NJW 47/23 IT-Special

IT-Special – Branchencheck:
Legal Tech Tools für Kanzleien
Kluge Lösungen für JuristInnen
© wladimir1804/stock.adobe.com
Anzeigenschwerpunkt

Anzeigenschwerpunkt IT-Special – Branchencheck: Legal Tech Tools für Kanzleien
Anforderungen an Legal Tech Tools in der Anwaltskanzlei –
Digitale Transformation am Beispiel Automatisiertes Verkehrsrecht
Legal Tech Tools sind in einer erfolgreich wirtschaftenden
Anwaltskanzlei in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken.
Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand. Insbesondere die
Zeitersparnis durch effizientere, fehlerunanfälligere juristische Arbeit
und die daraus resultierende Kostensenkung stehen bei der Betrachtung
im Vordergrund. Standardisierte Vorgänge erlauben dabei einen
wesentlich höheren Aktendurchsatz bei ähnlich gelagerten Fällen, wie
dies z.B. im Bereich Verkehrsrecht häufig der Fall ist. Somit können
im gleichen Zeitraum deutlich mehr Fälle bearbeitet und der Gewinn
maximiert werden.
Hat eine Kanzlei ihre Anforderungen an ein Legal Tech Tool klar
erkannt und bei der Auswahl der Software konsequent berücksichtigt,
so übersteigen die Vorteile des Einsatzes eines modernen
Kanzleiprogramms die denklogisch auch damit einhergehenden
Nachteile um ein Vielfaches. Die zu beachtenden Anforderungen
an Legal Tech Tools im automatisierten Verkehrsrecht stellen sich
wie folgt dar:
Produktiver Kanzleialltag dank digitaler
Aktenführung
Gerade bei Kanzleien, die auf Rechtsgebiete mit hohem jährlichen
Aktenaufkommen spezialisiert sind, bedarf es der Bewältigung der
damit einhergehenden Vielzahl an Aufgaben. Um „Aktenbergen“
gerecht zu werden, ist ein entsprechender Personalapparat unumgänglich,
welcher gegebenenfalls eine Buchhaltung und/oder
Verwaltung der Kanzlei umfasst. Die Verwendung einer (Cloud-)
Software, die speziell auf die Anforderungen der Kanzlei ausgerichtet
ist, ermöglicht es beispielsweise, Gerichtstermine lediglich
mit einem mobilen Device wahrzunehmen und dank der Führung
digitaler Akten Kosten für die Archivierung der Altpapierakten
sowie personellen Aufwand einzusparen. Die Kosten für die
Anschaffung notwendiger Endgeräte, Cyberversicherung, ggf.
Server und Lizenzen o.ä. soll dabei nicht unberücksichtigt bleiben.
Vor dem Hintergrund der effizienteren Ausrichtung des Arbeitsalltags
und der Steigerung der Produktivität ergibt sich hier jedoch
ein deutlicher Vorteil. Greift die Kanzlei auf eine Cloud-Software
zurück, kann sie zudem auf eine eigene Serverinfrastruktur
verzichten und reduziert damit das gebundene Kapital, was sie
weiterhin flexibel agieren lässt.
Schnellere Fallbearbeitung durch Software-Tools –
Erkennen wiederkehrender Sachverhalte und automatische
Dokumentenerstellung
Auch eine Automatisierung der sich regelmäßig in einer überwiegenden
Anzahl der Akten wiederholenden Abläufe trägt zu einer
effizienteren Bearbeitung der Fälle bei. Durch die Verwendung
einer solchen Software ergibt sich im besten Fall ein individuelles
und auf die auftretenden Bedürfnisse angefertigtes Lösungskonzept
für Kanzlei- und Aktenmanagement aus einer Hand. Neben
der Automatisierung der Abläufe sollte zudem die Möglichkeit
bestehen, atypische Sachverhalte entsprechend den individuellen
Vorkommnissen dennoch nach eigenen Vorstellungen anzulegen
und zu bearbeiten. Für ein performanceorientiertes Programm
ist es ein Leichtes, nach einmaliger Einrichtung von Textbausteinen
in der integrierten Dokumentenerstellung binnen weniger
Minuten eine vollständige Klageschrift aus der Akte heraus zu
erstellen und an das Gericht zu übermitteln. Dabei ist jedoch
zu bedenken, dass jeder Verkehrsunfall individuell und die
genaue Betrachtung der Sach- und Rechtslage durch Expert:innen
weiterhin unerlässlich ist. Eine schnelle Generierung ähnlich
gelagerter Dokumente unterstützt Anwält:innen in ihrem
Tagesgeschäft im Verkehrsrecht von Grund auf, um auch der
gängigen Versicherungspraxis umfangreich entgegentreten zu
können.
