Dr. Peter Osterwalder Stellenübergabe an einen Nachfolger - auf ...

Dr. Peter Osterwalder
Stellenübergabe an einen Nachfolger -
auf das richtige Mass kommt es an.
Die erfolgreiche Übergabe an einen Nachfolger ist eine zentrale Führungs-
und Managementaufgabe, denn es geht letztlich darum, die Leistungsfähigkeit
der Organisation auch nach dem personellen Wechsel
sicherzustellen. (Wenn hier über den Nachfolger gesprochen wird, bezieht
sich dies selbstverständlich immer auf Personen beiderlei Geschlechts.)
In meinen Coaching- und Beratungsprozessen der vergangenen Jahre
haben sich immer wieder die folgenden wichtigen Punkte ergeben:
1. Weniger ist mehr
Die Übergabe muss sehr gut vorbereitet werden. Man sollte sich genau
überlegen, welches die wirklich relevanten Informationen sind, die ein
Nachfolger braucht, um sich in die neue Tätigkeit gut einarbeiten zu
können. Weil man den eigenen Job sehr gut kennt und meistens über
jahrelange Erfahrungen verfügt, neigt man dazu, zu viel an Information
und Material zusammenzutragen. "Weniger ist mehr" bedeutet, dass man
sich u.a. mit den folgenden Fragen auseinandersetzt:
• Was braucht es unbedingt, damit die grundlegenden Prozesse im
üblichen Rahmen weiterlaufen?
• Welches sind die Hauptaufgaben der betreffenden Stelle?
• Was muss ein neuer Stelleninhaber wirklich wissen, damit er die
Hauptaufgaben möglichst schnell und gut übernehmen kann?
• Was sind relevante Themen und Erfahrungen, die in keiner Stellen-
oder Funktionsbeschreibung festgehalten sind?
• Welche sind sinnvolle und notwendige Informationen über die
Mitarbeitenden und welche nicht? Wo sollte sich der Neue selber
ein Bild über die künftigen Kollegen und Mitarbeiter verschaffen,
unbeeinflusst vom bisherigen Stelleninhaber?
2. Die nachfolgende Person aktiv einbinden
Eine gute Vorbereitung der Übergabe und die Zusammenstellung
relevanter Themen und Dokumente ist wichtig; genauso wichtig ist es
aber auch, mit dem Nachfolger zu besprechen, was er wirklich braucht
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und wissen möchte. Diesbezüglich haben sich die folgenden Fragen in der
Praxis immer wieder bewährt:
• Welches sind Themen und Fragen, die den Nachfolger
beschäftigen?
• Was kennt der neue Stelleninhaber bereits, weil er an einem
anderen Ort eine ähnliche Stelle bekleidet hat?
• Wo und inwiefern fühlt er sich sicher?
• Wo und inwiefern bestehen Unsicherheiten und Unklarheiten?
• Was will er wissen, was nicht?
Die oben stehenden Fragen können dann im Rahmen von zwei bis drei
Übergabebesprechungen bearbeitet werden. Wichtig ist es, diese
Fragen vor den Besprechungen dem Nachfolger zuzustellen, damit
beide Seiten sich gut vorbereiten können.
3. Besprechungsergebnisse protokollieren
Statt im Vorfeld umfangreiches Material für den Nachfolger
zusammenzustellen, ist es hilfreicher, die Ergebnisse aus den oben
erwähnten Übergabebesprechungen zu protokollieren. Am besten ist es
sogar, wenn die nachfolgende Person die Ergebnisse für sich selbst
protokolliert und bei Bedarf allfällige Unklarheiten im Nachgang
nochmals ansprechen kann.
4. Nicht zu lang parallel laufen
In meinen Beratungs- und Coaching-Mandaten stelle ich immer wieder
fest, dass eine zu lange Begleitung durch den bisherigen
Stelleninhaber unproduktiv ist. Der Nachfolger braucht zwar eine gute
Einführung; wenn jedoch der Nachfolger und der bisherige
Stelleninhaber zu lange parallel laufen, kann der Neue nicht wirklich
Fuss fassen. Dies führt u.U. auch zu Unsicherheiten im Team bzw. bei
den Mitarbeitenden. Am besten ist ein klarer Schnitt. Der bisherige
Stelleninhaber steht für aufkommende Fragen bei Bedarf noch zur
Verfügung, muss aber auch in der Lage sein abzugeben. Im Falle des
Übertritts in den Ruhestand bedeutet dies u.a. auch aufzuräumen, sich
von vielen Unterlagen und Dokumenten zu trennen und so den Weg im
eigentlichen Sinne freizumachen.
5. Unterstützung durch ein Einführungsprogramm
In einem sogenannten Einführungsprogramm soll festgehalten werden,
welche internen und externen Personen und Personenkreise, welche
Abläufe und Prozesse, welche Bereiche und welche Projekte eine neue
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Person in den ersten Wochen kennenlernen muss, damit sie sich
möglichst schnell in ihre Rolle einleben kann. Das Einführungsprogramm
beinhaltet im Normalfall konkrete Massnahmen mit Terminen und
Verantwortlichkeiten. Die Umsetzung verlangt eine entsprechende
Kontrolle.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass für die erfolgreiche
Übergabe, beide Seiten eine aktive Rolle spielen müssen:
Der bisherige Stelleninhaber dadurch, dass er die Übergabe gut plant
und vorbereitet und hierbei den Nachfolger aktiv einbezieht.
Der Nachfolger wiederum dadurch, dass er sich mit entsprechenden
Fragen in den Übergabebesprechungen positioniert und von Anfang an
erfahren kann, was für ihn in der Einarbeitungsphase wichtig ist.
Post Scriptum: Begleitung durch einen externen Coach schärft
die Wahrnehmung
In vielen Mandaten auf oberen Führungsetagen war es meine Aufgabe,
den neuen Stelleninhaber in den ersten sechs bis neun Monaten mit
einem massgeschneiderten Executive-Coaching zu begleiten.
Solche Coaching-Einheiten umfassen meist etwa drei bis vier Stunden,
einmal pro Monat. Durch diese Begleitung kann die Einarbeitung und
das sich Einleben in die neue Organisation aus der Distanz heraus
reflektiert und unterstützt werden.
Es geht hierbei um die folgenden Themen und Fragen:
• Worauf muss und will ich in den ersten 100 Tagen besonders
achten?
• Wie schaffe ich den Kontakt zu den Menschen? Was bedeutet in
diesem Zusammenhang zuhören, aufnehmen und verstehen?
• Wie kann ich mir ein Bild über die Kultur der neuen Organisation
machen?
• Was will ich in den ersten Monaten angehen? Warum? Wie? Mit
welchem Fokus? Was will ich noch nicht angehen?
• Welches sind wichtige Schlüsselfunktionen und -personen, mit
denen ich den Kontakt aufbauen muss?
• Wie baue ich mein eigenes Team auf?
• Wie sorge ich in der anspruchsvollen Zeit der Einarbeitung für
Abgrenzung und Balance?
Ich wünsche Ihnen erfolgreiche Übergabeprozesse.
Peter Osterwalder
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