichkeit, viele Reports auszutauschen und zu verwalten, 

besteht im Nutzen einer zweiten Datenbank. Diese kann in beliebigen 

Ordnern oder Laufwerken vorliegen und beliebige Namen haben. 

Sie klicken im Menü Extras auf den Menüpunkt Zweite Reportdatenbank 

öffnen, wählen die Datenbank (hier: reports2.mdb) durch Doppelklick aus 

und verfahren weiter wie oben. 


Alle Druckausgaben 

in SchILD-- 

NRW beziehen 

sich jeweils auf 

die eingestellte 

Schülermenge. 

Selektieren Sie 

deshalb vor dem 

Erzeugen/Bearbeiten 

von Formularen 

und Listen 

eine eingeschränkteSchülermenge, 

z.B. eine 

Klasse! 


3 Einfache Berichte in SchILD-NRW 

3.1 Erstellen einer einfachen Schülerliste mit Hilfe des Berichtsassistenten 

Das Erstellen einfacher Listen geschieht in SchILD-NRW schnell und zuverlässig 

mit Hilfe des sogenannten Berichtsassistenten. 

(a) Zunächst rufen Sie nach dem Start des Programmes SchILD-NRW die 

Funktion Druckausgabe in der Menüzeile auf. 

(b) Nun wählen Sie die Funktion Report-Explorer aufrufen. 

(c) Im Fenster Formularverwaltung wählen Sie die Funktion Datei -Neu 

- Bericht. 

Sie erhalten die Standardansicht aller Reports in SchILD-NRW und befinden 

sich automatisch im Entwurf-Modus. 



(d) Wählen Sie nun unter Datei den Menüpunkt Neu. Sie bekommen eine 

Auswahl an Berichtsassistenten für verschiedene Zwecke. 

(e) Durch einen Doppelklick auf Berichtsassistent wählen Sie diesen aus. 

(f) Nun können Sie aus einer Datenquelle - voreingestellt Schueler - 

durch einen Doppelklick beliebig viele Datenfelder für Ihre Liste auswählen. 

Hinweis: Mit dem Berichtsassistenten kann man immer nur auf eine einzelne 

der zahlreichen SchILD-NRW-Datenquellen zugleich zugreifen. Für 

ganz einfache Listen und Formulare reicht das aber in der Regel aus. 

(g) Über die Pfeile/Doppelpfeile wählen Sie die Felder, die auf dem Formular 

ausgedruckt werden sollen. Felder, die Sie versehentlich ausgewählt 

haben, entfernen Sie mit Hilfe der Rückpfeile. 



(h) Die Reihenfolge der Felder kann durch Klick auf die Pfeiltasten nach 

oben/unten auch nachträglich festgelegt werden. 

(i) Mit Weiter erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen gewählten 

Felder. Sie dient zu Ihrer Information. 

Hinweis: Eine mögliche Gruppierung in der Ausgabe des Formulares macht 

an dieser Stelle keinen Sinn, dieser Vorgang wird an anderer Stelle aufgegriffen. 

(j) Klicken Sie auf Weiter und legen Sie nun das Layout Ihres Berichtes 

fest. 

(k) Die Option Feldbreiten anpassen, so dass .... sollte in den meisten 

Fällen angeklickt bleiben. Ggf. wählen Sie hier die Option Querformat. 

(l) Nach der Entscheidung für Tabelle und Hochformat klicken Sie bitte 

auf Weiter. 



(m) Nun kann noch ein Layoutstil ausgewählt werden und mit Weiter wird 

eine Druckvorschau angeboten. 

Hinweis: Die angebotenen Layoutstile sind sicherlich für den Schulgebrauch 

nur bedingt brauchbar. Sie lassen sich allerdings im anschließenden Bearbeitungsmodus 

(siehe Kapitel 4) in jeder Form modifizieren. 

Hinweis: Schon an dieser Stelle könnten Sie über Den Bericht abändern 

in den Bearbeitungsmodus zurückwechseln und diesen Bericht in allen seinen 

Teilen wie Layout, Datenfelder etc. überarbeiten. Das macht aber nur 

dann Sinn, wenn Sie sich bereits mit der Bearbeitungsweise des Reportdesigners 

näher vertraut gemacht haben. 



(n) Mit Fertigstellen wird der Bericht mit der ausgewählten Schülermenge 

gefüllt und kann über das Druckersymbol oder über das Menü Datei 

– Drucken ausgedruckt werden. 

(o) Über Datei – Speichern unter kann das Formular unter einem von 

Ihnen gewählten Dateinamen in einem von Ihnen gewählten Verzeichnis 

abgespeichert werden. 

Hinweis: Für alle oft oft bis täglich gebrauchten Formulare empfiehlt sich 

als Speicherort das Verzeichnis Standard. Aus diesem Verzeichnis ist ein 

Ausdruck ohne Aufruf des Reportdesigners direkt aus SchILD-NRW möglich. 


Köpfe und Füße 

in SchILD-NRW 

werden aufgrund 

ihrer Reihenfolge 

in der definierten 

Liste verwaltet. 

Fügen 

Sie deshalb neue 

Köpfe und Füße 

immer am Ende 

an und löschen 

Sie niemals die 

standardmäßig 

vorgegebenen 

Köpfe. 