Effiziente interne Kommunikation und professioneller
Dokumentenversand
Eine nahtlose Integration von Kommunikationstools wie bspw.
E-Mails, beA-Ein- und Ausgängen sowie digitale Faxe ermöglichen
im weiteren Verlauf den schnellen, fallspezifischen und weitgehend
automatisierten Versand von Dokumenten und Informationen.
Wird jegliche Korrespondenz dabei in den Akten in einem
chrono logischen und übersichtlichen Bereich dargestellt, erleichtert
dies die effiziente Kommunikation der Kanzlei nach außen
sowie innerhalb der Belegschaft.
Verwaltung der Finanzen –
Kanzleikonten und Sammelüberweisungen
Weitere zu bedenkende Themen sind die Möglichkeit des
Abrufs der Akten-Buchhaltung sowie der Kanzleikonten,
um sämtliche Zahlen sofort im Blick zu haben und rechtssicher
zu dokumentieren. Neben der Fremdgeldverwaltung ist aus
der täglichen Erfahrung heraus zudem die nicht zu unterschätzende
Funktion von Sammelüberweisungen ein wichtiger
Aspekt. Die Einzelüberweisungen werden innerhalb der Akten
im Laufe des Tages angelegt und sodann durch Eingabe einer
TAN an sämtliche Empfänger freigegeben. Allein diese Funktion
gewährleistet eine schnelle Aktenbearbeitung und vermeidet
einen nicht zu umgehenden Zeitverlust durch Einzelüberweisungen.
Anzeigenschwerpunkt IT-Special – Branchencheck: Legal Tech Tools für Kanzleien

Anzeigenschwerpunkt IT-Special – Branchencheck: Legal Tech Tools für Kanzleien
Unterstützung bei der Kontakt- und Terminverwaltung
Die Verwaltung von Kontakten und Terminen in einem ebenfalls
integrierten und von überall abrufbarem Kalender sind Standardfunktionen
eines Legal Tech Tools. Die Führung eines digitalen
Fristenbuches sollte ebenfalls umfasst sein. Um die den eigenen
Erfordernissen entsprechende Lösung zu finden, bedarf es vorab
eigener Recherche und Tests, welche bei einer Vielzahl von
Anbietern problemlos für mehrere Wochen durchgeführt werden
können. Die Spreu vom Weizen trennt sich aber erfahrungsgemäß
gerade bei der Performance der Software, da sich aus
den über die Jahre anhäufenden, sehr großen Datenmengen
gegebenenfalls Probleme im Arbeitsalltag durch ein immer
langsamer werdendes Programm ergeben. Ein solches Szenario
gilt es bei einer Vielzahl von täglich zu erstellenden Dokumenten
langfristig zu vermeiden.
Fazit
Nur wenige Softwareanbieter decken die vorstehend genannten
Funktionen, welche den Arbeitsalltag erheblich erleichtern
und effizienter gestalten, mit sämtlichen damit einhergehenden
Vorteilen in einem Programm ab. Vor dem Wechsel oder der
Erstanschaffung einer Software muss sich die spezialisierte Kanzlei
daher die Fragen stellen, ob sie für diese Umstellung bereit und
ihren bisherigen Arbeitsalltag den Erfordernissen der modernen
Mandats- und Aktenbearbeitung sowie -verwaltung anpassen kann
und möchte. Schlussendlich ist aber die stetige Weiterentwicklung
dieser Tools entsprechend des variierenden Anforderungsprofils
von Mandant:innen der größte Vorteil der Verwendung einer
Legal Tech Software, da diese – entgegen der Papieraktenbearbeitung
– stets anpassbar ist und eine individuelle Gestaltung
erlaubt.
Über den Autor:
Fabian Barde
betreut als angestellter Rechtsanwalt bei der
Rischmüller & Seide Rechtsanwaltskanzlei
PartG mbB bundesweit Fälle im Verkehrsrecht.
Die Kanzlei setzt bereits seit 7 Jahren
auf die Automatisierung und Digitalisierung ihrer Fälle.
