Crown Records Management HANDBUCH

The Information You’re Looking For.CrownRecords ManagementHANDBUCH

EINFÜHRUNGJede Branche, ob Rechtswesen, Versicherungen, ErziehungsoderGesundheitswesen, ist zur Verwaltung ihresGeschäftsbetriebs auf Informationen angewiesen.Obwohl die Art der Informationsnutzung in jederBranche unterschiedlich ist, gibt es für alle Branchen einengemeinsamen Faktor: Anhand der von ihnen generiertenInformationen entstehen Papierausdrucke und/oderelektronische Aufzeichnungen.Wir hoffen, dass Crown Records Management Ihnenbei der Einrichtung und/oder Beurteilung IhresDokumentenmanagement-Programms eine wertvolle Hilfesein kann.Sollten Sie die Dienste eines Unternehmens zur externenAufbewahrung von Unterlagen benötigen, steht Crownbereit, um Ihnen in jeder Hinsicht bei Ihren Anforderungenan Dokumentenmanagement behilflich zu sein.Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an uns.crownrms.comDeutschland: sales.de@crownrms.comÖsterreich: sales.at@crownrms.comSchweiz: sales.ch@crownrms.com3

4Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Siean Informationen denken?

Die Geschäftsunterlagen eines Unternehmens liegen in vielen verschiedenen Formaten vor:• Briefe• Berichte• Abrechnungen• Rechtsunterlagen• KundendatenbankenAls Betriebsvermögen haben diese Aufzeichnungen einen erheblichen Wert in wirtschaftlicher, fiskalischer, rechtlicherund wettbewerblicher Hinsicht. Das gilt auch für das Risikomanagement.Angesichts der potenziellen Auswirkungen einer mangelhaften Aufbewahrung von Aufzeichnungen sind effektiveRichtlinien zur Kontrolle dieser wichtigen Aktivposten von grosser Bedeutung. Ohne diese Kontrolle kann der Ablaufvon Aufbewahrungszeiträumen versäumt werden, was dazu führen kann, dass Aufzeichnungen über den gefordertenZeitraum hinaus aufbewahrt werden, was wiederum unnötige Lagerkosten verursacht. Eine mangelhafte Aufbewahrungvon Aufzeichnungen kann auch dazu führen, dass zum Auffinden verlorener oder falsch abgelegter Informationen kostbareArbeitszeit vergeudet wird. Ausserdem besteht das Risiko von Strafzahlungen für die Nichtbeachtung von Vorschriftenoder rechtliche Übertretungen.Jüngste Skandale in Unternehmen haben gezeigt, dass bei der Nichteinhaltung von etablierten Verfahren desDokumentenmanagements nicht nur für das Unternehmen wichtige Informationen aufs Spiel gesetzt werden, sondernauch die Reputation des Unternehmens Schaden nehmen kann.Das Team von Crown möchte Ihnen helfen, derartige Fehler zu vermeiden. Ob Ihre Aufzeichnungen aus Papier,elektronischen Aufzeichnungen oder aus einer Kombination von beiden bestehen, wir führen Sie durch jeden Schritt desProzesses zur Entwicklung Ihres Dokumentenmanagement-Programms.Informationen sind für den Erfolg jedes Unternehmens unverzichtbar.Das Problem ist, dass viele Unternehmen eine Menge unnötigerInformationen besitzen, die Bürofläche belegen. Wie sortierenSie die Papierstapel oder elektronischen Dateien, und wieorganisieren Sie die einzelnen Unterlagen? Die beste Lösung ist dasDokumentenmanagement.Dokumentenmanagement ist die treibende Kraft zur Identifizierungvon Aufzeichnungen, damit diese zur rechten Zeit, im richtigen Formatund für die richtigen Leute zur Verfügung stehen. Es erkennt auchüberholte Aufzeichnungen und stellt sicher, dass diese am Ende ihresLebenszyklus zur Entsorgung gelangen, wodurch Personalressourcenund wertvolle Büroflächen frei werden.5