Fremdformulare, 

die auf einen 

Kopf verweisen, 

dessen Nummer 

in Ihrem eigenen 

SchILD-NRW 

nicht mehr existiert, 

erzeugen 

Fehlermeldungen 

wie „Memofeld 

zu groß..“ 

u.ä. 

3.2 Köpfe und Logos einbinden 


Nachdem wir zu Beginn verschiedene Köpfe und Füße bearbeitet, sowie 

entsprechende Logos zugeordnet haben, müssen diese im Rahmen der Bearbeitung 

der Formulare noch eingebaut werden. Dies gilt nicht für die 

mitgelieferten Formulare, die in der Regel mit dem Standardkopf verknüpft 

sind und die Inhalte aus der Datenbank beziehen. Bei diesen müssen nur 

noch, falls gewünscht, die Logos eingebaut werden. 

(a) Rufen Sie im Report-Explorer das von Ihnen mit Hilfe des Berichtsassistenten 

erstellte Formular im Entwurfsmodus auf. 

(b) Zumindest den Kopf dieses Formulares müssen Sie umgestalten. Sie 

können dies tun, indem Sie die Bezeichnung „Neuer Bericht“ durch einen 

aussagekräftigeren Namen ersetzen. Beim Kopf dieses Berichtes 

handelt es sich um ein statisches Textelement. Durch Anklicken dieses 

Elementes wird das Eingabefenster frei und kann mit dem neuen Namen 

überschrieben werden. 

(c) Besser ist es natürlich, wenn Sie an dieser Stelle einen der von Ihnen 

vordefinierten Schulköpfe in das Formular einbinden. Löschen Sie deshalb 

im Kopfbereich die Bezeichnung Neuer Bericht durch Anklicken 

und Entfernen des Textobjektes. 

(d) Vergrößern Sie den Kopfbereich auf etwa das Maß, das Sie für den Kopf 

benötigen. 


Eine Beschreibung 

der einzelnen Objekte 

finden Sie in 

Kapitel 8 


Hinweis: Sie können die einzelnen Arbeitsbereiches des Formulars in der 

Größe beliebig anlegen. Fahren Sie dazu mit der Maus über das geöffnete 

Formular im Entwurfs-Modus. Sowie Sie die graue Trennungszeile zwischen 

den einzelnen Formularbereichen berühren, wandelt sich der Mauszeiger in 

einen oben/unten-Pfeil und Sie können mit gedrückter Maustaste den entsprechenden 

Bereich nach unten vergrößern, bzw. nach oben verkleinern, 

oder sogar unsichtbar machen. 

(e) Wählen Sie in der Symbolleiste rechts das Symbol für RBDBRichText- 

Felder und klicken Sie dann in den freien Kopfbereich. 

(f) Nachdem Sie das RBDBRichText-Feld auf die gewünschte Größe und 

Position gebracht haben, wählen Sie in der Menüzeile die Option Bericht 

- Seitenkopf auswählen. 

(g) Ordnen Sie nun den gewünschten Seitenkopf zu. 



(h) Links oberhalb des Formulars erscheint jetzt eine Liste der zur Verfügung 

stehenden Datentabellen. Wählen Sie die erste Tabelle Seitenkopf. 

(i) Rechts daneben können Sie auswählen, welches Datenfeld aus der Tabelle 

Schulköpfe erscheinen soll. Wählen Sie das Feld Text. 

(j) Markieren Sie jetzt das RBDBRichText-Feld, klicken Sie dann mit der 

rechten Maustaste und wählen Sie die Option Properties. 

(k) Im folgenden Fenster stellen Sie sicher, dass die Option Merge Enabled 

angekreuzt ist. 

(l) Um das Logo einzubinden, wählen Sie nun in der Mitte der Symbolleiste 

das Symbol für DBImage-Felder. 

(m) Fügen Sie mit einem Klick in den Kopfbereich ein solches DBImage- 

Feld ein, positionieren Sie es und bringen Sie es auf eine ungefähr 

ausreichende Größe. 



Hinweis: Eine für Ihre Formulare sinnvolle Größe der einzubindenden Logos 

sollten Sie schon bei deren Erstellung berücksichtigen. Logos in Wappenform 

etwa sollten 150x150 Pt. nicht überschreiten. Natürlich kann man 

auch die Ausgabegröße in SchILD-NRW festlegen, riskiert dabei aber eine 

Verschlechterung der Ausgabequalität. 

(n) Wählen Sie nun aus der Tabelle Seitenkopf das Feld Logo. 

(o) Wählen Sie die Vorschau und lassen Sie sich das Formular anzeigen. 

(p) Speichern Sie im Entwurfsmodus das Formular in einem Verzeichnis 

Ihrer Wahl ab. 


SchILD-NRW und Office 

4 Einfache Listen ergänzen und aufarbeiten 

4.1 Ergänzen weiterer Datenfelder mit Hilfe des Feldassistenten 

Ein zweiter Weg beim Ergänzen und Bearbeiten einfacher Formulare und 

Listen ist der sogenannte Feldassistent. Bei diesem Verfahren können Sie 

im Gegensatz zum Berichtsassistenten Daten aus mehreren Datenquellen 

im gleichen Formular verwenden! 

Natürlich können Sie mit diesem Verfahren auch komplett neue Berichte 

erstellen. 

Ein Formular soll nun durch die sogenannte Notfallnummer ergänzt werden. 

Diese Nummer wird in SchILD-NRW in den Erzieherdaten vorgehalten 

und steht deshalb über die Datenquelle Schueler nicht zur Verfügung. 