Die Namensgeber der Kanzlei haben zu diesem Zweck die
pro|nodes GmbH mitgegründet, in welcher die Kanzleisoftware
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Anzeigenschwerpunkt IT-Special – Branchencheck: Legal Tech Tools für Kanzleien
Die Grundlagen des Legal Prompt Engineering –
Wie die Enigma mit dem juristischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz
(KI) zusammenhängt
Die Enigma galt einst als die fähigste Dechiffriermaschine
der Welt. Deren Entschlüsselung wurde lange Zeit für
unmöglich gehalten; zu viel Komplexität und Variabilität
wies das System auf. Ähnlich herausfordernd erscheint oft auch das
Rechtswesen, was ausdifferenzierte Rahmenbedingungen zur Verfügung
stellt und auf die ganze Bandbreite an Lebensvielfalt anzuwenden
ist. Maßgeblich zur Entschlüsselung der Enigma beigetragen hat Alan
Turing, der auch als einer der Vordenker von Künstlicher Intelligenz
(KI) gilt. In seinem Grundlagenwerk „Computing Machinery and
Intelligence“ von 1950 beschäftigt er sich mit der seinerzeit ebenfalls
für unmöglich gehaltenen Frage: „Können Maschinen denken?“
(Oxford 1950, in deutscher Übersetzung bei Reclam 2021).
Imitationsspiel –
KI als Abbild des Menschen?
„Wenn der Mensch versuchen sollte, so zu tun, als sei er die
Maschine, würde er zweifellos einen miserablen Eindruck machen.
Er würde sich sofort durch seine Langsamkeit und seine rechnerische
Ungenauigkeit verraten“ (ebd. S. 12 [13]). In umgekehrten
Rollen gedacht, entwickelte Turing die Anforderung für eine KI,
dass „eine Maschine konstruiert werden kann, die das Imitationsspiel
befriedigend zu spielen vermag“, also menschliches Verhalten
imitieren kann (auch Turing-Test für KI bezeichnet). Das Problem
für Maschinen sei es dabei, nicht die menschliche Gehirnleistung
zu replizieren, insbesondere die Speicherkapazität des
Gehirns nachzustellen oder dessen Arbeitsgeschwindigkeit: „Teile
moderner Maschinen, die als Analoga von Nervenzellen angesehen
werden können, arbeiten etwa tausendmal schneller als letztere“.
(ebd. S. 86 [87], wohlgemerkt im Jahre 1950).
Die lernfähige „Kind-Maschine“ –
KI im stetigen Ausbildungsprozess
„Bei dem Versuch, den Geist eines erwachsenen Menschen nachzuahmen,
müssen wir uns eingehend über den Prozess Gedanken
machen, der zu seinem gegenwärtigen Zustand geführt hat. […]
Warum versuchen wir nicht, ein Programm zu erstellen, das nicht
den Geist eines Erwachsenen, sondern den eines Kindes simuliert?“
(ebd. S. 88 [89]). In der Konsequenz besteht eine KI aus einer
„Kind-Maschine“ und einer Lernumgebung. Damit der „Ausbildungsprozess
zügiger verläuft als die Evolution“, begleitet ein
„Experimentator“ das Lernverhalten, bewertet und steuert es.
Die Kind-Maschine ist demnach Voraussetzung für eine lernende
Maschine und lässt damit maschinell denkende Prozesse entstehen.
„Das steht deutlich im Gegensatz zu der üblichen Vorgehensweise,
wenn man eine Maschine zum Rechnen benutzt.“ (ebd. S. 98 [99])
Maschine gegen Maschine –
Enigma-Entschlüsselung durch maschinelles Lernsystem
Die Entschlüsselung der Enigma gelang Turing conditio sine qua
non mit diesen Prinzipien: Unter damaligen Umständen waren
Kryptographen, Linguisten und Mathematiker nicht in der Lage,
den sich täglich ändernden Schlüssel der Enigma schnell genug zu
entschlüsseln, um in Klarschrift mitzulesen. Die damals vorhandenen
Mittel mussten sich weiterentwickeln, was Turing mit der
Konstruktion einer Maschine tat. Im Zusammenhang mit den Besonderheiten
der übermittelten Nachrichten gelang schließlich die
Entschlüsselung. Das lernende System übertrug Turing auf Maschinen:
„Die Ansicht, dass ‚die Maschine‘ nur das tun kann, wofür wir
die entsprechenden Befehle kennen, erscheint angesichts dessen
seltsam […] Wir dürfen hoffen, dass Maschinen letztlich auf allen
rein intellektuellen Gebieten mit dem Menschen konkurrieren werden.
Doch mit welchen Gebieten fangen wir an?“ (ebd. S. 101 ff.)
