Rückstellungen ad hoc berechnen - Haufe Akademie

SERIE: EXCEL
ORGANISATION
PERSONALARBEIT MIT EXCEL
Rückstellungen ad hoc berechnen
ARBEITSHILFEN. Unsere Serie „Personalarbeit mit Excel“ zeigt, dass selbst
komplexe Aufgaben im Personalwesen fl exibel mit Excel gelöst werden können.
Von Michael Paatz
In Unternehmen, deren Wirtschaftsjahr
mit dem Kalenderjahr übereinstimmt,
werden die Fach- und
Führungskräfte aus den Personalabteilungen
zum Jahreswechsel nicht
nur mit den Änderungen zum neuen
Jahr, sondern auch mit Unterstützungsleistungen
zum Jahresabschluss
konfrontiert. Insbesondere die Rückstellungsberechnung
der verschiedenen Erfüllungsrückstände,
wie beispielsweise
Resturlaub und Zeitguthaben, nehmen
einige Zeit in Anspruch.
Die genannten Sachverhalte werden
als Erfüllungsrückstand gegenüber dem
Arbeitnehmer betrachtet und müssen
demzufolge als ungewisse Verbindlichkeiten
sowohl handelsbilanziell nach
§ 249 Absatz 1 Satz 1 HGB als auch steuerbilanziell
nach § 5 Absatz 1 EStG zurückgestellt
werden.
Flexibel mit Excel
Für die Berechnung der Rückstellungsbeträge
werden zum einen die rückständigen
Urlaubsverpfl ichtungen sowie die
Zeitguthaben (zum Beispiel aus Gleitzeitvereinbarungen)
benötigt, zum anderen
die Informationen zum Entgelt und den
Lohnnebenkosten. Die Durchführung
dieser Berechnungen erfordert neben
den eigentlichen Ursprungsdaten ein
Programm zur Berechnung. Die vielen
rechtlichen Rahmenbedingungen sowie
die unterschiedlichen Einsatzgebiete
im Steuer- und Handelsrecht verlangen
Flexibilität. Neben hohen Anschaffungskosten
bieten viele Spezialprogramme
Excel bietet mit seinen vielfältigen Funktionen eine transparente und übersichtliche Darstellung der
Berechnungsergebnisse. Mit den Funktionen Teilergebnis und AutoFilter erhält der Anwender die
wichtigsten Infos auf einen Blick.
nicht die notwendige Beweglichkeit
und sind nur mit speziellen Kenntnissen
zu bedienen. Zur Berechnung bietet
sich Microsoft Excel an. Funktionen wie
„SVERWEIS“ zum Verknüpfen verschiedener
Tabellen oder Datenquellen sowie
die Möglichkeit zur Hinterlegung individueller
Berechnungsmodelle mit variablen
Parametern gestatten fl exible und
transparente Kalkulationen, die einfach
zu bedienen sind und gleichzeitig bei
minimalen Eingriffen geänderten Anforderungen
gerecht werden.
Solche Lösungen vereinfachen auch
die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprü-
fern im Rahmen des Jahresabschlusses,
welche ihre Anforderungen individuell
umgesetzt haben wollen. Viele Mitarbeiter
wissen allerdings nur bedingt,
welche Optimierungspotenziale in der
Nutzung von Microsoft Excel liegen und
vervielfachen ihren Aufwand dadurch
ungewollt.
Die effi ziente und lösungsorientierte
Nutzung von Excel ermöglicht, die Arbeiten
zum Jahresabschluss zu optimieren,
zu automatisieren und dadurch den
Zeitaufwand enorm zu verringern. Neben
der standardisierten und gleichzeitig variablen
Berechnung der Rückstellungen
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© PROFIBU GMBH KÖLN
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bietet die gezielte Nutzung von Microsoft
Excel eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten,
Prozesse im Personalwesen
zu beschleunigen und transparenter zu
gestalten.
Rückstellungen für Resturlaub
In der Bewertung der Rückstellung fi nden
sich das arbeitsvertraglich oder
gesetzlich nach § 11 BUrlG festgelegte
Urlaubsentgelt auf Basis des Bruttoentgelts
sowie die Arbeitgeberanteile zur
Sozialversicherung und die Berufsgenossenschaftsbeiträge
wieder. Es empfi ehlt
sich, die einzelnen Bestandteile des
Bruttoentgelts für etwaige Prüfungen
separat zu dokumentieren. In der Praxis
erfolgt die Berechnung des Tagesentgelts
meist auf Basis einer Fünftagewoche. Je
nach Tarifvertrag unterscheidet sich der
Wochenfaktor für die Multiplikation. Dadurch
ergibt sich im Tarifvertrag Öffentlicher
Dienst (TVÖD) ein Tagesfaktor von
21,74 (5 Tage x 4,348) im Tarifvertrag
der holz- und kunststoffverarbeitenden
Industrie Nordrhein 21,65 (Wochenfaktor
4,33) oder im Tarifvertrag der
Metall- und Elektroindustrie Nordrhein-
Westfalen 21,75 (Wochenfaktor 4,35).
