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Datenschutzrichtlinien für die SPITEX-Organisationen im Kanton Bern
Beschluss des Vorstands des SPITEX-Verbands des Kantons Bern vom
20.06.2007
in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten des Kantons Bern und der Gesundheits- und
Fürsorgedirektion des Kantons Bern
Bern, 20.06.2007
SPITEX_Datenschutz_Richtl_200607DEC:\Dokumente und Einstellungen \Kettiger\Eigene Dateien \SPITEX\Datenschutz -RAI-HC\DS -SPITEX_Beschluss_DE\SPITEX_Datenschutz_Richtl_200607DE.doc
SPITEX Verband des Kantons Bern, Zähringerstrasse 15, 3012 Bern, Telefon 031 300 51 51, Telefax 031 300 51 50
E-Mail: verband@spitexbe.ch, Homepage: www.spitexbe.ch

Datenschutzrichtlinien für SPITEX-Organisationen im Kanton Bern
Einleitung
Diese Datenschutzrichtlinien sind für alle SPITEX-Organisationen im Kanton Bern verbindlich,
die im Auftrag von Kanton oder Gemeinde Leistungen der Pflege und Betreuung zu
Hause erbringen. Ihre Einhaltung entspricht dem Standard 1.8.2. des Handbuchs Standards
mit Indikatoren für SPITEX-Leistungen.
Ziel der Datenschutzrichtlinien ist es, in den SPITEX-Betrieben ein Höchstmass von Datenschutz
und Datensicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig den betrieblichen Bedürfnissen
sowie Auskunftsrechten Dritter Rechnung zu tragen.
Rechtliche Grundlagen
Die vorliegenden Datenschutzrichtlinien stützen sich insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:
Bundesrecht:
• Schweizerisches Strafgesetzbuch vom 21. Dezember 1937 (StGB), SR 311.0 (Art.
179 novies , 320, 321);
• Bundesgesetz vom 6. Oktober 2000 über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts
(ATSG), SR 830.1 (Artikel 32 Abs. 2, 33, 47);
• Bundesgesetz vom 20. Dezember 1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung
(AHVG), SR 830.10 (Art. 49, 50a);
• Bundesgesetz vom 19. Juni 1959 über die Invalidenversicherung (IVG), SR 831.20 (Art.
66a);
• Bundesgesetz vom 18. März 1994 über die Krankenversicherung (KVG), SR 832.10 (Art.
42, 57 Abs. 6, 82, 84, 84a);
• Verordnung vom 27. Juni 1995 über die Krankenversicherung (KVV), SR 832.102 (Art.
120);
• Bundesgesetz vom 20. März 1981 über die Unfallversicherung (UVG), SR 832.20 (Art.
54a, 96, 97, 98).
Kantonales Recht (Kanton Bern):
• Verfassung des Kantons Bern vom 6. Juni 1993 (KV), BSG 101.1 (Art. 18);
• Datenschutzgesetz vom 19. Februar 1986 (KDSG), BSG 152.04;
• Gesundheitsgesetz vom 2. Dezember 1984 (GesG), BSG 811.01 (Art. 26, 27, 28, 39a,
40a);
• Verordnung vom 23. Oktober 2002 über die Rechte und Pflichten der Patientinnen und
Patienten und der Gesundheitsfachpersonen (Patientenrechtsverordnung, PatV), BSG
811.011 (Art. 3, 4, 5, 6).
• Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG), BSG
860.1 (Art. 8);
• Leitfaden der Gesundheits- und Fürsorgedirektion des Kantons Bern zur Schweigepflicht
von Gesundheitsfachpersonen, September 2006.
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Datenschutzrichtlinien für SPITEX-Organisationen im Kanton Bern
Grundsätzliches zum Personendatenschutz
1.1. Klientendaten
Definition
Unter Klientendaten werden in diesen Richtlinien alle Daten verstanden, die einer Klientin
oder einem Klienten direkt zugeordnet werden können. Sie bestehen aus der Klientendokumentation
sowie aus den administrativen Daten.
Persönliche Notizen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von SPITEX-Organisationen (z.B.
Agenda-Einträge, Planungsunterlagen, Gedächtnisstützen für Gespräche, etc.) sind keine
Klientendaten.
Einsichtnahme in eigene Daten
Den Klientinnen und Klienten ist auf Verlangen Einsicht in alle sie betreffenden Daten zu
gewähren und diese sind auf Wunsch zu erläutern.
