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Kunden-Interview Wollschläger: „Ich fand es für uns sehr gewinnbringend, dass es für jede Kostenkategorie einen Experten gab“ Kostenmanager: Wollschläger ist professioneller Partner für Präzisionswerkzeuge, Spannen und Zerspanung, Schweißtechnik, Arbeitsschutz, Werkzeugmaschinen, Betriebseinrichtung, Messtechnik, Schleiftechnik und Antriebstechnik. Das 1937 gegründete Unternehmen ist heute eines der führenden deutschen Handelsunternehmen der Branche und verfügt in Deutschland über 13 Niederlassungen mit mehr als 600 Mitarbeitern. Sehr geehrter Herr Geitzenauer, wie ist der Einkauf in einem Unternehmen strukturiert, das in seinen 10 Sparten selbst über 65.000 lagerhaltige Artikel vertreibt? Geitzenauer: Bei uns spielt im Einkauf das Produkt-Know-how eine ganz entscheidende Rolle. Deshalb ist der Einkauf und das Produktmanagement in produktspezifische Fachbereiche gegliedert welche wiederum enge Schnittstellen zum Vertrieb und Marketing bilden. Für uns als Handelsunternehmen ist es ein ganz wichtiger Schlüssel zum Erfolg, dass alle Bereiche eng zusammenarbeiten. Insgesamt gibt es bei uns zirka 50 Mitarbeiter, die in den Fachbereichen angesiedelt sind – gut 25 davon nehmen unmittelbar Funktionen von Produktmanagement, Einkauf und Disposition wahr. KM: Laut einer Studie des BundesverbandesMaterialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) machen die sogenannten nicht-strategischen Kosten 30-50 Prozent des Einkaufsvolumens aus. Gibt es bei Ihnen internes Personal, das sich mit diesen Bereichen befasst? Geitzenauer: Der Einkauf der sog. nicht-strategischen Kosten ist bei uns in den jeweiligen Fachabteilungen wie z.B. Facility-Management, IT, Logistik und Marketing angesiedelt. So gehören zum Beispiel Verpackungen zum Bereich Logistik und die Druckkosten sind dem Marketingbereich zugeordnet. KM: Für Bereiche wie Bürobedarf, Verpackung, Telekommunikation und Porto haben Sie sich externe Unterstützung geholt. Wieso haben Sie sich zu diesem Schritt entschlossen und auf welcher Grundlage haben Sie sich für das ausgewähl- te Beratungshaus entschieden? Was würden Sie mit 19.7% Einsparungen machen? Geitzenauer: Mir war der Ansatz von Expense Reduction Analysts, dass eine Rechnung nur gestellt wird, wenn tatsächliche Einsparungen generiert werden, sehr sympathisch. Ich bin immer skeptisch bei kalkulierten Einsparungen oder bei theoretischen Vorschlägen zur Prozessoptimierung. Bei Expense Reduction Analysts dagegen spiegeln sich die Einsparungen direkt unten rechts im EBIT wider. Zudem fand ich es für uns sehr gewinnbringend, dass es für jede Kostenkategorie einen Experten gab. Man hat in den Projekten sehr schnell gemerkt, dass diese Experten sich jeweils nur mit einer oder zwei Kostenkategorien beschäftigen und ihren Markt sehr genau kennen. Obwohl wir in den untersuchten Bereichen schon sehr gut aufgestellt waren, konnten die Kategoriespezialisten noch Einsparungen finden. KM: Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Aspekte, um nachhaltige Einsparungen in den Gemeinkosten zu erzielen? Geitzenauer: Wie gesagt – ich stehe rein rechnerischen Einspa- rungen immer skeptisch gegenüber. Für mich zählt, ob diese Einsparungen auch tatsächlich generiert werden können. Um dies nachhaltig zu tun, muss diese Übung mehrfach wiederholt und die Maßnahmen ständig überprüft werden. Mit einer einmaligen Aktion erzielt man nur kurzfristig Verbesserungen. Auch hier kam uns der Ansatz von Expense Reduction Analysts entgegen, da der gesamte Prozess über 24 Monate aktiv begleitet und die tatsächlich erzielten Einsparungen quartalsmäßig ausgewertet werden. KM: Die ersten Projekte sind nach der Analysephase in der Implementierung. Wie sieht Ihr erstes Fazit bezüglich des Erfolges der Projekte aus? Geitzenauer: Nun ja – wir haben Expense Reduction Analysts nun damit beauftragt, unsere Druckkosten zu untersuchen. Es gibt wahrscheinlich kein besseres Zeichen der Zufriedenheit als ein Folgeauftrag. Sehr geehrter Herr Geitzenauer, vielen Dank für das Gespräch. Zur Person Robert Geitzenauer ist Leiter Controlling und Einkauf sowie Mitglied der Geschäftsführung bei der Wollschläger GmbH & Co. KG. Er ist seit 2007 im Unternehmen und hat zuvor als Leiter Strategisches Controlling Projekte zur Produktivitätssteigerung erfolgreich umgesetzt.
