Digital_Letter_Ausgabe 3 GB2

Ausgabe 3
April 2021
Digital-Letter
Fokus: Webinare Fortbildung GB 2 und GB 3 übergreifend
Vorwort
Erneut können wir viele Neuerungen und Informationen Rund um unsere
digitalen Angebote vorstellen.
Wir freuen uns, heute bereits die dritte Ausgabe unseres Digital-Letters
bereitstellen zu können.
Geplante Neuerungen und Verbesserungen
Skalierung der Teilnehmerlinks
Das Digitalportal benötigt für eine korrekte Lastverteilung die
genaue Anzahl der Teilnehmer. Werden z. B. Meetings manuell angelegt,
müssen aktuell alle Teilnehmer des Meetings mit Ihrer E-Mailadresse
eingetragen werden. Dies ist umständlich und vor allem auch zeitaufwändig.
Die zukünftige Lösung sieht vor, dass über einen Klick auf einem Button
ausgewählt werden kann, dass X-Links erzeugt werden (nur einer wird
am Ende angezeigt). Dieser Link kann kopiert werden und wie gewohnt
über einen Outlooktermin versendet werden. Die Erweiterung gilt dann
für die Linkgenerierung zu Themen und Projekten.
Die Teilnehmer einer Videokonferenz werden auch nicht mehr vom Digitalportal
und zusätzlich über einen Outlooktermin benachrichtigt. Gerade
bei internen Meetings werden die E-Mails des Digitalportals nicht
mehr benötigt.
Die Benachrichtigung geht nur an den/die Teilnehmer raus, wenn eine E-
Mailadresse eingetragen wird.
IN DIESER AUSGABE
Geplante Verbesserungen
Neue Dozentenunterlagen
Informationen zur Nutzung der
Dokumentenkamera und VPN
Clients
Teilnehmer FAQ
Digitalportal im Help-Desk
BigBlueButton Datenschutzprüfung
Abbruch von Webinaren
Umsetzung von digitalen Lernbausteinen
Vorstellung umgesetzter
Konzepte
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Übersichtsseite für BVS-Mitarbeiter
(Dozenten sind von dieser Änderung nicht betroffen, da
diese immer Themen unterrichten)
Aufgrund der wachsenden Anzahl
an Webinaren und Meetings aller
Geschäftsbereiche im Digitalportal
leidet die Übersicht enorm.
Aktuell werden die Themen als
„Kacheln“ dargestellt und in den
Spalten Video | Webinar | Meeting
angezeigt.
Zusätzlich erfolgt noch eine Sortierung
nach „eigenen/
gebuchten“ Veranstaltungen,
nach Veranstaltungen für die der
Benutzer als „Organisator“ eingetragen
ist, allen anderen Veranstaltungen
des Digitalportals.
Die Veranstaltungen werden jeweils
zeitlich aufsteigend angezeigt.
Zukünftig sollen als Einstieg nicht
mehr direkt die Themen angezeigt
werden sondern die Veranstaltung
dieser Themen.
Wird auf eine Veranstaltung mit
nur einem Thema geklickt, landet
man direkt im Thema, nicht auf
der Veranstaltung. Dies würde z.
B. bei Meetings der Fall sein.
Der Bereich "Gebucht" bleibt erhalten
und die Veranstaltungen
werden hier weiterhin als Kacheln
angezeigt.
Alle anderen Bereiche werden
durch einen neuen Bereich abgelöst,
in dem die Veranstaltungen
als Tabelle dargestellt werden. Die
Sortierung nach Zeit wird beibehalten,
es wird nach Kalenderwochen
gruppiert (wie für die Themen
auf der Veranstaltungsseite).
Eine Veranstaltungszeile kann
aufgeklappt werden und zeigt
dann die enthaltenen
Themen. Wird das Thema auswählt
und angezeigt, soll die dazugehörende
Veranstaltung informativ
angezeigt werden inkl. dem
Rücksprung vom Thema zur Veranstaltungsseite
.
Zusätzlich werden folgende Filter
angeboten:
Checkbox: Ich bin Dozent
Checkbox: Ich bin Organisator
Checkboxen für Geschäftsbereiche
GB 1, GB 2, GB 3
Freitext (Titel, Beschreibung,
Dozent, E-Mail Organisator,
E-Mail Dozent, Sortnummer).
Die Freitextsuche ist kombinier
bar.
