11.01.2013 Views

Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta

Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta

Girl Scout Service Centers - Girl Scouts of Greater Atlanta

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

<strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong><br />

<strong>Service</strong><br />

<strong>Centers</strong><br />

Mableton<br />

770-702-9100<br />

800-771-4046<br />

Cumming<br />

770-702-9200<br />

Dalton<br />

770-702-9300<br />

706-226-1435<br />

Griffi n<br />

770-702-9400<br />

Linea en Español<br />

770-702-9128<br />

gsgatl.org<br />

5601 North Allen Rd., Mableton, GA 30126<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> • Volunteer Essentials • 2012-2013<br />

2012-<br />

2013<br />

Volunteer<br />

Essentials


Who to Contact at GSGATL’s Office<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong>, Inc. www.gsgatl.org<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> <strong>Service</strong> Center, Mableton<br />

• Guest <strong>Service</strong>s ..................................................................... 770-702-9100<br />

Badge & Sash Retail Store ........................................... 770-702-9199<br />

5601 North Allen Road<br />

Mableton, GA 30126<br />

Toll Free: 800-771-4046<br />

Fax: 770-702-9105<br />

Other Retail & Meeting Locations<br />

• Cumming Location<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store only ....................... 770-702-9200<br />

133 Samaritan Drive, Suite 108<br />

Cumming, GA 30040<br />

Fax: 770-702-9205<br />

• Dalton Location ................................................................. 770-702-9300<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store .................................. 706-226-1435<br />

Meeting rooms available by appointment<br />

2204 East Walnut Avenue<br />

Dalton, GA 30721<br />

Fax: 770-702-9305<br />

• Griffin Location ................................................................... 770-702-9400<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store<br />

Meeting rooms available by appointment<br />

350 Airport Road<br />

Griffin, GA 30224<br />

Fax: 770-702-9405<br />

Adult Awards & Recognitions ................................... 770-702-9153<br />

Adult Training......................................................................... 770-702-9156<br />

Annual Fund ............................................................................. 770-702-9177<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store<br />

• Mableton ................................................................................ 770-702-9600<br />

• Cumming ............................................................................... 770-702-9299<br />

• Dalton ...................................................................................... 770-702-9399<br />

• Griffin ........................................................................................ 770-702-9499<br />

Camping<br />

• Day Camp (GSGATL Sponsored) ............................. 770-702-9151<br />

• Summer Resident Camp .............................................. 770-702-9140<br />

• Troop Camping Reservations .................................... 770-702-9140<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates ....................................................... 770-702-9158<br />

and Magazines Program<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program .......................................... 770-702-9158<br />

Emergency Procedure ..................................................... 770-702-9100<br />

during normal business hours M-F 9 am-5 pm<br />

888-644-0511 after hours<br />

Financial Assistance<br />

• Membership ......................................................................... 770-702-9160<br />

• Program .................................................................................. 770-702-9143<br />

<strong>Girl</strong>s with Special Needs/<br />

Focus on Ability ............................................................. 770-702-9411<br />

Insurance/Risk Management<br />

Pro<strong>of</strong> <strong>of</strong> coverage and extra activity coverage/Claims and other<br />

non-troop activity coverage .............................................. 770-702-9185<br />

Individual <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s/Juliettes ............................... 770-702-9150<br />

Marketing and Communications ........................... 770-702-9188<br />

or 770-702-9179<br />

Membership<br />

Registration Questions<br />

• Membership registration questions ...................... 770-702-9158<br />

• Update Personal Information .................................... 770-702-9160<br />

• Troop Transfers ................................................................... 770-702-9160<br />

• Online Registration Hotline/eBiz ............................. 770-702-9650<br />

ebiz@gsgatl.org<br />

Membership Recruitment<br />

• General Questions/<br />

<strong>Service</strong> Unit Information .............................................. 770-702-9110<br />

• Outreach Metro ................................................................. 770-702-9127<br />

• Outreach South.................................................................. 770-702-9412<br />

Program Events<br />

• General Questions ............................................................ 770-702-9143<br />

• Event Registration ............................................................ 770-702-9140<br />

• <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold, Silver, Bronze Awards ................. 770-702-9146<br />

Trip Applications/Approval<br />

• International Trips ............................................................ 770-702-9145<br />

• Trips 3 or more nights .................................................... 770-702-9185<br />

Volunteer Applications .................................................. 770-702-9157<br />

Volunteer Helpline ............................................................. 770-702-9411<br />

or 800-771-4046 ext 9411<br />

Fax Numbers<br />

Camping, Program Event Registrations,<br />

Trainings, Volunteer Applications........................... 770-944-4769<br />

Membership Information,<br />

Trip Applications ............................................................... 770-944-4768<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> <strong>Service</strong> Center – Mableton .......................... 770-702-9105<br />

Cumming ............................................................................... 770-702-9205<br />

Dalton ...................................................................................... 770-702-9305<br />

Griffin ........................................................................................ 770-702-9405<br />

My Personal Support Team<br />

Along your adventure in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, you will come into contact with many people who can lend a hand. When you have questions<br />

or concerns about training, policies and procedures or event planning, your <strong>Service</strong> Unit Team is there to help and point you in the<br />

right direction. Your <strong>Service</strong> Unit Director conducts your monthly service unit meetings and is your link to the other troops in your area.<br />

She can give you information on getting your troop started, fundraising, events and other important information. Please fill out the<br />

following and keep it updated.<br />

My <strong>Service</strong> Unit Name is __________________________________________________________________________ <strong>Service</strong> Unit (SU)<br />

My Troop Number is ___________________________________________________________________________________________<br />

My <strong>Service</strong> Unit Director (SUD) is __________________________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

My <strong>Service</strong> Unit Meeting Schedule<br />

Date Time Location<br />

My <strong>Service</strong> Unit Cookie Manager __________________________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

My <strong>Service</strong> Unit Chocolates & Magazines Manager ____________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

My <strong>Service</strong> Unit Annual Fund Chair ________________________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

My <strong>Service</strong> Unit Recognitions Chair ________________________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

Other Team Members __________________________________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

My Membership Specialist _______________________________________________________________________________________<br />

E-mail ____________________________________________________________________phone # ______________________<br />

volunteer helpline<br />

helpline@gsgatl.org<br />

770-702-9411 or<br />

800-771-4046, ext. 9411<br />

My Membership Manager _______________________________________________________<br />

E-mail _________________________________________________________________<br />

phone # _______________________________________________________________


Welcome .........................................................................................................1<br />

How To Use This Guide ..........................................................................1<br />

Chapter 1 – We Are <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s ...................................... 3<br />

Our Mission and Vision ...........................................................................3<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise .....................................................................................3<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law ..............................................................................................3<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience ..........................................3<br />

More Than 3 Million Strong .................................................................3<br />

Who Can Join <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s ......................................................................4<br />

<strong>Girl</strong>s at Every Program Level ................................................................4<br />

Flexible Ways to Participate .................................................................4<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s’ Organizational Structure .............................................5<br />

National Organization and Worldwide Sisterhood ...............5<br />

Our Council ....................................................................................................5<br />

100 Years Young .........................................................................................5<br />

Your Support Team ..................................................................................6<br />

Volunteer Helpline and Resources ..................................................6<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Program Evaluations .........................................................6<br />

Helping GSGATL Ful�ll the Mission / Annual Fund ..............7<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge and Sash Stores ...................................................8<br />

Chapter 2 – Volunteering – Share Your Unique Gifts .....11<br />

Understanding Your Role as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Volunteer .........11<br />

Your Responsibilities .............................................................................11<br />

Your Volunteer Support Team ........................................................12<br />

Understanding How Many Volunteers You Need ..............13<br />

Using the Safety Activity Checkpoints .......................................14<br />

Following the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Guidelines ............................15<br />

Taking Advantage <strong>of</strong> Volunteer Learning Opportunities .....16<br />

Knowing How Much You’re Appreciated ................................17<br />

Volunteer Management, Policies and Procedures .............18<br />

1. Inclusiveness Policy Statement ............................................18<br />

2. Membership Conditions ..........................................................18<br />

3. Recruitment .....................................................................................18<br />

4. Selection .............................................................................................19<br />

5. Disquali�cation ..............................................................................19<br />

6. Placement ..........................................................................................20<br />

7. Appointment ...................................................................................20<br />

8. Reappointment ..............................................................................21<br />

9. Dismissal .............................................................................................21<br />

10. Resignation ....................................................................................23<br />

11. Con�ict Resolution ....................................................................23<br />

12. Bene�ts and <strong>Service</strong>s ...............................................................24<br />

13. Financial Assistance for Travel and Training .............24<br />

14. Training ............................................................................................24<br />

15. Recognitions .................................................................................25<br />

16. Uniforms ..........................................................................................25<br />

17. Accident/Incident Management .....................................26<br />

18. Being an Appropriate Role Model ...................................27<br />

19. Smoke-Free/Tobacco-Free Environment ...................27<br />

20. Substance Abuse .......................................................................27<br />

21. Harassment ....................................................................................27<br />

22. Child Abuse ...................................................................................28<br />

23. Sex O�enders ...............................................................................29<br />

24. Weapons .........................................................................................29<br />

25. Contracts and Agreements .................................................30<br />

26. Debt Collection ...........................................................................30<br />

27. Legal Action Against GSGATL ............................................30<br />

28. Troop Treasury .............................................................................30<br />

Contents<br />

29. Parent Solicitation ...........................................................................31<br />

30. Gifts or Donations to Troops ....................................................31<br />

Chapter 3 – <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing as a National Experience –<br />

What <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Do! ..................................................33<br />

What <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing Does for <strong>Girl</strong>s .................................................33<br />

ToGetHerThere .........................................................................................33<br />

Fun With Purpose – 3 Processes ...................................................34<br />

The National Program Portfolio .....................................................35<br />

National Leadership Journeys .........................................................35<br />

1) It’s Your World - Change It! ..........................................................36<br />

2) It’s Your Planet – Love It! ...............................................................36<br />

3) It’s Your Story -T ell It! ......................................................................36<br />

The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing and National Pro�ciency<br />

Badges ......................................................................................................40<br />

Anatomy <strong>of</strong> a Badge .............................................................................41<br />

Putting It All Together ..........................................................................42<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ladder <strong>of</strong> Leadership ....................................................49<br />

National Program Add-Ons ..............................................................50<br />

Financial Literacy and Cookie Business Badges ...................50<br />

Resources .....................................................................................................51<br />

Outdoor Adventures .............................................................................51<br />

Spanish-Language Resources .........................................................51<br />

Other Initiatives and Opportunities .............................................51<br />

Emblems and Patches .........................................................................52<br />

Juliettes .........................................................................................................52<br />

Take Action and Community <strong>Service</strong>s .......................................52<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze, Silver, and Gold Awards .............................53<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program ..................54<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program ................................................................55<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Traditions: Pass It On! ....................................................56<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Calendar ................................................................................56<br />

Time-Honored Ceremonies ..............................................................56<br />

Time-Honored Ceremonies Continued ....................................57<br />

Signs, Songs, Handshake, and More! ..........................................57<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Uniforms ................................................................................58<br />

Chapter 4: Engaging <strong>Girl</strong>s at All Program Levels .....65<br />

Understanding Healthy Development in <strong>Girl</strong>s .....................65<br />

Creating a Safe Space for <strong>Girl</strong>s ........................................................68<br />

Recognizing and Supporting Each <strong>Girl</strong> .....................................69<br />

Promoting Fairness ................................................................................69<br />

Building Trust ............................................................................................69<br />

Managing Con�ict ..................................................................................69<br />

Inspiring Open Communication ...................................................69<br />

Communicating E�ectively with <strong>Girl</strong>s <strong>of</strong> Any Age .............70<br />

Addressing the Needs <strong>of</strong> Older <strong>Girl</strong>s ...........................................70<br />

Discussing Sensitive Topics ..............................................................71<br />

Sensitive Issues Requiring Expert Assistance .........................72<br />

Creating an Atmosphere <strong>of</strong> Acceptance and Inclusion .........72<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Research Institute ..................................................74<br />

Working with Parents and Guardians .........................................74<br />

Using “I” Statements ..............................................................................74<br />

Chapter 5: For Troop Volunteers – Getting Started<br />

with a New Troop .......................................................75<br />

For Troop Volunteers ............................................................................75<br />

Arranging a Time and Space for <strong>Girl</strong>-Led Meetings ..........75<br />

Your First Parent/Guardian Meeting ...........................................76<br />

Forming a Troop Committee ..........................................................77<br />

Troop Volunteer Opportunities .....................................................78<br />

Volunteer Essentials


Contents<br />

Parent Interest Survey ..........................................................................79<br />

Parent/Guardian Agreement ...........................................................80<br />

Behavior Contract ...................................................................................81<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law .................................................................................81<br />

Registering <strong>Girl</strong>s in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing ...................................................82<br />

Online Registration with eBiz ..........................................................82<br />

Annual Fund – Helping GSGATL Ful�ll the Mission ..........84<br />

Meeting with <strong>Girl</strong>s for the First Time ..........................................86<br />

Planning in a <strong>Girl</strong>-Led Environment ............................................86<br />

Letting <strong>Girl</strong>s Lead ....................................................................................87<br />

Sample Troop Year .................................................................................88<br />

Six Elements <strong>of</strong> a Troop Meeting ..................................................89<br />

Kaper Charts ...............................................................................................90<br />

Getting Started with the National Leadership Program<br />

through Journeys ..............................................................................92<br />

Reengaging <strong>Girl</strong>s .....................................................................................93<br />

Changes in Troop Leadership .........................................................93<br />

Disbanding a Troop ...............................................................................94<br />

Chapter 6 – Managing Troop/ Group Finances ........95<br />

GSGATL’s Procedures for Managing Troop Accounts .....95<br />

Closing a Bank Account ......................................................................97<br />

Financial Assistance ...............................................................................97<br />

