CONVINUS Global Mobility Alert - Week 50.2023

GLOBAL MOBILITY ALERT
Unser wöchentlicher Service für Sie Our free weekly service for you
D E C E M B E R 2 0 2 3 | W E E K 5 0
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
European Union - Europäische Union
Finland - Finnland
Switzerland - Schweiz
Weekly Best Practice
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S h o r t N e w s D e c e m b e r 1 4 , 2 0 2 3
Switzerland-EU: Digitalization of Schengen visas - Federal Council opens consultation procedure
The Federal Council is opening the consultation on the digitalization of Schengen visas, as Schengen applications are to be
submitted in digital form on a uniform European platform in the future. However, this platform has yet to be developed.
The consultation ends on March 22, 2024. The European visa application platform is scheduled to go live in January 2026;
however, Switzerland is not planning to connect to it before 2028.
At the same time, on December 8, 2023, the Federal Council also decided to amend the Ordinance on Entry and Visa
Issuance to enable digital visas in the form of a barcode in addition to conventional paper visa stamps. This amendment
will enter into force on February 1, 2024 -for both national and Schengen visas.
Finland: Finland Extends Tax Benefits for Skilled Expats to 7 Years
The Special Expatriate Tax-at-Source Regime in Finland is changing to enhance its effectiveness in attracting skilled labor.
The maximum duration of the regime is being extended from 48 months to 84 months (seven years), specifically for
employees starting work in Finland on or after January 1, 2024.
Employees who previously received a Special Expatriate Tax-at-Source Card, valid beyond December 31, 2023, can apply for
a new card from the Tax Administration to extend the regime's total applicability to 84 months. This affects both future
employees arriving in Finland after 2024 and those who arrived between 2020 and 2023, provided they remain under the
regime after December 31, 2023. The application for the new card must be submitted within 30 days of the original card's
expiration, contingent on the employee continuing to meet the criteria for the regime's applicability.
Switzerland: Job registration requirement 2024 - fewer professions affected
The number of reportable occupations will continue to fall in 2024 - only 3.2% of the working population will still work in
reportable occupations. Cleaning staff and unskilled workers in offices, hotels, and other establishments will no longer be
subject to registration. The occupation with the highest number of people subject to registration in 2024 will be unskilled
workers in construction. The list of reportable occupations is updated annually by the Federal Department of Economic
Affairs, Education and Research in the 4th quarter and is based solely on the unemployment rate of an occupation. The new
ordinance will enter into force on January 1, 2024. Further information is available at www.arbeit.swiss.
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K u r z n a c h r i c h t e n 1 4 . D e z e m b e r 2 0 2 3
Schweiz-EU Digitalisierung von Schengen-Visa - Bundesrat eröffnet Vernehmlassung
Der Bundesrat eröffnet die Vernehmlassung zur Digitalisierung von Schengen-Visa, denn zukünftig sollen die Schengen-
Anträge in digitaler Form auf einer einheitlichen europäischen Plattform eingereicht werden. Diese muss allerdings erst
noch entwickelt werden. Die Vernehmlassung endet am 22. März 2024. Die Inbetriebnahme der europäischen
Visumantragsplattform ist für Januar 2026 anvisiert; die Schweiz plant ihre Anbindung jedoch nicht vor 2028.
Parallel dazu hat der Bundesrat am 8. Dezember 2023 auch eine Anpassung der Verordnung über die Einreise und die
Visumserteilung (VEV) beschlossen, um digitale Visa in Form eines Strichcodes neben den herkömmlichen Visumsmarken
auf Papier zu ermöglichen. Diese Änderung tritt ab dem 1. Februar 2024 sowohl für nationale als auch Schengen-Visa in
Kraft.
Finnland erweitert Steuervorteile für qualifizierte Expatriates auf 7 Jahre
Das Sondersteuerregime für Expatriates in Finnland wird geändert, um die Effektivität bei der Anwerbung qualifizierter
Arbeitskräfte zu steigern. Die maximale Dauer des Regimes wird von 48 Monaten auf 84 Monate (7 Jahre) verlängert und das
vor allem für Mitarbeiter, die ab dem 1. Januar 2024 in Finnland arbeiten werden. Mitarbeiter, die zuvor eine spezielle
Expatriate-Quellensteuerkarte erhalten haben, die über den 31. Dezember 2023 hinaus gültig ist, können beim Finanzamt
eine neue Karte beantragen, um die Gesamtgültigkeit des Expatriate-Regimes auf 84 Monate zu verlängern. Dies betrifft
sowohl künftige Arbeitnehmer, die nach 2024 nach Finnland kommen, als auch solche, die zwischen 2020 und 2023 nach
Finnland kommen, sofern sie nach dem 31. Dezember 2023 unter die Regelung fallen. Der Antrag auf die neue Karte muss
innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Originalkarte eingereicht werden, vorausgesetzt, der Mitarbeiter erfüllt weiterhin
die Kriterien für die Anwendbarkeit der Regelung.
