CIB coSys - CIB software GmbH

Marketing & Vertrieb
CIB COSYS
KORRESPONDENZMANAGEMENT
PRODUKTINFORMATION
> Stand: Februar 2012

CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > Inhalt
INHALT
1 CIB SOFTWARE GMBH _______________________________________________________________________ 4
2 DOKUMENTENMANAGEMENT________________________________________________________________ 5
2.1 Dokumente im Allgemeinen_________________________________________________________________ 5
2.2 Dokumente im Verständnis von CIB ________________________________________________________ 5
2.3 Dokumentenlebenszyklus___________________________________________________________________ 6
3 CIB COSYS ___________________________________________________________________________________ 7
3.1 Zielgruppe ___________________________________________________________________________________ 7
3.2 Anwendungsmöglichkeiten _________________________________________________________________ 7
3.3 Funktionen___________________________________________________________________________________ 7
3.4 Nutzen _______________________________________________________________________________________ 8
3.5 Entlastung IT ________________________________________________________________________________ 8
3.6 Entlastung Fachpersonal ____________________________________________________________________ 8
3.7 Drei Phasen für einen optimierten Dokumentenlebenszyklus ____________________________ 9
3.7.1 Vorbereitungsphase 9
3.7.2 Produktionsphase 10
3.7.3 Archivierungsphase 10
3.8 Leistungsumfang CIB coSys________________________________________________________________10
3.8.1 Standardausstattung 10
3.8.2 Optionale Komponenten 11
3.9 Leistungsumfang CIB software GmbH _____________________________________________________11
3.10 Integration in bestehende Systeme _______________________________________________________11
3.10.1 Eingehende Daten 12
3.10.2 Durchlauf 12
3.10.3 Ausgabe 12
3.11 Produktvorteile_____________________________________________________________________________12
3.11.1 Kostenreduktion 12
3.11.2 Zeitersparnis 12
3.11.3 Qualitätsvorteil 13
3.12 Investitionsschutz__________________________________________________________________________13
3.13 Technische Fakten__________________________________________________________________________13
3.14 Referenzen__________________________________________________________________________________14
3.15 Fazit CIB coSys _____________________________________________________________________________14
4 ALLGEMEIN _________________________________________________________________________________15
4.1 Kontakt______________________________________________________________________________________15
4.2 Abkürzungen________________________________________________________________________________15
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > Inhalt
4.3 Stichwortverzeichnis_______________________________________________________________________15
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > CIB software GmbH
1 CIB SOFTWARE GMBH
Seit über 20 Jahren ist CIB als Hersteller von Standardapplikationen rund um die Erstellung und
Archivierung von Dokumenten sowie als innovativer Partner im IT-Consulting bekannt.
Über 2 Mio. Produktiv-Lizenzen bei namhaften Finanzinstituten, Versicherungen, öffentlichen
Verwaltungen sowie internationalen Industrieunternehmen sprechen für die Qualität der
CIB Produkte. Weltweit vertrauen rund 100 Geschäftskunden und mehr als 20.000 Privatkunden
den Produkten und Beratungsleistungen von CIB.
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > Dokumentenmanagement
2 DOKUMENTENMANAGEMENT
Täglich empfangen und erstellen Mitarbeiter im Rahmen von Geschäftsprozessen eine Vielzahl an
Informationen. Oft in Form von Dokumenten, die individuell, mithilfe zahlreicher Formulare,
Textvarianten, Anwender- und Applikationsprogrammen und in den unterschiedlichsten
Ausgabeformen erarbeitet werden. Dies kann nicht nur Redundanzen und unnötigen Zeitaufwand
verursachen, sondern trägt auch ein hohes Fehlerpotential.
Durch ein softwaregesteuertes Dokumentenmanagement ist es möglich, sowohl die Erstellung als
auch die Weiterverarbeitung von standardisierten und nicht standardisierten Dokumenten effizient
zu gestalten.
2.1 DOKUMENTE IM ALLGEMEINEN
Im allgemeinen Sprachgebrauch versteht man unter Dokumenten Schriftstücke oder Urkunden:
Gesamtwerke, die aus einer Vielzahl von Textbestandteilen (ggf. auch Textbausteine) bestehen.
