5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen - DSAG

Deutschsprachige SAP ® Anwendergruppe 

Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU 

DSAG ARBEITSGRUPPE GDPDU 

STAND 25. AUGUST 2008

Seite 2 

DSAG Arbeitskreis Financials 

ERARBEITET IN DER ARBEITSGRUPPE GDPDU 

EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU 

VERSION 3.0, STAND 25. AUGUST 2008 

DSAG e. V. 

Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe 

EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER 

GRUNDSÄTZE ZUM 

DATENZUGRIFF UND ZUR 

PRÜFBARKEIT 

DIGITALER 

UNTERLAGEN

UNSER DANK GILT ALLEN BETEILIGTEN. 

Viele Menschen haben zu dieser Dokumentation beigetragen. 

Unser herzlicher Dank gilt: 

> den Autoren für die DSAG e. V., AK Financials, AG GDPdU: 

Rolf Andres, Rainer Böhle, Henning Burlein, Albert Kraus 

> für Hinweise zur Textfassung Dr. Christian Recknagel 

> von Seiten der SAP Deutschland AG & Co.KG: 

Lars Gartenschläger 

> allen anderen Personen, die im Hintergrund ihren Beitrag zum Gelingen dieser 

Dokumentation geleistet haben. 

Arbeitsgruppe GDPdU 

des AK Financials 

Rainer Böhle 

Redaktionsschluss: 11.08.2008 

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Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt (Copyright). Alle Rechte liegen, soweit nicht 

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Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. 

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SAP, R/2, R/3 und ERP 5.0 / 6.0 und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sind 

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Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 

Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten 

auch anderer Softwarehersteller enthalten. 

Seite 3 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 4 

Gliederung 

INHALTSVERZEICHNIS 

Abkürzungsverzeichnis 7 

Tabellenverzeichnis 7 

Abbildungsverzeichnis 7 

1 VORWORT 9 

2 EINLEITUNG 12 

3 RECHTLICHER RAHMEN 14 

3.1 Gesetzliche Rahmenbedingungen und Verwaltungsauffassung 14 

3.1.1 Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000 14 

3.1.2 BMF-Schreiben vom 16.07.2001 15 

3.1.3 BMF-Fragen- und Antwortenkatalog (BMF-FAQ) und seine ZVEI-Kommentierung 16 

3.1.4 Weiterentwicklung GDPdU 16 

3.2 Zugriff auf steuerlich relevante Daten 17 

3.2.1 Der Begriff „steuerrelevante Daten“ 17 

3.2.2 Gültigkeit des Datenzugriffs und Geltungsbereich 18 

3.2.3 Außenprüfungen i.S.d. §147 AO 19 

3.2.4 Unmittelbarer Zugriff (Z1-Zugriff) 20 

3.2.5 Mittelbarer Zugriff (Z2-Zugriff) 21 

3.2.6 Datenüberlassung (Z3-Zugriff) 21 

3.2.7 Datenbeschreibungsstandard 22 

3.2.8 kumulativer Zugriff 22 

3.2.9 Maschinelle Auswertbarkeit 22 

4 HERAUSFORDERUNGEN DER GDPDU-UMSETZUNG 24 

4.1 Interdisziplinäre Arbeitsgruppe 24 

4.2 Unbestimmte Rechtsbegriffe 24 

4.3 Identifizierung steuerrelevanter Systeme und Daten 25 

4.3.1 Vorgehensweise bei der Identifizierung von Systemen 27 

4.3.2 Sonderfall E-Mails 29 

4.3.2.1 Steuerrelevanz von E-Mails 29 

4.3.2.2 Maschinelle Auswertbarkeit 31 

4.3.3 Sonderfall Tabellenkalkulationsdateien 31 

4.3.3.1 Steuerrelevanz der Tabellenkalkulationsdatei 31 

4.3.3.2 Maschinelle Auswertbarkeit der Tabellenkalkulationsdatei 32 

4.3.4 Sonderfall Textverarbeitungsdateien 32 

4.3.4.1 Steuerrelevanz der Textverarbeitungsdatei 32 

4.3.4.2 Maschinelle Auswertbarkeit der Textverarbeitungsdatei 32 

4.3.5 Datenbanken außerhalb SAP 32 

4.3.6 Elektronische Unterlagen 32 

4.3.6.1 Handelsbriefe und Buchführungsunterlagen 32 

4.3.6.2 Steuerrelevanz 33 

4.3.6.3 Aufbewahrungspflichtig nur EDI-Datei oder nur IDOC bzw. beide? 33 

4.4 Fragestellungen / Anmerkungen zu den Zugriffsarten Z1-Z3 33 

4.4.1 Wahlfreie Nutzung der Zugriffsarten Z1-Z3 33

4.4.2 Unmittelbarer Zugriff (Z1) 34 

4.4.3 Mittelbarer Zugriff (Z2) 35 

4.4.4 Datenträgerüberlassung (Z3) 35 

4.5 Sonderthemen im Rahmen des Datenzugriffs 36 

4.5.1 Zugriff auf Archive 36 

4.5.1.1 Indizierung / Attributierung der abgelegten Daten / Dokumente 36 

4.5.1.2 Steuerrelevanz 37 

4.5.1.3 Zugriff auf steuerrelevante Daten in elektronischen Archiven (Z1 / Z2) 37 

4.5.2 Systemwechsel und Systemstilllegungen 37 

4.5.2.1 Systematisierung von Systemwechseln und Systemstilllegungen 38 

4.5.2.2 Buchführungserleichterungen nach §148 AO 39 

4.6 Steuerliche Außenprüfung 40 

4.6.1 Prüferarbeitsplatz 40 

4.6.2 Organisatorische Anforderungen 41 

4.6.3 Datenschutz für Datenträger 41 

5 TECHNISCHE UMSETZUNG IN SAP-SYSTEMEN 44 

5.1 SAP-Systeme 44 

5.2 Funktionserweiterungen von Drittanbietern 44 

5.3 Feldkatalog steuerrelevanter Daten 44 

5.4 Technischer Z1- / Z2-Zugriff 45 

5.4.1 Muster-Berechtigungsrollen für Außenprüfer 46 

5.4.2 DART-Zugriff für Außenprüfer 49 

5.4.3 Unternehmensindividuelle Prüferrollen 51 

5.4.4 Anpassungen von Prüferrollen aufgrund Eigenentwicklungen 54 

5.4.5 Prüferrolle schützen 55 

5.4.6 Zeitraumprüfung (Prüfungszeitraum) 56 

5.4.6.1 Beschränkung des Zugriffsrechts auf einen Zeitraum 56 

5.4.6.2 Tabellen TPCUSER / TPCUSERN (Transaktion TPC2) 56 

5.4.6.3 Tabelle TPCPROGS 56 

5.4.6.4 Tabelle TPCPROG (Transaktion TPC4) 57 

5.4.6.5 Tabelle TPCDATEN (Transaktion TPC6) 58 

5.4.7 Prüferaktivitäten aufzeichnen (Action Log) 59 

5.4.7.1 Action Log als neue Funktionalität 59 

5.4.7.2 Auswertung des Action Logs (Transaktion SLG1) 60 

5.4.7.3 Protokollübersicht anzeigen (mit Report CA_TAXLOG) 62 

5.4.7.4 Protokollinformationen löschen (Transaktion SLG2) 63 

5.5 Technischer Z3-Zugriff 63 

5.5.1 Werkzeug DART Data Retention Tool 63 

5.5.2 Auslieferung der DART-Versionen 65 

5.5.3 Systemseitige Dokumentation / Hilfe zu DART 66 

5.5.4 DART-Transaktionen und -Reports 67 

5.5.5 DART-Modulübersicht 68 

5.5.6 DART-Segment- / Feldkatalog (Transaktionen FTWCS / FTWCF) 70 

5.5.7 Feldkatalogerweiterungen für kundeneigene Datenfelder 73 


Seite 6 

Gliederung 

5.5.8 DART-Berechtigungen 74 

5.5.8.1 Gesamtübersicht der DART-Berechtigungsprüfung 74 

5.5.8.2 DART-Berechtigungsobjekte 74 

5.5.9 DART-Releasepflege 76 

5.5.10 Ablauf DART-Extrakterstellung 76 

5.5.10.1 Abgrenzung einbezogener Daten 76 

5.5.10.2 Periodische Extraktbildung 79 

5.5.10.3 Namenskonventionen für DART-Extrakte 80 

5.5.10.4 Definition der Sprache für den DART-Extrakt 81 

5.5.10.5 DART-Extrakt – Performanceoptimierung 81 

5.5.10.6 DART-Protokoll für Abstimmzwecke 82 

5.5.11 DART-Browser (Transaktion FTWF) 83 

5.5.12 Abstimmung und Kontrolle von Extraktionen 84 

5.5.12.1 Datenprüfsummen prüfen (Transaktionen FTWE / FTWE1) 84 

5.5.12.2 Prüfsummen des Datenextrakts prüfen (Transaktion FTWD) 86 

5.5.13 Aufbewahrung von DART-Extraktdateien 86 

5.5.14 Viewbildung 87 

5.5.14.1 Allgemein 87 

5.5.14.2 Namenskonventionen für Views 87 

5.5.14.3 Views definieren (Transaktion FTWY) 87 

5.5.14.4 View-Dateien erzeugen (Transaktion FTWH) 88 

5.5.14.5 Namenskonventionen für View-Dateien 89 

5.5.14.6 Performance bei der Viewausführung 89 

5.5.14.7 Übergabe von durch Export-Views erzeugten Daten 90 

5.5.14.8 View-Inhalte anzeigen (Transaktion FTWN) 90 

5.5.15 Automatisierung der Extrakterstellung – Ausblick 90 

5.5.16 Zusammenfassung DART 92 

5.6 SAP Human Capital Management 93 

5.6.1 Unmittelbarer Zugriff (Z1-Zugriff) 93 


5.7 Reisekostenabrechnung (FI-TV) 94 

5.7.1 Z1-Zugriff auf Daten der Reisekostenabrechnung 94 


6 ANDERE TECHNISCHE UMSETZUNGSSZENARIEN 96 

6.1 Auswertesystem für Massenkontokorrent 96 

6.2 DART-Erweiterungen für Branchenlösungen 96 

6.3 kundenindividuelle Lösungsansätze 96 

7 AUSBLICK 97 

8 ANHANG 99 

8.1 Literaturliste 99 

8.2 SAP-Hinweise 100 

8.3 Links 101 

8.4 BMF-Schreiben und -Erlasse, OFD-Verfügungen und Finanzgerichtsentscheidungen 103 

8.5 Glossar 105 

8.6 Stichwortverzeichnis 111

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS 

Siehe 8.5 Glossar 

TABELLENVERZEICHNIS 

Tabelle 1: Übersicht über Gesetzesänderungen durch Steuersenkungsgesetz 2000 14 

Tabelle 2: Beispiele für der Betriebsprüfung vorgelegte Unterlagen 

(bisher) und Daten (neu) 28 

Tabelle 3: Fallgliederung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle 39 

Tabelle 4: denkbare Prüferrechte für DART 50 

Tabelle 5: Transaktions- / Reportumfang der Prüferrolle zu DART 50 

Tabelle 6: Übersicht kundenspezifische Namenskonvention Prüferrollen 52 

Tabelle 7: Vorschlag Namenskonvention Prüferrollen – Kundenerweiterung 55 

Tabelle 8: Transaktion TPC6: kontextabhängige Organisationseinheit 59 

Tabelle 9: Segmentumfang DART-Datenkatalog – Stand DART-Version 2.6 63 

Tabelle 10: Zuordnung DART-Auslieferung zu SAP-System 65 

Tabelle 11: Liste der DART-Transaktionen (Stand DART 2.6) 67 

Tabelle 12: DART-Modulübersicht (Stand DART 2.6) 68 

Tabelle 13: DART-Berechtigungsobjekte 75 

Tabelle 14: Namenskonvention für einen Datenextrakt 80 

Tabelle 15: Regel für Namensvergabe von View-Definitionen 87 

Tabelle 16: Regel für Namensvergabe View-Dateien 89 

Tabelle 17 Übersicht zu Vorteilen und Nachteilen von DART 92 

ABBILDUNGSVERZEICHNIS 

Abbildung 1: Schaubild zur Systemwelt eines Unternehmens 26 

Abbildung 2: Beispiel einer Betroffenheitsanalyse 29 

Abbildung 3: Systematisierung E-Mail-Inhalte nach Steuerrelevanz 30 

Abbildung 4: Systematisierung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle 38 

Abbildung 5: Übersicht der Musterrollen für Steuerprüfer SAP_AUDITOR_TAX_* 46 

Abbildung 6: Aufriss der Muster-Prüferrolle Finanzwesen 47 

Abbildung 7: Menü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_FI 48 

Abbildung 8: Partieller Aufriss des Menüs SAP_AUDITOR_TAX_FI 48 

Abbildung 9: Untermenü DART im Aufriss 49 

Abbildung 10: Maximalumfang des SAP-Muster-Prüfermenüs, Stand Juli 2008 51 

Abbildung 11: Einstiegsbild des Reports RSUSR050 52 

Abbildung 12: Einstieg der Funktion PFCG mit Rollenvergleich 53 

Abbildung 13: Auswahl der Vergleichsrolle 53 

Abbildung 14: Ergebnisliste des Rollenvergleichs 54 

Abbildung 15: Pflegedialog der Tabelle TPCUSERN, Transaktion TPC2 56 

Abbildung 16: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROGS 57 

Abbildung 17: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROG 57 

Abbildung 18: Ausschnitt aus Tabelle TPCDATEN 58 

Abbildung 19: Selektionsbild der Transaktion SLG1 60 

Abbildung 20: Ergebnisanzeige Transaktion SLG1 Prüferzugriffe 61 

Abbildung 21: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen (Transaktion SLG1) 61 

Abbildung 22: Selektionsbild des Reports CA_TAXLOG (Transaktion SA38) 62 


Seite 8 

Gliederung 

Abbildung 23: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen des Reports CA_TAXLOG 62 

Abbildung 24: Anzeige Customizing der Tabelle TXW_C_BUKRS (Transaktion SM31) 64 

Abbildung 25: Aufruf der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ) 66 

Abbildung 26: Anzeige der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ) 66 

Abbildung 27: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder für alle Länderversionen 70 

Abbildung 28: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder nur Länderversion „DE“. 71 

Abbildung 29: Ausschnitt für ein DART-Segment mit dem jeweiligen Feldkatalog 71 

Abbildung 30: Ausschnitt aus dem DART-Feldkatalog (hier Segmente TXW_FI_*) 72 

Abbildung 31: Auszug der Daten einer Segment-Tabelle 72 

Abbildung 32: Auszug der Daten einer Referenztabelle 73 

Abbildung 33: Ausschnitt aus der Ergebnisliste zur Transaktion SU22 74 

Abbildung 34: Extrakterstellung ohne Stammdaten 77 

Abbildung 35: Erstellung reiner Stammdatenextrakt 78 

Abbildung 36: Definition der Extraktionssprache 81 

Abbildung 37: Drei Ausschnitte aus dem Extraktprotokoll 83 

Abbildung 38: Ausschnitt aus dem Extrakt-Browser (Transaktion FTWF) 83 

Abbildung 39: DART Kontrollsummen für FI-Belege 85 

Abbildung 40: Datenprüfsumme prüfen (Transaktion FTWD) 86 

Abbildung 41: Ergebnis der Prüfung Transaktion FTWD 86 

Abbildung 42: mögliche Prozesskette für die DART-Extraktion mittels Schedule-Manager 91

1 Vorwort 

Die DSAG-Arbeitsgruppe GDPdU 1 im Arbeitskreis Financials konstituierte sich im September 2001, um in 

enger Zusammenarbeit mit den Entwicklungsabteilungen der SAP AG Lösungen zur Umsetzung der gesetzlichen 

Vorschriften zum Datenzugriff zu erarbeiten. Nachdem wir im Mai 2002 erstmals Empfehlungen 

zu diesem Thema veröffentlicht haben und im Mai 2006 die zweite Fassung herausgegeben wurde 2 , legt die 

Arbeitsgruppe nun die 3. Version der Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU vor. Auch diesmal entstand 

das Werk als Ergebnis aus Analysen von Experten aus Mitgliedsfirmen der Bereiche IT, Steuern, Finanzen 

und Revision namhafter Unternehmen. Gegenüber der 2. Version haben wir die Darstellung wesentlich 

ausgedehnt. Der zwischenzeitlich deutlich erweiterte SAP-Funktionsumfang wird kommentiert und für die 

praktische Anwendung erläutert. Viele Anregungen aus den DSAG-Mitgliedsfirmen und anderen SAP- 

Anwendungsunternehmen sind eingeflossen. Auch aus den Reihen der Finanzverwaltung erhielten wir 

Hinweise, die in das Lösungskonzept eingearbeitet wurden. Praktische Erfahrungen mit Außenprüfungen 

mit digitalem Zugriff liegen der AG GDPdU aus mehreren Bundesländern vor. 

Ziel unserer Dokumentation ist es, Ratschläge „von Mitgliedern für Mitglieder“ zu bieten, wie die Herausforderungen 

des digitalen Datenzugriffs praxisgerecht gemeistert werden können. Die AG GDPdU möchte alle 

SAP-Anwender im Allgemeinen und ihre Mitglieder im Besonderen für die Thematik des Datenzugriffs 

nochmals sensibilisieren. Allen Lesern mögen die Ausführungen der Kontrolle ihrer individuellen 

betriebliche Umsetzung in SAP- und in ggf. vor- und / oder nachgelagerten Systemen dienen. Nachdem ein 

GDPdU-Einführungsprojekt vielleicht vor einigen Jahren durchgeführt wurde, ergeben sich im Alltag neue 

Herausforderungen rund um den Datenzugriff, sodass die Materie nicht ad acta zu legen ist. Die Anwendung 

der GDPdU bringt fortlaufende Aktualisierungen mit sich, wenn sich Organigramme / Geschäftsprozesse 

und IT-Systeme ändern. SAP bietet einen zweitägigen Workshop (Kursbezeichnung: WDE680) an, der sich 

an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen und den Steuerabteilungen sowie 

Systemadministratoren richtet, die im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen mit dem Datenzugriff der 

Finanzverwaltung in ihren Unternehmen konfrontiert bzw. befasst sind. 

Unsere Empfehlungen beruhen im Wesentlichen auf Erfahrungen mit dem Standard-Funktionsumfang der 

SAP-Systeme. SAP-Branchenlösungen und Erweiterungsmodule APO, SEM, CRM, SCM, BI, PLM etc. sind 

grundsätzlich nicht in diese Empfehlungen einbezogen. Viele SAP-Systeme sind in der Praxis modifiziert 

und mit zusätzlichen Funktionen durch Drittanbieter oder vom Unternehmen selbst entwickelten Problemlösungen 

aufgerüstet worden. Die sich daraus ergebenden Konsequenzen für das Berechtigungskonzept für 

Prüferzugriffe und für die technische Lösung der Datenträgerüberlassung sind ebenfalls nicht Gegenstand 

unserer Dokumentation. Wir beschränken uns auf Hinweise, welche Optionen im SAP-Standard für DART 

bereitstehen, um auch unternehmensspezifische Veränderungen der Datenbasis in die Datenträgerüberlassung 

einzubeziehen. 

Diese Empfehlungen wurden von der AG GDPdU sorgfältig recherchiert und erarbeitet. Dennoch übernehmen 

weder die DSAG e. V. noch die Mitglieder der AG GDPdU, die an der Erstellung mitgewirkt haben, 

irgendeine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit oder für die Akzeptanz der Empfehlungen bzw. Vorschläge 

seitens der Finanzverwaltung. Eine Haftung wird ausdrücklich ausgeschlossen. Es wird darauf hingewiesen, 

dass diese Empfehlungen keine Steuerberatung im Einzelfall darstellen, sondern Denkanstöße und 

Lösungsansätze bieten. Jedes Unternehmen muss ggf. die notwendige steuerliche Beratung entweder 

intern oder extern sicherstellen. 

1 Im Folgenden kurz als „AG GDPdU“ bezeichnet. 

2 Empfehlungen zur Anwendung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom 

31.05.2006, Version 2.0; 

http://www.dsag.de/fileadmin/media/downloads/DSAG_GDPdU_Empfehlungen_V2_final_060531.pdf 


Seite 10 

1 Vorwort 

Wann immer Sie in diesem Kontext Verbesserungen für notwendig halten oder über praktische Erfahrungen 

bei Außenprüfungen – im positiven wie auch negativen Sinne – berichten können, lassen Sie uns dies 

bitte wissen. Kontaktadresse: siehe Angaben zum Sprecher und zum Stellvertreter der AG GDPdU auf der 

Internetseite www.dsag.de 3 . 

Wir werden die DSAG-Empfehlungen zu gegebener Zeit erneut überarbeiten, um einerseits die in dieser 

Fassung noch nicht beschriebenen Gesichtspunkte aufzunehmen und andererseits uns zugehende 

Hinweise und Anregungen zu berücksichtigen. 

Rainer Böhle 

Sprecher der Arbeitsgruppe GDPdU des AK Financials 

3 www.dsag.de/ag/gdpdu 

Siehe www.dsag.de → Arbeitskreise Übersicht → Prozesse → AG GDPdU.


Seite 12 

2 Einleitung 

Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung gem. §147 Abs. 6 AO 4 das Recht, im Rahmen steuerlicher 

Außenprüfungen 5 auf das DV-System des Steuerpflichtigen zuzugreifen, um die mit Hilfe des DV-Systems 

erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen elektronisch zu prüfen. Die hinsichtlich des Datenzugriffs sehr 

weit und für DV-technische Abgrenzungen nicht immer präzise genug gefassten Befugnisse der Finanzbehörden 

sind in einem – für sie bindenden – BMF-Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur 

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 6 “ dargelegt. 

Die Realisierung des Datenzugriffs, der nach freier Wahl der Außenprüfer in Form 

> des unmittelbaren Zugriffs (Z1 7 ) 

> des mittelbaren Zugriffs (Z2) 

> der Datenüberlassung auf maschinell auswertbaren Datenträgern (Z3) 

erfolgen kann, ist mit einer Reihe von kritischen betriebstechnischen Fragestellungen verbunden, die mit 

einem erheblichen Aufwand in den Unternehmen gelöst werden müssen. 

Der Datenzugriff umfasst die Verpflichtung für den Steuerpflichtigen, mit entsprechender Hard- und Software 

die originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten unverzüglich lesbar und in maschinell 

auswertbarer Form vorzuhalten. 8 Dabei ist wie bisher grundsätzlich die 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungspflicht 

gem. § 257 Abs. 1 HGB und §147 Abs. 1und 3 AO unter Berücksichtigung der Revisionssicherheit 

zu beachten. Es dürfte die Steuerpflichtigen vor allem mit Blick auf Hard- und Software-Wechsel in der 

betrieblichen Praxis vor große Probleme stellen, die originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten 

in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren und jederzeit lesbar zu machen. 

Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung ist zwischenzeitlich durch einige finanzgerichtliche Entscheidungen 

präzisiert worden. 9 Als Beispiel sei der BFH-Beschluss vom 26.09.2007 genannt, in dem die 

Richter Stellung zur Steuerrelevanz der kompletten Finanzbuchhaltung 10 und zum Zugriff auf eingescannte 

originäre Buchungsbelege genommen haben, die ursprünglich in Papierform vorlagen. 

Nach nunmehr mehr als sieben Jahren rechtsverbindlicher Gesetzgebung macht die Finanzverwaltung 

vom Datenzugriff regen Gebrauch. Die Außenprüfer setzen nach unserem Kenntnisstand immer mehr die 

Prüfsoftware IDEA ® ein. Es bleibt festzuhalten, dass die Außenprüfer von den Unternehmen in der Regel die 

digitale Bereitstellung der Daten für Zugriffsarten Z1, Z2 und / oder Z3 fordern. Die Vorgehensweise der 

Finanzverwaltungen ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Die Finanzverwaltung hat erkannt, 

dass neben der Schulung zur Anwendung der Prüfsoftware auch eine intensive Schulung der Außenprüfer 

in Bezug auf die SAP-Software und ihre Funktionen einhergehen muss. 

Einige Länder haben zur Unterstützung der Außenprüfer Planstellen für spezielle EDV-Fachprüfer eingerichtet 

bzw. sind dabei, diese einzurichten, während andere Bundesländer die Zielsetzung verfolgen, dass 

der Außenprüfer selbst den Datenzugriff beherrschen muss. 

4 Vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, Artikel 7 und 8, BGBl. I S. 1433. 

5 Vgl. §193 ff. AO; zur Erläuterung siehe Abschnitt 3.2.3. 

6 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Az.: IV D 2 – S 0316 136 / 01, BStBl I S. 415, 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/ 

abgabenordnung/006.html. 

7 „Z“ steht für Zugriffsart. 

8 Vgl. §147 Abs. 6 i.V.m. Abs. 2 Nr. 2 AO. 

9 Vgl. Übersicht der Beschlüsse / Urteile in Abschnitt 8.4. 

10 Vgl. Abschnitt 4.3.


Seite 14 

3 Rechtlicher Rahmen 

3.1 GESETZLICHE RAHMENBEDINGUNGEN UND VERWALTUNGSAUFFASSUNG 

3.1.1 STEUERSENKUNGSGESETZ VOM 23.10.2000 

Durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000 11 wurde mit Wirkung ab 01.01.2002 die Abgabenordnung 

sowie das Umsatzsteuergesetz geändert. Die folgende Tabelle zeigt die Gesetzesänderungen in Stichworten: 

GESETZESGRUNDLAGE STICHWORT 

§146 Abs. 5 Satz 2 und 3 AO Innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit über Daten verfügen 

können und sie unverzüglich lesbar zu machen 

§147 Abs. 2 Nr. 2 AO Innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit über die Daten zu 

verfügen, sie unverzüglich lesbar zu machen und sie maschinell 

auswerten zu können. 

§147 Abs. 5 AO Hilfsmittel zu stellen, um Unterlagen auf Bildträgern lesbar zu 

machen. 

§147 Abs. 6 AO Datenzugriffsrecht 

§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO Mitwirkungspflicht beim Datenzugriff des Außenprüfers nach §147 

Abs. 6 AO. 

§14 Abs. 4 UStG Eine elektronische Abrechnung mit einer digitalen Signatur nach 

dem Signaturgesetz vom 22. Juli 1997 (BGBl. I, S. 1870, 1872) wird 

als Rechnung anerkannt. 

Tabelle 1: Übersicht über Gesetzesänderungen durch Steuersenkungsgesetz 2000 

Die Finanzverwaltung führt als Begründung für die Änderungen in der AO den zunehmend beleglos durchgeführten 

Geschäftsverkehr, den verstärkten Einsatz von DV in den Unternehmen und die Einführung der 

qualifizierten elektronischen Signatur in den Unternehmen (umsatzsteuerlich zulässig nach §14 Abs. 4 Satz 

2 UStG) an. Sie leitet vor allem aus dem letzten Punkt ihren Anspruch ab, die auf elektronischem Wege 

erstellten Rechnungen auf gleichem Weg – elektronisch – prüfen zu müssen. 

Aus den Änderungen des §147 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 6 AO ergibt sich die Verpflichtung für den Steuerpflichtigen, 

digital erzeugte steuerrelevante Daten bzw. Unterlagen unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar 

jederzeit verfügbar vorzuhalten, sowie das Recht des Außenprüfers, bei einer Außenprüfung in diese 

gespeicherten Daten Einsicht zu nehmen bzw. Daten auf maschinell lesbaren Datenträgern zur Auswertung 

zu erhalten (Datenträgerüberlassung). 

11 a.a.O.

3.1.2 BMF-SCHREIBEN VOM 16.07.2001 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 16.07.2001 12 die „Grundsätze zum Datenzugriff 

und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ veröffentlicht. Darin werden die Befugnisse konkretisiert, 

die der Finanzverwaltung durch die Änderung der AO – vor allem in §147 Abs. 6 AO – eingeräumt werden. 

Der Datenzugriff der Außenprüfer während einer steuerlichen Außenprüfung wird aus Sicht der Finanzverwaltung 

im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 13 näher erläutert. Der Außenprüfer kann auf alle originär digital 

erzeugten steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens zugreifen. Dafür stehen ihm drei Zugriffsarten 

(Z1, Z2 bzw. Z3) 14 zur Verfügung. Er kann auch kumulativ mehrere der Möglichkeiten in Anspruch nehmen. 

Dabei hat er jedoch immer das Gebot der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Das bedeutet, er darf nichts 

Unmögliches verlangen, hat den Zugriffsweg und den Umfang des Zugriffs so zu wählen, sodass der 

Steuerpflichtige am wenigsten belastet wird. 15 

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung nach 

wie vor verlangen kann, dass ihr die steuerlich relevanten Daten wie bisher z. B. in Papierform oder der 

jeweiligen Aufbewahrungsform vorgelegt werden. Die Ausübung dieses Wahlrechts obliegt allein dem 

freien Ermessen des Außenprüfers. Es ist davon auszugehen, dass von dieser Alternative in absehbarer 

Zukunft immer weniger Gebrauch gemacht wird. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst entscheiden, 

wie er mit dem Datenzugriff umgeht, ob er z. B. frühzeitig mit seinem Finanzamt bzw. seinem steuerlichen 

Berater Kontakt aufnimmt, um Missverständnisse über die Vorgehensweise bei der Durchführung der 

Außenprüfung zu vermeiden und um diese, soweit möglich, mit dem Außenprüfer selbst abzustimmen. 

Das BMF-Schreiben vom 16.07.2001 stellt eine allein die Finanzverwaltung bindende Konkretisierung bzw. 

Auslegung der gesetzlichen Regelung zum Datenzugriff dar. Inwieweit die Auslegung der gesetzlichen 

Normen durch die Finanzverwaltung und die darauf gestützten Maßnahmen im Einzelfall erfüllbar und 

gesetzeskonform sind, kann verbindlich nur von der Finanzgerichtsbarkeit 16 entschieden werden. Jedes 

Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, ob es den von der Finanzverwaltung geforderten Grundsätzen 

nachzukommen bereit ist oder eine abschließende Klärung durch die Finanzgerichte anstrebt. 

Des Weiteren wird in diesem Schreiben zu der digitalen Überprüfbarkeit von elektronischen Abrechnungen 

(qualifizierte elektronische Signatur) i.S.d. §14 Abs. 4 Satz 2 UStG Stellung genommen. Die elektronische 

Signatur ist ein weiteres Element für einen uneingeschränkten Vorsteuerabzug bei Eingangsrechnungen. 

Diese neue Form der Übermittlung und Kontrolle von Rechnungen, deren Revisionssicherheit durch die 

qualifizierte Signatur sichergestellt werden soll, war nicht Gegenstand unserer Beratungen innerhalb der 

AG GDPdU. 

12 a.a.O. 

13 a.a.O. 

14 Vgl. Abschnitt 3.2.4 ff. 

15 Vgl. § 5 AO, BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt III 3, a.a.O. 

16 Einige Gerichtsurteile haben das Zugriffsrecht präzisiert, vgl. Abschnitt 8.4. 


Seite 16 


3.1.3 BMF-FRAGEN- UND ANTWORTENKATALOG (BMF-FAQ) UND SEINE ZVEI- 

KOMMENTIERUNG 

Die Finanzverwaltung hat im Internet einen Fragen- und Antwortenkatalog (BMF-FAQ) zu Fragen in 

Zusammenhang mit dem Datenzugriffsrecht veröffentlicht. 17 Die aktuelle Fassung datiert vom 23.01.2008, 

davor wurden Fassungen mit Datum 15.01.2007, 01.02.2005, 06.03.2003 und 22.08.2002 ins Netz gestellt. 18 

Er soll aus Sicht der Finanzverwaltung eine Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung des Datenzugriffsrechts 

bieten. Hinzuweisen ist auf die rechtliche Unverbindlichkeit des BMF-FAQ. Es handelt sich 

lediglich um eine „Orientierungshilfe“. Dem Katalog, so der BMF in einem Schreiben vom 24.06.2003 an den 

ZVEI Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V., Frankfurt, kommt somit nicht die Rechtsqualität 

einer Verwaltungsanweisung zu. Es bleibt sowohl der Finanzverwaltung als auch der Wirtschaft 

überlassen, sich danach zu richten. Inzwischen nehmen einzelne Gerichtsurteile Bezug auf den BMF-FAQ, 

der deswegen jedoch in der Rangfolge der Rechtsqualität nicht aufsteigt. 