Manuelle Linkerzeugung
für Veranstaltun-
Derzeit können manuelle Teilnehmerlinks
nur für Themen und nicht für die
gesamte Veranstaltung erzeugt werden.
Zukünftig sollen manuelle Links auch
für Veranstaltungen erzeugt werden.
Die Veranstaltungsseite enthält dann
einen Abschnitt, mit dem ein Link für
Teilnehmer erzeugt werden kann analog
zu den Themenseiten:
2
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Updateinfos des Digitalportals
Wird aktuell ein Meeting im Digitalportal verschoben, erhält der Benutzer
keine Updateinformation über das Digitalportal.
Ein Vorschlag wäre ein manueller „Update“-Button zur Erzeugung von Info-Mails. So hat der
Benutzer die Möglichkeit selber zu entscheiden, ob er eine Info-E-Mail über das Digitalportal
erzeugen möchte.
Dozentenunterlagen
Ergänzend zu den bereits vorgestellten Bedienleitfäden
für BigBlueButton der Digitalen Lehre
wurde nun eine weitere Unterlage für Dozierende
erstellt. In einem Dozentenmanual wurden
umfangreiche Informationen und Tipps zusammengestellt.
Diese neue Unterlagen wird im Dozentenbereich
auf unserer Webseite bereitgestellt:
BVS: Doz-Digitalportal
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck
3

Informationen zur instabilen Übertragung
Erweiterung der Dozenten-FAQ
Durch die digitale Lehre wurden in FAQ für
Dozenten die Info zu möglichen Lösungsansätzen,
wenn die Teilnehmenden Probleme
mit der Kamera haben aufgenommen.
„[…] Wenn Kamera und Ton ruckeln: Klicken
Sie im Webinar auf die drei Punkte oben
rechts und gehen auf Einstellungen, dort auf
Datensparmodus klicken und dann die Kameras
deaktivieren. Das hilft, wenn die Leitung
der Person schlecht ist, weil dadurch
nicht alle Kameradaten gezogen werden.
Hilft aber nur, wenn über der Kamera keine
wesentlichen inhaltlichen Informationen
übertragen werden.“
Nutzung von Big Blue Button mit VPN Clients
Auch zum Thema Nutzung von VPN-Clients wurde ein Eintrag in den FAQ vorgenommen:
„Die Nutzung von BigBlueButton über VPN-Clients ist grundsätzlich möglich. Beachten Sie jedoch,
dass dies nicht für VPN-Clients gilt, die für anonymes Surfen verwendet werden. Hierbei
kann es zu Ausfällen der Kamera und des Mikrofons (Fehlercode 1020, WebSocket Fehler)
kommen. Falls Sie einen derartigen VPN-Client nutzen, muss dieser deaktiviert bzw. beendet
werden, bevor Sie das Webinar betreten.
Gängige VPN-Clients für anonymes Surfen sind z. B. NordVPN, hide.me, ProtonVPN, Windscribe,
usw.
Nutzen Sie wiederum einen dienstlichen VPN-Client und dennoch funktioniert Ihre Kamera
und/oder das Mikrofon nicht, wenden Sie sich bitte bezüglich Ihrer Firewalleinstellungen an
Ihre IT.“
Fehlercodes in Big Blue Button
Erste Informationen zu Fehlercodes finden die Dozenten ebenfalls in Ihren FAQ unter dem
Punkt Durchführung - Technische Fragen.
4
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Einbindung der Dokumentenkamera
Durch die Digitale Lehre wurde eine Anleitung erstellt, die sich speziell
auf die Nutzung von Dokumentenkameras in unseren Lehrsälen bezieht.
Die Anleitung wurde in den Lehrsälen bereits ausgelegt. Online ist sie auf
der Übersichtsseite von uns (DL) abgelegt, auf der alle Anleitungen gesammelt
liegen:
https://wiki.mybvs.de/pages/viewpage.action?pageId=70790432 (ganz
unten)
FAQ für Teilnehmende
Für Teilnehmende an unseren Webinaren wurden erste FAQ erstellt. Diese wurde
in die Sammlung von FAQ´s zu verschiedenen Themen der BVS eingebunden. Den
Bereich „Fragen rund um unser Webinarangebot“ findet man unter: BVS: FAQ
5
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Neue Kategorie im Help-Desk für das Digitalportal
Im Help-Desk wurde für Tickets zum Digitalportal eine neue Kategorie aufgenommen.
