Prozessablauf Sortierfile OnlineLink wird in einem neuen - Die ...

post.ch

Prozessablauf Sortierfile OnlineLink wird in einem neuen - Die ...

Sortierfile Online Prozessablauf

Innovativer Service für Massensendungen

Ausgabe 2006


Beschreibung des Prozessablaufs

Massensendungen müssen vom

Kunden bei PostMail immer zusammen

mit einem Aufgabeprotokoll

aufgeliefert werden.

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Bisher wurden von verschiedenen Softwareherstellern

auch sehr verschiedene

Aufgabeprotokolle generiert: Gerade bei

Layout und Inhalt, gab es grosse Unterschiede.

Wegen dieser uneinheitlichen Aufmachung

ist der Aufwand für die Verarbeitung

der Aufgabeprotokolle durch die

Post sehr gross: Schliesslich prüft Post-

Mail auf Grund der Protokolle wichtige

postalische Daten, wie etwa die Rechtmässigkeit

des Anspruchs eines Kunden

auf die Gewährung seiner Vorleistungsvergütungen

für die Botenroutierung.

Hier kommt nun Sortierfile Online

ins Spiel

Dieses innovative Produkt von PostMail

besorgt einerseits eine sofortige elektronische

Übermittlung der unerlässlichen

Botenroutierungs-Informationen an die

Post. Andererseits stellt es dem Kunden

ebenso schnell ein standardisiertes

Aufgabeprotokoll zur Verfügung.

Zudem erhalten bei diesem Service bis

zu drei Empfänger umgehend eine Mailbestätigung

über die Aufgabe einer

Sendung bei PostMail.

Sortierfile Online vereinfacht die Abläufe

im Zusammenhang mit Aufgabeprotokollen

also wesentlich und macht sie viel

transparenter.

Systeme und Prozesse des Produktes

Sortierfile Online

Die Grafik auf Seite 3 illustriert den

logischen Ablauf der Sortierfile-Online-

Lösung. Sie zeigt den ganzen Prozess:

von der Generierung eines Druckjobs

über die Übermittlung der notwendigen

Daten einer Sendung bis hin zu Aufgabe

und Rückkoppelung der Information.


Punkt 1

Das Printcenter übermittelt die Daten

an das System «Statistic House PostMail»

(SHPM), in dem alle Sendungsdaten

zusammenlaufen und abgeglichen werden.

Falls ein Datenfile Fehler enthalten

sollte, wird eine Fehlermeldung an den

Absender zurückgeschickt: Dann müssen

die Daten korrigiert und wieder übermittelt

werden. Dieser Prozess läuft so lange,

bis alle Daten korrekt sind. Hier findet

also schon zu Anfang des Prozesses eine

direkte elektronische Kommunikation

zwischen dem Kunden und PostMail statt.

Punkt 2

Nach erfolgreicher Verarbeitung der

Sendungsdaten erhält mindestens der

Aufgeber der Sendung umgehend das

Sortierprotokoll: Es kann aber auch an

mehrere Adressaten geschickt werden.

Punkt 3

Nun bringt der Aufgeber die Sendungen

zur Post – zusammen mit dem Sortierprotokoll.

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Punkt 4

Die Annahme von PostMail erfasst die

Aufgabe und übermittelt die erfassten

Daten dann wieder an das statistische

System der Post, das «Statistic House

PostMail» (SHPM).

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3 4

Punkt 5

Das «Statistic House PostMail» (SHPM)

liefert nun – sofern der Kunde dies

wünscht – eine Aufgabebestätigung an

den Auftraggeber der Sendung; diese

Bestätigung kann an bis zu drei verschiedene

Adressen geschickt werden.


Machen Schnittstellen Sie aus und Ihren Informationsaustausch

Briefen Ihr persönliches

Markenzeichen

Wie die Systeme von PostMail und jene des

So Kunden funktioniert miteinander «Dienstleistung Kommunizieren Frankieren Post»

Senden mit einem File Transfer

Protocol

Die Flatfiles, die Daten einer Sendung

enthalten, werden vom Kunden mit

den File Transfer Protocol (FTP) in ein

vorher festgelegtes Inputverzeichnis von

PostMail übermittelt, in einen Sammelaccount

also.

Die Namen der Files müssen dabei die

genauen Vorgaben erfüllen, die zur

Erstellung der gewünschten Spezifikation

unerlässlich sind. Bei einer Übermittlung

mit FTP bestehen übrigens

keine Begrenzungen der Filegrössen.