Der ZVEI hat in Zusammenarbeit mit seinen Mitgliedern eine Kommentierung zur Fassung des BMF-FAQ 

vom 15.01.2007 aus Sicht der Unternehmen auf seiner Homepage im Internet veröffentlicht. 19 Sie soll aus 

Sicht des ZVEI den Unternehmen als Argumentationshilfe dienen. Die wesentlichen Aussagen der Kommentierung 

sind auch auf den aktuellen Stand des BMF-FAQ vom 23.01.2008 anwendbar. 

Im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 wird weiterhin ausgeführt, dass die Regelungen der GoBS 20 im Übrigen 

unberührt bleiben. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die GDPdU, die aus Sicht des BMF als Ergänzung 

zu den GoBS gesehen werden, teilweise im Widerspruch zu diesen stehen. Im Zweifelsfall gehen die 

GDPdU den GoBS vor, so die Meinung der Finanzverwaltung (vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Antwort zur Frage 

5 und 7) 21 . Diese Meinung wird auch in Kommentierungen zum §146 AO vertreten 22 , während der ZVEI 

konträrer Auffassung ist. 23 

3.1.4 WEITERENTWICKLUNG GDPDU 

Vom BMF wird die Auffassung vertreten, substanzielle Änderungswünsche zum Datenzugriffsrecht – 

sowohl von Seiten der Finanzverwaltung als auch von Seiten der Unternehmen bzw. der Wirtschaftsverbände 

– erst zu gegebener Zeit, insbesondere nach Vorliegen repräsentativer praktischer Erfahrungen, aufgreifen 

und auf den Prüfstand stellen zu wollen. Zum Stand der Ausarbeitung dieser Empfehlung 

(Redaktionsschluss: 11.08.2008) war uns keine offizielle Initiative zur Änderung der GDPdU bekannt, außer 

der Initiative zum Bürokratieabbau 24 , siehe Abschlussbericht der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche 

Verwaltung e. V., Eschborn, an das Bundeswirtschaftsministerium für Wirtschaft und Technologie 25 . Es 

bleibt abzuwarten, inwieweit sich die Diskussionen um neue Tax-Compliance-Modelle innerhalb der 

Finanzverwaltung (Stichwort: jährliche Betriebsprüfung) fortentwickeln. Hier ergäbe sich die Gelegenheit, 

den Unternehmen seitens der Finanzverwaltung mit klaren Definitionen und Festlegungen i.S.d. GDPdU 

eine wünschenswerte Entlastungen zukommen zu lassen. 

Die AG GDPdU wird den vor Jahren begonnenen Dialog mit der Finanzverwaltung zur Klärung von 

Zweifelsfragen im Rahmen von SAP-Anwendungen weiterführen. 26 

17 BMF-FAQ, aktueller Stand: 23.01.2008, Fundstelle: 

www.bundesfinanzministerium.de. Wirtschaft und Verwaltung → Steuern → Veröffentlichungen zu Steuerarten → Betriebsprüfung → 

Datenzugriff (GDPdU), 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_308/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__IV/09,templateId=raw,property=publicationFile.pdf. 

18 Alle Versionen des BMF-FAQ sind abrufbar unter: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/faqsbmf.htm. 

19 www.zvei.de, Suchbegriff „GDPdU“. 

20 BMF-Schreiben vom 07.11.1995 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, Az.: IV A 8 – S 0316 – 52 / 95, BStBl. I, S. 738. 

21 a.a.O. 

22 Vgl. Tipke / Kruse, Kommentar zur AO und FGO, Kommentierung zu §§146, 147 AO. 

23 ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, zur Frage 7. a.a.O. 

24 Vgl. KMU-Projekt der AWV im Auftrag des BMWA zur Optimierung der Aufbewahrungspflichten, 

http://www.awv-net.de/cms/front_content.php?idcat=17&idart=173. 

25 Fundstelle: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/buerokratieabbau_aufbewahrungspflichten.pdf. 

26 Vgl. Stand der Gespräche mit der Finanzverwaltung: http://www.dsag.de/index.php?id=79&dsag%5Bakag%5D=103&cHash=96caeedb6f.15

3.2 ZUGRIFF AUF STEUERLICH RELEVANTE DATEN 

3.2.1 DER BEGRIFF „STEUERRELEVANTE DATEN“ 

Im Rahmen der gesetzlichen Regelung zum Datenzugriff ist der Begriff „steuerrelevante Daten“ nicht 

definiert bzw. nicht präzisiert worden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und der Datenzugriff betreffen 

die in §147 Abs. 1 AO genannten Unterlagen: 

> Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die 

zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 

> die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe 

> Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe 

> Buchungsbelege 

> Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, die mit Mitteln der Datenverarbeitung nach 

Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex abgegeben wurden, sofern die Zollbehör- 

den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf Vorlage von Originale verzichtet oder Originale nach 

erfolgter Vorlage zurückgegeben hat 

> sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 

Nach §147 Abs. 1 Nr. 5 AO müssen sonstige Unterlagen aufbewahrt werden, soweit sie für die Besteuerung 

von Bedeutung sind. Dies gilt auch für originär digital erzeugte Daten. Im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 27 

vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung 

sowie der Lohnbuchhaltung unter diese Regelung fallen und somit vollumfänglich steuerrelevant sind. 

Dies hat der BFH in seinem Beschluss vom 26.09.2007 28 betreffend die Daten der Finanzbuchhaltung bestätigt. 

Der Steuerpflichtige wollte den Zugriff auf die Konten für Drohverlustrückstellungen, für handelsrechtliche 

Steuerumlagen und für nichtabziehbare Betriebsausgaben nicht einräumen. Der BFH hat dies mit der 

Begründung abgelehnt, dass die Konten der Finanzbuchhaltung „Bücher“ i.S.d. §147 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO 

sind und die handelsrechtliche Buchführung in ihrer Gesamtheit zur Feststellung der Überprüfung der 

Besteuerungsgrundlagen geeignet ist. Damit ist die Buchführung in ihrer Gesamtheit gem. §140 AO für die 

Besteuerung von Bedeutung 29 . Die Steuerrelevanz darf lt. BFH nicht mit der „steuerlichen Auswirkung“ 

gleichgesetzt werden. 

Soweit sich in anderen Bereichen der Datenverarbeitungssysteme originär digital erzeugte steuerrelevante 

Daten befinden, hat der Steuerpflichtige nach Meinung der Finanzverwaltung diese nach Maßgabe seiner 

steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in 

geeigneter Weise vorzuhalten. Auf die Steuerpflichtigen kommt aus Sicht der Finanzverwaltung die Pflicht 

zu, ihre Verfahrenslandschaft auf die Steuerrelevanz der Daten im Einzelnen zu überprüfen. Dies wird im 

Grundsatz auch im rechtskräftigen Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13.06.2006 30 bejaht. 

Demnach sind Daten von Kostenstellen steuerrelevant, soweit sie sich auf die Bewertung z. B. von Beteiligungen, 

Vermögensgegenständen oder Rückstellungen beziehen. Darüber hinaus aber hat das Finanzgericht 

für den weiteren Zugriff auf andere Kostenstellen hohe Anforderungen vorgegeben, in denen die 

Außenprüfer steuerrelevante Daten vermuten. Sollten sich die von den Außenprüfern geforderten Daten 

nicht nur in der Kostenstellenrechnung befinden, sondern – wie im Urteilsfall – auch vollständig in der 

Finanzbuchhaltung enthalten sein, so müssen die Außenprüfer nach Meinung der Richter erst die ihnen 

zur Verfügung stehenden Möglichkeiten im Rahmen der Zugriffsarten Z1 und Z3 zur Überprüfung der 

Finanzbuchhaltung nutzen. 

27 Abschnitt I 1, Absatz 2, a.a.O. 

28 BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53 54 / 07, BFH / NV 2008, Seite 133. 

29 Vgl. Abschnitt 4.3. 

30 FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, Az. 1-K-1743 / 05, rechtskräftig, EFG 2006, Seite 1634. 


Seite 18 


Erst danach dürfen sie gezielt auf weitere Daten der Kostenstellenrechnung zugreifen (Stichwort Konkretisierung 

der Prüferanfrage). 31 

Der BMF-Erlass vom 28.11.2007 32 dehnt die Anforderungen auf Unterlagen für Zollzwecke aus. 

3.2.2 GÜLTIGKEIT DES DATENZUGRIFFS UND GELTUNGSBEREICH 

Die deutsche Finanzverwaltung hat grundsätzlich das Recht, für nach dem 31.12.2001 beginnende Prüfungen 

auf Daten des Steuerpflichtigen elektronisch zuzugreifen. Dieses Recht umfasst auch den Zugriff auf 

Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre im Rahmen der Aufbewahrungspflicht nach §147 AO, soweit sich 

diese zum Zeitpunkt der Außenprüfungen noch im Produktivsystem befunden haben. Das bedeutet, dass 

dem Außenprüfer der Zugriff auch auf Daten zu gewähren ist, die ein Unternehmen aus Wirtschaftsjahren 

vor 2002 nach dem 31.12.2001 archiviert und reorganisiert hat. 33 

Dagegen brauchen bei Archivierungen vor dem 01.01.2002 die Daten nicht wieder in das Produktivsystem 

zurückgeladen zu werden, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen verbunden 

ist. 34 Hierbei ist aber zu beachten, dass für die von der Finanzverwaltung benutzten Begriffe 

„Archivierung“, „Rückladen“ und „Reorganisation“ auch in der IT-Praxis kein einheitliches Verständnis 

vorliegt. 35 

Die neuen Regelungen zum Datenzugriff gem. §§146, 147 und 200 AO sind nur für inländische Unternehmen 

und Betriebsstätten ausländischer Unternehmen im Geltungsbereich der deutschen Abgabenordnung zu 

berücksichtigen. 

Die Buchhaltungsdaten müssen im Geltungsbereich der Abgabenordnung (Deutschland) verbleiben. 36 Diese 

gesetzliche Regelung entspricht nach unserer Auffassung nicht mehr den heutigen betriebswirtschaftlichen 

Anforderungen an die Unternehmen, die im Rahmen der Globalisierung ländergrenzenüberschreitende 

Unternehmens- / Konzernprozesse einführen, z. B. Shared Service Center. Zwar hat der BMF in seinem 

Schreiben vom 29.01.2004 37 zur Umsetzung der EU-Rechnungs-Richtlinie in das deutsche Umsatzsteuerrecht 

die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen mit digitaler qualifizierter Signatur im EU-Ausland 

zugelassen, soweit ein elektronischer Zugriff durch die Finanzverwaltung auf diese im EU-Ausland liegenden 

Daten gewährleistet werden kann. 38 Dies gilt aber nur für die Umsatzsteuer. Ertragsteuerlich müssen 

die Daten weiterhin in Deutschland aufbewahrt werden. 39 

Den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung gibt es auch in unterschiedlichen Ausprägungen in anderen 

Ländern (z. B. Österreich, Frankreich, Schweiz, Portugal und USA). Zu den Regelungen in den anderen 

Ländern wird in diesen Empfehlungen nicht Stellung genommen. 

31 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt I. Frage 7, a.a.O., und ZVEI-Kommentierung, a.a.O. 

32 BMF-Erlass vom 28.11.2007, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der 

Zollverwaltung (GDPdUZ), Az.: III A 3 – S 1445 / 06 / 0029, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/rechtsgrund/gdpduz.pdf. 

33 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt 3 b, a.a.O. 

34 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt 3 a, a.a.O. 

35 Vgl. auch Abschnitt 4.5.1. 

36 Vgl. §146 Abs. 2 Satz 1 AO sowie gleichlautende OFD-Verfügungen München / Nürnberg vom 23.12.2002, Az. München: S-0315 – 17 St 312, Az. 

Nürnberg: S-0315 – 8 St 24. 

37 BMF-Schreiben vom 29.01.2004, Umsetzung der Richtlinie 2001 / 115 / EG (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des EuGH und des BFH 

zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das Zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften, Az. IV B 7 – S 7280 – 

19 / 04, http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu_ 

Steuerarten/umsatzsteuer/024.html. 

38 Rz. 74, a.a.O. 

39 Rz. 77, a.a.O.

3.2.3 AUSSENPRÜFUNGEN I.S.D. §147 AO 

Außenprüfungen, für die die Regelungen der GDPdU gelten, beziehen sich im Wesentlichen auf folgende 

Steuerbereiche: 

> ALLGEMEINE BETRIEBSPRÜFUNG (BZW. ERTRAGSTEUERPRÜFUNG) 

Sie umfasst die Steuerarten Körperschaftsteuer, Einkommensteuer, Kapitalertragssteuer, Gewerbesteuer, 

Solidaritätszuschlag und Umsatzsteuer. Im Mittelpunkt stehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung 

(GuV), Nachweise zu einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen, Konten der Hauptbuchhaltung, 

Personenkonten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Daten der Anlagenbuchhaltung, Wertpapiere 

(Bestandsübersichten, Bestandsentwicklungsübersichten, Zugangs- / Abgangslisten, Depotfinanzströme), 

Bestands- und Schadenabwicklungen der Versicherungsbuchhaltung. 

Auch erwartet die Finanzverwaltung eine bessere Überprüfung der Verrechnungspreise mit Hilfe des 

elektronischen Datenzugriffs. Einerseits geht das BMF40 davon aus, dass im Rahmen der Verschärfung 

der Verrechnungspreisdokumentation §147 Abs. 6 AO anwendbar ist. Andererseits handelt es sich bei 

den Gewinnabgrenzungsaufzeichnungen i.S.d. § 90 Abs. 3 AO um eine Angemessenheitsdokumentation, 

während §147 Abs. 6 AO die Sachverhaltsdokumentation betrifft. Das Verhältnis dieser beiden Vorschriften 

zueinander ist noch ungeklärt. 

> VERSICHERUNGSTEUER- / FEUERSCHUTZSTEUER-BETRIEBSPRÜFUNG 

Sie hat u. a. Bilanz / GuV, Konten der Hauptbuchhaltung, Buchungsjournale (insbesondere bzgl. Beitragseinnahmen) 

sowie u. a. Nachweise zu einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen zum Gegenstand, die z. B. 

auf einzelnen EDV-Auswertungen basieren könnten. 

> LOHNSTEUERAUSSENPRÜFUNG 

Sie bezieht sich auf Lohnkonten, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen, Bilanz und GuV, Konten der 

Hauptbuchhaltung etc. sowie u. a. Nachweise zu einzelnen GuV-Positionen wie Betriebsveranstaltungen, 

Bewirtungskosten, freiwillige soziale Leistungen und Geschenke. 

> UMSATZSTEUERSONDERPRÜFUNG 

Sie umfasst vor allem die Überprüfung aller Umsatz-, USt- und Vorsteuerkonten sowie der sonstigen 

betrieblichen Ertragskonten, soweit sie für die Umsatzsteuerverprobung von Bedeutung sind. 

> ZOLLPRÜFUNG 

Sie umfasst nach Bekanntgabe des BMF-Erlasses vom 28.11.200741 V. 

e. DSAG © 25.08.2008, STAND GDPDU, DER ANWENDUNG ZUR 

i.S.d. §193 AO, § 33 Gesetz zur 

Durchführung der Gemeinsamen Marktorganisation und §12 Marktordnungsgesetz in erster Linie 

Zollprüfungen der Einfuhrabgaben für Beschaffungen aus Drittländern, zollamtliche Überwachung, 

Marktordnungsprüfungen oder Prüfungen nach § 44 Außenwirtschaftsgesetz. 

> WEITERE PRÜFUNGEN 

Auch für Prüfungen im Zusammenhang mit Verbrauchssteuern (Strom-, Mineralöl-, Bier-, Brandweinsteuer 

etc.) gilt der digitale Datenzugriff. 

Die Umsatzsteuernachschau (§ 27 b UStG) ist keine Außenprüfung i.S.d. §193 AO. Sie fällt nicht unter den 

Geltungsbereich der GDPdU. Nach § 27 b Absatz 3 UStG kann sie jedoch in eine Außenprüfung übergehen. 

40 Vgl. BMF-Schreiben vom 12.04.2005, Grundsätze für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen 

nahe stehenden Personen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen in Bezug auf Ermittlungsund 

Mitwirkungspflichten, Berichtigungen sowie auf Verständigungs- und EU-Schiedsverfahren 

(Verwaltungsgrundsätze-Verfahren), Az.: IV B 4 – S 1341 – 1 / 05, Tz. 3.4.3, http://www.bundesfinanz 

ministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__ 

Steuerarten/internationales__steuerrecht/001.html.28 

19EMPFEHLUNGEN 

BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53 54 / 07, BFH / NV 2008, Seite 133. 

41 a.a.O. Seite

Seite 20 


3.2.4 UNMITTELBARER ZUGRIFF (Z1-ZUGRIFF) 

Der Außenprüfer hat das Recht, unter Benutzung einer für ihn eingerichteten Benutzerrolle selbstständig 

auf Datenverarbeitungssysteme des Steuerpflichtigen zuzugreifen, die steuerlich relevante Daten enthalten. 

Der Steuerpflichtigen muss die Hard- und Software bereitstellen, damit der Außenprüfer Einblick in die 

Daten nehmen und diese maschinell auswerten kann. Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Nur- 

Lese-Zugriff inklusive einer Sortier- und Filterfunktion auf diesen DV-Systemen des Steuerpflichtigen durch 

den Außenprüfer zur Prüfung von 

> Bewegungsdaten (z. B. Buchungsbelege der Finanzbuchhaltung) 

> Stammdaten (z. B. Kreditorenstamm) und 

> Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank, 

z. B. zwischen Belegkopf und Belegzeile des Finanzbuchhaltungsbelegs). 

Dem Zugriffsrecht unterliegen die im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Mit „vorhandenen 

Auswertungsmöglichkeiten“ können nur die im DV-System tatsächlich vom Unternehmen genutzten Auswertungsprogramme 

und -arten gemeint sein. Darunter sind auch Eigenentwicklungen der Unternehmen 

zur Auswertung steuerlicher Daten zu verstehen, die dem Außenprüfer zugänglich zu machen sind. 

Hinzuweisen ist u. a. auf kundeneigen entwickelte Auswertungen, in deren Programmcode fest vorgegeben 

ist, dass sie nur für einen bestimmten Buchungskreis lauffähig sind. Im BMF-FAQ, Abschnitt II, Frage 1 

i.V.m. Abschnitt III, Frage 13, wird der Terminus „vorhandene Auswertungsmöglichkeiten“ sehr weit ausgelegt. 

42 Danach sollen vom Steuerpflichtigen auch standardisierte Auswertungsprogramme zur Verfügung 

gestellt werden, die nicht auf dem DV-System installiert, aber im Funktionsumfang der Software enthalten 

sind. Es kann sicherlich den Steuerpflichtigen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit 

der Mittel nicht zugemutet werden, lediglich für Zwecke der Außenprüfung Auswertungsmöglichkeiten 

installieren bzw. aktivieren zu müssen, welche vom ihm selbst weder genutzt werden noch für den 

produktiven Einsatz freigegeben sind. Bei der Prüfung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit sind auch 

die technische Realisierung und der erforderliche personelle Aufwand zu berücksichtigen. 

Darüber hinaus legt die Finanzverwaltung den Begriff „vorhandene Auswertungsmöglichkeiten“ dahingehend 

aus, dass dazu auch Anwendungsprogramme gehören, die zwar im Unternehmen vorhanden sind, 

aber vom Steuerpflichtigen selbst nicht genutzt werden. Im BMF-FAQ wird hierzu der Begriff „Standardsoftware“ 

verwendet und als Beispiel „Tabellenkalkulationsprogramm“ genannt. 43 Der ZVEI hat seine 

Kommentierung zum BMF-FAQ hierzu auf die Systemwelt abgestellt, die die Steuerpflichtigen tatsächlich 

nutzen. 44 

Die Finanzverwaltung hat schon vor dem Beschluss des BFH vom 26.09.2007 45 die „Nutzung der vorhandenen 

Auswertungsmöglichkeiten“ sehr weit interpretiert. Soweit Buchungen über eine Verknüpfung zu 

einem Dokument in elektronischer Form verfügen, umfasste nach ihrer Auffassung das Datenzugriffsrecht 

die Freigabe dieser verknüpften Unterlagen. 

Der BFH hat sich mit der Frage, ob das Recht zur Einsichtnahme auf solche verknüpften Unterlagen in 

elektronischer Form aus den GDPdU folgt, nicht beschäftigt (obwohl das Finanzgericht 46 dies umfangreich 

zu begründen versuchte). Der BFH hat die Vorlagepflicht in elektronischer Form bereits aus §145 Abs. 5 AO 

abgeleitet, der die Lesbarmachung von aufzubewahrenden und vorzulegenden Unterlagen (z. B. Handelsbriefe, 

Rechnungen etc.) regelt. Der Außenprüfer muss sich danach nicht mit einem Ausdruck begnügen, 

42 a.a.O.; vgl. auch ZVEI-Kommentierung, Abschnitt I. Frage 2 i.V.m. III., Frage 12 (BMF-FAQ 15.01.2007), a.a.O. 

43 Abschnitt III, Frage 12, a.a.O. 

44 Vgl. ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, Frage 12 (BMF-FAQ 15.01.2007), a.a.O.; zum Prüferarbeitsplatz siehe auch Abschnitt 4.6.1. 

45 a.a.O. 

46 Vgl. FG Düsseldorf, Beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3454 / 06, nicht rechtskräftig, EFG 2007, Seite 892.

sondern kann vom Steuerpflichtigen die Vorrichtungen für eine elektronische Anzeige verlangen. Der BFH 

hat jedoch keinen bestimmten Weg vorgeschrieben. 

Hieraus ergeben sich folgende praktische Auswirkungen: 

> Verlangt der Betriebsprüfer eine „elektronische“ Vorlage solcher Unterlagen, muss der Steuerpflichtige 

den Prüferzugriff um diese Berechtigung erweitern. 

> Es ist jedoch jede andere Form der „elektronischen“ Vorlage (z. B. als elektronisches Dokument auf 

konkrete Nachfrage oder durch die Einrichtung einer anderen Leseberechtigung auf archivierte 

Unterlagen) denkbar. 

Nach dem BFH-Beschluss vom 26.09.2007 sind die Unternehmen verpflichtet, diese Zugriffsmöglichkeiten 

zu prüfen und auf Verlangen auch einzurichten. 

Eine Fernabfrage der Finanzverwaltung beim Steuerpflichtigen (Online-Zugriff) ist gemäß BMF-Schreiben 

vom 16.07.2001 47 ausgeschlossen. 

3.2.5 MITTELBARER ZUGRIFF (Z2-ZUGRIFF) 

Bei dieser Zugriffsart wertet der Außenprüfer im Unterschied zu Z1 die Daten nicht selbst aus, sondern 

verlangt, dass der Steuerpflichtige oder ein beauftragter Dritter die Daten nach seinen Vorgaben durch 

einen Nur-Lese-Zugriff maschinell auswertet. Die Steuerpflichtigen sind zur Unterstützung des Außenprüfers 

verpflichtet, 48 indem sie Personen zur Verfügung stellen, die mit dem DV-System vertraut sind 

(siehe auch Ausführungen zum unmittelbaren Zugriff Z1 49 ). 

3.2.6 DATENÜBERLASSUNG (Z3-ZUGRIFF) 

Ferner hat der Außenprüfer das Recht, dass der Steuerpflichtige ihm die steuerlich relevanten Daten auf 

Datenträger zur maschinellen Auswertung überlässt. Dies gilt auch dann, wenn sich die Daten außerhalb 

der Einrichtungen des Steuerpflichtigen bei einem mit der Buchhaltung beauftragten Unternehmen (z. B. 

einem Steuerberater) oder auf einem System eines Rechenzentrumbetreibers befinden. 

Die Finanzverwaltung setzt bei dieser Form des Datenzugriffs bundeseinheitlich die Prüfsoftware IDEA ® mit 

der Schnittstelle SmartX ein, und zwar ausschließlich auf den Systemen der Finanzverwaltung / den 

Rechnern der Außenprüfer. Ergeben sich aufgrund der Analyse des auf Datenträgern überlassenen 

Datenmaterials beispielsweise Anhaltspunkte, die eine vertiefte Überprüfung angezeigt erscheinen lassen, 

oder reichen die auf dem Datenträger zur Verfügung gestellten Daten zur steuerlichen Beurteilung nicht 

aus, ist der Außenprüfer zum zusätzlichen unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff (Z1 / Z2) berechtigt. 

Er kann aber auch neue Datenträger mit weiteren bislang nicht bereitgestellten steuerlich relevanten Daten 

verlangen. 

Überlassene Datenträger muss der Außenprüfer spätestens nach Abschluss der Prüfung und Eintritt der 

Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung erlassenen Bescheide zurückgeben. Daten auf den Prüfer- 

Rechnern werden gelöscht. 50 Der Rücklauf der Datenträger sollte überwacht werden, insbesondere dann, 

wenn im Rahmen der Außenprüfung sich eine Vielzahl von Anfragen nach Datenträgerüberlassung ergeben. 51 

47 Vgl. Abschnitt I 1 a, a.a.O. 

48 Vgl. Mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5 und Abs. 6 Satz 3 AO. 

49 Vgl. Abschnitt 5.4 Technischer Z1- / Z2-Zugriff. 

50 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 1 c, a.a.O.; BMF-FAQ, Abschnitt II, Frage 5, a.a.O. 

51 Vgl. Abschnitt 4.6.2. 


Seite 22 


3.2.7 DATENBESCHREIBUNGSSTANDARD 

Im Gesetz gibt es keine verbindlichen Aussagen zum Datenträgermedium und zu den Datenformaten. Auch 

das BMF-Schreiben vom 16.07.2001 52 sagt dazu nichts. Der BMF-FAQ 53 nennt einige Datenformate, darunter 

„SAP / AIS“. Gemeint ist das SAP-Audit-Format. 

Im Rahmen der Datenträgerüberlassung müssen dem Außenprüfer die zur Auswertung notwendigen 

Informationen wie beispielsweise Formatangaben, Dateistruktur, Datenfelddefinitionen sowie interne und 

externe Verknüpfungen zur Verfügung gestellt werden, die sogenannte Datensatzbeschreibung. 54 

Das SAP-Audit-Format erfüllt diese Voraussetzungen. Die Verknüpfungsinformation sind Bestandteil eines 

DART-Extraktes und können dem Prüfer hieraus zur Verfügung gestellt werden. Das SAP-Audit-Format 

kann von Prüfersoftware wie IDEA ® oder ACL 55 interpretiert werden. 

Das BMF propagiert für die Datensatzbeschreibung im Rahmen der Automatisierung der IDEA ® -Schnittstelle 

das speziell entwickelte XML-Format. 56 

Das proprieretäre XML-Format für die Datensatzbeschreibung ist für die Steuerpflichtigen nicht bindend. 

Jedes im BMF-FAQ genannte Datenformat erfüllt den Zweck. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass die 

Datendatei selbst im XML-Format von der Prüfsoftware IDEA nicht gelesen werden kann. Dieses Format ist 

als Datenformat im BMF-FAQ auch nicht genannt. 

3.2.8 KUMULATIVER ZUGRIFF 

Nach freier Entscheidung des Außenprüfers kann er von den Zugriffsarten Z1 bis Z3 nebeneinander, nacheinander 

oder wahlfrei Gebrauch machen. 57 

3.2.9 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT 

Im Gesetz ist nicht geregelt, was unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ zu verstehen ist. Im 

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 58 wird dazu ausgeführt, dass der Nur-Lese-Zugriff das Lesen, Filtern und 

Sortieren der steuerrelevanten Daten unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen 

Auswertungsmöglichkeiten umfasst, wobei hier u. E. mit „vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten“ nur 

diejenigen gemeint sind, die tatsächlich durch den Steuerpflichtigen genutzt werden. 59 

Zum Beispiel erfüllt eine Kontenschreibung exklusiv auf Mikrofilm oder in anderen nicht auswertbaren 

Formaten (z. B. pdf oder tiff) bzw. eine Listenarchivierung in Papierform oder auf COM-Film nicht mehr 

die Anforderungen der GDPdU, da aus diesem Material keine Sortierung und Filterung von Datensätzen 

möglich ist. 

52 a.a.O. 

53 Abschnitt II, Fragen 2. u. 3., a.a.O. 

54 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 2 C, a.a.O., BMF-Information zum Beschreibungsstandard vom 15.08.2002, Az.: IV D 2, 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__IV/010,property=publicationFile.pdf. 

55 IDEA ® eingesetzt von deutscher Finanzverwaltung, ACL ® z. B. eingesetzt von österreichischer Finanzverwaltung. 

56 ACL ® kann dieses Format nicht lesen. 

57 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 1, Absatz 5, a.a.O. 

58 Vgl. Abschnitt I 1 a, a.a.O. 

59 Vgl. Abschnitt 3.2.4.

Werden originär digital erzeugte und steuerlich relevante Daten i.S.d. §§146 und 147 Abs. 1 AO auf 

maschinell ausverwertbaren Datenträgern aufbewahrt, ist darauf zu achten, dass das angewandte 

Verfahren zur Erstellung der Datenträger und zu ihrer Aufbewahrung den GOB 60 / GoBS 61 entspricht. Es 

muss sicherstellen, dass während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Verfügbarkeit, Lesbarkeit und 

maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sind. 

Um diese maschinelle Auswertbarkeit im Rahmen des Datenträgeraustausches zu gewährleisten, hat der 

Steuerpflichtige, wie unter Abschnitt 3.2.7 dargestellt, eine Datensatzbeschreibung in auswertbarer Form 

mitzuliefern, damit das Prüfprogramm IDEA ® , das der Außenprüfer auf seinem eigenen Rechner nutzt, 

beim Import der Daten die Informationen über die Bedeutung der Felder maschinell auswerten kann. 

60 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung; vgl. zum Begriff und zu weiteren Nachweisen: Küting / 

Weber, Handbuch zur Rechnungslegung, Kommentar zur Bilanzierung und Prüfung, 4., grundlegend 

überarbeitete und wesentlich erweiterte Auflage, Stuttgart 1995, Band 1a, I. Kapitel, Seite 135 ff., Tz. 238 ff. 

61 BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O. 


Seite 24 

4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung 

4.1 INTERDISZIPLINÄRE ARBEITSGRUPPE 

Die Umsetzung und Anpassung von organisatorischen Maßnahmen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben 

der GDPdU ist ein interdisziplinäres Thema und kann deshalb weder allein von der IT, dem Finanz-, 

Rechnungs- oder Steuerwesen bearbeitet werden. Aus Sicht der AG GDPdU müssen zumindest die nachfolgenden 

Fachbereiche /Abteilungen in den Unternehmen bzw. externe Dienstleister bei der Umsetzung 

der GDPdU-Anforderungen zusammenwirken: 

> Steuerabteilung 

> IT 

> Finanz- und Rechnungswesen 

> Interne Revision 

> Datenschutzbeauftragter 

4.2 UNBESTIMMTE RECHTSBEGRIFFE 

Die Umsetzung der Gesetzesvorgaben zum digitalen Datenzugriff wird durch die im Gesetzestext 62 , im 

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 63 und im BMF-FAQ 62 verwendeten unbestimmten Rechtsbegriffe, wie z. B. 

