Digital_Letter_Ausgabe 2_GB2-22-2

Ausgabe 2
Februar 2021
Digital-Letter
Fokus: Webinare Fortbildung GB 2 und GB 3 übergreifend
Version GB2
Vorwort
In der AG Webinare wurden weitere Unterlagen fertig gestellt. Nachdem
wir im Januar bereits über Ergebnisse der Arbeitsgruppe im ersten Digital-Letter
berichten konnten, dürfen wir Sie in dieser Ausgabe über weitere
Neuerungen informieren.
IN DIESER AUSGABE
Neuerungen/Verbesserungen im Serviceprozess
Der Testraum für Teilnehmende an Webinaren ist Online. Hier kann man
die Anwendung (BBB) kennenlernen und testen, ob man die technischen
Voraussetzungen erfüllt. Besucher der Seite finden hier auch eine Auflistung
der möglichen Browser. Ein Testmeeting ist auf fünf Minuten begrenzt.
Testraum
Warteraum
Webinare & Co
Lastverteilung
E-Mail – Kontaktadresse
Seite für Teilnehmende
Seite für Dozierende
Webinarkalender
FQA Webinarorganisation
Nutzung DataStore
Port Freigaben
Digitale Lernbausteine
Dieser Digital-Letter wurde von Michaela Wintermayr-Greck erstellt.

Webinare & Co.
Seit kurzem finden Sie auf unserer
Intranetseite die neue Kachel Webinare
& Co. Dahinter wurde ein-
Bereich in der Knowledge Base
angelegt, in dem Sie unter anderem
den Digital-Letter und Informationen
zu Updates chronologisch
abgelegt finden. Hier finden
Sie zukünftig auch eine Zusammenfassung
wichtiger Informationen
und Quellen rund um digitale
Themen der BVS.
Warteraum für Teilnehmende
Nutzen Teilnehmende den
Zugangslink zum Digitalportal,
ehe das Webinar
oder Video gestartet ist,
gelangen Sie nun in einen
Warteraum, in dem Sie
Informationen über den
geplanten Start der Veranstaltung
erhalten und gebeten
werden zu warten.
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Technik in unserem Bildungszentren
In der letzten Ausgabe hatten wir über die technischen Möglichkeiten in unseren Bildungszentren
informiert. Nun wollen wir die noch Fehlende aus Nürnberg nachreichen:
Das Team aus Nürnberg hat uns gemeldet, dass alle Lehrsäle über LAN/WLAN verfügen.
Meeting vs. Webinar
Lastverteilung
Damit die Teilnehmer möglichst gleichmäßig auf die vier BBB-Server verteilt werden, ist es unbedingt
notwendig, dass dem Digitalportal die Art der Veranstaltung (Webinar oder Meeting) und die
Anzahl der Teilnehmer bekannt ist.
Bei der Stoff- und Stundenplanung in Antrago wird das über die Ressource "digitale Räume" gesteuert.
Webinarraum (der Server plant mit einem Audio-/Videostream für den Dozent/-in und einem Audiostream
(ohne Video!) für die Teilnehmer) → normaler Ressourcenverbrauch auf den Servern
Meetingraum (der Server plant mit Audio-/Videostream für Dozent und alle Teilnehmer) → sehr
hoher Ressourcenverbrauch auf den Servern, wir planen mir einem dreimal höheren Ressourcenverbrauch
pro Teilnehmer
Je nach Raumart werden also mehr (Webinare) oder weniger (Meetings) Räume und Teilnehmer auf
die vier BBB-Server verteilt.
Wichtig:
Grundsätzlich ist die Anzahl der Server und Ressourcen auf Webinare ausgelegt. Meetings sollten
eher die Ausnahme und nicht die Regel sein.
Wird ein Meeting oder ein Webinar manuell im Digitalportal angelegt, so ist es zwingend notwendig,
dass alle Teilnehmer über das Digitalportal hinzugefügt werden. Ansonsten kann die Lastverteilung
nicht die Auslastung des Servers kalkulieren. So benötigt ein Meeting mit 5 Teilnehmern deutlich
weniger Ressourcen als ein Meeting mit 20 Teilnehmern. Im schlimmsten Fall ist der Server
überlastet und alle Webinare und Meetings auf diesem Server stürzen ab.
Informationen finden Sie unter: https://wiki.mybvs.de/x/x7OfB
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Kommunikation - E-Mailkontaktadresse der Teilnehmenden
und Dozierenden in Antrago für das Digitalportal
Einleitend ist zu sagen das Antrago und das
Digitalportal nur eine E-Mailkontaktadresse
verarbeiten können. In der Personenkarte der
Teilnehmer und Dozenten können Sie mehrere
E-Mailadressen zu einer Person erfassen.
Sie müssen allerdings eine E-Mailadresse für
den Benutzeraccount und die Kommunikation
auswählen. Dies geschieht über die H-
und A-Haken.
Wichtig:
Mit Einsatz der Portale (Digitalportal, Dozentenportal,
Firmenportal, Moodle....) wird die
Kommunikation gesteuert. Die A- und H-
Haken müssen immer identisch gesetzt sein!
H-Haken = Hauptkommunikation
Unser Kundenservice hat hierzu noch die folgende
Information geschickt. Wird eine Änderung
an den E-Mail-Adressen von Teilnehmenden
und Dozenten nicht durch den Kundenservice
vorgenommen, muss diese Änderung
an die IT-Hotline gemeldet werden. Es
reicht die „alte“ und die „neue“ Email-Adresse
mitzuteilen, Name und Adresskartennummer
werden nicht benötigt. Falls nur der Haken
„H“ gesetzt wird, ist keine Mitteilung erforderlich.
Diese Änderungen werden von unseren
IT-Kollegen dann auch für das Digitalportal
erfasst.
Unterlagen und Informationen für Teilnehmende
Für Teilnehmende wurde ein Bereich auf
unserer Webseite eingerichtet. Neben dem
Zugang zum Digitalportal und der Seminarsuche,
sind hier auch die bereits erstellten
Hilfsunterlagen eingebunden.
www.bvs.de/digitalportal
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Unterlagen und Informationen für Dozierende
Auch die Unterlagen für Dozierende sind weiter gewachsen und nun auf einer Seite
zusammengefasst. Unter www.bvs.de/doz-digitalportal stehen nun neben Anleitungen
und einem Videostutorial umfangreiche FAQ zur Verfügung.
Raumnutzung im BZ München
Wenn Dozenten zum Halten eines Webinars einen Raum im Bildungszentrum
München nutzen, muss jetzt nicht mehr zusätzlich zum Webinar eine interne
Veranstaltung angelegt werden.
Der Echtraum wird zusätzlich im Stundenplan eingefügt.
Eine Anleitung wird aktuell erstellt.
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Eintragungen im Webinarkalender
In der letzten Ausgabe hatten wir über die Erweiterung des Web-Teams berichtet. Aus diesem
Grund wurde - ab sofort bis auf weiteres - die direkte Zuordnung des SB 2 aufgehoben, um die
Menge an Webinaren flexibel betreuen zu können. Die organisatorischen Regelungen zur Eintragung
im Webinarkalender finden Sie in folgenden Wiki-Beitrag:
Webinare - Technische Unterstützung durch den FB 22 - GB 2 - BVS Wiki (mybvs.de)
Bitte beachten Sie diesen, da hier die Vorgaben für die Terminspeicherung im Webinarkalender
geregelt sind.
Der GB2-Webinarkalender
Erstellen Sie sich eine Verknüpfung zum Webinarkalender. Das kann mit folgenden Arbeitsschritten
erfolgen:
Schritt 1: Erstellen einer Verknüpfung auf den Webinarkalender:
Klicken Sie auf drei Punkte (Verknüpfungen) unten links in Outlook auf.
Anschließend auf das Wort „Verknüpfungen“ mit dem
Mauszeiger gehen und mit der rechten Maustaste
eine neue Verknüpfung im angezeigten Menü auswählen.
Hier ist dann der Pfad zum
Webinarkalender zu öffnen
und dieser auszuwählen.
Dieser Digital-Letter wurde von Michaela Wintermayr-Greck erstellt.

