IT-Management Mai 2022

22 | SAP SPEZIAL
SAP-LIZENZIERUNG:
WIE UNTERNEHMEN
KOSTEN SPAREN
BENUTZERAKTIVITÄTEN ANALYSIEREN UND DIGITAL ACCESS NUTZEN
SAP-Systeme kommen zwar in vielen Unternehmen
zum Einsatz, doch die entsprechende
SAP-Lizenzierung gibt es nicht.
So verfügt jeder Betrieb über individuelle
Typen und Kombinationen. Durch regelmäßige
Nachkäufe wächst das System
dann unstrukturiert weiter. Dies hat nicht
nur zur Folge, dass die Lizenzierungen
mit der Zeit unübersichtlicher werden,
sondern auch schnell unnötige Kosten
entstehen. Denn häufig stimmen die Lizenzen
nicht mit den tatsächlichen Benutzeraktivitäten
überein. In Sachen Lizenzierung
gilt es daher, ein paar grundlegende
Dinge zu beachten. Dazu gehört
auch, sich mit dem Thema Digital Access
zu befassen. Hier eröffnet sich für Unternehmen
eine Chance, um unternehmensweite
Kosten nachhaltig zu reduzieren.
LIZENZEN UND BERECHTI-
GUNGEN SIND ANHAND
DER TATSÄCHLICHEN
BENUTZERAKTIVITÄTEN
REGELMÄSSIG ZU ÜBERPRÜ-
FEN UND OPTIMIEREN.
Andreas Knab,
Experte für SAP-Berechtigungen und
Lizenzierung bei der SIVIS, sivis.com
Das Thema SAP-Lizenzierungen rückt in
Unternehmen immer dann in den Fokus,
wenn beispielsweise neue Benutzer hinzukommen,
bestehende Lizenzen erweitert
werden oder der jährliche Vermessungstermin
ansteht. Hier kommt es oftmals
zu Über- und Nach-Lizenzierungen.
Diese können Unternehmen mit wenig
Aufwand vermeiden.
Mit Vorlauf und konkreten Wünschen
in die Verhandlung gehen
Unternehmen sollten sich nicht erst mit
dem Lizenzmanagement auseinandersetzen,
wenn der Vermessungstermin kurz
vor der Tür steht. Denn dann drängt die
Zeit. Um auf Augenhöhe zu verhandeln,
brauchen Unternehmen ausreichend zeitlichen
Vorlauf und fundierte Informationen
zu den wirklich notwendigen Lizenztypen.
Verlässt sich die Administration
blind darauf, dass über das Jahr die richtigen
Lizenzen verteilt wurden, sorgt das
spätestens bei der SAP-Vermessungsaufforderung
für hastige Nachkäufe. Ausgehandelte
Unternehmensrabatte gehen
dann häufig verloren und es werden Listenpreise
aufgerufen. Daher empfiehlt es
sich, proaktiv und mit konkreten Lizenzwünschen
auf SAP zuzugehen. Ist das
Angebot nicht zufriedenstellend, haben
Unternehmen noch ausreichend Zeit, um
nachzujustieren oder sich nach Alternativen
umzusehen.
Regelmäßiges Prüfen legt
tatsächlichen Bedarf offen
Darüber hinaus sollten Unternehmen
vorhandene Lizenzen und Berechtigungen
regelmäßig überprüfen – und zwar
anhand der tatsächlichen Benutzeraktivitäten.
Hier reichen manuelle Prüfungen
nicht aus. Sie ermöglichen im Grunde
nur Schätzungen. Hinzu kommt, dass
die SAP ihre Lizenzierungen nach Berechtigungen
erteilt. Das bedeutet: Einzelne
Nutzer haben dann zwar viele
Berechtigungen im System, von denen
sie aber einige gar nicht verwenden.
Mit einer technischen Analyse lassen
sich die Benutzeraktivitäten genau ermitteln
– und damit auch der tatsächliche
Bedarf an Berechtigungen und entsprechenden
Lizenzen. Eine solch softwarebasierte
Analyse deckt ebenso ungenutzte
Tätigkeiten in den Berechtigungen
auf. Hebt man diese Berechtigungen
auf, werden teure Lizenzen frei.
Diese stehen dann bei Fehlbeträgen in
der Vermessung zur Verfügung. Unnötige
Nachkäufe und damit verbundene
Kosten lassen sich mithilfe einer genauen
Analyse zuverlässig vermeiden. Zudem
weisen solche Lizenzierungsmanager
jedem Nutzer anhand seiner Berechtigungen
automatisch die kostengünstigste
Lizenz zu.
Mit S/4HANA Kapital wieder
freisetzen
Es gibt auch andere Optionen für die Lizenz-Optimierung.
Der Umstieg von ECC
auf S/4HANA etwa bietet Unternehmen
nicht nur eine zukunftsorientiertere Arbeitsweise,
sondern auch eine ideale Gelegenheit,
die Lizenzierung neu anzugehen.
Denn die Einführung kann als Product
Conversion oder Contract Conversion erfolgen.
Während bei ersterem die bestehenden
Verträge weitgehend bestehen
bleiben, lässt sich bei zweiterem der
SAP-Lizenzvertrag komplett neu aufrollen.
So können Unternehmen Kapital, das
über viele Jahre in zu teure Lizenzen in-
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