Druckerkonzept VGV Konz

Druckerkonzept VGV Konz:
1. Die Vergabe eines Druckerkonzeptes zur Neuorganisation und wirtschaftlichen Optimierung der vorhandenen Drucker, Kopierer,
Scanner und Faxgeräte in der Verbandsgemeindeverwaltung Konz.
Vorgesehen ist, in der Verbandsgemeindeverwaltung Konz (VGV Konz) den gesamten Betrieb der
Dokumentenverarbeitungssysteme durch einen externen Dienstleister erbringen zu lassen.
Zielsetzung:
Die Verbandsgemeindeverwaltung Konz will ein einheitliches und qualitativ hochwertiges Dokumentenverarbeitungssystem für die
Mitarbeiter erhalten, um gleichzeitig eine nachhaltige Reduzierung der Kosten für die Infrastruktur und den Betrieb der Systeme zu
erreichen.
Der Umfang der Neuorganisation ist unter Punkt 2 geregelt.
Im Vorfeld der Neuorganisation wurde eine Druckanalyse der bestehenden Infrastruktur erstellt, die zur qualitativen und quantitativen
Beschreibung des vorliegenden Pflichtenheftes geführt hat.
Die Koordination übernimmt an kritischen Bereichen die IT der VGV Konz. Eine Zusammenarbeit zwischen der IT der VGV Konz und
dem künftigen Auftragnehmer ist notwendig und ist vertraglich zu fixieren.
Der Leistungsumfang und die Erwartungen an die Leistungsqualität und Schnittstellen sind im nachfolgenden dargestellt.
2. Umfang
Der Umfang unterliegt den nachfolgend beschriebenen Erwartungen:
- Bereitstellung von Geräten mit den Funktionen für Kopie, Druck, Fax- und Scan
- Alle Reparaturen und Wartungen der Geräte
- Sämtliche Ersatzteile
- Eine Reaktionszeit von max. 6 Arbeitsstunden, Instandsetzungszeit von max. 24 Stunden
- Hohe Sicherheitsfunktionen
- Sämtliche Kosten für Technik, wie Anfahrt und Reparaturzeit
- Administrationssoftware
- Automatische Versorgung der Geräte mit Toner inkl. Anlieferung an die Geräte
- Automatisierte Benachrichtigungen für Toner/ Reparaturen/ Zählerstände und Wartungen
- Detailierte Reportings über Volumenentwicklung , Serviceeinsätze und Tonerverbrauch
- Inventarisierung aller Geräte anhand der ID-Nummer
- Die komplette Lieferung, Installation und Konfiguration an dem Gerätestandort
- Eine Umsetzung aller zu erbringenden Leistungen und bereits zustellenden Prozessen sind unter der Maßgabe
größtmöglicher Automatisierung und höchster Produktivität zu realisieren.
Berücksichtigung aller zusätzlichen Aufwänden/ Kosten die im Zusammenhang mit der Erfüllung des Vertrages notwendig sind.
3. Ansprechpartner
Bei Rückfragen zu dieser Ausschreibung stehen dem Anbieter während der Angebotsphase die nachfolgenden Ansprechpartner zur
Verfügung:
Verbandsgemeindeverwaltung Konz - Fachbereich 1 - EDV
1. Herr Achim Lutz
Tel.: +49(6501) 83-137
Fax: +49(6501)83 4137
Email: edv@konz.de
2. Herr Berthold Holderer
Tel.: +49(6501) 83-125
Fax: +49(6501)83 4125
Email: edv@konz.de
Die Ausschreibungsunterlagen können über www.Konz.eu /Ausschreibungen abgerufen werden.
Alle Anfragen zu dieser Ausschreibung sind, auch bei telefonischer Kontaktaufnahme, zusätzlich in schriftlicher Form (postalisch,
Email oder per Fax) einzureichen. Eine Angebotsabgabe in elektronischer Form ist nicht zugelassen.
4. Bedingungen
Der Auftragnehmer hat zur technischen Prüfung von jedem Gerätetyp ein Testgerät ab dem 01.02.2011 für die Dauer von vier
Wochen kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Die Geräte sind in das vorhandene System einzubinden. Die geforderten Funktionen
der einzelnen Gerätetypen sind nachzuweisen. Die erforderlichen Beistellungen/Unterstützungsleistungen des Auftraggebers sind
zu benennen. Für die Dauer der Teststellung hat der Auftragnehmer einen technischen Berater zur Verfügung zu stellen.
Der Gerätebedarf (Punkt 11) beruht auf einer Bedarfsschätzung für die gesamte Vertragslaufzeit. Eine Über- und Unterschreitung
der Abnahme der Geräte ist zulässig.
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Die Installation und die Betriebsbereitschaft müssen vom Auftragnehmer bis zum 01.03.2011 gewährleistet werden. Der tatsächliche
Abruf soll zwischen dem Auftragnehmer und der Verbandsgemeindeverwaltung Konz abgestimmt werden. Weiter benennt der
Auftragnehmer in der Anlage A1 die Voraussetzungen, die von der Verbandsgemeindeverwaltung Konz für eine erfolgreiche
betriebsbereite Installation zu schaffen sind.
5. Verfahren
Die Ausschreibung erfolgt öffentlich und EU-weit.
Nebenangebote werden nicht akzeptiert.
5.1 - Kriterien für den Zuschlag
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Dieses bestimmt sich durch Qualität und Preis. Maßgeblich für die Bewertung
des Angebotes ist die Gewichtung des Angebotspreises unter Berücksichtigung der Leistungspunkte.