FAQ zur Webinarorganisation
In Wiki ist nun auch ein umfangreicher Fragen/Lösungskatalog zur Webinarorganisation
verfügbar. Zu finden sind die FAQ unter:
Webinare - FAQ zu Webinarorganisation - GB 2 - BVS Wiki (mybvs.de)
Dateiablage und Nutzung Datastore
Um zukünftig Unterlagen für Webinare über den DataStore bereitstellen
zu können, wurden verschiedene Unterstützungsunterlagen erstellt.
In einem Leitfaden wird die Nutzung des DataStore und das Dateiablagekonzept
beschrieben. Wir haben den Leitfaden diesen Digital-Letter als
Anlage beigefügt.
Zusätzlich stehen drei kurze Erklärvideos zur Verfügung:
Dateien bereitstellen:
Dateien anfordern:
Dateien verwalten:
https://vimeo.com/507507255/a686e18fb0
https://vimeo.com/507507287/fa876b7b9d
https://vimeo.com/507507319/5ea6553b3a
Dieser Digital-Letter wurde von Michaela Wintermayr-Greck erstellt.

Portfreigabe für Teilnehmende
Es kommt immer wieder zu Problemen bei Teilnehmenden, sich in ein Webinar einwählen zu können,
obwohl der technische Test erfolgreich verlaufen ist. Das kann an einer fehlenden Port-
Freigabe liegen, denn es kann nicht bestimmt werden auf welchen unserer Server der Teilnehmende
zum Test und zum Webinar geleitet wird d.h. es kann sich um unterschiedliche Server
handeln. Hat die IT des Teilnehmenden den Port zum Server auf dem der Test durchgeführt wurde
freigeschaltet, die zu dem Server auf dem der Teilnehmende am Webinar teilnehmen möchte
aber nicht, kommt es zu Problemen beim Zugang. Da ein bestimmter Server nicht gezielt ausgewählt
werden kann, muss die IT des Teilnehmenden alle Ports freigeben. Anbei sehen Sie eine
Aufstellung aller Ports, die freigeschaltet sein müssen.
Sollten die UDP-Ports nicht geöffnet sein, kann BigBlueButton zwar auch
über den TURN-Server eine TCP-Verbindung zur Herstellung einer digitalen
Veranstaltung aufbauen. Dieser Umweg hat allerdings meist die Folge, dass
es zu unangenehmen Störungen, Bildaussetzern und Tonstörungen kommt.
TCP-Verbindungen sind für Echtzeitdaten wie Audio-/Videodaten nicht gut
geeignet. Im schlechtesten Fall ist eine Teilnahme am Unterricht nicht möglich.
Dieser Digital-Letter wurde von Michaela Wintermayr-Greck erstellt.