(a) Öffnen Sie zunächst im Report-Explorer das gewünschte Formular. 

(b) Um mit Hilfe des Feldassistenten Datenfelder einzufügen, wählen Sie 

nun im Menüpunkt Ansicht - Werkzeugleiste die Option Feldassistent. 

Hinweis: Praktischerweise blenden Sie unter Ansicht stets alle Möglichkeiten 

bis auf Berichtsbaum und Feldassistent ein. So stellen Sie sicher, dass 

Sie immer alle Funktionsmöglichkeiten im Zugriff haben. 

Zur Bedeutung der anderen Elemente in der Werkzeugleiste vgl. Kapitel 8. 

Der Feldassistent - den Sie in der Abbildung unten sehen - bietet in seinem 

oberen Fenster alle in SchILD-NRW zur Verfügung stehenden Datenquellen 

an, die durch Klicken ausgewählt werden. 



Im unteren Fenster werden dann die jeweiligen Datenfelder angeboten. 

Die Datenfelder können durch Anklicken und Verschieben in jeden Teilbereich 

des Formulars eingesetzt werden 

Beim Einsetzen werden die Feldbezeichner übernommen, sie hängen am 

Datenfeld. Nach dem Einfügen kann man Datenfeld und Bezeichner einzeln 

positionieren. 

(c) Fügen Sie nun mit Hilfe des Feldassistenten das Datenfeld Allg- 

AdrTelefon1 aus der Datenquelle AllgemeineAdressen in den Datenbereich 

des neuen Formulars ein. 

(d) Wählen Sie dazu zuerst im oberen Bereich des Feldassistenten die 

Datenquelle und dann im unteren Bereich das Datenfeld. 

(e) Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Datenfeld in den Detailbereich 

des Formulars. 

(f) Trennen Sie nun Datenfeld und Bezeichner, indem Sie an eine beliebige 

Stelle des Formulars klicken. Verschieben Sie dann den Feldbezeichner 

AllgAdrTelefon1 in den Kopfbereich. 

(g) Mit Hilfe der Formatierungsfunktionen können alle Elemente des 

Formulars einzeln oder in Gruppen, auch bereichsübergreifend, angeordnet 

werden. 



Hinweis: Sollten diese Symbole bei Ihnen in der Menüleiste zunächst nicht 

zur Verfügung stehen, so blenden Sie mit der Funktion Ansicht Werkzeugleiste 

alle Leisten mit Ausnahme des Feldassistenten und des Berichtsbaumes 

- diese beiden haben besondere Funktionen – ein. 

(h) Ein Klick mit der rechten Maustaste auf ein Element des Formulars öffnet 

ein weiteres Auswahlmenü. 

Über dieses Menü sind eine Reihe 

von unterschiedlichen Funktionen 

erreichbar. 

Für unsere einfache Liste sind nur 

einige Funktionen von Belang. 

Position entscheidet über die 

Lage und Größe des Elementes im 

Formular. 

Anzeigeformat ermöglicht eine 

formatierte Anzeige, ist aber nur 

in ganz bestimmten Fällen sinnvoll. 

(i) Kontrollieren Sie mit Position die Höhe der einzelnen Elemente unserer 

Liste und gleichen sie ggf. an! 

(j) Klicken Sie danach auf die Reiterkarte Vorschau. 

(k) Sie erhalten nun eine Bildschirmausgabe des geänderten Formulars mit 

den in SchILD-NRW ausgewählten Schülern 

(l) Über Datei – Speichern unter kann das Formular im Entwurfsmodus 

nun unter einem von Ihnen gewählten Dateinamen in einem von Ihnen 

gewählten Verzeichnis abgespeichert werden. 


4.2 Einfügen eines Datensatzzählers 


Ein ganz wichtiges Element vieler Listen ist ein Datensatzzähler. Er ermöglicht 

eine nummerierte Ausgabe von Listen. Einen solchen Datensatzzähler 

einzufügen, ist in SchILD-NRW kein großes Problem. 

(a) Öffnen Sie mit dem Report-Explorer eine Liste, die Sie mit einem 

Datensatzzähler ausrüsten möchten. 

Im Datenbereich soll links ein Zähler eingefügt werden, im Kopfbereich 

eine entsprechende Bezeichnung. 

(b) Schaffen Sie zunächst Platz im Formular, indem Sie sowohl im Kopfwie 

im Detailbereich die vorhandenen Felder nach rechts verschieben. 

Korrigieren Sie ggf. die Größe, bzw. löschen Sie nicht benötigte Felder. 

(c) Klicken Sie nun mit der Maus auf das grüne Rechnersymbol in der 

Mitte der Symbolleiste. 

Damit wählen Sie für den Einbau in das Formular den Feldtyp DBCalc, der 

aus dem Formular berechnete Ausgaben wie Zähler, Minimal- und Maximalwerte 

sowie Summen etc. ermöglicht. 



(d) Nun klicken Sie links neben dem ersten Datenfeld in den Datenbereich 

hinein. Damit fügen Sie das DBCalc-Feld ein. 

(e) Zunächst trägt diese Feld die Bezeichnung Summe. Lassen Sie es 

markiert, und klicken Sie dann mit rechten Maustaste. Es öffnet sich 

ein Ausrollmenü. 

