Benutzerhandbuch Dokumentenmanagement

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Im Folgefenster sind nun der Ordner und die Datei auszuwählen, die eingecheckt werden sollen. Zu beachten ist, dass unter „Dateityp“ der benötigte Dateityp ausgewählt werden muss (z.B. WORD). Nachdem die Datei ausgewählt wurde, die eingecheckt werden soll, ist auf „Öffnen“ zu klicken. Das Dokument ist nun im IFS System eingecheckt. Hinweis: Es können Word- und PDF-Dateien in das System eingecheckt werden. 5. Umgang mit archivierten Dokumenten Archivierte Dokumente können, nachdem diese erstellt und eincheckt sind, im IFS System angezeigt, bearbeitet, gedruckt und exportiert werden. Zunächst ist wieder das Menü „Verknüpfte Dokumente“ (Klammer-Symbol) für den jeweiligen Mitarbeiter aufzurufen (siehe 4.1). Als nächstes ist die gewünschte Datei zu markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu öffnen. Dort können durch Klicken auf „Funktionen/Datei“ die jeweiligen Funktionen aufgerufen werden. Seite 9 / 10 Benutzerdokumentation Version 1.0 Von Philipp Frerichs April 2010
Dokumente anzeigen: Das Dokument kann mit der jeweiligen Standard-Anwendung (z.B. Word) betrachtet werden. Dokument bearbeiten: Das Dokument wird in der Standard-Anwendung geöffnet und kann bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung ist das Dokument in der Anwendung zu speichern. Hinweis: Das veränderte Dokument muss nun erneut eingecheckt werden. Hierzu ist wieder auf „Funktionen/Datei“ und anschließend auf „Dokument einchecken“ zu klicken. Dokument drucken: Das Dokument kann auf einem verfügbaren Drucker gedruckt werden. Dokument exportieren: Vor dem Exportieren eines Dokumentes muss ein lokaler Checkout-Pfad angegeben werden. Dieser kann unter dem „Anwender Einstellungen“ aus dem Menüpunkt „<strong>Dokumentenmanagement</strong> / Basisdaten / Anwender-Einstellungen“ hinterlegt werden. Anschließend kann über die Kontextmenüfunktion (rechte Maustaste) „Datei kopieren in…“ das Dokument in ein lokales Verzeichnis kopiert werden. Seite 10 / 10 Benutzerdokumentation Version 1.0 Von Philipp Frerichs April 2010
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