Rechtssichere Dokumente - Midrange Magazin
Rechtssichere Dokumente - Midrange Magazin
Rechtssichere Dokumente - Midrange Magazin
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
14<br />
SChWERPUNKT RECHTSSICHERE DOKuMENTE<br />
SUMMARY<br />
Bei der digitalen Verarbeitung von Belegen<br />
und in der Geschäftskommunikation<br />
per Mail und Fax sind wichtige Punkte<br />
zu beachten, damit die Rechtssicherheit<br />
der <strong>Dokumente</strong> gewährleistet bleibt.<br />
Es wird endgültig ernst mit der elektronischen Steuerprüfung<br />
Schnell, aber überlegt angehen<br />
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind<br />
schon seit Januar 2002 gesetzlich verpflichtend. Dennoch haben sich viele Firmen mit der<br />
Umsetzung Zeit gelassen. Doch seit diesem Jahr gibt es eine Verschärfung der Rechtslage:<br />
Das Jahressteuergesetz sieht Verzögerungsgelder bis zu 250.000 Euro für GDPdU-Sünder vor.<br />
Einer der häufigsten Fehler ist es,<br />
die Komplexität der GDPdU-Umsetzung<br />
zu unterschätzen. Denn steuerrechtlich<br />
relevante Daten kommen aus<br />
den unterschiedlichsten Quellen, vom<br />
ERP-System bis hin zu E-Mails oder<br />
Office-<strong>Dokumente</strong>n. Auch die Tatsache,<br />
dass die Projektakteure unterschiedliche<br />
„Sprachen“ sprechen, führt zu Problemen.<br />
Es ist beispielsweise nicht jedem<br />
Leiter der Abteilung „Finanz- und<br />
Rechnungswesen“ sofort klar, aus wel-<br />
MIDRANGE MAgAZIN · 01/2010<br />
chen Tabellen und Spalten seines ERP-<br />
Systems er Daten für eine Datenträgerüberlassung<br />
aufbereiten muss. Etwa<br />
dann, wenn auf die Unternehmung eine<br />
Umsatzsteuersonderprüfung für einen<br />
spezifischen Jahrgang zukommt, die<br />
durch die Finanzbehörden oft mit einem<br />
Vorlauf von nur wenigen Wochen<br />
angemeldet wird.<br />
Ein weiteres Problem: Die fachliche<br />
und technische Aufbereitung der<br />
Daten benötigt genauso viel Zeit wie<br />
deren Identifikation. Neben zeitintensiven<br />
Datenextraktionsprozessen ist<br />
deswegen auch die Durchführung von<br />
technischen und fachlichen Tests sowie<br />
deren ausführliche Dokumentation<br />
nötig – und dies alles im Rahmen des<br />
Tagesgeschäftes. Meist ist die Zeit viel<br />
zu kurz, um dem Prüfer die geforderten<br />
Unterlagen rechtzeitig übermitteln oder<br />
ihm den Zugriff auf alle relevanten Daten<br />
ermöglichen zu können. Insbesondere,<br />
wenn zusätzlich externe Berater<br />
Anyka, iStockphoto.com