Prozessablauf Sortierfile OnlineLink wird in einem neuen - Die ...

Sortierfile Online Prozessablauf
Innovativer Service für Massensendungen
Ausgabe 2006

Beschreibung des Prozessablaufs
Massensendungen müssen vom
Kunden bei PostMail immer zusammen
mit einem Aufgabeprotokoll
aufgeliefert werden.
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Bisher wurden von verschiedenen Softwareherstellern
auch sehr verschiedene
Aufgabeprotokolle generiert: Gerade bei
Layout und Inhalt, gab es grosse Unterschiede.
Wegen dieser uneinheitlichen Aufmachung
ist der Aufwand für die Verarbeitung
der Aufgabeprotokolle durch die
Post sehr gross: Schliesslich prüft Post-
Mail auf Grund der Protokolle wichtige
postalische Daten, wie etwa die Rechtmässigkeit
des Anspruchs eines Kunden
auf die Gewährung seiner Vorleistungsvergütungen
für die Botenroutierung.
Hier kommt nun Sortierfile Online
ins Spiel
Dieses innovative Produkt von PostMail
besorgt einerseits eine sofortige elektronische
Übermittlung der unerlässlichen
Botenroutierungs-Informationen an die
Post. Andererseits stellt es dem Kunden
ebenso schnell ein standardisiertes
Aufgabeprotokoll zur Verfügung.
Zudem erhalten bei diesem Service bis
zu drei Empfänger umgehend eine Mailbestätigung
über die Aufgabe einer
Sendung bei PostMail.
Sortierfile Online vereinfacht die Abläufe
im Zusammenhang mit Aufgabeprotokollen
also wesentlich und macht sie viel
transparenter.
Systeme und Prozesse des Produktes
Sortierfile Online
Die Grafik auf Seite 3 illustriert den
logischen Ablauf der Sortierfile-Online-
Lösung. Sie zeigt den ganzen Prozess:
von der Generierung eines Druckjobs
über die Übermittlung der notwendigen
Daten einer Sendung bis hin zu Aufgabe
und Rückkoppelung der Information.

Punkt 1
Das Printcenter übermittelt die Daten
an das System «Statistic House PostMail»
(SHPM), in dem alle Sendungsdaten
zusammenlaufen und abgeglichen werden.
Falls ein Datenfile Fehler enthalten
sollte, wird eine Fehlermeldung an den
Absender zurückgeschickt: Dann müssen
die Daten korrigiert und wieder übermittelt
werden. Dieser Prozess läuft so lange,
bis alle Daten korrekt sind. Hier findet
also schon zu Anfang des Prozesses eine
direkte elektronische Kommunikation
zwischen dem Kunden und PostMail statt.
Punkt 2
Nach erfolgreicher Verarbeitung der
Sendungsdaten erhält mindestens der
Aufgeber der Sendung umgehend das
Sortierprotokoll: Es kann aber auch an
mehrere Adressaten geschickt werden.
Punkt 3
Nun bringt der Aufgeber die Sendungen
zur Post – zusammen mit dem Sortierprotokoll.
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Punkt 4
Die Annahme von PostMail erfasst die
Aufgabe und übermittelt die erfassten
Daten dann wieder an das statistische
System der Post, das «Statistic House
PostMail» (SHPM).
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Punkt 5
Das «Statistic House PostMail» (SHPM)
liefert nun – sofern der Kunde dies
wünscht – eine Aufgabebestätigung an
den Auftraggeber der Sendung; diese
Bestätigung kann an bis zu drei verschiedene
Adressen geschickt werden.