Ein zuverlässiges Dokumentenmanagement kann Folgendessicherstellen:• Die Aufzeichnung steht zur Verfügung• Auf die Aufzeichnung kann zugegriffen werden• Die Aufzeichnung kann interpretiert werden• Die Aufzeichnung ist verlässlich• Die Aufzeichnung kann über die Zeit erhalten bleibenAufzeichnungen sind gemäss Definition der InternationalenOrganisation für Normung (ISO) “als Nachweis und zur Informationvon einer Organisation oder Person erstellte, empfangene undaufbewahrte Informationen, die rechtlichen Verpflichtungen oder derTransaktion von Geschäften dienen”. In erster Linie handelt es sichum physisches Beweismaterial, das vor Gericht Gültigkeit hat. VorGericht muss man beweisen können, dass die Aufzeichnung echt undglaubwürdig ist, ihre Integrität bewahrt hat und verwertbar ist.Dokumentenmanagement steht in Beziehung zum BegriffInformationsmanagement, bei dem es sich um den Prozess zurAufbewahrung von Informationen über ihren Lebenszyklus unterVerwendung von Technologie, Systemen und Prozessen handelt.Durch Entwicklung eines Systems können Sie Informationen aufeffiziente Weise und zum einfachen Abrufen aufbewahren. Ein Systemkann die Aufbewahrung physischer Unterlagen und elektronischerAufzeichnungen umfassen. Da ein Dokumentenmanagement-Programm eine serviceorientierte Initiative ist, die bei Anforderungeiner Aufzeichnung für alle Abteilungen zuständig ist, müssen diefolgenden Einzelziele erfüllt werden:• Verfügbarkeit von korrekten Informationen, die beiAnforderung zeitnah zur Verfügung gestellt werden.• Aufrechterhaltung eines effizienten Systems über dieLebensdauer der Aufzeichnungen, mit dem Aufzeichnungenerstellt, gespeichert, abgeruft, aufbewahrt undentsorgt werden.• Massnahmen zur Bewertung und Verbesserung desAufzeichnungsprogramms.• Schulung weiterer Mitarbeiter in Bezug auf ordnungsgemässeKontrolle und Verarbeitung von Aufzeichnungen.6

Das ordnungsgemässe Management von Aufzeichnungen ist eine Geschäftspraxis, die zu vernachlässigen sich Unternehmennicht leisten können. Anderenfalls drohen Produktivitätsverlust, organisatorische Unordnung, steigende Kosten sowiedie Möglichkeit eines permanenten Verlusts geschäftskritischer Informationen, der ein gerichtliches Verfahren nach sichziehen kann.Durch die Einführung solider Praktiken zur Aufzeichnungsaufbewahrung profitiert Ihr Unternehmen von einemverbesserten Workflow, schlankeren Prozessen und reduzierten Dokumentenmanagement-Kosten. Darüber hinauswerden die Vertraulichkeit und Diskretion seiner wertvollsten Geschäftsressourcen geschützt – seiner Informationen.7

8Sie denken über eine externeAufbewahrung nach?

Eine externe Aufbewahrungseinrichtung bietet ihren Kunden zusätzliche Sicherheit und zusätzlichen Service. Wenn Sie sichzur Suche eines Anbieters für externe Aufbewahrung entscheiden, werden Sie eng mit Ihrem Anbieter zusammenarbeitenmüssen, um die Dienstleistungen festzulegen, die mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Die Auswahldes richtigen Anbieters erfordert eine umfangreiche Bewertung der Fähigkeiten der Mitarbeiter, der Einrichtungen, desTechnologieeinsatzes, der Flexibilität bei der Lieferung usw.Vor der Auswahl eines Anbieters für externe AufbewahrungAngesichts der zunehmenden Anzahl an Vorschriften, des Zuwachses an Informationen und des technologischen Wandelsist die ordnungsgemässe Verwaltung der Geschäftsinformationen Ihres Unternehmens wichtiger als je zuvor. Eine externeAufbewahrungseinrichtung kann Ihnen bei der Senkung Ihrer Betriebskosten helfen, die Produktivität der Mitarbeitersteigern, für einen Mehrwert des Informationsbestandes sorgen und Ihr Unternehmen vor den Risiken eines Rechtsstreits,eines Audits und einer Katastrophe schützen. Bevor Sie die Entscheidung zur Auslagerung fällen, müssen die folgendenFragen angesprochen werden:1. Warum denkt Ihr Unternehmen über eine externe Aufbewahrung nach?2. Welche Arten von externen Dienstleistungen benötigt Ihre Firma?3. Welche Anforderungen stellt Ihre Firma an die Dienstleistung?Fragen an einen Serviceanbieter• Kann der Anbieter Referenzen vorlegen?• Verfügt der Anbieter über geschulte Mitarbeiter undBranchenfachleute?• Kennt der Anbieter die für das Dokumentenmanagement gültigenNormen?• Bietet die Firma die von Ihrem Unternehmen benötigte Palette anDienstleistungen an?• Sind im Vertrag die Dienstleistungen, Kosten und sonstigen Details klarfestgelegt?• Beschränkt der Anbieter den Zugriff auf in seiner Einrichtungaufbewahrte Aufzeichnungen nur auf autorisierte Personen?• Gibt es bei geheimen, vertraulichen oder geschützten Daten dieerforderlichen Sicherheitsvorkehrungen hinsichtlich der Mitarbeiter?• Ist die Einrichtung mit einem Überwachungssystem ausgerüstet?• Verfügt der Anbieter über einen Plan für Disaster Recovery und BusinessContinuity, der Ihre Organisationsprioritäten berücksichtigt?9