Darüber hinaus steht ein Dokument als Synonym für zahlreiche weitere Funktionen und
Eigenschaften wie z.B. Dateien, die durch ein Programm verwaltet oder begleitet werden.
Außerdem stellen Dokumente Zeugnisse dar, wie z.B. Bild-, Film- oder Tonaufnahmen.
2.2 DOKUMENTE IM VERSTÄNDNIS VON CIB
So individuell wie die Definition des Begriffs, so individuell ist der Einfluss von Dokumenten im
Geschäftsalltag. Dokumente schaffen Vereinbarungen, sichern Geschäftsabläufe und dienen als
wirtschaftliche und rechtliche Geschäftsgrundlage. Gleichzeitig verursachen Dokumente Kosten.
Kosten in Form von Arbeitszeiten sowohl im IT-Bereich als auch in den Fachabteilungen. Kosten
aufgrund entgangener Gewinne durch verzögerte Geschäftsabschlüsse und Medienbrüche. Kosten
durch Freigabeschleifen und Versand.
Genau hier setzt CIB an und bietet mit einer Vielzahl an Produkten individuelle Lösungsansätze für
jeden Bereich des Dokumentenmanagements und damit für:
− Korrespondenz, Standardanschreiben, Formulare, dynamische Dokumente
− Angebote, (Order-)Aufträge, Verträge, (Ab-)Rechnungen
− automatisierte Textverarbeitung, ad hoc Workflows
− dokumentenbasierte Restdatenerfassung
− Direkt Mailings, Massen-/Serienbriefe, Mail-Attachments
− Onlinedokumente (Web), intelligente Dokumente
− SAP-Ausdrucke/-Dokumente, Kundenblätter, Gehalts-/Spesenabrechnungen
− Serviceaufträge, Arbeitsanweisungen
− Aufstellungen, Kontoauszüge, Listen, Reports, Kreditanträge, Versicherungsformulare
− zentrale Distribution, Print-on-Demand, dezentraler Druck
− Archivierungsanweisungen
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > Dokumentenmanagement
2.3 DOKUMENTENLEBENSZYKLUS
Der Dokumentenlebenszyklus bildet die gesamte Lebensdauer eines Dokumentes im Sinne eines
Schriftstücks ab: von der Vorbereitung von Vorlagen und Textbausteinen, über die Erstellung des
gewünschten Dokuments, dessen Bearbeitung, Freigabe, Ausgabe und Versand bis hin zur
Archivierung.
Jeder einzelne Bestandteil des Prozesses der Dokumentenerstellung fällt in den Dokumentenlebenszyklus
und entscheidet damit darüber, ob der Gesamtprozess effektiv und effizient
abgewickelt wird.
CIB bietet mit CIB coSys eine Lösungsplattform, die sowohl den Gesamtprozess als auch einzelne
Prozessbestandteil optimal steuern und koordinieren kann.
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3 CIB COSYS
CIB bietet mit CIB coSys (CIB correspondence System) eine umfangreiche Lösungsplattform zur
Unterstützung des vollständigen Dokumentenlebenszyklus. Ein individuell auf die Bedürfnisse und
technischen Gegebenheiten abgestimmtes Korrespondenzmanagement: von der Vorlagen- und
Dokumentenerstellung über die Dokumentenverarbeitung bis hin zur Archivierung.
CIB coSys ist die konsequente Weiterentwicklung und Vernetzung erfolgreicher Produkte des
Hauses CIB zu einer Plattform für prozessoptimierte Vorbereitung, Produktion und Archivierung
von Dokumenten. Integriert in bestehende Systeme koordiniert CIB coSys alle Phasen des
Dokumentenlebenszyklus.
3.1 ZIELGRUPPE
CIB coSys wendet sich typischer Weise an Unternehmen, die aufgrund Ihrer Geschäftstätigkeit
standardisierbare Korrespondenz erstellen sowie mit zahlreichen Formularen und Vordrucken
arbeiten.