(f) Die dritte Option Berechnungen ermöglicht die Festlegung, welche Art 

von Berechnung durchgeführt werden soll. Wählen Sie Laufender 

Zähler und bestätigen Sie die Auswahl mit OK . 

(g) Nun müssen Sie noch eine Spaltenüberschrift festlegen. Fügen Sie dazu 

ein Textlabel in den Kopfbereich ein und benennen Sie dieses mit 

lfd.Nr. 



(h) Anschließend bringen Sie die neu eingefügten Felder lfd.Nr und laufender 

Zähler auf die richtige Größe und in die passende Position. 

(i) Nun können Sie die Liste über den Reiter Vorschau oder das Vorschausymbol 

in der Symbolleiste mit Inhalten füllen und ausdrucken. 

(j) Erfüllt die Liste Ihre Ansprüche, so speichern Sie sie ab. 

4.3 Sortierter Ausdruck von Formularen 

Gelegentlich ist es sinnvoll, eine Liste nach bestimmten Kriterien sortiert 

ausdrucken zu lassen, um z.B. Mädchen und Jungen in der Liste voneinander 

abzusetzen. 

Dies geschieht in SchILD-NRW durch eine Festlegung der Sortierreihenfolge 

vor dem Ausdrucken. 

(a) Klicken Sie in der Symbolleiste von SchILD-NRW auf das Sortier- 

Symbol. 

(b) Sie bekommen ein Fenster angezeigt, mit dessen Hilfe Sie die Reihenfolge 

der Sortierung in SchILD-NRW festlegen können. Voreingestellt 

ist die Sortierung nach Klasse, Name, Vorname. 



Hinweis: Diese Reihenfolge gilt solange, bis eine neue Reihenfolge festgelegt 

wird. Kontrollieren Sie deshalb zunächst immer die Sortierreihenfolge, 

wenn Sie bei Ausdrucken von Listen überraschende Ergebnisse bekommen. 

Im linken Teil des Fensters werden Ihnen die verfügbaren Felder angeboten, 

nach denen Sie sortieren können. Mit Pfeil oder Doppelpfeil können 

einzeln oder alle Felder entweder ausgewählt oder zurückgestellt werden. 

Die Sortierung ist hierarchisch aufgebaut. Sie können deshalb mit den 

Pfeilen unter dem Feld die Reihenfolge verändern. 

Zudem können Sie die Sortierreihenfolge aufsteigend oder absteigend 

festlegen. 

(c) Entfernen Sie das Feld Vorname aus der Sortierreihenfolge. Wählen 

Sie die Felder Klasse, Geschlecht und Name aus und lassen Sie die 

Sortierung auf aufsteigend. Übernehmen Sie durch einen Klick diese 

Auswahl. 

(d) Rufen Sie nun eine beliebige Liste auf und lassen Sie die Vorschau 

anzeigen. 

4.4 Gruppierter Ausdruck von Formularen 

In vielen Fällen ist es sinnvoll, einen Ausdruck nach Gruppierungsmerkmalen 

ausgeben zu können. Sollen Klassenlisten z.B. jeweils auf einem eigenem 

Blatt ausgedruckt werden, dann kann man das erreichen, indem man 

in SchILD-NRW zunächst nach Klassen filtert. Eleganter ist es aber, dem 



Formular eine Eigenschaft zu geben, die automatisch einen Ausdruck nach 

einer bestimmten Gruppierung hervorruft. 

Mit Hilfe des Reportdesigners ist es sehr einfach, ein Formular so zu verändern, 

dass bei jeder neuen Klasse ein neues Blatt gedruckt wird. 

(a) Öffnen Sie eine beliebige Klassenliste. 

(b) Wählen Sie in der Menüzeile die Option Bericht und klicken Sie dann 

auf Gruppen. 

(c) Es öffnet sich das folgende Auswahlfenster. 



(d) In diesem Fenster können Sie zunächst einmal im oberen Bereich ein 

Gruppierfeld auswählen. Wählen Sie in diesem Fall das Feld Schueler_Klasse. 

Dann legen Sie fest, dass ein Umbruch stattfinden soll, 

wenn sich das Inhalt des Datenfeldes ändert, und dass der Umbruch zu 

einem Seitenwechsel führen soll. 

(e) Nun rufen Sie die Druckvorschau auf und Sie können feststellen, dass 

immer dann ein neues Blatt gedruckt wird, wenn sich die Klasse ändert. 

(f) Speichern Sie das Formular nun ab und drucken Sie sie dann für 

mehrere Klassen in der Vorschau aus. 

(g) Sicher ist Ihnen aufgefallen., dass zwar für jede Klasse eine eigene 

Liste gedruckt wird, die Nummerierung aber immer noch durchgeht. 

(h) Wir müssen dazu dem DBCalc-Feld laufender Zähler eine zusätzliche 

Eigenschaft geben. Wählen Sie die Entwurf-Ansicht und aktivieren 

Sie das Feld laufender Zähler im Detailbereich. Klicken Sie mit der 

rechten Maustaste und öffnen Sie die Option Berechnungen. 

(i) Da wir inzwischen das Formular als gruppiertes Formular definiert haben, 

bietet das Fenster eine weitere Option. 

(j) Im unteren Auswahlbereich wählen Sie nun das Gruppenmerkmal 

(0) Klasse aus, bei dessen Wechsel der Zähler zurückgesetzt werden 

soll. 

