CeBIT 2009

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Sicher ist sicher!
Compliance-konform: Backup
und Archivierung sind Pflicht
Von Falk Krämer, Collax GmbH, Ismaning bei München
Backup und Archivierung zählen in zahlreichen Unternehmen zu den vernachlässigten
Aufgaben der IT – trotz klarer gesetzlicher Bestimmungen für die Aufbewahrung
sensibler Informationen. Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen
herrscht der Schlendrian.
Je nach Dateninhalten bestimmen unterschiedliche
Gesetze, wie lange Dokumente
in welcher Form aufbewahrt werden
müssen – Stichwort „Compliance“ .
Sie definiert, welche rechtlichen Mindestanforderungen
in punkto Sicherheit,
Integrität und Verfügbarkeit greifen
müssen . Tatort E-Mail-Server: Obwohl
elektronische Nachrichten mittlerweile
zu den gängigsten Kommunikationsmitteln
gehören, ist Verantwortlichen
häufig nicht bewusst, dass sich rechtsverbindliche
Verträge auch in elektronischer
Form abschließen, verändern und
aufheben lassen . Auch E-Mails – müssen
revisionssicher aufbewahrt werden .
In kleinen und mittelständischen Betrieben
fehlt es häufig an einer Steuer-
oder Controlling-Abteilung, die sich
eingehend mit dieser Thematik befasst
und entsprechende Direktiven an die
IT-Abteilung weitergeben könnte .
Backup- und Archivierungs-
strategien sind unabdingbar
Angesichts dieser Problematik benötigen
kleinere Unternehmen zwingend
eine umfassende Backup- und Archivierungsstrategie
. Wichtig dabei ist nicht
nur, dass gesetzliche Vorgaben für das
Archivieren von handels- und steuerrechtlich
relevanten Informationen
erfüllt werden . Vor dem Hintergrund
der Beweisrelevanz und des firmeninternen
Informationsmanagements ist
auch die vollständige Dokumentation
von Geschäftsvorgängen Pflicht . Je
mehr E-Mails sich also unter all diesen
Dokumenten befinden, desto wichti-
Unternehmen & Trends
ger werden ein zuverlässiges Backup
und ein elektronisches Archiv . Mit einer
Volltextindizierung abgespeichert,
lässt sich jedes einzelne Schriftstück
per Mausklick im Archiv schneller und
leichter auffinden .
An Backup- und Archivierungslösungen
für E-Mails und andere wichtige
Dokumente mangelt es kaum – ganz
gleich, ob es sich im Unternehmen um
eine Linux-Topologie, eine Windows-
Systemumgebung oder aber Macintoshbasierte
Netze handelt . Schwieriger ist
es, ein unternehmerisches und automatisiertes
Gesamtkonzept zu finden, das
den Aufwand minimiert und dennoch
jeder Revision standhält . Unter Linux
etwa eignet sich die Backup-Lösung
„Bacula“ für eine vollautomatisierte Sicherung
der Informationen . Dabei handelt
es sich um ein Set einzelner Komponenten,
mit denen Daten innerhalb
eines heterogenen Netzwerkes gesichert,
wiederhergestellt und überprüft werden
können . Bacula lässt sich vor allem integriert
in ein Linux-Betriebssystem
zwar an nahezu alle Bedürfnisse eines
jeden mittelständischen Unternehmens
anpassen, aufgrund der Komplexität
sollte diese Aufgabe jedoch besser in
die Hände eines Linux- und Backup-
Experten gegeben werden . Der Münchner
Linux-Anbieter Collax etwa passt
Bacula exakt an die implementierten
Systeme seiner Kunden an . Dazu gehört
eine übersichtliche Benutzeroberfläche
innerhalb der Server, mit der sich
einzelne Tasks komfortabel auch von
weniger versierten Anwendern auswählen
und durchführen lassen . So kann
das System an die individuell benötigte
Backup-Strategie angepasst werden und
unbeaufsichtigt sowie automatisiert
laufen .
Zur Archivierung unter Linux wiederum
eignen sich miteinander verzahnte
Tools, um die sensiblen Informationen
oder E-Mails revisionssicher und mit
der geforderten Zuverlässigkeit auf eine
eigenständige Festplatte zu sichern . Eine
Suchfunktion für einen Auditor oder
für Anwender und die Möglichkeit für
eine endgültige Archivierung – etwa auf
CDs oder DVDs – darf hier nicht fehlen
. Auch für diese Anforderungen leisten
Systemintegratoren Unterstützung
bei der Umsetzung . Alle gespeicherten
Mails können so jederzeit durchsucht
und begutachtet oder wiederhergestellt
werden . Während Backup-Medien
häufig räumlich getrennt aufbewahrt
werden, um die Gefahr vor Verlust zu
minimieren, steht das Archiv oft in
unmittelbarer Nähe des Alltagsservers
und kann direkt und ohne Umwege genutzt
werden . n