Dafür wird zunächst des bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis errechnet. Max. mögliche Bewertungspunkte/Gesamtpreis.
Alle Anbieter die maximal 10 % im Bereich unterhalb des maximal möglichen Preis-Leistungsverhältnis liegen, kommen in die
Endauswahl. Hier erhält der Anbieter mit der höchsten Bewertungspunktzahl den Zuschlag.
Die Verteilung der Gewichtung ergibt sich aus nachstehender Übersicht:
Kriterium: Gewichtung:
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Produktspezifikation 50 %
Administration 20 %
Sicherheit 10 %
Service, Support und Vertragswesen 30 %
-----------------------------------------------------------------------------------------------
6. Unterlagen
Alle Anlagen- und Funktionsbeschreibungen sowie Bedienungsanweisung sind deutschsprachig abzufassen. Sie müssen Angaben
über die zweckmäßige Betriebsweise enthalten. Alle geforderten Anlagen sind durchzunummerieren und vollständig abzugeben,
auch wenn die geforderte Beschreibung nicht gegeben werden kann. Ein Fehlen der Anlagen führt zum Ausschluss.
7. Subunternehmer
Alle ausgeschriebenen Leistungen sind vom Anbieter in der Funktion des Generalunternehmers anzubieten. Bei Auftragserteilung ist
dieser alleiniger Vertragspartner. Er ist für alle angebotenen Leistungen allein verantwortlich.
Verpflichtet der Bieter für die Leistungserbringung Subunternehmer, so sind diese mit den zu leistenden Aufgaben aufzuführen.
Der Generalunternehmer hat dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen zu stellen. Bei der Einholung
von Angeboten für Unterauftragnehmer, sind regelmäßig kleine und mittlere Unternehmen angemessen zu beteiligen.
8. Eignungsnachweise
In Ergänzung zur Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes ist vom Auftragnehmer, auf Verlangen der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz folgendes nachzuweisen:
- Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung oder Bankerklärung
- Bilanzen oder Bilanzauszüge (letzte drei Jahre)
- Bonitätsnachweis über Eigenauskunft der Creditreform o.ä. (sollten nicht älter als ein Jahr sein)
- Liste der wesentlichen in den letzten Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit
sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber.
- Referenzen von Projekten in möglichst vergleichbarer Art und Größenordnung in den vergangenen
3 Jahren.
- Berufs- oder Handelsregisterauszug.
- Vertragsmuster ( AGB, Mietschein und Installationsnachweis) - die Vorgaben der
Leistungsbeschreibung und der angebotenen Konditionen müssen enthalten erhalten sein.
Bei Subunternehmer können im Bedarfsfall diese Eignungsnachweise eingefordert werden.
9. Vorhandene Infrastruktur
Der Gesamtumfang des Druckerkonzepts basiert auf den nachfolgend aufgeführten Mengen.
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10. Standorte der neuen Systeme
PLZ, Ort Straße
54329 Konz Am Markt 11 (Rathaus und Verw. Geb. II)
54329 Konz Konstantinstrasse (Stadtbibliothek)
54329 Konz Brunnenstrasse (städt. Werkhof)
54329 Konz Granastrasse 22 (Saar-Obermosel-Touristik)
11. Anzahl der Geräte
12. Druckvolumen
Drucker (siehe Definitionen der Geräte Ziff: 13.2 ) Anzahl
SW- Laserdrucker – Gerätetyp 1: 31
SW – Multifunktionsgerät A 4 ohne Fax – Gerätetyp 2 10
SW - Multifunktionsgerät A4 mit Fax – Gerätetyp 3 5
Farb – Multifunktionsgerät – ohne Fax - Gerätetyp 4 6
Farb – Multifunktionsgerät – mit Fax - Gerätetyp 5 2
Digitales Vollfarb- Multifunktionsgerät Gerät 6 4
Durchschnittlichen monatliche Ausgabevolumina ist aus der Anlage B1 zu entnehmen.
13. Analyse
Die Verbandsgemeindeverwaltung Konz hat für die Umsetzung eine Druckeranlayse erstellen lassen. Diese wurde im Zeitraum Mai
2010 durchgeführt. Im Rahmen dieser Druckeranalyse wurden alle Systeme, Umgebungsbedingungen und Bedarfssituationen
erfasst und ausgewertet. Das Ergebnis bildet die strategische Grundlage des Gesamtprojektes und beinhaltet die nachfolgenden
Maßnahmen und Kriterien:
13.1 - Einbindung in die Systemlandschaft
- Einsatz von Druckern und Multifunktionsgeräten
- Integration einer Scan-Strategie
- Einbindung des Faxbetriebes
- Anbindung aller Systeme an das Netzwerk
- Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten
13.2 - Definition der gewünschten Geräte
Gerätetyp 1:
Laserdrucker DIN A4 s/w
Druckgeschwindigkeit: min. 38 Seiten/Min. A4