• Ist die Einrichtung mit einem Feuerlöschsystem ausgestattet,und entspricht sie den Vorschriften zur Brandverhütung?• Betreibt der Anbieter ausreichende Schädlingsbekämpfung?• Verfügt der Anbieter über eine Notstromanlage?• Werden angemessene Umweltkontrollen durchgeführt?• Entspricht die Einrichtung den gültigen Bauvorschriften, und stelltsie eine katastrophengeschützte Umgebung sicher?• Werden alle Aufzeichnungen bei dem Anbieter an einem Ortgelagert, oder werden sie über mehrere Standorte verteilt?• Verwendet der Anbieter Lagerbehälter in Standardgrösse?• Besteht der Anbieter auf der Verwendung bestimmter Lagerbehälter?Müssen es die Lagerbehälter des Anbieters sein?• Ist ein Notfalldienst für die Bereitstellung von Aufzeichnungenvorhanden?• Können Sie Aufzeichnungen bei Bedarf einfach anfordern?• Bietet die Firma bei Bedarf einen 24-Stunden-Service an?• Liefert sie auf Anforderung einen einzelnen Aktenordner aus?• Verfügt der Anbieter zum Auffinden von Behältern über eincomputergestütztes Nachverfolgungssystem, und kennt er denStatus von ein- oder ausgegangenen Lagerbehältern?• Kann der Anbieter Management-Berichte erstellen?• Wie ist es um die Fähigkeiten für einen sicheren Transport undeine sichere Handhabung bestellt?• Verwendet der Anbieter stosssichere TransportundLagerbehälter?• Können Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Vernichtungoder Entsorgung von Aufzeichnungen beiwohnen?10

Lagerung elektronischer DatenEine sorgfältige Bewertung der Fähigkeiten eines externen Anbieters ist in Bezug auf die richtige Behandlung und Lagerungelektronischer Medien besonders wichtig. Bei der externen Aufbewahrung elektronischer Medien ist es wichtig, dassder externe Anbieter über klimatisierte Räumlichkeiten verfügt, in denen die richtige Temperatur und Luftfeuchtigkeitherrschen. Ohne diese Einrichtungen können viele elektronische und digitale Datenmedien beschädigt werden odervollständig verloren gehen und folglich nicht wiederhergestellt oder reproduziert werden.Inanspruchnahme eines Anbieters für externe AufbewahrungVor der Inanspruchnahme eines Anbieters für externe Aufbewahrung sollten Erwartungen definiert werden, damitmögliche Diskrepanzen vor Abschluss eines Vertrags ausgeräumt werden. Dazu gehört auch ein klares Verständnisder Service Level Agreements (SLAs). Diese beinhalten die Lieferbedingungen für angeforderte Behälter, Dateien oderMedien – im Eilverfahren oder auf sonstige Weise. Es ist auch wichtig, dass Sie als Kunde die besonderen Prozesse oderErwartungen des Anbieters kennen, damit er die vereinbarte Serviceleistung erbringen kann.11

Erstellungvon AufzeichnungenAufbewahrungvon AufzeichnungenEntsorgungvon AufzeichnungenLebenszyklusvonAufzeichnungenundInformationenVerteilungvon AufzeichnungenLagerung und Pflegevon AufzeichnungenErhaltungvon AufzeichnungenWiederauffindenvon AufzeichnungenWollen Sie mehr über den„Informations-Lebenszyklus“ wissen?12