Anwendung auf juristische Texte –
Neues Ausbildungskorpus für die KI
Das Rechtswesen erscheint dafür prädestiniert. Die Ausgangslage
bilden Rechtstexte, die den rechtlichen Rahmen vorgeben. „Die
Meinungen darüber, welche Komplexität für eine Kind-Maschine
angemessen ist, mögen auseinander gehen“ (ebd. S. 94 [95]). So
können vor allem Gerichtsentscheidungen und Auslegungsgrundsätze
Teil des juristischen Ausbildungsprozesses sein. So verstanden,
kann sich eine juristische Lernumgebung entwickeln, die in der
Lage ist, Sachverhalte (anonymisiert) entgegenzunehmen und
anhand des Erlernten dem Juristen gleich zu beurteilen.
Niemand ist unfehlbar –
Auch KI lernt aus ihren Fehlern
Von entscheidender Bedeutung ist dabei die Einordnung von
vermeintlichen „Fehlern“, welche von der KI produziert werden:
„Intelligentes Verhalten besteht wahrscheinlich im Abweichen von
dem völlig disziplinierten Verhalten, das mit Rechenvorgängen
einhergeht. […] Erlernte Prozesse führen nicht zu Ergebnissen, die
hundertprozentig sicher sind.“ (ebd. S. 100 [101]). Das Lernen aus
Fehlern hat gewissermaßen die Enigma entschlüsselt und sollte auch
als Teil des juristischen Ausbildungsprozesses verstanden werden.
Mensch und Maschine im Diskurs –
Wie KI das Verhalten von Juristen imitiert
Die als Sprachmodell zur Verfügung stehende KI „Chat-GTP“ muss
und kann entsprechend dafür eingesetzt werden. Bereits Turings
Grundlagenwerk sagte voraus: „Die Frage-Antwort-Methode
scheint geeignet zu sein, fast jeden gewünschten Bereich mensch-
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Anzeigenschwerpunkt IT-Special
lichen Verhaltes abzudecken“ (ebd. S. 12 [13]). So verstanden,
mag die Juristerei auch noch so komplex wie die Enigma sein, ist
eine juristisch angelernte KI in der Lage, wie ein Jurist zu agieren,
was letztlich zum Gedanken des Imitationsspiel zurückführt.
cloudbased legal practice management
Über den Autor:
Dr. Stefan Rinke
arbeitet als Rechtsanwalt in Berlin und ist
als Justiziar für einen Kanzleisoftwarehersteller
tätig. Bereits vor dem Jurastudium
belegte er Programmierkurse zur Kleinstroboterprogrammierung
und Mensch-Computer-Interaktion,
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Erleichterung bei der Dokumentenverarbeitung –
Wie Künstliche Intelligenz Juristen bei der Arbeit unterstützen kann
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz innerhalb der Justiz
und dem öffentlichen Sektor wird aufgrund des stark
steigenden Arbeitsaufkommens immer dringlicher. Ein
kontrollierter und sicherer Einsatz von künstlicher Intelligenz kann
Arbeitsprozesse beschleunigen und eine nachhaltige Digitalisierung
ermöglichen.
Erhöhte Arbeitsbelastung für Juristen durch
KI-unterstützte Massenverfahren?
Die stetig steigende Arbeitsbelastung pro Mitarbeitenden ist in
nahezu allen juristischen Arbeitsbereichen sichtbar. Massenverfahren
werden zu einem immer größeren Problem für Juristen
allgemein, insbesondere aber für Richter. Beispiele für Massenverfahren
sind etwa die Schadensersatzansprüche bei Dieselfahrzeugen
oder die Geltendmachung von Fluggastrechten. Dabei
sorgen KI-unterstützende Online-Plattformen für ein immer
größer werdendes Klageaufkommen in immer kürzerer Zeit.
Hinzu kommt, dass oftmals die gleichen Schriftsätze verwendet
werden, ohne den Einzelfallbezug zu betrachten. Es entstehen
umfangreiche Schriftsätze mit vielen Anlagen, bei denen nur ein
kleiner Teil für den Fall relevant ist. Solche Fälle können zumeist
schon jetzt standardisiert verarbeitet werden. All das muss innerhalb
gesetzter Fristen erledigt werden und so steigt neben der
meist monotonen Arbeit die Arbeitsbelastung. Zusätzlich zum
Fachkräftemangel ist das eine Kombination, welche die Juristen
stark herausfordert.
Standardisierte KI-Textverarbeitung im
Prozessmanagement
Abhilfe kann hier durch künstliche Intelligenz (KI) geschaffen
werden, indem das Prozessmanagement erleichtert wird. Dabei
sind Massenverfahren prädestiniert für Anwendungen mit KI,
denn hier treten gehäuft immer wieder gleiche oder ähnlich
gelagerte Fälle auf, die standardisiert bearbeitet werden – eine
hervorragende Grundlage zur Erstellung einer KI, die dann sogar
unterstützend tätig sein kann, indem sie Dokumente analysiert
und aufarbeitet. Da es sich um Textdokumente handelt, können
hier Techniken aus der Textverarbeitung (Natural Language
Processing, kurz NLP) genutzt werden.
