Digital_Letter_Ausgabe 2_22-2

Ausgabe 2
Februar 2021
Digital-Letter
Fokus: Webinare Fortbildung GB 2 und GB 3 übergreifend
Vorwort
In der AG Webinare wurden weitere Unterlagen fertig gestellt. Nachdem
wir im Januar bereits über Ergebnisse der Arbeitsgruppe im ersten Digital-Letter
berichten konnten, dürfen wir Sie in dieser Ausgabe über weitere
Neuerungen informieren.
IN DIESER AUSGABE
Neuerungen/Verbesserungen im Serviceprozess
Der Testraum für Teilnehmende an Webinaren ist Online. Hier kann man
die Anwendung (BBB) kennenlernen und testen, ob man die technischen
Voraussetzungen erfüllt. Besucher der Seite finden hier auch eine Auflistung
der möglichen Browser. Ein Testmeeting ist auf fünf Minuten begrenzt.
Testraum
Warteraum
Webinare & Co
Lastverteilung
E-Mail – Kontaktadresse
Seite für Teilnehmende
Seite für Dozierende
Raumnutzung

Webinare & Co.
Seit kurzem finden Sie auf unserer
Intranetseite die neue Kachel Webinare
& Co. Dahinter wurde ein
Bereich in der Knowledge Base
angelegt, in dem Sie unter anderem
den Digital-Letter und Informationen
zu Updates chronologisch
abgelegt finden. Hier finden
Sie zukünftig auch eine Zusammenfassung
wichtiger Informationen
und Quellen rund um digitale
Themen der BVS.
Warteraum für Teilnehmende
Nutzen Teilnehmende den
Zugangslink zum Digitalportal,
ehe das Webinar
oder Video gestartet ist,
gelangen Sie nun in einen
Warteraum, in dem Sie
Informationen über den
geplanten Start der Veranstaltung
erhalten und gebeten
werden zu warten.
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Technik in unserem Bildungszentren
In der letzten Ausgabe hatten wir über die technischen Möglichkeiten in unserem Bildungszentren
informiert. Nun wollen wir die noch Fehlende aus Nürnberg nachreichen:
Unser Team aus Nürnberg meldet, dass hier alle Lehrsäle über LAN/WLAN verfügen.
Meeting vs. Webinar
Lastverteilung
Damit die Teilnehmer möglichst gleichmäßig auf die vier BBB-Server verteilt werden, ist es unbedingt
notwendig, dass dem Digitalportal die Art der Veranstaltung (Webinar oder Meeting) und die
Anzahl der Teilnehmer bekannt ist.
Bei der Stoff- und Stundenplanung in Antrago wird das über die Ressource "digitale Räume" gesteuert.
Webinarraum (der Server plant mit einem Audio-/Videostream für den Dozent/-in und einem Audiostream
(ohne Video!) für die Teilnehmer) → normaler Ressourcenverbrauch auf den Servern
Meetingraum (der Server plant mit Audio-/Videostream für Dozent und alle Teilnehmer) → sehr
hoher Ressourcenverbrauch auf den Servern, wir planen mir einem dreimal höheren Ressourcenverbrauch
pro Teilnehmer
Je nach Raumart werden also mehr (Webinare) oder weniger (Meetings) Räume und Teilnehmer auf
die vier BBB-Server verteilt.
Wichtig:
Grundsätzlich ist die Anzahl der Server und Ressourcen auf Webinare ausgelegt. Meetings sollten
eher die Ausnahme und nicht die Regel sein.
Wird ein Meeting oder ein Webinar manuell im Digitalportal angelegt, so ist es zwingend notwendig,
dass alle Teilnehmer über das Digitalportal hinzugefügt werden. Ansonsten kann die Lastverteilung
nicht die Auslastung des Servers kalkulieren. So benötigt ein Meeting mit 5 Teilnehmern deutlich
weniger Ressourcen als ein Meeting mit 20 Teilnehmern. Im schlimmsten Fall ist der Server
überlastet und alle Webinare und Meetings auf diesem Server stürzen ab.
Informationen finden Sie unter: https://wiki.mybvs.de/x/x7OfB
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Kommunikation - E-Mailkontaktadresse der Teilnehmer
und Dozenten in Antrago für das Digitalportal
Einleitend ist zu sagen das Antrago und das
Digitalportal nur eine E-Mailkontaktadresse
verarbeiten können. In der Personenkarte der
Teilnehmer und Dozenten können Sie mehrere
E-Mailadressen zu einer Person erfassen.
Sie müssen allerdings eine E-Mailadresse für
den Benutzeraccount und die Kommunikation
auswählen. Dies geschieht über die H-
und A-Haken.
Wichtig:
Mit Einsatz der Portale (Digitalportal, Dozentenportal,
Firmenportal, Moodle....) wird die
Kommunikation gesteuert. Die A- und H-
Haken müssen immer identisch gesetzt sein!
H-Haken = Hauptkommunikation
A-Haken = Account E-Mailadresse
Unser Kundenservice hat hierzu noch die folgende
Information geschickt. Wird eine Änderung
an den E-Mail-Adressen von Teilnehmenden
und Dozenten nicht durch den Kundenservice
vorgenommen, muss diese Änderung
an die IT-Hotline gemeldet werden. Es
reicht die „alte“ und die „neue“ Email-Adresse
mitzuteilen, Name und Adresskartennummer
werden nicht benötigt. Falls nur der Haken
„H“ gesetzt wird, ist keine Mitteilung erforderlich.
Diese Änderungen werden von unseren
IT-Kollegen dann auch für das Digitalportal
erfasst.
Unterlagen und Informationen für Teilnehmende
Für Teilnehmende wurde ein Bereich auf
unserer Webseite eingerichtet. Neben dem
Zugang zum Digitalportal und der Seminarsuche,
sind hier auch die bereits erstellten
Hilfsunterlagen eingebunden.
www.bvs.de/digitalportal
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Unterlagen und Informationen für Dozierende
Auch die Unterlagen für Dozierende sind weiter gewachsen und nun auf einer Seite
zusammengefasst. Unter www.bvs.de/doz-digitalportal stehen nun neben Anleitungen
und einem Videotutorial umfangreiche FAQ zur Verfügung.
Raumnutzung im BZ München
Wenn Dozenten zum Halten eines Webinars einen Raum im Bildungszentrum
München nutzen, muss jetzt nicht mehr zusätzlich zum Webinar eine interne
Veranstaltung angelegt werden.
Der Echtraum wird zusätzlich im Stundenplan eingefügt.
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