Alle Dokumentationen und Geschäftsunterlagen haben einen Lebenszyklus. Das Wissen um jede Phase im Lebenszyklusvon Aufzeichnungen ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung der Aufbewahrung. Der „Informations-Lebenszyklus“hilft bei wichtigen Dokumentenmanagement-Entscheidungen, wie z. B. wann die Auslagerung zu einem Anbieter fürexterne Aufbewahrung vorgenommen werden soll und wann Papierausdrucke in elektronische Dateien umgewandeltwerden müssen.Erstellung von Aufzeichnungen, Konsultation und Management elektronischer UnterlagenBei der Entwicklung Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie ist die Festlegung des Ursprungsformats der Aufzeichnungen sowie desFormats, das sie über ihren Lebenszyklus haben sollen, von grosser Bedeutung. Aufzeichnungen werden als Papierausdruckund in digitalem Format erstellt.Eine steigende Anzahl von Aufzeichnungen werden elektronisch erstellt und verbleiben über ihren gesamten Lebenszyklusin diesen digitalen Formaten. Diese Informationen werden Ihnen in Kombination mit umfangreichen Kenntnissen über diegesetzlichen Auflagen bei der Entwicklung einer strategischen Aufbewahrungsrichtlinie behilflich sein. Viele Unternehmennehmen die Hilfe eines Dokumentenmanagement-Experten in Anspruch, der ihnen beratend zur Seite steht und seinWissen zu diesem Thema mit ihnen teilt.Während elektronische Aufzeichnungen den Vorteil haben, leicht zugänglich zu sein, erfordern Papierunterlagen einArchivierungssystem, um ihre Verfügbarkeit besonders in den aktiven Phasen ihres Lebenszyklus sicherzustellen. Aberauch elektronische Aufzeichnungen müssen entsprechend archiviert werden, um ihre Sicherheit und Zugänglichkeitwährend der aktiven oder inaktiven Phasen ihres Lebenszyklus sicherzustellen.Systeme für EDM (Electronic Document Management) unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer elektronischenAufzeichnungen auf die gleiche Weise, wie sie ihre Papierunterlagen verwalten.13

Dienstleistungen und Scannen vor OrtProfessionelle Dokumentenmanagement-Unternehmen bietenDienstleistungen vor Ort an, für die Mitarbeiter und Systemebereitgestellt werden, um ein effektives Management derAufzeichnungen sicherzustellen und diese auf dem Betriebsgeländegriffbereit zu haben.Dadurch kommt es zu einer vollständigen Auslagerung Ihres Bedarfsan Dokumentenmanagement. Dies ist sowohl als laufender Serviceoder auch nur für bestimmte einmalige Projekte realisierbar.Wenn Aufzeichnungen altern und nicht mehr greifbar sein müssen,können Sie wertvolle Büroflächen gewinnen, indem Sie dieAufzeichnungen an einen Anbieter für externe Aufbewahrung abgeben.In dieser Phase des „Informations-Lebenszyklus“ möchten vieleKunden Ihre Papierausdrucke in elektronische Daten umgewandelthaben. Dies kann mit Hilfe von Bilderkennungs- und Scannerdienstenerfolgen. Scanner können zur Umwandlung von Papieraufzeichnungenin digitale Aufzeichnungen verwendet werden, unabhängig davon, obes sich um ein paar Seiten oder um Millionen von Seiten handelt.Es können Systeme eingesetzt werden, die dafür sorgen, dass allePapierausdrucke sofort bei Eintreffen beim externen Anbieter gescanntund in elektronische Daten umgewandelt werden. Die Daten könnendann auf einem Speichermedium Ihrer Wahl gespeichert werden.Die elektronischen Daten können dann im EDM-System gespeichertwerden. Die Umwandlung aller Ihrer Papierausdrucke in elektronischeDateien kann ein kostspieliger Vorgang sein. Viele Kunden lassennur ihre wichtigsten Aufzeichnungen umwandeln und lagern dieverbleibenden Aufzeichnungen als Papierausdrucke bei einemexternen Anbieter.Aktive, inaktive und passive LagerungWenn Sie Ihre Aufzeichnungen im Einklang mit IhrenAufbewahrungsrichtlinien und mit Hilfe der Beratertätigkeit einesDokumentenmanagement-Spezialisten an einen externen Anbieterauslagern, müssen Sie entscheiden, ob Ihre Aufzeichnungen als„aktiv“ oder „inaktiv“ behandelt werden sollen. Aufzeichnungen,die auf regelmässiger Basis angefordert werden müssen, werdenin die sogenannte aktive Phase des externen Managementsverschoben. Diese können aus Papierausdrucken oder elektronischenAufzeichnungen bestehen und gehören in die folgenden Stufen des„Informationszyklus“: Active Document Management (aktivesDokument-Management), Active File Management (aktives Datei-Management) und Active Box Storage (aktive Behälterlagerung).14