<strong>Service</strong> Unit Funds .................................................................................97<br />

Helping <strong>Girl</strong>s Reach Their Financial Goals ...............................98<br />

Understanding Financial and Sales Abilities by Program Level .....98<br />

Understanding the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie and Chocolates and<br />

Magazines Programs .......................................................................99<br />

Product Sales: Financial Literacy and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Leadership Experience ................................................................ 100<br />

Determining Who Can Participate ............................................ 100<br />

Knowing Where Proceeds Go ...................................................... 101<br />

How the Cookie Crumbles ............................................................. 101<br />

Using Online Resources to Market Cookies and Other<br />

Products ............................................................................................... 101<br />

Contracting Products Electronically ......................................... 102<br />

Using Social Media and Social Networks .............................. 102<br />

Safely Selling <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies and Other Products .......102<br />

Selling at <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Booths .......................................... 103<br />

Additional Troop/Group Money Earning Activities ........ 104<br />

Collaborating with Donors and Other Organizations .......106<br />

Chapter 7: Safety Information ................................................. 107<br />

Knowing Your Responsibilities .................................................... 107<br />

Setting Up a Troop Web Site ........................................................ 108<br />

Knowing How Many Volunteers You Need ......................... 109<br />

Transporting <strong>Girl</strong>s ................................................................................. 110<br />

Public Transportation ........................................................................ 110<br />

Private Transportation ....................................................................... 111<br />

Checklist for Drivers: Volunteer Driver and Vehicle<br />

Guidelines and Procedures ...................................................... 111<br />

Checklist for <strong>Girl</strong>s ................................................................................. 114<br />

Approaching Activities ..................................................................... 114<br />

Experts ........................................................................................................ 114<br />

Health Histories (Including Examinations and<br />

Immunizations) ................................................................................ 115<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Activity Insurance ......................................................... 115<br />

GSGATL’s Guidelines for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Activity Insurance .........115<br />

Providing Emergency Care ............................................................ 116<br />

First-Aid/CPR and First-Aiders ...................................................... 116<br />

Volunteer Essentials<br />

First-Aid Kit ............................................................................................... 117<br />

Procedures for Reporting Accidents and Incidents ....... 117<br />

Serious Accidents and Major Emergencies ......................... 118<br />

Chapter 8: Trips, Travel and Events ..........................119<br />

Traveling with <strong>Girl</strong>s ............................................................................. 119<br />

Transporting <strong>Girl</strong>s ................................................................................. 120<br />

Using Journeys and The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing in<br />

Their Travels ....................................................................................... 120<br />

Seeking GSGATL Approval ............................................................. 122<br />

Involving Chaperones ....................................................................... 124<br />

Letting <strong>Girl</strong>s Lead ................................................................................. 125<br />

Staying Safe During the Trip ......................................................... 125<br />

Reengaging <strong>Girl</strong>s .................................................................................. 126<br />

GSGATL’s Guidelines for Event Approval .............................. 128<br />

Chapter 9: Camping – Taking Leadership to the<br />

Outdoors ....................................................................129<br />

Resident Camp ...................................................................................... 129<br />

Day Camp ................................................................................................. 130<br />

Weekend/Troop Camping ............................................................. 130<br />

Where May We Camp? ..................................................................... 130<br />

Non-Council Campsites ................................................................... 131<br />

Who May Go Troop Camping? .................................................... 131<br />

<strong>Girl</strong> Readiness And Adult Supervision Checkpoints ....... 132<br />

Adult Supervision ................................................................................. 133<br />

Camp Safety and Security .............................................................. 134<br />

Emergencies ........................................................................................... 134<br />

Health and Insurance ........................................................................ 134<br />

Camp Equipment ................................................................................ 135<br />

Campsite 411 .......................................................................................... 135<br />

Guidelines and Procedures for Tag-Along Campers .........136<br />

Guidelines and Procedures for Males Camping With <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong>s ..................................................................................................... 136<br />

Minimum Impact and Leave No Trace ................................... 137<br />

Procedures for Reserving a GSGATL Campsite .................. 138<br />

Chapter 10: Selected Safety Activity Checkpoints 139<br />

Appendix: Selected Safety Activity Checkpoints ............. 139<br />

Using the Activity Checkpoints ................................................... 139<br />

Activities Appropriate for all Program Levels ..................... 141<br />

Arts and Crafts: Safety Activity Checkpoints ....................... 141<br />

Bicycling: Safety Activity Checkpoints .................................... 143<br />

Canoeing: Safety Activity Checkpoints ................................... 145<br />

Geocaching: Safety Activity Checkpoints ............................. 148<br />

Hayrides: Safety Activity Checkpoints ..................................... 150<br />

Horseback Riding (Restrictions for Daisies and Brownies) .....151<br />

Parades and Other Large Group Gatherings: Safety<br />

Activity Checkpoints ..................................................................... 154<br />

Playgrounds: Safety Activity Checkpoints ............................ 155<br />

STEM (Science, Technology, Engineering and Math):<br />

Safety Activity Checkpoints ...................................................... 156<br />

Swimming: Safety Activity Checkpoints ................................ 158<br />

Theme Parks (age restrictions for use <strong>of</strong> motorized go-carts) .....161<br />

Tubing ......................................................................................................... 162<br />

Activities Appropriate For <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors, Cadettes,<br />

Seniors, and Ambassadors ........................................................ 164<br />

Archery: Safety Activity Checkpoints ....................................... 164<br />

Challenge Course: Safety Activity Checkpoints ................ 166<br />

White-Water Rafting: Safety Activity Checkpoints .......... 168


Welcome to the great adventure <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing! Thanks to volunteers like you, generations <strong>of</strong> girls have learned to be leaders in<br />

their own lives and in the world.<br />

We know you are busy and we understand the need to be e�cient with your time. 2012-2013 Volunteer Essentials gives you the soupto-nuts...<br />

everything you need to know as you plan for your �rst and subsequent meetings with girls. We encourage you to read this<br />

guidebook and keep it in an easily accessible place.<br />

2012-2013 Volunteer Essentials is a reference for you to use <strong>of</strong>ten. When you have a question, simply look up the topic in the Table <strong>of</strong><br />

Contents and you’ll �nd your answer. Think <strong>of</strong> it as your encyclopedia to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteering that’s there when you need it.<br />

Ready to get started? Enjoy the journey!<br />

Chapters are color-coded to help you �nd the section and information you need – at your �ngertips.<br />

Chapter 1 – We Are <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s<br />

Chapter 2 – Volunteering – Sharing Your Unique Gifts<br />

Chapter 3 – <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing as A National Experience –<br />

What <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Do!<br />

Chapter 4 – Engaging <strong>Girl</strong>s at All Program Levels<br />

Chapter 5 – For Troop Volunteers:<br />

Getting Started With A New Troop<br />

Chapter 6 – Managing Troop / Group Finances<br />

Chapter 7 – Safety Information<br />

Chapter 8 – Trips, Travel and Events<br />

Chapter 9 – Camping Guide – Taking Leadership to the Outdoors<br />

Chapter 10 - Selected Safety Activity Checkpoints<br />

Welcome<br />

Join us on Facebook and be a fan <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> (GSGATL) or be a friend to Juliette Gordon Low. Follow us on Twitter<br />

at GSGATL, view the latest videos on our <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> YouTube channel or join us on LinkedIn.<br />

Volunteer Essentials<br />

1


Camp<br />

Misty<br />

Mountain<br />

FLOYD<br />

POLK<br />

HARALSON<br />

SYMBOL KEY:<br />

2 Volunteer Essentials<br />

<strong>Service</strong> <strong>Centers</strong> Camps<br />

GEORGIA<br />

WHITFIELD<br />

CARROLL<br />

HEARD<br />

GORDON<br />

BARTOW<br />

Camp Pine<br />

Acres<br />

PAULDING<br />

MURRAY<br />

Camp<br />

<strong>Scout</strong> Haven<br />

DOUGLAS<br />

COWETA<br />

Camp<br />

Welcome<br />

COBB<br />

Camp<br />

Timber Ridge<br />

Camp<br />

Meriwether<br />

TROUP MERIWETHER<br />

POLK TENNESSEE<br />

GILMER<br />

PICKENS<br />

FANNIN<br />

CHEROKEE FORSYTH<br />

FULTON<br />

CLAYTON<br />

Camp<br />

Pine Valley<br />

DEKALB<br />

FAYETTE HENRY<br />

PIKE<br />

Camp<br />

Cecil<br />

Jackson<br />

SPALDING<br />

UPSON<br />

GWINNETT<br />

ROCKDALE<br />

LAMAR<br />

BUTTS<br />

NEWTON


Chapter 1 - We Are <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s was founded in 1912 in Savannah, Georgia, by trailblazer Juliette Gordon Low. We are the largest girl-serving organization<br />

in the United States and a member <strong>of</strong> the World Association <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> Guides and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, a sisterhood <strong>of</strong> close to 10 million girls<br />

and adults in 145 countries.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise<br />

Our Mission and Vision<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s builds girls <strong>of</strong> courage, con�dence and character, who make the world a better place. We strive to be the premier leadership<br />

organization for girls, and experts on their growth and development.<br />

On my honor, I will try:<br />

To serve God* and my country,<br />

To help people at all times,<br />

And to live by the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law.<br />

����������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law<br />

I will do my best to be<br />

honest and fair,<br />

friendly and helpful,<br />

considerate and caring,<br />

courageous and strong,<br />

and responsible for what I say and do,<br />

and to<br />

respect myself and others,<br />

respect authority,<br />

use resources wisely,<br />

make the world a better place,<br />

and be a sister to every <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>.<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience<br />

We have identi�ed Three Keys to Leadership: girls Discover themselves and their values, Connect with others, and Take Action to<br />

make the world a better place. At <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, everything centers on the girl: activities are girl-led, which gives girls the opportunity<br />

to learn by doing in a cooperative learning environment.<br />

More Than 3 Million Strong<br />

We are urban, rural, and suburban. We are in schools, churches, temples, mosques, public housing, foster homes, and detention<br />

centers. We are in virtually every zip code and in 90 countries around the world.<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� ���������������������������<br />

�� ������������������������<br />

�� ������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

At any given time, approximately 10 percent <strong>of</strong> girls are <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, and it’s interesting to know that:<br />

�� �����������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

3


Who Can Join <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s?<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is about sharing the fun, friendship, and power <strong>of</strong> girls and women together. Any girl—from kindergarten through 12th<br />

grade—can join <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. Adult members and volunteers are also a diverse group—you may be a college student, a volunteer<br />

working on a community-action project, a parent volunteer ready for an outdoor adventure with your daughter’s troop, or any<br />

responsible adult (female or male, who has passed the necessary screening process) looking to make a di�erence in a girl’s life.<br />

What all members share, whether girls or adults, is a commitment to the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise and Law. Each member also agrees to<br />

follow safety guidelines and pay the annual membership dues <strong>of</strong> $12 currently for the national organization <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA.<br />

(Adults have the option to purchase a lifetime membership for $300).<br />

<strong>Girl</strong>s at Every Program Level<br />

After girls join, they participate in troops, groups or as individuals (Juliettes) based on six program levels according to grade levels.<br />

Grades K–1<br />

Grades 2-3<br />

GSGATL has established<br />

a minimum troop size for<br />

new troops per program<br />

level effective with the<br />

membership year 2011-12.<br />

Flexible Ways to Participate<br />

4 Volunteer Essentials<br />

Grades 4-5<br />

Grades 6-8<br />

Grades 9-10<br />

Grades 11-12<br />

Program Level Minimum number <strong>of</strong> girls per troop<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisy, grades K–1 8<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownie, grades 2–3 10<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Junior, grades 4–5 10<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadette, grades 6–8 5<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Senior, grades 9–10 5<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassador, grades 11–12 5<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s in the 21st century is structured to make sure members can participate in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing in the<br />

ways they want. As a volunteer, you can choose from �exible ways to participate that o�er the freedom<br />

to tailor your level <strong>of</strong> involvement to �t your schedule and lifestyle. You can also volunteer behind the<br />

scenes, in GSGATL’s o�ce, instead <strong>of</strong> volunteering directly with girls.<br />

<strong>Girl</strong>s can choose any one, all, or some <strong>of</strong> the options—camp, events, series, troop, travel, and virtual*—<br />

within a single membership year (10/1-9/30). And, as a volunteer, you have the option <strong>of</strong> partnering with<br />

girls throughout a membership year or committing to an opportunity for only a few weeks or months.<br />

���������������������������������


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s’ Organizational Structure<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is the world’s largest organization <strong>of</strong> and for girls, currently encompassing 2.3 million girl members and nearly one million<br />

volunteers! There are three core structures that support all these members: the national headquarters, the local councils such as<br />

GSGATL, and local support teams.<br />

National Organization and Worldwide Sisterhood<br />

The national headquarters <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA (GSUSA), located in New York City, employs roughly 300 employees. (Visit<br />

girlscouts.org online, where you’ll �nd a wealth <strong>of</strong> resources for both girls and volunteers.) GSUSA is a member <strong>of</strong> the World<br />

Association <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> Guides and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s (WAGGGS).<br />

Global <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing ensures that girls have increased awareness about the world, cross-cultural learning opportunities, and education<br />

on relevant global issues that may inspire them to take action to make the world a better place. Visit Global <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing online<br />