Die Klientinnen und Klienten können die Herausgabe dieser Daten verlangen. In der Regel
wird eine Kopie abgegeben. Für die Kopie darf eine kostendeckende Abgeltung verlangt
werden.
Die Einsichtnahme kann verweigert werden, wenn wichtige und überwiegende öffentliche
Interessen oder besonders schützenswerte Interessen Dritter (Personendatenschutz von
Dritten, die in den Akten erwähnt werden) entgegenstehen.
Kann die Auskunft der Klientin oder dem Klienten selber nicht erteilt werden, weil sie diese
bzw. diesen zu stark belasten würde, so kann sie einer von der Klientin bzw. vom Klienten
bezeichneten Person des Vertrauens gegeben werden.
Berichtigung und Löschung
Die Klientinnen und Klienten haben Anspruch darauf, dass unrichtige oder nicht notwendige
Personendaten über sie berichtigt oder vernichtet werden.
Kann weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit von Klientendaten, insbesondere von solchen,
die eine Wertung menschlichen Verhaltens enthalten, bewiesen werden, so können
Klientinnen oder Klienten verlangen, dass eine angemessene Gegendarstellung aufgenommen
wird.
Information über Datenweitergabe
Die Klientinnen und Klienten sind darüber zu informieren, wenn Klientendaten gestützt auf
die besonderen Bestimmungen des Sozialversicherungsrechts (vgl. Ziffer 4.2, zweiter Teil,
Ziffer 4.3, Ziffer 4.4) an Dritte weitergegeben werden.
Die Informationspflicht besteht nicht bei der Weitergabe des üblichen Bedarfsmeldeformulars
an Krankenversicherer (Ziffer 4.2) und Unfallversicherer (Ziffer 4.3).
Aufklärung über die Rechte
Alle Klientinnen und Klienten werden zu Beginn jedes neuen Auftrags für Pflege und Betreuung
über ihre Rechte und Pflichten bezüglich Datenschutz und Datensicherheit aufgeklärt.
Den Klientinnen und Klienten wird das „Merkblatt für Klientinnen und Klienten von SPITEX-
Organisationen im Kanton Bern“ ausgehändigt. Urteilsfähige Klientinnen und Klienten haben
den Empfang des Merkblattes auf einer Kopie zu bestätigen. Bei urteilsunfähigen Personen
hält die Pflegefachperson die Aushändigung protokollarisch fest.
1.2. Personaldaten
Definition
Unter Personaldaten werden in diesen Richtlinien alle Daten verstanden, die einer angestellten
Person oder einer auszubildenden Person direkt zugeordnet werden können. Zu den
Personaldaten gehören insbesondere die Personaldossiers und die Lohnbuchhaltung.
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Einsichtnahme in eigene Daten
Angestellte und auszubildende Personen haben jederzeit das Recht, in sämtliche Personaldaten
Einsicht zu nehmen, die sie betreffen.
Die Einsichtnahme kann verweigert werden, wenn wichtige und überwiegende öffentliche
Interessen oder besonders schützenswerte Interessen Dritter (Personendatenschutz von
Dritten, die in den Akten erwähnt werden) entgegenstehen.
Rechte der Betroffenen (Berichtigung, Löschung)
Angestellte und auszubildende Personen haben das Recht:
a. die Berichtigung falscher Personaldaten zu verlangen;
b. den Personaldaten eine Gegendarstellung beizufügen, wenn eine Berichtigung im Sinne
von Buchstaben a nicht möglich ist;
c. die Löschung von Personaldaten zu verlangen, die nicht mehr gebraucht werden und die
keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.
Personaldaten sind 10 Jahre nach dem Ausscheiden der Person aus dem Dienst der
SPITEX-Organisation zu löschen bzw. zu vernichten.
2. Handhabung von Klientendokumentationen in Papierform
2.1. Zulässiger Inhalt
Die Klientendokumentation soll den Behandlungsverlauf angemessen dokumentieren. Sie
muss insbesondere die Bedarfsabklärung, Sachverhaltsfeststellungen und die angeordneten
und erbrachten Therapie-, Pflege- und Betreuungsleistungen enthalten. Die Klientendokumentation
hält auch erfolgte Aufklärungen über Therapie-, Pflege- und Betreuungsleistungen
fest, soweit diese ausnahmsweise durch Mitarbeitende der SPITEX erfolgen.