In Übereinstimmung mit Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie werden die „aktiven Aufzeichnungen“ Ihres Unternehmenseventuell in die inaktive Phase oder die inaktive Lagerung wechseln, wenn sie nicht mehr regelmässig greifbar seinmüssen, aber dennoch aufbewahrt und bei Bedarf verfügbar sein müssen, um gesetzlichen Bestimmungen und anderenAufbewahrungsrichtlinien zu genügen. Oft werden Aufzeichnungen anschliessend passiv gelagert. Während dieser Phasewerden die Aufzeichnungen gewöhnlich dichter gepackt aufbewahrt, was eine Bereitstellung der Aufzeichnungen erschwert,aber durch diese Art der Lagerung entstehen dem Kunden geringere Servicekosten.Endgültige BestimmungLetztendlich erreicht eine Aufzeichnung ihre endgültige Bestimmung. Meistens bedeutet das: „Eine Aufzeichnung wirdam Ende ihres Lebenszyklus sicher vernichtet“. Die Vernichtung von Geschäftsunterlagen erfolgt gewöhnlich im Einklangmit einer Kombination aus Branchenbestimmungen und lokaler Gesetzgebung. Da strenge gesetzliche Auflagen jetztdie Norm sind und Identitätsdiebstahl zunimmt, ist die Vernichtung von Aufzeichnungen am Ende ihres Lebenszyklusvon entscheidender Bedeutung. In manchen Fällen bedeutet die endgültige Bestimmung allerdings nicht die sofortigeVernichtung, sondern umfasst andere Massnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Auflagen, wie z. B. die Übersendungan Archive, Besitzerwechsel, Verlagerung auf andere Datenträger oder sogar die Übergabe an Behörden.15

16Möchten Sie mehr überAufbewahrungsplanung wissen?

Ein Aufbewahrungsprogramm ist ein wichtiger Aspekt eines umfangreichen Dokumentenmanagement-Programms. ZurVerwaltung von Geschäftsunterlagen über deren gesamten Lebenszyklus werden Richtlinien und Ablaufpläne verwendet:von der Erstellung bis zur endgültigen Bestimmung.Nach einer umfangreichen Analyse entsprechend der gesetzlichen Anforderungen werden alle Geschäftsunterlagenkategorisiert und Aufbewahrungspläne erstellt. Klare Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass Ablaufpläne aktuellbleiben.Übersicht über das AufbewahrungsprogrammIhr Aufbewahrungsprogramm enthält zwei wichtige Dokumente: die Aufbewahrungsrichtlinie und denAufbewahrungsablaufplan. Die Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, wer oder welche Position im Unternehmen für denAufbewahrungsablaufplan verantwortlich ist, wie oft die Einhaltung der Aufbewahrungszeiträume überprüft wird und werfür Freigabeprozesse für die Vernichtung und andere relevante Phasen im Informations-Lebenszyklus zuständig ist.Der Aufbewahrungsablaufplan ist im Wesentlichen eine Liste mit Aufzeichnungskategorien:• Die Dauer der Aufbewahrung• Die für die Aufzeichnung verantwortliche Abteilung• Die endgültige Bestimmung am Ende des Aufbewahrungszeitraums• Verweise auf einschlägige Gesetze• Hinweise zu den Aufbewahrungsfristen17