(girlscouts.org/who_we_are/global) for additional information.<br />

Since 1925, USA <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Overseas (USAGSO), a division <strong>of</strong> Global <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, has helped ease the transition for American families<br />

relocating overseas by o�ering the familiar traditions and exciting opportunities <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing to girls abroad. USAGSO now serves<br />

thousands <strong>of</strong> American girls living overseas, as well as girls attending American or international schools. Through Global <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing,<br />

members participate in World Thinking Day on February 22, visit the four WAGGGS world centers, participate in international travel,<br />

promote global friendship and understanding by supporting the Juliette Low World Friendship Fund, and take action on global issues.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is celebrating a century <strong>of</strong> trailblazing, leadership, fun, and friendship—<br />

and we’re just getting started. Connect with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA at www.girlscouts.<br />

org, www.facebook.com/<strong>Girl</strong><strong>Scout</strong>sUSA, www.twitter.com/girlscouts, and www.<br />

pinterest.com/GSUSA.<br />

Our local council, GSGATL, also shares event information, learning opportunities, tips,<br />

and advice at www.gsgatl.org. Visit our council website for links to our facebook,<br />

twitter, youtube and other social media network.<br />

Our Council<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> councils are chartered by the national o�ce to establish local responsibility for leadership, administration, and supervision<br />

<strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program, and to develop, manage, and maintain <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing in a geographic area – which includes providing<br />

ways for girls to participate in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, creating an environment that re�ects <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> values and ideals, managing volunteers’<br />

experience with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, and keeping girls and volunteers safe. The national o�ce provides support materials to all councils to<br />

ensure that the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> experience is nationally consistent.<br />

You are part <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> (GSGATL). <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is a volunteer-driven organization. We have more than 18,000<br />

volunteers and about 100 pr<strong>of</strong>essional sta� to bring <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing to over 40,000 girls in our area. Troops are authorized and they are<br />

provided support such as training materials and programs by GSGATL.<br />

GSGATL serves 34 counties in the greater metropolitan <strong>Atlanta</strong> area, northwest Georgia and a portion <strong>of</strong> Polk County, Tennessee. The<br />

counties are divided into four geographic groupings. Please refer to page 2 <strong>of</strong> this book for a map <strong>of</strong> our service area.<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> creates exceptional leaders through fun, girl-centered, girl-led experiences that tranform their world.<br />

100 Years Young<br />

Volunteer Essentials<br />

5


Your Support Team<br />

A team <strong>of</strong> volunteers and sta� provides you with local support, learning opportunities, and advice. As a volunteer, you will have<br />

the most contact with your local <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> service unit support team, made up <strong>of</strong> experienced volunteers in your geographic area.<br />

Never hesitate to contact them, because your support team will guide and assist you in all things relating to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. If you<br />

have questions about the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program, working with girls, resources for delivering the National Program Portfolio (National<br />

Leadership Journeys and The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing), or participating in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and Chocolates and<br />

Magazines Program, plan to attend service unit meetings and events, or ask your service unit team at any time for answers, ideas<br />

and ongoing support.<br />

Volunteer Helpline & Resources<br />

When you need <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> “customer service” support and advice and aren’t sure who to<br />

call – call the Helpline! A Helpline Advisor will either answer your questions himself/herself<br />

or direct you to a resource or the sta� person who can provide the assistance you need.<br />

The Helpline doesn’t replace training, service unit meetings, your service unit team or the<br />

website, but is available for tips, guidance, resource ideas and those times when you aren’t<br />

sure who to call �rst. The Helpline is sta�ed Monday-Friday from 10 a.m. – 6 p.m.; call<br />

770-702-9411 or toll-free at 1-800-771-4046, ext. 9411, or e-mail Helpline@gsgatl.<br />

org. After hours, you can leave a message and you will be contacted the next<br />

business day.<br />

Resource <strong>Centers</strong> are your <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> libraries: the Mableton <strong>Service</strong> Center and the Dalton and Gri�n retail and meeting centers have<br />

a resource room where volunteers may check out books, videos, activity kits, �ags, posters and other materials whenever the center<br />

is open. Stop in to see what is available.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Program Evaluations<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s strives to build girls <strong>of</strong> courage,<br />

con�dence and character who make the<br />

world a better place. That is true for our girls<br />

and also true for GSGATL and our national<br />

organization. To help measure the quality<br />

and impact <strong>of</strong> our programs and discover<br />

areas for improvement, you and your girls<br />

may be asked periodically to respond to<br />

surveys, participate in discussion groups, or<br />

serve on special committees. Our members<br />

are our greatest resource and your honest<br />

opinions help us grow stronger year by year.<br />

GSGATL conducts research and evaluation in<br />

many areas including:<br />

�� �����������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

�� ������������ ��� ��������� ���� �������<br />

������������������������������������<br />

������������������������������������<br />

������������<br />

�� ����������������������������<br />

�� ���������������������������������������<br />

����������������������������<br />

�� ����������� ������ ��� ���� ����������<br />

��������� ���� ������ ��� �� �������� ���<br />

������<br />

6 Volunteer Essentials<br />

volunteer helpline<br />

helpline@gsgatl.org<br />

770-702-9411 or<br />

800-771-4046, ext. 9411


Helping GSGATL Ful�ll the Mission<br />

When girls succeed – so does society. Together we can get her there!<br />

Annual Fund<br />

The Annual Fund is essential to the mission <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. Unlike the $12 annual membership fee which supports <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s on a<br />

national level, Annual Fund dollars stay local. These local funds make it possible to provide and expand leadership development<br />

experiences to girls in the <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> area. Currently, we reach over 42,500 girls, but this is only about 8% <strong>of</strong> the girls in our area.<br />

Our cost <strong>of</strong> local programing is approximately $325 per girl and these programs include:<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Giving Options<br />

�� �����������������������������������������������������������gsgatl.org�����������������������<br />

�� ��������������������matching gifts�����volunteer service grant������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������<br />

�� ������local small business owner�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������<br />

�� Give when you register for membership via eBiz!<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

7


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Stores—shop online gsgatl.org<br />

GSGATL operates four GSGATL-owned stores located in Mableton, Cumming, Dalton and Gri�n. These stores stock most <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> basics needed by girls and adults for the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Program as well as some gift and fun items. All pro�ts from store sales are<br />

directly applied to GSGATL’s girl program.<br />

The following credit cards are accepted in our stores: American Express, MasterCard, Visa and Discover. Cash, checks and money<br />

orders are also accepted.<br />

E-store/Online shopping at <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Stores<br />

GSGATL is excited to o�er on-line shopping at our Badge & Sash e-store by going to gsgatl.org and clicking on the e-store link.<br />

Parents and volunteers are encouraged to take advantage <strong>of</strong> this 24/7 opportunity to order almost anything that they need for<br />

themselves and the girls. Orders are usually �lled within two working days if placed Monday-Friday. Note: The e-store observes<br />

the same holidays as the regular GSGATL stores. Please call the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store at 770-702-9600 with any questions<br />

about the e-store.<br />

Refund Policy for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Stores<br />

All GSGATL stores utilize the same refund policy: all merchandise that is in the current <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> catalog can be exchanged or<br />

refunded within 60 days <strong>of</strong> purchase with the receipt, if tags and/or packing materials are still attached, and if the merchandise<br />

has not been used. Defective merchandise can be exchanged for the same merchandise within 60 days. Please call the store for more<br />

speci�c details regarding the refund policy.<br />

5601 North Allen Rd SE<br />

Mableton, GA 30126<br />

770-702-9600<br />

800-771-1139 (in GA Only)<br />

133 Samaritan Drive<br />

Suite 204<br />

Cumming, GA 30040<br />

770-702-9299<br />

2204 East Walnut Ave<br />

Dalton, GA 30721<br />

770-702-9399<br />

706-226-1435<br />

350 Airport Rd.<br />

Gri�n, GA 30224<br />

770-702-9499<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store - Mableton Hours/Holidays<br />

8 Volunteer Essentials<br />

Store Locations and Hours<br />

One <strong>of</strong> the largest <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> stores in the country<br />

and carries multiple quantities <strong>of</strong> almost everything<br />

shown in the annual <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> catalog from <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA, along with unique GSGATL items.<br />

The Mableton store accepts telephone and mail<br />

orders.<br />

Monday, Wednesday, Friday,<br />

10 am-5 pm<br />

Tuesday & Thursday, 9 am–6 pm<br />

Saturday, 10 am-3 pm<br />

Closed Saturdays in June-July<br />

GSGATL holidays are observed<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store – Cumming Hours/Holidays<br />

A small store that stocks most <strong>of</strong> the basics a girl or<br />

an adult need to carry out the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program<br />

and some gift items. This store has quick access to<br />

almost anything that may be out <strong>of</strong> stock through<br />

the Mableton store.<br />

Tuesday, Wednesday, Thursday,<br />

10 am-4:30pm<br />

Closed from 1 pm-2 pm for lunch<br />

GSGATL holidays are observed<br />

Closed June 1st-July 31st<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store - Dalton Hours/Holidays<br />

A smaller version <strong>of</strong> the Mableton store. It stocks<br />

almost everything a girl or an adult needs to carry<br />

out the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program and a few gift items.<br />

This store has quick access to almost anything that<br />

may be out <strong>of</strong> stock through the Mableton store.<br />

Tuesday & Wednesday 10:00-1:00 &<br />

3:00- 5:00<br />

Thursday 10:00-1:00 & 3:00-6:30<br />

2nd Saturday 10:00-2:00, Aug.-May<br />

GSGATL holidays are observed<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store - Gri�n Hours/Holidays<br />

A smaller version <strong>of</strong> the Mableton store. It stocks<br />

almost everything a girl or an adult needs to carry<br />

out the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program in addition to a few<br />

gift items. This store has quick access to almost<br />

anything that may be out <strong>of</strong> stock through the<br />

Mableton store.<br />

Wednesday & Friday, 10-1 & 2-6 Aug. –<br />

Oct. & March-May<br />

Close at 5pm Nov.-Feb<br />

Open 3rd Saturday 10-3, Sept.-Nov. &<br />

March-May<br />

GSGATL holidays are observed<br />

Closed June 1st-July 31st


Need Large Quantities<br />

When needing large quantities (more than 48 badges, fun patches, more than six <strong>of</strong> anything else,such as gift items, clothing items<br />

except sashes and vests), please call and place your order at least four weeks in advance in order to ensure that we will have su�cient<br />

stock to meet your needs.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Catalogs<br />

New <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> catalogs are shipped each year (one per household) in July and August to all registered girls and adults. Extra copies<br />

are usually available for new members in each <strong>of</strong> our stores.<br />

Please support your local stores. Remember, when you shop GSGATL-owned and operated stores all proceeds return to local girl<br />

programs. Our stores strive to provide you with one-stop-shopping for most <strong>of</strong> your <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> needs! We thank you in advance for<br />

supporting GSGATL stores. Your comments and questions are always welcome.<br />

Licensing/Vendors<br />

To protect the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> brand, volunteers should consult with the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Badge & Sash Store manager for any merchandise with<br />

the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> name, logo or trademark. If you need customized <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> merchandise for any event or activity (e.g. Day Camp,<br />

service unit event), the store manager will assist you with your needs. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA requires that only licensed vendors use<br />

the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> name and logo for events with fees.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Trademark<br />

Protecting the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> trademark is important to all <strong>of</strong> us and ultimately bene�ts everyone in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. As councils work<br />

with vendors, your support and vigilance will help ensure that all <strong>of</strong> our <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> communications—visual, print, �at or three<br />

dimensional—speak with one voice. The marks and insignia <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s are our cherished birthright to be displayed with pride<br />

and used to identify local <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> councils and their activities to the general public. Thus the responsibility for protection <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA trademark and service marks are tw<strong>of</strong>old; it lies with both the national organization and local councils.<br />

To prevent the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> name and trademarks from being lost—that is, becoming a generic nonproprietary name—the National<br />

Board approved a clear trademark policy. Implementing this policy requires cooperation between GSUSA and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> councils:<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������<br />

GSUSA’S Trademark Policy<br />

Every product sold in connection with a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> GSGATL-sponsored product sale shall bear the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> name and service mark,<br />

either on the product or on its packaging. Every item bearing any <strong>of</strong> the registered <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s names, logos, or marks purchased or<br />

developed for resale*, including items to be sold in GSGATL-sponsored product sale, shall be purchased (1) from a GSUSA-licensed<br />

vendor, (2) from GSUSA, or (3) produced with prior approval from GSUSA when items are not readily available from a licensed supplier.<br />

Every item bearing the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> name and service mark, including items for resale or non-resale* by councils, shall conform to the<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Graphic Guidelines, published by GSUSA. Items used for both resale and non-resale shall adhere to the stipulations stated<br />

above for resale items. (Adopted by GSUSA’S National Board <strong>of</strong> Directors, June 1994 and amended in October 1994.)<br />

*Resale is de�ned as any item resold or given away in connection with an event for which a fee, price, or admission is paid. This includes, but is not limited to, product sales<br />

Volunteer Essentials<br />

9


ToGetHerThere<br />

10 Volunteer Essentials


Chapter 2: Volunteering - Sharing Your Unique Gifts<br />

Any way you choose to volunteer with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, your investment <strong>of</strong> time and energy will pay back tenfold. With your help, girls will<br />

be able to identify issues they care about and work with one another to resolve them. Your interests and life experiences make you<br />

the perfect person to be a new kind <strong>of</strong> partner for girls, someone who creates a safe environment where they can work together and<br />

each girl feels free to work toward her highest aspirations. Have no doubt: You, and nearly one million other volunteers like you, are<br />

helping girls make a lasting impact on the world.<br />

Understanding Your Role as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Volunteer<br />

Your most important role as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer is to be excited about everything this opportunity a�ords you: a chance to partner<br />

with girls, play a critical role in their lives, and watch them blossom! You also want to be someone who enjoys the activities you’ll be<br />

embarking on with the girls—whether you’re a camp volunteer, working with girls who are traveling, or partnering with girls on a<br />

short-term series on a topic that interests you.<br />

As a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer, you’ll serve as a partner and role model to girls. You’ll also work closely with an assistant leader, because two<br />

adults must be present at all times when working with girls, and at least one <strong>of</strong> those volunteers must be female and not related to the<br />

other adult. This is an important distinction that bears repeating: Men can serve as troop volunteers, but an adult female who is not<br />

related to the other volunteer must be present at all times, and at no time is a girl to be alone with only one volunteer. Remember to<br />

also check the adult-to-girl ratios in the chart on page 13 and the Safety Information chapter beginning on page 107 <strong>of</strong> this handbook.<br />

