Fragen und Antworten zur GDPdU

Fragen und Antworten zur GDPdU
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Fragen und Antworten zu GDPdU - 2 -
Gegenstand der Prüfung
Frage:
Welche Daten werden geprüft?
Im Prinzip bleibt der Prüfungsgegenstand gleich, es sind im Zuge der Außenprüfung
Daten der
Anlagenbuchhaltung
Finanzbuchhaltung
Personalbuchhaltung
und sonstige steuerlich relevante Daten
Für eingehende Papierdokumente ändert sich nichts.
Für ausgehende Papierdokumente ändert sich nichts.
Achtung:
Summen- und Saldenlisten, Kontenlisten etc. dürfen nicht mehr nur in
ausgedruckter Form archiviert werden, diese sollen ab 01.01.2002 direkt aus
dem System abgefragt werden.
Frage:
Wer darf prüfen, wer darf nicht prüfen?
Es darf nur der Prüfer des örtlich und sachlich zuständigen Finanzamtes oder
der beauftragten Dienststelle prüfen.
Nicht prüfen dürfen Bedienstete von Gemeinden (trotz Beteiligungsrecht an
der Außenprüfung) oder ausländische Staaten.
Frage:
Wer wird geprüft, gibt es Einschränkungen bzgl.
Unternehmensgröße?
Nein, es gibt keine Einschränkungen bzgl. Unternehmensgröße oder Anzahl der
Mitarbeiter. Jeder kann geprüft werden und muss den Datenzugriff zulassen, der im
Inland
während des betreffenden Besteuerungszeitraums aufzeichnungspflichtig
ist nach Einzelsteuergesetzen oder im Rahmen der allg.
Buchführungspflicht.
der Außenprüfung unterliegt
über eine DV-gestützte Buchführung verfügt, in der steuerlich relevante
Daten (in digitaler Form) erzeugt werden.

Fragen und Antworten zu GDPdU - 3 -
Frage:
Was sind sonstige steuerlich relevante Daten (vgl. dazu auch die
Ausführungen des BMF)
Es handelt sich hierbei um alle Daten, die für die Steuerbemessung grundlegend
sind (z. B. auch Daten für die Herstellkostenkalkulation, Festlegung von
Verrechnungspreisen, Vertragsunterlagen).
Frage:
Welche Prüfungen gibt es?
Es gibt die
Betriebsprüfung
Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Lohnsteuer-Außenprüfung
Es wird empfohlen, entsprechende Anwender mit nur lesendem Zugriff im System
einzurichten.
Frage:
Welche Zeiträume müssen digital beauskunftet werden?
Es wird ab den Geschäftsjahren 2002 die digitale Auskunft gefordert.
Frage: Was ist mit den Geschäftsjahren vor 2002?
Diese Daten bleiben wir bisher auf Papier und die Datenverarbeitungssysteme
müssen insbesondere nicht für einen Datenzugriff nicht zur Verfügung gestellt
werden.
Frage:
Muß eine Außenprüfung überhaupt zugelassen werden?
Ja

Fragen und Antworten zu GDPdU - 4 -
Zugriffsformen
Frage: Zugriffsform 1 oder 2:
Die Online-Abfrage belastet unser DV-System erheblich und senkt
die Performance im Produktivbetrieb.
Auf dieses Problem ist die Finanzverwaltung nicht eingegangen. Es gibt in der Tat
die Situation, dass eine umfangreiche Konten- oder Berichtsabfrage Rechnerzeit
benötigt, die das System in anderen Bereichen erheblich belastet, z. B. im Call
Center oder im Produktionsbetrieb.
Es ist eine individuelle Vereinbarung vor Ort zu treffen, inwieweit und zu welchen
Zeitpunkten die Abfragen erfolgen sollen.
Frage:
Zugriffsform 3, Datenträgerüberlassung:
In welchen Formaten und auf welchen Datenträgern müssen die
Daten übergeben werden?
Im Prinzip kann laut GDPdU jedes Format in Coded-Information-Version verwendet
werden, allerdings hat die Finanzverwaltung im Nachgang eine Liste geeigneter oder
"gewünschter" Formate zusammengestellt (siehe "Prüfsoftware der
Finanzverwaltung")
Als Datenträger können CD-ROM, MO (magnetooptische) Datenträger, WORM-
Datenträger und DVD-Medien et al. verwendet werden. Es ist damit zu rechnen, dass
die Finanzverwaltung aber nur CD-ROM und DVD-Medien lesen kann, bei DVD gibt
es allerdings unterschiedliche Aufzeichnungsstandards.