(k) Die Vorschau zeigt Ihnen an, dass ab sofort jede Klasse mit der 

Nummerierung neu beginnt. 

Hinweis: Anders als Sortiermerkmale werden Gruppenmerkmale im Formular 

gespeichert. Sortiermerkmale aus SchILD-NRW haben allerdings eine 

höhere Priorität, was dazu führen kann, dass trotz korrekter Gruppierung 

des Formulares keine vernünftige Gruppierung der Ausgabe erfolgt. In solchen 

Fällen immer zunächst die Sortierung in SchILD-NRW überprüfen! 


4.5 Der Einbau von Systemvariablen 


Häufig werden in einem Formular Informationen benötigt, die aus dem System 

entnommen werden müssen. Das sind z.B. Angaben zum Erstellungszeitpunkt, 

Seitenzahlen u.ä. Einige dieser Variablen stehen im 

SchILD-NRW-Reportdesigner auf Knopfdruck zur Verfügung und sind ganz 

einfach einzubauen. 

(a) Öffnen Sie eine beliebige Liste, die noch keine Systemvariablen enthält. 

(b) Im Fußbereich sollen das Erstellungsdatum sowie die Seitennummerierung 

angegeben werden. 

(c) Wählen Sie nun durch Klick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste 

eine Systemvariable aus und positionieren Sie diese im Fußbereich. 

Über die Auswahlliste entscheiden darüber, welche Systemvariable 

Sie einsetzen wollen. 

Auswahlliste 

Systemvariable 



(d) Fügen Sie rechts die Seitenzahl und links das Druckdatum ein. 

(e) Drucken Sie über die Vorschau das Dokument auf den Bildschirm aus. 

4.6 Verwenden von graphischen Elementen 

Beim Erstellen von einfachen Listen mit Hilfe des Berichtsassistenten sind 

Ihnen verschiedene Layouttypen angeboten worden. Jeder Layouttyp basiert 

auf einer Reihe von Layoutelementen, die Sie natürlich auch einzeln 

und nach eigenen Vorstellungen verwenden können. Im Folgenden werden 

einige Möglichkeiten aufgezeigt. 

4.6.1 Linienelemente 

Die einfachste Art, Listen überschaulicher zu gestalten, ist die Verwendung 

von Linienelementen zur optischen Abtrennung der einzelnen Datensätze. 

Sie finden diese Elemente in der Menüleiste des Reportdesigners. 

Linienelemente 

(a) Öffnen Sie eine Liste Ihrer Wahl. 

(b) Klicken Sie auf das Linienelement und aktivieren Sie es damit. Fügen 

Sie es an der gewünschten Stelle in das Formular ein. In diesem Fall 

empfiehlt sich die Position direkt unterhalb des Datensatzes 

Linienelement 

(c) Klicken Sie nun mit der 

rechten Maustaste, während 

das Linienelement noch 

markiert ist. Es öffnet sich 

ein weiteres Menü. 



(d) Wählen Sie hier den Punkt Breite der Stammkomponente. Damit 

wird die Linie exakt so breit wie das Formular und Sie können den Effekt 

in der Vorschau überprüfen. 

4.6.2 Formenelemente 

Neben den Linienelementen sind die Formenelemente (Shapes) wichtige 

Layoutmittel. 

Formenelemente 

Hier handelt es sich um verschiedene Grundformen wie Dreiecke, Rechtekke 

oder Kreise, die variabel in Form und Farbe zur Gestaltung der Formulare 

eingesetzt werden können. Wie bei allen anderen Elementen werden 

die Formelemente durch Anklicken ausgewählt und dann platziert. 



Hat man ein Formelement im Formular platziert, so wird im Eingabefenster 

ein Auswahlfenster aktiv, das die Auswahl verschiedener Formen ermöglicht. 

(a) Wählen Sie ein beliebiges Formular, das Sie mit Formelementen optimieren 

wollen. 

(b) Aktivieren Sie die Auswahl für Formelemente und fügen Sie ein solches 

Element, z.B. ein gerundetes Rechteck im Kopfbereich, ein. 

(c) Legen Sie nun das neue Formelement über das Textelement mit der 

Bezeichnung „Neuer Bericht“. Drücken Sie anschließend die rechte 

Maustaste und schieben Sie das Formelement in den Hintergrund. 

(d) Dem Textelement geben Sie die z.B die Schriftfarbe weiss und dem 

Formelement die Füllfarbe oliv. 

(e) Über die Vorschau lassen Sie sich das Dokument anzeigen. 


4.6.3 Gitterelemente 


Neben den Linien- und Formenelementen sind noch zwei weitere Layoutelemente 

für die Listengestaltung von Interesse. Dies sind Tabellenelemente, 

die es als feste und flexible Elemente gibt. Sie finden Sie in der Menüleiste. 

flexibles Gitterelement 

festes Gitterelement 

Eine Liste, in die man Einträge vornehmen kann, z.B. eine Milchgeldliste, 

zeigt eine einfache Anwendung solcher Elemente. 

(a) Rufen Sie eine beliebige Liste auf oder erstellen Sie eine neue Liste, die 

nur Name und Vorname enthält. 

(b) Wählen Sie aus der Menüleiste den Knopf für feste Gitterelemente 

(SimpleGrid) und positionieren Sie ein solches Element in den Detailbereich. 