Standardisierbare Korrespondenz ist mehr als ein Serienbrief. Dank CIB coSys können sowohl
Einzeldokumente (Standard, Formular und auch Individual) als auch Massen-Aussendungen
mithilfe von Kundendatenbanken und vordefinierter Text- und Layoutinhalte schnell, sicher und
drucktechnisch einwandfrei erstellt werden.
Somit ist CIB coSys für Unternehmen jeder Größe geeignet, um mit möglichst geringem Aufwand
qualitativ hochwertige Dokumente zu erstellen und in einem strukturierten Ablagesystem sicher
aufzubewahren.
3.2 ANWENDUNGSMÖGLICHKEITEN
− Vorlagenerstellung
− Datenerfassung
− Dokumentengenerierung
− Dokumentenfreigabe / -prüfung
− Archivierung
− Wiedervorlage
3.3 FUNKTIONEN
Der Transfer der Vorbereitung, Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten bis hin
zu steuerbaren Prozessen ist Aufgabe von CIB coSys.
Dabei standardisiert und vereinfacht CIB coSys den Dokumentenlebenszyklus, passend zu den
jeweiligen Geschäftsprozessen. Unter Einbeziehung bestehender Kundeninfrastruktur und
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Datenquellen optimiert CIB coSys durch ein modulares und erweiterbares Zusammenspiel
erfolgreicher Einzelprodukte des Hauses folgende Prozesse:
− Menügeführte Datenermittlung über IDs, Absender und Kundendaten
− Zeitlich gesteuerte Textvarianten und volle Versionierung
− Regelbasierte Restdatenerfassung für individuell beeinflussbare bzw. geschäfts- oder
filialbedinge Inhalte
− Definierte Wiedervorlage inkl. Nachbearbeitung
− Automatische Übergabe an Verwaltungssysteme
− Prüfung und finale Freigabe durch vorab definierte Regeln
− Rückmeldung über erfolgte Freigaben
− Zentrale Aufbereitung und Ausgabe von Dokumenten
− Automatische Weitergabe zur Archivierung
− Porto-Optimierung durch intelligente Bündelung und elektronische Frankierung
− Standard- und Individualrecherchen (z.B. alle Dokumente pro Kunde)
3.4 NUTZEN
Der Nutzen des Lösungspaketes liegt auf der Hand. CIB coSys integriert sich kundenindividuell in
bestehende Applikationen und Nutzdatenströme. Dadurch werden schnelle Zugriffs-, Bearbeitungsund
Freigabezeiten ermöglicht. CIB coSys arbeitet prozessorientiert und optimiert die Arbeit aller
an der Dokumentenerstellung beteiligten Mitarbeiter. So erfolgt die Erstellung der Textvorlagen
nicht mehr ausschließlich in der IT, sondern wird von den inhaltlich verantwortlichen
Fachbereichen zur Verfügung gestellt. Vorlagen werden mit CIB coSys einfach erstellt und
gefunden, Dokumente effizient generiert, bearbeitet und freigegeben. Durch Vermeidung von
Medienbrüchen können Geschäftsvorfälle zeitnah abgeschlossen und Fehlerquoten gesenkt
werden. Die zentrale Vorlagenerstellung und -aktualisierung stellt Dokumente mit stets aktuellen
Inhalten und einem einheitlichen Erscheinungsbild nach Corporate Design-Gesichtspunkten sicher.
3.5 ENTLASTUNG IT
Die einfache Handhabung innerhalb der Vorlagenerstellung entlastet die IT und ermöglicht neben
Kosteneinsparungen auch eine deutlich schnellere Umsetzung (time to market).
3.6 ENTLASTUNG FACHPERSONAL
CIB coSys hilft dem jeweiligen Fachpersonal schnell, einfach und zielsicher das geeignete
Dokument mit den jeweils passenden Dokumenteninhalten zu finden.
Eine intuitive Benutzeroberfläche mit Zugriff auf vorher definierte und in den jeweiligen
Fachbereichen verwaltete Textbausteine sichert die Aktualität der Inhalte. Einheitliche
Dokumentenvorlagen sorgen gleichzeitig für eine konsistente Außendarstellung.