> steuerlich relevante Daten 

> maschinelle Auswertbarkeit 

> wahlfreier Zugriff 

> Verwendung der vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten 

> selbsttragendes Archiv 

> Datenverknüpfungen (interne und externe) 

erheblich erschwert und führt deshalb in der praktischen Anwendung zu Rechtsunsicherheit. Diese 

Rechtsunsicherheit hat sich durch zunehmende Außenprüfungen mit Anwendung der Zugriffsarten Z1 bis 

Z3 aufgrund der Erfahrungen auf der Praxisebene auf Seiten der Außenprüfer und der Steuerpflichtigen 

sowie aufgrund ergangener Rechtsprechungen 65 in einigen Punkten verringert bzw. relativiert. Trotzdem 

wird es eine „wasserdichte“ Lösung für alle Zweifelsfragen nicht geben. Eine gewisse Rechtsunsicherheit 

besteht fort bzw. wird fortbestehen. 

PRAXISTIPP: 

Dokumentieren Sie grundsätzlich zeitnah und nachvollziehbar, warum Sie einen bestimmten Lösungsansatz 

zur praktischen Umsetzung der GDPdU gewählt haben. 66 

Somit stehen Ihnen bei Prüferanfragen, die u. U. erst Jahre später nach Ihrer Sachentscheidung gestellt 

werden, die entsprechenden Begründungen und Nachweise zu diesem Zeitpunkt auch noch zur Verfügung. 

62 Vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, a.a.O. 

63 a.a.O. 

64 a.a.O. 

65 Vgl. Abschnitt 8.4 Stichwort „Finanzgerichtliche Rechtsprechung“. 

66 Vgl. ZVEI-Kommentierung, Abschnitt I, Frage 6, a.a.O.

4.3 IDENTIFIZIERUNG STEUERRELEVANTER SYSTEME UND DATEN 

Weder im Gesetz noch in den Verwaltungsverlautbarungen wird abschließend definiert, welche originär 

digital erzeugten Daten steuerrelevant sind. Lediglich die Daten der 

> Finanzbuchhaltung (Hauptbuchung und Kontokorrente) 

> Lohn- und Gehaltsbuchhaltung 

> Anlagenbuchhaltung 

werden im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 67 eindeutig als steuerrelevant bezeichnet. In der Praxis ergeben 

sich aber auch hier Zweifelsfragen bezüglich der Steuerrelevanz aller Daten in diesen Buchhaltungen (z. B. 

Daten aus paralleler Rechnungslegung US-GAAP und IFRS). 

Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, 

sind sie durch den Steuerpflichtigen zu qualifizieren. Dabei ist zu beachten, dass als steuerlich 

relevante Daten nur diejenigen anzusehen sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. 

Nach herrschender Meinung fallen darunter die klassischen branchenübergreifenden SAP-Standard- 

Anwendungen aus 

> Einkauf, Bestandsführung, Auftragsabwicklung 

> Fakturen- und Gutschriftsabwicklung 

> Zoll- und Außenhandelsabwicklung 

> Kosten- und Leistungsrechnung, 

die auf ihre Steuerrelevanz zu überprüfen sind. Diese Daten finden sich primär in den SAP-Kernapplikationen 

MM, SD und CO. Unternehmens- bzw. branchenspezifisch kann es hiervon erhebliche Abweichungen 

geben. Vor- oder nachgelagerte Verfahren und Systeme sind damit grundsätzlich in die Betrachtung eingeschlossen. 

Es obliegt dem Unternehmen einerseits, den Umfang der bei ihm steuerlich relevanten Daten abzustecken, 

und anderseits darauf abgestimmt sicherzustellen, dass der Außenprüfer nur auf die originär digital 

erzeugten steuerrelevanten Daten zugreifen kann. Damit steht das Unternehmen als Steuerpflichtiger in der 

Verantwortung, die originär steuerrelevanten von den nicht steuerrelevanten Daten zu trennen, soweit sie 

im Datenverarbeitungssystem originär digital erzeugt wurden. 70 Hierbei muss es wissen, hinter welchem 

Feld oder welcher Tabelle sich das steuerrelevante Datum verbirgt. Dies ist die eigentliche Herausforderung 

bei der Identifizierung der steuerrelevanten Daten bzw. bei der Umsetzung der GDPdU-Anforderungen in 

den betroffenen Verfahren und Systemen. Für das SAP-Datenmodell liegt der von der AG GDPdU erarbeitete 

Datenkatalog für DART 71 vor, der einen Anhaltspunkt für die Identifizierung steuerlich relevanter Daten 

bietet. 

Neben einem in SAP geführten Buchhaltungssystem können weitere steuerrelevante Daten in vielen 

Anwendungsbereichen in den Unternehmen vorliegen, wie folgende Grafik zeigt: 


68 BMF-Schreiben 16.07.2001, Abschnitt. I 1, Absatz 3, a.a.O. 

69 Vgl. §147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ZVEI-Kommentierung, Abschnitt I, Frage 6, a.a.O. 

70 FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, 4 K-2167/04, rechtskräftig, EFG 2005, Seite 667. 

71 Vgl. zum Umfang des Datenkatalogs: SAP-Hinweis 582583 mit hinterlegten EXCEL ® -Tabellen mit den Segment- und Feldkatalogen je DART-Release. 


Seite 26 


Elektronische 

Kassensysteme 

Kassensysteme 

Fakturen, 

Gutschriften 

Mails 

Frakturiersysteme 

Abbildung 1: Schaubild zur Systemwelt eines Unternehmens 

Lizenzen, Garantieabwicklung, 

andere Buchhaltungssysteme, 

Ablagesysteme 

STEUER- 

RELEVANZ 

EDIFACT, IDOCs 

Andere 

Subsysteme 

Reisekosten, 

Provisionen,Bonivergütungen,Zeiterfassung 

Office- 

Anwendungen 

Textverarbeitung, 

Tabellenkalkulation 

EDI

4.3.1 VORGEHENSWEISE BEI DER IDENTIFIZIERUNG VON SYSTEMEN 

Bei der Identifizierung der steuerrelevanten Daten in DV-Systemen des Steuerpflichtigen gibt es mehrere 

Möglichkeiten der Vorgehensweise: 

> Retrograde Prüfungsmethode 

> Progressive Prüfungsmethode 

> Qualifizierung über Handelsbriefdefinition 

> Qualifizierung über die dem Außenprüfer in vorhergehenden Außenprüfungszeiträumen 

vorgelegten Unterlagen 

RETROGRADE PRÜFUNGSMETHODE 

Nach GoBS 72 beginnt die retrograde Prüfung bei der Bilanz oder GuV bzw. Steueranmeldung / Steuererklärung, 

geht über die Konten und schließlich zum Beleg. In der Praxis bedeutet dies, dass technische Schnittstellen 

von vorgelagerten Verfahren zu im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 73 als steuerrelevant definierten 

Finanz-, Anlagen- und Lohn- / Gehaltsbuchhaltungen ein Indiz auf steuerrelevante Daten in diesen vorgelagerten 

Verfahren darstellen können. Gleiches gilt, wenn das Finanzbuchhaltungsmodul in einem ERP- 

System zu den anderen Modulen in diesem System eine direkte Verbindung bietet, wie z. B. im SAP R/3: 

Drill-Down-Funktion ausgehend vom FI-Beleg zu Rechnungsbelegen im Modul MM bzw. zu Kostenrechnungsbelegen 

im Modul CO. 

PROGRESSIVE PRÜFUNGSMETHODE 

Die progressive Prüfung stellt auf einen direkten Prüfungssachverhalt ab und sucht dessen Spuren in 

den DV-Systemen. Z. B. führt ein Kauf eines Wirtschaftsgutes ausgehend vom Vertrag zu Änderungen von 

aktivierten Anlagen oder des Vorratsvermögens, ggf. auch verbunden mit Auswirkungen in einem Warenwirtschaftssystem. 

QUALIFIZIERUNG ÜBER HANDELSBRIEFDEFINITION 

Ausgehend von der Definition des Begriffes „Handelsbrief“ und seinen zwingenden Komponenten kann 

geprüft werden, welche Datenfelder stets zu einem Handelsbrief gehören und somit steuerrelevant sind. 

Handelsbriefe sind Unterlagen, die ein Handelsgeschäft betreffen, d. h. alle ein- und ausgehenden Unterlagen, 

welche die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung, Änderung oder Rückgängigmachung 

eines Handelsgeschäftes betreffen. Als Handels- und Geschäftsbriefe werden z. B. bezeichnet: 

> Rechnungen 

> Angebote (soweit diese zu Aufträgen führen) 

> Bestellungen /Aufträge 

> Auftragsbestätigungen 

> Akkreditive 

> Mahnungen 

> Saldenbestätigungen 

> Kontoauszüge 

Dabei ist zu beachten, dass diese steuerlich relevanten Beispiele alle als originär digital erzeugte 

Unterlagen bzw. deren Inhalt als originär digital erzeugte Daten vorliegen können. 

Nicht zu den Handelsbriefen gehört jener Teil der Unterlagen, der nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäfts 

geführt hat. Es mag unproduktiv sein, den Ausgang eines Angebots oder einer Anfrage abzuwarten, 

72 Vgl. BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O. 



Seite 28 


um dann entscheiden zu können, ob aufbewahrungspflichtige Korrespondenz entstanden ist. Es ist davon 

auszugehen, dass die betriebliche Praxis Grundsatzregeln aufstellt, wonach dieser Teil eines bestimmten 

Beschaffungs- oder Verkaufsvorganges ohne Rücksicht auf ein späteres Ergebnis aufbewahrt werden soll. 

QUALIFIZIERUNG ÜBER DIE DEM AUSSENPRÜFER IN VORHERGEHENDEN AUSSENPRÜFUNGS-ZEITRÄUMEN 

VORGELEGTEN UNTERLAGEN 

Ein Großteil der bisher vorgelegten Unterlagen basiert auf ausgedruckten Auswertungen aus den DV- 

Systemen. Somit müsste in der Praxis ein Rückschluss auf das entsprechende Verfahren grundsätzlich 

möglich sein. 

BEISPIELE FÜR DER BETRIEBSPRÜFUNG VORGELEGTE UNTERLAGEN / DATEN 

BISHER: 

UNTERLAGEN VORGELEGT 

NEU: 

DATEN VORGELEGT 

(enthalten ggf. zusätzliche Informationen) 

Ausgangsrechnung in Papierform Daten, die zur Ausgangsrechnung verwendet wurden: 

> Kundendaten 

> Artikel- / Materialdaten 

> Preisdaten 

> Auftragsdaten 

Offene-Posten-Liste z. B. für Debitoren zum Stichtag 

TTMMJJJJ 74 

Debitoren-OP: Daten für Ausgangsrechnungen 

und andere Debitorenbelege, die zum Stichtag 

TTMMJJJJ keinen Ausgleich erfahren haben 

= offene Posten 

Anlagenspiegel 75 als Liste Bewegungen je Inventar in Dateiform: 

> Zugänge 

> Abgänge 

> Umbuchungen 

> Abschreibungen 

> Zuschreibungen 

Tabelle 2: beispielhafte Übersicht für der Betriebsprüfung vorgelegte Unterlagen (bisher) und Daten (neu) 

Von diesen vier Möglichkeiten, um steuerlich relevante Daten aufzuspüren, hat sich in der Praxis der retrograde 

Ansatz bewährt, d. h. ausgehend von der Bilanz oder GuV zu den Datenquellen in den DV-Systemen. 

PRAXISTIPP: 

Stellen Sie in Matrixform die markanten Bilanz- und GuV-Positionen den Systemen und Verfahren 

gegenüber. Damit ergibt sich für alle Beteiligten, selbst bei heterogenen Systemlandschaften, recht 

schnell eine Antwort, welche DV-Systeme und -Verfahren betroffen sind. 

74 Die Buchstabenfolge TTMMJJJJ ist Platzhalter für die Angabe zu Tag, Monat, Jahr. 

75 Vgl. zur Definition des Anlagespiegels als Bestandteil des Jahresabschlusses § 268 Ab-satz 2 HGB.

Beispiel einer Betroffenheitsanalyse: 

BILANZ 

Sachanlagen 

Immat. Anlagen 

Roh-, Hilfs- u. Betriebsstoffe 

Kasse 

Banken 

Forderungen 

Rückstellungen 

Verbindlichkeiten 

GUV 

Umsatzerlöse 

Aufw. f. RHB 

Erträge aus Beteiligungen 

Zinserträge 

Erträge aus Herabsetzung 

PWB zu Forderungen 

Löhne / Gehälter 

Aufwendungen 

f. Altersversorgung 

Afa 

usw. 

Bemerkungen: 

(1) Verbrauchsmeldungen per Mail mit CSV-File 

Eigenanwendung in SAP 

(2) Wöchentliche Eingangsrechnung per Papier und als ASCII-File für BTCI-Verarbeitung 

Abbildung 2: Beispiel einer Betroffenheitsanalyse 

4.3.2 SONDERFALL E-MAILS 

4.3.2.1 STEUERRELEVANZ VON E-MAILS 

In der Praxis übernehmen E-Mails mittlerweile immer mehr inhaltlich die Beleg- und Nachweisfunktion i.S.d. 

GoBS77 ein. Dabei kann es sich z. B. um Handelsbriefe 78 oder Buchungsanweisungen (z. B. Anweisung zur Auflösung 

einer Rückstellung mit Begründung) handeln, die steuerrelevant sind. 


78 Vgl. Definition unter Abschnitt 4.3.1 

SAP 4.70 

Enterprise 

Kunden- 

Konsignations- 

Abwicklung 

DATEV 

SFinm32 

BAnking SW 

EXCEL-RüSt- 

Spiegel 

Acces-DB 

Garantien 

Excel-Kalk. 

PWB 

GV-Kassen- 

System 

Assist- 

Import / Export 

Abwicklung 

trimondo 

Web-Portal 

X X 

X 

X X 

X X 

X X 

X X(1) X X 

X X X 

X X X(2) 

X X(1) X X 

X X X(2) 

X 

X 

X X 

X X 

X X 

X 


Seite 30 


Daneben ist zu beachten, dass E-Mails in der Praxis auch als reiner Briefumschlag für Anhänge genutzt 

werden (= Transportmittel). Als Beispiel ist im BMF-FAQ 78 eine Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat 

genannt. In diesem Fall muss jeder Steuerpflichtige selbst entscheiden, ob er den 

„Briefumschlag“ als steuerrelevant betrachtet oder nicht. 

Sonstiger Inhalt, 

z. B. Werbung, 

Vertragsgestaltungsvarianten 


Außenverhältnis Innenverhältnis 

ohne Buchungsanweisung, 

z. B. 

Bestellung, Angebot 

Handelsbrief 

Abbildung 3: Systematisierung E-Mail-Inhalte nach Steuerrelevanz 

E-MAIL 

Inhaltsprüfung 

mit Buchungsanweisung, 

z. B. 

Rechnung, Kontoauszug 

STEUERRELEVANTE E-MAILS 

Buchungsanweisung, 

z. B. 

Buchung einer 

Rückstellung 

Sonstiger Inhalt, 

z. B. Vertragsgestaltungsvarianten

4.3.2.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT 

Die maschinelle Auswertbarkeit lässt sich anhand der Realisierung der Belegfunktion im Sinne der GoBS 80 

ableiten: 

a) Original-Papierbelege 

b) gescannte Original-Papierbelege, abgelegt in optischen Archiven in einem unveränderbaren 

Format (z. B. pdf- oder tiff-Format) 

c) originär digital erzeugte Beleginhalte in maschinell lesbarer, aber nicht auswertbarer Form 

d) originär digital erzeugte Beleginhalte in maschinell lesbarer und auswertbarer Form 

Die maschinelle Auswertbarkeit kommt grundsätzlich bei E-Mails nur bei den Buchstaben c) oder d) infrage. 

Dabei hängt es davon ab, ob eine E-Mail, die z. B. Handelsbriefcharakter besitzt, mit einer qualifizierten 

digitalen Signatur versehen ist oder nicht. Soweit eine digitale Signatur fehlt, gilt Punkt c), da es sich bei diesen 

E-Mail-Inhalten um reinen Fließtext handelt, der nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet ist. In 

diesem Fall kann die E-Mail in einem Bildformat (z. B. pdf oder tiff) aufbewahrt werden. Bei einer E-Mail mit 

qualifizierter digitaler Signatur, z. B. Rechnungen i.S.d. §14 UStG, gilt Punkt d). In diesem Fall bezieht sich die 

maschinelle Auswertbarkeit allein auf die Signatur und das Prüfungsergebnis. Hier hat die Aufbewahrung 

inkl. des Signaturschlüssels und des Prüfungsergebnisses der Gültigkeit des Signaturschlüssels im Originalformat 

zu erfolgen, um die Prüfung der Absenderauthentizität zu ermöglichen. 

4.3.3 SONDERFALL TABELLENKALKULATIONSDATEIEN 

4.3.3.1 STEUERRELEVANZ DER TABELLENKALKULATIONSDATEI 

Bei Tabellenkalkulationsdateien (z. B. MS-EXCEL ® ) kann eine Steuerrelevanz vorliegen, wie unter Abschnitt 

4.3.2.1 dargestellt. Als Beispiel für steuerrelevante Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind 

Berechnungen zu Rückstellungshöhe, Zins- und Amortisationsberechnungen zu nennen. 

Daneben ist aber auch eine Tabellenkalkulationsdatei als reine Datendatei (ohne Berechnungsschritte) in der 

Praxis anzutreffen, z. B. ein Download von Daten aus SAP R/3 bzw. SAP ERP 5.0 / 6.0 nach MS-EXCEL ® zwecks 

Transport (Upload) in ein NON-SAP-System oder umgekehrt. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst 

entscheiden, ob er solche Datendateien aufbewahrt oder durch eine Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation 

die Kongruenz zwischen Quell- und Zielsystem nachweist. 

Bei aufzubewahrenden steuerrelevanten Tabellenkalkulationsdateien ist die Revisionssicherheit i.S.d. GoBS 

nicht gegeben. Das bedeutet, dass z. B. eine EXCEL ® -Datei änderbar ist, ohne dass eine Änderungshistorie 

gespeichert wird, die die Änderungen im Zeitablauf nachvollziehbar macht. Es obliegt jedem Unternehmen, 

selbst durch geeignete organisatorische Maßnahmen die Revisionssicherheit zu erfüllen, z. B. indem neben 

dem Originalformat auch eine Bilddatei mit Zeitangaben (z. B. im pdf- oder tiff-Format) aufbewahrt wird, damit 

ein Prüfer das Abbild der Datei mit der Datei selbst vergleichen kann. 

4.3.3.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT DER TABELLENKALKULATIONSDATEI 

Die maschinelle Auswertbarkeit von Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen ist nur bedingt möglich. 

Eine Überprüfung durch den Außenprüfer kann sich in der Originaldatei nur auf die sichtbare Formel für die 

Berechnung von Zellinhalten beziehen. Eine Auswertbarkeit i.S.d. GDPdU ist in diesem Fall nicht gegeben, da 

die Datei mit der Formel selbst nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung in einem DV-System geeignet ist. 



Seite 32 


4.3.4 SONDERFALL TEXTVERARBEITUNGSDATEIEN 

4.3.4.1 STEUERRELEVANZ DER TEXTVERARBEITUNGSDATEI 

Wird das Textverarbeitungssystem wie eine Schreibmaschine benutzt und die erzeugte Datei zwecks Übermittlung 

ausgedruckt, so ist die Textverarbeitungsdatei im Originalformat (z. B. MS-WORD ® ) nicht aufbewahrungspflichtig, 

selbst dann nicht, wenn sie einen steuerlichen Inhalt hat. Die Aufbewahrungspflicht bezieht 

sich dann auf das ausgedruckte steuerrelevante Dokument bzw. auf die bildliche Speicherung, z. B. WORD ® - 

Dokument umgewandelt in ein Bildformat wie z. B. pdf oder als gescanntes Bilddokument. 

Etwas anderes kann gelten, wenn diese Textverarbeitungsdatei mit einer qualifizierten digitalen Signatur 

versehen ist. Hier sind zwecks maschineller Auswertung der Signatur und des Prüfungsergebnisses der 

Signatur die gleichen Vorgaben wie bei der maschinellen Auswertbarkeit von E-Mail mit qualifizierter digitaler 

Signatur zu berücksichtigen (vgl. Abschnitt 4.3.2.2). 

4.3.4.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT DER TEXTVERARBEITUNGSDATEI 

Grundsätzlich ist die maschinelle Auswertbarkeit bis auf den unter Abschnitt 4.3.4.1 genannten Fall der 

qualifizierten digitalen Signatur nicht gegeben. 81 

4.3.5 DATENBANKEN AUSSERHALB SAP 

Die folgenden Ausführungen betreffen ausschließlich relationale Datenbanksysteme. Mit Office-Werkzeugen 

wie z. B. MS-Access sind oftmals komplexe Büroanwendungen im Einsatz, die auch einer Prüfung auf Steuerrelevanz 

unterzogen werden müssen. Meist übersteigt das Datenvolumen Grenzen, die mit einem Tabellenkalkulationsprogramm 

nicht mehr bearbeitet werden können. 

Bilden Ergebnisse aus einem solchen Datenbanksystem Input für die Buchhaltung (z. B. Provisions-, Boni- 

Abrechnung, Garantieabwicklungen mit Grundlagen für Rückstellungsberechnungen etc.), dann sind die Daten 

des Datenbanksystems steuerlich relevant und unterliegen dem Datenzugriffsrecht des Außenprüfers. 

Im Allgemeinen findet man in diesen Systemen weder eine Änderungshistorie, noch kann der reine Lesezugriff 

mit Schreibschutz gewährleistet und eine Zeitraumsbegrenzung eingerichtet werden. Um einen 

Z1-Zugriff auf derartige Datenbanken einzurichten, bedarf es umfangreicher Programmierkenntnisse. 

PRAXISTIPP: 

Durch periodisches „Einfrieren“ eines Dateistandes und seine revisionssichere Ablage im File- oder 

einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann eine Grundlage für die Datenträgerüberlassung 

(Z3) von historischen Daten geschaffen werden. 

4.3.6 ELEKTRONISCHE UNTERLAGEN 

4.3.6.1 HANDELSBRIEFE UND BUCHFÜHRUNGSUNTERLAGEN 

Die elektronische Übermittlung von Handelsbriefen bzw. Buchungsbelegen gab es auch schon vor der Einführung 

der GDPdU und der qualifizierten Signatur. Viele Unternehmen nehmen diese Übermittlung per EDI 

(Electronic Data Interchange) vor. In den meisten Fällen werden die empfangenen EDI-Dateien an ein ERP- 

81 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 4, a.a.O. und dazu die ZVEI-Kommentierung a.a.O.

System zwecks maschineller Weiterverarbeitung weitergeleitet. Dabei muss grundsätzlich die EDI-Datei in 

ein vom ERP-System vorgegebenes sogenanntes Inhouse-Format umgewandelt werden. Bei SAP wird das 

Inhouse-Format mit IDOC (Intermediate Document) bezeichnet. 

Es stellt sich die Frage, welche der so übermittelten elektronischen Unterlagen steuerrelevant sind und ob ggf. 

beide Formate – EDI und IDOC – aufbewahrt werden müssen. 

4.3.6.2 STEUERRELEVANZ 

Eine EDI-Datei / IDOC ist steuerrelevant, wenn es sich inhaltlich um einen elektronischen Handelsbrief (z. B. 

eingehende / ausgehende Rechnung, Lieferschein, Auftrag, Auftragsbestätigung, Angebot, das zum Auftrag 

wurde) handelt. Des Weiteren ist eine EDI-Datei / IDOC steuerrelevant, wenn ihr Inhalt eine Beleg- / Nachweisfunktion 

i.S.d. GoB besitzt (keine Buchung ohne Beleg – hier ist nicht der SAP-Buchungsbeleg gemeint). Es 

gibt eine Vielzahl von EDI-Dateien / IDOCs, die ohne den elektronischen Weg als Buchungsanweisungen in 

Papierform existieren würden (z. B. eine Reisekostenabrechnung, die ein externer Dienstleister für den 

Arbeitgeber des Mitarbeiters durchführt und den an den Mitarbeiter zu zahlenden Betrag an den Arbeitgeber 

mittels EDI / IDOC übermittelt). 

4.3.6.3 AUFBEWAHRUNGSPFLICHTIG NUR EDI-DATEI ODER NUR IDOC BZW. BEIDE? 

Ist die elektronische Unterlage als steuerrelevant anzusehen, so stellt sich die Frage, was mit der EDI-Datei 

am EDI-Konverter und dem daraus gewonnenen IDOC hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht zu geschehen 

hat, soweit die Kommunikation nicht direkt zwischen zwei SAP-Systemen ohne EDI erfolgt. Hier geht das Institut 

der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) davon aus, dass beide Formate i.S.d. der GoB / GoBS 

aufzuheben sind 82 (vgl. auch BMF-FAQ 83 ). Dagegen vertritt der ZVEI in seiner Kommentierung des BMF-FAQ die 

Auffassung, dass dies zu einer doppelten Datenaufbewahrung führt und nicht in Einklang mit dem Grundsatz 

der Verhältnismäßigkeit steht. Es sei von daher abzulehnen. 84 Letztendlich liegt die Entscheidung bei jedem 

Steuerpflichtigen. 

4.4 FRAGESTELLUNGEN / ANMERKUNGEN ZU DEN ZUGRIFFSARTEN Z1–Z3 

4.4.1 WAHLFREIE NUTZUNG DER ZUGRIFFSARTEN Z1–Z3 

Der Außenprüfer kann die Zugriffsrechte Z1/ Z2 und Z3 nach freier Wahl nutzen. Diese Zugriffe können 

abwechselnd oder parallel angewendet werden. 

Bei den Zugriffsarten Z1/ Z2 und Z3 ist nach der Qualifizierung der Daten nach ihrer Steuerrelevanz eine 

technische Umsetzung der Trennung von steuerrelevanten zu nicht steuerrelevanten Daten vorzunehmen. 

Die Trennung der Daten bzw. das Einrichten des Zugriffs auf sie stellt einen erheblichen Zeit- und Kostenfaktor 

dar, den der Steuerpflichtige aufgrund seiner Mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5 

und Abs. 6 Satz 3 AO selbst zu tragen hat. 

Es bleibt festzuhalten, dass sich der sachliche Prüfungsumfang i.S.d. §194 AO durch die drei Zugriffsarten 

nicht erweitert hat. 85 Jedoch wird sich die Prüfungsintensität durch die nun mögliche Prüfung des Gesamtdatenbestands 

(früher i.d.R. nur Stichproben) und der vom Außenprüfer genutzten Auswertungsmöglichkeiten 

auf dem DV-System des Steuerpflichtigen (Z1/ Z2) deutlich erhöhen. Gleiches gilt für den Einsatz der Prüfsoftware 

IDEA ® im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3). Der Außenprüfer verfügt nun über die technischen 

82 Vgl. IDW RS FAIT 2, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce, 

Kapitel 5.5 Aufbewahrung beim Einsatz von EDI, Rz. 46 ff WPg 2003, S. 1258 ff. 


84 ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, Frage 6, a.a.O. 

85 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I, Satz 4, a.a.O. 


Seite 34 


Möglichkeiten, große Datenmengen innerhalb kurzer Zeit zu analysieren, die bisher bei der papiergestützten 

Prüfung nur mit erheblichem Zeitaufwand auszuwerten waren. Es bleibt zu hoffen, dass mittelfristig die Dauer 

von Außenprüfungen für den einzelnen Steuerpflichtigen deutlich verkürzt wird. 

4.4.2 UNMITTELBARER ZUGRIFF (Z1) 

Der Steuerpflichtige muss für die Zugriffsart Z1 ein Berechtigungskonzept 86 für den Nur-Lese-Zugriff 

entwickeln und Benutzerrollen für die Außenprüfer in den Produktivsystemen einrichten. Sollte der 

Außenprüfer aufgrund nicht eingeschränkter Berechtigungen auf nicht steuerrelevante Daten oder 

Transaktionen im Produktivsystem zugreifen können, kann sich der Steuerpflichtige nicht auf ein Verwertungsverbot 

der dabei gewonnenen Erkenntnisse berufen. 

Hinsichtlich des unmittelbaren Zugriffs ist abzuklären: 

> Wie sind die Benutzerrollen einzurichten bzw. auszustatten? 

(Berechtigungskonzept) 

> Wie können steuerlich nicht relevante Daten vor dem Zugriff durch den Außenprüfer abgegrenzt werden 

(inkl. Abgrenzung Buchungskreis = rechtliche Einheit)? 

> Wie kann sichergestellt werden, dass der Außenprüfer Daten auf dem Produktivsystem nicht ändert? 

(Nur-Lese-Zugriff) 

> Wie kann der Datenzugriff für den Prüfungszeitraum in den DV-Systemen / Verfahren beschränkt werden? 

(Zeitraumbegrenzung) 

> Wie kann der Prüferzugriff protokolliert werden (Aufzeichnung der Prüferzugriffe)? 

Die Antworten zu den Fragen werden im Rahmen der technischen Umsetzung in SAP-Systemen im Kapitel 5 

gegeben. 

Der Steuerpflichtige muss den Außenprüfer einweisen. 87 Diese Einweisung soll dem Außenprüfer die Zusammenhänge 

und Strukturen der DV-Systeme des Steuerpflichtigen verdeutlichen. Ob eine Anwendungsschulung 

des Systems erforderlich ist, hängt im Einzelfall vom Kenntnisstand des Außenprüfers ab. Eine 

umfassende Schulung des Außenprüfers in die Bedienung eines SAP- oder Datev-Systems muss nicht 

erfolgen, da die Finanzverwaltung Inhouse-Schulungen durchgeführt hat. 

Dem Außenprüfer sollen Hinweise auf das Belegvolumen gegeben werden, das ihm für den Prüfungszeitraum 

im Rahmen des Datenzugriffs zur Verfügung steht. Eine Verschiebung von umfassenden Auswertungen auf 

lastarme Tages- oder Nachtzeiten sollte im Hinblick auf den in der AO 88 geforderten unverzüglichen Datenzugriff 

zulässig sein. Damit können Störungen im Ablauf des Tagesgeschäfts vermieden werden. 

Hinsichtlich der zeitlichen Beschränkung auf den Prüfungszeitraum stellt sich die Umsetzung der GDPdU- 

Anforderungen als ausgesprochen problematisch dar, weil dies grundsätzlich in den eingesetzten Softwaresystemen 

nicht vorgesehen ist. Üblich ist, dass Mitarbeiter im System einen wahlfreien Zugriff auf die im 

System vorhandenen Daten auszuführen haben, unabhängig davon, welcher Periode die Daten angehören. 

Nur wenige Systeme lassen eine zeitliche Beschränkung des Datenzugriffs zu – entweder durch technische 

Umsetzung (z. B. in SAP-Systemen R/3 oder ERP 5.0 / 6.0) oder durch administrative Regelungen, indem zu 

prüfende Daten in ein Auswertesystem ausgelagert werden (z. B. Erstellung von Jahresscheiben an steuerlich 

relevanten Daten) und der Außenprüfer Zugriffsrechte auf diesen ausgelagerten Datenbestand erhält. 

86 Vgl. Empfehlungen zum Berechtigungsumfang in Abschnitt 4.4.3, wenn ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung 

für den Außenprüfer vornimmt. 

87 Vgl. zu Mitwirkungspflichten: BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 2 a, a.a.O. 

88 Vgl. §146 Absatz 5 AO in der Neufassung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, a.a.O.

Es erscheint dringend geboten, dass die Unternehmen sich frühzeitig mit der Planung und Umsetzung von 

Berechtigungen für Außenprüfer befassen. 

PRAXISTIPP: 

Nach der Formulierung der Prüferrollen prüfen Sie unbedingt diese Rollen im Produktionssystem oder 

in einem Qualitätssicherungssystem mit produktionsnahem Datenbestand: 

> Welche Zugriffe erlauben die Berechtigungen? 

> Funktioniert das Zusammenspiel der einzelnen Berechtigungen mit der Zeitraumprüfung, z. B. beim 

Verzweigen aus einer Transaktion heraus in eine andere? 

4.4.3 MITTELBARER ZUGRIFF (Z2) 

Beim Z2-Zugriff wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung der Daten 

nach Vorgaben des Außenprüfers durchführen. 