Konzepte Digitale Lernbausteine
In der letzten Ausgabe des Digital-Letter hatten wir angekündigt, zukünftig Konzepte zu digitalen
Lösungen, die aus einer Kombination mehrerer Techniken bestehen vorzustellen. In diesem
Digital-Letter stellen wir die ersten zwei neuen Angebote vor. Weitere folgen in der nächsten
Ausgabe.
Digitale Leistungsnachweise
Wir haben eine Lösung für eine digitale Durchführung von Leistungsnachweisen. Hierzu werden
die Unterlagen des Leistungsnachweises in ein am Bildschirm ausfüllbares, digitales Format
gebracht.
Für den Leistungsnachweis wird ein Webmeeting angelegt. Sobald sich alle Teilnehmenden
eingewählt haben, findet die Legitimationsprüfung über die Kamera statt. Im Anschluss erhalten
alle Teilnehmenden die Prüfungsunterlagen gleichzeitig per Mail. Diese werden am PC bearbeitet,
die Teilnehmenden bleiben während dieser Zeit im Webmeeting eingeloggt. Wir machen
auf diese Weise eine virtuelle Prüfungsaufsicht.
Nach Ablauf der Prüfungszeit speichern die Teilnehmenden Ihre Prüfung und mailen diese unverzüglich
an die BVS zurück. Erst wenn der Leistungsnachweis bei uns eingegangen ist, darf
sich der Teilnehmende ausloggen.
In der BVS werden die Leistungsnachweise / Rückmeldungsmail mit Eingangsdaten im Original
gespeichert, ehe diese ausgedruckt auf herkömmlichen Weg zur Korrektur gegeben werden.
Das Verfahren wurde von Fr. Klempnow beim Leistungsnachweis BILABU erfolgreich eingesetzt.
Bei Fragen zu Ablauf, Unterlagen und Details unterstützt Sie Fr. Wintermayr–Greck gerne.
Dieser Digital-Letter wurde von Michaela Wintermayr-Greck erstellt.

Baurecht digital
Das Seminarangebot „Baurecht-kreisangehörige Gemeinden“ ist ein Wochenseminar,
bei dem seit Jahren nicht genug Veranstaltungen angeboten werden konnten. Im letzten
Jahr waren 140 Teilnehmende auf den Wartelisten. Es wurde daher eine digitale
Alternative als Ergänzung zum bestehenden Angebot entwickelt. So haben die Interessen
nun eine Wahlmöglichkeit. In den Zeiten des Lockdown konnten wir mit dieser
Die Präsenzveranstaltung ist ein Wochenseminar von Montagmittag bis Freitagmittag. Inhaltlich
besteht das Seminar aus vier Themenblöcken. Diese Inhalte wurden für die digitale Variante
mit den Dozenten als Video aufgenommen. Die Teilnehmenden am Baurecht digital erhalten
diese Videos nacheinander über das Digitalportal freigeschaltet.
Der Film zu einem Thema kann zwei Wochen lang von den
Teilnehmenden angeschaut werden, dabei sind diese völlig frei,
wann und wie oft sie den Film anschauen - am Stück oder in
Häppchen. Am Ende der zwei Wochen findet ein Webmeeting
mit dem jeweiligen Dozenten statt, in dem Fragen geklärt und
Übungsaufgaben gelöst werden können. Danach bekommen
die Teilnehmenden das nächste Video usw.
Das Angebot wird sehr gut angenommen, die ersten drei Veranstaltungen
mit 20 Teilnehmern je Seminar sind bereits ausgebucht. Hr. Miehling plant bereits
eine weitere Runde, einen Teil der Veranstaltung gestaltet er selbst. Dieses Video mit Meeting
wird nun auch als eigenes digitales Videoseminar (VA gibt es auch in Präsenz) angeboten. Also
ein Film, mehrfache Nutzung!
Für die Anlage eines solchen Videoseminars wurde von den Kollegen der IT eine Anleitung erstellt.
Diese ist im Wiki unter folgenden Link zu finden: https://wiki.mybvs.de/x/x7OfB
Fragen zu Details, Einsatzmöglichkeiten und Dreharbeiten beantwortet Ihnen Fr. Wintermayr-
Greck gerne.
Dieser Digital-Letter wurde von Michaela Wintermayr-Greck erstellt.