Fragen und Antworten zu GDPdU - 5 -
Archivierung und Aufbewahrung
Frage:
Verändern sich die Aufbewahrungsfristen?
Nein, die Aufbewahrungsfristen bleiben identisch.
Frage:
Ist ein elektronisches Archivierungssystem notwendig?
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
Frage:
Die Datenvorhaltung über 10 Jahre führt zu großen
Datenbeständen und niedrigerer Leistungsfähigkeit des Systems,
kann man Daten auslagern?
Ja, Daten aus abgelaufenen Geschäftsjahren können ausgelagert werden – soweit
die Software das vorsieht.
Weitere Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
Frage:
Von Archivanbietern wird auf die Archivierung von Spooldaten
mittels COLD-Verfahren hingewiesen, ist dies notwendig?
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
Frage:
Der Gesetzgeber spricht noch von "sonstigen steuerlich
relevanten Daten", müssen diese archiviert werden?
Die Daten sind zumindest aufzubewahren. Wenn es sich beispielsweise um E-Mails
handelt, können diese als steuerlich relevant gekennzeichnet werden und sie können
im E-Mailsystem verbleiben. Eine Verwendung eines elektronischen
Archivierungssystems ist nicht notwendig, ggf. aber hilfreich.
Die E-Mails können auf CD-ROM ausgelagert werden. Das sind beispielsweise die
entsprechenden Mail-Dateien aus Outlook oder aus Netscape.
Beispiele für sonstige steuerlich relevante Daten:
Vertragsunterlagen
elektronische Reisekostenabrechnung
Vereinbarungen über Verrechnungspreise
Frage:
Wir haben bereits ein optisches Archivierungssystem im Einsatz,
was ist dabei zu beachten?

Fragen und Antworten zu GDPdU - 6 -
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
Frage:
In einer Passage der GDPdU werden pdf- und tif-Dateien als nicht
erlaubtes Format bezeichnet, inwieweit betrifft dies das
Archivsystem?
Der Gesetzgeber verbietet diese Formate im Zuge der Beauskunftung von Daten aus
der Finanzbuchhaltung und den operativen Systemen, da diese Formate nicht
maschinell auswertbar sind. Es dürfen also keine Daten aus datenbankbasierten
Anwendungen vertifft oder in PDF-Form 1 zur Verfügung gestellt werden.
Eingescannte Dokumente dürfen selbstverständlich in TIF-Formaten archiviert
werden. Ausgangsrechnungen dürfen durch COLD-Verfahren in pdf-Formaten oder
TIF-Formaten im Archivsystem abgelegt werden, da diese Daten ohnehin nicht auf
Basis des Archivsystems abgefragt werden.
Frage:
Was ist mit der Kosten- und Leistungsrechnung, ist diese
ebenfalls Prüfungsgegenstand?
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
Frage:
Wenn Rechnungen elektronisch weiterverarbeitet werden, was ist
dann zu beachten?
Die Rechnungen sollten digital signiert sein, damit der Empfänger diese bei der
Vorsteuer berücksichtigen darf.
Frage:
Wir verwenden EDIFACT, ändert sich nun etwas?
Soweit diese Daten steuerlich relevant sind und direkt in der Datenverarbeitung
verarbeitet werden, müssen diese gemäß den Aufbewahrungsvorschriften
vorgehalten werden. Es müssen auch die einzelnen Zwischenstände aufbewahrt
werden, die beispielsweise durch Konvertierungen entstehen.
Frage:
Wenn wir elektronisch signierte Rechnungen bekommen, was ist
zu beachten?
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
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obwohl pdf-Dokumente im Prinzip auswertbar wären.