PRAXISTIPP: 

Der Mitarbeiter des Steuerpflichtigen verfügt über einen zweiten Benutzerstamm im Produktivsystem 

mit dem gleichen Berechtigungsumfang wie der Außenprüfer. Mit seiner Systemkenntnis gewährt er 

dem Außenprüfer einen Einblick in das ERP- / Buchhaltungssystem. 

Da der Mitarbeiter mit dem gleichen Berechtigungsumfang wie ein Außenprüfer arbeitet, ist sichergestellt, 

dass die Lösungen zu den unter Abschnitt 4.4.2 genannten Fragen auch im Rahmen des Z2- 

Zugriffs berücksichtigt werden. 

Es ist aber auch denkbar und in Einzelfällen zur Beantwortung von Anfragen des Außenprüfers sinnvoll, dass 

aufgrund von Beschränkungen des Nur-Lese-Zugriffs des Außenprüfers ein Systembetreuer dem Außenprüfer 

Einsicht in Systemdaten gewährt, die nur mit den Zugriffsrechten des Systembetreuers sichtbar sind (Z2). 

4.4.4 DATENTRÄGERÜBERLASSUNG (Z3) 

Hinsichtlich der Datenträgerüberlassung ist zu klären: 

> Wie kann man den Umfang der zu überlassenden steuerrelevanten Daten gemeinsam mit dem Außenprüfer 

definieren, damit die gestellte Prüferanfrage gezielt beantwortet werden kann? 

> Wie kann man feststellen, ob das Datenformat des Systems von der Prüfsoftware IDEA ® verarbeitet 

werden kann? 

> Wie kann die Vollständigkeit / Abstimmbarkeit der zu überlassenden Daten gewährleistet werden? 

Die Lösung der ersten Fragestellung bedarf des Gesprächs mit dem Außenprüfer, um anhand seiner beabsichtigten 

Prüfungshandlung den dazu erforderlichen Datenumfang und den Detaillierungsgrad genau zu definieren. 

Damit soll unter anderem beim Steuerpflichtigen unnötige Ressourcenbindung vermieden werden, die 

entstünde, wenn ein unpräziser Außenprüferwunsch eine mehrfache Datenauswertung bzw. Datenträgererstellung 

auslöst, bis das Ergebnis als Beantwortung der Prüferanfrage akzeptiert wird. 

Die Antworten zu der zweiten und dritten Frage werden im Rahmen der technischen Umsetzung für SAP- 

Systeme im Kapitel 5 gegeben. 


Seite 36 


PRAXISTIPP: 

In der Praxis sind Prüfungsfälle bekannt, bei denen der Außenprüfer alle Finanzbuchhaltungsdaten im 

Rahmen der Datenträgerüberlassung angeforderte, ohne eine spezifizierte Prüferanfrage gestellt zu 

haben. 

Es ist daher ratsam, mit dem Außenprüfer gemeinsam festzulegen, zu welcher Sachverhaltsprüfung er 

welche steuerrelevanten Daten benötigt. 

Erstellen Sie vor der Weitergabe von Datenträgern an den Außenprüfer eine Kopie für Ihre Unterlagen. 

Anhand dieser Kopie fällt es leichter, bei Prüfungsfeststellungen die Datenauswertung des Außenprüfers 

nachzuvollziehen. Ggf. kann die Datenbasis auch von Ihnen selbst ausgewertet werden. 

Vielfach steht die Praxis in den Unternehmen vor unlösbaren Aufgaben, einem Außenprüfer über die Aufbewahrungsfrist 

von 10 Jahren die Zugriffsarten Z1 bis Z3 auf alle steuerrelevanten Daten einzuräumen. Dies hängt 

im Wesentlichen von den Archivierungszyklen sowie zeitlichen Restrukturierungsmaßnahmen auf der 

Produktivdatenbank zusammen. 

4.5 SONDERTHEMEN IM RAHMEN DES DATENZUGRIFFS 

4.5.1 ZUGRIFF AUF ARCHIVE 

4.5.1.1 INDIZIERUNG / ATTRIBUTIERUNG DER ABGELEGTEN DATEN / DOKUMENTE 

In vielen Unternehmen werden neben den ERP-Systemen elektronische Archive (z. B. optische Archive bzw. 

DMS) eingesetzt, um Daten, elektronische Unterlagen und eingescannte Unterlagen elektronisch abzulegen, 

die im Zusammenhang mit dem Buchungsstoff im ERP-System stehen. 

Je nach Unternehmen sind diese Systeme an ein ERP-System angeschlossen oder werden Stand-alone betrieben. 

Grundsätzlich findet die Indizierung bzw. Attributierung der Daten / Unterlagen in den Archivierungssystemen 

selbst statt. 89 Sollte es an einem ERP-System (z. B. SAP) angeschlossen sein, erfolgt die Indizierung / Attributierung 

über dieses ERP-System. 

PRAXISTIPP: 

Auch bei einem an das ERP-System angeschlossenen elektronischen Archiv soll eine Attributierung der 

Daten und Unterlagen in diesem Archiv selbst vorgenommen werden, selbst dann, wenn diese über 

das ERP-System bereits mit Suchbegriffen belegt sind. Das System gewährleistet die Revisionssicherheit 

dadurch, dass Daten in den optischen Archiven unverändert aufbewahrt und mit Suchindex wieder 

auffindbar sind. 

Sollte später die Verbindung zwischen ERP-System und optischen Archiven aufgelöst werden (z. B. Stilllegung 

/ Abschaltung des ERP-Systems), dann sind die Daten und Unterlagen durch Suchmöglichkeiten 

im optischen Archiv wieder aufzufinden. 

89 Sogenanntes selbsttragendes Archiv, vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 3, a.a.O.

4.5.1.2 STEUERRELEVANZ 

Die aufbewahrungspflichtigen steuerrelevanten Unterlagen ergeben sich aus §147 Abs. 1 AO (z. B. empfangene 

Handelsbriefe wie Rechnungen, Aufträge usw. und originäre Buchungsbelege). Der Zugriff auf diese 

Unterlagen ist gem. §147 Abs. 5 AO in elektronischer Form zu gewähren, wenn sie in der Form der Wiedergabe 

auf Bildträger bzw. auf einem anderen Datenträger (z. B. DVD, Festplatte usw.) aufbewahrt werden. 90 Dabei 

sind dem Außenprüfer auf Kosten des Steuerpflichtigen diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die 

erforderlich sind, um diese Unterlagen lesbar zu machen. 91 Im BFH-Beschluss vom 26.09.2007 wird unter dem 

Begriff „diejenigen Hilfsmittel“ verstanden, dass dem Außenprüfer der Zugriff auf die Daten im elektronischen 

Archiv mit im System vorhandenen technischen Einrichtungen des Steuerpflichtigen ermöglicht wird. Der BFH 

weist darauf hin, dass sich das Recht auf elektronische Einsichtnahme nicht erst aus der Änderung des §147 

AO aufgrund der Einführung der GDPdU ergibt, sondern schon durch den Gesetzeswortlaut des § 200 Abs. 1 

Satz 2 i.V.m. 147 Abs. 5 Halbsatz 1 AO bestand. 

4.5.1.3 ZUGRIFF AUF STEUERRELEVANTE DATEN IN ELEKTRONISCHEN ARCHIVEN (Z1/ Z2) 

Es gelten hier die gleichen Bedingungen wie beim Z1-Zugriff auf das Buchhaltungssystem bzw. ERP-System 92 . 

Insbesondere muss auch hier eine Lösung zur Begrenzung des Zugriffs nur auf die Wirtschaftsjahre des 

Prüfungszeitraums gem. Prüfungsanordnung gefunden werden. 

Sollte der Zugriff über ein ERP-System erfolgen, das eine Zeitraumsbegrenzung bereits kennt (z. B. SAP), dann 

ist die Thematik grundsätzlich gelöst. 

Sollte der Zugriff dagegen direkt im optischen Archiv vorzunehmen sein, so müsste dort eine Zeitraumsbegrenzung 

des Zugriffs erfolgen – soweit technisch machbar. In beiden Fällen gilt, dass der Prüfer ein Nur- 

Lese-Zugriffsrecht zur Verfügung gestellt bekommen muss. Der Zugriff auf das optische Archiv ist so einzurichten, 

dass der Außenprüfer vor allem beim direkten Zugriff auf das optische Archiv (Z1-Zugriff in einem 

selbsttragenden Archiv) nur auf die steuerrelevanten Unterlagen zugreifen kann, die in Zusammenhang mit 

dem Buchungsstoff im ERP-System stehen. Die nicht steuerrelevanten Unterlagen – vor allem wenn es sich 

um personenbezogene Unterlagen handelt, z. B. Unterlagen der elektronischen Personalakte wie Zeugnisse 

etc. – sind vor einem Zugriff entsprechend zu schützen. Dies bedeutet, dass die Klassifizierung durch den 

Steuerpflichtigen bereits beim Einstellen der jeweiligen Unterlagen in das optische Archiv zu treffen ist, um 

über das Berechtigungskonzept die Zugriffsrechte steuern zu können. 

PRAXISTIPP: 

Achten Sie darauf, wenn weitere Unterlagen über Rechnungen hinaus gescannt und dem Buchungs- 

beleg zugeordnet (verlinkt) werden: 

Differenzierte Dokumentenarten einrichten und gescannte Schriftstücke entsprechend zuordnen. 

4.5.2 SYSTEMWECHSEL UND SYSTEMSTILLLEGUNGEN 

Hinsichtlich der Themen „Systemwechsel“ und „Systemstilllegung“ gibt es unabhängig von der rechtlichen 

Diskussion bereits technische Lösungsansätze. 

90 So auch Auffassung im BFH-Beschluss vom 26.09.2007, vgl. zu Finanzgerichtsentscheidungen 

Kapitel 8.4. 

91 Vgl. §147 Abs. 6 letzter Satz AO. 

92 Vgl. auch Abschnitt 3.2.4 / 3.2.5 und 4.4.2 / 4.4.3. 


Erläuterung zur Übersicht der Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle: 

FALL BESCHREIBUNG 

(1) Die Daten des abzuschaltenden ERP-Systems werden an kein(e) Nachfolgersystem(e) 

abgegeben, da der Betrieb eingestellt wird: 

(freiwillige) Betriebsstilllegung /-aufgabe oder Insolvenz 

(2) Wenn alle Daten eines abzuschaltenden Systems übernommen werden und unter der Voraussetzung 

der Auswertbarkeit mit funktionsgleichem Umfang wie beim abgeschalteten System, 

ist es nicht nötig, die Daten aus Altsystemen für den Außenprüfer aufzubewahren. Die Anforderungen 

des Außenprüfers nach Datenzugriff kann auch durch das System befriedigt werden, das 

die Daten übernommen hat. 93 

(3) Aus NON-SAP-Systemen ist der Zugriff auf SAP-Datenextrakte des Quellsystems nicht möglich. 

Entweder wird noch ein SAP-System für Auswertung der Datenextrakte vorgehalten, oder mittels 

Extrakt-Splitters müssen vor der Abschaltung des SAP-Systems die in den Extrakten vorhandenen 

Daten für eine spätere Auswertung durch ein Auswertetool zur Verfügung gestellt werden. 

(4) Es wird unterstellt, dass auf einem der im Unternehmensverbund vorhandenen SAP-Systeme 

die Auswertung der Datenextrakte zwecks Datenträgerüberlassung (Viewbildung) möglich ist, 

unabhängig davon, welches Unternehmen (juristische Einheit) im Einzelfall das System betreibt. 

Dieses Auswerterecht soll vertraglich abgesichert werden. 

(5) 

Dieser Fall deckt den Verkauf von Unternehmen ab, deren Erwerber ebenfalls über ein SAP- 

System verfügt. In diesem Fall kann zwischen Veräußerer und Erwerber vereinbart werden, die 

Datenextrakte mit an den Erwerber zu übergeben, der in seinem eigenen SAP-System diese 

Extrakte für Prüfungszwecke auswerten kann. 

Tabelle 3: Fallgliederung für Systemabschaltungs-/ Systemstilllegungsfälle 

4.5.2.2 BUCHFÜHRUNGSERLEICHTERUNGEN NACH §148 AO 

Es kann nicht generell beurteilt werden, ob einer Anfrage an das Finanzamt nach §148 AO Erfolg beschieden 

sein wird, Buchführungserleichterung dergestalt zu gewähren, dass in Fällen der Systemabschaltung bzw. 

Datenmigration nur ein Ausschnitt an Daten archiviert bzw. migriert werden muss. Es kommt wie häufig auf 

den Einzelfall an. 

Wenn die sachlichen Gründe schwer wiegen (z. B. hohe Kosten der Vorhaltung überflüssiger Altsysteme; 

technisch nicht bzw. nur unter hohem Aufwand zu realisierende Datenextraktion in ein Auswertesystem nur 

für Prüfungszwecke), mögen die Erfolgsaussichten gut sein. Leider sind uns keine definitiven Gründe 

bzw. Entscheidungskriterien und Grenzwerte bekannt, ab deren Erfüllung eine Erleichterung von den 

Anforderungen der GDPdU an die vorzuhaltenden Daten zwingend erteilt wird. Bei schriftlichen Anfragen 

steht jedoch die Gefahr im Raum, dass der Antrag abgewiesen und damit der unternehmerische Entscheidungsspielraum 

eingeengt wird. 

93 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 13, a.a.O., sowie ZVEI-Kommentierung zu BMF-FAQ Stand 15.01.2007, 

Abschnitt III, Frage 12, a.a.O., 


Seite 40 


PRAXISTIPP: 

Je nach dem Einzelfall kann es ggf. sinnvoll sein, dass Sie den Außenprüfer Ihres zuständigen Finanzamtes 

bereits in früher Phase eines Projekts zwecks Systemwechsels bzw. -stilllegung einbeziehen. 

Sprechen Sie mit ihm über die Sachzwänge und versuchen Sie, eine Einigung zu erzielen, welche Daten 

rückwirkend für den Datenzugriff noch zur Verfügung stehen müssen. Dies muss aber jeder Steuerpflichtige 

für sich selbst entscheiden. 

Es wird keine förmliche schriftliche Zustimmung zu diesem oder jenem Vorhaben geben. Aber mit 

einem „Nicken“ des Außenprüfers könnte die Situation ggf. in diesem Einzelfall für Sie entschärft sein. 

4.6 STEUERLICHE AUSSENPRÜFUNG 

4.6.1 PRÜFERARBEITSPLATZ 

Der PC-Arbeitsplatz für einen Außenprüfer besitzt eine andere Qualität als für einen Mitarbeiter. Ein 

Mitarbeiter benötigt gemäß seiner Aufgabenbeschreibung Zugriffsrechte auf Anwendungsprogramme, 

Dateien, Netzwerkverzeichnisse etc., die über die Zwecke der Außenprüfung hinausgehen. 

Deshalb bedarf die Einrichtung des Prüferarbeitsplatzes bezüglich Ausstattung von Hard- und Software 

einer gründlichen Planung. 

HARDWARE-ANFORDERUNGEN: 

> Kein Internetzugang 

> Keine offene USB-Schnittstelle 

> Keine CD- / DVD- bzw. Disketten-Laufwerke 

Diese Beschränkungen sollen verhindern, dass unbemerkt Daten aus dem System des Steuerpflichtigen außer 

Haus gebracht werden. Jeglicher Wunsch nach Datenüberlassung ist auf dem im Unternehmen offiziell 

festgelegten und an den Außenprüfer und an die Mitarbeiter kommunizierten Weg abzuwickeln. Umgekehrt 

soll verhindert werden, dass ein Außenprüfer Dateien in das Netzwerk des Steuerpflichtigen überträgt. Im 

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 ist ein Upload vom Prüferrechner ins Netzwerk ausgeschlossen. 94 

SOFTWARE-ANFORDERUNGEN: 

> Zwingend erforderlich, soweit SAP im Einsatz: SAP-GUI 

> Möglicherweise erforderlich: 

> Zugang zu weiteren Programmen mit steuerlich relevanten Daten in vor- bzw. nachgelagerten 

Systemen (z. B. NON-SAP-Systeme) 

> Office-Software (z. B. Tabellenkalkulation, Textverarbeitung) 95 

In der Praxis ist zu beobachten, dass mit Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellte 

Buchungsbelege der Einfachheit halber mit dem Buchungsbeleg im ERP-System verbunden 

(verlinkt) wurden. 

Dem Außenprüfer sollen in diesen Fällen die Anwendungsprogramme der Textverarbeitung bzw. 

der Tabellenkalkulation z. B. als Viewer zur Verfügung gestellt werden, damit er die Dokumente 

lesen kann. 

> Kein Intranet-Zugang. 

94 Vgl. Abschnitt I 2, a.a.O. 


4.6.2 ORGANISATORISCHE ANFORDERUNGEN 

Wir empfehlen, Arbeitsrichtlinien zu definieren, in denen folgende Themen verbindlich geregelt werden: 

> Eindeutige Festlegung des Ansprechpartners bzw. der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für 

den Außenprüfer. Nur diese Person / Personen ist / sind befugt, Auskünfte mündlich und schriftlich zu 

erteilen bzw. Datenträger für den Außenprüfer zu erstellen bzw. die Erstellung zu beauftragen. 

Verbunden damit ist die Aufforderung an die Mitarbeiter des Steuerpflichtigen, bei direkt an sie 

adressierten Prüferanfragen an die bestellte(n) Auskunftsperson(en) zu verweisen. 

> Handling der Aushändigung von Daten im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3): 

> Wie viele Stück des Datenträgers werden erzeugt mit den identischen Dateien zur Beantwortung einer 

Prüferanfrage? 

Beispiel: 1 x Außenprüfer, 1 x Rechnungswesen / Steuerabteilung. 96 

> Verschlüsselung (wird empfohlen, siehe Abschnitt 4.6.3) 

> Ausgabe der Datenträger an den Außenprüfer (Formular) 

> Rückgabe der Datenträger überwachen 

PRAXISTIPP: 

Vor Beginn der Prüfung 

> die internen Zuständigkeiten zur Betreuung des Außenprüfers fachlich / steuerlich 

und IT-technisch klären 

> die Berechtigungen testen: Wie weit reicht der Z1-Zugriff? 

> den organisatorischen Ablauf einer Datenträgererstellung (Z3-Zugriff) testen 

Wenn bei Außenprüfungen eine Vielzahl von Datenträgern auf Wunsch des Außenprüfers entstehen, empfiehlt 

es sich, ein Register anzulegen, welcher Datenträger mit welchem Inhalt wann dem Außenprüfer überlassen 

wurde. Anhand dieses Registers kann einerseits das Datenmaterial überblickt werden, das der Außenprüfung 

zur Verfügung steht, andererseits die Rückgabe des einzelnen Datenträgers überwacht werden. 

PRAXISTIPP: 

Alle Datenträger sollen von Ihnen zurückgefordert werden, damit das Risiko verringert wird, dass diese 

Datenträger in unberechtigte Hände gelangen. 

4.6.3 DATENSCHUTZ FÜR DATENTRÄGER 

Ein für den Außenprüfer erzeugter Datenträger kann hochsensible Betriebsdaten enthalten, die der Steuerpflichtige 

möglichst gut sichern möchte. Wenn die Daten auf dem eigenen Rechner des Außenprüfers eingespielt 

sind, sind sie in der Regel durch die kryptografische Verschlüsselung der Festplatte des Rechners 

vor unberechtigten Zugriffen gut geschützt. Der Datenträger als solcher stellt einen Schwachpunkt für die 

Datensicherheit dar. Er ist leicht beweglich, kann verloren gehen oder entwendet werden, entweder im 

Unternehmen auf dem Weg von der Erstellung bis zur Aushändigung an den Außenprüfer oder in der 

Einflusssphäre des Außenprüfers. 



Seite 42 


Der Außenprüfer darf nach Auffassung der Finanzverwaltung und des Finanzgerichts Thüringen empfangene 

Datenträger aus den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen entfernen, z. B. um sie im Amt weiter auszuwerten. 

Auf diesem Weg können dem Außenprüfer ausgehändigte Datenträger verloren gehen. 

Es empfiehlt sich, die Datenträger zu verschlüsseln. Dem Außenprüfer muss die Entschlüsselung ermöglicht 

werden. Da auf seinem Prüferrechner keine Software des Steuerpflichtigen installiert werden darf, bleibt 

nur der Weg, das Programm zur Entschlüsselung zusammen mit den überlassenen Daten auf dem Datenträger 

dem Außenprüfer auszuhändigen. Das Programm muss es erlauben, dass es auf dem Datenträger 

direkt ausgeführt werden kann, da es z. B. aus lizenzrechtlichen Gründen nicht auf dem eigenen Rechner des 

Außenprüfers installiert werden darf. Die übergebenen Dateien sind mit Kennwort zu schützen. Das Kennwort 

wird dem Außenprüfer separat übermittelt. 

Beispiele für Verschlüsselungsprogramme: 

> TrueCrypt (OpenSource) 

siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/TrueCrypt 

> SafeGuard private crypto 

siehe: http://www.utimaco.de/C12570CF0030C00A/CurrentBaseLink/W26K9K78427OBELDE 

PRAXISTIPP: 

Für den Fall, dass erkennbar ist, dass der Außenprüfer steuerlich relevante Daten auf maschinell auswertbaren 

Datenträgern verlangen wird (Zugriffsart Z3), sprechen Sie bereits im Vorfeld einer Außenprüfung, 

nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, mit dem Prüfer das Procedere ab, wie Daten 

mit Verschlüsselung übergeben werden sollen. 

Das Zeitfenster zwischen dem Gesprächstermin bis zum Beginn der Prüfung kann genutzt werden, um 

die technischen und organisatorischen Hürden für eine reibungslose Datenträgerüberlassung ab Prüfungsbeginn 

zu überwinden. 

Neben der Verschlüsselung des Datenträgers könnte auch ein weiterer Lösungsansatz angesprochen 

werden, der darin besteht, dass die Daten des Datenträgers in den Räumen des zu prüfenden Unternehmens 

vom Prüfer sofort eingespielt werden und der Datenträger unmittelbar zurückgegeben wird, 

wobei er beim Unternehmen für Rückfragen weiterhin vorgehalten werden sollte. Insoweit wäre eine 

Verschlüsselung nicht vonnöten. 

97 Vgl. FG Thüringen, Urteil vom 20.04.2005, Az.: III 46 / 05 V, EFG 2005, Seite 1406.


Seite 44 

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen 

5.1 SAP-SYSTEME 

SAP lieferte die DART-Funktionalität aus für Systeme 

> R/2 Release 6.0 

> R/3 ab Release 3.1 bis 4.7 

> ERP 5.0 (ECC 5.0) und ERP 6.0 (ECC 6.0) 

Darüber hinaus steht eine Lösung auf Basis von Querys für SAP Business One zur Verfügung. 98 

5.2 FUNKTIONSERWEITERUNGEN VON DRITTANBIETERN 

Ein endgültig ausgereiftes GDPdU-Werkzeug wird es aufgrund des komplexen Umfangs nicht geben können. 

Alles in allem sind die auf dem Markt befindlichen Lösungen für GDPdU-Funktionen innerhalb des 

SAP-Systems oder außerhalb allesamt als Lösungskonzepte zu verstehen, deren hauptsächliche Existenzberechtigung 

auf einen Datenzugriff betriebswirtschaftlich sinnvoller Weise abzielen. Meist handelt es sich 

dabei um Anbieter von Ablagesystemen, welche mit Funktionalitäten aus den GDPdU-Anforderungen aufgerüstet 

wurden und nur einen Baustein im gesamten GDPdU-Lösungskonzept darstellen. 

Welches Werkzeug oder Lösungskonzept gut / besser oder funktional / weniger funktional ist, hängt u. a. ab von 

> Kosten 

> Anforderungen der Branche 

> Anforderungen aus der Betriebsgröße und 

> Anforderungen aus (gewachsenen) Systemlandschaften. 

Die Entscheidung liegt im Ermessen des jeweiligen Steuerpflichtigen. 

5.3 FELDKATALOG STEUERRELEVANTER DATEN 

In SAP-Systemen, aber ohne Modul HCM 99 (Human Capital Management), ab Releasestand R/2 6.0 und R/3 

3.1I ist ein Katalog von Tabellen / Tabellenfeldern (Feldkatalog 100 ) hinterlegt, der die von der AG GDPdU als 

steuerrelevant qualifizierten Felder zeigt. Dieser Katalog bildet die Ausgangsbasis für die unternehmensindividuelle 

Prüfung, welche Daten in den SAP-Systemen des Unternehmens steuerlich relevant sein mögen. 

Wir verweisen an dieser Stelle darauf, dass jeder Steuerpflichtige den DSAG-Feldkatalog an seine 

Unternehmensspezifika bzw. Branchenspezifika anpassen muss. 101 

Der von der AG GDPdU zusammengestellte Feldkatalog bildet einen Datenbestand, über dessen Prüfungsrelevanz 

es zwischen der Finanzverwaltung und den Unternehmen keinen Diskussionsbedarf mehr geben 

sollte. Es war und ist die Intention der AG GDPDU, für SAP eine einheitliche Definition der steuerlich relevanten 

Datenfelder als Ausgangsbasis festzulegen. Diese Katalogsammlung sollte im gesamten Geltungsbereich 

der deutschen Steuergesetzgebung ohne Unterschiede angewandt werden können. 

Der Datenumfang wird auf Initiative der AG GDPdU auf Basis von Rückmeldungen aus praktischen 

Erkenntnissen von Anwenderunternehmen und Kontakten zur Finanzverwaltung fortlaufend aktualisiert. 102 

Wir pflegen einen intensiven Kontakt zu SAP, um die Aktualisierung des Datenkatalogs in den SAP- 

Systemen durch SAP zügig umzusetzen. 

98 Vgl. siehe SAP Hinweis 1012531. 

99 Vgl. zu HCM Abschnitt 5.6. 

100 Siehe SAP-Transaktion FTWCS, Abschnitt 5.5.6. 


102 Vgl. SAP-Hinweis 582583.

5.4 TECHNISCHER Z1- / Z2-ZUGRIFF 

Obwohl es in vielen NON-SAP- Systemen nicht möglich ist, einen „Read-Only-User“ zu konfigurieren, stellt 

dies den Steuerpflichtigen im Rahmen des SAP-Standards vor keine größeren Probleme. 

Bei einer heterogenen Systemlandschaft mit SAP- und NON-SAP-Systemen kann dies aber unter Umständen 

teilweise überhaupt nicht oder nur mit großem Kostenaufwand realisiert werden. Ein Erfordernis 

für die intensive Beschäftigung mit den Themen des Datenzugriffs ergibt sich allein schon aus der Tatsache, 

dass ein bewusst oder unbewusst gewährter Zugriff des Außenprüfers auf nicht steuerrelevante Daten zu 

keinem Verwertungsverbot der daraus gewonnenen Erkenntnisse führt. Sind datenverändernde Zugriffe von 

Lesezugriffen oder steuerrelevante von nicht steuerrelevanten Vorgängen nicht zu trennen (z. B. Datenschutz 

berufsständischer Informationen wie Krankenakte des Mediziners zu trennen von der Honorarabrechnung), 

so darf der Außenprüfer diese Berechtigung nicht erhalten. Dem Außenprüfer müssen 

andererseits die steuerlich relevanten Daten auf dem einen oder dem anderen Weg zugänglich gemacht 

werden. 103 

Natürlich gibt es Fragenstellungen des Außenprüfers, denen mit unterschiedlichsten Lösungsansätzen 

(Transaktionen, Programme) begegnet werden kann. Im Ergebnis führen alle zum gleichen Ziel, lediglich 

auf der Ebene der Anzeige der Ergebnisse können Unterschiede auftreten, wenn weitere Daten auf dem 

einen oder dem anderen Weg zusätzlich angezeigt werden. Unter Berücksichtigung dieser Ansätze und 

Betrachtung sind die Prüferrollen für SAP-Systeme entstanden. 

Die AG GDPdU hat entschieden, dass diejenige Funktionalität Vorrang erhält, welche die steuerrelevante 

Abgrenzung und den reinen Lesezugriff mit wirksamer Zeitraumprüfung vorsieht. Damit sind beispielsweise 

aus unserer Sicht die kritischen Transaktionen 

SE16 / SE16N und 

SE16-Derivate Data Browser (Anzeige der Tabelleninhalte) 

SE17 Allgemeine Tabellenanzeige 

SA38 ABAP / 4 Reporting (Direktaufruf von Programmen / Reports) 

nicht für den Außenprüfer anwendbar. Mit den Transaktionen SE16, SE16N und SE16-Derivate sowie SE17 

sind Tabellenauswertungen möglich, die die Klassifizierung hinsichtlich Steuerrelevanz durch den Steuerpflichtigen 

gegenstandslos machen. Z. B. könnte der Außenprüfer alle buchungskreisabhängigen Daten 

der Tabelle xxxx sehen, ohne dass die in seiner Benutzerrolle enthaltene Beschränkung auf Buchungskreis 

nnnn wirksam würde. Somit wäre der in der Prüfungsanordnung festgelegte Prüfungsumfang überschritten. 

Die Transaktion SA38 zeigt die Menge der im System vorhandenen Programme und Reports und bietet 

die Option zur Ausführung ohne Unterschied an, ob Programme / Reports aktiv oder deaktiviert sind, 

ihnen steuerliche Relevanz zukommt oder nicht bzw. ob sie eine Update- oder Nur-Anzeige-Funktion 

ermöglichen. 

Für den Z1-Zugriff können Zugriffswünsche von Außenprüfern unter Verwendung der oben genannten 

kritischen Transaktionen nicht gewährt werden. 

103 Vgl. zu dieser Thematik FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, z.: 4 K 2167 / 04, EFG 2005, S. 667. 


Seite 46 


5.4.1 MUSTER-BERECHTIGUNGSROLLEN FÜR AUSSENPRÜFER 

Der von der AG GDPdU erarbeitete Berechtigungsumfang wurde in Berechtigungsrollen umgesetzt, die auf 

den Umfang des Datenkatalogs 104 abgestimmt sind. Mit Transaktion PFCG finden Sie im SAP R/3 bzw. SAP 

ERP 5.0 / 6.0 unter dem generischen Namen SAP_AUDITOR_TAX* alle definierten Muster-Prüferrollen. Diese 

Muster-Prüferrollen sind als Vorschläge für die unternehmensindividuelle Ausgestaltung der Berechtigungen 

zu betrachten und sollen deshalb nicht ohne kritische Prüfung des Inhalts und nicht ohne Ausprägung auf 

den konkreten Anwendungsbereich zum Einsatz kommen. 

Aktuell sind im August 2008 und nach Einbau der SAP-Hinweise 830736 und 925217 die nachfolgenden 

Rollen im SAP-Standard enthalten. 

Abbildung 5: Übersicht der Musterrollen für Steuerprüfer SAP_AUDITOR_TAX_* 


Hinweise zur Rolle für die Finanzbuchhaltung (FI): 

> ZUGRIFFSRECHTE FÜR DAS KASSENBUCH 

Sie sind nicht in der Menü- bzw. in der Berechtigungsrolle enthalten. Nach unserer Auffassung ist die 

Kassenbuchhaltung ein Nebenbuch des Sachkontos „Kasse“. Das System bucht 1:1 alle Kassenvorgänge, 

die im Kassenbuch erfasst werden, als Beleg auf dem Kasse-Konto in der Hauptbuchhaltung. Dem 

Außenprüfer sind über den Zugang zu den Daten der Hauptbuchhaltung alle Informationen zu Kassen- 

bewegungen sichtbar. 

> ZUGRIFFSRECHTE AUF DATEN DER SPECIAL LEDGER 

Nicht in jedem System sind Special Ledger im Einsatz. Sie werden aktiviert als zweites Hauptbuch, wenn 

es gilt, besondere Informationspflichten zu erfüllen. Die in Special Ledger gesammelten Daten sind nicht 

zwingend steuerlich relevant. 

Da die Systemeinrichtung eines Special Ledger stets individuell den Bedürfnissen des Steuerpflichtigen 

genügt, kann es keine allgemeingültige Vorlage einer Musterrolle geben. Fallweise kann der Steuer- 

pflichtige die Auskunftsrechte für Außenprüfer auf Special Ledger nach seinen Verhältnissen erstellen 

und in einer kundenindividuellen Prüferrolle 105 bündeln. 