Your Responsibilities<br />

Your other responsibilities as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer include:<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

11


Your Volunteer Support Team<br />

In your role as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer, you’ll team up with an assistant leader(s), parents/guardians, members <strong>of</strong> the community,<br />

GSGATL sta�, and others who have expressed interest in working alongside you. The adult guide <strong>of</strong> each Journey gives you tips and<br />

guidance for creating a friends-and-family network to support you all along the way.<br />

The other volunteers on your support team may help by:<br />

�� ������������������<br />

�� ������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ����������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������<br />

If you have a large troop support team, the �rst thing you’ll want to do is meet with this troop and discuss what brought each <strong>of</strong> you<br />

to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, review your strengths and skills, and talk about how you would like to work together as a team. You might also discuss:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

Remember to call on your volunteer service unit support team, which can help you observe a meeting, assign you a buddy, help<br />

with online registration, assist you with opening a bank account, plan your �rst meeting, and so on. Also plan to attend service unit<br />

meetings—usually held several times throughout the year—that provide excellent opportunities to learn from other volunteers.<br />

12 Volunteer Essentials


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies<br />

(K– grade 1)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies<br />

(grades 2–3)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors<br />

(grades 4–5)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadettes<br />

(grades 6–8)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Seniors<br />

(grades 9–10)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassadors<br />

(grades 11–12)<br />

Understanding How Many Volunteers You Need<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> adult-to-girl ratios show the minimum number <strong>of</strong> adults needed to supervise a speci�c number <strong>of</strong> girls. These supervision<br />

ratios were devised to ensure the safety and health <strong>of</strong> girls—for example, if one adult has to respond to an emergency, a second adult<br />

is always on hand for the rest <strong>of</strong> the girls. It may take you a minute to get used to the layout <strong>of</strong> this chart, but once you start to use it,<br />

you’ll �nd the chart extremely helpful.<br />

Two unrelated adults<br />

(at least one <strong>of</strong> whom is<br />

female) for this number<br />

<strong>of</strong> girls or less<br />

Troop meetings: Events, travel, and camping:<br />

Plus one adult for each<br />

additional number <strong>of</strong><br />

girls or less<br />

Two unrelated female<br />

adults for this number <strong>of</strong><br />

girls or less<br />

Plus one adult for each<br />

additional number <strong>of</strong><br />

girls or less<br />

12 6 6 4<br />

20 8 12 6<br />

25 10 16 8<br />

25 12 20 10<br />

30 15 24 12<br />

30 15 24 12<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Here are some examples: If you’re meeting with 17 Daisies, you’ll need three unrelated adults (in other words, not your sister, spouse,<br />

parent, or child), at least one <strong>of</strong> whom is female. (For example, you need two adults for 12 Daisies and one more adult for up to six<br />

more girls. You have 17, so you need three adults.) If, however, you have 17 Cadettes attending a troop meeting, you need only two<br />

unrelated adults, at least one <strong>of</strong> which is female (because, on the chart, two adults can manage up to 25 Cadettes).<br />

In addition to the adult-to-girl ratios, please remember that adult volunteers must be at least 18 years old or at the age <strong>of</strong> majority<br />

de�ned by the state, if it is older than 18 and must be screened in advance by GSGATL.<br />

Volunteer Essentials<br />

13


Using the Safety Activity Checkpoints<br />

When preparing for any activity with girls, start by reading the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Activity<br />

Checkpoints for that particular activity. You can � � nd all 47 on GSGATL’s website. You can<br />

also � � nd the checkpoints for the most popular activities in which the girls <strong>of</strong> our our council<br />

participate in chapter 10 <strong>of</strong> this handbook.<br />

Each Safety Activity Checkpoint o� o� ers you information on where to do this activity, how<br />

to include girls with disabilities, where to � � nd both basic and specialized gear required<br />

for the activity, how to prepare yourselves in advance <strong>of</strong> the activity, what speci� speci� c steps<br />

to follow on the day <strong>of</strong> the activity, and so on.<br />

In addition to reading these checkpoints yourself, you can can email email or or print them for<br />

assistant leaders, parents/guardians, and the girls themselves. The checkpoints are<br />

formatted as checklists, so that you, your assistant leader(s), and the girls can can check o� o�<br />

each step that has been accomplished.<br />

In keeping with the three processes <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience, be sure<br />

that:<br />

� All activities are girl-led,��������������������������������������������������<br />

������� ������ ������ ���� ����� ���� ����� ��� ���� ��������������� ���� ���������� ��������� ����<br />

����������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������<br />

� <strong>Girl</strong>s have the chance to learn cooperatively,��������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

� <strong>Girl</strong>s learn by doing.���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

If Safety Activity Checkpoints do not exist for an activity you and the girls are interested in, check with GSGATL before making any<br />

de� nite plans with the girls. A few activities are allowed only with written GSGATL pre-approval and only for girls 12 and over, while<br />

some are o� -limits completely.<br />

� Caution:���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� Warning:����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

One additional note: <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s welcomes and serves girls and families from a wide spectrum <strong>of</strong> faiths and cultures. When <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

activities involve sensitive issues, your role is that <strong>of</strong> a caring adult who can help girls acquire skills and knowledge in a supportive<br />

atmosphere, not someone who advocates a particular position.<br />

What may seem benign to one person could be a sensitive issue for another, so when you or the girls wish to participate in discussions<br />

or activities that could be considered sensitive or controversial (health or education in human sexuality, advocacy projects, work with<br />

religious groups, or anything that could yield a political/social debate), put the topic on hold until you’ve spoken with parents, received<br />

guidance from GSGATL, and obtained written parental permission on forms available from GSGATL. Included on the permission form<br />

should be the topic <strong>of</strong> the activity, any speci� c content that might create controversy, and any action steps the girls are to do when<br />

the activity is complete. Be sure to have a form for each girl, and keep them on hand in case a problem arises<br />

For non-<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities, � nd out in advance (from organizers or other volunteers who may be familiar with the content) what will<br />

be presented, and follow GSGATL’s guidelines for obtaining written permission. (See the “Engaging <strong>Girl</strong>s at All Grade Levels” Chapter<br />

4 <strong>of</strong> this handbook for more information.)<br />

Horseback Riding: Safety Ac�vity Checkpoints<br />

One <strong>of</strong> the most important aspects <strong>of</strong> horseback riding is showing respect for horses. Before riding, inspect horses to<br />

ensure that they have no cuts, injuries, or rocks in their feet.<br />

The purpose <strong>of</strong> these checkpoints is to provide �ps for trail riding and ring or corral riding. Some ac�vi�es, such as<br />

vaul�ng, pack trips, driving, and games, may require special equipment, as well as horses and instructors with<br />

specialized training. Horseback riding is not recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies, but Daisies may par�cipate in pony<br />

rides when the horses are led by persons on foot.<br />

Know where to ride. Loca�ons with firm grounding that are designated for horseback riding. Riding is done during<br />

daylight hours; riding at night is in an enclosed, well-lit area. Avoid horseback riding in wet areas, mud, and on streets<br />

and parking lots. Connect with your <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> council for site sugges�ons.<br />

Include girls with disabili�es. Communicate with girls with disabili�es and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommoda�ons. Learn more about the resources and informa�on that Saddle Up! provides to people with disabili�es.<br />

Horseback Riding Gear<br />

Basic Gear<br />

� Long pants and appropriate protec�ve clothing (clothing is snug to prevent tangling with saddle)<br />

� Boots or closed-toe shoes with a smooth sole and at least a half-inch heel to prevent feet from sliding through<br />

s�rrups (no steel-toe shoes, which could bend in s�rrups)<br />

� Well-fi�ng gloves to protect hands from blisters, rope burns, and cuts<br />

Specialized Horseback Riding Gear<br />

� Protec�ve headgear with properly fi�ng safety harness that meets the American Society for Tes�ng and<br />

Materials (ASTM) F1163-88 requirements, displaying the Safety Equipment Ins�tute (SEI) seal<br />

� Saddle (size is appropriate for each rider) with tapaderos (pieces <strong>of</strong> heavy leather around the front <strong>of</strong> the s�rrup<br />

<strong>of</strong> a stock or range saddle to protect the rider’s foot and to keep the foot from sliding through the s�rrup); if the<br />

saddle does not have tapaderos, the rider should have riding boots with at least a 1-inch heel to prevent the<br />

foot from slipping<br />

14 Volunteer Essentials


Following the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Guidelines<br />

Every adult in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing is responsible for the physical and emotional safety <strong>of</strong> girls, and we all demonstrate that by agreeing to<br />

follow these guidelines at all times.<br />

1. Follow the Safety Activity Checkpoints. Instructions for staying safe while participating in activities are detailed in the<br />

Safety Activity Checkpoints, available in chapter 10 <strong>of</strong> this handbook and on our website. Read the checkpoints, follow<br />

them, and share them with other volunteers, parents, and girls before engaging in activities with girls�<br />

2. Arrange for proper adult supervision <strong>of</strong> girls. Your troop must have at least two unrelated, approved adult volunteers<br />

present at all times, plus additional adult volunteers as necessary, depending on the size <strong>of</strong> the troop and the ages and<br />

abilities <strong>of</strong> girls. Adult volunteers must be at least 18 years old (or the age <strong>of</strong> majority de�ned by the state, if it is older than<br />

18) and must be screened by GSGATL before volunteering. One lead volunteer in every troop must be female.<br />

3. Get parent/guardian permission. When an activity takes place that is outside the normal time and place, advise each parent/<br />

guardian <strong>of</strong> the details <strong>of</strong> the activity and obtain written permission for girls to participate.<br />

4. Report abuse. Sexual advances, improper touching, and sexual activity <strong>of</strong> any kind with girl members is not tolerated. Physical,<br />

verbal, and emotional abuse <strong>of</strong> girls is also unacceptable. Follow GSGATL guidelines (see page 28) for reporting concerns<br />

about abuse or neglect that may be occurring inside or outside <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

5. Be prepared for emergencies. Work with girls and other adults to establish and practice procedures for emergencies related<br />

to weather, �re, lost girls/adults, and site security. Always keep handy a well-stocked �rst-aid kit, girl health histories, and<br />

contact information for girls’ families.<br />

6. Travel safely. When transporting girls to planned <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> �eld trips and other activities that are outside the normal time<br />

and place, every driver must be an approved adult volunteer and have a good driving record, a valid license, and a registered/<br />

insured vehicle. Insist that everyone is in a legal seat and wears her seat belt at all times, and adhere to state laws regarding<br />

booster seats and requirements for children in rear seats.<br />

7. Ensure safe overnight outings. Prepare girls to be away from home by involving them in planning, so they know what to<br />

expect. Avoid having men sleep in the same space as girls and women. During family or parent-daughter overnights, one<br />

family unit may sleep in the same sleeping quarters in program areas. When parents are sta�ng events, daughters should<br />

remain in quarters with other girls rather than in sta� areas.<br />

8. Role-model the right behavior. Never use illegal drugs. Don’t consume alcohol, smoke, or use foul language in the presence<br />

<strong>of</strong> girls. Do not carry ammunition or �rearms in the presence <strong>of</strong> girls unless given special permission by GSGATL for troop<br />

marksmanship activities.<br />

9. Create an emotionally safe space. Adults are responsible for making <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing a place where girls are as safe emotionally<br />

as they are physically. Protect the emotional safety <strong>of</strong> girls by creating a team agreement and coaching girls to honor it.<br />

Agreements typically encourage behaviors like respecting a diversity <strong>of</strong> feelings and opinions; resolving con�icts constructively;<br />

and avoiding physical and verbal bullying, clique behavior, and discrimination.<br />

10. Ensure that no girl is treated di�erently. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s welcomes all members, regardless <strong>of</strong> race, ethnicity, background,<br />

disability, family structure, religious beliefs, and socioeconomic status. When scheduling, helping plan, and carrying out<br />

activities, carefully consider the needs <strong>of</strong> all girls involved, including school schedules, family needs, �nancial constraints,<br />

religious holidays, and the accessibility <strong>of</strong> appropriate transportation and meeting places.<br />

11. Promote online safety. Instruct girls never to put their full names or contact information online without adult supervision,<br />

engage in virtual conversation with strangers, or arrange in-person meetings with online contacts. On troop websites, publish<br />

girls’ �rst names only and never divulge their contact information. Teach girls the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Online Safety Pledge found at<br />

girlscouts.org/help/internet_safety_pledge.asp and have them commit to it.<br />

12. Keep girls safe during money-earning. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program are<br />

an integral part <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> �nancial literacy program. You are responsible for the safety <strong>of</strong> girls, money, and products.<br />

Sometimes a wide variety <strong>of</strong> organizations, causes, and fundraisers may appeal to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s to be their labor force. When<br />

representing <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, girls cannot participate in money-earning activities that represent partisan politics or that are not<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>–approved product sales and e�orts.<br />

Volunteer Essentials<br />

15


Taking Advantage <strong>of</strong> Volunteer Learning Opportunities<br />

Learning opportunities ensure that you have the support you need in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. The Volunteer Development department will<br />

provide you with the instruction and guidance necessary to ful�ll your role successfully as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer—learning that<br />

will not only help you work more e�ectively with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s but also may introduce new skills and behaviors into your work life,<br />

relationships, and personal development. In the end, your service will be recognized and evident to all the girls you help become<br />

con�dent, courageous, and character-driven young women. And that’s the greatest reward <strong>of</strong> all!<br />

Currently, through GSGATL, you’ll �nd online learning modules that you can complete on your own schedule and at your own pace,<br />

as well as face-to-face training opportunities that allow for immediate feedback on the skills learned and knowledge gained. You also<br />

have resources—like this Volunteer Essentials handbook and the Journey adult guides—to use as a reference during the next year. If<br />

you are pursuing a leadership role, you may soon be scheduled for New Leader Basic Training and Pro�ciency Badges and Journeys<br />