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CIB coSys greift hierbei auf Vorlagen zu, die vorab im System hinterlegt wurden. Eine manuelle
Eingabe durch das Fachpersonal ist nur eingeschränkt möglich und reduziert dabei den hohen
Zeitaufwand von Texteingaben sowie die Fehlerquote in Bezug auf falsche oder veraltete Inhalte.
Zur Dokumentenerstellung sind keine Schulungen notwendig. Die selbsterklärende und
benutzerfreundliche Weboberfläche transportiert effizient Arbeitsanweisungen und relevante
Prozessinformationen. Office-Lizenzen an Standardarbeitsplätzen können dadurch reduziert
werden.
3.7 DREI PHASEN FÜR EINEN OPTIMIERTEN
DOKUMENTENLEBENSZYKLUS
CIB coSys besteht aus einer Vielzahl von Einzelmodulen aus dem Produktportfolio der
CIB office Module (CIB CoMod). Individuell auf die Ansprüche der Kunden zusammengestellt,
standardisiert und vereinfacht CIB coSys den gesamten Prozess der Dokumenterstellung –
unabhängig vom gewünschten Ausgabekanal.
CIB coSys trennt den Dokumentenlebenszyklus dabei in eine Vorbereitungs-, Produktions- und
Archivierungsphase und damit konsequent zwischen Erstellung von Vorlagen und
Ergebnisdokumenten sowie deren Weiterverarbeitung und Archivierung.
Über den gesamten Dokumentenerstellungsprozess hinweg werden weiterführende oder liefernde
Systeme über definierte Standardschnittstellen integriert und erhalten auch im Fall der
Dunkelverarbeitung die notwendigen Statusrückmeldungen.
3.7.1 Vorbereitungsphase
In den jeweiligen Fachbereichen wie z.B. Rechtsabteilung und Marketing erfolgt die Erstellung,
Aktualisierung und Bereitstellung aller Inhalte für die tatsächliche Dokumentenerstellung.
Hierunter fallen z.B. Vorlagendesigns nach Corporate Design-Richtlinien, Templates und Text-
Bausteine.
Dank einer übergreifenden Vorlagen- und Bausteinverwaltung mit den Produkten CIB TOM und
CIB workbench sowie einer modernen Textverarbeitung ist die Vorlagenerstellung einfach und
sicher.
Vorlagen werden in einem prozessorientierten oder hierarchischen Vorlagenbaum eingegliedert,
Freigabe-Mechanismen und Rollenkonzepte definiert. Termingesteuerte Aktualisierungen
ermöglichen außerdem einen stringenten und aktuellen Außenauftritt und stellen die Verwendung
der Dokumenteninhalte nach aktuellen Vorgaben sicher.
Für die Weiterentwicklung und Pflege der Vorlagen stehen Such- und Reporting-Möglichkeiten zur
Verfügung.
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3.7.2 Produktionsphase
In der Produktionsphase kommen die vorab definierten Text- und Grafik-Bestandteile für die
individuelle Dokumentenerstellung zum aktiven Einsatz.
Dank versions-, release- und datumsgesteuerter Bereitstellung der Vorlagen stehen für die
Dokumentenerstellung ausschließlich aktuelle Inhalte in einer standardisierten Qualität zur
Verfügung. Bestehende Unternehmensdaten wie z.B. Mitarbeiter- und Kundendaten oder auch
Kompetenz- und Rolleninformationen werden dank intelligenter Datenbeschaffung sicher integriert.
Bei ca. 80% der Geschäftsvorfälle z.B. bei Banken oder Versicherungen erfolgt eine
Dokumentenerstellung aus einer bestehenden Applikation heraus. Auch hier kommt CIB coSys zum
Einsatz. Dabei werden die Daten- und Informationssätze der unterschiedlichen Quellen durch
CIB coSys über Dunkelverarbeitung (CIB darkdesk) im Hintergrund gemischt.