Nachstehende Abbildung zeigt das Rollenmenü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_FI für das Modul FI auf 

oberster Menüebene. 

Abbildung 6: Aufriss der Muster-Prüferrolle Finanzwesen 



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Abbildung 7: Menü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_FI 

Beispielhaft wurden für die Menüpunkte Stammdaten → Debitoren und Stammdaten → Kreditoren die 

Untermenüs aufgeblendet. 

Abbildung 8: Partieller Aufriss des Menüs SAP_AUDITOR_TAX_FI

5.4.2 DART-ZUGRIFF FÜR AUSSENPRÜFER 

Die AG GDPdU befasst sich bereits mit Weiterentwicklungen hinsichtlich eines Z1-Zugriffs durch den 

Außenprüfer auf Datenextrakte, die mit dem Werkzeug Data Retention Tool (DART) erzeugt wurden, ohne 

damit den Zugriff auf Online-Datenbestände einschränken zu wollen. Ein erster Ansatz ist bereits im Prüfermenü 

ersichtlich. 106 Es sind zwei Einzelrollen entstanden, die einerseits Auskunftsfunktionen aus dem 

DART-Menü und andererseits die Transaktions- und Reportberechtigungen aus dem Werkzeug DART 

aufnehmen: 

SAP_AUDITOR_TAX_DART AIS-Steuerpruefung DART 

= Benutzermenü ohne Berechtigungen 

SAP_AUDITOR_TAX_DART_A AIS-Steuerpruefung DART (Authorization) 

= Berechtigungen ohne Benutzermenü 

Die nun folgende Abbildung zeigt das Rollenmenü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_DART im Aufriss. 

Abbildung 9: Untermenü DART im Aufriss 

Die in der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_DART enthalten Funktionen zielen auf das Leserecht von DART- 

Datenextrakten ab. Ihr Einsatz erfordert eine genaue Ausprägung der Berechtigungsrollen, um die Zugriffe 

des Außenprüfers zielgerichtet zu leiten. 

Es obliegt dem Steuerpflichtigen zu entscheiden, ob und wenn ja, wie weit einem Außenprüfer DART- 

Berechtigungen gewährt werden. Je nach Einschätzung des Steuerpflichtigen und dem Ausbildungsstand 

des Außenprüfers könnten die DART-Zugriffsrechte eines Außenprüfers differenziert gestaltet werden. Als 

Beispiel für eine denkbare Aufgabenverteilung zwischen Steuerpflichtigem und Außenprüfer mag folgende 

Übersicht dienen: 

106 Siehe hierzu: SAP-Hinweis 935189 GDPdU: Erweiterungen in der Sammelrolle SAP_AUDITOR_TAX. 


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AUFGABE AUFGABENZUORDNUNG ZU … 

AUSSENPRÜFER STEUERPFLICHTIGEN 

DART-Extrakte erzeugen nein Vorbehaltsaufgabe 

DART-Extrakte anzeigen (DART-Browser) möglich ja 

View-Definition anlegen möglich ja 

View-Dateien erzeugen nein Vorbehaltsaufgabe 

View-Dateien anzeigen 

(View-Protokollanzeigen mit Durchgriff 

auf die View-Daten) 

Tabelle 4: denkbare Prüferrechte für DART 

möglich ja 

Die Rolle SAP_AUDITOR_TAX_DART_A AIS-Steuerprüfung DART (Authorisation) beinhaltet folgende 

Transaktionen und Reports für den Zugriff auf DART-Extrakte: 

TRANSAKTION BEZEICHNUNG 

FTWF Datenextrakt-Browser 

FTWH Datenextrakt-Views 

FTWCS Segmentkatalog 

FTWCF Feldkatalog 

FTWN View-Protokoll anzeigen 

FTWD Datenprüfsumme prüfen 

FTWY Datenextraktviews definieren 

S_P6D_40000026 Detektor für zugehörige Daten 

Tabelle 5: Transaktions- / Reportumfang der Prüferrolle zu DART

Im Folgenden der Überblick über die aktuelle Prüferrollen (Stand: August 2008): 

Abbildung 10: Maximalumfang des SAP-Muster-Prüfermenüs, Stand Juli 2008 

5.4.3 UNTERNEHMENSINDIVIDUELLE PRÜFERROLLEN 

Zur Definition der individuellen Prüferrollen schlagen wir vor, die SAP-Muster-Prüferrollen in den eigenen 

Namensbereich zu kopieren und um die firmenindividuellen Ausprägungen der Berechtigungen für Transaktionen 

und Reports zu erweitern und um Berechtigungen für Organisationseinheiten, Kontengruppen für 

Kunden- / Lieferanten- / Sachkonten, Kontenpläne etc. zu ergänzen. Änderungen der Muster-Prüferrollen 

über den Import von SAP-Hinweisen / Support Packages schlagen damit nicht umgehend auf die Prüferrechte 

im System des Steuerpflichtigen durch. 

Um kundenindividuelle Transaktionen und Reports aufzunehmen, sollte eine eigene Rolle erstellt werden, 

siehe dazu die Ausführungen unter 5.4.4. 

Im nachfolgenden Beispiel wurden die Vorschlagsrollen 

von SAP_AUDITOR_TAX* 

nach Z_AUDITOR_TAX* 

kopiert. „Z“ steht für eine durch den Steuerpflichtigen frei wählbare Bezeichnung im Bereich der Kundennamensräume. 


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TRANSAKTIONSROLLEN 

(MODULSPEZIFISCHE MENÜS) 

SAMMELROLLEN 

Z_AUDITOR_TAX 

BERECHTIGUNGSROLLEN 

(MODULSPEZIFISCHE 

BERECHTIGUNGEN OHNE 

MENÜS) 

Z_AUDITOR_TAX_A 

Z _AUDITOR_TAX_FI Z _AUDITOR_TAX_FI_A 

Z _AUDITOR_TAX_MM Z _AUDITOR_TAX_MM_A 

SONSTIGE 

BEMERKUNGEN 

Zentrale Berechtigungen für 

Geräte, Spooler etc. 

usw. usw. Vorschlagsrollen weitere Module 

Z _AUDITOR_TAX_FI_Z Z _AUDITOR_TAX_FI_Z_A 

usw. usw. 

Tabelle 6: Übersicht kundenspezifischen Namenskonvention Prüferrollen 

Rollen für firmeneigene Erweiterungen, 

siehe Abschnitt 5.4.4 

Weitere firmeneigene Rollen für 

andere Module 

Wenn Support Packages eingespielt wurden, empfiehlt sich ein Abgleich der SAP-Vorschlagsrollen mit den 

unternehmensspezifischen Rollen, um Änderungen als Ausgangspunkt für die Pflege der kundenindividuellen 

Außenprüferrollen festzustellen. SAP bietet dazu die Funktion des Rollenvergleichs in zwei Ausprägungen 

zum Vergleich von Rollen lt. SAP- / DSAG-Standard versus Firmenausprägung an. 

> Im Benutzerinfosystem (Transaktion SUIM) steht hierzu Report RSUSR050 (Transaktion S_BCE_68001777) 

zur Verfügung. Die beiden zu vergleichenden Rollen werden in die Eingabefelder für „Rolle A“ und 

„Rolle B“ eingetragen. 

Abbildung 11: Einstiegsbild des Reports RSUSR050

Die Transaktion PFCG Rollenpflege bietet ein Werkzeug zum Rollenvergleich an. Alternativ kann die 

Transaktion ROLE_CMP direkt aufgerufen werden. 

Ausgehend von einer Rolle wird die andere Rolle zum Vergleich benannt. 

Einsteig in den Rollenvergleich über den Menüpfad in der Transaktion PFCG: 

Hilfsmittel → Rollen-Vergleichstool. 

Abbildung 12: Einstieg der Funktion PFCG mit Rollenvergleich 

Auswahl der Vergleichsrolle. 

Abbildung 13: Auswahl der Vergleichsrolle 


Seite 54 


Ergebnisliste des Rollenvergleichs: 

Abbildung 14: Ergebnisliste des Rollenvergleichs 

Aktuelle SAP-Hinweise sind ggf. manuell in die Firmenrollen einzuarbeiten. 

5.4.4 ANPASSUNGEN VON PRÜFERROLLEN AUFGRUND EIGENENTWICKLUNGEN 

SAP-Muster-Prüfermenüs und SAP-Muster-Prüfertransaktionsrollen sollten nicht geändert werden, da die 

Gefahr besteht, dass kundenindividuelle Änderungen beim Einspielen von SAP-Hinweisen bzw. Support 

Packages überschrieben werden. 107 Für Eigenentwicklungen empfehlen wir modulspezifisch eigene 

Ergänzungsrollen zu definieren. 

Beispielhaft können in firmenindividuellen Ergänzungsrollen eigene Report- oder Transaktionsberechtigungen 

(z. B. Berechtigung für Download von SAP-Auswertungen in ein eigenes Netzwerkverzeichnis für den 

Außenprüfer) aufgenommen werden. 

Dem Außenprüfer sollen gemäß dem BMF-Schreiben vom 16.07.2001 alle „im System vorhandenen 

Auswertungsmöglichkeiten“ zur Nutzung zur Verfügung stehen. 108 Aus unserer Sicht beschränkt sich der 

Zugriff auf tatsächlich lauffähige und vom Steuerpflichtigen genutzte Auskunftsreports, 109 da der Steuerpflichtige 

jederzeit in der Lage sein muss, die dem Außenprüfer gewährten Auskunftsrechte beurteilen zu 

können. Bei nicht genutzten Funktionen der Software kann der Steuerpflichtige diese Beurteilung nicht leisten. 


108 Vgl. BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 2a, a.a.O., und BMF FAQ, Stand 23.01.2008, Abschnitt III, Frage 12 a.a.O. 

109 Vgl. ZVEI-Kommentierung zu BMF FAQ, Stand 15.01.2007, Abschnitt III, Frage 12 a.a.O.; vgl. auch Abschnitt 3.2.4. 



Dem Außenprüfer zugänglich zu machen sind auch Eigenentwicklungen von Auskunfts-Transaktionen 

und -Reports. Diese Individualauswertungen sind möglicherweise den Standardreports an Funktionalität 

überlegen und können dem Außenprüfer von Nutzen sein. Greifen diese Eigenentwicklungen auf ausgewählte 

logische Datenbanken wie z. B. DDF für Debitoren, KDF für Kreditoren, SDF für Sachkonten usw. 110 

zu, so zieht die Zeitraumprüfung auch für diese Transaktionen und Reports. Eigene Anwendungen müssen 

individuell um die Zeitraumabgrenzung erweitert werden, wenn deren Datenbeschaffung nicht über 

logische Datenbanken realisiert wurde, die den Funktionsbaustein zur Zeitraumprüfung enthalten. 111 

Die folgende Tabelle zeigt einen Vorschlag, wie die Namenskonvention für eigene Berechtigungsrollen für 

kundenspezifische Erweiterungen ausgestaltet werden kann. 

TRANSAKTIONSROLLEN 

(MODULSPEZIFISCHE MENÜS) 

110 Vgl. Abschnitt 5.4.6.4. 

111 Vgl. SAP-Hinweis 798565. 

SAMMELROLLEN Z_AUDITOR_TAX 

BERECHTIGUNGSROLLEN 

(MODULSPEZIFISCHE 

BERECHTIGUNGEN OHNE 

MENÜS) 

Z _AUDITOR_TAX_FI_Z Z_AUDITOR_TAX_FI_Z_A 

Z_AUDITOR_TAX_MM_Z Z_AUDITOR_TAX_MM_Z_A 

usw. usw. 

Tabelle 7: Vorschlag Namenskonvention Prüferrollen – Kundenerweiterung 

SONSTIGE 

BEMERKUNGEN 

Firmeneigene Erweiterungsrolle 

für Modul FI 

Firmeneigene Erweiterungsrolle 

für Modul MM 

5.4.5 PRÜFERROLLE SCHÜTZEN 

Die Außenprüfer sollen nur das Menü benutzen, das der Steuerpflichtige für sie ausgeprägt hat. Um zu 

verhindern, dass der Außenprüfer vom Prüfer- auf das SAP-Standardmenü umschaltet, besteht ab R/3 

Release 4.7 die Option, in der Tabelle 

USERS_SSM Erlaubte Menüs für den Session Manager 

einen Eintrag mit dem Benutzernamen des Prüfers zu pflegen und den Schalter für das Benutzermenü zu 

setzen. Das System lässt danach für diesen Benutzer nicht mehr zu, auf das Standardmenü umzuschalten. 


Seite 56 


5.4.6 ZEITRAUMPRÜFUNG (PRÜFUNGSZEITRAUM) 

5.4.6.1 BESCHRÄNKUNG DES ZUGRIFFSRECHTS AUF EINEN ZEITRAUM 

Bevor ein SAP-System mit GDPdU-Funktionen erweitert wurde, war es nicht möglich, die Zugriffsberechtigung 

eines Benutzers auf einen bestimmten Zeitraum zu beschränken. Die unter Berücksichtigung der 

gesetzlichen Vorgaben parallel zu DART-Version 2.0 oder höher eingeführte Funktion erlaubt es nun, für den 

Außenprüfer einen Zugriffszeitraum für Bewegungsdaten zu definieren. Für Stammdaten kann der Zugriff 

nicht auf Datensätze beschränkt werden, die im Prüfungszeitraum aktiv, d. h., nicht gesperrt waren. 

In größeren SAP-Systemen mit mehreren Buchungskreisen können zeitgleich mehrere Außenprüfer für 

z. B. Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Ertragssteuern bei unterschiedlichen Buchungskreisen tätig sein. 

Die Funktion der Zeitraumprüfung wurde so flexibel definiert, dass bei zeitgleich stattfindenden Außenprüfungen 

jedem Außenprüfer unterschiedliche Zugriffszeiträume zugewiesen werden können. 

Als zu prüfender Zeitraum wird die Zeitspanne laut Prüfungsanordnung im SAP-System hinterlegt. 

Die Funktion der Zeitraumprüfung wird über mehrere zusammenwirkende Tabellen gesteuert, die mittels 

dreier Transaktionen gepflegt werden. Diese Transaktionen werden im Folgenden vorgestellt. 

5.4.6.2 TABELLEN TPCUSER / TPCUSERN (TRANSAKTION TPC2) 

Mit der Transaktion TPC2 werden Benutzer, in diesem Fall Außenprüfer, DART-Benutzergruppen zugeordnet. 

Abbildung 15: Pflegedialog der Tabelle TPCUSERN, Transaktion TPC2 

PRAXISTIPP: 

Die Benutzergruppe ist in DART frei definierbar und kann eine Organisationseinheit oder Prüfungsart, 

z. B. Ertragssteuer-, Zoll- oder USt-Prüfung, repräsentieren. 

5.4.6.3 TABELLE TPCPROGS 

In der Tabelle 

TPCPROGS Prüftabelle für die Programme der Berechtigungsprüfung 

werden Programme eingetragen, die für die zeitraumabhängige Prüfung vorgesehen sind. Hier müssen 

auch kundeneigene Programme aufgenommen werden.

Ein spezieller Pflegedialog ist nicht vorhanden. Die Pflege erfolgt mit der Transaktion SM31. 

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt der Tabelle TPCPROGS. 

Abbildung 16: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROGS 

5.4.6.4 TABELLE TPCPROG (TRANSAKTION TPC4) 

Mit der Transaktion TPC4 werden Programme / Reports bzw. logische Datenbanken in die Tabelle TPCPROG 

eingetragen und damit der erweiterten Prüfung auf erlaubte Zeiträume unterworfen. Diese Tabelle enthält 

diejenigen Programme / Reports und logischen Datenbanken, die der Außenprüfer beim Z1-Zugriff nutzt. 

Der Tabellenumfang stellt eine Untermenge der im Unternehmen im Einsatz befindlichen Programme / 

Reports auf Basis der Tabelle TPCPROGS dar. 

Abbildung 17: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROG 


Seite 58 


5.4.6.5 TABELLE TPCDATEN (TRANSAKTION TPC6) 

Die Transaktion TPC6 prägt die Tabelle 

TPCDATEN Zeiträume für Berechtigungsprüfung 

mit den für den Zugriff durch Außenprüfer erlaubten Zeiträumen aus. Sie greift die Benutzergruppe auf 

(siehe Abschnitt 5.4.6.2) und weist ihr eine Applikation (z. B. FI-FI = Hauptbuch), eine Organisationseinheit 

(z. B. für FI: Buchungskreis) und die erlaubten Zeiträume (Intervall von Datum bis Datum) zu. 

Abbildung 18: Ausschnitt aus Tabelle TPCDATEN 

Die Organisationseinheit ist dabei kontextabhängig einzutragen. Die folgende Übersicht zeigt für die 

Applikation die jeweils mögliche Organisationseinheitsklasse. 

APPLIKATION BEZEICHNUNG TABELLE TPCDATEN: 

ORGANISATIONSEINHEITENKLASSE 

FI-FI Finanzbuchhaltung Buchungskreis 

CO Kostenrechnung Kostenrechnungskreis 

SD Vertrieb Verkaufsorganisation 

EA-TRV Reisekostenabrechnung Buchungskreis 

FI-AA Anlagenbuchhaltung Buchungskreis 

FI-CA Vertragskontokorrent Buchungskreis

APPLIKATION BEZEICHNUNG 


TABELLE TPCDATEN: 

ORGANISATIONSEINHEITENKLASSE 

HR Personalwesen 

IM-RE Immobilien Buchungskreis 

LO-MD Logistik Materialstamm 

MM-FT Außenhandel Importabwicklung Buchungskreis 

SD-FT Außenhandel Exportabwicklung Verkaufsorganisation 

TR-LO Treasury Darlehen Buchungskreis 

TR-TM Treasury Transaktions-Management Buchungskreis 

Tabelle 8: Transaktion TPC6: kontextabhängige Organisationseinheit 

Nur in der Tabelle TPCPROGS zugeordneten Applikationen dürfen hier verwendet werden (siehe Abschnitt 

5.4.6.3). 

Hinweis: MM (Logistik) wird nicht speziell in der Tabelle behandelt, sondern über die Applikation FI-FI berechtigt. 

5.4.7 PRÜFERAKTIVITÄTEN AUFZEICHNEN (ACTION LOG) 

5.4.7.1 ACTION LOG ALS NEUE FUNKTIONALITÄT 

Die vor den GDPdU in SAP-Systemen vorhandenen Protokollierungswerkzeuge wie z. B. Transaktionen 

SM19 und SM20 (Security Audit Logs) oder das SQL Audit Log112 sind rein technisch orientiert, für Mitarbeiterinnen 

und Mitarbeiter der Fachabteilungen (z. B. Steuerfachleute) schwer lesbar und enthalten nicht die 

gewünschten Detailinformationen zu den ausgeführten Prüferaktivitäten im System. 

SAP hat auf Drängen der AG GDPdU für R/3-Releases ab 4.6B ein neues Protokollverfahren entwickelt, 

das auch für Personen aus Fachabteilungen verständliche Informationen bietet. Diese neuen Form der 

Aufzeichnung protokolliert alle Aufrufparameter von Transaktionen und Reports und stellt sie im Überblick 

über die Prüferaktivitäten dar. Der SAP-Begriff für diese Protokollierung lautet Action Log. Die Protokolldaten 

werden unter dem neuen Datenobjekt ATAX gespeichert. 

Je nach Intensität der Prüferzugriffe ergeben sich u. U. umfangreiche Datensammlungen. Werden sie nicht 

kontinuierlich gesichtet, fehlen zeitnah Informationen über den Umfang des Zugriffs und die Datenobjekte, 

die sich der Außenprüfer angesehen hat. 


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PRAXISTIPP: 

Vereinbaren Sie mit Fachabteilung und IT die Auswertung des Action Logs in kurzfristigen Intervallen. Es 

macht wenig Sinn, erst kurz vor der Abschlussbesprechung Protokolldaten zu sichten. 

Auf diese Weise erhalten Sie zeitnahe Informationen über die Prüfungshandlungen des Außenprüfers 

und seine Prüfungsschwerpunkte. 

Leider steht die Aufzeichnungsfunktion für Prüferzugriffe derzeit nur für die Applikationen FI, FI-AA, MM 

und HCM zur Verfügung. Entwicklungsanträge sind bei SAP gestellt, um zukünftig auch Prüferzugriffe auf 

Daten der Module SD und CO zu erfassen. Wenn hier aus Sicht der Anwender dringender Handlungsbedarf 

besteht, bitten wir um Feedback an die AG GDPdU. 

Zur Kontaktadresse siehe www.dsag.de → Arbeitskreise → Übersicht → Prozesse → AG GDPdU. 

5.4.7.2 AUSWERTUNG DES ACTION LOGS (TRANSAKTION SLG1) 

Unter Objekt ATAX werden alle Zugriffe der Außenprüfer protokolliert. Die Auswertung, die mittels 

Transaktion SLG1 gestartet wird, erlaubt, selektiv auf die Log-Daten zuzugreifen. 

Die folgende Abbildung zeigt das Selektionsbild zur Transaktion SLG1. 

Abbildung 19: Selektionsbild der Transaktion SLG1

Wichtige Abgrenzungskriterien sind 

> das Erfassungsdatum und die Uhrzeit der Prüferzugriffe 

> der Benutzername (Trennung der Auswertung nach Außenprüfer) 

> der Transaktionscode oder das durch den Außenprüfer aufgerufene Programm 

Entsprechend der ausgewählten Selektionsparameter (im Beispiel: Transaktion AW01N und Eingabedatum 

vom 01.08.2008 bis 01.08.2008) erfolgt die Listausgabe am Bildschirm: 

Abbildung 20: Ergebnisanzeige Transaktion SLG1 Prüferzugriffe 

Durch „Aufreißen“ der einzelnen Zeilen mittels Mausklick auf das Dreieck am Zeilenanfang werden weitere 

Detail-Angaben zum Zugriff gezeigt. Hier im Beispiel wurde die erste Zeile (siehe Markierung in Abbildung 

20) abgefragt: 

Abbildung 21: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen (Transaktion SLG1) 

Ergebnis der Abfrage: 

Buchungskreis: 1000 

Anlage-Nr.: 1137-0000 

Anlagenbezeichnung: Erweiterung Produktionshalle 

Geschäftsjahr: 2004 


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5.4.7.3 PROTOKOLLÜBERSICHT ANZEIGEN (MIT REPORT CA_TAXLOG) 

Sollen die Protokolle ausgedruckt und als Druckliste archiviert werden, steht hierfür der Report CA_TAXLOG 

zur Verfügung. Er zeigt den identischen Inhalt wie bei Transaktion SLG1, jedoch in anderer Darstellung. 

Abbildung 22: Selektionsbild des Reports CA_TAXLOG (Transaktion SA38) 

Bei gleichen Selektionskriterien wie bei der Transaktion SLG1 sieht das Ergebnis wie folgt aus: 

Abbildung 23: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen des Reports CA_TAXLOG 

Nach Expansion der kompletten Liste kann man sich mit dieser Darstellung einen schnelleren Überblick als 

mit der Transaktion SLG1 verschaffen, aber auch eine Suche nach relevanten Begriffen durchführen.

5.4.7.4 PROTOKOLLINFORMATIONEN LÖSCHEN (TRANSAKTION SLG2) 

Das Action Log (Daten des Objekts ATAX) kann nach Abschluss der Außenprüfung mit Transaktion SLG2 

gelöscht werden. 

Eine vorherige Archivierung mittels Archivierungsobjekt BC_SBAL ist ebenfalls möglich. 

PRAXISTIPP: 

Sollten sich größere Datenmengen durch die Protokollierung ergeben (mehrere Außenprüfer sind über 

einen langen Zeitraum tätig), empfiehlt sich die Archivierung und Reorganisation, um einerseits die 

Online-Datenbank zu entlasten, andererseits aber den gesamten Prüfungsprozess im Blick zu behalten. 

5.5 TECHNISCHER Z3-ZUGRIFF 

5.5.1 WERKZEUG DART DATA RETENTION TOOL 

SAP stellt im Rahmen des Standards das Werkzeug 

DATA RETENTION TOOL (DART) 

zur Verfügung. DART wurde ursprünglich für den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung in den 

Vereinigten Staaten von Amerika (USA) entwickelt. Die Klassifizierung der in den USA steuerrelevanten 

Daten (Tabellenvorrat „US“) ist der Initiative der Americas’ SAP Users’ Group (ASUG) zu verdanken. 

Aufbauend auf dieser Basis hat die AG GDPdU die Vorgaben der deutschen Gesetzgebung in kontinuierlicher 

Arbeit ab 2001 in das Werkzeug übernommen und einen eigenen Datenkatalog mit steuerlich relevanten 

Daten aufgebaut. Mittlerweile bildet der Tabellenvorrat „DE“ einerseits den Kern des Datenumfangs 

„US“ zum überwiegenden Teil ab und besitzt andererseits weitere Datenfelder mit spezifischen Anforderungen 

der deutschen Finanzverwaltung, wie z. B. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStId). 

Bezogen auf DART-Version 2.6 zeigt die folgende Tabelle die Verhältnisse zwischen den Tabellenvorräten 

zwischen den Länderversionen US und DE. 

DATENUMFANG DATENSEGMENTE FELDER 

Gesamt 446 5.829 

Davon entfallen auf: 

US (exklusiv) 5 138 

DE (exklusiv) 270 3.559 

US und DE gemeinsam 171 2.132 

Tabelle 9: Segmentumfang DART-Datenkatalog – Stand DART-Version 2.6 


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Da mittlerweile auch in anderen Ländern, insbesondere EU-Ländern, der Ruf nach Datenträgerüberlassung 

stärker wurde und gesetzliche Regeln erlassen sind, wie z. B. 

Schweiz: Verordnung des EFD über elektronisch übermittelte Daten und 

Informationen (ElDI-V) vom 30. Januar 2002 

Österreich: §§131, 132 Bundesabgabenordnung (BAO) 

Frankreich: Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI) 

Portugal Portaria nº 321-A / 2007, 

ergaben sich Auswirkungen auf Konzeption und Konfiguration von relevanten Datentabellen. 

Einzelne Buchungskreise können bereits heute auf Länderversionen konfiguriert werden. Innerhalb des 

Customizings ist es möglich, eine Version „US“ oder „DE“ zu wählen. Heute ist nur noch eine geringe Anzahl 

von Datentabellen (z. B. Sales / Use Tax etc.) rein amerikanisch. Für deutsche US-Tochterfirmen ist es ab 

Release 2.4 auch möglich, alle steuerrelevanten Daten (DE und US) in einem Verarbeitungsgang („ALL“) zu 

extrahieren, um damit lokale und internationale Gesetzesvorgaben befriedigen zu können. 

Hierzu ist mit der Transaktion SM31 die Tabellen TXW_C_BUKRS zu pflegen: 

Abbildung 24: Anzeige Customizing der Tabelle TXW_C_BUKRS (Transaktion SM31) 

DART erzeugt Datenextrakte als „steuerliche Datenkonserve“. Der DART-Extrakt ist ein Satz von Dateien, die 

als Snap Shot den Zustand der SAP-Datenbank zum Zeitpunkt der Extraktion abbilden. Damit lassen sich 

bei Kontenplanänderungen 113 die Daten(zu)stände aus Mergers- und Akquisitions-Szenarien im ursprünglichen 

Zustand „einfrieren“. 

Für die Auswertung der DART-Extrakte wird „ein“ SAP R/3-System benötigt, das nicht notwendigerweise 

identisch mit dem Quell-System sein muss, auf dem die Datenextrakte einst erzeugt wurden. Dieses 

„Auswerte“-System bedarf jedoch eines Releasestandes, der gleich oder höher gegenüber dem Releasestand 

des erzeugenden Systems ist. In größeren Unternehmen mit unterschiedlichen SAP-Systemen bzw. 

Releaseständen ist es denkbar, dezentral DART-Datenextrakte zu erzeugen und diese auf einem zentralen 

System auszuwerten. 

113 Kontenplanänderungen im Zuge von Unternehmenszusammenschlüssel aus Mergers & Akquisitions.

Als Alternative für den Fall, dass später zur DART-Extraktauswertung kein SAP-System mehr zur 

Verfügung stünde (z. B. Migrationen von einem SAP- auf ein NON-SAP-System, siehe Abschnitt 4.5.2), gibt 

es ab der DART-Version 2.4 den Extraktsplitter. Mit dieser Funktion ist es möglich, Extraktdateien in die 

einzelnen Segmente zu atomisieren und je Segment jeweils eine einzelnen Datei im AIS-Format (mit 

beschreibenden Kopfzeilen) zu erzeugen. Diese einzelnen Dateien können in ein Auswertetool eingelesen 

und ausgewertet werden. 

5.5.2 AUSLIEFERUNG DER DART-VERSIONEN 

Die einzelnen DART-Versionen, beginnend mit DART-Version 2.0, wurden und werden mit SAP-Hinweisen 

ausgeliefert, die in der Regel über Support Packages in die Systeme importiert werden. 

Die folgende Tabelle zeigt die Nummer des Support Packages, mit der die jeweilige DART-Version ausgeliefert 

wurde. 

DART- 

VERSION 

SAP-HINWEIS / 

DATUM DER VER- 

ÖFFENTLICHUNG 

SAP 

R/3 

3.1 


R/3 

4.0 


R/3 

4.5B 

SAP-SYSTEM 


R/3 

4.6B 


R/3 

4.6C 


R/3 

4.7 


ERP 

2004 

2.0 491141 / 05.02.2002 B1 80 58 47 37 06 - - 

2.1 622095 / 13.05.2003 B2 82 60 55 46 

2.2 668943 / 20.01.2004 B4 83 61 56 47 

2.3 702511 / 30.01.2004 - - - - - - 

12 + 

13 

18 + 

19 


ERP 

6.0 

- - 

- - 

02 + 

03 

763867 / 27.12.2004 B5 85 63 58 49 23 - - 

2.4 810014 / 29.06.2005 - - - - 51 25 

2.5 1050841 / 26.04.2007 - - - - 55 29 17 10 

2.6 1173540 / 11.08.2008 - - - - 58 31 20 14 

Tabelle 10: Zuordnung DART-Auslieferung zu SAP-System 

08 + 

10 

- 

- 


Seite 66 


5.5.3 SYSTEMSEITIGE DOKUMENTATION / HILFE ZU DART 

Aus einer beliebigen Transaktion heraus stellt das System über den Menüpfad 

HILFE → HILFE ZUR ANWENDUNG 

nähere Erläuterungen und Tipps zu dieser Transaktion zur Verfügung. Für Transaktionen zu DART wird 

kontextbezogen die entsprechende Passage aus der DART-Online-Dokumentation herangezogen. 

Hier im Beispiel: Transaktion FTWQ DART-Datensegmente konfigurieren. 

Abbildung 25: Aufruf der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ) 

Der Aufruf der Hilfe führt zum Abschnitt Datensegmentkonfiguration: 

Abbildung 26: Anzeige der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ)

5.5.4 DART-TRANSAKTIONEN UND -REPORTS 

Bevor auf einzelne Transaktionen und Reports vertieft in den weiteren Abschnitten eingegangen wird, zeigt 

die folgende Tabelle den Gesamtumfang der zum Werkzeug DART gehörenden Transaktionen und Reports. 