Senden via E-Mail

Hier werden die Flatfiles vom Übermittler

als Anhang in ein E-Mail gepackt und

an die vorher festgelegte E-Mail-Adresse

verschickt: Auch hier müssen die verwendeten

File-Namen exakt die Vorgabe

erfüllen, die durch die Spezifikation festgelegt

ist. Beim Verschicken der Sendungsdaten

via E-Mail muss der Kunde

darauf achten, dass die Mails keinesfalls

die Grösse von 1,8 Megabyte überschreiten.

Bei verschiedenen Providern können

allerdings auch unterschiedliche Mailgrössenbeschränkungen

definiert sein.

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Bestätigung: das Sortierprotokoll

Die Kunden erhalten die Übermittlungsbestätigung

von PostMail ausschliesslich

per E-Mail: Deshalb muss in der Kopf-

Record-Zone des Datenfiles unbedingt

die E-Mail-Adresse, an welche die Bestätigung

gehen soll (mindestens des

Aufgebers der Sendungen), angegeben

sein. Die PDF-Datei des Sortierprotokolls

– das ja bei der Aufgabe der physischen

Sendungen gleichzeitig als Lieferschein

und als Übermittlungsbestätigung gilt –

wird dem Bestätigungsmail an den

Kunden beigefügt.

Wenn nach der Einlieferung der Daten,

also bei der Kontrolle – Plausibilisierung

und Validierung – Unstimmigkeiten auftauchen,

wird umgehend eine Fehlermeldung

ausgelöst: Dann wird das Sortierprotokoll

nicht geliefert. Der Übermittler

wird nun vielmehr dazu aufgefordert, die

Fehler zu bereinigen und das File dann

erneut zu schicken. Erst bei einer korrekten

Verarbeitung aller eingelieferten Daten

erfolgt am Ende die Bestätigung mit Sortierprotokoll

an die gewünschte E-Mail-

Adresse.

Eine Bestätigung oder eine Fehlermeldung

durch PostMail folgt übrigens

immer innerhalb von 30 Minuten nach

Eingang eines Files.


Sortierfile Online:

Die neue innovative Dienstleistung von PostMail

Unter den Kunden von PostMail besteht

das Bedürfnis, dass dem Auftraggeber

einer Sendung unverzüglich

und genau gemeldet werden

kann, zu welchem Zeitpunkt seine

Sendungen bei der Post aufgeliefert

worden sind: Sortierfile Online macht

dies möglich, und zwar mit geringem

Aufwand.

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Und so funktioniert es: Bei der Auflieferung

einer physischen Sendung muss

immer das Sortierprotokoll mitgeliefert

werden. Nun wird die Referenzierung,

als Bestätigung der Abgleichung des

Protokollinhalts mit dem Flatfile, mit

einem Barcode sichergestellt, der auf

dem Sortierprotokoll angebracht ist.

Bei der Auflieferung der Sendungen, die

zusammen mit dem Sortierprotokoll erfolgen

muss, kann die Referenznummer

von der Annahme der Post gescannt und

an das Statistic House PostMail (SHPM)

übermittelt werden. Mit dieser Übermittlung

werden alle Informationen nun den

korrekten Daten zugeordnet: Damit sind

Zeit, Ort und Annahmebereich der Aufgabe

einer Sendung genau erfasst.

Postexterne Sortierfile-Online-

Umgebung

Damit es möglich wird, die erforderlichen

Sortierfile-Online-Daten eines Kunden

über eine standardisierte Schnittstelle an

das Statistic House PostMail (SHPM) zu

übermitteln, wird eine elektronische

Anbindung der Kundschaft mit einer

vordefinierten Flatfile-Struktur geschaffen.

Der Kundendienst von PostMail

Bei Problemen mit der Datenübermittlung

steht der Kundendienst von PostMail zur

Verfügung.

Tel. 0848 789 999 (Mo - Fr 08h00 - 18h00)

E-Mail: sortfile.support@post.ch

Softwarehersteller und Kunden mit

Eigenentwicklungen können sich für

Implementierungsfragen an folgende

E-Mail-Adresse wenden:

shpmdhelp@post.ch.

Bei Funktionsproblemen mit der eingesetzten

Software wenden Sie sich

an Ihren Softwarelieferanten.


Die Schweizerische Post

PostMail

Businessmail

Viktoriastrasse 21

3030 Bern

(PM)

07.2006

Tel: 0848 789 999 (Mo - Fr 08h00 - 18h00)

de

www.postmail.ch/sortierfile

sortfile.support@post.ch IC5221

Grosses beginnt mit einem Brief.

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