Mit Urteil vom 7.5.2007 folgte das
Finanzgericht München (FG München,
7 K 2505/05) der BFH-Rechtsprechung,
nach der die Rückstellungen in der
Steuer- und Handelsbilanz abweichend
voneinander zu bilden sind. Eine handelsrechtlicheUrlaubsrückstellungsberechnung,
welche dem Vorschlag des
Instituts der Wirtschaftsprüfer (IdW)
folgend mit 220 Arbeitstagen kalkuliert,
wird steuerlich nicht anerkannt. Der
Bundesfi nanzhof geht davon aus, dass
Urlaubsrückstände nicht als Verpfl ichtung
zum Freizeitausgleich im Folgejahr,
sondern als Geldschuld zu betrachten
sind.
Daher wird die Zahl der regulären
Arbeitstage von 250 im Jahr und nicht
die Differenz von Arbeitstagen und Urlaubsanspruch
(250 Arbeitstage minus
30 Urlaubstagen ergibt 220 Tage) in der
steuerlichen Rückstellung als maßgeb-
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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de
SEMINARTIPP
Dieser Beitrag ist der erste Teil der
Serie „Excel in der Personalarbeit“.
In den nächsten Folgen werden
wir die Anwendungsgebiete von
Excel bei Aspekten des demografi
schen Wandels, Mitarbeiterbefragungen
und Personal-Controlling
darstellen. Zur Vertiefung des
Themas bietet die Haufe Akademie
in Zusammenarbeit mit der profi bu
GmbH die Seminarreihe „Excel in
der Personalarbeit“ an.
www.haufe-akademie.de/7640
Das Personalmagazin verlost dazu
unter seinen Lesern acht Seminargutscheine
der Haufe Akademie im
Wert von je 125 Euro. Bewerben
Sie sich bis 1. März 2009 auf
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in der Personalarbeit“.
www.personalmagazin/downloads
lich erachtet. Darüber hinaus gibt es
auch bei den Wirtschaftsprüfern differierende
Ansätze, wie die Zahl der Arbeitstage
anzusetzen ist (zum Beispiel
230 Arbeitstage im Jahr).
Die Rückstellung lässt sich auf Basis
dieser Werte ebenfalls monatsbezogen
durchführen. Es ergeben sich 18,33 Arbeitstage
im Monat bei 220 und 20,83
Arbeitstage bei 250 Arbeitstagen im
Jahr. Aus diesem Grund fällt die Urlaubsrückstellung
in der handelsrechtlichen
Bilanz in der Regel deutlich höher aus
als in der Steuerbilanz.
Die Ermittlung der Rückstellungen
mit Microsoft Excel verlangt daher
nach Berechnungslösungen, die ad hoc
editierbar sind. Es bietet sich an, diese
Faktoren auf ein getrenntes Parameterdatenblatt
auszulagern, auf das alle
weiterführenden Berechnungen dynamisch
zugreifen. Das steigert einerseits
die Transparenz und ermöglicht ande-
rerseits ein sofortiges Anpassen der
gesamten Berechnungslogik, wenn abweichende
Faktoren benötigt werden.
Rückstellungen für Zeitguthaben
Bestehen zum Bilanzstichtag Zeitguthaben
(zum Beispiel aus Gleitzeitvereinbarungen)
sind diese ebenso als
Erfüllungsrückstand anzusehen. Es
ist eine Rückstellung für ungewisse
Verbindlichkeiten zu bilden. Auch hier
konkurrieren mehrere Rechenansätze
miteinander.
Ist im Arbeits- oder Tarifvertrag das
Stundenentgelt eindeutig defi niert, entfällt
eine Berechnung. Andernfalls kann
die Ermittlung des Stundenentgelts in
Abhängigkeit von der individuellen, regelmäßigen
Wochenarbeitszeit erfolgen.
Die Umrechnung der Wochen- in eine
Monats- oder Jahresarbeitszeit auf Stundenbasis
geschieht über einen festen
Wochenfaktor. Tarifgebundene Unternehmen
fi nden in der Regel im Tarifvertrag
entsprechende Vorgaben (siehe
auch Rückstellungen für Resturlaub). In
allen anderen Fällen wird auf den Wert
4,35 als Wochenfaktor zurückgegriffen,
der in den Lohnsteuerrichtlinien (R 30
Abs. 2 Nr. 2a) zur Berechnung des steuerlichen
Grundlohns vorgeschrieben ist.
Diese Beweglichkeit der Einfl ussgrößen
lässt sich mit Excel sowohl im Layout des
Reportings als auch in der Gestaltung
der Formeln durch Einbeziehung von
Variablennamen sehr leicht integrieren.
Wichtig: Nach dem Grundsatz der Einzelbewertung
in § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB
sind alle Vermögensgegenstände und
Schulden zum Abschlussstichtag unabhängig
voneinander zu bewerten. Das
heißt für Zeitguthaben, dass negative
Stundensalden nicht mit positiven Zeitguthaben
verrechnet werden dürfen.
Michael Paatz
SERIE: EXCEL
ist Geschäftsführer der profi bu GmbH in
Köln und Fachbuchautor.