TRANS- 

AKTIONS- 

CODE 

KURZBESCHREIBUNG DER TRANSAKTION VERBUNDEN 

MIT PROGRAMM 

FTW0 Bereichsmenü DART - 

FTW1A Extraktdaten RTXWCF02 

FTWB Archivierte Daten abrufen RTXWCF10 

FTWC Extrakte mischen RTXWMG01 

FTWCF Feldkatalog anzeigen RTXWCATF 

FTWCS Segmentkatalog anzeigen RTXWCATS 

FTWD Datenextraktkontrollsummen prüfen RTXWCHK2 

FTWE Kontrollsummen prüfen (FI-Belege) RTXWCHK11 

FTWE1 Alle FI-Kontrollsummen prüfen RTXWCHK4 

FTWF Datenextrakt-Browser RTXWQU01 

FTWH Daten-View-Abfragen RTXWQU03 

FTWI Hintergrundjob erzeugen RTXWBTCH 

FTWJ Aus Archiven abgerufene Daten löschen RTXWDROP 

FTWK Extrakte löschen RTXWDELF 

FTWL Extraktprotokoll anzeigen RTXWLOG2 

FTWM Datenextrakt neu erstellen RTXWCF05 

FTWN View-Abfrageprotokoll anzeigen RTXWVWL2 

FTWP Einstellungen für Datenextraktion SAPMTXWC 

FTWQ Datensegmente für Datendatei konfigurieren RTXWSEGS 

FTWR Dateigröße Arbeitsblatt RTXWSIZE 


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TRANS- 

AKTIONS- 

CODE 

KURZBESCHREIBUNG DER TRANSAKTION VERBUNDEN 

MIT PROGRAMM 

FTWS Konfiguration und Protokolle transportieren RTXWTASK 

FTWW Segmentinformationen auflisten RTXWLS01 

FTWX 

Berechtigungsgruppen für View-Dateien: Aufruf der Transaktion 

SM30 Tabellenpflege; View-Name: V_TXW_TBRG 

SAPLTXWA 

FTWY Viewdefinition pflegen SAPMTXWV 

FTWYR Segmentbeziehungen pflegen RTXWSM3X 

FTWQTD Pflege Nummernbereich Bewegungsdaten-Segmente 114 - 

FTWQMD Pflege Nummernbereich Stammdaten-Segmente 114 - 

S_P6B_1200272 Datenextrakt-Splitter RTXWQU05 

S_P6B_1200273 Assoziierter Datendetektor RTXWQU06 

S_P6B_1200274 Extrakt-Splitter-Protokoll anzeigen RTXWQU05 

Tabelle 11: Liste der DART-Transaktionen (Stand DART 2.6) 

5.5.5 DART-MODULÜBERSICHT 

Mittels DART können Daten aus verschiedenen Modulen von SAP für die Außenprüfung extrahiert werden. 

Dies setzt voraus, dass die SAP-Datenarchivierung für den Extraktionszeitraum noch nicht durchgeführt 

worden ist. 

Nachstehend eine Übersicht des Extraktumfangs mit den zugeordneten Archivierungsobjekten. 

MODUL BEZEICHNUNG EXTRAKTUMFANG ARCHIVIERUNGSOBJEKTE 115 

FI Financials 

JV Joint-Venture-Buchhaltung 

> Finanzbelege 

> Offene Postenliste 

> Abstimmung FI / CO 

> Änderungsbelege 

> Steuerdaten 

> Stammdaten Joint- 

Venture-Buchhaltung 

> FI_ACCOUNT 

> FI_ACCPAYB 

> FI_ACCRECV 

> FI_BANKS 

> FI_DOCUMNT 

> FI_MONTHLY 

> CHANGEDOCU 

Nicht vorhanden 


115 Vgl. service.sap.com/ilm → Kasten News → Datei „Reports and Transactions for Accessing Archived Data“, Version 2.7, Stand Nov. 2007.

MODUL BEZEICHNUNG EXTRAKTUMFANG ARCHIVIERUNGSOBJEKTE 

AA Anlagenbuchhaltung 

CO Controlling 

MM Materialwirtschaft 

SD Vertrieb 

TR 

(CFM) 

BP 

Corp.Finance 

Mgmt.(Treasury) 

> Anlagenbelege 


> Kostenrechnungsbelege 

> Abstimmung FI / CO 

> Statistische CO- 

Belegpositionen 

> Kostenstellen-Hierachien 

> Profit-Center-Hierachien 

> CO-Primärbuchungen 

> CO-Sekundärbuchungen 

> Materialbelege 

> Bestellungen 


> Verkaufsbelege 

> Lieferbelege 

> Fakturabelege 

> Preiskonditionen 

Fakturabeleg 

> CFM-Belege 

> Historische Bewegungsdaten 

> AM_ASSET 

> CHANGEDOCU 

> COPA2_xxxx 

> CO_ALEITEM 

> CO_ALLO_ST 

> CO_CCMAST 

> CO_CCTR_EP 

> CO_CCTR_ID 

> CO_CCTR_PL 

> CO_CEL_RCL 

> CO_COSTCTR 

> CO_ITEM 

> CO_KSTRG 

> CO_ORDER 

> CO_PROCESS 

> CO_TOTAL 

> PM_ORDER 

> PP_BKFLUSH 

> PP_ORDER 

> PR_ORDER 

> PS_PROJECT 

> QM_CONTROL 

> MM_EKKO 

> MM_MATBEL 

> MM_MATNR 

> MM_PREF 

> MM_REBEL 

> MM_SPSTOCK 

> CHANGEDOCU 

> FT_VEIAV 

> FT_VEXAV 

> RV_LIKP 

> SD_VBAK 

> SD_VBKA 

> SD_VBRK 

> TRTM_FTR 

CL Consumer Mortage and Loans > CML-Belege > CMLDOCUMNT 


Seite 70 


MODUL BEZEICHNUNG EXTRAKTUMFANG ARCHIVIERUNGSOBJEKTE 115 

RE Immobilienverwaltung > Immobilienbelege 

> RE_BUILDNG 

> RE_BUSN_EN 

> RE_MGT_CNT 

> RE_PROPERTY 

> RE_RNTL_AG 

> RE_RNTL_UN 

> RE_STLM_UN 

TV Reisemanagement > Reisebelege > PA_TRAVEL 

XX Kundenerweiterungen > Special Ledger > FI_SL_DATA (*) 

Tabelle 12: DART-Modulübersicht (Stand DART 2.6) 

(*) Ist z. B. das Umsatzkostenverfahren (Basis FI-SL) im Einsatz, muss dieses kundenseitig in den DART- 

Umfang aufgenommen werden. 

5.5.6 DART-SEGMENT- / FELDKATALOG (TRANSAKTIONEN FTWCS / FTWCF) 

Die Transaktion FTWCS zeigt DART-Datensegmente, die angeben, aus welcher Anwendung und Referenztabelle 

der Produktionsdatenbank Stamm-, Bewegungs- und erläuternde Daten in die DART-Segmente 

eingeflossen sind. 

Abbildung 27: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder für alle Länderversionen 

MD = Master Data (Stammdaten) GEN = General (allen Länderversionen) 

TD = Transaction Data (Bewegungsdaten) DE = nur in Länderversion DE 

US = nur in Länderversion US

Abbildung 28: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder nur Länderversion „DE“. 

MD = Master Data (Stammdaten) GEN = General (allen Länderversionen) 

TD = Transaction Data (Bewegungsdaten) DE = nur in Länderversion DE 

US = nur in Länderversion US 

Die Transaktion FTWCF bietet den Blick auf die im Einzelnen je Segment enthaltenen Datenfelder (den 

Feldkatalog). 

Abbildung 29: Ausschnitt für ein DART-Segment mit dem jeweiligen Feldkatalog 


Seite 72 


Abbildung 30: Ausschnitt aus dem DART-Feldkatalog (hier Segmente TXW_FI_*) 

Ein Drill-Down auf Einträge des Feldkatalogs ist in den Zellen der Spalten „Segmentname“ und „Referenztabelle“ 

möglich und liefert weitere Informationen. 

Einerseits werden die Felder des Segments angezeigt (= Zieltabelle für die Extraktdaten), siehe folgende Abbildung, 

Abbildung 31: Auszug der Daten einer Segment-Tabelle

andererseits die Felder der Referenztabelle (=Quelltabelle für die Extraktdaten), siehe folgende Abbildung. 

Abbildung 32: Auszug der Daten einer Referenztabelle 

5.5.7 FELDKATALOGERWEITERUNGEN FÜR KUNDENEIGENE DATENFELDER 

Sind unternehmensindividuell Erweiterungen oder Modifikationen in den SAP-Systemen eingebaut worden, 

die steuerlich relevante Daten generieren und die nicht über Standardabfragen dem Außenprüfer zur Verfügung 

stehen, muss der Umfang des Datenkatalogs erweitert werden. Dies ist im Rahmen der Möglichkeiten der 

kundenindividuellen Anpassung Aufgabe des Steuerpflichtigen. 116 Jeder Steuerpflichtige bleibt selbst verpflichtet, 

den DART-Daten-Feldkatalog zu prüfen und auf seine Verhältnisse hin anzupassen. 117 

DART zeichnet sich gerade dadurch aus, dass aus bestehenden SAP-Datentabellen / -strukturen weitere 

Felder aufgenommen oder Datentabellen aus kundeneigenen Entwicklungen innerhalb eines SAP-Systems 

in den DART-Datenumfang eingeschlossen werden können. Kundenerweiterungen vorhandener Segmentstrukturen 

werden als „Customer Includes“ im Feldkatalog gekennzeichnet, eigene Tabellen werden in 

eigene DART-Segmentstrukturen überführt und sind deshalb außerhalb des SAP-Namensraumes zu definieren. 

Das Verfahren, um kundeneigene Tabellen in den DART-Datenfeldkatalog aufzunehmen, ist beschrieben in 

den SAP-Erläuterungen zu DART-Version 2.5, die auf dem Service Marketplace der SAP als pdf zum Download 

angeboten werden. 118 

116 Siehe hierzu auch die DSAG-Mitgliederempfehlung vom 08.12.2003 „Ergebnisse des Informationsgesprächs 

der Vertreter der DSAG e. V. und Mitarbeiter der SAP AG mit SAP-Experten der Finanzverwaltung am 08.12.2003 

in Bonn“, http://www.dsag.de/fileadmin/media/downloads/2003-12-08-Mitgliederinfo.pdf. 


118 Vgl. zur DART-Version 2.5 die Datei „DART_2.5“, http://service.sap.com/dart, Stichwort GDPdU, 

Media Center (Download); Abschnitt über DART-Kundenerweiterungen, Seite 58-63. 


Seite 74 


5.5.8 DART-BERECHTIGUNGEN 

5.5.8.1 GESAMTÜBERSICHT DER DART-BERECHTIGUNGSPRÜFUNG 

Eine Gesamtübersicht der im Zuge des Aufrufes von DART-Transaktionen geprüften Berechtigungen 

(einschließlich der Basisberechtigungen) bietet die Transaktion SU22 Zuordnung der Berechtigungsobjekte 

zu Transaktion. 

Für DART-Transaktionen FTW* und S_P6D_40000025 / ..26 / ..27 (Paket FTW1) zeigt das System die Menge an 

Berechtigungsobjekten, deren Prüfung durchlaufen wird. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft einen 

Ausschnitt aus der Ergebnisliste. 

Abbildung 33: Ausschnitt aus der Ergebnisliste zur Transaktion SU22 

5.5.8.2 DART-BERECHTIGUNGSOBJEKTE 

Das Werkzeug DART stützt sich bei der Berechtigungsprüfung auf wenige spezifische Berechtigungsobjekte, 

die im Folgenden vorgestellt und kurz erläutert werden. 

Weitere Informationen bieten die SAP-Erläuterungen zu DART-Version 2.5, die auf dem Service Marketplace 

der SAP zum Download angeboten werden. 119 

119 Vgl. zur DART-Version 2.5 die Datei „DART_2.5“, Abschnitt über DART-Berechtigungsobjekte, 

Seite 64-67, a.a.O,

BERECHTI- 

GUNGS- 

OBJEKT 

BESCHREIBUNG BERECHTIGUNGSFELDER / ERLÄUTERUNGEN AKTIVITÄTEN 

F_TXW_TV View-Abfragen 

ausführen, löschen, 

archivieren und auf 

den lokalen PC 

exportieren 

F_TXW_RA Archivierte Daten 

zurückladen oder 

zurückgeladene 

Daten löschen 

F_TXW_TF Datenextrakte anlegen, 

anzeigen, 

löschen, archivieren 

F_TXW_TFCF Konfiguration der 

Datenextrakte 

F_TXW_TVC2 Konfiguration der 

Datenextrakte 

F_TXW_TVCF Konfiguration der 

DART-Datensichten 

(Views) ändern 

Tabelle 13: DART-Berechtigungsobjekte 

ACTVT Aktivität 

BRGRU Berechtigungsgruppe 

BUKRS Buchungskreis 

Die Aktivitäten 24 / 25 erlauben das Ablegen / 

Abrufen von Views aus einem angeschlossenen 

Archivsystem 

Die Aktivität 61 (View-Report in Datei exportieren) 

unterstützt den Export in das File-System auf 

dem Applikationsserver 




03 Anzeigen 

06 Löschen 

24 Archivieren 

25 Zurückladen 

61 Exportieren 

01 Hinzufügen 

03 Anzeigen 

06 Löschen 



ACTVT Aktivität 01 Hinzufügen 

03 Anzeigen 

06 Löschen 




BEGRU Berechtigungsgruppe 

Pflegeschutz für View-Dateien für Benutzergruppen 

einrichten. Die Pflege der Berechtigungsgruppen 

erfolgt mit der Transaktion FTWX 

Voraussetzung: 

Parameter in Tabelle TXW_C_GLO sind gesetzt: 

PARM_NAME AUTH_VIEW_DEF 

PARM_VALUE AUTHGRP 

02 Ändern 

03 Anzeigen 

Hinweis: 

In Standardauslieferung ist Parameter nicht gesetzt 

ACTVT Aktivität 02 Ändern 

03 Anzeigen 


Seite 76 


5.5.9 DART-RELEASEPFLEGE 

DART wird im Rahmen der normalen Auslieferungslogistik 120 über SAP-Hinweise aktualisiert, die in Support 

Packages eingebunden sind. 

Aufgrund der betrieblichen Erfordernisse kann ein Upgrade auf ein neues DART-Release durch den betreffenden 

SAP-Hinweis mit anhängendem Sondertransport in ein SAP-System aufgenommen werden. Inwieweit ein 

Roll-Out als Sondertransport außerhalb von Prozeduren für den Import von Support Packages oder als 

normales Support-Package-Upgrade unterjährig erfolgen kann, muss in den jeweiligen Unternehmen 

selbst entschieden werden. 

Es ist davon auszugehen, dass ein DART-Release nach seiner Veröffentlichung durch SAP und Auslieferung 

der Programmergänzungen mittels SAP-Hinweis über den Service Marketplace mit einer zeitlichen 

Verzögerung im System des Steuerpflichtigen implementiert werden wird. Es gilt die im Unternehmen üblichen 

Prozeduren zur Qualitätssicherung aller Änderungen an den eingerichteten Produktionssystemen zu beachten. 

5.5.10 ABLAUF DART-EXTRAKTERSTELLUNG 

5.5.10.1 ABGRENZUNG EINBEZOGENER DATEN 

Es werden nur diejenigen Daten bei der Extraktion ausgelesen, welche tatsächlich im Auswahlzeitraum 

entstanden sind (Bewegungsdaten). Alle dazugehörigen Daten wie 

> Stammdaten 

> Änderungsbelege relevanter Bewegungs- und Stammdaten 

> Erklärungsdaten 

> abhängige Tabellen 

sind, soweit im Segment- oder Feldkatalog vorgesehen, automatisch mit enthalten, ohne dass der Anwender 

diese Daten selbst auswählen müsste. 

PRAXISTIPP: 

Erstellen Sie DART-Extrakte zeitnah im Rahmen der Beendigung der Jahresabschlussarbeiten eines 

Geschäftsjahres (Testat des Wirtschaftsprüfers). 

I.d.R werden Extrakte einmal im Jahr erzeugt. Sollte es die anfallende Datenmenge erfordern, unterjährig 

Extrakte für einen Teilzeitraum zu erstellen, dann sind Stammdaten bis einschl. DART 2.3 in allen diesen 

Extrakten enthalten, die jeweils die zum Extraktionszeitpunkt bestehende Merkmalsausprägung aufweisen. 

Bei der Viewbildung über mehrere Extrakte fließen die Stammdaten mehrfach ein. Eigentlich bildet der letzte 

Extrakt für das Geschäftsjahr den aussagefähigsten Bestand, da er den letzten erreichten Stand dokumentiert. 

Alternativ eröffnet DART ab der Version 2.4 die Option, im Zuge der Datenextraktion die Stammdaten für die 

Monatsextrakte auszuschließen und einen reinen Stammdatenextrakt nach der Extraktion der letzten 

Periode separat zu erstellen. Der neue Viewer seit DART 2.4 bietet die Möglichkeit, Bewegungs- und Stammdatenextrakte 

gemeinsam auszuwerten und die Daten in einer gemeinsamen View darzustellen. 

Sollen unterjährig Extrakte ohne Stammdaten erzeugt werden, ist es erforderlich, im DART-Customizing 

(Transaktion FTWP) die Stammdatenauswahl zu aktivieren. Bei der Definition des Umfanges für den 


einzelnen Extraktlauf wird nach der Auswahl der Bewegungsdatensegmente die Stammdatenauswahl 

aufgerufen und die vorhandene Markierung für alle Stammdatensegmente abgewählt. Die nachfolgende 

Abbildung zeigt ein Beispiel hierzu: 

Abbildung 34: Extrakterstellung ohne Stammdaten 

Für die Erstellung des reinen Stammdatenextraktes am Ende des Geschäftsjahres muss dann die Auswahl 

entsprechend angepasst werden. Dies bedeutet, keine Bewegungsdaten, stattdessen aber alle Stammdaten 

auswählen. 

Besteht bei der parallelen Extraktion von Bewegungs- und Stammdaten noch die Möglichkeit, die Stammdaten 

auf die in den Bewegungsdaten verwendeten Stammdaten einzuschränken, so ist diese Option bei 

reinen Stammdatenextrakten nicht gegeben. Dies resultiert daraus, dass mangels verfügbarer Bewegungsdaten 

in diesem Extrakt keine Abhängigkeiten zwischen Bewegungsdaten und Stammdaten während der 

Extraktion aufgebaut werden können. Dieser Nachteil vergrößert zwar die Menge der extrahierten Daten, 

führt aber in der Praxis nur zu unwesentlich mehr Datenvolumen und reduziert gegenüber der monatlichen 

Stammdatenextraktion das Datenvolumen immer noch in erheblichem Umfang. Die folgende Abbildung zeigt 

die Einstellung für die reine Stammdatenextraktion. 


Seite 78 


Abbildung 35: Erstellung reiner Stammdatenextrakt 

Wenn einzelne Module nicht genutzt werden und demnach auch keine Bewegungsdaten in den Monatsextrakten 

herausgeschrieben wurden, brauchen die korrespondierenden Stammdatensegmente nicht 

extrahiert zu werden. Sie können über die oben gezeigte Funktion manuell abgewählt werden. 

PRAXISTIPP: 

Wählen Sie anlässlich der Viewbildung über mehrere Extrakte für ein Geschäftsjahr die Stammdaten 

allein aus dem letzten Extrakt aus, und mischen Sie diese zu den Bewegungsdaten. 

So vermeiden Sie, dass Stammdaten der gleichen Kontonummer mehrfach enthalten sind. 

Wenn den Prüfer die Entwicklung der Inhalte der Stammdaten interessiert, können Sie ihm Stammdatenänderungsbelege 

zur Verfügung stellen, die bei der Extrakterstellung automatisch maschinell mit 

extrahiert wurden. 

Obgleich die Datenextrakte die extrahierten Daten im Textformat enthalten, sind diese nicht für das direkte 

Lesen mit einem Text-Editor oder Tabellenkalkulationsprogramm geeignet. Wir empfehlen Ihnen, das 

Extrakt-Browser-Werkzeug zu verwenden, um die Daten im Extrakt anzusehen. 

Grundsätzlich ist es möglich, mehrere Buchungskreise in einem Extrakt zusammenzufassen. Es sollte 

jedoch ein Extrakt je Buchungskreis erzeugt werden, soweit der zu prüfende Steuerpflichtige nicht über die 

Zusammenfassung von mehreren Buchungskreisen abgebildet wird. In diesem Sonderfall wäre ein Extrakt 

mit mehreren Buchungskreisen denkbar. In Hinblick auf einen zukünftigen Z1-Zugriff des Außenprüfers auf

Datenextrakte 121 wäre dadurch gewährleistet, dass der Außenprüfer nur auf Buchungskreise des in der 

Prüfungsanordnung genannten Steuerpflichtigen zugreifen darf. Der Zugriff auf Extraktinhalte kann nur auf 

Buchungskreisebene geprüft werden. Eine Prüfung auf Organisationseinheiten weiterer im Extrakt vorhandener 

Daten aus anderen Modulen erfolgt nicht. 

5.5.10.2 PERIODISCHE EXTRAKTBILDUNG 

Im Regelfall umfasst ein Datenextrakt alle Buchungsperioden eines Buchungskreises für das komplette 

Wirtschaftsjahr (maximal 16 Buchungsperioden). Ein Datenextrakt darf technisch maximal 100 Daten-Files 

à 2 GB umfassen. In Abhängigkeit vom Datenvolumen und damit von den Laufzeiten der Extraktion kann es 

erforderlich sein, unterjährig Datenextrakte zu erstellen. Für einen Buchungskreis und bei monatlicher Extraktion 

fallen somit max. 14 ASCII-File Sets (je Buchungsperiode 1 Set mit n Files (ohne Stammdaten), ein Set für 

die Abschlussperioden 13–16 (soweit genutzt) sowie 1 Set mit n Files für Stammdaten (abhängig vom Datenvolumen 

und Vorgaben im Customizing) an. 

Für die Entscheidung zur Bestimmung der periodischen Extraktfolge sollen folgende Anhaltspunkte dienen: 

> nach Monats- oder Quartalsabschluss, aber erst nach Sperre der erlaubten Buchungsperiode (Tabelle T001B) 

> nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung (Buchungen letzter USt-Korrekturen und der 

USt-Zahllast sind eingeflossen). 

Anlässe für nicht-periodische Extraktionen können sein: 

> Datenauslagerungen vor Stilllegung von SAP-Systemen 

> Aushändigung von Datenbeständen an den Rechtsnachfolger bei Unternehmensverkäufen. 

Der Erwerber übernimmt die Datenaufbewahrung und ist Ansprechpartner der Außenprüfer. 

> Änderung in der Organisationsstruktur: Kontenplanumstellungen, Zusammenführung von einzelnen 

Buchungskreisen zu einem einzigen Buchungskreis bzw. Spaltung eines Buchungskreises in mehrere 

neue Buchungskreise im Wege der Verschmelzung / Spaltung von Daten auf der Datenbank. 

PRAXISTIPP: 

Bei periodischer Extrakterstellung für ein Geschäftsjahr ist darauf zu achten, dass diese nur mit einer 

DART Version erfolgt, da ansonsten bei einer späteren Auswertung ggf. kein einheitlicher View über das 

ganze Geschäftsjahr erstellt werden kann. Dies gilt insbesondere für Datenfelder, die durch eine neue 

DART-Version hinzugekommen sind und damit erst für Extrakte ab dem Zeitpunkt der Implementierung 

der neuen DART-Version zur Verfügung stehen. 



Seite 80 


5.5.10.3 NAMENSKONVENTIONEN FÜR DART-EXTRAKTE 

Es ist zu empfehlen, eine einheitliche Notation der Extraktdateien vorzunehmen. Die folgende Tabelle zeigt, 

welche Mindestangaben sich im Dateinamen wiederfinden sollten und wie eine Namenskonvention 

gestaltet werden kann. 

STELLE INHALT (BEISPIEL) BEZEICHNUNG 

1–3 PA6 System 

4 _ Trennzeichen 

5–7 100 Mandantennummer (*) 


9–12 0001 Buchungskreisnummer 


14–17 2008 Geschäftsjahr 


19–20 02 Periode von; bei Monats- oder Jahresextrakten 

00 = Jahr 

01–16 = Monat 

Q1–Q4 = Quartal 


22–23 02 Periode bis; bei Monats- oder Jahresextrakten 

00 = Jahr 

01–16 = Monat 

Q1–Q4 = Quartal 


25 B Datenart: (*) 

Bei unterjährigen Extrakten mit Datenteilung: 

B = Bewegungsdaten 

S = Stammdaten 


27 P Kennzeichen für Test- oder produktiver Extrakt: 

T = Test 

P = Produktiv 


29–30 01 Laufende Nummer 

Tabelle 14: Namenskonvention für einen Datenextrakt 

(*) Bestandteile können entfallen, sofern es z. B. nur einen produktiven Mandaten und vollständige Extrakte gibt.

Entsprechend dieser Namenskonvention könnte ein Datenextrakt diesen Namen erhalten: 

PA6_800_1000_2007_01_03_B_P_01 

Das SAP-System wird maschinell mehrere Extraktdateien anlegen und diese durchnummerieren, wenn die 

im Customizing vorgegebene Größe einer Extraktdatei (Empfehlung 100 MB) überschritten ist. Sollte mit 

dieser Vorgabe der Gesamtumfang eines Extraktes (100 Dateien) überschritten werden, sollte der Wert schrittweise 

nach oben angepasst werden. Diese Funktion sichert ab, dass nur Dateien erstellt werden, deren 

Umfang noch für eine Auswertung handhabbar bleibt. 

5.5.10.4 DEFINITION DER SPRACHE FÜR DEN DART-EXTRAKT 

Sobald ein Programm in SAP für die Bearbeitung im Hintergrund (Batchausführung) eingeplant wird, erfolgt 

die Job-Einplanung standardmäßig in der Sprache des angemeldeten Anwenders. Im Einzelfall müsste im 

Jobstep die Sprache angepasst werden, was zusätzlichen Aufwand und eine zusätzliche Fehlerquelle im 

Handling bedeutet. 

Da Außenprüfungen im Allgemeinen jeweils in der lokalen Amtssprache stattfinden, kann das vorgehend 

beschriebene Verhalten des SAP-Systems zu Erläuterungstexten in einer anderen Sprache als der lokalen 

Amtssprache im Extrakt führen. Dies gerade dann, wenn die Extrakterstellung zentral im Unternehmen und 

nicht lokal durchgeführt wird. 

Um hier einen definierten Zustand zu erhalten, kann ab DART 2.6 122 bei der Extraktsausführung die Sprache 

auf dem Selektionsbild zusätzlich gewählt werden. Als Standardwert ist die Anmeldesprache des Users 

vorbelegt. 

Um hier einen definierten Zustand zu erhalten, kann ab DART 2.6 bei der Extraktsausführung die Sprache auf 

dem Selektionsbild zusätzlich gewählt werden. Als Standardwert ist die Anmeldesprache des Users vorbelegt. 

Abbildung 36: Definition der Extraktionssprache 

5.5.10.5 DART-EXTRAKT – PERFORMANCEOPTIMIERUNG 

Es hat sich bei der Extrakterstellung in der Vergangenheit gezeigt, dass es immer wieder Konstellationen 

gibt, bei denen die Extraktion einzelner Segmente übermäßig lange dauert. 

Klassische Bereiche sind die Offenen Posten (speziell bei Sachkonten), CO-Sekundärbuchungen, die CO- 

Gesamtkosten und die Änderungsbelege. Hierzu hat SAP inzwischen einige SAP-Hinweise 123 veröffentlicht, 

mit denen durch Optimierungen der Selektionslogik oder zusätzliche Datenbankindices hier Abhilfe 

geschaffen werden kann. 

122 Vgl. SAP-Hinweis 1173540 – Upgrade von DART 2.5 auf DART 2.6. 

123 Vgl. u. a. SAP-Hinweise 896894, 992803, 1012235, 1225592. 


Seite 82 


5.5.10.6 DART-PROTOKOLL FÜR ABSTIMMZWECKE 

Mit den Extraktdateien werden zugleich Verwaltungsdaten (Protokolle) zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit 

erzeugt und in der Extraktdatei abgelegt. Damit ist es möglich: 

> sofort nach Extrakterstellung eventuelle Differenzen zwischen SAP-Datentabellen 

und Extraktsummen / Abstimmdaten festzustellen 

> bei zukünftigen Zugriffen festzustellen, ob Manipulationen an der Extraktdatei stattgefunden haben. 

Das folgende Bild zeigt in drei Teilen einen Auszug aus einem Extrakt-Protokoll (Transaktion FTW1A):

Abbildung 37: Drei Ausschnitte aus dem Extraktprotokoll 

PRAXISTIPP: 

Bitte stellen Sie sicher, dass bei der Extraktion der Schalter „Datenprüfsumme berechnen“ stets gesetzt ist. 

Diese Prüfsumme ist Voraussetzung, um später einen Extrakt auf Veränderungen zu prüfen, auch wenn 

nach der Extrakterstellung die SAP-Datenarchivierung durchgeführt wurde. 

5.5.11 DART-BROWSER (TRANSAKTION FTWF) 

Der DART-Browser zeigt in ALV-Technik (Advanced List Viewer) eine Übersicht über den Inhalt eines 

Datenextraktes, siehe die folgende Abbildung. 

Abbildung 38: Ausschnitt aus dem Extrakt-Browser (Transaktion FTWF) 


Seite 84 


Mit DART-Release 2.4 wurden die gesamten Bildschirmlayouts überarbeitet. Die neu eingeführte Präsentation 

der Daten mit der ALV-Technik erleichtert im Gegensatz zu früheren Releaseständen die Navigation durch 

die DART-Datenbestände. 

Im SAP Standard fehlt ein Berechtigungsobjekt, um Benutzerzugriffe auf Ebene der Extrakte zu steuern. 

Wenn einem Benutzer das Recht der Transaktion FTWF eingeräumt ist, dann stehen ihm alle vorhandenen 

Extrakte zur Anzeige in der Übersicht zur Verfügung. Die Prüfung auf den Buchungskreis des Extraktes 

erfolgt nur für die Segmente, die eine Organisationseinheit enthalten, die sich aus dem Buchungskreis 

ableiten lässt. Für alle Segmente ohne Organisationseinheit besteht kein Berechtigungsschutz. 

PRAXISTIPP: 124 

Wenn der Wunsch besteht, den Extraktzugriff auf bestimmte Extrakte zu beschränken, muss ein Umweg 

eingeschlagen werden. 

Achten Sie beim Erstellen des Extrakts darauf, dass der Name des Extrakts auf die ihm zugrunde liegenden 

Selektionskriterien rückschließen lässt, z. B. eine Buchungskreisnummer enthält. 

Legen Sie dann für jeden Extrakt, für den Sie einen Anwender berechtigen möchten, eine kundeneigene 

Transaktion an. 

Beispiel: 

Sie legen die Transaktion Z_0001_FTWF an. Diese führt die Transaktion FTWF mit dem Extrakt für den 

Buchungskreis 0001 in der Verzeichnisgruppe nnnn aus. 

Dem Anwender erteilen Sie allein die Berechtigung für die neue Transaktion Z_0001_FTWF, nicht 

dagegen für FTWF allgemein. 

So können Sie den Zugriff auf die Extrakte limitieren. 

PRAXISTIPP: 

Bis einschließlich Version 2.3 brauchte DART eigene Indices für die Viewerstellung. Seit DART-Version 

2.4 werden diese nicht mehr benötigt. 

Die Indices lassen sich mit Report RTXWDELI löschen, der Bestandteil der Auslieferung von DART 2.5 125 

ist. Hiermit können Extrakte um bis zu 30 % in der Größe reduziert werden. 

5.5.12 ABSTIMMUNG UND KONTROLLE VON EXTRAKTIONEN 

5.5.12.1 DATENPRÜFSUMMEN PRÜFEN (TRANSAKTIONEN FTWE / FTWE1) 

Die Kontrollen auf Datenprüfsummen mit den Transaktionen 

> Transaktion FTWE: DART-Kontrollsummen für FI-Belege prüfen 

> Transaktion FTWE1: alle Kontrollsummen des Datenextraktes prüfen (wenn in einem Extrakt Daten aus 

mehr als einem Buchungskreis enthalten sind) 

können solange vorgenommen werden, wie die Ursprungsdaten nicht archiviert sind. 

124 Vgl. SAP-Hinweis 1058866 DART-Berechtigungen auf Extraktebene. 

125 Vgl. SAP-Hinweis 1050841

Die folgende Abbildung zeigt das Bild der Transaktion FTWE1. 