Machen Schnittstellen Sie aus und Ihren Informationsaustausch
Briefen Ihr persönliches
Markenzeichen
Wie die Systeme von PostMail und jene des
So Kunden funktioniert miteinander «Dienstleistung Kommunizieren Frankieren Post»
Senden mit einem File Transfer
Protocol
Die Flatfiles, die Daten einer Sendung
enthalten, werden vom Kunden mit
den File Transfer Protocol (FTP) in ein
vorher festgelegtes Inputverzeichnis von
PostMail übermittelt, in einen Sammelaccount
also.
Die Namen der Files müssen dabei die
genauen Vorgaben erfüllen, die zur
Erstellung der gewünschten Spezifikation
unerlässlich sind. Bei einer Übermittlung
mit FTP bestehen übrigens
keine Begrenzungen der Filegrössen.
Senden via E-Mail
Hier werden die Flatfiles vom Übermittler
als Anhang in ein E-Mail gepackt und
an die vorher festgelegte E-Mail-Adresse
verschickt: Auch hier müssen die verwendeten
File-Namen exakt die Vorgabe
erfüllen, die durch die Spezifikation festgelegt
ist. Beim Verschicken der Sendungsdaten
via E-Mail muss der Kunde
darauf achten, dass die Mails keinesfalls
die Grösse von 1,8 Megabyte überschreiten.
Bei verschiedenen Providern können
allerdings auch unterschiedliche Mailgrössenbeschränkungen
definiert sein.
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Bestätigung: das Sortierprotokoll
Die Kunden erhalten die Übermittlungsbestätigung
von PostMail ausschliesslich
per E-Mail: Deshalb muss in der Kopf-
Record-Zone des Datenfiles unbedingt
die E-Mail-Adresse, an welche die Bestätigung
gehen soll (mindestens des
Aufgebers der Sendungen), angegeben
sein. Die PDF-Datei des Sortierprotokolls
– das ja bei der Aufgabe der physischen
Sendungen gleichzeitig als Lieferschein
und als Übermittlungsbestätigung gilt –
wird dem Bestätigungsmail an den
Kunden beigefügt.
Wenn nach der Einlieferung der Daten,
also bei der Kontrolle – Plausibilisierung
und Validierung – Unstimmigkeiten auftauchen,
wird umgehend eine Fehlermeldung
ausgelöst: Dann wird das Sortierprotokoll
nicht geliefert. Der Übermittler
wird nun vielmehr dazu aufgefordert, die
Fehler zu bereinigen und das File dann
erneut zu schicken. Erst bei einer korrekten
Verarbeitung aller eingelieferten Daten
erfolgt am Ende die Bestätigung mit Sortierprotokoll
an die gewünschte E-Mail-
Adresse.
Eine Bestätigung oder eine Fehlermeldung
durch PostMail folgt übrigens
immer innerhalb von 30 Minuten nach
Eingang eines Files.

Sortierfile Online:
Die neue innovative Dienstleistung von PostMail
Unter den Kunden von PostMail besteht
das Bedürfnis, dass dem Auftraggeber
einer Sendung unverzüglich
und genau gemeldet werden
kann, zu welchem Zeitpunkt seine
Sendungen bei der Post aufgeliefert
worden sind: Sortierfile Online macht
dies möglich, und zwar mit geringem
Aufwand.
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Und so funktioniert es: Bei der Auflieferung
einer physischen Sendung muss
immer das Sortierprotokoll mitgeliefert
werden. Nun wird die Referenzierung,
als Bestätigung der Abgleichung des
Protokollinhalts mit dem Flatfile, mit
einem Barcode sichergestellt, der auf
dem Sortierprotokoll angebracht ist.
Bei der Auflieferung der Sendungen, die
zusammen mit dem Sortierprotokoll erfolgen
muss, kann die Referenznummer
von der Annahme der Post gescannt und
an das Statistic House PostMail (SHPM)
übermittelt werden. Mit dieser Übermittlung
werden alle Informationen nun den
korrekten Daten zugeordnet: Damit sind
Zeit, Ort und Annahmebereich der Aufgabe
einer Sendung genau erfasst.
Postexterne Sortierfile-Online-
Umgebung
Damit es möglich wird, die erforderlichen
Sortierfile-Online-Daten eines Kunden
über eine standardisierte Schnittstelle an
das Statistic House PostMail (SHPM) zu
übermitteln, wird eine elektronische
Anbindung der Kundschaft mit einer
vordefinierten Flatfile-Struktur geschaffen.
Der Kundendienst von PostMail
Bei Problemen mit der Datenübermittlung
steht der Kundendienst von PostMail zur
Verfügung.
Tel. 0848 789 999 (Mo - Fr 08h00 - 18h00)
E-Mail: sortfile.support@post.ch
Softwarehersteller und Kunden mit
Eigenentwicklungen können sich für
Implementierungsfragen an folgende
E-Mail-Adresse wenden:
shpmdhelp@post.ch.
Bei Funktionsproblemen mit der eingesetzten
Software wenden Sie sich
an Ihren Softwarelieferanten.

Die Schweizerische Post
PostMail
Businessmail
Viktoriastrasse 21
3030 Bern
(PM)
07.2006
Tel: 0848 789 999 (Mo - Fr 08h00 - 18h00)
de
www.postmail.ch/sortierfile
sortfile.support@post.ch IC5221
Grosses beginnt mit einem Brief.