Druckauflösung: min. 1.200 x 1.200 dpi
Speicher Standard: min. 64 MB
Druckbeginn: 6,5 Sekunden
Papiervorrat Standard: min. 1 x 250 Blatt Zuführung
min. 1 x 150 Blatt Ablage
min. 1 x 50 Blatt Universalzuführung
inklusive Netzwerkkarte
inklusive Duplexeinheit
Gerätetyp 2:
Multifunktionsgerät DIN A4 s/w
Kopieren / Drucken / Scannen im Duplex-Modus
Druckgeschwindigkeit: min. 38 Seiten/ Min.A4
Druckauflösung: min. 1.200 x 1.200 dpi
Speicher Standard: min. 128 MB
Druckbeginn: min. 6,5 Sekunden
Papiervorrat: min. 1 x 150 Blatt Ablage
min. 1 x 250 Blatt Zuführung
min. 1 x 50 Blatt Universalzuführung
Parallele Schnittstelle: Ethernet 10/100 Base TX (RJ-45), 1 interner
Kartensteckplatz, USB 2.0, Hi-Speed
USB 2.0, Port an der Vorderseite,
USB Port an der Geräte-
hinterseite, kompatibel mit USB 2.0 (Typ A)
inklusive RADF (automatischer Vorlageneinzug mit Wendeautomatik)
inklusive Netzwerkkarte
inklusive Duplexeinheit
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Gerätetyp 3:
Multifunktionsgerät DIN A4 s/w
Kopieren / Drucken / Scannen im Duplex-Modus / Hi-Speed-Faxen
Druckgeschwindigkeit: min. 38 Seiten/ Min.A4
Druckauflösung: min. 1.200 x 1.200 dpi
Speicher Standard: min. 128 MB
Druckbeginn: min. 6,5 Sekunden
Papiervorrat: min. 1 x 150 Blatt Ablage
min. 1 x 250 Blatt Zuführung
min. 1 x 50 Blatt Universalzuführung
Parallele Schnittstelle: Ethernet 10/100 Base TX (RJ-45), 1 interner
Kartensteckplatz, USB 2.0, Hi-Speed
USB 2.0, Port an der Vorderseite,
USB Port an der Geräte-
hinterseite, kompatibel mit USB 2.0 (Typ A)
inklusive RADF (automatischer Vorlageneinzug mit Wendeautomatik)
inklusive Netzwerkkarte
inklusive Duplexeinheit
Gerätetyp 4:
Multifunktionsgerät DIN A4 Farbe
Kopieren / Drucken / Scannen
Druckgeschwindigkeit: min. 28 Seiten/Min. s/w
min. 28 Seiten/Min. Farbe
Druckauflösung: min. 1.200 x 1.200 dpi
Speicher Standard: min. 512 MB
Druckbeginn: min. < 10 Sekunden
Papiervorrat: min. 1 x 250 Blatt Ablage
min. 1 x 550 Blatt Zuführung
min. 1 x 100 Blatt Universalzuführung
Parallele Schnittstelle: Ethernet 10/100 Base TX (RJ-45),
USB 2.0, PictBridge-zertifizierter
Anschluss, Hi-Speed USB 2.0 (Typ A),
Port an der Vorderseite
inklusive Netzwerkkarte
inclusive Duplexeinheit
Gerätetyp 5:
Multifunktionsgerät DIN A4 Farbe
Kopieren / Drucken / Scannen / Faxen
Druckgeschwindigkeit: min. 28 Seiten/Min. s/w
min. 28 Seiten/Min. Farbe
Druckauflösung: min. 1.200 x 1.200 dpi
Speicher Standard: min. 512 MB
Druckbeginn: min. < 10 Sekunden
Papiervorrat: min. 1 x 250 Blatt Ablage
min. 1 x 550 Blatt Zuführung
min. 1 x 100 Blatt Universalzuführung
Parallele Schnittstelle: Ethernet 10/100 Base TX (RJ-45),
USB 2.0, PictBridge-zertifizierter
Anschluss, Hi-Speed USB 2.0 (Typ A),
Port an der Vorderseite
inklusive Netzwerkkarte
inclusive Duplexeinheit
Gerätetyp6:
Digitales Vollfarb-Multifunktionssystem DIN A4/ A3
mit Vergrößerung und Verkleinerung/ Zoom
Geschwindigkeit: min. 26 Kopien/ Drucke sw pro Minute
min. 26 Kopien/ Drucke fa pro Minute
Papiervorrat: min. 2 x 500 Blatt Papierkassetten
min. 1 x 100 Blatt Semimagazin
inklusive Originalwendeeinzug für 100 Originale
inklusive Duplexeinheit
inklusive elektronisches Sortieren (Versatzausgabe)
inklusive Netzwerkdrucker echte 1.200 x 1.200 dpi (min)
inklusive Netzwerkscanner
inklusive Festplatte min. 80 GB
inklusive Dokumentenarchivierung
inklusive Ausgabefach
inklusive Unterschrank
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Für alle Systeme muss eine Aufrüstung mit 2. und 3. Kassette möglich sein!
Alle Scan-Geräte müssen über einen PDF Direktdrucker (Postskriptmodul) und eine OCR Schrifterkennung verfügen
Bei allen Geräte mit Scannfunktion muss eine Volltextrescherche in PDF und Word möglich sein
13.3 – Allgemeine Leistungen
Reparatur- und Wartungsdienste; Support
Automatisierte Verbrauchsmaterialversorgung
Einheitliche Abrechnung aller Leistungen und Lieferungen
Verursachergerechte Kostenzuordnung auf Systembasis
Berichtswesen
14. Leistungsbeschreibung
14.1 - Bereitstellung von Dokumentenverarbeitungssystemen
14.2 - Art der Bereitstellung – Leasing
Der Auftragnehmer stellt der Verbandsgemeindeverwaltung Konz die in der Anlage A2 aufgeführten Geräte und Systeme nebst
Zubehör für die Dauer der Vertragslaufzeit zur Verfügung. Die Überlassung der Geräte durch den Auftragnehmer erfolgt in Form
eines Leasingvertrags.