Für den sehr zeitaufwändigen Schriftverkehr, der nicht durch (Kunden-) Applikationen abgedeckt
wird, übernimmt CIB coSys die Standardisierung und effiziente Dokumentenerstellung. Über die
einfache und selbsterklärende webbasierte Oberfläche CIB webdesk können Sachbearbeiter
Dokumente erstellen – ohne Office-Lizenzen zu benötigen. CIB coSys ermöglicht zusätzlich
regelbasierte Ergänzungen und Modifikationen bei der Datenermittlung und
berechtigungsgesteuerte Modifikationen am Ergebnisdokument. Stets unter Berücksichtigung
bestehender Workflow- und Freigabesysteme.
Unabhängig davon, ob die Ausgabe dezentral oder zentral über eine Poststraße, Mail- oder
Faxsystem erfolgen soll, steuert CIB coSys die Ausgabekanäle sowohl automatisch als auch
individuell an. Dabei wird der Versand hinsichtlich Porto- oder Kampagnen-Optimierung gesteuert
und weitere Kosteneinsparungen ermöglicht.
3.7.3 Archivierungsphase
Nach Abschluss des Geschäftsvorgangs und vordefinierter Ablagemechanismen ermöglicht
CIB coSys mit CIB doxima eine revisionssichere Langzeitarchivierung. Die Möglichkeit der
Einzelverschlagwortung und automatischer Massenindexierung sichert den schnellen Zugriff auf
abgeschlossene Geschäftsvorfälle. Dank des verwendeten PDF/A-Standards entspricht CIB coSys
den rechtlichen Rahmenbedingungen für eine revisionssichere Langzeitarchivierung.
3.8 LEISTUNGSUMFANG CIB COSYS
3.8.1 Standardausstattung
CIB coSys ist modular aufgebaut und beinhaltet standardgemäß folgende CIB Produkte:
CIB TOM (Textorganisationsmodul): Für administrative Prozesse und Definition der grundlegenden
Dokumentenvorlagenstrukturen.
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CIB workbench (MS Word AddIn): Zur Unterstützung der Entwicklung dynamischer CIB coSys
Dokumentenvorlagen. CIB workbench dient bevorzugt als Werkzeug für Textorganisatoren.
CIB webdesk: Zentrale Verwaltung aller Vordrucke, Vorlagen, Textbausteine und
Individualanwendungen mit frei definierbaren Hierarchiestufen, Sperrmöglichkeiten,
Statistikinformationen und einem definierten Freigabeprozess.
CIB darkdesk: Unterstützt alle Applikationen im Hintergrund – auf Basis des identischen
Vorlagenrepositories wie CIB webdesk.
CIB doxima: Dokumentenmanagement zur Archivierung und Ergebnisrepository.
CIB view: Anzeige und Ausdruck von Dokumenten, Nachbearbeitung von Texten, Verschlagwortung
sowie Aufbringung von visuellen Textmarken und Annotationen. CIB view unterstützt
Freigabemechanismen.