Der Inhalt soll auch bei Klientendokumentationen in Papierform weitestmöglich den Formularen
von RAI-Home-Care (RAI-HC) entsprechen und nicht darüber hinausgehen.
2.2. Aufbewahrung und Verwaltung während der Dauer der Pflege und Betreuung
Verantwortlich für die Verwaltung und die Aktualität der Klientendokumentation ist die
SPITEX-Organisation.
Während der Dauer der Pflege und Betreuung kann die Klientendokumentation in Papierform
bei der Klientin bzw. beim Klienten zuhause aufbewahrt werden, wenn folgende Anforderungen
erfüllt sind:
Die Klientendokumentation wird in einer stabilen Mappe aufbewahrt. Die Mappe trägt aussen
die Bezeichnung „SPITEX“, den Namen der SPITEX-Organisation, die Bezeichnung „Klientendokumentation
für“ und den Namen der Klientin bzw. des Klienten sowie den Aufdruck
„Vertraulich“ (vgl. Muster im Anhang 1). Die Mappe ist geschützt vor dem Einblick von Drittpersonen
an einem sicheren Ort (Nachttischschublade, Küchenschrank, etc.) aufzubewahren.
Die Klientin bzw. der Klient unterzeichnet zu Beginn der Pflege und Betreuung eine Erklärung,
in welcher der Empfang der Klientendokumentation sowie die Pflicht zur Rückgabe
bestätigt werden. Bei urteilsunfähigen Personen hält die Pflegefachperson die Aushändigung
protokollarisch fest.
2.3. Aufbewahrung und Verwaltung nach Beendigung der Pflege und Betreuung
Grundsatz
Die Klientendokumentation wird nach Beendigung der Pflege und Betreuung während 10
Jahren aufbewahrt.
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Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss der letzten Pflege- oder Betreuungshandlung
zu laufen. Werden abgelegte Dokumente in eine Klientendokumentation für einen neuen
Fall der Pflege und Betreuung integriert, beginnt die Frist mit deren Abschluss neu zu
laufen.
Längere Aufbewahrung
Klientendokumentationen von Kindern und Jugendlichen bis 18 Jahre werden nach Beendigung
der Pflege und Betreuung während 20 Jahren aufbewahrt.
Befreiung von der Aufbewahrungspflicht
Die SPITEX-Organisation ist von der Aufbewahrungspflicht befreit, wenn sie mit schriftlichem
Einverständnis der Klientin oder des Klienten die Klientendokumentation
a. einer nachbehandelnden bzw. nachbetreuenden Organisation oder Fachperson übergibt;
b. der Klientin oder dem Klienten auf deren Begehren hin zur definitiven Aufbewahrung aushändigt.
Vernichtung
Unmittelbar nach Ende der Aufbewahrungsfrist wird die Klientendokumentation vernichtet,
z.B. durch Schreddern oder durch Verbrennen in der Kehrichtverbrennungsanlage unter Aufsicht.
2.4. Zugangsberechtigung im Betrieb
Zugang zur Klientendokumentation in Papierform haben die Angestellten und die auszubildenden
Personen der Organisation nur so weit, als es ihre Funktion erfordert.
3. Handhabung von Klientendokumentationen in elektronischer Form
3.1. Zulässiger Inhalt
Die Klientendokumentation soll den Behandlungsverlauf angemessen dokumentieren. Sie
muss insbesondere die Bedarfsabklärung, Sachverhaltsfeststellungen und die angeordneten
und erbrachten Therapie-, Pflege- und Betreuungsleistungen enthalten. Die Klientendokumentation
hält auch erfolgte Aufklärungen über Therapie-, Pflege- und Betreuungsleistungen
fest, soweit diese ausnahmsweise durch Mitarbeitende der SPITEX erfolgen.
Die Bedarfsabklärung wird elektronisch im System von RAI-HC geführt. Vorbehalten bleiben
Bedarfsabklärungen im Bereich von Spezialpflege.
3.2. Aufbewahrung und Verwaltung während der Dauer der Pflege und Betreuung
Verantwortlich für die Verwaltung und die Aktualität der Klientendokumentation ist die
SPITEX-Organisation.
Die SPITEX-Organisation führt die Klientendokumentation in elektronischer Form.
Werden Teile der Klientendokumentation nicht in elektronischer Form geführt, gelten für diese
die Vorschriften der Ziffer 2.2.