Anforderungen an den Leasingvertrag
Mindestlaufzeit (Mindestleasingzeit): 60 Monate
Kaufübernahmeoption: nein
Andienungsrecht: nein
Verlängerungsoption: nein
Restwertrisiko: trägt der Auftragnehmer
Ein Vertragsmuster einschließlich sämtlicher zugehöriger Vertragsbindungen und –unterlagen ist dem Angebot als Anlage A 16
beizufügen. Die Muster müssen die Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung und der angebotenen Konditionen enthalten.
Der Auftragnehmer stellt die Verbandsgemeindeverwaltung Konz von der Verpflichtung zum Abschluss von Versicherungen jeglicher
Art im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Leasingvertrages frei.
14.3 - Grundlegende Eigenschaften
Zulässig sind nur originalverpackte Neugeräte mit Herstellergarantie
Alle Geräte müssen so konstruiert und ausgeführt sein, dass sie allen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, im Besonderen dem
Gerätesicherheitsgesetz (Grundsätze der Ergonomie für die Gestaltung von Arbeitssystemen DIN EN ISO 6385), den gesetzlichen
Vorgaben und Verordnungen über Arbeitssicherheit und Umweltschutz, allen zurzeit gültigen Unfallverhütungsvorschriften und dem
Stand der Technik zum Zeitpunkt der Übergabe entsprechen.
14.4 - Zertifizierung
Es muss sichergestellt sein, dass die bereitzustellenden Geräte & Software den technischen Voraussetzungen und Spezifikationen
der Verbandsgemeindeverwaltung Konz entsprechen. Eine Kompatibilität zu vorhandenen Systemen muss ebenfalls gewährleistet
sein.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Konz setzt eine Microsoft ADS als Netzwerk Infrastruktur unter W2k3-Server ein. Die Anbindung
der Gebäude variiert zwischen 100 Mbit/s bis 2 Gbit/s je nach Anzahl der Nutzer.
14.5 - Anlieferung / Netzwerkfähigkeit
Alle im Netz zu betreibenden Geräte müssen netzwerkbereit angeliefert werden und über die angebotene Verwaltungssoftware
(siehe Ziffer 15.1) administrierbar sein. Die Netzwerkkonfiguration wird nach der Vergabe dem Auftragsnehmer schriftlich mitgeteilt.
14.6 - Umweltbestimmungen
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die bereitzustellenden Geräte den aktuellen umweltrelevanten Anforderungen wie z.B.
der des „Blauen Engels“ oder der des „BG-Prüfzert-Zeichens“ oder Vergleichbare und den Bestimmungen der Arbeitsstätterichtlinien
entsprechen. Der Nachweis ist als Anlage A3 den Angebot beizufügen.
14.7 - Software
Für die Neugeräte hat der Auftragnehmer die zum Betrieb im Netzwerk erforderliche Treibersoftware inkl. aller Lizenzen, die für den
vertraglichen Gebrauch der Geräte erforderlich sind, zur Verfügung zu stellen. Alle Updates, Ergänzungen und Erweiterungen der
Verwaltungssoftware und Treiber etc. sind innerhalb der Vertragslaufzeit kostenneutral und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Eine
einheitliche Treiberverwaltung muß sichergestellt sein. Dabei ist darauf zu achten, dass mit diesem Treiber alle Geräte ohne
Störungen betrieben werden können.
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14.8 - Druckfunktionalität
Nachstehende Funktionen müssen bei allen Systemen sichergestellt sein:
Die Verbandsgemeindeverwaltung Konz betreibt ein Windows Netzwerk mit ca. 125 Clients, welches folgende Betriebssysteme
beinhaltet. (Windows 2003/ 2008 Server, Windows XP, Windows Vista und Windows 7). Daneben sind Außenstellen wie unter Nr.
10 beschrieben, mit ca. insgesamt 15 Clients ausgestattet. Ein reibungsloser Druck muss aus dieser Infrastruktur gewährleistet
werden.
Die Geräte müssen netzwerkfähig sein.
14.9 - Fax-Funktionalitäten
Alle Multifunktionsgeräte der Gerätetypen 3 und 5 müssen mit einer analogen Faxkarte ausgestattet sein.
14.10 - Scan-Funktionalität
Die Scan-Funktionalität bei den Multifunktionsgeräten sollte über die Fähigkeit verfügen, mindestens das Format TIFF, JPG, PDF zu
erzeugen, an E-Mail-Adressen und Netzwerk-Ordner zu senden und die möglichen Scan-Ziele (Ordner Adressen) individuell am
System-Display anzuwählen. Diese Funktionen müssen am Gerät deaktivierbar sein. Eine Beschreibung der Funktionen ist dem
Angebot als Anlage A4 beizulegen.
14.11 - Sicherheit
Sind während des Vertrages Geräte oder Datenträger auszutauschen, sind alle auf den Datenträger gespeicherten Daten nach den
gesetzlichen Bestimmungen vom Auftragnehmer zu löschen. Der Auftragnehmer hat eine Nachweispflicht hierüber zu führen.
Wenn die Festplatten nicht durch eine Software zu löschen sind, sind diese unbrauchbar zu machen.
15. - Bereitstellung sonstiger Systeme
15.1 - Verwaltungssoftware
Der Auftragnehmer hat für den Zeitraum des Vertrages eine Software zur Verwaltung der Geräte zur Verfügung zu stellen, welche
insbesondere die Installation, Konfiguration, Nutzung und Überwachung inkl. Fehlerdiagnose und Zählerstandserfassung
gewährleistet. Hinsichtlich der Nutzungsrechte, Lizenzen und Erweiterungen gelten die Bestimmungen der Ziffer 14.7 analog. Eine
detaillierte Beschreibung der Software ist als Anlage A5 dem Angebot anzufügen. Ein Einweisung in die Software ist sicherzustellen.