Experten-Interview IT: „Wichtig ist, dass der Dienstleister in der gleichen Liga spielt, dass sich Lieferant und Kunde auf Augenhöhe begegnen können“ Kostenmanager: Unter IT verstehen viele sehr unterschiedliche Sachen. Was genau fällt alles unter den Bereich IT in Unternehmen und wo in Unternehmen findet die IT Anwendung? Worringer: IT (Informationstechnik oder auch Informationstechnologie) ist der Oberbegriff für die Informations- und Datenverarbeitung und steht somit für die dafür benötigte Hard- und Software. Die Spanne reicht im Hardwarebereich vom Großrechner, Prozessrechner, Serversystem, PC Volker Worringer hat an der Universität Stuttgart Elektrotechnik studiert und ist seit dem Diplom 1994 in verschiedenen Unternehmen in leitenden Vertriebsfunktionen tätig gewesen. Dazu gehörten unter anderem Transtec AG, Sony Deutschland, Madge Networks und Openwave Systems, wo Volker Worringer zuletzt den Vertrieb an Mobilfunkbetreiber und Internet Provider in Zentral- und Osteuropa verantwortete. Sein Fokus liegt auf allen Gebieten der Informationstechnologie. Hier hat Volker Worringer erfolgreich diverse Projekte im Bereich IT-Wartung und Output Management umgesetzt. Unterstützt Unternehmen, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern – in über 30 Ländern. find extra profit Die Experten oder Druckersystemen und dem Cloud-Computing, bis hin zum Videokonferenzsystem oder dem Mobiltelefon. In der Software sind dies alle Systeme vom ERP, PPS oder CRM, über Systemsoftware wie Betriebssystemen und Datenbanksoftware bis hin zu Office- und Mail-Produkten. D.h., dass es heutzutage keinen Unternehmensbereich mehr gibt, der nicht durch IT-Systeme unterstützt wird. KM: IT ist ein sehr techniklastiges Thema: Wer ist im Unternehmen für den Einkauf von Otmar Pawassarat (Dipl.-Inform. (FH)) verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich IT, davon 16 Jahre als Leiter IT und Produktionsleiter in Personalunion. Seine Schwerpunkte umfassen die Bereiche Produktion (Lean Production), Logistik und IT. Er war in unterschiedlichen Branchen (Chemie, Kfz-Dienstleistung) und zuletzt als Prokurist und Mitglied der Geschäftsleitung in der Konsumgüterindustrie tätig. In sein Aufgabengebiet fielen die Auswahl und Einführung von ERP-, Fertigungssteuerungsund BDE-Systemen sowie die Beschaffung von Holzbearbeitungsmaschinen. info-germany@expensereduction.com www.expensereduction.com IT-Dienstleistungen verantwortlich? Pawassarat: Üblicherweise ist dies die Geschäftsleitung und der IT-Leiter (Neudeutsch: CIO). Gelegentlich – meist wenn der IT- Bereich über einen Dienstleister abgewickelt wird (Outsourcing) – kann dies auch die Einkaufsleitung sein. Oftmals sind auch die Fachbereiche – wenn sie durch die Software oder Dienstleistung tangiert werden – in die Entscheidungsprozesse zumindest mit eingebunden. KM: Wo haben Unternehmen Sparpotenziale und wieso können diese nicht in Eigenregie gehoben werden? Worringer: Sparpotenziale sind in allen eingangs beschriebenen IT- Segmenten zu finden. Ob Druckersysteme optimiert oder Hard- und Softwarebeschaffungen verhandelt werden. Alleine die aufgezeigte umfangreiche Aufgabenstellung ist vor allem in mittelständischen Unternehmen nicht mehr von der IT-Abteilung zu leisten. Die Anzahl der Mitarbeiter ist zu gering, um sich auf alle Teilbereiche zu konzentrieren. Noch dazu muss ja das Tagesgeschäft bewältigt werden. Für umfangreiche Marktbeobachtungen bleibt hier meist keine Zeit. Zu umfangreich sind die Produkte und Dienstleistungsunternehmen, um hier das fachlich Passende und preislich vernünftige herauszufinden. Das benötigte Maß an Spezialisierung und der Überblick über die Angebote kann nicht mehr geleistet werden. Hier bietet sich an, externe Unterstützung – mit den entsprechenden Fachkenntnissen und Marktkenntnissen – ins Boot zu holen. Netzwerkbetreiber Interoute senkt Kosten für Output Management um 31 Prozent I nteroute besitzt und betreibt das dichteste Sprach- und Datennetzwerk innerhalb der Europäischen Union. Das Next Generation Netzwerk erstreckt sich von London nach Warschau, von Stockholm bis Sizilien und darüber hinaus bis in die Türkei. Neun Unterseekabel-Landestationen markieren die Anschlusspunkte an Europa. In