3.3. Aufbewahrung und Verwaltung nach Beendigung der Pflege und Betreuung
Grundsatz
Die Klientendokumentation wird nach Beendigung der Pflege und Betreuung während 10
Jahren aufbewahrt.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss der letzten Pflege- oder Betreuungshandlung
zu laufen.
Die Aufbewahrung kann in elektronischer Form oder in Papierform erfolgen.
Längere Aufbewahrung
Klientendokumentationen von Kindern und Jugendlichen bis 18 Jahre werden nach Beendigung
der Pflege und Betreuung während 20 Jahren aufbewahrt.
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Befreiung von der Aufbewahrungspflicht
Die SPITEX-Organisation ist von der Aufbewahrungspflicht befreit, wenn sie mit schriftlichem
Einverständnis der Klientin oder des Klienten die gesamte Klientendokumentation
a. in elektronischer Form oder in Papierform einer nachbehandelnden bzw. nachbetreuenden
Organisation oder Fachperson übergibt;
b. der Klientin oder dem Klienten auf deren Begehren hin in Papierform zur definitiven Aufbewahrung
aushändigt.
Löschung
Unmittelbar nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Klientendaten gelöscht.
3.4. Zugangsberechtigung im Betrieb
Zugang zur Klientendokumentation in elektronischer Form haben die Angestellten und die
auszubildenden Personen der Organisation nur so weit, als es ihre Funktion erfordert. Der
selektive Zugang ist mittels technischer oder organisatorischer Massnahmen zu gewährleisten
(z.B. durch Passwortschutz, vgl. auch Ziffer 7.2).
4. Herausgabe von Daten und Dokumenten an Dritte
4.1. Medizinalpersonen und stationäre Einrichtungen
Die Weitergabe von Klientendaten an Medizinalpersonen ausserhalb der SPITEX-
Organisation und an stationäre Einrichtungen bedarf grundsätzlich der schriftlichen Einwilligung
durch die Klientin oder den Klienten.
In Notfallsituationen, d.h. wenn die Weitergabe von Klientendaten zur Erhaltung von Gesundheit
oder Leben dringend erforderlich ist, kann auf eine Einwilligung verzichtet werden.
4.2. Krankenversicherer (obligatorische Krankenversicherung, KVG)
Grundsatz
Die Krankenversicherer erhalten bezogen auf den konkreten Versicherungsfall ohne weiteres
die Daten des vertraglich vereinbarten Bedarfsmeldeformulars.
Zusätzliche Informationen
Der Vertrauensarzt der Krankenversicherer erhält auf schriftliche Anfrage hin ohne schriftliche
Zustimmung der Klientin/des Klienten zusätzlich die auf den konkreten Versicherungsfall
bezogenen Daten der vertraglich vereinbarten Bedarfsabklärungsinstrumente.
Der Vertrauensarzt der Krankenversicherer erhält auf schriftliche Anfrage hin weitere Daten
aus der Klientendokumentation (standardisierte oder individuelle Pflegeplanung, Verlaufsberichte,
Wundprotokolle, usw.).
Dokumente dürfen nicht weitergegeben werden, wenn sie besonders schützenswerte Personendaten
von Drittpersonen (z.B. Familienangehörigen) enthalten und nicht ohne besonderen
Aufwand anonymisiert werden können.
4.3. Obligatorische Unfallversicherung (UVG)
Grundsatz
Die Unfallversicherer erhalten bezogen auf den konkreten Versicherungsfall ohne weiteres
die Daten des Bedarfsmeldeformulars.
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Zusätzliche Informationen
Der Unfallversicherer erhält auf schriftliche Anfrage hin weitere Daten aus der Klientendokumentation
(standardisierte oder individuelle Pflegeplanung, Verlaufsberichte, Wundprotokolle,
usw.).
Dokumente dürfen nicht weitergegeben werden, wenn sie besonders schützenswerte Personendaten
von Drittpersonen (z.B. Familienangehörigen) enthalten und nicht ohne besonderen
Aufwand anonymisiert werden können.
4.4. Invalidenversicherung (IV)
Die zuständige IV-Stelle erhält auf schriftliche Anfrage, und sofern sie die Kopie einer Vollmacht
im Sinne von Artikel 28 Absatz 3 ATSG vorlegt, alle Daten aus der Klientendokumentation
(standardisierte oder individuelle Pflegeplanung, Verlaufsberichte, Wundprotokolle,
usw.).