(PB&J), which will provide in-depth focus on delivering the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience—the outcomes/bene�ts we’re striving<br />

to achieve for girls, the processes (girl-led, learning by doing, and cooperative learning), and the three leadership keys (discover,<br />

connect, and take action). These classes give you information about the resources available to support your success as a volunteer.<br />

Before your troop has an overnight activity away from the regular meeting place, an adult with the troop should take the Cabins, Lodges<br />

& S’mores course. The leader and any adult serving as a treasurer should take our Money Management course, also available online.<br />

Each troop should have a �rst-aider who has taken First Aid and Adult and Child CPR/AED through the American Red Cross, National<br />

Safety Council, EMP America, or American Heart Association (Heartsaver course). Pr<strong>of</strong>essions that are approved to be �rst-aiders<br />

include physician, physician’s assistant, nurse practitioner, registered nurse, licensed practical nurse, paramedic, military medic, and<br />

emergency medical technician. First aid and CPR/AED skills must be current. A troop can begin meeting before a �rst-aider is in place<br />

as long as they stay at the meeting place and do not engage in physically demanding or potentially dangerous activities.<br />

Workshops speci�c to your program level will further support you in working with the girls. A wealth <strong>of</strong> learning opportunities –<br />

including outdoor skills, songs and games, planning events, storytelling, ceremonies and many other topics – are o�ered at various<br />

locations throughout GSGATL’s area for your convenience.<br />

16 Volunteer Essentials


Knowing How Much You’re Appreciated<br />

Whatever your volunteer position, your<br />

hard work means the world to girls, to<br />

GSGATL sta�, and to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the<br />

USA. <strong>Girl</strong>s could never experience all<br />

the bene�ts <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing without<br />

you, so thank you, from the bottom <strong>of</strong><br />

our hearts.<br />

Just as you’ll receive support<br />

throughout your volunteering<br />

experience, when you reach the end<br />

<strong>of</strong> the term you signed up for, you’ll<br />

talk with your support team about the<br />

positive parts <strong>of</strong> your experience, as<br />

well as the challenges you faced, and<br />

discuss whether you want to return in<br />

this position or try something new. The<br />

end <strong>of</strong> your troop year, camp season,<br />

overseas trip, or series/event session<br />

doesn’t have to be the end <strong>of</strong> your time<br />

with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing!<br />

If you’re ready for more opportunities to work with girls, be sure to let your support team know how you’d like to be a part <strong>of</strong> girls’<br />

lives in the future—whether in the same position or in other, �exible ways. Are you ready to organize a series or event, take a trip,<br />

work with girls at camp, work with a troop <strong>of</strong> girls as a year-long volunteer, or share your skills at GSGATL’s o�ce, working behind the<br />

scenes? The possibilities are endless and can be tailored to �t your skills and interests.<br />

Great adult volunteer leadership makes <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing possible. GSGATL believes every volunteer should be recognized for his or her<br />

contributions to building girls <strong>of</strong> courage, con�dence and character, who make the world a better place.<br />

GSGATL’s volunteer recognition program is designed to o�er formal and informal recognition. Formal recognition is for signi�cant<br />

service and for completing the relevant requirements which can be found in the Volunteer Recognition Handbook and on GSGATL’s<br />

website. The Rookie <strong>of</strong> the Year, Outstanding Leader, Outstanding Volunteer, Super Star, Special Supporter, Extra Mile, Daisy Award,<br />

Golden Daisy Award, D.O.G.S. (Dads <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing), Pioneer Award, Lighthouse Award, Fantastic Family Award, Helen Foster Award,<br />

Appreciation Pin, Honor Pin, Trefoil Award, Thanks Badge and Thanks Badge II are the awards available.<br />

GSGATL’s Recognition Committee, composed <strong>of</strong> �ve to seven GSGATL volunteers, reviews and makes recommendations to the Board<br />

<strong>of</strong> Directors for the highest awards and President’s Awards each year. GSGATL also provides numeral guards service award pins for<br />

adult members with 20 or more years <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> membership. Volunteers receiving Board-approved awards and recognition for 20<br />

or more years <strong>of</strong> membership are recognized annually at a GSGATL-sponsored event.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> leaders are also eligible to earn the Leadership Development Pin once they have completed all <strong>of</strong> the training required,<br />

attended two or more community or GSGATL events and recruited a trained �rst-aider. This pin is presented at a service unit meeting<br />

once the leader or assistant leader has completed one program year <strong>of</strong> troop leadership.<br />

GSGATL encourages service unit directors and service unit teams to recognize volunteer accomplishments at each service unit<br />

meeting and within the community.<br />

There are many examples <strong>of</strong> informal recognitions on GSGATL’s website at gsgatl.org. Each service unit is encouraged to appoint a<br />

service unit recognition chair to promote and support the volunteer recognition process.<br />

Volunteer Appreciation Weeks<br />

Volunteer Appreciation Week—the third week in April—is set aside especially for you. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s pay<br />

tribute to the volunteers who help girls make the world a better place. The week centers on the longstanding<br />

National <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leaders’ Day (April 22), but expands the de�nition <strong>of</strong> volunteers beyond troop<br />

leaders to include all the volunteers who work on behalf <strong>of</strong> girls in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

In addition, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s also celebrates Volunteers Make a Di�erence Week, in conjunction with Make a<br />

Di�erence Day, which is the weekend in autumn that we set our clocks back.<br />

Volunteer Essentials<br />

17


Volunteer Management, Policies & Procedures<br />

The following Volunteer Management Policies, Procedures and Standards set out the requirements and guidelines for the volunteers<br />

<strong>of</strong> GSGATL. This document does not intend to, and does not, create a contract between GSGATL and any actual or potential volunteer,<br />

nor does it give rise to any legal obligation on the part <strong>of</strong> GSGATL to any actual or potential volunteer or third person.<br />

“Operational volunteers”, as used herein, refers to GSGATL volunteers serving in leadership capacities.<br />

1. Inclusiveness Policy Statement<br />

GSGATL, in recognition <strong>of</strong> its responsibility to its volunteers, its sta�, and the girls it serves, and in keeping with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA’s<br />

(GSUSA) emphasis on pluralism, rea�rms its policy to ensure fair and equal treatment in all its practices to all persons, regardless <strong>of</strong><br />

race, color, religion, ethnicity, age, socioeconomic status, disability or national origin.<br />

1A. Policy:<br />

There shall be no discrimination in the recruitment, selection, placement, training, retention, and recognition <strong>of</strong> adult volunteers<br />

regardless <strong>of</strong> race, color, religion, ethnicity, age, socioeconomic status, disability or national origin.<br />

1A. Procedure:<br />

All volunteers will be informed <strong>of</strong> the existence <strong>of</strong> GSUSA and GSGATL, policies and procedures. GSGATL policies will be made<br />

available to all volunteers on the council website at www.gsgatl.org. Each operational volunteer (i.e., serving in a leadership capacity)<br />

will receive a copy <strong>of</strong> these policies and procedures to help her or him understand what is expected <strong>of</strong> a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer. Every<br />

volunteer must agree to abide by the policies and principles <strong>of</strong> GSUSA and GSGATL.<br />

2. Membership Conditions<br />

2A. Policy:<br />

All adult volunteers, except those adults serving as temporary advisors or consultants, shall be registered members <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Movement and shall pay the applicable membership dues and meet GSUSA membership requirements. Adults who are lifetime<br />

members are exempt from annual membership dues.<br />

2A. Procedure:<br />

Short-term (fewer than 30 consecutive days) and episodic (one-day event) volunteers are considered temporary assistants and are<br />

exempt from annual membership dues. Parent helpers are strongly encouraged to become registered members and are required to<br />

complete the volunteer approval process, which includes completing the volunteer application and background screening.<br />

3. Recruitment<br />

Procedure:<br />

A position description will be provided for each volunteer position, outlining the purpose, accountability, principal duties, and term<br />

<strong>of</strong> service <strong>of</strong> the position.<br />

Prospective volunteers will complete a volunteer application and will be contacted by an authorized GSGATL representative to<br />

determine positions <strong>of</strong> interest and their suitability for those positions.<br />

Accepted volunteers who later move into a troop leader or assistant leader position will be contacted by an authorized GSGATL<br />

representative and asked to review the position description and sign a volunteer agreement.<br />

18 Volunteer Essentials


4A. Policy:<br />

4. Selection<br />

Appointment to a volunteer position with GSGATL is contingent upon completion and review <strong>of</strong> a volunteer application, criminal<br />

history search, and possibly reference checks. In order to ensure the safety and well-being <strong>of</strong> our members, GSGATL reserves the right<br />

to disqualify or restrict the duties <strong>of</strong> any person who has been convicted <strong>of</strong> certain crimes or who GSGATL, in its sole discretion, based<br />

upon the information before it, otherwise deems as not quali�ed or �t to hold a volunteer position.<br />

4A. Procedure:<br />

All volunteers <strong>of</strong> GSGATL are appointed by a sta� member or her designee (the service unit director or day camp director, for<br />

example). If a person �lls out a volunteer application, this does not ensure that they will be placed. The sta� person or the designee<br />

uses many tools to determine the suitability <strong>of</strong> a volunteer to be placed, including, but not limited to, the application, criminal<br />

background check, reference checks, personal knowledge <strong>of</strong> the applicant, and an interview.<br />

5. Disquali�cation<br />

5A. Policy:<br />

The criminal o�enses that will generally disqualify a person from volunteer participation and the corresponding process used to<br />

determine disquali�cation are discussed below. The decision whether to exclude or limit a prospective volunteer’s participation<br />

remains at all times within the discretion <strong>of</strong> GSGATL. Factors that may be considered in making such determinations include, but<br />

are not limited to, the nature and severity <strong>of</strong> the criminal conduct, length <strong>of</strong> time since the criminal conduct occurred, and the tasks<br />

associated with the desired volunteer position. GSGATL’s primary concern is always to safeguard the best interests <strong>of</strong> its members.<br />

5A. Procedure:<br />

The following rules generally will apply if GSGATL learns (via criminal background check or otherwise) that a prospective or current<br />

volunteer has been convicted in the past seven years <strong>of</strong> one <strong>of</strong> the following crimes under the laws <strong>of</strong> the state <strong>of</strong> Georgia, another<br />

state, in the United States or another country. At all times, GSGATL has the discretion to exclude or limit a prospective volunteer’s<br />

participation as a result <strong>of</strong> other non-criminal information.<br />

�� ����������������������������<br />

� �������������������������������������<br />

� ���������������������������������<br />

� ������������������������������������������<br />

� ������������������������������������<br />

� ���������������������������������<br />

� �������������������������������������<br />

� ���������������������������������������������������������������<br />

� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

5A. Procedure:<br />

When an applicant is denied, at least two sta� members with GSGATL, one <strong>of</strong> whom is in a council leadership position at the Director<br />

level or above, will work together to make that decision.<br />

Volunteer Essentials<br />

19


5A. Procedure:<br />

When using information obtained from an outside agency to deny a volunteer, a copy <strong>of</strong> the report and summary <strong>of</strong> rights under<br />

the Fair Credit Reporting Act accompanies the denial letter to the applicant. Applicants may dispute incorrect information in their<br />

report directly with the veri�cation agency, and GSGATL may reconsider the application if the background information is signi�cantly<br />

corrected.<br />

5B. Policy:<br />

GSGATL reserves the right to permanently deny anyone a volunteer position if GSGATL o�cials think that the person is inappropriate.<br />

There is no appeal process, once a �nal denial decision has been made by GSGATL.<br />

6. Placement<br />

6A. Policy:<br />

Every attempt will be made to place volunteers in positions that meet both their needs and the needs <strong>of</strong> GSGATL<br />

6A. Procedure:<br />

Approved volunteers not placed in positions for which they applied may have discussions with a GSGATL representative or designee<br />

regarding other positions that may be available.<br />

6B. Policy:<br />

If two people in the leadership team <strong>of</strong> a troop are related (e.g., spouses, mother and daughter, brother and sister) or share the same<br />

household (e.g., roommates), they must have a third unrelated person, who does not live in the same household as the other leaders,<br />

on the leadership team and present at all troop meetings and activities.<br />

6C. Policy:<br />

For events, travel and camping trips, two unrelated female adults who do not live in the same household must be present at all times.<br />

7. Appointment<br />

7A. Policy:<br />

Operational volunteers shall be appointed on an annual basis.<br />

7A. Procedures:<br />

1) Candidate completes Volunteer Application and Background Check Release Form.<br />

2) Candidate reviews position description.<br />

3) Applicant is contacted by authorized GSGATL representative who:<br />

�� �����������������������������<br />

�� ����������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

4) References listed on the Volunteer Application and Release Form may be checked if additional information is necessary.<br />

5) Upon satisfactory completion <strong>of</strong> the background screening and possible reference checks, a con�rmation letter or email<br />

will be provided for each operational volunteer.<br />

6) If position is mutually agreed upon, applicant reviews the appropriate volunteer position and completes the Volunteer<br />

agreement.<br />

7) Operational volunteer new to a position takes training required for the position to which appointed, according to the<br />

requirements set forth in the position description.<br />

20 Volunteer Essentials


8A. Policy:<br />

8. Reappointment<br />

After completion <strong>of</strong> a satisfactory program year and mutual acceptance <strong>of</strong> position accountabilities, expectations, and a time<br />

commitment, each operational volunteer shall be reappointed to her or his position.<br />

8B. Policy:<br />

Volunteers with �nancial responsibility will not be reappointed to a position if required �nancial reports are not satisfactorily completed<br />

and �nancial responsibilities have not been met. Volunteers must demonstrate inclusiveness and knowledge <strong>of</strong> commitment to<br />

safety issues, in addition to �nancial responsibility, in order to continue in a volunteer role.<br />

