90% SEHR GUT - CIB software GmbH

CIB Anwenderbericht
BANK21 MACHT PROZESSE EFFIZIENT
Trotz der Entstehung neuer Technologien und neuer Kommunikationskanäle sind
Dokumente nach wie vor zentraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation.
Deren Anforderungen an die Qualität und Effizienz steigen, je mehr und umfangreicher
Dokumente mit unterschiedlichen Angaben im Umlauf sind.
Die Volksbank Rhein-Ruhr eG betreut mit 24 Standorten,
22 Geschäftsstellen in vier Städten und 308 Mitarbeitern
rund 75.000 Kunden. Durch die vielen Standorte gibt es
eine große Anzahl an Pflichtangaben auf Briefbögen. Um
die Qualität und eine rechtliche Sicherheit nach außen zu
schaffen, benötigte die Bank daher ein Korrespondenzmanagementsystem,
das die Erstellung der Dokumente erleichtern
und vereinheitlichen sollte.
Ausgangslage und Zielsetzung
Argumente in der Entscheidungsfindung waren dabei eine
vereinfachte Administration, sichere Archivierung und ein
beschleunigtes Output-Management. Anforderungen, die
durch die Anbindung des von CIB entwickelten bank21-
Korrespondenzmanagements an das zentrale Rechenzentrum
der GAD, dem IT-Dienstleister, Rechenzentrum und
Softwarehaus für Volks- und Raiffeisenbanken, erfüllt
werden konnten.
Da sich die Geschäftskorrespondenz vor allem auf Standardanschreiben
beschränkt, war es zudem ein Ziel, die
Mitarbeiter hinsichtlich Schrift-und Layoutanpassung zu
entlasten, damit sie sich stärker auf ihre eigentlichen
Kernkompetenzen konzentrieren können.
Hohe
Qualität
Weniger
Kosten und Zeit
10 CIB PEOPLE
Dokumenten-
Lebenszyklus
Das bank21-Korrespondenzmanagement ist eine von CIB für die GAD
angepasste Variante des Standardprodukts CIB coSys. Dieses Korrespondenzsystem
koordiniert und optimiert den gesamten Dokumentenlebenszyklus
und reduziert damit auch den gesamten Kosten- und Zeitaufwand.
Durch eine zentrale Vorlagenerstellung des bank21-
Korrespondenzmanagements mit stets aktuellen Inhalten
konnten die internen Arbeitsabläufe optimiert und gleichzeitig
auch ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen
gewährleistet werden.
Eine Lösung, bei der alle Schnittstellen harmonieren!
„Das bank21-Korrespondenzmanagement hat uns gleich im
ersten Workshop der GAD in Zusammenarbeit mit der
CIB software GmbH überzeugt”, führt Christian Schlenkert,
Bankorganisator der Volksbank Rhein-Ruhr aus. Nicht
zuletzt fiel die Entscheidung für das bank21-Korrespondenzmanagement
auch aufgrund der Integration der Lösung
in die Geschäftsprozesse, was nicht nur eine Optimierung
des Vertriebs- und des Beratungsablaufs, sondern auch des
Kundenserviceprozesses zur Folge hatte.
Des Weiteren waren vor allem für die Mitarbeiter die
übersichtliche Oberfläche und einfache Bedienung des
bank21-Korrespondenzmanagements, was ohne großen
Schulungsaufwand möglich war, von Vorteil.
„Mit bank21 sparen alle eingebundenen
Mitarbeiter täglich kostbare Arbeitszeit. Bei
ca. 60.000 Briefen pro Jahr und bei durchschnittlich
einer halben Minute für das Falzen
und Kuvertieren pro Brief, ergibt das 500
Arbeitsstunden pro Jahr.“
Kosten senken und Prozesse optimieren
Von der Nutzung profitieren Unternehmen und Mitarbeiter
gleichermaßen. Kunden-und Informationsschreiben können
innerhalb eines Tages erstellt, gedruckt, kuvertiert und
versandfertig an die Zustellung übergeben werden. Mit dem
bank21-Korrespondenzmanagement konnte die Volksbank
aber nicht nur die Kosten für die Entwicklung, Bearbeitung
und Verwaltung der Dokumente deutlich reduzieren,
sondern auch die Porto- und Kuvertierkosten durch Anschluss
an die GAD Druckstraße deutlich senken.