Dokumente dürfen nicht weitergegeben werden, wenn sie besonders schützenswerte Personendaten
von Drittpersonen (z.B. Familienangehörigen) enthalten und nicht ohne besonderen
Aufwand anonymisiert werden können.
4.5. Behörden (allgemeine Amtshilfe)
Behörden werden im Einzelfall und auf schriftliches und begründetes Gesuch hin Klientendaten
bekannt gegeben, wenn die Behörde glaubhaft darlegt, dass sie gesetzlich zur Bearbeitung
der Klientendaten befugt ist und die Klientendaten im konkreten Fall für die Wahrnehmung
ihrer Aufgabe benötigt, und wenn (kumulativ) folgende Voraussetzungen vorliegen:
a. Schriftliche Einwilligung der Klientin bzw. des Klienten oder Befreiung von der Schweigepflicht
(Ziffer 5) durch das Kantonsarztamt der Gesundheits- und Fürsorgedirektion des
Kantons Bern;
b. Befreiung vom Amtsgeheimnis durch die Anstellungsbehörde (vgl. Ziffer 6).
4.6. Strafverfolgungsbehörden in bestimmten Ausnahmefällen
Ausnahmsweise und auf schriftliches und begründetes Gesuch hin werden ohne schriftliche
Zustimmung der Klientin/des Klienten und ohne Befreiung von der Schweigepflicht und vom
Amtsgeheimnis den Strafverfolgungsbehörden Klientendaten bekannt gegeben zum Auslösen
von Ermittlungen und Strafuntersuchungen in folgenden Fällen, in welchen ohnehin ein
Melderecht besteht:
a. ausserordentliche Todesfälle;
b. Verbrechen oder Vergehen gegen Leib und Leben, die öffentliche Gesundheit oder die
sexuelle Integrität.
4.7. Aussagen vor Gericht
Angestellte und auszubildende Personen in SPITEX-Organisationen dürfen vor Gericht als
Auskunftspersonen, Zeuginnen bzw. Zeugen oder Sachverständige nur aussagen, wenn
(kumulativ) folgende Einwilligungen vorliegen:
a. Schriftliche Einwilligung der Klientin bzw. des Klienten oder Befreiung von der Schweigepflicht
(Ziffer 5) durch das Kantonsarztamt der Gesundheits- und Fürsorgedirektion des
Kantons Bern;
b. Befreiung vom Amtsgeheimnis durch die Anstellungsbehörde (vgl. Ziffer 6).
Auf Verlangen des Gerichts sind die Angestellten und auszubildenden Personen in SPITEX-
Organisationen verpflichtet, bei den zuständigen Stellen um eine Befreiung von der Schweigepflicht
und eine Befreiung vom Amtsgeheimnis nachzusuchen.
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4.8. Gesetzliche und amtliche Vertreter/innen
Gesetzliche sowie amtlich eingesetzte Vertreter/innen sind hinsichtlich der Auskunfts- und
Einsichtsrechte den Klientinnen und Klienten gleichgestellt (Ziffer 1.1.). Ihnen wird im gleichen
Umfang Auskunft und Einsicht gewährt, sofern die urteilsfähige Klientin oder der urteilsfähige
Klient nicht ausdrücklich bestimmt hat, dass der betreffenden Person die Auskunft und
Einsicht verweigert werden muss. Urteilsfähige Kinder sind fähig (???) zu entscheiden, ob
ihren Eltern Einsicht gewährt wird.
4.9. Familienangehörige
Grundsatz
Die Weitergabe von Klientendaten an Familienangehörige (auch Ehepartner und Kinder)
bedarf grundsätzlich der schriftlichen Zustimmung der Klientin oder des Klienten.
Ausnahme
Bei urteilsunfähigen Klientinnen und Klienten können die Daten den nächsten Angehörigen,
insbesondere solchen, die im gleichen Haushalt leben, mitgeteilt werden.
Auskünfte über verstorbene Personen
Den Familienangehörigen von verstorbenen Klientinnen oder Klienten darf nur mit Befreiung
von der Schweigepflicht durch das Kantonsarztamt der Gesundheits- und Fürsorgedirektion
des Kantons Bern Auskunft und Einsicht in die Klientendokumentation gewährt werden.
Abweichend davon dürfen Angehörige, welche die Verstorbenen eng begleitet haben und
somit über den Krankheitsverlauf grundsätzlich Bescheid wissen, in summarischer Weise
über die Todesumstände informiert werden.