15.2 - Überwachungs System
Vom Auftragnehmer ist eine Überwachungssoftware bereitzustellen, welche eine automatisierte Versorgung mit Verbrauchsmaterial
und Wartungseinsätzen ermöglicht. Das System muss gewährleisten, dass Verbrauchsmaterialbereitstellungen automatisch erfolgen
und verursachergerecht je Gerät zugewiesen werden. Ebenso ist sicherzustellen, dass Wartungen
in geregelten Abständen durchgeführt werden und sich das System über eine Software zentral webbasiert konfigurieren und
administrieren lässt. Eine individuelle Konfiguration am Gerät ist nicht erwünscht.
Eine detaillierte Beschreibung des Systems ist als Anlage A6 dem Angebot anzufügen.
15.3 Implementierung in das System
Der Auftragnehmer hat nachfolgende Leistungen zu erbringen:
15.3.1 Lieferung und fachgerechte Aufstellung der Geräte am jeweiligen Standort
15.3.2 Installation von Zubehör und Verbrauchsmaterial
15.3.3 Konfiguration von Netzwerkeinstellungen gemäß Vorgaben der Verbandsgemeindeverwaltung Konz: bei
Multifunktionsgeräten zusätzlich: Einstellung der Scan to E-Mail, Scan to File und Faxeinstellungen am System (je
Erfordernis)
15.3.4 Physikalischer Anschluss der Geräte an die Stromversorgung und an das Netzwerk Übergabe des betriebsbereiten
Gerätes inkl. Nachweis der Abnahme (Abnahmenachweis)
15.3.5 Einweisung der Anwender in die Grundfunktionalität der Geräte und der Verwaltungssoftware
15.3.6 Entsorgung der Verpackung der Neugeräte
15.3.7 Komplette Deinstallation der gesamten alten Systeme
15.3.8 Zentrale Lagerung der nicht im Eigentum befindlichen Geräte (geleasten Geräte) in einem Raum der EDV, der noch von
der Verbandsgemeindeverwaltung Konz zeitnah benannt wird
15.3.9 Abtransport und Entsorgung der gekauften Altgeräte. Die Verbandsgemeindeverwaltung Konz behält sich vor, die
Altgeräte bis zum 31.01.2011 selbst zu veräußern.
Die Netzwerkkonfiguration wird von der Verbandsgemeindeverwaltung Konz vor der Auslieferung bereitgestellt.
Alle zu liefernden Geräte sind vor der Auslieferung auf Funktionsfähigkeit zu prüfen und vorzukonfigurieren.
Ca. 14 Tage vor dem Rollout hat der Auftragnehmer die Informationen zu Mac- und IP-Adresse, Seriennummer, Inventarnummer,
Standort, Gerätetyp und Ausstattung in Form einer Excel-Datei der Verbandsgemeindeverwaltung Konz zur Verfügung zu stellen.
Die vorgenannten Bedingungen gelten auch für Nachlieferungen und Erweiterungen von Geräten und Zubehör während der
Vertragslaufzeit. Sie sind vom Auftragnehmer ebenfalls durchzuführen.
Der gesamte Austausch von Neu- und Altgeräten ist vom Auftragnehmer zu organisieren und durchzuführen.
Eine Einweisung der USER an den jeweiligen Geräten ist vom Auftragnehmer durchzuführen.
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15.4 Betriebsmodell
Alle Leistungen sind in den Räumen der Verbandsgemeindeverwaltung Konz durchzuführen
Die Vertragslaufzeit beträgt 60 Monate.
Im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen hat der Auftragnehmer für den reibungslosen Betrieb der
Dokumentenverarbeitungsgeräte zu sorgen. Insbesondere handelt es sich dabei um die unten aufgeführten beschriebenen
Aufgaben.
15.4.1 Telefonische Unterstützung
Der Auftragnehmer hat der Verbandsgemeindeverwaltung Konz eine zentrale Service-Hotline zu benennen, die diesem Montag –
Freitag von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr zur Verfügung steht.
Bei allen Fragen, welche die vertraglichen Leistungen betreffen hat der Support den Auftraggeber zu unterstützen.
Die IT der Verbandsgemeindeverwaltung Konz, wird die geringe Entstörung von Geräten vor Einschaltung der Servicehotline
durchführen. Sollte dies nicht möglich sein, wird anhand des vereinbarten Servicelevels eine Entstörung durch den Auftragnehmer
vor Ort veranlasst.
15.4.2 Instandsetzung (Reparaturservice)
Der Reparaturservice umfasst die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft durch autorisierte und fachlich qualifizierte Mitarbeiter
vor Ort im Rahmen der vertraglichen Regelung.
Diese beinhaltet die Dienstleistung, Anfahrt und sonstige Auslagen des Auftragnehmers sowie alle Ersatzteile und/oder
Komponenten, die erforderlich sind, den kontinuierlichen und störungsfreien Betrieb der Geräte sicherzustellen.
Der Service Level für den Reparaturservice ist generell die Reparaturzeit innerhalb des auf die Störungsmeldung folgenden
Arbeitstages vor Ort.
Die Vorgehensweise ist bitte in Anlage A7 genau darzustellen.
Die Reparaturarbeiten erfolgen innerhalb der Geschäftszeiten der Verbandsgemeindeverwaltung Konz :Montag – Donnerstag von
8:00 bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr. Die Termine sind mit der Verbandsgemeinde Konz fernmündlich
abzustimmen.
