Wissenswert 1/2011 - Wilken Entire AG

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Pioniere
für neuen
branchenstandard
in/exkasso
Thomas Schmitz,
Abteilungsleiter Finanzbuchhaltung
Helmut Mertens,
Abteilungsleiter Anwendungsentwicklung
über die rHeinlAnd VerSiCHerUnGSGrUPPe
130 Jahre Erfahrung in der Versicherungswirtschaft prägen das Geschäft der
mittelständischen, privat geführten RheinLand Versicherungsgruppe mit Sitz in
Neuss. Unter dem Konzerndach sind Versicherungsgesellschaften verbunden,
die unterschiedliche Vertriebswege und Zielgruppen bedienen: die RheinLand
Versicherungen für das Geschäft des eigenen Außendienstes, die ONTOS
Lebensversicherung als Risikolebensversicherer der Gruppe, die Rhion Versicherung
als Maklerversicherer und Credit Life International in den Niederlanden
für den Bankenvertrieb. Gesteuert wird die Versicherungsgruppe durch die
RheinLand Holding AG. Das Unternehmen hat rund 820 Beschäftigte.
Seit längerer Zeit suchten die RheinLand
Versicherungen ein neues In/Exkasso,
das die eigenprogrammierte Software
ablösen sollte. Eine Modernisierung tut
schon lange not. Denn die Anforderungen
an Versicherungssoftware steigen
Jahr für Jahr. Gesetzliche Anforderungen
wie beispielsweise die Einführung
von Sepa zwingen zu immer neuen EDV­
Anpassungen. Diese müssen bislang
aufwendig programmiert werden. Um
das zu ändern, holte das Versicherungsunternehmen
aus Neuss viele Angebote
ein. „Wir haben uns wirklich viele Anbieter
angeschaut“, erinnert sich Helmut
Mertens, Abteilungsleiter System­ und
Ressourcenmanagement.
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Die RheinLand Versicherungen erklärten
sich bereit, in die Entwicklung das fach­
liche Know­how einzubringen. Wilken
sollte als Hersteller von Standardsoftware
für die technologische Umsetzung
sorgen. Workshops wurden ins Leben
gerufen, um die fachlichen Themen auszuloten.
Insgesamt steckten die beiden
Partner seit März 2009 an 16 Strategietagen
die Köpfe zusammen – und dies
allein um, die fachlichen Anforderungen
beispielsweise im Zahlungsverkehr oder
im Mahnwesen zu definieren. Es galt,
dabei auch eine gemeinsame Sprache zu
finden, die sicherstellt, dass alle wissen,
was wirklich gemeint ist. Im Laufe des
vergangenen Jahres wurden insgesamt
rund 25 Einzelpakete geschnürt, die
seit dem nach und nach abgearbeitet
werden. Die größte Herausforderung:
Was muss getreu der 90/10­Regel in den
Standard? Von welchen liebgewonnenen
Vorteilen einer individuellen Programmierung
muss man sich verabschieden? Derzeit
laufen weitere Abstimmungsgesprä­
klarer (Versicherungs-) Fall: Standard bei in/exkasso bringt
Vorteile. doch die Suche nach einem it-System kann sich
hinziehen – so wie bei den rheinland Versicherungen.
Schließlich nahm das mittelständische Unternehmen aus
neuss die Angelegenheit beherzt selbst in die Hand –
zusammen mit erP-Hersteller Wilken als „Juniorpartner“.
„Es war aber keiner darunter, der zu einem
vernünftigen Preis ein gutes Produkt
angeboten hätte.“
Der Ulmer ERP­Hersteller Wilken kam
bei den RheinLand Versicherungen 2002
zunächst mit seiner Finanz­ und Anlagenbuchhaltung
ins Geschäft und setzte
sich dabei unter anderem gegen Oracle
und SAP durch. Später kamen die Module
„Controlling“ und „Einkauf“ hinzu.
Im März 2009 machte Helmut Mertens
einen ungewöhnlichen Vorschlag. Warum
nicht den vermeintlichen Außenseiter
Wilken fragen? Die Mitarbeiter der Wilken­
Gruppe wissen über betriebswirtschaftliche
Software, also über Kostenstellen,
Kostenträger, Mandanten – Kernbegriffe
che. Seit Mitte April sollen die Systemtests
laufen, für August ist die Migration geplant.
Der Produktivstart für die deutschen Gesellschaften
ist für den 1. September vorgesehen.
Im Jahr 2012 soll WINEX auch
für den internationalen Zahlungsverkehr
(zum Beispiel Polen, Ungarn, Tschechien,
Italien) bei den niederländischen Gesellschaften
der RheinLand Versicherungsgruppe
eingeführt werden.
DAs nEuE sTAnDARDpRODukT
wInEx
Abgebildet wird das gesamte In/Exkasso
einer Versicherung. Hierzu gehören
beispielsweise die Beitrags­, Schaden­,
Renten­ und Leistungszahlungen sowie
das Mahnverfahren. Das Standardsystem
kommt durch einen buchhalterischen
Kniff zustande: WINEX ist als Nebenbuch
angelegt, das an das jeweils bestehende
Rechnungswesen, das Hauptbuch, angeschlossen
werden kann. Eine standardisierte
Schnittstelle macht es möglich.
WINEX erhält die Buchungen geliefert, die
eigentliche Bilanzierung erfolgt im Hauptbuch
des ERP­Systems. Das „Herz“ eines
des Finanz­ und Rechnungswesens –
bestens Bescheid. Hinzu kommen weitere
Kenntnisse hinsichtlich Reporting,
E­Banking, Dokumentenmanagement
etc. „Wilken hat alle Funktionalitäten,
um aus vorhandenen Kenntnissen ein
Standardsystem In/Exkasso zu bauen“,
warb der Abteilungsleiter intern für das
Gespräch mit Wilken. „Wir müssen den
ERP­Spezialisten nur die Versicherungssprache
beibringen. Dann wird ein Schuh
draus.“ Die Hoffnungen und Erwartungen
sind offensichtlich nicht enttäuscht worden.
„Wir haben bei unseren Gesprächspartnern
die Bereitschaft gespürt, zuzuhören
und dazuzulernen.“ Damit war die
Grundlage für eine Partnerschaft gelegt.
jeden Versicherungsunternehmens mit den
Kunden­ und Vertragsdaten bleibt also
unangetastet.
Ein Clearing­Modul für die Verarbeitung
der Zahlungseingänge ist in WINEX integriert.
„Das ist ein großer Vorteil des neuen
Systems“, berichtet Thomas Schmitz,
Abteilungsleiter Finanzbuchhaltung und
In/Exkasso bei den RheinLand Versicherungen.
„Hinterlegt ist ein Regelwerk, das
den Kontenausgleich nahezu automatisiert
abwickelt. Eine tolle Sache vor allem
zu Spitzenzeiten wie zum Jahresanfang.
Im Januar­Inkasso sind es durchschnittlich
rund zwei Millionen Buchungen für die
Gesellschaften RheinLand Versicherung,
RheinLand Lebensversicherung, Rhion,
und ONTOS.“
Auch das Mahnverfahren kann so automatisiert
an einen externen Inkassodienstleister
angeschlossen werden. „Soll
etwas im Regelwerk verändert werden“,
erklärt Thomas Schmitz weiter, „kann
man das leicht – ohne große Programmierkenntnisse.“
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