(c) Über Position bringen Sie das Element auf die richtige Größe. Achten 

Sie auf die gleiche Höhe wie bei den Textlabeln Vorname und Name. 

(d) Die Funktion ColCount ermöglicht eine Angabe, in wieviele Spalten 

dieses Feld aufgeteilt werden soll. Wählen Sie z.B. 10 Spalten. 



(e) Dehnen Sie anschließend durch Ziehen am mittleren rechten Begrenzer 

das Feld nach rechts bis zum Ende des Formulars. 

(f) Nun können Sie dieses fertige Element über Kopieren – Einfügen in 

der gleichen Größe und Anordnung in den Kopfbereich kopieren und 

durch Einfügen von Textlabeln entsprechende Überschriften vergeben. 

Hinweis: Bei den flexiblen Gitterelementen lassen sich zusätzlich die einzelnen 

Spaltenbreiten pixelweise definieren. 

Insgesamt sind hier der Gestaltungsfreiheit kaum Grenzen gesetzt. Eine 

wertvolle Hilfe in diesem Zusammenhang ist das in Deutsch mit dem Programm 

mitgelieferte Report-Builder-Training („Endbenützer-Anleitung für 

das Erstellen von Berichten“), die Sie sich ausdrucken lassen können, wenn 

Sie der optischen Gestaltung Ihrer Formulare gesteigerten Wert zukommen 

lassen wollen. 

4.7 Bedingungen in Formulare einbauen 

Jetzt wird es etwas komplizierter. Grundsätzlich ist es in SchILD-NRW bei 

der Reporterstellung möglich, Felder so zu programmieren, dass sie sich 

gemäß einer Programmieranweisung verhalten. Es bedarf dazu allerdings 

einer vertieften Kenntnis des Reportdesigners und eines Grundverständnisses 

an Programmiertechnik. 

Wir beschränken uns deshalb an dieser Stelle auf einige ganz einfache Beispiele. 

4.7.1 Ausgabe von m/w als Geschlechtsmerkmal 

In vielen selbsterstellten Listen erscheinen bei der Ausgabe des Geschlechtes 

die Ziffern 3 für männlich und 4 für weiblich. Das kann und soll 

so natürlich nicht bleiben. 

(a) Öffnen Sie ein Formular, das im Detailbereich Angaben über das Geschlecht 

des Schülers enthält. (Ggf. entwerfen Sie ein solches Formular). 


Hinweis: Die 

Bezeichnung 

der Label wird 

bei der Erstellung 

der Formulareautomatisiertvergeben. 

Es kann also in 

jedem Fall eine 

andere Labelnummerierung 

vorkommen. 

Wichtig ist nur, 

dass man das 

richtige zu programmierende 

Label auswählt. 


(b) Merken Sie sich die Bezeichnung des Labels, das die Geschlechtsangabe 

enthält. (Diese Information finden Sie links unten im Reportdesigner, 

wenn das entsprechende Feld aktiviert ist.) 

(c) Wählen Sie die Reiterkarte Berechnungen. Klicken Sie in der Menüzeile 

auf Ansicht und wählen Sie Ereignisse. 

Sie sehen nun ein mehrteiliges Fenster. Links oben werden die einzelnen 

Elemente Ihres Berichtes angezeigt und rechts oben die Ereignisse, die 

definiert werden können. 

Links unten werden die Programmierbedingungen in der internen Programmiersprache 

eingegeben und rechts unten können sie verschiedene 

Programmierelemente auswählen, um sie links einzufügen. 

(d) Zunächst suchen Sie das Textlabel, das programmiert werden soll. 

Klicken Sie im linken oberen Fenster auf DBText9 im Bereich Detail. 

(e) Nun muss die Aktion ausgewählt werden. Klicken Sie im rechten oberen 

Fenster auf OnGetText. 

(f) Klicken Sie nun in das linke untere Fenster. Es erscheint ein Programmiergerüst 

und das Feld oben neben OnGetText wird rot. 


Weitere Beispiele 

für fortgeschritteneFormularentwicklung 

und Prozeduren 

finden Sie 

in den Kapiteln 6 

und 7 


(g) Die Definitionszeile der Prozedur wird je nach gewählter Aktion automatisch 

gebildet, ebenso begin und end. Zwischen begin und end 

muss nun der Programmiercode eingetragen werden. 

(h) Tragen Sie diesen Text zwischen begin und end ein. Danach klicken 

Sie wieder in das rechte obere Fenster. Der Rechner überprüft den 

Programmcode und färbt dann das Feld neben OnGetText grün, der 

Code ist syntaktisch einwandfrei. 

(i) Wählen Sie nun die Reiterkarte Vorschau und lassen Sie sich die Liste 

anzeigen. 

Dort, wo vorher eine Zahl als Geschlechtsmerkmal auftauchte, erscheint 

nun das w, bzw. das m. 

4.7.2 Angabe des aktuellen Schulhalbjahres 

Die Angabe des jeweils aktuellen Schulhalbjahres ist ebenfalls eine oft benötigte 

Information bei der Ausgabe von Listen und Formularen. Die erforderliche 

Programmierbedingung ist schon relativ kompliziert und soll an 

dieser Stelle nicht ausführlich erklärt werden. 

Es ist aber möglich, mit Hilfe der Windows-Zwischenablage fertig programmierte 

Module mit einigen wenigen Mausclicks in ein Formular einzubauen. 

Zunächst benötigen Sie den entsprechenden Programmiercode. 