3.8.2 Optionale Komponenten
CIB coSys ist jederzeit und ohne Migrationsaufwand um optionale Komponenten erweiterbar:
− Ausgabekanäle (Dateiformate, Transportprotokolle, E-Mail)
− Elektronische Unterschrift wie z.B. Signaturpad zur Vermeidung von Medienbrüchen und
Optimierung der Prozessintegration
− Automatisierte Sicherstellung der Prozessketten durch Barcode
− Mehrstufige Ablage und Langzeitarchivierungsmöglichkeiten
− Erweiterung der Daten- und Integrationsservices (z.B. Kompetenzverwaltung, erweiterte
Workflow-Anbindung)
3.9 LEISTUNGSUMFANG CIB SOFTWARE GMBH
− Bestandsanalyse
− Migrationsdienstleistung auf Festpreisbasis
− Übernahme bestehender Vorlagen- und Formularbestände
− Kundenindividuelle Schnittstellenerweiterungen
− Individuelles Coaching vor Ort
− Kundenspezifische Seminare
− Laufende Betreuung und Wartung des Schriftgutbestands
3.10 INTEGRATION IN BESTEHENDE SYSTEME
CIB coSys integriert sich kundenindividuell in bestehende Applikationen und Nutzdatenströme. Die
Schnittstellen von CIB coSys sorgen für eine optimale Integration und Bearbeitung folgender Daten
und Aktionen:
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3.10.1 Eingehende Daten
− Mitarbeiterdaten
− Kundendaten
− Kompetenz- und Rolleninformationen
− Individuelle Daten von Unternehmensdatenbanken
− Daten aus den zu integrierenden Anwendungssystemen
3.10.2 Durchlauf
− Workflowsysteme
− Freigabesysteme
3.10.3 Ausgabe
− Zentraler Druck und zentrale Verpostung
− Mailsystem, Faxsystem
− dezentraler individueller Druck (inkl. Wasserzeichensteuerung)
− weitere unternehmensspezifische Ausgabekanäle (wie z.B. Rückmeldung an das CRM-System)
− Archiv
3.11 PRODUKTVORTEILE
CIB coSys bedient alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus und bietet dadurch ein ganzheitliches
Lösungspaket aus einer Hand. CIB coSys integriert sich in bestehende Systeme und koordiniert alle
Phasen des Dokumentenlebenszyklus. Dabei werden Inhalte zentral gesteuert, einheitliche Layouts
sichergestellt und besonders der Zeit- und Kostenaufwand signifikant reduziert.
3.11.1 Kostenreduktion
CIB coSys integriert sich in bestehende Applikationen, arbeitet plattformunabhängig und frei von
Drittlizenzen. Schnelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigabezeiten reduzieren die Kosten pro
Dokument. Gleichzeitig unterstützt CIB coSys alle Anwendungen hinsichtlich Porto-Optimierung.
3.11.2 Zeitersparnis
CIB coSys arbeitet prozessorientiert und optimiert die Arbeit der Mitarbeiter. CIB coSys entlastet
die IT und ermöglicht eine deutlich schnellere Umsetzung (time to market). Vorlagen werden
einfach erstellt und gefunden, Dokumente effizient erstellt, bearbeitet und freigegeben. Durch
Vermeidung von Medienbrüchen werden Geschäftsvorfälle zeitnah abgeschlossen.
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3.11.3 Qualitätsvorteil
Die zentrale Vorlagenerstellung und -aktualisierung stellt ein einheitliches Erscheinungsbild von
Unternehmen sicher. Versionsgesteuerte Inhalte garantieren jederzeit den Zugriff auf aktuelle und
rechtlich gültige Vorlagen.
20 Jahre Erfahrung und ständige Weiterentwicklungen auf Seiten CIB, kurze Entscheidungswege,
eine schnelle Einbindung der in Deutschland ansässigen Softwareentwickler sowie ein
hervorragender Support sichern die Investition in die Lösungsplattform CIB coSys.
3.12 INVESTITIONSSCHUTZ
Plattformunabhängige Standards bilden die Basis für die Unabhängigkeit von Softwarelizenzen und
Release-Wechseln.
Sämtliche Dokumentenvorlagen basieren auf dem Format RTF. Dieser offene Technikstandard
sichert langfristig eine vollständige Unabhängigkeit in der Wahl der Software-Partner.
Auf Kunden zugeschnittene System- und Update-Verträge (First-, Second- und Third-Level-Support)
sichern auch langfristig die Investition in CIB coSys.
3.13 TECHNISCHE FAKTEN
- Nutzung plattformunabhängiger Standards bei Dokumentformaten
- Ausgabeformate: PDF, PDF/A, RTF
- Dateiformate zur Vorlagenerstellung: RTF, PDF, TIFF, JPEG
- Datenformate zur Dokumentgenerierung: CSV, XML
- Dokumentenerstellung im Dialog oder programmgesteuert im Hintergrund über Web-
Service-Schnittstelle
- Durch Web-Service-Schnittstelle auch in SOA (Service Oriented Architectur) als
Hintergrundkomponente integrierbar – über alle gängigen Programmiersprachen
- Browser-Anwendungen (Zero-Installation) zur Dokumentenerstellung und
Vorlagenverwaltung mit Unterstützung der gängigen Browser (MS IE, Mozilla Firefox)
- Direkter Einsprung in den Dialogmodus durch URL-Angabe inkl. Authentifizierung und
Vorbelegung der relevanten Daten zur Dokumentenerstellung, z.B. Kundennummer, Vorlage,
Gültigkeitsdatum der Vorlage u.a.