8B. Procedure:<br />

1. Each appointed operational volunteer will be reviewed annually based on a position description.<br />

2. If mutually agreeable, volunteer completes the appropriate volunteer position description/agreement.<br />

3. Continuing operational volunteer agrees to complete training and/or update workshops as required for the position.<br />

4. Continuing operational volunteer must clear any <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> related bad checks or other �nancial issues to be reappointed.<br />

9. Dismissal<br />

In any organization, situations may arise which make it necessary to consider releasing an individual from an assignment. An action<br />

to release an adult volunteer should receive careful and detailed consideration for the possible implications and consequences for<br />

both the individual and GSGATL.<br />

As part <strong>of</strong> this procedure, a designated GSGATL representative should ascertain the facts and consult with others as necessary. That<br />

representative will inform the Director <strong>of</strong> Volunteer Experience and/or Director <strong>of</strong> Membership when release is being considered.<br />

9A. Policy:<br />

It is always within the discretion <strong>of</strong> GSGATL to take immediate action in appropriate circumstances to release a volunteer, and grounds<br />

for dismissing or restricting the responsibilities <strong>of</strong> a current volunteer appear below. The decision to release a person from a current<br />

volunteer position or from the volunteer ranks <strong>of</strong> GSGATL could be the result <strong>of</strong> an evaluation and feedback process or the result <strong>of</strong><br />

one problematic incident. Reasons for release may include, but are not limited to, elimination <strong>of</strong> the position in which the volunteer<br />

serves, failure to abide by policies and standards <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA (GSUSA) or GSGATL, refusal to accept and foster the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> mission and values, or membership in an organization whose goals are not compatible with those <strong>of</strong> GSUSA.<br />

9B. Policy:<br />

GSGATL may release any volunteer who, in conducting the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program, advocates, solicits, or promotes a personal lifestyle so<br />

as to create a substantial risk that such conduct will be detrimental to being a proper role model for girl members.<br />

9B. Procedures:<br />

Releasing an Operational Volunteer<br />

1. If release <strong>of</strong> the volunteer is indicated, the Director <strong>of</strong> Membership and/or Director <strong>of</strong> Volunteer Experience should arrange<br />

a conference with the volunteer as soon as possible and advise him or her <strong>of</strong> the speci�c complaint. It is recommended<br />

that at least one other person be present during the discussion to help avoid the possibility <strong>of</strong> misunderstanding or<br />

misquoting. Volunteers are given the opportunity to resign voluntarily and with dignity. Release does not cancel<br />

membership in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Movement.<br />

2. If a current <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> leader or assistant leader is convicted <strong>of</strong> any felony or a misdemeanor o�ense in the Grounds for<br />

Dismissal list (see below), GSGATL may ask the volunteer to resign from a position working with girls. It is at the discretion<br />

<strong>of</strong> GSGATL whether to allow the volunteer to continue in any capacity.<br />

Volunteer Essentials<br />

21


Grounds for Dismissal<br />

�� �������������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� �������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

tra�c violations.<br />

4. The service unit director responsible for overseeing the volunteer is responsible for notifying their membership specialist<br />

at GSGATL <strong>of</strong> the situation. The membership specialist then noti�es the Director <strong>of</strong> Membership and/or Director <strong>of</strong><br />

Volunteer Experience, who, after reviewing the facts, may ask the volunteer to step down from the position.<br />

5. Background checks include a time frame <strong>of</strong> seven years; therefore, it is appropriate that the volunteer must be dismissed<br />

or put in a position restricted from working with girls for a minimum <strong>of</strong> seven years from the disposition <strong>of</strong> the o�ense.<br />

The length <strong>of</strong> this time frame and all other considerations related to the volunteer’s position are within the sole discretion<br />

<strong>of</strong> GSGATL.<br />

9C. Procedures: Restriction <strong>of</strong> Leadership Activities<br />

1. If a current <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> leader or assistant leader is convicted <strong>of</strong> a misdemeanor DUI, DWI, or possession <strong>of</strong> a controlled<br />

substance charge, the volunteer will be asked by the membership specialist to resign from a position as leader or assistant<br />

leader. The volunteer may continue to serve in a capacity working with adults and not girls, and at no time should the<br />

volunteer be responsible for driving <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> members.<br />

2. In keeping with the denial guidelines for incoming volunteers, an ongoing volunteer with such a conviction should not<br />

be allowed to become a leader or assistant leader while the incident is within the last seven years. At the end <strong>of</strong> this time<br />

frame, it is within the sole discretion <strong>of</strong> GSGATL to determine whether the volunteer can again be placed in a leadership<br />

position working with the girls.<br />

9D. Procedures: Dismissal <strong>of</strong> Short-term and Episodic Volunteers<br />

1. Volunteers who are not in a troop leadership role or report to service unit directors may be dismissed from GSGATL or<br />

asked to resign from a position working with girls if convicted <strong>of</strong> any felony or a misdemeanor o�ense in the Grounds<br />

for Dismissal list. It is in the discretion <strong>of</strong> GSGATL whether to allow the volunteer to continue in any capacity, though<br />

short-term volunteers are sometimes moved into a more appropriate volunteer opportunity within GSGATL that is not<br />

relevant to the o�ense.<br />

2. The appropriate sta� member responsible for overseeing the volunteer is responsible for notifying the Director <strong>of</strong><br />

Volunteer Experience and/or the Director <strong>of</strong> Membership at GSGATL <strong>of</strong> the situation. After reviewing the facts, the<br />

Director <strong>of</strong> Volunteer Experience and/or Director <strong>of</strong> Membership may then ask the volunteer to step down from the<br />

position or move into a more appropriate volunteer role.<br />

3. Background checks typically include a time frame <strong>of</strong> seven years, it is appropriate that the volunteer must be dismissed<br />

or put in a position restricted from working with girls for a minimum <strong>of</strong> seven years from the disposition <strong>of</strong> the o�ense.<br />

The length <strong>of</strong> this time frame and all other considerations related to the volunteer’s position are within the sole discretion<br />

<strong>of</strong> GSGATL.<br />

9E. Procedure: Restriction <strong>of</strong> Fiduciary Responsibilities<br />

For misdemeanor crimes involving theft, fraud, or forgery, in the event that the person is allowed to continue as a volunteer, that<br />

person will be restricted from management <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> money.<br />

9F. Procedure: Arrests<br />

Arrests <strong>of</strong> current volunteers that are brought to GSGATL’s attention will be handled in a similar manner to open warrants and<br />

pending charges for prospective volunteers. The activities <strong>of</strong> the volunteer will be restricted while GSGATL researches the matter. It<br />

is in the discretion <strong>of</strong> GSGATL to determine whether the person should be suspended from all volunteer positions or will be allowed<br />

to continue.<br />

22 Volunteer Essentials


10. Resignation<br />

In order to maintain pr<strong>of</strong>essionalism in our volunteer organization, a person having reason(s) to resign is provided with appropriate<br />

channels to follow.<br />

10A. Policy:<br />

A volunteer may resign from her or his position at any time. Written noti�cation to a GSGATL sta� member or designee is encouraged.<br />

10A. Procedure:<br />

1. Reason(s) for desiring to resign should be discussed immediately with the person to whom the volunteer is accountable,<br />

prior to a �nal decision.<br />

2. Any resignation submitted will be acknowledged by a GSGATL representative’s immediate supervisor.<br />

3. All troop materials and troop funds must be returned to the appropriate person by a mutually agreed upon date.<br />

11. Con�ict Resolution<br />

A grievance arises when an individual believes that policies, standards or procedures related to her position in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing are not<br />

being properly administered. In order to present the best possible <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> experience to all members, non-<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> con�ict or<br />

issues should not be addressed, discussed or brought forth within a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> setting to include meetings, events, trips, etc. If, for<br />

any reason, a con�ict arises between individuals, and it cannot be resolved through discussion with each other, the following steps<br />

will be followed until the con�ict is resolved.<br />

11A. Procedures: Operational Volunteer to Operational Volunteer or to Employed Sta�<br />

1. The most e�ective way to resolve con�ict is by calm and open discussion between the persons involved. The discussion<br />

is always the �rst step in con�ict resolution.<br />

2. If a solution is not rendered privately between the two parties involved, the next step is for one or both individuals to �le<br />

a written situation report (found on the GSGATL website or available through membership and volunteer experience<br />

sta� members) with his / her next level <strong>of</strong> support. The correct protocol for seeking assistance with con�ict management<br />

is in the following order: Troop Leader, <strong>Service</strong> Unit Director, Membership Specialist and Membership Manager and<br />

then Director <strong>of</strong> Membership and/or Director Volunteer Experience. If there is any reason that a volunteer cannot<br />

communicate his/her issue to the immediate next person in this chain <strong>of</strong> command, the person holding the next position<br />

in this hierarchy should be contacted.<br />

3. Within 10 days after receiving the situation report the appropriate support person will investigate the situation and may<br />

call a conference <strong>of</strong> the parties involved with the purpose <strong>of</strong> mediating and resolving the con�ict. A written summary<br />

<strong>of</strong> the meeting, including the agreements reached, will be distributed to all parties involved. A copy <strong>of</strong> the summary will<br />

be forwarded to the next level support person.<br />

4. If a solution is still not rendered, an executive team member has the discretion to make a �nal decision or to appoint an<br />

ad hoc group consisting <strong>of</strong> operational volunteers and council sta� to resolve the con�ict.<br />

The duties <strong>of</strong> this group are to:<br />

a. thoroughly investigate the situation<br />

b. meet to discuss solutions to the problem<br />

c. provide a written account <strong>of</strong> conclusions reached and solutions recommended<br />

d. distribute written recommendations to all appropriate persons.<br />

Decisions <strong>of</strong> the executive sta� member or task group are �nal.<br />

Volunteer Essentials<br />

23


12. Bene�ts and <strong>Service</strong>s<br />

Bene�ts and services to volunteers may include training and other learning opportunities, support from GSGATL sta� and other<br />

volunteers in the position, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA and GSGATL publications and Web site, tools for recording volunteer experiences,<br />

awards and recognitions, and performance evaluations. Volunteers who are registered members <strong>of</strong> GSUSA are covered by<br />

supplemental accident insurance.<br />

12A. Policy:<br />

Volunteers recognize their <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> position(s) as a voluntary service and do not expect, receive, or solicit any monetary<br />

reimbursement for service.<br />

12A. Procedure:<br />

Volunteers are encouraged to keep a record <strong>of</strong> expenses incurred while doing <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities (e.g., cost <strong>of</strong> uniforms, mileage,<br />

etc.). Many <strong>of</strong> these expenses can be applied as income tax deductions. Volunteers are advised to check with the Internal Revenue<br />

<strong>Service</strong> or a tax consultant.<br />

All registered members <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s are covered under the basic coverage <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s supplemental Activity Accident<br />

Insurance. The plan provides coverage for medical expenses due to accidents for members traveling to and from and participating in<br />

approved, supervised <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities. The organization does not assume responsibility for insuring a volunteer’s personal e�ects.<br />

According to the Nonpro�t Risk Management Center, the federal Volunteer Protection Act <strong>of</strong> 1997 protects<br />

volunteers acting in the scope <strong>of</strong> their responsibilities as de�ned in the position description.<br />

Under Georgia law, directors and o�cers <strong>of</strong> nonpro�ts enjoy limited protection from liability, as do an<br />

organization’s volunteers. A member, director, trustee or o�cer who serves without compensation for a<br />

non-pro�t hospital or association or a charitable organization is immune from civil liability for an act <strong>of</strong> or<br />

omission done in service if they were acting in good faith and within the scope <strong>of</strong> their duties, with the<br />

exception being damage or injury caused by willful or wanton misconduct.<br />

A charitable institution is not liable for the negligence <strong>of</strong> its o�cers and employees, unless the institution<br />

fails to exercise ordinary care in the selection or retention <strong>of</strong> competent o�cers and employees, or where<br />

the plainti� is a paying recipient <strong>of</strong> services from the organization<br />

13. Financial Assistance for Travel and Training<br />

National GSGATL delegates elected by GSGATL may be provided all or part <strong>of</strong> travel, room, and per diem expenses entailed in<br />

attending the National Council Session.<br />

Scholarship and travel assistance may be available to help adults defray the cost <strong>of</strong> attendance at all <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> training courses or<br />

special events held outside GSGATL jurisdiction.<br />

13A. Policy:<br />

An adult receiving �nancial assistance for training from GSGATL must have been a registered member for at least one year and must<br />

have working knowledge <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program and policies. The recipient must submit a written report upon return from the event<br />

and share experiences with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troops or groups.<br />

14. Training<br />

Tools: New Leader Learning Opportunities Catalog and Learning Opportunities on the Web<br />

Training is provided and required for appointment to most positions.<br />

Every adult volunteer shall be selected on the basis <strong>of</strong> interest, ability to perform the assignment and agreement to participate in<br />

training as required.<br />

14A. Policy:<br />

All appointed volunteers will receive an orientation to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing and any required training as stated on the position description.<br />

All volunteers must complete training within the timeframes established on the position description. Failure to complete training<br />

shall be a basis for release or a cause for not being reappointed to a position.<br />

24 Volunteer Essentials


Standard:<br />

An orientation to the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program should be given for any volunteer position through the appointment process.<br />

Standard:<br />

All troop leaders must participate in New Leader Training prior to beginning work with the troop.<br />

Procedure:<br />

Each position description will list the minimal training a volunteer must participate in prior to beginning work in that position. The<br />

position description may also list progressive training that may be taken beyond the minimal requirements.<br />

Procedure:<br />

Annual training and/or an updated workshop is recommended in the following volunteer positions: trainers, day camp directors,<br />

service unit cookie managers, Annual Fund chairs, troop cookie managers, troop leaders and service unit team members.<br />

Procedure:<br />

Refer to the Training section <strong>of</strong> GSGATL’s Web site or contact the appropriate service team member for information regarding training<br />

courses.<br />

Tool: Volunteer Recognition Handbook<br />

GSGATL’s volunteer recognition program is designed to be a valuable component <strong>of</strong> the volunteer support system. It o�ers formal<br />

and informal recognition. Formal recognition is for signi�cant service and for completing relevant requirements.<br />