Bei nachhaltig auftretenden Störungen oder bei Störungen die länger als 5 Arbeitstage im Monat eine Funktionsuntüchtigkeit
herstellen, kann die Verbandsgemeindeverwaltung Konz den Austausch des Gerätes verlangen. Bei dem ausgetauschten Gerät
muss es sich mindestens um ein gleichwertiges Gerät handeln. Kosten diesbezüglich dürfen für die Verbandsgemeindeverwaltung
Konz hieraus nicht entstehen.
15.4.3 Instandhaltung (Wartung)
Um den hohen Qualitätsanforderungen der Verbandsgemeindeverwaltung Konz gerecht zu werden, hat der Auftragnehmer
regelmäßige Wartungsarbeiten an den Geräten vorzunehmen. Diese Wartungsarbeiten umfassen die Dienstleistung, wie Anfahrt,
alle Ersatz- und Verschleißteile, alle Komponenten, die erforderlich sind, den fehlerfreien und reibungslosen Betrieb
aufrechtzuerhalten, sowie sonstige Auslagen. Diese darf keine finanziellen Auswirkungen für den Auftraggeber haben.
Die erforderlichen Ersatz- und Verschleißteile zur Aufrechterhaltung des Betriebes, sind in regelmäßigen Abständen, mindestens in
Intervallen gemäß den Spezifikationen und Empfehlungen des Herstellers, vom Auftragnehmer zu ersetzen.
Die Ersatz- und Verschleißteile die verwendet werden, und die Art der Gewährleistung des Betriebes unterliegen den aktuellen
umweltrelevanten Anforderungen, wie z.B. der des „Blauen Engels“.
15.4.4 Verbrauchsmaterialversorgung
Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass eine regelmäßige Versorgung mit Verbrauchsmaterial im Rahmen des vereinbarten
Service-Vertrages erfolgt. Die Bereitstellung von Verbrauchsmaterial hat ohne interaktive Einwirkung der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz zu erfolgen. Eine übersichtliche Prozessbeschreibung ist dem Angebot als Anlage A8
beizufügen.
Die erforderliche Hardware, Lizenzen und sonstige Rechte für das Verbrauchmaterialabrufsystem ist während der Dauer des
Vertrages vom Auftragnehmer bereit zu stellen. Die Implementierung des Systems wird in Zusammenarbeit mit der IT der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz realisiert. Der Auftragnehmer hat in der Anlage A8 zu beschreiben, ob und wie die automatische
Tonerbelieferung von lokal angeschlossenen Geräten erfolgen kann oder andere mögliche Lösungen aufzeigen.
Zudem muss jederzeit die Möglichkeit bestehen, Verbrauchmaterial und einen angemessenen Vorrat an Verbrauchsmaterial über
die Servicehotline abzurufen. Dies muss innerhalb von 48 Stunden nach der Meldung erfolgen.
15.4.5 Service Management
Während der Vertragsdauer hat der Auftragnehmer dafür zu sorgen, dass der Verbandsgemeindeverwaltung Konz neben der
allgemeinen telefonischen Unterstützung ein zentraler Ansprechpartner für sämtliche betriebsbezogene Interaktionen, Verfahren und
Leistungen zur Verfügung gestellt wird.
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15.4.6 Implementierung
Die Implementierung der Systeme ist gem Punkt 15.3 durch den Auftragnehmer zu erbringen. Hierunter fallen auch
Nachbestellungen während der Vertragslaufzeit.
15.5 - Operationale Anforderungen
15.5.1 – Störungsmeldungen
15.5.2 - Dokumentation
- Störungsmeldungen von Anwendern werden durch die IT der Verbandsgemeindeverwaltung Konz angenommen
und vorqualifiziert.
- Ist eine Entstörung durch die IT nicht möglich, hat der Auftragnehmer unverzüglich die Entstörung einzuleiten und
einen Einsatz vor Ort in Form einer Systemwartung, einer Reparatur oder eines Geräteaustausches im Rahmen
der vereinbarten Servicelevel durchzuführen.
Alle vertragsrelevanten Daten und Interaktionen und Änderungen während des laufenden Betriebes müssen seitens des
Auftragnehmers dokumentiert werden. Diese müssen der Verbandsgemeindeverwaltung Konz jederzeit zur Einsicht zur Verfügung
gestellt werden können:
Dies sind: Standorte der Geräte, Adressen, Kontaktpersonen, Seriennummern und die jeweils vereinbarten Servicelevel. Die
Interaktionen des laufenden Betriebes umfassen insbesondere Statistiken über die Art und Anzahl der
Verbrauchsmateriallieferungen und der vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen im Rahmen des Reparatur- und
Wartungsservice.
Die Dokumentationspflicht umfasst weiter die Erfassung der Seitenzahlen und Verbrauchsmateriallieferungen auf Gerätebasis, die
als Grundlage zur Abrechnung der operativen Kosten dienen. Es ist sicherzustellen, dass die Abrechnung auf Geräteebene
stattfinden kann. Die Verbrauchsstatistiken sind der Verbandsgemeindeverwaltung Konz kostenfrei regelmäßig ¼ jährlich in
elektronischer Form für die Abrechnung zur Verfügung zu stellen.
Eine genaue Beschreibung der Dokumentationsweise ist dem Angebot als Anlage A9 beizulegen.
15.5.3 - Qualitätssicherung
Vom Anbieter ist eine Beschreibung des Betriebes, insbesondere des Entstörungs- und Serviceprozesses mit Benennung
eventueller Nachunternehmer dem Angebot als Anlage A10 beizulegen.