Von Anonymisierung bis Zusammenfassung –
Verschiedene Funktionen und Einsatzmöglichkeiten
der KI
KI kann dabei für unterschiedliche Zwecke genutzt werden. Zum
einen kann eine semantische Textanalyse stattfinden, welche die
Texte lesen und Informationen aus einem Text herausfiltern und
Kategorien zuordnen kann (Name Entity Recognition, kurz NER).
Die Texte können am Ende auch durch KI zusammengefasst werden.
So können PDF-Dateien, gescannte Dokumente oder XJustiz-
Dateien analysiert werden und Kategorien zugeordnet werden
(Klageformblatt, Antwortformblatt, Urteil, Rechtsgebiet usw.). Eine
effiziente Zuordnung zu den zuständigen Personen, Akten oder
Datenbanken kann dann automatisiert stattfinden. In diesem Prozess
können auch sogenannte Schlagwörter herausgefiltert werden
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Anzeigenschwerpunkt IT-Special – Branchencheck: Legal Tech Tools für Kanzleien

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und den Dokumenten zugeführt werden, was bei einer späteren
Suchanfrage eine große Unterstützung sein kann.
Des Weiteren können Verfahrens- und Prozessinformation aus
Dokumenten extrahiert werden, wie z.B. Beteiligte mit Namen
und Adressen, der Streitwert, Sachgebiet und das Aktenzeichen.
Basierend darauf kann neben der Aktenzuordnung auch eine
Fallübersicht erfolgen, die es Juristen erlaubt, einen schnellen
Überblick zu erhalten. Hat man erst einmal die Verfahrens- und
Prozessinformationen herausgefiltert, können diese auch zur
Anonymisierung/Pseudonymisierung der Urteile genutzt werden.
Aktuell werden nur bis zu ca. 5 % der Urteile veröffentlicht, denn
die manuelle Anonymisierung ist zeitaufwändig und trotz aller
Sorgfalt können hier Fehler entstehen. Eine KI-Unterstützung
könnte mit einer ähnlichen oder besseren Trefferquote weitaus
schneller agieren. Anonymisierte Urteile können dann die Basis
weiterer KI-Innovationen sein.
Einheitliche KI-Lösungen für Gericht, Anwaltskanzlei
und Notariat –
Ähnliche Anforderungen bei allen Juristen
Der Vorteil der KI-gestützten Dokumentaufarbeitung ist, dass sich
der Anwendungsfall auf alle juristischen Tätigkeiten bezieht. Dabei
kann KI nicht nur eine starke Arbeitserleichterung für Gerichte
sein, sondern auch in Notariaten und Anwaltskanzleien effizienzsteigernd
genutzt werden. Ist z.B. die Dokumentenaufarbeitung an
die elektronischen Postfächer (beA, beN) angeschlossen, kann dann
eine effiziente Veraktung, Dokumentenzuordnung und -suche
erfolgen. Das führt zu einer enormen Erleichterung der Arbeitsprozesse
und erhöht den Digitalisierungsgrad juristischer Prozesse.
Dabei kann man feststellen, dass die Anforderungen an die KI-
Technologie von Seiten der Kanzleien, Notariate und Gerichte sehr
ähnlich gelagert sind. Technologische KI-Insellösungen können
somit vermieden werden und der Fokus kann und muss sogar auf
die Adaptierbarkeit an unterschiedliche Systeme gelegt werden.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der gezielte Einsatz
von KI die Herausforderungen der steigenden Arbeitsbelastung im
juristischen Bereich angehen kann. Die semantische Textanalyse
und die Extraktion von Verfahrensinformationen bieten eine effiziente
Lösung, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Dies ermöglicht
eine effektivere und nachhaltige Dokumentenverarbeitung in einer
Zeit, in der der Bedarf an Entlastung dringender denn je ist.
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Über die Autorin:
Dr. Maria Börner
ist promovierte Physikerin mit langjähriger
Erfahrung in KI-Produktentwicklung und
KI-Expertin für die Bereiche Legal Tech,
Justiz und Ethik. Sie ist im Business
Development AI bei Westernacher Solutions tätig, außerdem
Leiterin der KI-Expertengruppe des Legal Tech Verbandes sowie
Leiterin des Berlin Teams von Women in AI.
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