4.10. Personen aus dem sozialen Netz
Die Weitergabe von Klientendaten an Personen aus dem sozialen Netz bedarf grundsätzlich
der schriftlichen Zustimmung der Klientin oder des Klienten.
Abweichend davon dürfen Personen, welche die Verstorbenen sehr eng begleitet haben und
somit über den Krankheitsverlauf grundsätzlich Bescheid wissen, in summarischer Weise
über die Todesumstände informiert werden.
5. Allgemeine Schweigepflicht 1
Angestellte und auszubildende Personen in SPITEX-Organisationen haben über alles, was
sie während ihrer Arbeit wahrnehmen, Stillschweigen zu bewahren.
Unter die Schweigepflicht fallen insbesondere:
• Informationen, die von Klientinnen und Klienten mitgeteilt werden;
• Informationen über Klientinnen und Klienten sowie über deren Angehörige, die von Dritten
mitgeteilt werden;
• Wahrnehmungen während der Arbeit in der Wohnung der Klientinnen und Klienten, unabhängig
davon, ob sie die Klientinnen und Klienten oder andere Personen betreffen.
Die Schweigepflicht gilt auch gegenüber anderen Angestellten der gleichen SPITEX-
Organisation. Ausgenommen ist der fachliche Informationsaustausch, wenn diese Informationen
für die Erfüllung des Betreuungsziels unerlässlich sind.
Die Schweigepflicht gilt über die Beendigung des Anstellungs- bzw. Ausbildungsverhältnisses
hinaus.
Die Schweigepflicht entfällt, wenn die Klientin oder der Klient oder die zuständige Stelle der
Gesundheits- und Fürsorgedirektion zur Auskunftserteilung ermächtigt hat oder wenn auf
Grund einer gesetzlichen Bestimmung eine Auskunftspflicht oder ein Auskunftsrecht besteht.
1 Siehe ergänzend zu den nachfolgenden Ausführungen auch den Leitfaden der Gesundheits- und
Fürsorgedirektion zur Schweigepflicht von Gesundheitsfachpersonen (September 2006).
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Soweit dies für eine Auskunftserteilung notwendig ist, können sich Angestellte und auszubildende
Personen in den SPITEX-Organisationen durch das Kantonsarztamt der Gesundheits-
und Fürsorgedirektion von der Schweigepflicht befreien lassen. Das Gesuch ist schriftlich zu
stellen und muss mindestens folgende Angaben enthalten (vgl. Muster im Anhang 2):
a. Initialen und Geburtsdatum (ggf. Todesdatum) der Person, über die Auskunft erteilt werden
soll;
b. Kurze Schilderung des Sachverhalts und Begründung, weshalb die Befreiung beantragt
wird, weshalb und wem Auskunft erteilt werden soll, und ob die betroffene Person vorgängig
um Befreiung von der Schweigepflicht angefragt wurde;
c. Eigenhändige Unterschrift der Fachperson.
6. Amtsgeheimnis
Angestellte und auszubildende Personen in SPITEX-Organisationen unterstehen im gleichen
Umfang wie für die Schweigepflicht beschrieben (Ziffer 5) auch dem Amtsgeheimnis.
Für die Befreiung vom Amtsgeheimnis ist jenes Organ innerhalb der SPITEX-Organisation
zuständig, das befugt ist, Anstellungen vorzunehmen (Anstellungsbehörde). Die Befreiung
vom Amtsgeheimnis erfolgt schriftlich (vgl. Muster im Anhang 3).
7. Organisatorische Anordnungen
7.1. Datenschutz- und Datensicherheitskonzept
Jede SPITEX-Organisation verfügt über ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept.
Das Konzept hält mindestens Folgendes fest:
a. Name der Verantwortlichen bzw. des Verantwortlichen für den Datenschutz;
b. Bezeichnungen und Adressen der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden der Gemeinden;
c. Zugangsberechtigungen nach Funktionen;
d. Art und Weise der Datensicherung;
e. Verantwortlichkeiten für die Datensicherung (inkl. Stellvertretungsregelungen);
f. Aufbewahrung der Klientendokumentation nach einer allfälligen Auflösung der SPITEX-
Organisation.