Schweiz: Stellenmeldepflicht 2024 – Weniger Berufe betroffen
Die Anzahl der meldepflichtigen Berufsarten sinkt auch im Jahr 2024 weiter - nur noch 3.2 % der Erwerbstätigen arbeiten in
meldepflichtigen Berufen. Nicht mehr meldepflichtig werden das Reinigungspersonal, Hilfskräfte in Büros, Hotels und
anderen Einrichtungen sein. Die Berufsart mit den meisten Meldepflichtigen im Jahr 2024 werden Hilfsarbeitskräfte auf
dem Bau sein.
Die Liste der meldepflichtigen Berufsarten wird jährlich vom Eidgenössischen Departements für Wirtschaft, Bildung und
Forschung (WBF) im 4. Quartal aktualisiert und basiert ausschliesslich auf der Arbeitslosenquote einer Berufsart. Diese
neue Verordnung tritt am 1. Januar 2024 in Kraft. Weitere Informationen sind auf www.arbeit.swiss verfügbar.
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Best Practice
Switzerland: Deduction of Swiss withholding tax on foreign payroll in practice
Employees, who have an employment contract with a Swiss company but live abroad and mainly work there, are generally
subject to tax at their place of residence and work. The same applies to employees who have a foreign employment contract,
but for whom the Swiss assignment organization is deemed to be the so-called de facto employer.
Swiss withholding tax must be deducted for the Swiss working days of these employees. These are calculated based on the
exact days worked in Switzerland, marital status, religious affiliation, and income using the withholding tax tables of the
respective canton.
Depending on the canton and the size of the company, these withholding tax settlements are due monthly, quarterly, or
even annually. It is the responsibility of the Swiss company to calculate the Swiss withholding tax correctly and pay it to the
withholding tax office.
However, as the employee generally owes the taxes, the company must reclaim these withholding taxes from the employee.
Depending on the country or foreign payroll, this is not entirely straightforward and must be evaluated on a case-by-case
basis. We will, therefore, give you 3 examples of countries in which Swiss withholding tax is handled quite differently by the
foreign payroll.
France
French payroll is surprisingly pragmatic and uncomplicated when it comes to deducting Swiss withholding tax. Swiss
withholding tax can simply be deducted from the employee's French salary. The French income tax deductions remain
unchanged.
To avoid double charges for the employee due to French income taxes and Swiss withholding taxes, the employee is
responsible for offsetting this later in their French tax return.
Germany
There are various options for reflecting the Swiss withholding tax deduction on the German payroll. One simplified option is
to initially define a fixed number of Swiss working days per month. The German wage tax is then reduced based on these
fixed Swiss working days; the Swiss withholding tax is deducted instead. Before the end of the year, the German payroll is
then corrected based on the actual number of Swiss working days per month and the actual Swiss withholding tax.
Compared to the procedure described above in France, this has the advantage that the employee does not have a double tax
burden on the Swiss working days during the current year and does not have to wait until the correction is made as part of
the income tax return.
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Best Practice
Poland
The Polish payroll is consistently persistent when it comes to deducting Swiss withholding tax and only allows this if the
company can prove that it has paid the taxes to the Swiss withholding tax office. Otherwise, no deduction of Swiss
withholding tax from the Polish payroll is permitted.
This is particularly problematic for the Swiss company if the withholding tax contributions are significant and the invoice is
not issued promptly by the competent Swiss tax office so that no proof can be provided within a reasonable period.
Conclusion
Be careful when deducting withholding tax from your foreign payroll! As easy as it may seem in theory to simply deduct
Swiss withholding tax for employees working "remotely" or with a de facto employer in Switzerland, it is important to
understand the foreign legislation in detail and to clarify whether and in what form such a deduction of Swiss withholding
tax is even permissible.