15.6 Rahmenbedingungen
15.6.2 - Rücknahme von installierten Systeme
Die Verbandsgemeindeverwaltung Konz stellt dem Auftragnehmer eine Auflistung aller Altgeräte mit aktuellem Zeitwerte zur
Verfügung. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ein Angebot über den Ankauf der Altgeräte abzugeben. Der Auftraggeber behält
sich vor, ggf. die Altgeräte bis zum 31.01.2011 selbst zu veräußern und dann in Abzug zu bringen.
Der Abbau und die Abholung/ Entsorgung installierter Geräte erfolgt für den Auftraggeber im Rahmen des Rollout unentgeltlich. Der
Auftragnehmer gewährleistet eine weitere Verwendung unter Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Eine genaue Auflistung der zur
Rücknahme vorgesehenen Systeme inkl. der zum Teil bestehenden Service/Wartungsverträgen ist als Anlage B2 beigefügt.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur kostenneutralen Abholung und Entsorgung von installierten Geräten. Dies gilt auch für die
vertraglich gelieferten Geräte und Systeme am Vertragsende, sofern sie sich nicht im Eigentum der Verbandsgemeindeverwaltung
Konz befinden.
15.6.3 - Drucken über PIN-Code
Durch den Einsatz von Multifunktionsgeräten muss eine sichere Druckausgabe von Dokumenten gewährleistet sein. Von Seiten der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz wird für die Drucksteuerung keine zusätzliche Software beschafft. Die anzubietenden Systeme
(ausgenommen Gerätetyp 1) müssen über die Funktion einer PIN-Verschlüsselung mittels Standard-Treibsoftware verfügen, die es
dem Anwender ermöglicht, einen Druckjob an das System zu senden, der mit einem – durch den Anwender vergebenen – Code am
System abgerufen werden kann. Ist als Anlage 11 beizufügen.
Der Verbandsgemeindeverwaltung Konz dürfen durch zusätzliche Software, sofern nötig, keine weiteren Kosten entstehen.
15.6.4 Systemeigenschaften
Es werden nur solche Systeme (Gerätetypen 2, 3 und 4) zugelassen, welche vor unautorisierten Administrations- und
Konfigurationszugriffen geschützt sind. Dies umfasst die Sperre von Zugriffsmöglichkeiten auf systeminterne Konfigurations-Portale,
http-Server, Festplatten und andere Datenträger und die automatische Löschung von zwischengespeicherten Daten. Die
Sicherheitsfunktionen sind in Anlage A12 darzustellen.
15.6.5 - Austausch und Rückgabe
Werden während und am Ende der Vertragslaufzeit Geräte zurückgegeben oder ausgetauscht, sind alle darauf befindlichen Daten
vom Auftragnehmer nach den gesetzlichen Bestimmungen (vgl. Bundsdatenschutzgesetz) zu löschen. Die Nachweispflicht obliegt
dem Auftragnehmer.
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16. Generelle Preisbestimmungen
Die Preisangabe dieser Ausschreibung ist als Nettopreis darzustellen.
Im Angebotpreis des Angebotsschreibens sind alle Leistungen des Bieters inkl. der Nebenkosten enthalten.
Dieser Klickpreis muss alle bestehenden Kosten beinhalten.
Die Kosten (Seitenpreise, Verbrauchsmaterial-Preis) sind auf der Basis einer 5%igen Deckung je Farbe (CMYK) und Seite zu
berechnen (Farbseite CMYK: 4 x 5% = 20% bzw. s/w Seite K: 1 x 5% = 5%).
Eine Anpassung des Klickpreises beruhend auf einer Änderung des tatsächlichen Seitendeckungsgrades ist jährlich zulässig. Der
Auftragnehmer hat hierüber einen Nachweis zu erbringen. Die Berechnung von Mehrkosten und Nachlässe ist in Anlage A13
darzustellen.
17. Preise und Abrechnung
17.1 – Abrechnungsmodelle
Die Abrechnungsweise wird auf Basis eines Seitenpreises (Klickpreis) verlangt.
Ein Druckvolumen von 1.600000 s/w und 60.000 Farbe wird jährlich garantiert. Eine Minderabnahme von 10 % jährlich ist für die VG
Konz kostenlos möglich.
17.2 - Vorzeitige Kündigung von Geräten
Es muss die Möglichkeit bestehen, auch während der Grundlaufzeit einzelne Geräte vorzeitig zu kündigen. Dies kann aufgrund
organisatorischer Veränderungen bei der Verbandsgemeindeverwaltung Konz zu jeder Zeit erforderlich werden. Der Auftraggeber
muss diese schriftlich fristgerecht innerhalb von vier Wochen zum Monatsende anzeigen.
Innerhalb der Laufzeit des Vertrages, ist für jeden Gerätetyp ein Ersatzgerät bereitzustellen, welches im Störungsfall durch die IT der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz eingesetzt werden kann. Die Defektgeräte gehen zurück an den Auftragnehmer.
17.3 - Ergänzungen während der Vertragslaufzeit
Während der Vertragslaufzeit muss es ebenfalls möglich sein, die Anzahl der Geräte an die geänderten Anforderungen anzupassen.
Ergänzungsbeschaffungen von Drucksystemen werden in den laufenden Vertrag integriert, ohne dass sich die Grundlaufzeit des
Vertrages ändert. In diesem Fall gelten die gleichen Konditionen.
17.4 - Abrechnung von Lieferungen und Leistungen
Für die Prüfung der Wirtschaftlichkeit eines Seitenpreis-Modells ist vom Anbieter eine Darstellung als Anlage A14 einzureichen, in
der zu beschreiben ist, wie gewährleistet wird, dass nicht jede Ausgabe auf einem Farbgerät automatisch als Farbseite abgerechnet
wird, d.h. eine Differenzierung nach S/W Seiten und Farbseiten innerhalb eines Druckauftrages muss gegeben sein.