7.2. Anforderungen an die Informatik
Das eingesetzte Informatiksystem muss sicherstellen, dass
a. die Daten ihrem Ursprung zugeordnet werden können (Authentizität);
b. die Daten während der Bearbeitung unverfälscht, vollständig und widerspruchsfrei bleiben
(Integrität);
c. dokumentiert wird, wer welche Daten zu welchem Zeitpunkt im System eingegeben, verändert
oder gelöscht hat (Revisionsfähigkeit);
d. die Daten für die Einsichtnahme und Herausgabe verfügbar sind.
Alle Geräte, die einen Zugang zu Klienten- oder Personaldaten ermöglichen, werden unter
Verschluss gehalten (Türen abschliessen, Notebooks in Schränken einschliessen, etc.).
PC- und Notebook-Arbeitsplätze werden generell durch Passwort geschützt.
Zugang zur Klientendokumentation in elektronischer Form haben die Angestellten und die
auszubildenden Personen der Organisation nur so weit, als es ihre Funktion erfordert. Der
selektive Zugang wird mittels individueller Passwörter geregelt.
Passwörter müssen aus mindestens 8 Zeichen bestehen.
Passwörter müssen monatlich geändert werden.
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Der Datenbestand wird täglich auf einem zweiten Datenträger gesichert, welcher einbruchs-
und feuersicher aufbewahrt wird.
Der Datenbestand wird periodisch auf einen dritten Datenträger gesichert, welcher in anderen
Räumen einbruchs- und feuersicher aufbewahrt wird.
Die SPITEX-Organisation stellt sicher, dass Archivdaten bis zum Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen gelesen werden können.
Bei Servern, PC und Notebooks, die ausser Betrieb genommen werden, ist die Festplatte
neu zu formatieren oder physisch unbrauchbar zu machen.
7.3. Verantwortliche/r für den Datenschutz im Betrieb
Jede SPITEX-Organisation bezeichnet intern eine Person, welche für den Datenschutz zuständig
ist.
Die Verantwortliche bzw. der Verantwortliche für Datenschutz hat folgende Aufgaben:
a. Instruktion und Ausbildung aller Angestellten und aller auszubildenden Personen in Sachen
Datenschutz;
b. Beratung der Betriebsleitung bezüglich Datenschutz;
c. Periodische Überprüfung und allenfalls Anpassung des Datenschutz- und Datensicherheitskonzeptes;
d. Erstellen eines Konzeptes hinsichtlich des funktionsbezogenen Zugangs zu Klienten- und
Personaldaten;
e. Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften über den Passwortschutz;
f. Ansprechperson der Klientinnen und Klienten in Sachen Datenschutz;
g. Ansprechperson der Datenschutzaufsichtsbehörden.
Die Verantwortliche bzw. der Verantwortliche für Datenschutz hat auf Grund ihrer/seiner
Funktion keinen allgemeinen Zugang zu Klienten- und Patientendaten.
8. Rechts- und Datenschutzaufsicht
Wenn ein Streit zwischen der SPITEX-Organisation und einer Klientin bzw. einem Klienten,
mit Angehörigen oder mit anderen Privatpersonen über Fragen des Datenschutzes (insbesondere
über Auskunfts- und Einsichtsrechte, Berichtigung und Löschung) nicht im gegenseitigen
Einvernehmen beigelegt werden kann, regelt die SPITEX-Organisation die Streitfrage
in einer schriftlichen Verfügung. Der Entscheid ist in der Verfügung kurz zu begründen.
Gegen die Verfügung können die Betroffenen innert 30 Tagen beim örtlich zuständigen Regierungsstatthalter
eine Verwaltungsbeschwerde einreichen. Auf diese Beschwerdemöglichkeit
muss in der Verfügung hingewiesen werden (Rechtsmittelbelehrung).
Die direkte Datenschutzaufsicht über die SPITEX-Organisationen ist zurzeit nicht definitiv
festgelegt. Die Oberaufsicht über den Datenschutz der SPITEX-Organisationen im Kanton
Bern wird durch die Datenschutzaufsichtsstelle des Kantons Bern ausgeübt.
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Anhang 1: Muster für die Beschriftung der Mappe mit der Klientendokumentation
Das Dokument steht im internen Bereich des Internetauftritts des SPITEX-Verbands des
Kantons Bern als Word- und als PDF-Datei zum Herunterladen zur Verfügung.
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Anhang 2: Muster eines Gesuchs um Befreiung von der Schweigepflicht
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Anhang 3: Muster einer Befreiung vom Amtsgeheimnis
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