- Multikanal-Ausgabe „in einem Schritt“: lokaler/zentraler Druck, Archiv/DMS, E-Mail, CRM-
Integration, Ausgabe in Datei
- Flexible Integration mit bestehenden Komponenten (via Web-Services u.a.)
- Authentifizierung/Kompetenzsteuerung
- Daten-Services zur Datenversorgung
- Workflow-/Freigabe-System
- E-Mail, CRM-Lösung
- Durch Clusterung der Dokumentenerstellung skalierbar und ausfallsicher
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > CIB coSys
- Einzelkomponenten modular einsetzbar
- Technische Voraussetzungen:
- Dokumentenerstellung: Java/Tomcat auf vielen gängigen Betriebssystemen (Solaris,
Windows, AIX, Linux u.a.)
- Dokumentenvorschau: Java Windows/Linux
- Vorlagenverwaltung: Windows-Server/.NET
- Vorlagenerstellung: Windows/MS Office
- Datenbank: Oracle, MS-SQL-Server
3.14 REFERENZEN
CIB coSys vereint erfolgreiche Produkte des Hauses CIB zu einer modular aufgebauten und
erweiterbaren Lösungsplattform für ein prozessoptimiertes Korrespondenzmanagement.
Einzelne Module aus CIB coSys sind bereits seit Jahren erfolgreich bei Banken, Versicherungen,
öffentlichen Verwaltungen und Software-Häusern im Einsatz. So überzeugt z.B. CIB webdesk als
CIB S-VV bei Sparkassen und Kreissparkassen in der Vordruck- und Vorlagenverwaltung. Innerhalb
der „bank 21“-Applikation der GAD ermöglicht CIB coSys das Korrespondenzsystem für
mittlerweile 65.000 Arbeitsplätze bei norddeutschen Volks- und Raiffeisenbanken.
Auch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) arbeitet mit Modulen aus der
CIB coSys Lösungsplattform, mit der administrative Aufgaben des Bundes kostensparend
abgewickelt werden. Nach Einführung der Umweltprämie – allgemein auch als Abwrackprämie
bekannt – bewies die Softwarelösung ihr Qualitätsversprechen und stellte eine effiziente Erstellung
und Verarbeitung der bis zu 11.000 täglichen Anträge der Umweltprämie sicher.
3.15 FAZIT CIB COSYS
CIB coSys bedient als Lösungspaket alle Aspekte von der Vorlagen- über die Dokumentenerstellung
bis hin zur Archivierung. CIB coSys standardisiert und vereinfacht das Korrespondenzmanagement
unabhängig davon, ob die Bereitstellung als Ausdruck, E-Mail oder über mehrere Wege gleichzeitig
erfolgen soll.
CIB coSys sichert die Qualität der Dokumente dauerhaft und lässt hohe Freiheitsgrade im
individuellen Lösungsansatz. Als modulares Gesamtkonzept bietet CIB coSys die Möglichkeit, mit
Einzelmodulen auf aktuelle Herausforderungen schnell zu reagieren und diese nach Bedarf oder
sukzessive zu erweitern. Flexible Schnittstellen, die Integration bestehender Anwendungen und die
Vermeidung von Medienbrüchen schaffen einen Wettbewerbsvorteil im gesamten
Dokumentenlebenszyklus.
Kurze Entscheidungswege, eine schnelle Einbindung der in Deutschland ansässigen
Softwareentwickler sowie ein hervorragender Support spiegeln die Vorteile der deutschen
Software-Schmiede CIB software GmbH wider und ergänzen die Vorteile von CIB coSys.
