MIS_Einblick(e) - Misericordia GmbH Krankenhausträgergesellschaft

D U R C H B L I C K
KIS 2.0 –
Chronologie eines Systemwechsels
Als die Mitarbeiter des Augustahospitals
am 1. Oktober früh
morgens den sogenannten
„Echtbetrieb“ des neuen Krankenhausinformationssystems
(KIS) ClinicCentre starten
konnten, ahnten sicher nur die
wenigsten von ihnen, wie viele Stunden
der Vorarbeit hierzu notwendig waren.
Helfer aus den unterschiedlichsten
Berufsgruppen hatten in den vorangegangenen
Monaten und sogar Jahren auf
diesen Tag hingearbeitet. Wie an anderer
Stelle in dieser Ausgabe der Einblick(e) zu
lesen ist, hat sich diese gründliche Vorbereitung
gelohnt. Die ersten, absehbaren
Umstellungswogen haben sich inzwischen
geglättet
und immer
mehr Programmfunktionenwerden
routiniert
eingesetzt.
Ein Projekt
dieser Größenordnung hat durchaus
das Potenzial, bei den verantwortlichen
Mitarbeitern im Vorfeld ein gewisses
Unbehagen auszulösen. Schließlich
tauscht man nicht jeden Tag das wichtigste
IT-System eines Krankenhauses aus. Es
ist aber ein beruhigendes Gefühl, wenn
man feststellt, dabei nicht alleine gelassen
zu werden. Anhand der vielfältigen
Herausforderungen, die sich im Verlaufe
der KIS-Umstellung bisher gestellt haben,
möchte ich aufzeigen, wie viele Personen
– direkt oder indirekt – zum Erreichen
dieses wichtigen Meilensteins beigetragen
haben und wie die weitere Planung
aussieht.
Systemauswahl
Die Weichen für das KIS der nächsten,
vielleicht 10 bis 15 Jahre wurden endgültig
im Januar gestellt, nachdem die Firma
iSOFT in einem mehrstufigen Auswahlprozess
den Zuschlag für ihr Produkt ClinicCentre
bekommen hat. Die Planung
des Auswahlprozesses wurde bereits ausführlich
in der Einblick(e) 1-2010
6 | EINBLICK(E)
beschrieben, daher an dieser Stelle nur so
viel zum tatsächlichen Verlauf: Die in
Frage kommenden Anbieter wurden
Ende 2010 dazu aufgefordert, einen
knapp 2.000 Punkte umfassenden Anforderungskatalog
zu beantworten, der
unter Beteiligung von Mitarbeitern aus
dem ärztlichen Bereich, der Pflege, der
Verwaltung, der Zentralen Finanzbuchhaltung
und der Zentralen IT erarbeitet
worden war und mit dessen Hilfe wir den
potenziellen Softwarelieferanten bereits
sehr detailliert auf den Zahn fühlen konnten.
Bei der darauffolgenden Produktpräsentation,
die im März 2011 im Mutterhaus
der Clemensschwestern stattge-
funden
hat, waren es
ebenfalls Mitarbeiter aus diesen Bereichen,
die anhand eines vorgegebenen
Musterfalls die Produkte der Firmen SIE-
MENS („Medico“), AGFA („Orbis“),
iSOFT („ClinicCentre“) und NEXUS
(„nexus/cis“) bewertet haben. Schließlich
hat eine interdisziplinäre Delegation von
Mitarbeitern im Mai 2011 die „Main-Kinzig-Kliniken“
in Gelnhausen (iSOFT/ClinicCentre)
und im Juli 2011 das „Berufs -
genossenschaftliche Unfallkrankenhaus
Hamburg“ (nexus/cis) besucht, um von
erfahrenen Anwendern aus der Praxis
eine Bewertung der beiden verbliebenen
Favoriten einzuholen. Unter Be -
rücksichtigung der hieraus gewonnenen
Erkenntnisse und der finanziellen Rahmenbedingungen
bekam schließlich die
Firma iSOFT den Zuschlag: Der Kooperationsvertrag
wurde am 29. Februar unterzeichnet.
Zeitliche Abfolge
Bei der Festlegung, in welcher zeitlichen
Folge das neue KIS in den vier Krankenhäusern
eingeführt werden soll, spielten
mehrere Faktoren eine Rolle, die sich
glücklicherweise zu einer optimalen Ab -
folge ergänzten: Den zeitlichen Rahmen
lieferte hierbei unsere Zentrale Finanzbuchhaltung,
die kein Problem darin sah,
einzelne Häuser auch innerhalb eines Jahres
(„unterjährig“) umzustellen. Der
Wunsch der Betriebsleitung in Anholt
nach einem möglichst frühen Umstellungstermin
gab in
Ve r b i n d u n g
mit der Größe
des Hauses
und der somit
g e r i n g s t e n
Anzahl an
Schnittstellen
zu IT-Fremdsystemen
den
Ausschlag zu
der Entscheidung, die
Erstinstallation im Augustahospital
durchzuführen: Als Termin für den Start
des Echtbetriebs wurde der 1. Oktober
festgelegt. Die für das Augustahospital
überlebensnotwendige Schnittstelle zu
dem bereits vorhandenen Terminplanungs
programm „Thepla“ musste bis
dahin allerdings noch von den beteiligten
Firmen entwickelt werden: Sie ist in der
hier benötigten Tiefe bisher noch nirgendwo
umgesetzt worden. Da auch die
Raphaelsklinik diese Schnittstelle spätestens
Ende 2013, dem angekündigten
Ende von CLINICOM, benötigt, war durch
diese zeitliche Reihenfolge eine frühzeitige
Erfolgskontrolle gegeben. Tatsächlich
ist die Schnittstelle mit tatkräftiger Unterstützung
aus dem Augustahospital nur
wenige Stunden vor dem Echtstart fertig
gestellt worden und musste in den ersten
Tagen noch geringfügig nachjustiert werden.
Wäre die Schnittstelle nicht rechtzeitig
fertig geworden, hätte dies zwangsläufig
zu einer Verschiebung des Echtstarts
im Augustahospital geführt.