Bitte nutzen Sie diese, damit Probleme konkret gesteuert werden können.
Sie finden diesen
Bereich unter
Anwendungen
6
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Big Blue Button schneidet bei Datenschutzprüfung gut ab
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit als Datenschutz-
Aufsichtsbehörde verschiedene Videokonferenzsysteme (Webinarlösungen) geprüft.
Hierbei hat das von der BVS eingesetzte System Big Blue Button sehr gut abgeschnitten.
Damit Sie zukünftig bei Fragen zum Datenschutz auf diese Prüfung verweisen
können, haben wir hier die veröffentlichte Bewertung für Sie eingebunden.
7
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

8
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Inhalte GB2
Entscheidung zum Abbruch von Webinaren
Sollten bei einem Webinar massivere technische Störungen auftreten, die alle Teilnehmenden
betreffen, liegt die Entscheidung zum Abbruch der Veranstaltung beim Planer.
Der zuständige SB2 informiert den zuständigen Planer über die bestehenden Probleme
und evtl. bereits fehlgeschlagene Lösungsversuche.
Die Entscheidung zum Abbruch einer Veranstaltung wird durch den Planer auch an den
SB 1 gegeben, damit hier die weiteren Maßnahmen wie z.B. die Information der Teilnehmenden
erfolgen kann.
Der Dozierende wird durch den Planer informiert, es wird auch hier ein neuer Termin
vereinbart - diese Anpassung in der Veranstaltung ist ebenfalls durch den Planer vorzunehmen.
Der SB 1 kümmert sich um die erneute Veranstaltung eines abgebrochenen We-
Videodateien für digitale Lernbausteine
Mit jedem Video, dass wir für einen digitalen Lernbaustein erzeugen, muss ein Banner
und ein Teaser erzeugt und mit angeliefert werden. Die Verknüpfung der angelieferten
Unterlagen mit der Antragoveranstaltung erfolgt über unseren Dienstleister.
Hierbei ist es wichtig, dass die Eintragungen in Antrago mit den Namen der Videodateien
übereinstimmen. Hierfür wird auf dem X:-Laufwerk im Verzeichnis DLB eine entsprechende
Excel-Tabelle aufgebaut, in der die Namen der digitalen Dateien eingetragen
sind. Zu finden ist diese unter: X:\DLB
Wichtig: Für eine komplette Umsetzung dieser Verknüpfungen von Antrago mit den
digitalen Aufzeichnungen benötigen wir für die Einbindung des Dienstleisters eine Vorlaufzeit
von einer Woche!
Ist eine Veranstaltung lt. Antrago bereits gestartet und die Videodatei noch nicht verknüpft
erhalten die Teilnehmenden einen leeren Link.
Bitte beachten Sie daher die entsprechenden Vorlauffristen.
9
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck

Konzepte digitale Lernbausteine (DLB)
Auch in dieser Aufgabe wollen wir Konzepte mit digitalen Lernbausteinen vorstellen, die aktuell umgesetzt
wurden.
KVÜ digital
Aktuell wird im Basismodul das Einführungsseminar als Webinar abgewickelt.
Im Aufbaumodul erhalten die Teilnehmenden im Seminar Allgemeine Rechtskunde ein Lernvideo,
mit den dazugehörigen Unterlagen. Zusätzlich wurde ein digitales Arbeitsheft zur Selbstkontrolle
und Vorbereitung auf den Leistungsnachweis entwickelt. (Sie finden das Arbeitsheft hier:)
X:\DLB\KVÜ\Skripte\Digitales Arbeitsheft Ruhender Verkehr.docm
Bundestagswahl digital
Bei der Bundestagwahl erhalten die Teilnehmenden ein Lernvideo für zwei Wochen zur Verfügung
gestellt. Zusätzlich bieten die Dozenten, die auch das Video aufgenommen haben, ein Webinar an.
Neben dem Skript, welches wir über den Datastore bereitgestellt haben, erhalten die Teilnehmenden
Zugriff auf digitales Begriffslexikon: Begriffslexikon Bundestagswahl (yumpu.com)
Diese Informationsunterlage kann jederzeit von uns bearbeitet und gepflegt werden, so dass die
Teilnehmenden bei jedem Zugriff den aktuellen Stand erhalten.
10
Diese Ausgabe wurde zusammengestellt von: Michaela Wintermayr-Greck