Hinweis: In vielen der mitgelieferten, aber noch mehr der im Internet bereitgestellten 

Formulare, finden Sie programmierte Label. Sie können den 

Inhalt einer solchen Programmierbedingung über STRG+C kopieren und 

über STRG+V in das Formular einbauen. 

Das erspart das Eingeben der Programmierbedingung und minimiert die 

damit verbundene Fehlerquelle in der Syntax, funktioniert allerdings nicht 

mit kompletten Prozeduren, sondern nur mit deren Inhalt. 

(a) Öffnen Sie ein Formular, das die Angabe des aktuellen Schulhalbjahres 

enthält, z.B. das Formular „Hausaufgabenliste“ 

(b) Das Halbjahr ist in der Variablen1 abgelegt, gehen Sie in den Modus 

Berechnungen und klicken Sie auf das Element Variable1, das als 

programmiertes Element in grün dargestellt ist. 



(c) Kopieren Sie den Inhalt des unteren Fensters zwischen Var a... und 

...end; mit Hilfe der Windows-Zwischenablage STRG+C. 

(d) Öffnen Sie nun das Formular, in das Sie die Angabe des aktuellen 

Schulhalbjahres einbauen wollen. 

(e) Wählen Sie aus der Menüzeile ein Variablenelement aus und platzieren 

Sie es an geeigneter Stelle im Kopfbereich. 

Variablenelement 

(f) Gehen Sie in den Modus Berechnungen und aktivieren Sie die Variable1. 



(g) Wählen Sie unter Ereignisse im rechten oberen Fenster das Ereignis 

OnGetText. 

(h) Fügen Sie nun über die Zwischenablage mit STRG+V den Inhalt der 

Programmieranweisung unterhalb der Prozedurvereinbarung ein. 

(i) Gehen Sie in den Vorschaumodus und lassen Sie sich das Formular 

mit dem aktuellen Schulhalbjahr anzeigen. 

Hinweis: Dies waren einfache Programmierbedingungen. Auf ähnliche Art 

und Weise können z.B. die Anrede nach Geschlecht, die Auswahl 

Sohn/Tochter und ähnliches programmiert werden. Auch wesentlich komplexere 

Programmierbedingungen sind möglich und für viele Zwecke sogar 

notwendig. Beispiele für solche Prozeduren finden Sie in Kapitel 7. 


5 SchILD-NRW und Office 

Werkzeugleisten 

Obwohl SchILD-NRW vollkommen ohne ein zusätzliches Textverarbeitungsprogramm 

auskommt, lässt es doch eine Zusammenarbeit mit Officeprogrammen 

zu. Sie können z.B. mit Word erstellte Serienbriefe mit einer 

Steuerdatei aus SchILD-NRW kombinieren, oder aber in Word erstellte 

Briefe und Bescheinigungen komplett in SchILD-NRW integrieren. 

5.1 Erzeugen der Datei datentra.doc 

Im alten SchILD haben die meisten Formulare die Steuerdatei datentra.doc 

benutzt. Wollen Sie diese alten Formulare weiterbenutzen, so können Sie 

mit SchILD-NRW auf einfache Art und Weise eine solche Steuerdatei erzeugen. 

(a) Wählen Sie: Druckausgabe / Report-Explorer aufrufen. 

(b) Klicken Sie das Verzeichnis Verschiedenes an. Im rechten Fenster 

klicken Sie auf erzeugt_datentra_doc . 

(c) Klicken Sie nun auf das Drucksymbol. 

(d) Aktivieren Sie In Datei drucken (Häkchen). 



(e) Klicken Sie auf die drei Punkte ... hinter Wohin: und wählen Sie das 

Verzeichnis, in dem die Word-Steuerdatei liegen soll. Z.B.: C:\Eigene 

Dateien. Klicken Sie dann auf OK. 

Nun wird eine Datei erzeugt, die als Datenquelle für die Serienbrieffunktion 

von Word benutzt werden kann. Diese können Sie mit den in Ihrem Textverarbeitungsprogramm 

üblichen Instrumenten als Steuerdatei einbinden. 

Hinweis: Dieses Verfahren kann nur ein Hilfsverfahren sein. Zunächst einmal 

müssen Sie vor dem Erzeugen der datentra.doc eine Filterung nach der 

für den Ausdruck vorgesehenen Klasse durchführen, da sonst der Ausgabevorgang 

sehr lange dauert. Zum zweiten ist die Steuerdatei natürlich nur 

zum Zeitpunkt der Erzeugung aktuell, so dass sie jedesmal neu bereitgestellt 

werden muss. 

5.2 Erzeugen beliebiger Steuerdateien 

Wesentlich praktischer funktioniert eine andere Möglichkeit, Steuerdateien 

für die Textverarbeitung zu erstellen, bzw. Schülerdaten für andere Officeprogramme 

zur Verfügung zu stellen. 

(a) Wählen Sie in der Menüzeile die Option Datenaustausch und klicken 

Sie dann auf Text-Dateien. 

(b) Sie sehen ein recht umfangreiches Fenster, in dem verschiedene Optionen 

ausgewählt werden müssen. 



(c) Im oberen Auswahlfenster können Sie die Datenquelle einstellen. 

Wählen Sie hier Schüler. 

(d) Sie erhalten eine Liste der verfügbaren Datenfelder und können diese 

einzeln oder in Gruppen in das rechte Auswahlfenster übernehmen. 

