Digitalisierung von Workflows mit JIRA
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2.3 ORGANISATION DES EINKAUFS<br />
Entsteht im Unternehmen ein Investitionsbedarf, gleich<br />
ob Fachbuch oder Server, legt der anfordernde Mitarbeiter<br />
dafür ein Investitionsticket in <strong>JIRA</strong> an. Im Laufe des folgenden<br />
<strong>Workflows</strong> wird der Investitionsbedarf festgestellt,<br />
bewertet und freigegeben sowie der Einkäufer informiert.<br />
Er hängt nach Tätigung des Einkaufs alle <strong>mit</strong> der Bestellung<br />
zusammenhängenden Dokumente wie Rechnungen<br />
und Lieferschein an das entsprechende Ticket und leitet es<br />
an die Buchhaltung weiter. Hier erfolgt die Zahlung sowie<br />
– bei Bedarf – eine Inventarisierung. Hierzu wird das Investitionsticket<br />
in ein Inventarticket überführt und um die<br />
erforderlichen Inventarisierungsinformationen ergänzt.<br />
Vorteile des digitalen Investitionsmanagements:<br />
››<br />
Zentrale Ablage aller Unterlagen im Kontext einer<br />
Investition<br />
››<br />
Verlustfreie Weitergabe unter den Prozessbeteiligten<br />
dank automatisiertem Workflow<br />
››<br />
Automatische Inventarisierung<br />
2.4 FRISTENMANAGEMENT<br />
Alle allgemein gültigen oder projektspezifischen Termine,<br />
Fristen und Deadlines, die in Projekten und Unternehmensprozessen<br />
anfallen, werden in <strong>JIRA</strong> als Fristenticket angelegt<br />
und dem Zuständigen zugewiesen. Anstehende und<br />
fällige Fristen erscheinen auf einem speziellen Dashboard.<br />
Zudem erhalten die jeweils Zuständigen Erinnerungsnachrichten<br />
per Mail. Die projektspezifischen Fristen werden<br />
zusätzlich innerhalb der zugehörigen Confluence-Projektdokumentation<br />
in einer Fristenliste ausgegeben. Im<br />
Krankheits- oder Urlaubsfall haben die Vertreter, Teamleiter<br />
und das Management Zugriff auf alle hinterlegten<br />
Fristen.<br />
Vorteile des digitalen Fristenmanagements:<br />
››<br />
Zentrale Ablage aller Fristen, Termine, Deadlines<br />
››<br />
Transparenz über einzuhaltende Fristen und Termine<br />
über Zuständigkeitsbereiche hinweg<br />
››<br />
Automatische Erinnerung an fällige Fristen<br />
FAZIT<br />
2.5 WEITERE PROZESSE<br />
Außerdem sind folgende Prozesse in <strong>JIRA</strong> abgebildet:<br />
››<br />
Lieferantenbewertung<br />
››<br />
Beschwerdemanagement<br />
››<br />
SSL- und Domainbestellung<br />
››<br />
VPN-Zugangsverwaltung<br />
››<br />
Geschäftsreisen<br />
Digitale <strong>Workflows</strong> auf Basis <strong>von</strong> <strong>JIRA</strong> machen viele typische<br />
Unternehmensprozesse transparenter und verkürzen die Bearbeitungszeiten.<br />
Dadurch leisten sie einen signifikanten Beitrag<br />
zu einer effizienteren und effektiveren Unternehmensführung.<br />
PATRICK SCHUH<br />
Geschäftsführer | brainbits GmbH<br />
Alpenerstraße 16 | 50825 Köln<br />
TELEFON +49 221 589808-0<br />
E-MAIL info@brainbits.net<br />
INTERNET www.brainbits.net
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