DStR 48/21 Tax goes Digital

XLII DStR 48/2021
Kanzleiindividuelle Digitalisierungsschritte
In 5 Schritten zum Erfolg
Derzeit existieren in verschiedenen Buchhaltungssystemen
Lösungen zum automatischen Belegimport und dessen
Interpretation. Mit der Implementation bestimmter Verfahren
des maschinellen Lernens als Teilgebiet des Themenkomplexes
künstlicher Intelligenz werden nun sachgerechte Zuordnungen
der Daten und somit systemseitig vollständige Buchungssätze
erzeugt. Dabei konzentrieren sich aktuelle KI-Lösungen auf
für den jeweils aktuellen konkreten Bedarfsfall konstruierte technische
Softwaremodelle, die auf mathematischen Verfahren der
Statistik und Wahrscheinlichkeitsrechnung basieren.
Somit ist die Entwicklung hin zur digitalen Kanzlei in der
Branche gesetzt. Offen bleibt meist die Frage, wo man auf diesem
Weg mit der eigenen Kanzlei steht und welchen Wegesabschnitt
man hin zur Digitalisierung noch vor sich hat. Von entscheidender
Bedeutung hierfür ist es, die eigene Position sachgerecht und
objektiv zu ermitteln, um sich für die richtigen nächsten Schritte
entscheiden und diese umsetzen zu können.
Schon an dieser Stelle wird evident, dass es den einen, einzig
richtigen Weg nicht gibt. Vielmehr gibt es vielfältige Möglichkeiten
und vor allem Geschwindigkeiten, die eigene Kanzlei zu
digitalisieren. Jedoch bestehen schnelle und langsamere Optionen,
direkte und beschwerlichere Umsetzungspfade als auch
Hindernisse und Abkürzungen.
SCHRITT 1: BESTANDSAUFNAHME
Initial sollte zunächst die Feststellung des eigenen Digitalisierungsgrades
erfolgen. Hierzu ist es erforderlich, die etablierten Arbeitsabläufe
zu erkennen und an den technologischen Möglichkeiten
zu spiegeln. Im Ergebnis wird sich ein Lagebild abzeichnen, das
aufzeigt, wie digital man wirklich bereits arbeitet und an welchen
Stellen von neuen digitalen Möglichkeiten profitiert werden
kann.
• Die Mehrzahl der Unternehmen und Kanzleien setzen die
digitale Belegverarbeitung mindestens teilweise ein, jedoch
noch nicht vollumfänglich bzw. nicht für die Mehrzahl der
Mandanten!
• Nur eine deutliche Minderheit der bestehenden Kanzleien
nutzt bereits bestehende Möglichkeiten des vollständig
digitalisierten Beleg- und Dokumentenaustausches.
Schauen Sie genau hin: Wie digital sind Sie wirklich?
Wo können Sie von den neuen Möglichkeiten profitieren?
SCHRITT 2: HINDERNISSE IDENTIFIZIEREN
Im nächsten Schritt sollte man sich mit den in der Kanzlei bestehenden
Hindernissen einer weiteren Digitalisierung auseinandersetzen.
Häufig werden Sachverhalte, wie z.B., dass die Mitarbeiter
das nicht können, die erforderliche Technik nicht vorhanden
sei, die Mandanten damit überfordert wären oder auch nicht
digital arbeiten mögen, identifiziert. Hier gilt es sich zu vergegenwärtigen,
was hinter derartigen Argumenten steht und was die
tatsächlichen Gründe des eigenen Nichthandelns sind. Häufig
genannte Gründe sind:
• Unsere Mitarbeiter können das nicht.
• Wir haben nicht die erforderliche Technik.
• Unsere Mandanten können das nicht.
• Unsere Mandanten wollen nicht digital arbeiten.
Fragen Sie sich: Was hält Sie tatsächlich zurück? Was steht
Ihnen wirklich im Weg?
SCHRITT 3: ABHILFE SCHAFFEN
Dann sollte Abhilfe geschaffen werden, indem Mitarbeitern und
Mandanten durch gezielte Sachinformation eine wertvolle Starthilfe
an die Hand gegeben wird. Es sind unzählige Quellen verfügbar,
die die Notwendigkeit zur Digitalisierung und die Vorteile
plausibel und verständlich erläutern.
• Ein guter Softwareanbieter unterstützt Sie nachhaltig in Ihrem
auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Digitalisierungs vorhaben.
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