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Best Practice
Schweiz: Abzug von Schweizer Quellensteuern auf der ausländischen Payroll in der
Praxis
Mitarbeiter, die zwar einen Arbeitsvertrag mit einem Schweizer Unternehmen haben, aber im Ausland leben und dort
vorwiegend arbeiten, unterliegen grundsätzlich der Steuerpflicht an ihrem Wohn- und Arbeitsort. Gleiches gilt für
Mitarbeiter, die einen ausländischen Arbeitsvertrag haben, aber bei denen die Schweizer Einsatzorganisation als
sogenannter faktischer Arbeitgeber gilt.
Für die vereinzelten Schweizer Arbeitstage dieser Mitarbeiter müssen die Schweizer Quellensteuern in Abzug gebracht
werden. Diese werden anhand der genauen Einsatztage in der Schweiz, dem Familienstand, der Religionszugehörigkeit, dem
Einkommen anhand der Quellensteuertabellen des jeweiligen Kantons berechnet.
Je nach Kanton und Unternehmensgrösse sind diese Quellensteuerabrechnungen monatlich, quartalsweise oder auch nur
jährlich geschuldet. Dabei liegt es in der Verantwortung des Schweizer Unternehmens, die Schweizer Quellensteuern richtig
zu berechnen und an das Quellensteueramt abzuführen.
Da der Mitarbeiter jedoch grundsätzlich die Steuern schuldet, muss das Unternehmen diese Quellensteuern wieder vom
Mitarbeiter einfordern. Je nach Land bzw. ausländischer Payroll ist dies nicht ganz einfach und muss im Einzelfall evaluiert
werden. Exemplarisch zweigen wir Ihnen daher 3 Länderbeispiele auf, in denen der Schweizer Quellensteuerabzug von der
ausländischen Payroll recht unterschiedlich gehandhabt wird.
Frankreich
Die französische Payroll zeigt sich beim Abzug der Schweizer Quellensteuern erstaunlich pragmatisch und unkompliziert.
Die Schweizer Quellensteuern können einfach vom französischen Lohn des Mitarbeiters in Abzug gebracht werden. Die
französischen Lohnsteuerabzüge bleiben dabei unangetastet und sind unverändert hoch.
Damit es nicht zu doppelten Belastungen für den Mitarbeiter aufgrund der französischen Lohnsteuern und Schweizer
Quellensteuern kommt, erfolgt der Ausgleich später eigenverantwortlich durch den Mitarbeiter im Rahmen seiner
französischen Steuererklärung.
Deutschland
Bei der deutschen Payroll gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Schweizer Quellensteuerabzug auf der Payroll zu
reflektieren. Eine vereinfachte Variante sieht vor, dass pro Monat eine Anzahl von Schweizer Arbeitstagen zunächst pauschal
definiert wird. Anhand dieser fest definierten Schweizer Arbeitstage reduziert sich dann die deutsche Lohnsteuer;
stattdessen wird die Schweizer Quellensteuer in Abzug gebracht. Vor dem Jahresende erfolgt dann die Korrektur der
deutschen Payroll anhand der effektiv geleisteten Schweizer Arbeitstage pro Monat und der tatsächlichen Schweizer
Quellensteuern.
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Best Practice
Gegenüber dem oben beschriebenen Vorgehen in Frankreich, hat dies den Vorteil, dass der Mitarbeiter während des
laufenden Jahres auf den Schweizer Arbeitstagen keine doppelte Steuerbelastung hat und nicht erst bis zur Korrektur im
Rahmen der Einkommenssteuererklärung warten muss.
Polen
Die polnische Payroll zeigt sich beim Schweizer Quellensteuerabzug konsequent hartnäckig und lässt diesen erst zu, wenn
das Unternehmen nachweisen kann, dass es die Steuern an das Schweizer Quellensteueramt beglichen hat. Anderenfalls ist
kein Abzug der Schweizer Quellensteuern von der polnischen Payroll zulässig.
Dies ist vor allem dann für das Schweizer Unternehmen problematisch, wenn es sich um höhere Quellensteuerbeiträge
handelt und die Rechnungsausstellung durch das zuständige Amt nicht zeitnah erfolgt, sodass hier innerhalb einer
nützlichen Frist kein Nachweis erbracht werden kann.
Fazit
Achtung beim Abzug der Quellensteuern auf der ausländischen Payroll! So einfach es in der Theorie scheint, für «remote»
arbeitende Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit faktischem Arbeitgeber in der Schweiz einfach die Schweizer Quellensteuern in
Abzug zu bringen, so wichtig ist es, die ausländische Gesetzgebung im Detail zu verstehen und abzuklären, ob und in welche
Form ein derartiger Abzug der Schweizer Quellensteuern überhaupt zulässig ist.
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