Erstellen eines AufbewahrungsablaufplansDie Erstellung eines Aufbewahrungsablaufplans sollte schrittweiseerfolgen.1.2.3.4.Unterstützung der oberen Managementebene. Ob sie per E-Mailan die Abteilungsleiter oder über ein handschriftliches Dokumenterfolgt, die Aufgabe zur Erstellung eines Aufbewahrungsablaufplansumfasst die Zusammenarbeit mit allen Abteilungsleitern sowiederen Zeit, Rat und Zustimmung. Die Unterstützung durch dieobere Managementebene ist wichtig.Katalogisierung von Aufzeichnungen vor Ort. Bevor der Ablaufplanerstellt wird, müssen Sie wissen, über welche Aufzeichnungen IhrUnternehmen verfügt. Jede Abteilung lagert ihre zuletzt erstelltenAufzeichnungen in Aktenschränken vor Ort. Katalogisieren Siealle Aufzeichnungen in den Büros, und teilen Sie sie in Kategorienein. Arbeiten Sie zur Identifizierung von wichtigen Informationen(Titel, Datum, Identifikationsnummer usw.), die zur Bereitstellungoder zum Auffinden der Aufzeichnungen erforderlich sind, mit denentsprechenden Mitarbeitern zusammen. Sie müssen ausserdemdie zu jeder Kategorie zugehörige Abteilung kennen und wissen,wo eventuell Arbeitskopien zu finden sind.Organisieren der Kategorieliste in einer Aufzeichnungsserie. WennSie alle Aufzeichnungstypen in den Büros kennen, gruppieren Siediese Kategorien in logischer Reihenfolge, und kodieren Sie sie.Zu Anfang ist es am einfachsten, Verwaltungsaufzeichnungen undoperative Aufzeichnungen zusammen zu gruppieren und sie dannin Aufzeichnungsserien zu unterteilen, wie z. B. Verwaltung/Finanzwesen/Kontoauszüge des Unternehmens oder Betriebs/Gesundheit und Sicherheit/Arbeitsschutz-Auditberichte. DaNamen zu lang sind, kodieren Sie diese Titel mit Zahlen. Z.B. könnte 01-03-004 Verwaltung (01), Finanzwesen (03),Kontoauszüge des Unternehmens (004) bedeuten. Das sind IhreAufzeichnungsserien-Codes.Legen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fest. Anhand dervollständigen Liste der Aufbewahrungscodes und beschreibungenmüssen Sie ermitteln, wie lange jede Aufzeichnungsserieaufbewahrt werden muss. Das geschieht durch Beachtung derlokalen und landesspezifischen Vorschriften, die sich voneinanderunterscheiden können. Eine Aufzeichnungsserie muss mindestensso lange aufbewahrt werden, wie dies in den entsprechendenGesetzen festgelegt ist. Notieren Sie die einschlägigen Gesetze18

zu jeder Aufzeichnungsserie. Gesetze ändern sich, und es erleichtert die Einhaltung des Aufbewahrungsablaufplans,wenn man weiss, wo man die Gesetze dahin gehend prüfen muss.5.6.Gespräch mit den Abteilungsleitern. Nachdem dies recherchiert wurde, sprechen Sie mit den verantwortlichenAbteilungsleitern über die Aufzeichnungsserie und die gesetzlichen Anforderungen. Oft gibt es betriebliche,archivalische, historische oder sonstige Gründe dafür, die Aufzeichnungen länger als gesetzlich vorgeschriebenaufzubewahren. Besprechen Sie auch die Zeiträume zur Aufbewahrung vor Ort oder extern, bzw. wie lange jedeAbteilung ihre Aufzeichnungen wirklich vor Ort behalten muss, bevor sie zur kostengünstigeren externen Lagerunggegeben werden können.Holen Sie sich die endgültige Freigabe der oberen Managementebene.AUFBEWAHRUNGSPROGRAMM FÜR MUSTERDOKUMENTETitel des MusterdokumentsAbschlussbuchungsbelege und AbschlussrechnungenAn-, Ab- und Ummeldungen KrankenkasseAngebote (erhaltene und Kopien versandter Angebote)Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt habenEinzahlungs-, Auszahlungs- und BankbelegeBestellungen (erhaltene und Kopien versandter Bestellungen)BuchführungsunterlagenEinfuhrunterlagenFahrtenbücherGehaltslistenQualitätsberichteHalbjahresbilanzen sowie interne KontrollundVerrechnungsbelegeAufbewahrungsfrist10 Jahre6 Jahre6 Jahrekeine Aufbewahrungspflicht10 Jahre6 Jahre10 Jahre6 Jahre10 Jahre10 Jahre6 Jahrekeine Aufbewahrungspflicht19

20Möchten Sie mehr über dieVernichtung und das Schreddernvon Aufzeichnungen wissen?