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > Allgemein
4 ALLGEMEIN
4.1 KONTAKT
CIB software GmbH
Elektrastraße 6a
81925 München
E-Mail: info@cib.de
Tel.: 49 89 143 60 - 0
Fax.: 49 89 143 60 - 100
4.2 ABKÜRZUNGEN
In diesem Dokument werden folgende Abkürzungen benutzt:
− CIB Produktanbieter CIB coSys – Competence In Business
− coSys Correspondence System – Korrespondenzsystem
− DLM Document-Lifecycle-Management – Dokumentenlebenszyklus-Management
− ID engl. für Identity – Identität
− PDF Portable Document Format – plattformunabhängiges Dateiformat
− RTF Rich Text Format – leistungsfähiges, standardisiertes Dateiformat zur
Beschreibung von Dokumenten
− SOA Service Oriented Architecture
− TO Textorganisator
− TOM Textorganisationsmodul
4.3 STICHWORTVERZEICHNIS
Revision Beschreibung
DLM – Document Lifecycle
Management
DLM (Dokumenten-Lebenszyklus-Management)
bezeichnet allgemein die Unterstützung des
vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten
von ihrer Entstehung über Nutzung,
Speicherung, Archivierung und Ausgabe bis hin
zur Entsorgung.
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Mandanten Der Mandant ist die oberste Ordnungsinstanz in
einem IT-System und stellt eine datentechnisch
sowie organisatorisch abgeschlossene Einheit
im System dar.
Mandantenfähigkeit Mandentenfähig ist Informationstechnik, die auf
demselben Server oder mit demselben Software-
System mehrere Mandanten, also Kunden oder
Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese
gegenseitig Einblick in Daten,
Benutzerverwaltung oder ähnliches haben.
Vorteile von Mandantensystemen sind die
zentrale Installation und Wartung, der geringere
Speicherbedarf für Daten sowie gegebenenfalls
geringere Lizenzkosten.
Medienbruch Wechsel des informationstragenden Mediums
innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder
-verarbeitungsprozesses. Durch Integration von
Geschäftsfunktionen entlang der
Wertschöpfungskette werden durch Vermeidung
von Medienbrüchen Transaktionskosten
reduziert.
Porto-Optimierung Aufbereitung von Briefen oder Werbemailings
nach bestimmten Richtlinien eines
Postanbieters, zur Erzielung von
Teilleistungsnachlässen und Rabatten.
Sendungen werden z.B. nach Briefarten in
Gebinden zusammengefasst: nach Regionen, den
sogenannten Postleitgebieten, einzelnen
Postleitzahlen oder sogar Bezirken, die von
einem einzelnen Postzusteller bedient werden.
TO Textorganisator: bereitet Dokumente vor, erstellt
die Textbausteine, die dem Fachpersonal zur
Erstellung von Dokumenten zur Verfügung
gestellt werden, verwaltet Dokumentenbestand.
Zentrale Bereitstellung, Pflege und Sperrung von
Vorlagen. Statistische Informationen zur
Nutzung einzelner Dokumente, Historienführung
und Protokollierung.
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CIB software GmbH > Marketing & Vertrieb > CIB coSys Korrespondenzmanagement > Allgemein
TOM Textorganisationsmodul für administrative
Prozesse und Definition der grundlegenden
Dokumentvorlagenstrukturen.
Statische Dokumente Dokumente sind nicht bearbeitbar wie z.B. ein
Papierausdruck, ein herkömmliches PDF, oder
eine digitale Kopie eines Papierdokumentes.
Zero-Installation Das physische Vorhandensein der
Installationsdatei auf Festplatte oder Server
wird überflüssig. Die gewünschte Applikation
lässt sich mit einem Mausklick auf eine URL auf
dem eigenen System starten. Dabei steht die
gewünschte Software in Form von „Applikations-
Verzeichnissen“ auf Webseiten zur Verfügung.
Die einzelnen Dateien des jeweiligen Programms
werden nicht, wie sonst üblich, über das
gesamte Dateisystem verteilt, sondern stehen
direkt auf einer Internetseite zur Verfügung.
Damit wird eine Installationsdatei und
Datenmüll auf dem Rechner vermieden und
verloren gegangenen tmp-Dateien und
Paketkonflikten vorgebeugt.
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