Fragen und Antworten zu GDPdU - 7 -
Frage:
was unterscheidet die qualifizierte elektronische Signatur von der
minderen akkreditierten Signatur?
Nur akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter wurden vor Betriebsaufnahme
behördlich überprüft
Nur die Signaturerstellungskomponenten akkreditierter
Zertifizierungsdiensteanbieter werden vor Betriebsaufnahme behördlich
überprüft
Nur akkreditierte Signaturen sind langfristig (30 Jahre online statt sonst 2
Jahre) überprüfbar – bei Insolvenz durch RegTP verwaltet.
Nur akkreditierte Signaturen erfahren ohne Anerkennung sonstiger Behörden
eine Gleichstellung mit ausländischen Signaturen.
Akkreditierte Signaturen erfüllen Voraussetzungen für Verfahren im
öffentlichen Sektor und können bei Bedarf um zusätzliche Merkmale
erweitert werden § 1 Abs.3 SigG
elektronische Dokumente, soweit geeignet sind bei Gericht zulässig. (§ 130a
ZPO. Ausführung der Form erfolgt über RechtsVO)
Grundsätzlich ist die qualifizierte elektronische Signatur als Beweismittel im
Prozess zugelassen. § 292 a ZPO. Es gilt die Sicherheitsvermutung des §
15 SigG. Erfolgt eine Darstellung der akkreditierten Signatur, ist dies ein
Anscheinsbeweis.
Zertifikate von nicht akkreditierten Trust-Centern werden im Rahmen des
Anscheinsbeweises gewürdigt, welcher durch die Darlegung eines anderen
Sachverhaltes erschüttert werden kann. Ggf. sind dann Sachverständige zur
Richtigkeit der Übermittlung zu hören

Fragen und Antworten zu GDPdU - 8 -
Fragen bzgl. Produkte und Gesamtlösungen
Frage:
Finanzbuchhaltungssysteme haben i. d. R. eine Zulassung vom
Finanzamt. Beinhaltet diese Zulassung auch die Anforderungen
bzgl. GDPdU?
Nein, es gibt kein Gütesiegel oder Test für die Erfüllung der GDPdU.
Im Prinzip müsste jedes System die Anforderungen erfüllen, soweit nicht bei
Abschlussläufen Einzelbuchungen gelöscht und nur noch Monats- oder Jahressalden
geführt werden.
Eine Anforderung Benutzer mit nur Leserechten einzurichten besteht nicht, da die
Finanzverwaltung nichts dagegen hat auch mit "normalen" Benutzerrechten auf
Daten zuzugreifen. Eine Schnittstelle zur Prüfungssoftware IDEA muss es ebenfalls
nicht geben.
Frage:
Was ist IDEA?
IDEA ist die von der Finanzverwaltung in Zukunft eingesetzte Prüfungssoftware, die
auch kommerziell bezogen werden kann.
Frage:
Gibt es GDPdU-zertifizierte oder -konforme
Archivierungssysteme?
Nein, Daten in Archivierungssystemen sind i. d. R. auch nicht Gegenstand des
Datenzugriffes, da diese auf die operativen Systeme zielen. Lediglich gescannte und
archivierte Dokumente oder archivierte E-Mails fallen darunter. Da aber auch die
gespoolten Daten aus den originären Systemen beauskunftet werden müssen, ist
diese Frage nicht von Bedeutung.

Fragen und Antworten zu GDPdU - 9 -
Offene Fragen
1. Systemabsturz
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
2. Virengefahr
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
3. Steuergeheimnis, Datenschutz
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.
4. Inkompatible Datenträger
Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.