Die Vernichtung von Geschäftsunterlagen erfolgt gewöhnlich im Einklang mit einer Kombination aus Branchenbestimmungenund nationaler Gesetzgebung. Solide Vernichtungsrichtlinien können nicht nur die Haftbarkeit eines Unternehmensverringern, sondern auch bei der Vermeidung von Identitätsdiebstahl helfen. Da strenge gesetzliche Auflagen jetztdie Norm sind und Identitätsdiebstahl zunimmt, ist ein sicheres Schreddern aller Aufzeichnungen, die das Ende ihresAufbewahrungszeitraums erreicht haben und zur Entsorgung anstehen, zwingend erforderlich.Planung des Dokumenten-Lebenszyklus und der DokumentenaufbewahrungJedes Dokument hat einen Lebenszyklus, von der Erstellung über die aktive und inaktive Lagerung bis hin zur passivenLagerung und endgültigen Vernichtung.Bei einigen Geschäftsunterlagen ist der Lebenszyklus verkürzt. Sie überspringen die passive Lagerung und gehenvon der „aktiven“ Phase direkt zur „Vernichtungs“-Phase über. Der Dokumenten-Lebenszyklus wird zur Erstellungeines Aufbewahrungsplans verwendet. Ein Aufbewahrungsplan muss einen Aufbewahrungsablaufplan umfassen, dereine Liste mit folgenden Angaben enthält: Aufzeichnungstypen, Aufbewahrungszeitraum, Bestimmung am Ende desAufbewahrungszeitraums, Freigabeverfahren für die Vernichtung.Einsatz von Technologie zur Verwaltung der VernichtungDokumenten-Lebenszyklus- und Aufbewahrungsplanung helfen bei der Festlegung von Richtlinien und Einrichtung vonSystemen, während für deren Umsetzung und Automatisierung Technologie eingesetzt werden kann. Bei Verwendungvon Strichcodesystemen kann die Software so eingerichtet werden, dass sie automatisch Alarm gibt, wenn sich eineAufzeichnung dem Ende ihres Lebenszyklus nähert. Zu diesem Zeitpunkt können Sie die internen GenehmigungsverfahrenIhres Unternehmens umsetzen und Ihren Dokumentenmanagement-Experten zur Vernichtung der Dokumente und zurErstellung eines „Vernichtungszertifikats“ autorisieren.21

Warum ist ein Schreddern im Büro nicht ausreichend?Viele Leute gehen davon aus, dass bei sehr kleinen Mengen anAufzeichnungen diese intern mit einem kleinen Büro-Aktenvernichtergeschreddert werden können. Aber das kann ein Risiko darstellen. Beieinem einfachen Büro-Aktenvernichter, der nur wenige Dokumenteauf einmal schreddern kann, ist es aufgrund der geringen Menge anzerkleinertem Material leichter, ein Dokument wiederherzustellen.Für grosse Mengen an Aufzeichnungen ist es ratsam, die Dienste eineszuverlässigen Schredder- und Aktenvernichtungsunternehmens inAnspruch zu nehmen. Dieses kann sicherstellen, dass das Papier sofein und in ausreichender Menge zerkleinert wird, dass es unmöglichist, die Informationen wieder zusammenzufügen und Ihr Unternehmenzu gefährden.Anforderungen an den Schredder-ServiceDas Vernichten von Dokumenten kann Risiken birgen. Die folgendenRegeln sollten grundsätzlich von Dokumentenmanagement Expertenangewandt werden, wenn es um das sichere, zertifizierte Schreddernvon Unterlagen geht:1.2.3.Eine sichere und ununterbrochene Kette von der Entsorgungs-Sammelstelle bis zur Übergabe zum Recycling. VergewissernSie sich, dass der Prozess von Anfang bis Ende sicher ist undkeine potenziellen Lücken aufweist. Es ist schon vorgekommen,dass manche Dokumentenmanagement-Experten Unterlagenin sicheren Behältern aufbewahren, diese dann jedoch inunverschlossenen, einfach zugänglichen Gebäuden lagern.Ein „Vernichtungszertifikat“, aus dem klar hervorgeht, dass diezum Schreddern vorgesehenen Dokumente auch tatsächlichgeschreddert wurden. Diesem „Zertifikat“ muss ein wie obenerläuterter sicherer Prozess zugrunde liegen.Der geschredderte Papierausstoss muss der vom Berufsverbandder Aktenvernichtungsindustrie (National Association ofInformation Destruction – NAID) definierten internationalenSchreddernorm entsprechen. Geschreddertes Papier darf beieinem Kreuzschnitt nicht grösser als 6,3 x 1,91 Zentimeterund bei einem Streifenschnitt nicht breiter als 1,6 Zentimetersein.22

© 2010/KL/sh/br019crownrms.com