okular RÜCKSTELLUNGSMANAGER - ifb AG
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Bestandsführung nach IFRS, HGB/BilMoG und Steuerrecht<br />
Köln, Oktober 2012
Agenda<br />
Herausforderungen und Lösungsansatz<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Zusammenfassung<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
2
Herausforderungen und Lösungsansatz<br />
Herausforderungen Lösung<br />
3 verschiedene Werte pro Rückstellung,<br />
Separate Ermittlung und Verfolgung<br />
notwendig (HGB/IFRS/StB)<br />
Abbildung mehrerer Laufzeittranchen für alle<br />
drei Systeme möglich bei:<br />
Teilfälligkeiten<br />
Vorzeitiger Inanspruchnahme<br />
Manuell (in Excel) nur mit sehr großem<br />
Aufwand zu bewältigen<br />
Hohe Dokumentationsanforderungen<br />
Komplette Nebenbuchhaltung für alle drei<br />
Rechnungslegungssysteme notwendig<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Einheitliche, integrierte<br />
Softwarelösung zur Nebenbuchhaltung<br />
und Bestandspflege<br />
Definierte Schnittstellen zur Interaktion<br />
mit anderen Systemen<br />
Expertenwissen zur<br />
Anforderungsanalyse und<br />
Implementierung
Agenda<br />
Herausforderungen und Lösungsansatz<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Zusammenfassung<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
4
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Funktionen<br />
Funktionen<br />
Bestandsführung und Bewertung von<br />
Rückstellungen nach IFRS und<br />
HGB/BilMoG und StB<br />
Umfangreiche Datenimport- und<br />
Bearbeitungsfunktionen<br />
Datenexport<br />
Auswahl verschiedener<br />
Bewertungsmethoden<br />
Generierung von Buchungssätzen<br />
Bereitstellung wesentlicher Notesangaben<br />
und Reports (z.B. Rückstellungsspiegel)<br />
Revisionssicheres Verarbeiten der Daten<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Integriertes System<br />
Komplette Nebenbuchhaltung<br />
Schnittstellen ermöglichen<br />
Kommunikation mit anderen Systemen<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Integration in bestehende IT-Architektur<br />
Datenanlieferung aus HGB Hauptbuch<br />
SAP FI<br />
Andere<br />
Rückstellungs-Identifier, Buchungskreis, Betrag, Fälligkeit<br />
Nominalbetrag für: Zuführung, Auflösung, Verbrauch, Umbuchung<br />
HGB<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Stichtagsdaten<br />
Parameter<br />
Ergebnisdaten<br />
•<strong>okular</strong> Datenbank<br />
Hauptbuchsysteme<br />
StB<br />
IFRS<br />
Buchungen für Zuführung, Auflösung, Verbrauch, Umbuchung, Bewertung, Währungsumrechnung, Storno<br />
Reporting/Notes<br />
Marktdaten aus Vorsystemen<br />
Zinskurven (IFRS, HGB-BilMoG)<br />
Fixe Zinssätze<br />
Steuersätze<br />
Client Client Client Client<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Ablaufsteuerung<br />
NEUANL<strong>AG</strong>E<br />
Auswahl des<br />
Rückstellungsbereiches (Filter),<br />
der Rückstellungsart (Filter und<br />
Kontenfindungsparameter) des<br />
Buchungskreises<br />
Auswahl Rechnungslegungssystem<br />
(HGB, IFRS)<br />
Auswahl Bilanzposition (insb.<br />
IFRS)<br />
Auswahl Diskontierungsmethode<br />
Erfassung der<br />
Bewertungsparameter<br />
Transaktionsgesteuerte Verarbeitung<br />
ÄNDERUNG<br />
BEWERTUNG<br />
Generierung der Buchungen und Bereitstellung der Notesangaben<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Anpassung der Verpflichtung<br />
(Zuführung, Auflösung,<br />
Verbrauch, Umbuchung,<br />
Währungsumrechnung)<br />
Änderung des (fixen)<br />
Zinssatzes<br />
Änderung der Zinskurve<br />
Anpassung der Fälligkeit(en)<br />
Stornierung von Buchungen vor<br />
Buchungsabschluss<br />
Durchführung einer<br />
Stichtagsbewertung<br />
Ermittlung der<br />
Barwertveränderungen, die sich<br />
aus Abzinsung ergibt<br />
Ermittlung der Buchwertdeltas<br />
Aufspaltung auf<br />
Geschäftsvorfälle<br />
7
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Gesamtworkflow (Übersicht)<br />
Voreinstellungen<br />
Marktdaten<br />
Buchungskreise,Rückstellungsarten,Rückstellungsbereiche<br />
Konten /<br />
Kontenzuordnung<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Stammdaten<br />
Rechnungslegungssysteme<br />
parametrisieren<br />
(HGB/BilMoG,<br />
IFRS,<br />
Steuerbilanz)<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Zuführung<br />
Auflösung<br />
Verbrauch<br />
Umbuchung<br />
WRU<br />
Bewertung<br />
Schnittstellen Schnittstellen<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
Bestandsbuchung <br />
Bewertungsbuchung<br />
Freigabe der<br />
Buchungen<br />
Export,<br />
Reporting<br />
Ausgabe/<br />
Export von<br />
aggregierten<br />
Buchungen auf<br />
Hauptbuchkontenebene<br />
Bereitstellung<br />
wesentlicher<br />
Notesangaben<br />
und Reports<br />
(z.B.<br />
Rückstellungsspiegel)<br />
Schnittstellen<br />
8
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Voreinstellungen<br />
Voreinstellungen<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Flexible Erfassung der<br />
Buchungskreise,<br />
Rückstellungsbereiche und -arten<br />
Anlage der Konten und<br />
Kontenfindung anhand der oben<br />
definierten Parameter<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Validierung<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
Export,<br />
Reporting<br />
9
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Anlage einer Rückstellung<br />
Voreinstellungen<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Anlage der einzelnen Rückstellungen<br />