Abbildung 39: DART Kontrollsummen für FI-Belege 

DART Extrakt Datenbank 

PRAXISTIPP: 

Die Extrakte sind sofort nach Erstellung von den Fachabteilungen zu prüfen. 

DART Extrakt vs. Datenbank 

Die Buchungssummen des Belegkompaktjournals RFBELJ00 müssen bei gleichen Selektionszeiträumen 

im Vergleich mit den Extraktsummen aus Transaktion FTWE / FTWE1 zu identischen Ergebnissen führen. 

Sind Nachbuchungen in eine an sich abgeschlossene Buchungsperiode erforderlich, bedarf es genauer 

organisatorischer Regelungen, um die bereits erzeugten Extrakte ab der wieder geöffneten Buchungsperiode 

zu verwerfen und den / die Extrakt(e) neu zu erstellen. 

Muss in abgeschlossenen Buchungsperioden nachträglich gebucht werden, muss organisatorisch 

sichergestellt werden, dass eine Kette an Aktionen konsistent abläuft: 

> Öffnen der Buchungsperiode 

> Buchen der Belege 

> Schließen der Buchungsperiode 

> Abstimmen, ob tatsächlich nur die beabsichtigten Belege und unerkannt keine weiteren Buchungen 

in die Periode eingeflossen sind 

> Neue Extrakterstellung anstoßen; Dateiname unter Hinweis auf „neuen“ Extrakt (Laufnummer). 


Seite 86 


5.5.12.2 PRÜFSUMMEN DES DATENEXTRAKTS PRÜFEN (TRANSAKTION FTWD) 

Bei der Erstellung von Datenextrakten können zusammen mit den Daten Prüfsummen abgespeichert werden, 

vorausgesetzt, dass der entsprechende Schalter bei der Extrakterstellung gesetzt wurde. 

Mit diesem Werkzeug werden die Kontrollsummen anhand der Extraktdatei(en) nochmals errechnet. Damit 

wird die revisionssichere Aufbewahrung unter Beweis gestellt und die Identität mit dem Zustand im Augenblick 

der Extraktion nachgewiesen. 

Die folgende Abbildung zeigt einen Auszug des gesamten Bildschirmbildes. 

Abbildung 40: Datenprüfsumme prüfen (Transaktion FTWD) 

Abbildung 41: Ergebnis der Prüfung Transaktion FTWD 

5.5.13 AUFBEWAHRUNG VON DART-EXTRAKTDATEIEN 

Der DART-Extrakt (eine ASCII-Datei) befindet sich in der SAP-Systemumgebung und kann mit SAP- 

Werkzeugen angezeigt werden. Steht ein Dokumentenmanagement- oder Ablagesystem zur Verfügung, das 

die Ablage von Extrakten via ArchiveLink ermöglicht (und möglichst SAP zertifiziert sein soll und als GoBSkonformes 

Verfahren implementiert ist), so können die DART-Extraktdateien dort abgelegt werden. 

Ansonsten ist eine anderweitige revisionssichere Datenspeicherung bzw. Dateiablage zu organisieren.

5.5.14 VIEWBILDUNG 

5.5.14.1 ALLGEMEIN 

DART-Extrakte umfassen einen in sich konsistenten „Snap Shot“ von steuerrelevanten Daten, der in der 

Vergangenheit im Vorgriff auf zukünftige Prüfungen erstellt wurde. Dieser Datenbestand dient als Grundlage 

für die Beantwortung der Prüferanfragen in digitaler Form. 

Eine schriftliche Prüferanfrage wird in eine technische Sicht (View) auf die dem Zeitraum entsprechenden DART- 

Extraktdateien umgesetzt. Views erlauben es, gezielt Felder aus verschiedenen Datensegmenten (z. B. Belegkopf, 

Belegzeile, Stammdaten) auszuwählen und die Ergebnisse in eine Ausgabedatei zu schreiben. 

Ergebnisse können in eine neue View-Datei geschrieben oder an eine bestehende View-Datei angehängt werden. 

Ab DART-Release 2.3 steht eine Tabelle mit dem „Beziehungswissen“ zur Verfügung. Das Beziehungswissen 

erklärt dem Außenprüfer die Tabellenverknüpfungen und enthält Angaben, wie Segmenttabellen untereinander 

verbunden sind. Seit DART 2.5 kann es mittels Transaktion FTWYR kundenseitig ergänzt werden. 

Der von der Finanzverwaltung empfohlene Beschreibungsstandard 126 ist für DART-Views nicht notwendig. 

5.5.14.2 NAMENSKONVENTIONEN FÜR VIEWS 

Für die Anlage der Views hat sich herausgestellt, dass eine sprechende Namensgebung in der Praxis 

schnell an die Grenzen des sinnvoll Machbaren stößt. Nachfolgend beschriebene Namenskonvention bietet 

die Möglichkeit, der Zuordnung der Views zu einer Applikation. Die eigentliche Funktion der Views wird 

nicht im Namen der Viewdefinition, sondern im Beschreibungstext abgebildet. 

STELLE EMPFEHLUNG BEZEICHNUNG 

1 Z Zeichen für Kundennamensraum 


3–4 FI Modulkennzeichen, hier Financials 


6 0001 lfd. Nummer 

Tabelle 15: Regel für Namensvergabe von View-Definitionen 

5.5.14.3 VIEWS DEFINIEREN (TRANSAKTION FTWY) 

Die Erstellung von Sichten auf Datenextrakte (SAP bezeichnet sie als „Views“) unterscheidet sich sehr stark 

vom jeweiligen DART-Releasestand (kleiner oder gleich DART 2.3 und ab DART 2.4). Eine umfassende 

Beschreibung würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen. Für geübte Applikationsbetreuer, SAP-User 

mit Kenntnissen von SAP-Query oder ABAP-Programmierer dürfte die Einarbeitung relativ einfach sein. 

Eine Einarbeitung in diese Thematik ist dennoch rechtzeitig vor Beginn einer Außenprüfung zu empfehlen. 

Der SAP-Workshop WDE680 bietet eine vertiefte Einführung in die View-Bildung. 

126 BMF-Information zum Beschreibungsstandard, a.a.O. 


Seite 88 


Hinzuweisen ist auf die Bedeutung der Join-Bedingung, also der Art, wie die Datensegmente der View- 

Definition verbunden werden sollen. 

In einem relationalen Datenbanksystem ist ein Join eine Kombination von Datensätzen aus zwei oder mehr 

Tabellen. Auf ähnliche Weise bedeutet ein Join in DART die Kombination von Datensätzen aus zwei oder 

mehr Segmenten in einem Extrakt. 

Die Join-Bedingung kann wie folgt eingesetzt werden: 

> Um nur Datenelemente zu selektieren, die in allen verknüpften Datensegmenten vorhanden sind, 

muss der „inner join“ 127 aktiviert werden. 

> Um alle Datenelemente zu selektieren, die zu den Selektionen aus den verknüpften Datensegmenten 

passen, muss der „outer join“ 128 aktivieren werden. 

Im SAP-Standard sind einige View-Vorschläge vorhanden. Die AG GDPdU und SAP nehmen die Erweiterung 

der View-Vorschläge anhand praktischer Erkenntnisse aus dem Prüfungsalltag kontinuierlich vor. 

Als erster Schritt sind Standard-Views für das Modul FI (1SAP_FInn und 1SAP_XXnn; nn = laufende Nummer 

zur Differenzierung) von der AG GDPdU 129 vorbereitet und von SAP zwischenzeitlich ausgeliefert 130 worden. 

Weitere Entwicklungsanträge für Views der Module MM und SD hat die AG GDPdU bei SAP zur Umsetzung 

eingereicht. Ein Auslieferungstermin stand zum Redaktionsschluss 11.08.2008 leider noch nicht fest. 

Um einen einfacheren Umgang mit diesen neuen Standard-Views zu erreichen, enthalten die View-Vorschläge jetzt 

> alle Felder der Datensegmente 

> die Auswahl aller (sinnvollen) Felder als Selektionsfelder 

> Felder in der Reihenfolge, wie sie bei der Belegerfassung angeordnet sind. 

Für den Anwender ergeben sich die folgenden Arbeitsschritte, um eine eigene Views auf Basis der neuen 

Standard-View-Vorschläge zu erstellen: 

> den Vorschlag einer Standard-View in den Kundennamensraum Z* kopieren 

> die Auswahl der relevanten Felder gemäß Prüferwunsch treffen 

> alle nicht benötigten Datenfelder löschen 

> alle nicht benötigten Selektionsfelder löschen. 

Da jetzt in den neuen FI-Standard-Views die maximal (sinnvoll) möglichen Felder eines Segments 

vorliegen, muss der Anwender immer nur die Feldanzahl und die Selektionsbedingungen auf den 

benötigten Umfang reduzieren. Unnötige Felder und Selektionsbedingungen führen zu längeren Verarbeitungszeiten 

bei der View-Dateierzeugung. 

5.5.14.4 VIEW-DATEIEN ERZEUGEN (TRANSAKTION FTWH) 

Alle Auswertungen von DART-Extraktdateien erfolgen über den Abruf von Views zur Anzeige oder sofortige 

Erstellung eines Extrakt-Views. 

Wird die Auswertung zuerst als Online-Display abgerufen und dann als EXCEL ® -Download überlassen, so 

ist die in EXCEL ® maximal mögliche Zeilenanzahl (von EXCEL ® -Version abhängig) pro Arbeitsblatt zu beachten. 

127 Zur Erläuterung des Join-Begriffes siehe Abschnitt 8.5. 


129 Hier: Untergruppe der AG GDPdU zur Definition von Standard-Views. 

130 Vgl. SAP-Hinweise 945615 und 953869.

Ein Online-Display ist systembedingt auf ca. 100.000 Zeilen begrenzt (technische Begrenzung des ALV), 

unabhängig davon, welche Werte beim Ausführen der View angegeben werden. 

PRAXISTIPP: 

Die DSAG empfiehlt ausschließlich einen Download im SAP Audit-Format, vorzunehmen, da nur hier die 

beschreibenden Kopfzeilen enthalten sind und die die Bedeutung der einzelnen Spalten in einer Form 

abbilden, welche IDEA ® maschinell interpretieren kann. 

5.5.14.5 NAMENSKONVENTIONEN FÜR VIEW-DATEIEN 

Es bietet sich an, auch den Dateinamen für View-Dateien so sprechend wie möglich abzufassen. 

Als Beispiel möge folgende Regel für den Namensaufbau dienen: 

STELLE EMPFEHLUNG BEZEICHNUNG 

1 Z Zeichen für Kundennamensraum 


3–4 FI Modulkennzeichen, hier Financials 


6–9 0001 Buchungskreis 


11–13 001 lfd. Nummer 


15–30 Ggf. ergänzender Text 

Tabelle 16: Regel für Namensvergabe View-Dateien 

Im Beschreibungstext (Länge 40 Zeichen) finden ergänzende Informationen Platz. 

5.5.14.6 PERFORMANCE BEI DER VIEW-AUSFÜHRUNG 

In Systemen mit großem Datenumfang in einzelnen Segmenten oder sehr komplexen Views hat es sich 

herausgestellt, dass der mit DART 2.4 ausgelieferte Viewer auf ALV-Basis an die technischen Grenzen 

hinsichtlich des erforderlichen temporären Speicherverbrauches stößt und daraufhin die Erstellung der 

View-Datei abbricht. 

Bis zur allgemeinen Verfügbarkeit von DART 2.6 steht in diesem Fall noch die View-Logik von vor DART 2.4 

zur Verfügung. Wie diese zu aktivieren ist, wird im Auslieferungshinweis zu DART 2.4 131 , Punkt 7 beschrieben. 

Mit DART 2.6 132 wird eine überarbeitete View-Logik ausgeliefert, die nicht mehr den temporären Speicher 

eines SAP-Prozesses in der bisherigen Form belastet. Mit dieser optimierten Version der View-Logik sind 

auch große Datenumfänge oder hochkomplexe Views wieder möglich. 




Seite 90 


5.5.14.7 ÜBERGABE VON DURCH EXPORT-VIEWS ERZEUGTE DATEN 

Der DART-Extrakt ist technisch nicht für den Import in das Prüfprogramm IDEA ® geeignet. Nur ein Export- 

View im SAP Audit-Format kann von IDEA ® direkt importiert und gelesen werden, da nur das SAP-Audit- 

Datenformat eine Feldbeschreibung in den ersten acht Kopfzeilen der Datei bietet. 

PRAXISTIPP: 

Bitte achten Sie auf die Systemwege, welche die View-Datei von der Datenerstellung bis zur Erzeugung 

des Datenträgers (z. B. CD brennen) zurücklegt. Sollten dabei unterschiedliche Betriebssystemwelten 

genutzt werden (z. B. UNIX ® und Microsoft ® Windows ® ), ist darauf zu achten, dass der Transfer der View- 

Datei mittels FTP erfolgt. Sonst besteht die Gefahr, dass der Hexadezimal-Code für das Zeilenende eines 

Datensatzes zerstört und die Datei für IDEA ® nicht lesbar ist. 

Ebenso kann ein initiales (leeres) Datumsfeld oder das Zeichen Punkt oder Komma für Dezimaltrennung 

und Tausender-Trennung Abstimmungsbedarf bei der Weiterverarbeitung in Folgesystemen wie IDEA ® 

etc. hervorrufen. 

5.5.14.8 VIEW-INHALTE ANZEIGEN (TRANSAKTION FTWN) 

Die Transaktion FTWN stellt die Anzeige des View-Protokolls mit näheren Angaben zum Erzeugungsdatum 

und Ablageort der View-Datei zur Verfügung und bietet den Zugriff auf den View-Inhalt in ALV-Technik. 

View-Dateien, die mit DART-Version 2.3 und jünger erstellt wurden, können leider nicht im ALV-Format 

angezeigt werden. 133 

5.5.15 AUTOMATISIERUNG DER EXTRAKTERSTELLUNG – AUSBLICK 

Sofern im Unternehmen eine große Anzahl von Buchungskreisen vorhanden ist und eine unterjährige 

Extrakterstellung gewählt wurde, kann es sein, das ein nicht unerheblicher Aufwand notwendig ist, um den 

Extraktionsprozess ordnungsgemäß abzuwickeln. 

Um dies zu vereinfachen, wird mit DART 2.6 eine Anbindung an den SAP Schedule Manager (Transaktion 

SCMA) ausgeliefert. Mit dem SAP Schedule Manager ist es auf Basis des SAP Workflows möglich, 

Prozessketten im Extraktionsprozess zu definieren. 

Hierbei können variable Eingabeparameter wie Buchungskreis, Geschäftsjahr, Extraktionsperiode, Name 

des Extraktes etc. dynamisch übergeben werden. In vorab fest zu definierenden Programmvarianten 

werden der Extraktionsumfang (mittels der Selektionskennzeichen auf dem Startbild der Transaktion 

FTW1A) und die Selektionsvariablen für die vorgenannten dynamischen Parameter festgelegt. 

133 Vgl. SAP-Hinweis 810014 − Upgrade von DART 2.3 auf DART 2.4.

Mit diesen Vorbereitungen können jetzt im Schedule Manager Prozessketten für DART definiert werden. 

Eine solche Prozesskette könnte wie folgt aussehen: 

Workflow 

gestartet 

DART: 

Prüfsummen 

testen (v) 

DART: 

Extrakt 

archivieren 

DART: 

Prüfsummen 

testen (N) 

Workflow 

beendet 

Abbildung 42: mögliche Prozesskette für die DART-Extraktion mittels Schedule Manager 

Im Schedule Manager kann weiterhin definiert werden, dass im Fehlerfall eine definierte Person per 

Expressnachricht informiert wird, dass für diesen Extrakt Handlungsbedarf besteht. 

So definierte Prozessketten können dann im Schedule Manager zu definierten Zeitpunkten oder zyklisch 

eingeplant werden. 

Weitere Informationen sind im SAP-Hinweis zu DART 2.6 134 und unter der Komponente des SAP Schedule 

Managers CA-GTF-SCM-A auf dem SAP Service Marketplace (http://service.sap.com/notes) zu finden. 

134 Vgl. SAP-Hinweis 1173540 − Upgrade von DART 2.5 auf DART 2.6. 

DART: 

Extrakt 

erstellen 

DART: 

Kontollsummen 

prüfen (vorher) 

DART: 

Extrakt 

reimport 

DART: 

Lokale 

Files löschen 


Seite 92 


5.5.16 ZUSAMMENFASSUNG DART 

VORTEILE NACHTEILE 

Customizing (Ersteinstellung) erfordert nur wenig Aufwand. Hoher Pflegeaufwand durch lfd. 

Überwachung der SAP-Hinweise. 

Kostenlos im Rahmen des Standards für alle in Wartung befindlichen 

Releasestände 

DART-Extrakte sind in einem SAP-R/3- oder ERP 5.0 / 6.0-System 

auswertbar, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell- 

SAP-System sein muss, 

Auswertung durch ein System mit gleichem oder höherem 

Releasestand gegenüber dem erzeugenden System möglich. 

DART-Extrakte sind in einem SAP-R/3- oder ERP 5.0 / 6.0-System 

auswertbar, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell- 

SAP-System sein muss, 

Auswertung durch ein System mit gleichem oder höherem 

Releasestand gegenüber dem erzeugenden System möglich. 

Datenumfang wird aufgrund neuerer Erkenntnisse fortlaufend 

aktualisiert. 

Einheitlicher Ausgangsstand für alle SAP-Anwender. 

Bei Stilllegungskonzepten können mit DART-Daten „eingefroren“ 

werden. Quellsystem muss nicht dem Auswertesystem entsprechen. 

Mergers- oder Akquisitions-Szenarien sind abbildbar. 

Bei Kontenplanänderung bleiben alle historisch relevanten Daten in 

ursprünglicher Definition in bereits vorhandenen DART-Extrakten 

auswertbar. 

Erweiterung des Datenkatalogs um SAP-Standardfelder aufgrund 

eigener Entwicklungen möglich. 

Erweiterungen des Datenkatalogs um kundeneigene steuerrelevante 

Datentabellen möglich; betrifft Tabellen, die nicht aus dem SAP- 

Namensraum entstammen. 

Ab DART-Release 2.4 Extraktsplitter zur Aufspaltung von Extrakten 

in einzelne Ursprungsegmente im SAP-AIS-Format 

Ab DART-Release 2.4 technische Erleichterung bei Stilllegung 

(DART = anderes System). 

Tabelle 17 Übersicht zu Vorteilen und Nachteilen von DART 

Anwendung nur für SAP-Systeme; 

für Non-SAP-Systeme muss eine 

andere Lösung gefunden werden. 

Einspielung von Sondertransporten 

ist mit Aufwand verbunden. 

Extrakt muss vor Auslagerung 

(SAP-Datenarchivierung) erfolgen; 

spätere Aktualisierung ist sehr 

aufwendig bzw. nicht möglich.

5.6 SAP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in SAP im Modul Human Capital Management (HCM). Oftmals 

wird noch die alte Bezeichnung HR (Human Resources) verwendet. 

Zum Themenkomplex GDPdU innerhalb der SAP-Welt nimmt das Personalabrechnungssystem HCM eine 

Sonderstellung ein. Für diese Applikation steht die Interface-Toolbox (Transaktion PU12) zur Verfügung. 

HCM wurde aus Gründen des Datenschutzes und wegen der i.d.R. nicht großen Datenmengen nicht in das 

Werkzeug DART einbezogen und war deshalb auch nicht Gegenstand der Beratungen innerhalb der AG GDPdU. 

Vor der technischen Betrachtung ist der Hinweis angebracht, dass die Prüfungshandlungen bei Lohnsteuerprüfungen 

immer auch außerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung ansetzen. So wird die Finanzverwaltung 

in der Finanzbuchhaltung gezielt Sachverhalte prüfen, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung als 

geldwerter Vorteil zu berücksichtigen sind, z. B. Firmenwagennutzung, Geschenke an Mitarbeiter oberhalb 

der Wertgrenzen, Mitarbeiterrabatte usw. 

5.6.1 UNMITTELBARER ZUGRIFF (Z1-ZUGRIFF) 

Auch für HCM steht eine Prüferrolle SAP_AUDITOR_TAX_HR entsprechend wie bei FI, MM, SD usw. zur 

Verfügung. Die in der Rolle enthaltenen Transaktionen unterstützen auch die geschäftsjahresabhängige 

Zeitraumbegrenzung135 der Prüferberechtigung136 und das Action Log. 137 Bitte beachten Sie auch ergänzende 

Hinweise zur Berechtigungsrolle des Außenprüfers auf HCM-Daten. 138 

Im SAP-Service-Marktplatz service.sap.com sind für HCM relevante Hinweise neben der Komponente 

wCA-GTF-GDP unter der Komponente PY-DE-NT-TX zu finden. 


In SAP HCM gab es schon lange ein flexibles Extraktionswerkzeug, die Interface Toolbox (Transaktion PU12). 

Diese Transaktion war bis zur Umsetzung der GDPdU-Anforderungen in SAP in Deutschland allerdings 

kaum bekannt. 

Von der SAP-HCM-Entwicklung wurde ein Beispiel-Interfaceformat (DAO0) ausgeliefert. Nach erstem Feedback 

aus Lohnsteuerprüfungen sind in der Praxis meist Anpassungen des Beispielformats notwendig. 

Die Interface Toolbox kann Daten mit Hilfe des XML-Beschreibungsstandards exportieren. 139 Beachten Sie bitte 

auch die Hinweise zum Download im Batch-Betrieb 140 und zur Ausgabe von Texttabellen neben der XML-Datei. 141 

V. 

e. DSAG © 25.08.2008, STAND GDPDU, DER ANWENDUNG ZUR 

135 Vgl: Abschnitt 5.2.3. 


137 Vgl. SAP-Hinweise 529251 und 677249. 

138 Vgl. SAP-Hinweise 662805 und 776038. 

139 Vgl. SAP-Hinweis 594048 XML-Datenbeschreibung für Datenüberlassung. 

93EMPFEHLUNGEN 


141 Vgl. SAP-Hinweis 673235. Seite

Seite 94 


5.7 REISEKOSTENABRECHNUNG (FI-TV) 

Die Reisekostenabrechnung nimmt in der SAP-Welt quasi eine Zwitterstellung zwischen FI und HCM ein. 

Ehemals gehörte sie zum HCM (damals noch HR), seit SAP R/3 Release 4.0 ist sie dem Modul FI zugeordnet 

(FI-TV). Technisch nutzt FI-TV aber weiterhin viele Bestandteile des HCM. 

Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnung und Finanzwesen auf separaten Systemen betrieben werden, was bei 

der weit überwiegenden Zahl von SAP-Installationen der Fall ist, kann die Reisekostenabrechnung 

entweder auf dem HCM-System oder auf dem FI / CO-System installiert werden. 

Der Betrieb auf dem HCM-System bietet sich an, wenn die Mitarbeiter ihre Reisekosten im Regelfall auf ihre 

Stammkostenstelle kontieren. Sofern jedoch Reisekosten auf unterschiedliche CO-Objekte (z. B. Kostenstellen, 

Aufträge, PSP-Elemente) erfasst werden müssen (typisches Szenario bei Dienstleistungsunternehmen), 

wird die Reisekostenabrechnung meist auf dem SAP FI- / CO-System mit betrieben und ein Teil des 

Personalstamms aus dem davon getrennten SAP HCM repliziert. 

5.7.1 Z1-ZUGRIFF AUF DATEN DER REISEKOSTENABRECHNUNG 

Je nach der Entscheidung, auf welchem System FI-TV installiert wurde, müssen für den Zugriff des 

Außenprüfers auf diesem System die Berechtigungen zum Z1-Zugriff eingerichtet und die Zeitraumprüfung 

aktiviert werden. 


Für die Datenextraktion und zur Erstellung der DART-Extraktdateien wurde das Werkzeug DART zum 

Release 2.2 für die Reisekostenabrechnung erweitert. 142 

142 Vgl. SAP-Hinweise 668943 (Auslieferung DART 2.2) und 692071 (Ergänzung FI-TV zu DART 2.2).


Seite 96 

6 Andere technische Umsetzungsszenarien 

6.1 AUSWERTESYSTEM FÜR MASSENKONTOKORRENT 

Der von der AG GDPdU präferierte Lösungsansatz bezieht sich nur auf die Standard-, nicht aber 

Branchenlösungen der SAP (wie z. B. IS-U für die Energiewirtschaft). U. a. für das in den Branchenlösungen 

Energieversorgung (IS-U) und Telekommunikation (IS-T) verwendete Massenkontokorrent (FI- 

CA) entwickelte SAP einen eigenen Lösungsansatz ergänzend zu DART: ein spezielles SAP-Extraktionsverfahren, 

das es ab IS-U / IS-T-Release 4.71 auch erlaubt, Teilmengen aus den Daten dem Prüfer 

zugänglich zu machen, ähnlich der Viewerstellung bei DART. 

Auswertung Massenkontokorrent (FI-CA) verwendet in: 

> IS-T Telekommunikation 

> IS-U Versorger 

> FS-CD Versicherungen: Inkasso / Exkasso 

> IS-M Media (FI-CA optional bei IS-M / SD) 

> IS-PS Public Sector (FI-CA optional). 

6.2 DART-ERWEITERUNGEN FÜR BRANCHENLÖSUNGEN 

Für wenige Branchen stehen Erweiterungen des DART-Datenkatalogs zur Verfügung: 

> IS-M-AM Medien – Werbemanagement 

> IS-M-SD Medien – Vertrieb. 

6.3 KUNDENINDIVIDUELLE LÖSUNGSANSÄTZE 

Sicherlich gibt es in Verbindung mit anderen Werkzeugen weitere Lösungsansätze über DART hinaus. 

Deren Einsatz kann aber nur in firmenindividueller Projektarbeit bewerkstelligt werden. 

Sollte aus betriebswirtschaftlicher Sicht aber die Notwendigkeit bestehen, beispielsweise mehrmalige 

unterjährige Datenauslagerung aus SAP zwingend vornehmen zu müssen, könnten solche Systeme ggf. 

in das GDPdU-Lösungskonzept integriert werden. Zur Umsetzung der GDPdU-Anforderungen sind diese 

kostenpflichtigen Zusatzsysteme / -verfahren aber nicht zwingend anzuschaffen.

7 Ausblick 

Auch nach sieben Jahren der Diskussion im Schrifttum, mit der Finanzverwaltung und den Steuerpflichtigen 

sind weitere wichtige Fragen noch nicht endgültig geklärt. Die Vielzahl der ERP-Systeme mit ihren 

zum Teil mächtigen Funktionsumfängen sind und bleiben immer noch eine große Herausforderung für 

die Außenprüfer, die Finanzverwaltung im Allgemeinen und die Steuerpflichtigen. Je nach Blickwinkel 

eines Außenprüfers oder eines Steuerpflichtigen werden pragmatische, auf die jeweilige betriebliche 

Situation bezogene Lösungskonzepte immer wieder neu Diskussionsstoff liefern. 

Aus den bisherigen Prüfungserfahrungen haben wir erkannt, dass ERP-Systeme mit mächtigem 

Funktionsumfang wie ein SAP-System in komplexen Prozessen Daten erzeugt werden, deren Behandlung 

in den Systemen nicht oder nicht primär am Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten ausgerichtet 

ist. Wenn Daten über temporäre Zwischendatenbestände als Download außerhalb der ERP-Systeme 

überführt werden und zeitlich versetzt zum Zeitpunkt einer Außenprüfung wieder zu einem einheitlichen 

Bild zusammengesetzt werden, ergibt sich eine große Zahl von Interdependenzen und Abhängigkeiten. 

Diese Komplexität des Zusammenspiels von Daten aus unterschiedlichen Quellen muss vom Steuerpflichtigen 

und vom Außenprüfer beherrscht werden, um in der Prüfungssituation schnell zu konsistenten 

Ergebnissen zu kommen. Immer wieder stoßen Außenprüfer und Steuerpflichtige an die systembedingten 

Grenzen, wenn es gilt, Datenkonstellationen der Vergangenheit bis in alle historischen Verästellungen 

nachzuvollziehen. 

Nicht nur der Funktionsumfang der ERP-Systeme wächst, auch der Erkenntnisprozess auf Seiten der 

Finanzverwaltung und der Steuerpflichtigen über die letztendlich endlichen Möglichkeiten der IT. Die 

Frage der Verhältnismäßigkeit von Maßnahmen stellte sich bisher immer wieder und wird auch weiter 

vielfach ein zentrales Thema sein. 

Die schon heute sehr umfangreichen SAP-Funktionen werden weiterentwickelt werden. Immer wieder 

aufs Neue treten Problemstellungen zutage, die bisher nicht bekannt waren und die mit aktuell vorhandenen 

Funktionen nicht optimal gelöst sind. Die AG GDPdU ist sich der Herausforderung bewusst, 

weshalb sie auch weiterhin den Fortschritt der GDPdU-Lösungen aktiv mitgestaltet. Wir hoffen, dass die 

in der Prüfungspraxis gewonnenen Erkenntnisse Impulse setzen, dass letztendlich der Gesetzgeber und 

die Finanzverwaltung Aussagen und Anweisungen für eine DV-gestützte Prüfung im Sinne von pragmatischen 

Praxislösungen modifizieren. 

Immer wieder weisen Vertreter der Finanzverwaltung darauf hin, dass sie der Dokumentation der beim 

Steuerpflichtigen eingesetzten Verfahren und Prozesse großen Stellenwert für die Vorbereitung und 

Durchführung einer Prüfung mit Datenzugriff einräumen. Es existieren in den Bundesländern unterschiedliche 

Fragebogen zu eingesetzten Verfahren und der dazu vorhandenen Dokumentationen, die mit 

der Prüfungsanordnung dem steuerpflichtigen Unternehmen übersandt werden. In der Praxis zeigt es 

sich immer wieder, dass in den Unternehmen solche Dokumentationen nicht vorhanden oder mangelhaft 

und / oder nicht aktuell sind. Eindringlich weisen wir darauf hin, dass die Dokumentation der Verfahren 

und Prozesse durch die GoBS seit 1995 bindend vorgeschrieben ist. Darüber hinaus sind in den letzten 

Jahren mit KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley-Act und IKS neue Regeln hinzugetreten, die GoBS- 

Dokumentationen ähnlich sind. Jeder Steuerpflichtige muss damit rechnen, dass bei Außenprüfungen 

i. S. d. §193 AO zukünftig verstärkt nach GoBS-Dokumentationen gefragt werden wird. 


Seite 98 

8 Anhang 

8.1 LITERATURLISTE 

(ohne Anspruch auf Vollständigkeit) 

MICHAEL BAUM 

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), 

NWB 2002, Seite 7641–7648. 

BITKOM 

Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung 

Steuerrechtliche Anforderungen und Technologien zur Datenaufbewahrung, 

Stand: Juni 2003. 

PRÄSIDIUM DER BUNDESSTEUERBERATERKAMMER 

Empfehlungen der Bundessteuerberaterkammer zum Verhalten bei der EDV-gestützten 

Betriebsprüfung, 

DStR 2002, Beihefter zu Heft 3 vom 18.01.2002. 

CLAUS DALINGHAUS 

Digitale Betriebsprüfung bei SAP ® und R/3 ® -Buchführungssystemen, 

StB 2003, Heft 4, Seite 141–149. 

DR. XAVER DITZ 

Reichweite des digitalen Datenzugriffs der Finanzverwaltung im nationalen und internationalen Konzern, 

DStR 2004, Seite 2038–2042. 

STEFAN GROSS, DR. ULRICH KAMPFFMEYER, PHILIPP MATHEIS 

Die Vorbereitung auf die digitale Außenprüfung – Lösungsansatz, 

BB 2004, Seite 1083–1087. 

STEFAN GROSS, PHILIPP MATHEIS, BERNHARD LINDGENS 

Rückstellung für Kosten des Datenzugriffs der Finanzverwaltung, 

DStR 2003, Seite 921–927. 

STEFAN GROSS 

Die Anpassung der Unternehmens-EDV an die Vorgaben zum Datenzugriffder Finanzverwaltung, 

DStR 2002, Seite 1121–1125. 