15A. Policy:<br />

Outstanding service to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing will be recognized by GSGATL as outlined in the Volunteer Recognition Handbook and on<br />

GSGATL’s Web site.<br />

15B. Policy:<br />

Recognition (numeral guard pins) for adults with 20 or more years <strong>of</strong> membership as an adult in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing will be provided by<br />

GSGATL in the year they are awarded.<br />

15B. Procedure:<br />

Refer to the Volunteer Recognition Handbook or GSGATL Web site for criteria, guidelines and applications.<br />

16A. Policy:<br />

15. Recognitions<br />

16. Uniforms<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s at each level have one required element. For girls, it is the tunic, sash or vest; for adults, it is the o�cial <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> scarf<br />

(for women) or tie (for men.) These are required when girls or adults participate in ceremonies or o�cially represent the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Movement.<br />

16A. Procedure:<br />

For girls ages 5 to 17, the unifying look <strong>of</strong> the dress code includes wearing their tunic, vest, or sash over their own solid white shirts<br />

and khaki pants or skirts when at ceremonies or when representing <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s in high school may also wear a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

scarf that unites their look with the sisterhood <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s around the world. For adult members the unifying look <strong>of</strong> the dress code<br />

is a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> o�cial scarf (or tie for men), worn with the o�cial membership pins, combined with their own navy blue business attire.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s at the Daisy and Brownie levels will continue to have an optional full uniform ensemble available.<br />

Volunteer Essentials<br />

25


17. Accident/Incident Management<br />

17A. Policy:<br />

All accidents/incidents requiring treatment beyond basic �rst aid must be reported to GSGATL’s o�ce.<br />

17A. Procedure:<br />

The adult in charge <strong>of</strong> the activity where the accident/incident took place must complete and submit the accident/incident report<br />

form within 72 hours.<br />

17B. Procedure:<br />

An administrative volunteer being noti�ed <strong>of</strong> an accident/incident should report it to her immediate sta� contact person (e.g., service<br />

unit director noti�es membership specialist, Trainer noti�es the Training Support Coordinator).<br />

Serious Accidents and Major Emergencies: Emergency response or immediate action by authorities is required.<br />

17C. Procedure:<br />

1) Give injured person(s) �rst aid and simultaneously have someone call a hospital, ambulance service or doctor. Call 911 if<br />

available; if not, call the police. If there has been an automobile accident, a death or a suspected crime, call the police.<br />

2) Contact the camp ranger if you are on camp property.<br />

3) Put a responsible adult in charge <strong>of</strong> accounting for all individuals; organize a search for anyone who is missing.<br />

4) See that a responsible adult remains with the injured person. Do not move the person unless her/his life is in danger by<br />

being left at the scene <strong>of</strong> the accident. If there has been a death, do not move the victim or change the surrounding area<br />

until the police have arrived.<br />

5) After immediate emergency needs have been met, call the council o�ce to report the emergency situation. O�ce hours<br />

are Monday through Friday, 9 a.m. to 5 p.m. Phone: 770-702-9100 or 800-771-4046. After hours, please call: 888-644-0511.<br />

Your call will be handled by a call center; you will receive a return phone call from a sta� person within 30 minutes or<br />

less.<br />

The sta� emergency contact person will arrange for additional help and will call the families <strong>of</strong> uninjured persons, upon<br />

your request.<br />

O�ce hours are Monday through Friday, 9 a.m. to 5 p.m.<br />

Phone: 770-702-9100 or 1-800-771-4046.<br />

At other times call this number: 1-888-644-0511<br />

Your call will be handled by a call center and you will receive a return phone call from a<br />

GSGATL sta� member within 30 minutes or less.<br />

6) After giving the injured person(s) �rst aid, call the family and report the nature <strong>of</strong> the emergency and the person’s<br />

condition. Give only the facts; do not blame anyone. Ask their wishes concerning medical treatment and hospitalization.<br />

7) For your protection, do NOT discuss the incident or give out information to anyone except the police or GSGATL<br />

leadership. If the media contacts you, please do NOT make a statement and immediately direct them to the<br />

Marketing & Communications Team at 770-702-9188 or 770-702-9179.<br />

8) Make a record <strong>of</strong> the following, indicating the time and what procedures were followed:<br />

a) How the accident or emergency happened<br />

b) First aid given and by whom<br />

c) Statements made to ambulance attendants, doctors, police, etc.<br />

d) Telephone calls (who made them, who they called, what they said)<br />

e) Names and addresses <strong>of</strong> all witnesses<br />

9) As soon as possible, submit a written report to the council for insurance purposes.<br />

26 Volunteer Essentials


Part <strong>of</strong> being an e�ective and responsible <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> adult volunteer includes being an appropriate role model. <strong>Girl</strong>s learn about<br />

leadership and appropriate health and safety standards directly and indirectly from the adults around them, and especially from their<br />

leaders.<br />

18A. Procedure:<br />

Adult volunteers should model the behavior that shows respect for local, state and federal laws and ordinances. They should also<br />

follow the policies and standards <strong>of</strong> GSUSA found in Volunteer Essentials and in the following online documents available through<br />

gsusa.org: the Leader’s Digest, Blue Book <strong>of</strong> Basic Documents and What We Stand For. When acting in an o�cial <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> capacity,<br />

adult volunteers should model behavior that shows respect for the well-being <strong>of</strong> the girls and other adults.<br />

21A. Policy:<br />

18. Being an Appropriate Role Model<br />

Research has shown the harmful e�ects <strong>of</strong> cigarette smoke to nonsmokers, especially children. Cigarettes have been known to<br />

cause �res.<br />

19A. Policy:<br />

Smoking and the use <strong>of</strong> other tobacco products at all GSGATL facilities and properties is prohibited.<br />

19A. Procedure:<br />

Smoking and the use <strong>of</strong> other tobacco products is not allowed in the presence <strong>of</strong> girls when acting in an o�cial <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> capacity.<br />

20A. Policy:<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteers shall not possess, sell, or use illegal drugs.<br />

19. Smoke-Free/Tobacco-Free Enviroment<br />

20B. Policy:<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteers shall not misuse prescribed or over-the-counter drugs at any <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activity.<br />

20. Substance Abuse<br />

20C. Policy:<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteers shall not drink or be under the in�uence <strong>of</strong> alcohol during <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities when girls are present. An<br />

exception to this policy includes a limited number <strong>of</strong> GSGATL sponsored events for adults where girls may be participating as<br />

speakers, greeters, �ag ceremony color guard, etc. and whose parents will be noti�ed that alcohol is being served to adults.<br />

20C. Procedure:<br />

Violation <strong>of</strong> these policies regarding substance abuse will result in immediate disciplinary action up to and including dismissal.<br />

21. Harassment<br />

GSGATL is committed to an environment and climate in which relationships are characterized by dignity, respect, courtesy and<br />

equitable treatment. It is the policy <strong>of</strong> the organization to provide all volunteers with an environment free from all forms <strong>of</strong> harassment.<br />

Any act <strong>of</strong> harassment by another volunteer, male or female, against another volunteer, girl member, or employee shall not be<br />

tolerated.<br />

21A. Procedure:<br />

Any volunteer who feels that she has been subjected to harassment <strong>of</strong> any type should promptly report the incident to the appropriate<br />

employed sta� member. The appropriate employed sta� member will take appropriate measures to investigate and resolve or correct<br />

the situation in an expeditious manner.<br />

Volunteer Essentials<br />

27


22. Child Abuse<br />

22A. Policy:<br />

Any act <strong>of</strong> child abuse or neglect, including physical, sexual, verbal or emotional abuse or neglect by any volunteer, male or female,<br />

against any girl member, shall not be tolerated. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteers are also responsible for protecting the well-being <strong>of</strong> girl<br />

members by reporting any witnessed or suspected abuse or neglect. Georgia law requires that actual or potential child abuse or<br />

neglect be reported within 24 hours <strong>of</strong> the event giving rise to the reporting obligation. Volunteers are required to promptly report<br />

actual or potential child abuse or neglect to both the Georgia Department <strong>of</strong> Family and Children <strong>Service</strong>s (DFCS) and to GSGATL<br />

pursuant to the procedures set out below.<br />

22A.Procedure:<br />

When a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer suspects that a child may be a victim <strong>of</strong> child abuse or receives information that a child may be a victim<br />

<strong>of</strong> abuse, the volunteer is mandated by state law to make a report using the following guidelines.<br />

Reporting Potential Abuse<br />

If a child is in immediate danger, call 911 or the local police. Keep the child in your care until appropriate assistance arrives.<br />

When a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer observes physical injuries <strong>of</strong> a suspicious nature, receives a report or accusation <strong>of</strong> sexual abuse, learns<br />

that a child is fearful <strong>of</strong> returning home, and/or has been abandoned by the parents or guardians, the volunteer must call the<br />

Department <strong>of</strong> Family and Children <strong>Service</strong>s in the county where the abuse occurs or the child resides. Reporters may remain<br />

anonymous.<br />

These numbers are in operation during regular business hours, and many have a 24-hour referral recording when they are not sta�ed.<br />

Reporting Abuse to GSGATL<br />

Once a report has been made to DFCS, promptly notify GSGATL by contacting the Volunteer Development Manager or your<br />

membership sta� person. This information is considered con�dential. Therefore, after it is reported to DFCS and the appropriate<br />

person at GSGATL, it should be discussed on a need to know basis only to protect the privacy <strong>of</strong> the child. To ensure privacy,<br />

volunteers are encouraged to call DFCS or 1-800-CHILDREN before contacting GSGATL.<br />

What If I’m Not Sure?<br />

When a child reports what could be child abuse or when a situation exists where the child may be subjected to abuse, negligence,<br />

or other harm, volunteers are encouraged to contact Prevent Child Abuse Georgia at 1-800-CHILDREN for guidance. This advice<br />

line is available from 8:00 a.m. to 8:00 p.m., Monday through Friday. You can also email questions or concerns to help.line@<br />

preventchildabusega.org. Counselors there can help determine whether a situation presents enough <strong>of</strong> a concern to require a<br />

report, and they can also create the report for the volunteer.<br />

Child-to-Child Abuse<br />

Volunteers are expected to establish a no-tolerance policy for abuse or bullying <strong>of</strong> others at troop meetings, events, or any <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

activity. In instances where one child abuses another, the parents or guardians <strong>of</strong> each child should be noti�ed immediately. The<br />

child responsible for the abuse will be removed from the program or environment in which she is participating. In such situations, the<br />

parent or guardian <strong>of</strong> the abused child can determine whether to submit a report to local authorities about the behavior <strong>of</strong> the other<br />

child or take other appropriate action. The Department <strong>of</strong> Family and Children <strong>Service</strong>s (DFCS) currently does not handle abusive<br />

situations between unrelated children. Volunteers can call DFCS at 1-800-CHILDREN for advice and referrals.<br />

Child Abuse Charges<br />

GSGATL will release a volunteer who has been convicted <strong>of</strong> or pleads guilty or no contest to a charge <strong>of</strong> child abuse or neglect when<br />

GSGATL is aware <strong>of</strong> such convictions or charges.<br />

GSGATL may release a volunteer who has been charged with child abuse or neglect pending resolution <strong>of</strong> the charge. It is within<br />

the discretion <strong>of</strong> GSGATL to determine whether the person should be suspended from all volunteer positions or will be allowed to<br />

continue. If and when such charges are cleared, a volunteer may be considered for reinstatement.<br />

28 Volunteer Essentials


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong>, Inc. (hereinafter “GSGATL”) establishes the following policy and procedure regarding Registered Sex<br />

O�enders (those persons subject to registration under O.C.G.A. §42-1-12, et seq,) as applicable to (1) troop leaders and assistant troop<br />

leaders (hereinafter “Troop Leaders”); (2) volunteers, potential volunteers, and chaperones (hereinafter “Volunteers”) and (3) parents,<br />

guardians, other immediate family members, and members <strong>of</strong> the household, <strong>of</strong> girl members (hereinafter “Family Members”).<br />

A Registered Sex O�ender shall not be permitted to serve as a Troop Leader or Volunteer. A Registered Sex O�ender shall not be<br />

permitted to participate in any way, either in troop activities <strong>of</strong> any kind or in GSGATL activities where girl members may be present.<br />

Troop meetings and activities shall not be held or conducted at any residence where a member <strong>of</strong> the household is a Registered Sex<br />

O�ender.<br />

Troop Leaders, Volunteers and parents or guardians <strong>of</strong> girl members are required to immediately notify GSGATL and Troop Leaders<br />

if they learn or become aware <strong>of</strong> facts that indicate that any Troop Leader, Volunteer, or Family Member is a Registered Sex O�ender.<br />

In addition, each Troop Leader, Volunteer and parent or guardian <strong>of</strong> a girl member is required to immediately notify GSGATL and<br />

Troop Leaders if he or she is, or has an immediate family or household member who is, a Registered Sex O�ender. GSGATL does not<br />

have the resources to regularly monitor county, state or federal Registered Sex O�ender Lists, and undertakes no obligation to do so.<br />

However, if GSGATL is advised that a Troop Leader, Volunteer or Family Member is or may be a Registered Sex O�ender, GSGATL will<br />

take reasonable steps to con�rm this information by consulting with the Sheri�’s O�ce in the County where the possible Registered<br />

Sex O�ender resides, or by consulting that County’s list <strong>of</strong> Registered Sex O�enders (that is, the sex o�ender list currently required<br />

by O.C.G.A. §42-1-12(i)).<br />

No person who is con�rmed to be a Registered Sex O�ender will be permitted to participate in any way in troop activities <strong>of</strong> any kind<br />

or in GSGATL activities where girl members may be present. If it is determined that a Troop Leader or Volunteer is a Registered Sex<br />