Getrennte Rechnungslegungsparameter<br />
für HGB, StB und IFRS<br />
Gruppierung der Rückstellungen über<br />
frei wählbare Kategorien<br />
Frei definierbare Felder pro<br />
Rückstellung<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Validierung<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
•HGB, StB und IFRS<br />
Export,<br />
Reporting<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Erfassung von Geschäftsvorfällen (1/2)<br />
Voreinstellungen<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Verteilung der Verpflichtung auf<br />
mehrere Fälligkeiten auf Basis<br />
von Nominalbeträgen<br />
Automatische Zuordnung von<br />
Zinssätzen pro Geschäftsvorfall<br />
Frei definierbare Felder pro<br />
Detailzeile<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Buchwert HGB,<br />
Nominalwert StB und<br />
Buchwert IFRS<br />
Validierung<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
Export,<br />
Reporting<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Erfassung von Geschäftsvorfällen (2/2)<br />
Voreinstellungen<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Eingabe der Geschäftsvorfälle auf<br />
Ebene der Detailzeilen<br />
Sofortige Anzeige der<br />
Buchungssätze für HGB und IFRS<br />
Sofortige Anzeige des Barwerts für<br />
StB<br />
Geschäftsvorfälle sind vor Buchung<br />
jederzeit änderbar<br />
Rückwirkende Erfassung und<br />
Stornierungen sind möglich<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Validierung<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
Export,<br />
Reporting<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Generieren der Buchungssätze<br />
Voreinstellungen<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Erzeugung von Buchungssätzen<br />
Aggregation der Buchungen auf<br />
Rückstellungsebene<br />
Verrechnung von Zuführungen<br />
und Auflösungen<br />
Ausgabe von Buchungsbelegen<br />
Buchungsbeleg als pdf<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Validierung<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
Export,<br />
Reporting<br />
Buchungssatzübersicht pro<br />
Rückstellung<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Export/Reporting<br />
Voreinstellungen<br />
Anlage der<br />
Rückstellungen<br />
Bereitstellung wesentlicher<br />
Reportings und<br />
Notesangaben nach IAS 37<br />
und BilMoG<br />
Auswertungsmöglichkeiten<br />
durch Ausgabe der Reports<br />
in Excel<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Erfassen der<br />
Geschäftsvorfälle<br />
Validierung<br />
Generieren der<br />
Buchungssätze<br />
Export,<br />
Reporting<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Systemseitige Validierungen<br />
Rückstellungen<br />
Validierung der Stammdaten auf Zeichenlänge und Mussfelder<br />
Validierung auf Eindeutigkeit des Identifiers pro Buchungskreis<br />
Detailzeile<br />
Validierung der Fälligkeit<br />
Geschäftsvorfall<br />
Konto<br />
Validierung des Valutadatums (u. a. in Bezug auf Stichtag, initialer Stichtag und Fälligkeit der<br />
Detailzeile)<br />
Validierung ob die entsprechenden Konten für die Buchungen hinterlegt wurden<br />
Validierung des Nominalbetrags (Vorzeichen)<br />
Validierung des Saldos (max. Verbrauch, Auflösung und Umbuchung)<br />
Validierung des Umbuchungsziel bei Geschäftsvorfall „Umbuchung“<br />
Validierung Geschäftsvorfall „Storno“ darf nur im aktuellen Jahr ausgeführt werden<br />
Validierung ob Name, Rechnungslegungssystem und Kontoart angegeben wurde<br />
Validierung auf Eindeutigkeit der Kontonummer<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
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<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Rechtesystem im <strong>okular</strong> ADMINISTRATOR<br />
Datenrechte<br />
Funktionsrechte<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
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Agenda<br />
Herausforderungen und Lösungsansatz<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Zusammenfassung<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
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Zusammenfassung<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
Unterstützung der Rückstellungsbilanzierung<br />
nach IFRS und HGB/BilMoG<br />
Bereitstellung einer kompletten<br />
Nebenbuchfunktionalität<br />
Unterstützung von Monats- ,Quartals- oder<br />
Halbjahresreporting (durch frei wählbare<br />
Bewertungsstichtage)<br />
Kontozuordnungen werden zentral gepflegt<br />
Buchungssätze werden automatisch in<br />
maschinell lesbarem Format erstellt<br />
Umfangreiche Datenablage- und<br />
Auswertungsmöglichkeiten<br />
Datenbereitstellung und -verwaltung mit allen<br />
Vorteilen eines integrierten Datenbankmodells<br />
Unternehmenseinheitliche Bewertung der<br />
Rückstellungen<br />
<strong>okular</strong> <strong>RÜCKSTELLUNGSMAN<strong>AG</strong>ER</strong><br />
25.10.2012<br />
Ermittlung korrekter Buchwerte<br />
nach HGB, IFRS und EStR<br />
Reduktion der Fehleranfälligkeit<br />
Unternehmenseinheitliche<br />
Bewertung<br />
Transparenz<br />
Deutliche Reduktion des<br />
Arbeitsaufwands im Bereich des<br />
Rechnungswesens<br />
18
Philipp Böckenhoff<br />
Philipp.Boeckenhoff@<strong>ifb</strong>-group.com<br />
<strong>ifb</strong> <strong>AG</strong> Bayenwerft 14 D-50678 Köln Tel +49 221 921 841-0 Fax +49 221 921 841-300<br />
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