17.5 - Kosten
Über den Klickpreis hinaus, sind nachfolgende Kosten vom Auftragnehmer zu übernehmen und im Zuge der Projektimplementierung
an die Verbandsgemeindeverwaltung Konz auszuzahlen.
17.6 - Rücknahme von Systemen
Die im Rahmen des Druckerkonzeptes zurückzugebenden und zu entsorgenden Systeme sind in Form eines Angebotes in Anlage
A15 aufzuführen. Diese sind spätestens am 31.01.2011 in einem Betrag an die Verbandsgemeindeverwaltung Konz zu vergüten,
sofern die Geräte vorher nicht selbst veräußert werden. Eine Auflistung dieser Geräte ist in Anlage B2 zu finden. Im
Rücknahmeangebot ist weiter zu berücksichtigen, dass ein Teil der Geräte noch mit einem Wartungs-/Servicevertrag geleast wurden
und abgelöst werden müssen. Für die hier genannten Geräte ist eine Ersatzgestellung notwendig.
Bei diesen Geräte handelt es sich um zwei Großkopierer:
1. Sharp MX-6201N
2. Sharp MX-M550U
Die Ablösesumme beträgt 28.686,39 €.
Bei Ersatzgestellung müssen die beiden Großgeräte folgende Vorsetzungen erfüllen:
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Gerät 1:
Digitales Multifunktionssystem DIN A4/A3
mit Vergrößerung und Verkleinerung/ Zoom
Geschwindigkeit: min.62 Seiten/Min. DIN A4 s/w
min.50 Seiten/Min. DIN A4 Fa
min.33 Seiten/Min. DIN A3 s/w
min.24 Seiten/Min. DIN A3 Fa
Papiervorrat: min.1 x 1.200 Blatt Papierkassette
min.1 x 800 Blatt Papierkassette
min.2 x 500 Blatt Papierkassetten
min.1 x 100 Blatt Semimagazin
min.1 x 3.500 Blatt Großraumkassette DIN A3
Auflösung: Kopierer: min.600 x 600 dpi
Drucker: min.600 x 600 dpi
Speicher: Kopierer: min.1 GB
Drucker: min.1 GB
inklusive Originaleinzug DSPF für 150 Originale
inklusive Duplexeinheit
inklusive Netzwerkdrucker
inklusive Netzwerkscanner
inklusive Dokumentenarchivierung min.80 GB Festplatte
inklusive elektronisches Sortieren
inklusive Finisher mit Sattelheftung
inklusive Locheinheit für 2 Punkt Lochung
inklusive Zuschießeinheit
inklusive Postscript 3
Gerät 2:
Digitales Multifunktionssystem DIN A4/A3
mit Vergrößerung und Verkleinerung/ Zoom
Geschwindigkeit: min.62 Seiten/Min. DIN A4 s/w
min.50 Seiten/Min. DIN A4 Fa
min.33 Seiten/Min. DIN A3 s/w
min.24 Seiten/Min. DIN A3 Fa
Papiervorrat: min.1 x 1.200 Blatt Papierkassette
min.1 x 800 Blatt Papierkassette
min.2 x 500 Blatt Papierkassetten
min.1 x 100 Blatt Semimagazin
min.1 x 3.500 Blatt Großraumkassette DIN A3
Auflösung: Kopierer: min.600 x 600 dpi
Drucker: min.600 x 600 dpi
Speicher: Kopierer: min. 1 GB
Drucker: min. 1 GB
inklusive Originaleinzug DSPF für 150 Originale
inklusive Duplexeinheit
inklusive Netzwerkdrucker
inklusive Netzwerkscanner
inklusive Dokumentenarchivierung min.80 GB Festplatte
inklusive elektronisches Sortieren
inklusive Finisher mit Sattelheftung
inklusive Locheinheit für 2 Punkt Lochung
inklusive Zuschießeinheit
inklusive Postscript 3
17.7 - Abrechnung
Die Kosten werden von der Verbandsgemeindeverwaltung Konz ab dem Kalendermonat verrechnet, welcher der Abnahme folgt. Die
Abrechnung erfolgt monatlich und grundsätzlich an einen Rechnungsempfänger.
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6. Anlagen
Die nachfolgend aufgeführten Anlagen sind Bestandteil dieses Lastenheftes.
Vom Anbieter auszufüllen:
A1 - Voraussetzungen für eine betriebsbereite Installation
A2 - Auflistung aller Geräte
A3 - Nachweis über die Umweltbestimmungen
A4 - Detailierte Beschreibung der Geräte mit allen Funktionen
A5 - Detailierte Beschreibung der Verwaltungssoftware
A6 - Detailierte Beschreibung der Überwachungssoftware
A7 - Servicelevel für den Reparaturservice
A8 - Prozessbeschreibung Materialverbrauchsversorgung
A9 - Beschreibung der Dokumentationsweise Verbrauchsstatistik
A10 - Entstörungs- und Serviceprozess
A11 - Entschlüsselung Pin – Code
A12 - Sicherheitsfunktionen
A13 - Beschreibung Mehrkosten und Nachlässe
A14 - Wirtschaftlichkeitsprüfung
A15 - Auflistung und Vergütung aller zurückzugebender Systeme
A16 - Muster Vertragsentwurf
Vom Auftraggeber beigefügt
B1 - Ausgabevolumina
B2 - Auflistung Rücknahme Geräte
Vordruck – Angebot (VOL)
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