Die Export-Optionen können Sie in der Regel so eingestellt lassen, es 

sei denn, Ihr Officeprogramm erfordert andere Einstellungen. Setzen 

Sie ein Häkchen am Feld Feldbeschreibung in erster ..., damit in der 

Steuerdatei entsprechende Bezeichner vorhanden sind. Geben Sie einen 

Namen für die Steuerdatei ein und wählen Sie das passende Verzeichnis. 

Ein Klick auf Export starten legt die Datei an. So können Sie 

auf einfache Weise z.B. Schülerdaten in eine Excel-Tabelle exportieren 

oder als Steuerdatei für Ihr Textverarbeitungsprogramm nutzen. 

(e) Mit Als Vorlage speichern können Sie die hier getroffenen Voreinstellungen 

für spätere Zwecke sichern. Diese Vorlagen können Sie natürlich 

zurückladen, indem Sie auf Vorlage klicken und die entsprechende 

Vorlage auswählen. 

5.3 Einbinden von Word-Formularen in SchILD-NRW 

Selbst fertige Word-Formulare lassen sich komplett nach SchILD-NRW 

übernehmen. So können Sie einen Serienbrief, den Sie in Word erstellt haben, 

auch als Formular in SchILD-NRW übernehmen. Der Aufwand ist allerdings 

teilweise beträchtlich. 

(a) Dokumente, die nach SchILD-NRW importiert werden sollen, müssen 

im sog. RichTextFormat, also als rtf-Datei, vorliegen. Öffnen Sie also 

zunächst das gewünschte Formular in Word und speichern sie es sofort 

wieder als Dokumenttyp RichTextFormat ab. 

(b) Wählen Sie nun den Reportdesigner und legen Sie einen neuen leeren 

Bericht an. 

(c) Deaktivieren Sie über Bericht die Optionen Kopf und Fuß und vergrößern 

Sie den Detailbereich so, dass er eine ganze Seite umfasst. 

Hinweis: das Vergrößern des Detailbereiches kann etwas mühselig sein, da 

man mehrfach den Scroll-Balken einsetzen muss. Achten Sie darauf, dass 

die Ansicht Lineale eingeschaltet ist, damit auch die korrekte Seitenhöhe 

eingestellt werden kann! 


Detailbereich mehrfach 

vergrößern 


(d) Nun fügen Sie ein RBRichText-Element mit Hilfe der Symbols aus dem 

rechten Teil der Symbolleiste ein. 

RBRichText-Feld 

Scrollbalken mehrfach einsetzen 

(e) Vergrößern Sie das RBRichText-Feld so, dass es das ganze Formular 

einnimmt, abzüglich der gewünschten Seitenränder. 

(f) Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in das Feld hinein. Es öffnet 

sich ein Ausrollmenü. 



(g) Nun klicken Sie mit der linken Maustaste auf Properties. Das Rich- 

Text-Feld wird geöffnet und Sie könnten z.B. nun Text eintragen und 

gemäß Ihren Vorstellungen formatieren. 

(h) Statt Text einzutragen, wollen wir nun das Formular laden, das nach 

SchILD-NRW übernehmen werden soll. Klicken Sie auf Load und wählen 

Sie im darauffolgenden Dialog die gewünschte Datei, z.B wie folgt, 

aus. 

Hinweis: Dieses Fenster ist leider untergelagert und kann deshalb unter 

Umständen nicht bearbeitet werden. Verkleinern Sie bitte vorher das zuvor 

angezeigte Fenster oder verschieben Sie es an den Rand des Bildschirms. 



(i) Der Inhalt der Datei wird formatiert in das RichText-Feld übernommen. 

Nun müssen wir noch die Seriendruckfelder austauschen. 

Hinweis: Die Feldbezeichnungen wie auch die Schreibweise der Datensatzfelder 

unterscheiden sich grundlegend von denen in WinSchILD. 

(j) Markieren Sie das erste Seriendruckfeld Ihrer Vorlage , z.B. «Erzieher- 

Name» und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste. Wählen Sie 

die Option Merge Field. 

(k) Nun müssen Sie unter Data Pipeline die Datenquelle Erzieher auswählen 

und dann unter Field das entsprechende Datenfeld Name1. Bestätigen 

Sie die Auswahl mit OK. 

(l) Den gleichen Vorgang wiederholen Sie mit allen in der importierten 

Vorlage vorkommenden Datenfeldern. 

(m) Bestätigen Sie alle Änderungen durch einen Klick auf Commit Edits. 



(n) Bevor Sie das Formular ausdrucken können, muss noch eine weitere 

Option eingestellt werden. Klicken Sie im Fenster RichText1 – Properties 

auf Other Properties und stellen Sie sicher, dass die Optionen 

Enabled, Merge Enabled und Show Merge Fields angeklickt 

sind. 

(o) Speichern Sie das Formular. 

Hinweis: Sie stellen an dieser Stelle sicherlich fest, dass der Vorgang des 

Übernehmens von Word-Formularen nach SchILD-NRW ziemlich arbeitsaufwändig 

ist. Außerdem werden über das rtf-Format nicht alle vorhandenen 

Formatierungen übernommen, sodass unter Umständen das Ergebnis 

nicht vollständig den Erwartungen entspricht.

Teil 3: Arbeiten mit Reports Handreichung zum ... - SVWS-NRW

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