ANDREAS HAGENKÖTTER, DIRK-MICHAEL MÜLOT 

Die Digitale Steuerprüfung 

Neue Formen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2002, 

DIHK Berlin, September 2002. 

BERND HENTSCHEL (HRSG.) 

Digitale Betriebsprüfung, 

Datenzugriff der Finanzverwaltung,

1. Auflage 2002, 

2. überarbeitete Auflage 2004, 

DATAKONTEXT Fachverlag, Frechen. 

JENS INTEMANN, THILO CÖSTER 

Rechte und Pflichten bei der digitalen Außenprüfung – Zugleich Besprechung des sogenannten 

Frage-Antwort-Katalogs des BMF, 

DStR, 2004, Seite 1981−1985. 

JENS INTEMANN 

Die Außenprüfung im digitalen Zeitalter; Die neuen Rechte der Finanzverwaltung auf digitalen 

Datenzugriff, 

NWB, Fach 17, Seite 2007–2018. 

DR. ULRICH KAMPFFMEYER, BERNHARD ZÖLLER 

Die GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung, 

Gemeinsame Stellungnahme, 

Hamburg / Sulzbach i.Ts., April 2003. 

DIETER KEMPF 

Digitale Außenprüfung: Die Vogel-Strauß-Politik hilft nicht weiter, 

BB, 58. Jg., Heft 12, 19.03.2003, Seite I. 

CHRISTOPH KROMER 

StSenkG: Änderungen der AO zum Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen, 

DB 2001, Seite 67–69. 

CHRISTOPH KROMER 

Datenzugriff der Finanzverwaltung auf die IT-Systeme des Unternehmens ab 2002: 

Umfang und Lösungsansätze, 

DStR 2001, Seite 1017 ff. 

DR. OTTO-FERDINAND GRAF KERSSENBROCK, OLAF RIEDEL, DR. GÜNTHER STRUNK 

Zur Verfassungsmäßigkeit des Datenzugriffs der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen 

nach §147 Abs. 6 AO, 

BB 2002, Beilage Nr. 9, Heft 49. 

RAINER KUHSEL, DR. CHRISTIAN KAESER 

Bemerkungen zum BMF-Schreiben betreffend den Datenzugriff der Finanzverwaltung ab 1.1.2002, 

DB 2001, Seite 1583–1585. 

DR. HARALD SCHAUMBURG 

Der Datenzugriff und andere Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung, 

DStR 2002, Seite 829–838. 


Seite 100 

8 Anhang 

DR. JENS SCHMITTMANN 

„Der gläserne Steuerpflichtige?“ – Anmerkungen zu den Grundsätzen des BMF zum Datenzugriff 

und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, 

WPg 2001, Seite 1050–1057. 

SCHMITZ, STEPHAN 

Zweifelsfragen im Zusammenhang mit dem Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf DV-gestützte 

Buchführungssysteme, 

STBP 2002, Teil I: Heft 7, Teil II: Heft 8, Teil III: Heft 9. 

DR. TOBIAS TAETZNER, THOMAS BÜSSOW 

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – Quo vadis? 

BB 2002, Seite 69–73. 

VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME E. V. (VOI) (HRSG.) 

Leitfaden für die Durchführung eines Projektes zur Abdeckung der Anforderungen der Grundsätze zum 

Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 

Version 1.0 vom November 2003, 

http://www.elektronische-steuerpruefung.de/checklist/voi_leitf.pdf. 

8.2 SAP – HINWEISE 


Nachstehend einige markante SAP-Hinweise zum GDPdU-Kontext mit in den Hinweisen angeführten 

weiteren Querverweisen. 

ALLGEMEINES: 

582583 Aktualisierung GDPdU – DSAG-Antragsverfahren 

BERECHTIGUNGEN: 

115224 SAP Audit Log 

451960 Berechtigungsrollen für Wirtschaftsprüfer 

445148 Erweiterte Zeitraumsprüfung 

788313 Einbaubeschreibung der geschäftsjahresabhängigen Berechtigungen in 

kundeneigene Entwicklungen 

798565 Programme mit Geschäftsjahresprüfung 

830736 Update Prüferrolle 

925217 GDPdU: Zugriff auf RFUMSV00 durch Steuerprüfer 

935189 Erweiterungen Berechtigungsrollen SAP_AUDITOR_TAX. 

1058866 DART-Berechtigungen auf Extrakte 

DART-VERSIONEN: 

622095 Upgrade von DART 2.0 auf DART 2.1 


702511 Upgrade von DART 2.2 auf DART 2.3 (= 5.00) 

763867 Upgrade von DART 2.2 auf DART 2.3 (


1050841, 1093942 Upgrade von DART 2.4 auf DART 2.5 


DATENEXTRAKTION: 

483425,879680 DART und Materialbewertung 

1015284, 1039600 Materialbewertung: Selektion eingrenzen auf Periode 

1029630, 1092942 FTWE / FTWE1: Minuszeichen falsch angezeigt 

896894, 992803, 

1012235, 1225592 Performanceoptimierung 

VIEW-BILDUNG: 

663077 SAP Audit Format 

921487, 926048, View-Dateien wegen Formatfehler nicht 

1045695, 1070572 in IDEA ® importierbar 

945615 DART-Standard-Views 

1045695 DART-Datumskonvertierung im View-Export 

1056005 Berechtigungsgruppe für Viewdateien 

1070572 Spalte Farbeinstellung nicht exportieren 

1141016 Join-Bedingungen immer „outer join“ 

INTERNATIONALER KONTEXT: 

450166, 546853 Internationale Ausrichtung (Österreich) 

1082823, 1173730 Internationale Ausrichtung (Portugal) 

SONSTIGES: 

1012531 GDPdU in SAP Business One 

Auf dem Service-Marktplatz der SAP AG (service.sap.com/notes) sind unter den Suchbegriffen der 

Komponenten 

> DART: CA-GTF-DRT 

> Berechtigungen GDPdU: CA-GTF-GDP und 

> Berechtigungen HCM GDPdU: PY-DE-NT-TX 

weitere Informationen verfügbar. 

8.3 LINKS 


SAP AG 

www.sap.de 


Seite 102 

8 Anhang 

SAP-SERVICE-MARKTPLATZ 

GDPdU-Informationen mit weiteren Hinweisen 

> http://service.sap.com 

> http://service.sap.com/dart Data Retention Tool 

> http://service.sap.com/gdpdu Steuersenkungsgesetz 

> http://service.sap.com/ais Audit Information System 

> http://service.sap.com/ilm Information Lifecycle Management; u. a. SAP Datenarchivierung 

GDPDU – DEUTSCHE SAP-ANWENDERGRUPPE E. V. (DSAG) 

...u. a. Ergebnisse einer Arbeitsgruppe der DSAG, die sich mit den Auswirkungen des Gesetzes auf die 

SAP-Verfahren beschäftigt. 

http://www.dsag.de/ 

Direktzugang zu Seiten der AG GDPdU: 

http://www.dsag.de/ag/gdpdu 

SAMMLUNG VIELFÄLTIGER INFORMATIONEN ZUR GDPDU 

Umfangreiche Quellensammlung und Basis für weitere Informationen für 

Lösungen und Dienstleistungen zur elektronischen Steuerprüfung nach den GDPdU 

http://www.elektronische-steuerpruefung.de 

BMF: BMF-Schreiben: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 

BMF-Schreiben vom 16.07.01 − IV D 2 – S 0316 – 0136 / 01 − 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/ 

Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006.html 

BMF: FRAGEN UND ANTWORTENKATALOG, 

jeweils aktueller Stand, derzeit Stand 01.02.2005 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__ 

IV/009,property=publicationFile.pdf 

BMF-INFORMATION ZUM BESCHREIBUNGSSTANDARD 

Mitteilung vom 15.08.2002, Az.: IV D 2, 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__ 

IV/010,property=publicationFile.pdf 

GDPDU PORTAL | STARTSEITE | DAS PORTAL FÜR DIE DIGITALE ... 

... elektronischen Steuerprüfung nach den Vorschriften der Finanzverwaltung zum digitalen Datenzugriff 

auf die steuerlich relevanten Daten der Unternehmen GDPdU. ... 

www.gdpdu-portal.com 

GDPDU-INFORMATIONEN VON AUDICON 

www.audicon.net 

www.gdpdu.com

GDPDU – AKTUELLER STAND DER ÄNDERUNG DER ABGABENORDNUNG 

GDPdU – aktueller Stand der Änderung der Abgabenordnung, Informationen zu verschiedenen 

Fachthemen, AWV Effizienz in der Administration von Wirtschaft und ... 

www.awv-net.de, Stichwort: GDPdU. 

GDPDU – ZVEI-KOMMENTIERUNG DES BMF-FAQ VOM 15.01.2007 

http://www.zvei.de/index.php?id=1452&0= 

INFORMATIONEN ZU ZOLLPRÜFUNGEN 

http://www.zoll.de/index.html, Stichwort: Außenprüfung. 

8.4 BMF-SCHREIBEN UND -ERLASSE, OFD-VERFÜGUNGEN UND 

FINANZGERICHTS-ENTSCHEIDUNGEN 


BUNDESMINISTER DER FINANZEN (BMF) 

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) 

BMF-Schreiben vom 7. November 1995, Az.: IV A 8 – S 0316 – 52 / 95, 

BStBl. 1995, Teil I, Seite 738 ff. 

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 – IV D 2 – S 0316 – 0136 / 01, 

BStBl. I 2001, Seite 415 ff, 

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/ 

Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006.html 

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den 

Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ) 

BMF-Erlass vom 28.11.2007, Az.: III A 3 – S 1445 / 06 / 0029, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/ 

rechtsgrund/gdpduz.pdf. 

FINANZVERWALTUNGSANWEISUNGEN 

Buchführungs- und Archivierungssysteme 

OFD Düsseldorf, Verfügung vom 22.02.2002, Az.: S-0316 – St 421, 

DB 2002, Seite 610. 

Ausdruck und Aufbewahrung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren 

OFD München, Verfügung vom 06.08.2004, Az.: S-0317 – 34 St 324, 

BB 2004, Seite 2349. 

Buchhaltungsdaten im Geltungsbereich der Abgabenordnung verfügbar gleichlautende 

OFD-Verfügungen München / Nürnberg vom 23.12.2002, 

Az. München: S-0315 – 17 St 312, Az.: Nürnberg: S-0315 – 8 St 24. 


Seite 104 

8 Anhang 

FINANZGERICHTLICHE RECHTSPRECHUNG − BUNDESFINANZHOF (BFH) UND FINANZGERICHT (FG) 

Bildung einer Rückstellung für aufbewahrungspflichtige Unterlagen 

BFH-Urteil vom 19.08.2002, 

BStBl. 2003, Teil II, Seite 131; DStR 2002, Seite 2030 ff. 

Zugriff des Finanzamtes auf datenverarbeitungsgestützte Buchführung 

BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53,54 / 07. 

BFH / NV 2008, Seite 133 

Vorinstanz FG Düsseldorf: 

Von der Buchung zum Beleg (Direkter Zugriff auf an die Buchhaltung angeschlossene Archive – 

DMS, optische Archive) 

Beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3454 / 06, nicht rechtskräftig, 

EFG 2007, Seite 892. 

Zur Steuerrelevanz vs. Steuerauswirkung 

Beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3457 / 06 A, nicht rechtskräftig, 

EFG 2007, Seite 890. 

Zur Vorlage von Kostenstellenrechnung und Kostenstellenverzeichnissen 

FG Münster, Urteil vom 22.08.2000, 6 K 2712 / 00 AO, rechtskräftig, 

EFG 2001, Seite 4. 

Widerlegung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung durch Chi-Test 

FG Münster, Beschluss vom 10.11.2003, AZ: 6 V 4562 / 03 E,U, rechtskräftig, Datev Lexinform DokNr. 

0816472. 

Zum Datenzugriff gem. §147 Abs. 6 AO (Anordnung des Datenzugriffs in Form der Datenträgerüberlassung) 

FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, 4 K 2167 / 04, rechtskräftig, 

EFG 2005, Seite 667. 

Zur Rechtsmäßigkeit einer Aufforderung zur Datenträgerüberlassung sowie zum Anspruch des 

Steuerpflichtigen auf Unterzeichnung einer Bestätigung des Betriebsprüfers (Sorgfaltsbestätigung) 

FG Thüringen, Beschluss vom 20.04.2005, 3-46 / 05, rechtskräftig, 

EFG 2005, Seite 1406. 

Zur Steuerrelevanz von Kostenstellen 

FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, 1 K 1743 / 05, rechtskräftig, 

EFG 2006, Seite1634. 

Zu freiwilligen Aufzeichnungen sowie Verlassen des Datenträgers dem Schutzbereich des 

Steuerpflichtigen 

FG Hamburg, Urteil vom 13.11.2006, 2 K 198 / 05, nicht rechtskräftig, 

Datev Lexinform DokNr. 5003811.

Zum Datenzugriff auf sogenannte Vorverfahren der Finanzbuchhaltung (elektronische Registrierkasse) 

FG Sachsen, Beschluss vom 24.11.2006, rechtskräftig 

Zur Herausgabe von Unterlagen zur Umsatzsteuersonderprüfung beim Mandanten 

(Verhältnis Mandant / Steuerberater i.R.d. Datenzugriffs) 

FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 13.04.2007, 6 K 2012 / 06 B, nicht rechtskräftig, 

Datev-Lexinform, DokNr. 5005222. 

Pflicht zur Vorlage einer Lohn-Archiv-CD im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung 

FG Baden-Württemberg, Urteil vom 11.05.2007, 9 K 178 / 06, rechtskräftig, 

Anordnung der Datenträgerüberlassung im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung 

FG Münster, Urteil vom 16.05.2008, 6 K 879 / 07, rechtskräftig. 

8.5 GLOSSAR 


BEGRIFF BEDEUTUNG 

ABAP Programmiersprache für SAP R/3 bzw. SAP ERP 5.0 / 6.0 

ACL Auswertungsprogramm; Funktionsumfang vergleichbar mit dem 

Prüfprogramm IDEA; Einsatz z. B. bei der Finanzverwaltung in 

Österreich 

ALV Advanced List Viewer 

Anlagenspiegel Entwicklung des Anlagevermögens in der Form der Entwicklung 

im Wirtschaftsjahr: Bestand zu Beginn; Veränderungen aus 

Zugang, Abgang etc; Bestand zum Ende 

AO Abgabenordnung 

Archivierungssysteme Datenspeichersysteme, keine Buchhaltungssysteme, 

Ablagesysteme. 

Wenn Daten im Quellsystem nicht mehr ausgewertet werden 

können → Steuerrelevanz 

ASUG Americas’ SAP Users’ Group; SAP-Kundenvereinigung in den USA 

Außenprüfung Zusammenfassende Bezeichnung für Lohnsteueraußenprüfung, 

Umsatzsteuersonderprüfung, Betriebsprüfung (Ertragssteuern) 

und Zollprüfung 

AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn 

BB Zeitschrift: Betriebsberater 

BDI Bundesverband der Deutschen Industrie e. V. 


Seite 106 

8 Anhang 


BDSG Bundesdatenschutzgesetz 

Beleg Nachweis, Grundlage für eine Buchung in Papierform. Gleichwohl 

kann es sich aber auch um elektronisch erzeugte Buchungsvorgänge 

(Belege / Zeilen) handeln 

BGBl. Bundesgesetzblatt 

BMF Bundesministerium der Finanzen 

BMF-FAQ Frage- und Antwortkatalog des BMF unter www.bundesfinanz 

ministerium.de, Suchbegriff „GDPdU“ 

Business Data Warehouse Siehe Data Warehouse 

Byte 

Maßeinheit für die Kapazität eines Datenspeichers 

Megabyte/ 

MB:1.048.576 Byte 

Gigabyte/ 

GB: 1.024 Megabyte 

Terabyte 

TB: eine Billion Byte oder 1.024 GB 

CO SAP-Modul Controlling 

Kostenrechnung mittels Kostenarten, Kostenstellen und 

Aufträgen als Kostensammler; Profit-Center-Rechnung u. a. 

COM Computer Output on Microfiche 

Data Warehouse Strukturierte Sammlung von geschäftsrelevanten Daten zum 

Auswerten mit speziellen Auswertungsmöglichkeiten 

Datenkonserve Datei, die zu einem definierten Zeitpunkt erstellt wurde und nicht 

weiter bearbeitet / verändert wird 

Datenüberlassung (Z3) Dem Endnutzer werden Daten auf einem Datenträger zur 

Verfügung gestellt 

Download Herunterladen von Daten oder Programmen von einem System auf 

ein anderes Medium 

DART Data Retention Tool 

Lösung der SAP AG für den Z3-Zugriff 

Datenkomprimierung Verdichtung von Daten ohne Verlust von Dateninhalten zum Zwecke 

der Reduzierung der Dateigröße 

Datenverdichtung Zusammenfassung von Einzeldaten zu einem neuen Datum, aus 

dem die Einzeldaten nicht mehr ersichtlich sind 

DB Zeitschrift: Der Betrieb 

Digital erzeugte Daten entstehen durch einen maschinellen Vorgang in einem DV-System, 

gelangen automatisch von einem DV-System in eine anderes DV- 

System 

DMS Dokumenten-Management-System


DSAG Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e. V., Walldorf, 

Benutzergruppe der SAP, gegründet im Jahr 1995 

DSB Datenschutzbeauftragter 

DStR Zeitschrift: Deutsches Steuerrecht 

DV Datenverarbeitung (Synonym: EDV) 

EDI Electronic Data Interchange, Datenaustausch von strukturierten 

Daten, die eine maschinelle Weiterverarbeitung bei den 

Empfängern ermöglichen 

EDV elektronische Datenverarbeitung (Synonym: DV) 

ERP-System Enterprise Ressource Planning, elektronisches Management der 

Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Produktionssteuerung 

sowie der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens mit dem Ziel 

einer möglichst effizienten betrieblichen Ablaufplanung durch 

komplexe Software 

FAQ Frequently asked questions: Fragen- und Antwortkatalog für häufig 

aufgetretene Fragen 

Fernabfrage Datenzugriff auf fremde Systeme an unterschiedlichen Standorten 

FI SAP-Modul Finance 

Finanzbuchhaltung einschließlich der Nebenbücher Debitoren / 

Kreditoren und Anlagenwirtschaft sowie Reisekostenabrechnung 

FI-AA Asset Management, SAP-Modul zur Anlagenbuchhaltung 

FiBu Finanzbuchhaltung 

Flatfile Eindimensionale (meist sequenzielle) Datei 

FTP File-Transfer-Protokoll 

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler 

Unterlagen: 

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 

Geschäftsbrief Umfasst alle nicht mündlichen Mitteilungen des Kaufmanns über 

geschäftliche Angelegenheiten nach außen 

GG Grundgesetz 

GOB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 

G & V Gewinn- und Verlustrechnung; synonym: GuV, VuG 

Handelsbrief Schriftstück, das ein Handelsgeschäft betrifft 


Seite 108 

8 Anhang 


HCM Human Capital Management, Personalwirtschaft; 

bis zur Umbenennung als Modul HR bezeichnet. 

HOST Großrechner 

HR Human Resources, Personalwirtschaft; 

neue Bezeichnung: Human Capital Management (HCM) 

IAS / IFRS Ehemals: International Accounting Standards, Neu: International 

Financial Reporting Standards 

Bilanzierungsgrundsätze nach „true and fair“ (Shareholder- 

Prinzip) 

IDEA Von der Finanzverwaltung eingesetztes Auswertungsprogramm, 

Vertrieb durch Firma Audicon GmbH, Düsseldorf / Stuttgart 

IDOC Abkürzung für Intermediate Document; 

proprietäres SAP-Standardformat zum Datenaustausch zwischen 

Systemen / Verfahren 

IDW Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. 

IKS Internes Kontrollsystem 

Gesamtheit aller aufeinander abgestimmter und miteinander 

verbundener Kontrollmaßnahmen und Regelungen zur Vermögenssicherung, 

der Sicherung korrekter Aufzeichnungen und der 

Umsetzung der Ziele der Geschäftspolitik 

„inner join“ Form der Verknüpfung von Datentabellen. 

Als Ergebnis werden nur die Datensätze geliefert, bei denen alle 

Verknüpfungsbedingungen der beteiligten Tabellen erfüllt sind 

IT Informationstechnologie, vielfach auch als Abteilungsbezeichnung 

genutzt, Synonym: Datenverarbeitung 

Migration Daten eines Systems auf ein Nachfolgesystem übertragen. Tools 

für die Übertragung und Umsetzung werden meist vom Software- 

Lieferanten gestellt. Siehe auch Stilllegungskonzept 

Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Auswertung von Daten nicht durch den Außenprüfer selbst, 

sondern nach seinen Vorgaben durch eine Mitarbeiterin oder einen 

Mitarbeiter des Steuerpflichtigen 

MM SAP-Modul Material Management 

Abwicklung aller Materialwirtschafts-Prozesse 

MS-Access Datenbankprogramm des Herstellers Microsoft 

MS-EXCEL ® Tabellenkalkulationsprogramm des Herstellers Microsoft 

MS-WORD ® Textverarbeitungsprogramm des Herstellers Microsoft


Outer-Join Form der Verknüpfung von Datentabellen. 

Als Ergebnis werden nur alle Datensätze geliefert, bei denen 

Verknüpfungsbedingungen in einer der beteiligten Tabellen vorkommen 

pdf Portable Document Format; Dateiformat des Software-Herstellers 

Adobe kann von kosten- und lizenzlosen Programmen gelesen, 

aber nur mit Adobe-Vollversionen verarbeitet werden 

Query Begriff aus dem Bereich der Datenbankabfragen 

Relationale Datenbank Logische Datenbank; verwaltet Daten in Form von verknüpften 

Tabellen für optimierte Zugriffe 

Reorganisation Neuordnung, Neuorganisation durch Auslagerung von Daten aus 

der Datenbank zur Verbesserung der Performance der Datenbank 

bzw. des Systems 

Progressive Prüfung Beginnt beim Beleg, geht über Grundaufzeichnungen zu den Konten 

und schließlich zur Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung bzw. zur 

Steueranmeldung / Steuererklärung 

Retrograde Prüfung Ablauf umgekehrt wie bei der progressiven Prüfung (siehe dort) 

Report Synonym für Bericht, Auswertung von Daten 

SAP Softwarehersteller SAP AG, Walldorf; 

u. a. Lieferant der Produkte SAP R/3, SAP ERP 

Schnittstelle Datenübergabe zwischen zwei Systemen 

SD SAP-Modul Sales und Distribution 

Abwicklung aller Fragestellungen im Vertrieb 

Spooldatei Druckliste in Dateiform, die bei einem Druckauftrag automatisch 

erzeugt wird 

Stand Alone Ein DV-System ohne maschinelle Schnittstellen zu anderen 

Verarbeitungssystemen 

STBP Zeitschrift: Die steuerliche Betriebsprüfung 

Stilllegungskonzept Definition einer Handlungsweise zur Deaktivierung von DV- 

Systemen 

Support Package Programmpaket zur Erweiterung eines vorhandenen Programmsystems, 

wird meistens turnusmäßig zur Bereinigung von Fehlern 

bereitgestellt 

System Trace Auflistung / Nachverfolgung von Verarbeitungsschritten oder 

Benutzereingaben (z. B. Abfragen / Buchungen) in einem DV- 

System. Kann zur Fehleranalyse oder zum Protokollieren 

eingesetzt werden 


Seite 110 

8 Anhang 


Taskforce Schnelle Eingreiftruppe für besondere Fälle 

Transaktionscode Kürzel zum Aufruf einer Verarbeitungsfolge (Programm, Report ...) 

in einem DV-System, abhängig von Benutzerrechten 

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Direkter Zugriff auf Daten durch den Benutzer durch Online- 

Eingaben 

USB-Port Universal Serial Bus, von INTEL / Microsoft entwickeltes serielles 

Bussystem zum Verbinden von Peripheriegeräten wie z. B. Drucker, 

Brenner, Mouse, Digitalkamera, externen Datenspeichern usw. 

USt Umsatzsteuer 

UStId Umsatzsteueridentifikationsnummer 

Verknüpfungen Verbindung zwischen Datenfeldern aus einer oder mehreren 

Tabellen über Prozessstrukturen bzw. von Daten über mehrere 

Softwareanwendungen hinweg 

View (Vordefinierte) Sicht auf eine Datenbank / Tabelle; 

im Rahmen des SAP-Werkzeugs DART: Datei als Ergebnis der 

Auswertung von Datenextrakten 

Verfahren / DV-Verfahren Zusammenfassung von maschinell durchgeführten Verarbeitungsschritten; 

XBRL Extended Business Relationship Language 

XML Extensible Markup Language: Beschreibungssprache in einem 

einfachen, sehr flexiblen Textformat, die weitgehend Geräteunabhängig 

ist. 

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff Zugriffsweg 1: Direkter Zugriff auf Daten durch den Benutzer durch 

Online-Eingaben 

Z2: Mittelbarer Datenzugriff Zugriffsweg 2: 

Zugriff auf Daten durch einen vom Endnutzer Beauftragten 

Z3: Datenüberlassung Zugriffsweg 3: 

Dem Endnutzer werden Daten auf einem Datenträger zur 

Verfügung gestellt 

ZVEI Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V., 

Frankfurt

8.6 STICHWORTVERZEICHNIS 

A 

Abgabenordnung 

Geltungsbereich 18 

Steuersenkungsgesetz 14 

Action Log 59, 60, 63, 93 

Anlagenbuchhaltung 17 

Aufbewahrungspflicht 17 

Auswertungsmöglichkeiten 20 

Auswertungsmöglichkeiten, unternehmenseigene 33 

AWV 16 

B 

Belegvolumen 34 

Bewegungsdaten 20, 56, 68, 76, 77, 78, 80 

Beziehungswissen 87 

BMF-Fragen- und Antwortenkatalog, Stand 23.01.2008 16 

BMF-Schreiben 12 

Branchenlösungen 96 

Buchführungserleichterung 34 

Bürokratieabbau 16 

D 

DART Version 2.0 56, 65 

DART Version 2.1 65 , 100 

DART Version 2.2 65, 94, 100 

DART Version 2.3 65, 76, 84, 87, 90, 100 

DART Version 2.4 65, 76, 84, 87, 89. 101 

DART Version 2.5 65, 73, 74, 84, 87, 101 

DART Version 2.6 63, 65, 81, 89, 90, 91, 101 

DART-Datenkatalog 25, 44, 46, 63, 70, 73 

Datenformat 22 

Datenträger 22, 23 

Datenträgerüberlassung 14, 21, 22, 42 

Datenverknüpfungen 22, 24 

Datenzugriff 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 

Datenzugriff, unmittelbarer 20, 21 

Dokumentenmanagementsystem 86 

E 

EDV-Fachprüfer 12 

Eigenentwicklungen 20, 54, 55 

E-Mails 29, 30 

Ermittlung steuerlich relevanter Daten, 

methodisches Vorgehen 25 

Ertragssteuerprüfung 19, 56, 105 

Extraktsplitter 65, 92 

F 

Fernabfrage 21, 107 

Feuerschutzsteuer-Prüfung 19 

Finanzbuchhaltung 12, 17, 25, 36, 47, 58, 93 

G 

GDPdU 12 

Globalisierung 18 

H 

Handelsbriefe 27, 32, 37 

I 

inner join 88 

Interface Toolbox 93 

Internetzugang 40 

L 

Lohnbuchhaltung 17 

Lohnsteueraußenprüfung 19, 105 

M 

maschinelle Auswertbarkeit 22 

N 

Non-SAP-Systeme 39, 40, 45, 92 

Nur-Lese-Zugriff 22, 34 

O 

outer join 88 

P 

Prüferberechtigungen 46, 54, 93 

Prüfprogramm IDEA ® 22, 89 

R 

Rechnung 

digitale Signatur 14, 15, 31, 32 

Rechtsunsicherheit 24 

Reisekostenabrechnung 58, 94 

Report CA_TAXLOG 62 

Report RFBELJ00 85 

Report RSUSR050 52 

Report RTXWDELI 84 

Revisionssicherheit 12 


Seite 112 

8 Anhang 

S 

SAP-Audit-Format 22 

SAP-Branchenlösungen 9 

SAP Business One 44, 101 

SAP-GUI 40 

Shared Service Center 18 

Stammdaten 20, 48, 56, 68, 70, 76, 77, 78. 79 

steuerrelevante Daten 14, 17, 25, 27, 34, 37, 42, 92 

Aufbewahrungsform 15 

Steuersenkungsgesetz 14 

Stilllegung 79, 92 

Systemstilllegung 37, 38, 39 

Systemwechsel 37, 38, 40 

T 

Tabelle T001B 79 

Tabelle TPCDATEN 58 

Tabelle TPCPROG 57 

Tabelle TPCPROGS 56, 59 

Tabelle TXW_C_BUKRS 64 

Tabelle TXW_C_GLO 75 

Tabelle USERS_SSM 55 

Transaktion AW01N 61 

Transaktion FTW0 67 

Transaktion FTW1A 67, 82, 90 

Transaktion FTW1E 101 

Transaktion FTWB 67 

Transaktion FTWC 67 

Transaktion FTWCF 50, 67, 70 

Transaktion FTWCS 50, 67, 70 

Transaktion FTWD 50, 67, 86 

Transaktion FTWE 101 

Transaktion FTWE1 67, 84, 85 

Transaktion FTWF 50, 67, 83, 84 

Transaktion FTWH 50, 67, 88 

Transaktion FTWI 67 

Transaktion FTWJ 67 

Transaktion FTWK 67 

Transaktion FTWL 67 

Transaktion FTWM 67 

Transaktion FTWN 50, 67, 90 

Transaktion FTWP 67, 76 

Transaktion FTWQ 66, 67 

Transaktion FTWQMD 68 

Transaktion FTWQTD 68 

Transaktion FTWR 67 

Transaktion FTWS 68 

Transaktion FTWW 68 

Transaktion FTWX 75 

Transaktion FTWY 50, 68, 87 

Transaktion FTWYR 68, 87 

Transaktion PFCG 46, 53 

Transaktion PU12 93 

Transaktion ROLE_CMP 53 

Transaktion S_BCE_68001777 52 

Transaktion S_P6B_1200272 68 

Transaktion S_P6B_1200274 68 

Transaktion S_P6D_40000026 50 

Transaktion SA38 45, 62 

Transaktion SCMA 90 

Transaktion SE16 45 

Transaktion SE16-Derivate* 45 

Transaktion SE16N 45 

Transaktion SE17 45 

Transaktion SLG1 60, 61, 62 

Transaktion SLG2 63 

Transaktion SM19 59 

Transaktion SM20 59 

Transaktion SM31 57, 67 

Transaktion SU22 74 

Transaktion TPC2 56 



U 

Umsatzsteuernachschau 19 

Umsatzsteuersonderprüfung 19, 105 

USB-Schnittstelle 40 

V 

Verbrauchssteuer-Prüfungen 19 

Verhältnismäßigkeit 20 

Verrechnungspreisdokumentation 19 

Verschwiegenheitspflicht 24 

Versicherungssteuer-Prüfung 20 

Verwertungsverbot 45 

vorhandene Auswertungsmöglichkeiten 20, 22, 24 

Dokumentverknüpfung 22 

Tabellenkalkulationsprogramme 22 

Vorsteuerabzug 15 

Z 

Z1-Zugriff 20, 40, 49, 70, 94, 109, 110 

Z2-Zugriff 21, 35, 109, 110 

Z3-Zugriff 21, 35, 94, 106, 110 

Zeitraumberechtigung 45, 64, 65, 56, 93, 100 

Zollprüfung 19 

ZVEI e. V. 16


EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Copyright © 2008 DSAG e.V. 

Alle Rechte vorbehalten. 

Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 

Deutschsprachige SAP ® Anwendergruppe e.V. 

Altrottstraße 34 a 

69190 Walldorf 

Deutschland 

Fon: +49 (0) 62 27 – 358 09 58 

Fax: +49 (0) 62 27 – 358 09 59 

E-Mail: info@dsag.de 

Internet: www.dsag.de

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen - DSAG

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