Passende Software Kanzlei

OPTIMIERUNG DER KANZLEIABLÄUFE
Der weitaus bedeutendere Effekt liegt aber in der
Genauigkeit der Erfassung, der daraus resultierenden
Erkenntnisse für schnellere „digitale“ Arbeitsprozesse
und der damit verbundenen Steigerung der Ertragskraft
der Kanzlei und den gesteigerten Verdienstmöglichkeiten
der Mitarbeitenden.
d) Rechnungslegung
Daher sollte folgende Zielsetzung im Bereich der
Rechnungslegung klar sein:
• Reduzierung des Aufwandes für die Rechnungsvorbereitung
• Automatisierung der Rechnungslegung
• Reduzierung der Summe der Rechnungen
• Reduzierung der Kosten für Mahnungen
Die Fakturierung erfordert in vielen Kanzleien immer
noch einen erheblichen Arbeitsaufwand, der bereits
damit beginnt, dass bei einer unübersichtlichen Auftragsstruktur
die Zuordnung der geleisteten Zeiten
erschwert wird. Dies führt dazu, dass in Kanzleien die
Vorbereitung der Rechnung, die Fakturierung und der
Versand einen Zeitaufwand von bis zu zehn Minuten pro
Rechnung verursachen.
Praxisbeispiel Rechnungslauf:
1. Übernahme von Arbeitszeiten in die Fakturierung
2. Rechnungsentwurf und Weitergabe an den Inhaber
bzw. die Inhaberin
3. Korrektur durch den Inhaber bzw. die Inhaberin und
Rückgabe ins Sekretariat
4. Druck und Versand der Rechnung, vielfach noch analog
Bei einem Zeitaufwand von zehn Minuten und 1.500
Rechnungen pro Jahr fallen 250 Arbeitsstunden an. Mit
der richtigen Software, der besseren Anwendung der
bereits eingesetzten Software und der Nutzung von
Akontorechnungen, die nur einmal im Jahr bearbeitet
und komplett digital abgewickelt werden, sollte die
Rechnungslegung nicht länger als eine Minute dauern.
Im Ergebnis können auch hier viele unnötige Arbeitsstunden
effektiver genutzt werden.
Die Rechnungslegung kann durch eine auftragsorientierte
Kanzleisoftware wie folgt digitalisiert bzw.
automatisiert werden:
• Aufträge werden als automatische Daueraufträge
eingestellt, soweit es sich nicht um klassische Einzelaufträge
wie bei Erbschaftsteuererklärungen handelt.
• Diese Daueraufträge müssen nur einmal eingestellt
werden und werden dann automatisch mit Rechnungslegung
für das nächste Jahr angelegt.
• Mit Abschluss der jeweiligen Erklärungen werden die
Gegenstandswerte in die Aufträge übernommen.
• Zeiten werden täglich in die Aufträge übergeben,
damit ist exakt feststellbar, wie viele Stunden bereits
aufgelaufen sind.
• Die manuelle Übergabe der Zeiten bei Rechnungsstellung
entfällt.
• Der Auftrag wird im Workflow an den Kanzleiinhaber/die
Kanzleiinhaberin versandt, diese:r prüft digital
und gibt den Auftrag frei zur Fakturierung bzw.
fakturiert selbst.
Der Gesamtvorgang dauert so in der Regel nicht
mehr als zwei Minuten pro Rechnung.
• Bei Finanzbuchhaltung, Lohn- und Rechenzentrumskosten
sowie laufender Beratung empfiehlt sich
die Einrichtung von Akontorechnungen mit bis zu
zwölf Teilaufträgen und der Gegen-/Schlussrechnung.
• Diese Aufträge werden monatlich fakturiert und am
Ende zu einer Lastschrift zusammengefasst.
• Automatische Übergabe an FiBu und Zahlungsverkehr
und Einzug der Sammellastschrift.
Pfab | Auswahl und Nutzung der passenden Kanzleisoftware in der Steuerberatung 12