DStR 48/21 Tax goes Digital

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L DStR 48/2021 Der Weg zu Arbeitsweisen der Zukunft Worauf es bei der Auswahl von digitalen Lösungen ankommt Zum Ende des zweiten Jahres, das nun von der Corona- Pandemie geprägt war, zeigt sich nur noch stärker: Arbeitsprozesse werden immer digitaler und sind bei Weitem kein Trendthema mehr. Stattdessen zeigt sich, wie Abläufe auf jeder Ebene angepasst werden müssen, um auch in der Telearbeit und im Home Office reibungslos zu funktionieren. Apps und digitale Software-Lösungen bieten Abhilfe, vereinfachen Zeitfresser und ermöglichen eine dezentrale Organisationsstruktur unabhängig vom Ort und der Zeit. Damit digitale Arbeitsweisen jedoch kein Pandemie-Pflaster bleiben, sondern langfristig in Prozesse integriert werden, müssen diese mit Bedacht ausgewählt werden. Kanzleien und Mandanten, die sich noch nie mit solchen Technologien beschäftigt haben, stellen sich die Fragen, ob sie überhaupt eine Softwarelösung für ihre Zwecke benötigen und worauf sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters achten sollen. Sieben Tipps zur Auswahl des richtigen Tools 1. Anwendungsbereiche überprüfen Dieser grundlegende Schritt ist gewissermaßen eine Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsabläufe. Welche funktionieren bereits reibungslos, welche sind manuell aufwendig, fressen Zeit und sind dezentral nicht ausführbar? So erkennen Sie, welche Bereiche wirklich von einer digitalen Lösung profitieren könnten. 2. Lokalisierung(en) überprüfen Ist Ihre Kanzlei bzw. Ihr Mandant nur in Deutschland tätig und hat dort seinen Geschäftssitz? Oder agieren Sie und Ihre Mandanten auch international? 3. GoBD & DSGVO Konformität der Software überprüfen Klären Sie unbedingt, ob die Software die rechtlichen Rahmenbedingungen für Ihre Zwecke erfüllt. Lösungen, mit denen Sie Dokumente verwalten, sollten im besten Fall über ein GoBD- Zertifikat verfügen und darüber hinaus die DSGVO erfüllen. Bei Anbietern mit Sitz in Deutschland ist dies meist einfacher. 4. Verfügbare Schnittstellen zu Ihren ERP- und Buchungssystemen überprüfen Integrationen und direkte Schnittstellen zwischen verschiedenen Softwarelösungen bieten nicht nur großen Komfort bei der schnellen Übertragung vorvalidierter Daten, sie sorgen damit auch für einen großen Hebel bei der Prozessoptimierung und Zeitersparnis pro Abrechnung. Daher sollte Ihnen der Anbieter Integrationen zu jenen Systemen bereitstellen, die Sie in der Kanzlei verwenden. Tragen Sie am besten alle benötigten Integrationen zusammen und legen Sie diese Liste Ihrer Marktrecherche zugrunde. 5. Bedienbarkeit persönlich testen Das Design einer App oder einer anderen Software-Lösung sollte intuitiv bedienbar und erlernbar sein. Das ist das erklärte Ziel einer guten Benutzerführung. Stellen Sie sich vor, Sie haben nach langer Recherche eine Software ausgewählt und eingeführt, aber ihre Kollegen möchten sie nicht verwenden, weil die Prozesse kompliziert und unlogisch sind? Das lässt sich mit kostenlosen Testphasen ganz einfach vermeiden. 6. Implementierungsprozess und Services des Anbieters überprüfen Wirkt der Anbieter kompetent und serviceorientiert? Wie sehen die ersten Schritte nach dem Vertragsschluss konkret aus? Gibt es einen Implementierungsplan und Onboarding-Services? Ein kompetentes Software-as-a-Service-Unternehmen stellt Ihnen einen auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Leistungskatalog zusammen. 7. Eventuell: Kosten-Nutzen-Analyse Der Kostenfaktor spielt natürlich eine nicht unwesentliche Rolle. Um hier Klarheit zu schaffen, können Sie die Lizenzgebühren der Software mit der Ersparnis pro Monat oder Jahr gegenrechnen. Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Tools lohnt sich, wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden Lösung für Ihre Kanzlei suchen. Die Vorteile von Apps gegenüber konventionellen Methoden sind je nach Anwendungsbereich unterschiedlich, stellen im Allgemeinen dennoch klar hervor: • Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten • Nachweislich schnellere Prozesse • Echtzeit-Status zu Reportings und Berichten • Höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze Kanzlei • Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder Zeit • Fördert dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien und asynchrones Arbeiten • Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling durch Automatisierung • Fördert Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei • Oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter) Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf Mandanten und befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der Kanzlei. Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse – beispielsweise für Reisekosten und Spesen – können Kanzleien erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. In diesem Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus: Arbeiten Sie noch auf Papier oder schon digital? Hinweis zum Autor: Nikolai Skatchkov ist CEO & Mitgründer von Circula. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung der Buchhaltung und von Geschäftsprozessen, insbesondere mit mitarbeiterzentrierten Prozessen und systemischen Ökosystemen in KMUs. Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
– Advertorial – uniscon macht Steuerberater fit für das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 Mit idgard ® lassen sich sensible und unternehmenskritische Daten dank Confidential Computing sicher verarbeiten und austauschen – Rechtssicherheit und Compliance von der TÜV SÜD-Tochter uniscon Am m 7. Mai 2021 hat der Bundesrat das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 gebilligt. Es räumt nicht nur dem Bundesamt für Informationssicherheit (BSI) neue Kompetenzen ein, sondern verpflichtet auch Betreiber der kritischen Infrastruktur in Deutschland zur Einhaltung strenger Auflagen. Zur sogenannten KRITIS zählen unter anderem Betriebe aus den Bereichen Energieversorgung, Finanz- und Versicherungswesen sowie aus dem Gesundheitssektor – und seit Mai 2020 auch Steuerberater. Doch nicht nur KRITIS-Betreiber werden in die Pflicht genommen. Alle „Unternehmen im besonderen öffentlichen Interesse“ müssen ihre informationstechnischen Systeme zusätzlich absichern und dem BSI regelmäßig Rechenschaft ablegen. Alle betroffenen Organisationen müssen bis 2022 eine Vielzahl an Maßnahmen umsetzen, die eine Disruption ihrer IT-Infrastruktur verhindern sollen. Um die Wirksamkeit der Maßnahmen nachzuweisen, müssen sich alle Betriebe einem Sicherheitsaudit unterziehen, welches im Zweijahresrhythmus erfolgt und dem BSI vorzulegen ist. idgard ® bietet versiegelten Datenaustausch und virtuelle Datenräume – nicht nur TÜV-geprüft, sondern von der TÜV SÜD-Tochter uniscon entwickelt und betrieben Einer der wichtigsten Schritte, um den strengen Anforderungen des neuen IT-Sicherheitsgesetzes 2.0 gerecht zu werden, ist zu klären, welche Cloud-Lösungen für welche Datenkategorien geeignet sind. Und wenn es um zertifizierte Sicherheit geht, verlässt man sich am besten auf die Vorreiter – etwa auf die Experten von TÜV SÜD. Ob Datenaustausch, interne Projekträume, sicherer Versand von Mail-Anhängen oder Board-Kommunikation: Als TÜV SÜD-Tochter ist es das oberste Augenmerk von uniscon, seinen Kunden das Maximum an Datensicherheit zu bieten. Mit idgard ® bekommen Unternehmen genau das: Eine hochsichere, datenschutzkonforme Cloud-Lösung für geschützten Datentransfer und virtuelle Datenräume. Durch das Zertifikat der höchsten Schutzklasse für Cloud-Dienste (TCDP Schutzklasse III) ist bereits ein signifikanter Teil der vom BSI geforderten Nachweispflicht erfüllt. Das entlastet Unternehmen und ihre Ressourcen und sorgt für Rechtssicherheit bei der digitalen Verarbeitung sensibler Daten. Durch die einfache Bedienung und das umfangreiche Service-Angebot entfallen außerdem teure Schulungen und die Nutzer sind schnell produktiv in der neuen Umgebung: Mit idgard ® richten selbst Laien in wenigen Minuten einen virtuellen Projekt- oder Datenraum ein – ganz ohne Vorkenntnisse oder Softwareinstallation. Die versiegelte Cloud für hochsicheren Datenaustausch & virtuelle Datenräume • Erfüllt die strengen Grundsätze der EU-DSGVO an die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5, 25, 32 DSGVO) • Zertifiziert in der höchsten Schutzklasse (III) für Cloud- Dienste: Basierend auf ISO/IEC 27018/27017 & 27002 • Made in Germany: Entwickelt in Deutschland und betrieben ausschließlich in deutschen idgard ® -Rechenzentren • Schützt Inhalte & Metadaten Geeignet für Geheimnisträger nach §203 StGB (z.B. Ärzte und Anwälte) • Zugriff durch den Betreiber technisch ausgeschlossen dank patentierter Sealed Cloud-Technologie Testen Sie den vollen Funktionsumfang von idgard ® jetzt unverbindlich und ohne Abo unter www.idgard.de!
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