westlicher Richtung führt das Netzwerk zu den wichtigsten nordamerikanischen Telekommunikationsknoten, an seinem östlichen Ende schließt das Netzwerk den Nahen Osten über Dubai an Europa an. Im Süden verbindet Interoute Afrika direkt mit Europa – von Kapstadt bis Tunis. Interoute bedient Kunden in den 15 Hauptsprachen der EU über ein 60.000 Kilometer langes Glasfasernetz, 21 moderne Stadtnetze, 8 Rechenzentren, 32 Colocation Center und lokalen Aktivitäten in 26 Geschäftsmetropolen Europas. Um sich im Bereich Kostenmanagement besser aufzustellen, beauftragte Interoute Volker Worringer von Expense Reduction Analysts, die Kosten in verschiedenen Kostenkategorien - unter anderem dem Output Management - zu reduzieren. KM: Wie kann ein Unternehmen den am besten passenden Dienstleister finden und welche rechtlichen Aspekte müssen bei der Dienstleisterwahl berücksichtigt werden? Worringer: Grundsätzlich ist wichtig, dass der Dienstleister in der gleichen Liga spielt, dass sich Lieferant und Kunde auf Augenhöhe begegnen können. So können über Checklisten die unterschiedlichen Angebote miteinander verglichen und so das passende Angebot herausgefiltert werden. Wenn dann noch die menschliche Chemie stimmt, sollte es passen. KM: Das gesamte IT-Umfeld ist sehr schnelllebig und verändert sich fortlaufend. Was sind die Für das Output Management, Leasing-Raten für Drucker, Toner und Service gab Interoute jährlich 34.000 Euro aus. In den Standorten wurden verschiedene - teilweise abgeschriebene - Modelle genutzt. Bei Defekten gab es keine einheitliche Rufnummer, an die sich Mitarbeiter wenden konnten. Um für Interoute das beste Preis- Leistungsverhältnis zu identifizieren, erstellte Expense Reduction Analysts eine Ist-Aufnahme aller Geräte mit dazugehörigen Verbrauchsvolumina. Auf dieser Basis lud Expense Reduction Analysts Lieferanten in eine Ausschreibung ein. Auf Basis der Ausschreibungsergebnisse empfahl Expense Reduction Analysts Interoute, das gesamte Output Management auf einen Anbieter zu konzentrieren. Der neue Anbieter ist für alle Verbrauchsmaterialien zuständig und bietet Mitarbeitern eine einheitliche Servicenummer bei eventuell auftretenen Problemen. Zudem wurden alle Großkopierer an den Standorten durch auf die Bedürfnisse angepasste neue Geräte ausgetauscht. Insgesamt senkt Interoute die Kosten für das Output Management um 31 Prozent. Trends, die Unternehmen nicht verpassen sollten? Pawassarat: Es gab und gibt immer langlaufende Trends. Dies waren in der Vergangenheit der Großrechner, der PC, die Vernetzung der PCs und die Serversysteme, nicht zu vergessen das Internet. Die logische Fortsetzung ist die jetzige Welle des Cloud-Computings, kurz die Cloud. Vereinfacht ausgedrückt: Die ehemals lokalen Anwendungen, die nun in einem Pay-per-Use-Modell abgerechnet und über das Internet bezogen werden. Hier stehen wir z.B. vor der mittelfristigen Ablösung lokaler Mailserver im Mittelstand, die durch externe Anbieter nunmehr als Dienst angeboten werden. Jens Tamm, Country Manager Germany & Austria bei Interoute, zeigte sich mit dem Ergebnis sehr zufrieden. „Wir sind hochzufrieden mit dem Resultat. Durch die Umstellung Neben diesen Megatrends gibt es Trends die immer „aktuell“ sind und nicht verpasst werden dürfen. Diese sind beispielsweise: Datenschutz und -sicherheit, Server-Virtualisierung, Workflow- Management und Vertragsverwaltung sowie ERP-Systeme. Laut einer Mondula-Studie zum Beispiel sind rund 40% der eingesetzten ERP-Systeme älter als 10 Jahre. Interessanterweise sind gleichzeitig laut Perspektive Mittelstand rund 45% der Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen mit der eingesetzten ERP-Lösung unzufrieden. Weitere Trends sind die GPO (Geschäftsprozessoptimierung) und Archivierung. profitieren wir von einer einfacheren Abwicklung, besserem Service und sehr guter Qualität unserer Druckerzeugnisse.“ „Wir sind hochzufrieden mit dem Resultat. Durch die Umstellung profitieren wir von einer einfacheren Abwicklung, besserem Service und sehr guter Qualität unserer Druckerzeugnisse .“ Jens Tamm, Country Manager Germany & Austria, Interoute Germany GmbH
Seite 1: K STENMANAGER Expense Reduction Ana

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