O�ender, that person immediately will be dismissed from that position.<br />

If it is determined that a Family Member is a Registered Sex O�ender, GSGATL will take the following steps to safeguard girl members<br />

<strong>of</strong> the troop involved:<br />

���� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������<br />

���� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

Where GSGATL in its discretion determines that it is reasonably necessary to safeguard girl members, GSGATL may notify the parents<br />

or guardians <strong>of</strong> all girl members <strong>of</strong> a troop regarding: (a) the status <strong>of</strong> a Troop Leader or Volunteer or Family Member as a Registered<br />

Sex O�ender; (b) the requirements <strong>of</strong> this Policy; and (c) the steps taken by GSGATL to comply with the policy (for instance, the<br />

dismissal <strong>of</strong>, or written notice as described above to, the Registered Sex O�ender.) For instance, if a Family Member Registered<br />

Sex O�ender withdraws his or her girl member from the troop, or if a Troop Leader or Volunteer has been dismissed, GSGATL may<br />

determine it is not necessary to give notice to the parents or guardians <strong>of</strong> the other girl members <strong>of</strong> his or her status as a Registered<br />

Sex O�ender.<br />

This policy addresses Registered Sex O�enders only. It is not intended to, and does not limit GSGATL’s right to dismiss Troop Leaders,<br />

Volunteers, or girl members or to deny the applications <strong>of</strong> potential Troop Leaders, Volunteers or girl members, for other reasons than<br />

those addressed in this Registered Sex O�ender policy.<br />

No weapons are allowed on any GSGATL property. The possession <strong>of</strong> �rearms at any <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> event will be grounds for dismissal. A<br />

pocketknife is acceptable when used for training or as a camping tool.<br />

24A. Policy:<br />

23. Sex O�enders<br />

24. Weapons<br />

All persons who enter GSGATL property or are performing their volunteer role are prohibited from carrying a handgun, �rearm, or<br />

prohibited weapon <strong>of</strong> any kind covered by the law.<br />

Volunteer Essentials<br />

29


24A. Procedure:<br />

Exceptions to the policy include police o�cers, security guards or other persons who have been given (prior) written consent by<br />

GSGATL to carry a weapon on the property.<br />

Procedure:<br />

GSGATL reserves the right to conduct searches on its property or authorize searches by law enforcement on its property.<br />

24B. Policy:<br />

All persons who normally maintain weapons in their home or their vehicle will secure or remove them before girls enter the premises.<br />

This includes troops who meet in a home.<br />

25. Contracts and Agreements<br />

25A. Policy:<br />

Volunteers may not enter into any contract or agreement that involves an expenditure <strong>of</strong> more than $500, services that involve the<br />

transportation <strong>of</strong> girls or the involvement <strong>of</strong> girls in high risk activities as de�ned in this document, without GSGATL approval.<br />

No volunteer may enter into any contract or waive liability on behalf <strong>of</strong> GSGATL. A volunteer may enter into an agreement on behalf<br />

<strong>of</strong> or between a troop and/or a service unit only within GSGATL Troop and <strong>Service</strong> Unit Money Management Guidelines found in<br />

Chapter 6 <strong>of</strong> Volunteer Essentials.<br />

26. Debt Collection<br />

26A. Policy:<br />

When an adult in a leadership position with GSGATL has a personal outstanding debt to GSGATL, GSGATL has the right, in its<br />

discretion, to remove the volunteer from his or her position and not reinstate the volunteer until the debt has been cleared.<br />

27. Legal Action Against GSGATL<br />

27A. Policy:<br />

When an adult has brought legal action against GSGATL or has caused GSGATL to initiate legal action, GSGATL has the right, in its<br />

discretion, to decline to appoint that person to a volunteer position within GSGATL or to remove that volunteer from his or her position<br />

if currently in place. Legal action includes, but is not limited to, taking out a warrant to appear in small claims or magistrate court..<br />

28. Troop Treasury<br />

Troops should be self-supporting, and troop monies are the collective property <strong>of</strong> the troop. These monies include dues and money<br />

earned by the girls to support their program plans. Troop funds should not be money simply collected from parents.<br />

Troop funds do not belong to the individual girls. Each <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>’s family should receive a written Treasurer’s Report at least three<br />

times per troop year.<br />

28A. Policy:<br />

When a troop splits or disbands, the girls should vote on what to do with the troop funds. In no instance does the money become<br />

the property <strong>of</strong> an individual member. The �nal Treasurer’s Report must indicate how the funds were distributed. The signed report<br />

is turned into the service unit director.<br />

30 Volunteer Essentials


Procedure:<br />

29. Parent Solicitation<br />

Financial support for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> councils is derived from the broader community. Councils may solicit parents for voluntary � nancial<br />

support as one part <strong>of</strong> an overall fund raising campaign. Any such parent contribution shall be voluntary, not a pre-requisite for girl<br />

membership and not considered a fee for GSGATL services.<br />

30. Gifts or Donations to Troops<br />

IRS regulations require that contributions <strong>of</strong> $250 or more have documentation from the legal nonpro� t entity receiving the gift. As<br />

the legal entity, GSGATL and not the Troop, must provide this donor acknowledgement. Troops cannot provide acknowledgement<br />

for gifts because they are not the legal entity.<br />

Procedure:<br />

Troops should not solicit companies, individuals or organizations that are on the GSGATL “do not solicit” list without prior approval<br />

from GSGATL. Contact Fund Development sta� for this list and to discuss any desire to approach someone on the list.<br />

Troops cannot solicit gifts over $1,000 without prior approval from GSGATL. Contact Fund Development sta� to discuss desired<br />

approvals.<br />

Gifts to Troops <strong>of</strong> $250 or more must be sent to GSGATL to provide IRS required acknowledgement. GSGATL will send the<br />

acknowledgement. $250 <strong>of</strong> any gift sent to GSGATL by a troop or service unit will be sent back to the troop or service unit. Amounts<br />

over $250 retained by GSGATL will be credited toward the troop or service unit’s Annual Fund goal.<br />

Troops should inform donors that donations directly to the troop are not eligible as a tax deduction because the troop is not the legal<br />

entity. Troops should thank all donors for their contributions, but should not use GSGATL letterhead for thank you letters as use <strong>of</strong><br />

letterhead can be mistaken for formal acknowledgement and tax purposes.<br />

Volunteer <strong>Service</strong> Grants (donations from companies based on employees’ volunteer hours to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s) are credited to the troop<br />

and/or service unit speci� ed by the employee. Fifty percent <strong>of</strong> the grant, up to $250, will be sent to the troop/service unit. The<br />

balance <strong>of</strong> the Volunteer <strong>Service</strong> Grant will be credited toward the troop/service unit’s Annual Fund Goal.<br />

Governor Deal with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s at the Capitol<br />

Volunteer Essentials<br />

31


Choose a Journey…<br />

Use The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing…<br />

32 Volunteer Essentials


Chapter 3 - <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing as a National Experience -<br />

What <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Do!<br />

Now that you’re a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer, you belong to a network <strong>of</strong> more than 1 million adults who share an important commitment:<br />

preparing girls to lead successful lives. During your time as a volunteer, you’ll have fun, meet new people, and learn by doing<br />

alongside girls at every step.<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program—what girls do in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing—is based on the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience (GSLE), a national model<br />

that helps girls become leaders in their own lives and as they grow. No matter where girls live or what their age or background, as<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s they are part <strong>of</strong> a powerful, national experience. As they build leadership skills, they also develop lifelong friendships and<br />

earn meaningful awards, two <strong>of</strong> many treasured traditions in the sisterhood <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

What <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing Does for <strong>Girl</strong>s<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing guides girls to become leaders in their daily lives, their communities, and the world—helping them become the kind <strong>of</strong><br />

person exempli�ed by the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law. When girls—as the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law states—are “honest and fair,” when they “use resources<br />

wisely,” and know how to be “courageous and strong,” they can be more successful in everything they do. It may start in school and<br />

on sports teams, but research shows that the courage, con�dence, and character they develop as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s follows them throughout<br />

their lives. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing has a practical approach to helping girls become leaders:<br />

�� �����������������������������������������Discover their values and the con�dence to do what’s right. This helps girls act in ways<br />

that make us proud, no matter where they are.<br />

�� �������������������������������������������Connect as they learn how to work with other people. This helps them get along<br />

better with others, resolve con�icts, and do better on group projects at school.<br />

�� �����������������������������������Take Action to change the world for the better. Starting as young <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, girls learn<br />

how to see problems—such as a food pantry in need <strong>of</strong> donations or an elderly neighbor who could use a hand—and come<br />

up with a solution.<br />

In other words: Discover + Connect + Take Action = leadership. And everything you do with girls in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing is aimed at giving<br />

them the bene�ts <strong>of</strong> these Three Keys to Leadership.<br />

More details about the bene�ts (or outcomes) <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s o�ers girls can be found in Transforming Leadership Continued, available<br />

online at www.girlscouts.org/research/publications/gsoutcomes/transforming_leadership_continued.asp.<br />

ToGetHerThere<br />

What will the next century bring? More <strong>of</strong> what <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is known for, <strong>of</strong> course! And we’re also rallying the nation around the<br />

cause <strong>of</strong> girls’ leadership.<br />

In 2012, its centennial year, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s launched ToGetHerThere, the boldest advocacy and fundraising cause campaign dedicated to<br />

girls’ leadership issues in the nation’s history. This multi-year e�ort is helping break down social barriers that hinder girls from leading<br />

and achieving success in everything from technology and science to business and industry.<br />

ToGetHerThere’s goal is to create gender-balanced leadership in one generation. To do that, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is asking all adult members<br />

<strong>of</strong> society to help girls reach their leadership potential and place this urgent issue front and center on the national agenda. We all<br />

have a role to play in helping girls achieve their full leadership potential because when girls succeed, so does society. Together, we<br />

can get her there.<br />

We know you’ve seen girls back down, opt out, and shy away from leading. You may have seen girls bullied by their peers, pressured<br />

by industries that celebrate unattainable beauty, and encouraged not to pursue science and math. You may have even struggled<br />

to explain to girls why women are in only 17 percent <strong>of</strong> seats in the U.S. Congress and 3 percent <strong>of</strong> the top positions at Fortune 500<br />

companies.<br />

We believe that, together, we can do better for girls, setting in motion a generational change, so that every girl born today blossoms<br />

into her full potential, whether that’s running a science lab, running a corporation, or running a household. Together, we can transform<br />

the leadership landscape, so that every girl, in every zip code, stands up, stands out, and stands tall. Together, we can get her there.<br />

Research tells us that today’s girls are backing down from leadership opportunities and that many <strong>of</strong> those who do want to lead don’t<br />

believe they have what it takes. But as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, girls �nd themselves practicing leadership and working toward goals in a supportive<br />

environment surrounded by people who want to see them succeed: you, the volunteers!<br />

For more about ToGetHerThere, including how to spread the word about the campaign, visit www.ToGetHerThere.org, www.<br />

facebook.com/togetherthere, and http://www.twitter.com/togetherthere.<br />

Volunteer Essentials<br />

33


Fun with Purpose - 3 Processes<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing isn’t just about what we do; it’s also about how we do it. Over time, we’ve noticed that girls will give almost any activity a<br />

try, as long as the adults guiding them take the right approach. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities ask adult volunteers to engage girls in three ways<br />

that make <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing unique from school and other extracurricular activities:<br />

�� <strong>Girl</strong>-led: <strong>Girl</strong>s <strong>of</strong> every grade level take an active role in determining what, where, when, why, and how they’ll structure<br />

activities. Of course, you’ll provide guidance appropriate to the age <strong>of</strong> the girls. Plus, you’ll encourage them to bring their<br />

ideas and imaginations into the experiences, make choices, and lead the way as much as they can.<br />

�� Learning by doing: This means that girls have active, hands-on experiences. It also means they have a chance to think and<br />

talk about what they are learning as a result <strong>of</strong> the activities. This kind <strong>of</strong> re�ection is what helps girls gain self-awareness and<br />

con�dence to dive into new challenges. So make sure girls always have a chance to talk with each other—and you—after an<br />

activity. It doesn’t have to be formal, just get them talking and see what happens.<br />

�� Cooperative learning: <strong>Girl</strong>s learn so much about themselves and each other when they team up on common goals. Plus,<br />

great teamwork helps girls in school now and on the job later. Look for ways to help each girl contribute her unique talents<br />

and ideas to the team, help all girls see how their di�erences are valuable to the team, and coach girls to resolve their con�icts<br />

productively.<br />

We call these three methods “processes.” You might be wondering how to put these processes into action with the girls in your group.<br />

These steps should help you get started:<br />

1. After you help girls choose a National Leadership Journey (there’s more information about those later in this chapter), make<br />

sure you get the adult guide that accompanies the Journey. As you read through that guide, look at how the activities,<br />

conversations, and choice-making options are set up using the three processes. Once you start practicing the processes, you’ll<br />

probably �nd that they become second nature when you’re with girls.<br />

2. If you haven’t already, watch <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing 101, our online introduction to volunteering with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. (Contact your council<br />

for the password.) If you’ve already watched <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing 101, you may want to review its “What <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Do” section to<br />

brush up on the processes.<br />

3. Want more detail about the processes? Take a look at the examples in Transforming Leadership Continued, available online<br />

at www.girlscouts.org/research/publications/gsoutcomes/transforming_leadership_continued.asp.<br />

One last tip about using the processes: The girls’ time in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing isn’t a to-do list, so please don’t ever feel that checking activities<br />

o� a list is more important than tuning in to what interests and excites girls and sparks their imaginations. Projects don’t have to come<br />

out perfectly, and girls don’t have to �ll their vests and sashes with badges: what matters most is the fun and learning that happens<br />

as girls make experiences their own.<br />

34 Volunteer Essentials


The National Program Portfolio<br />

You’ll use several books, awards, and online resources to bring the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience to life with girls. We strongly<br />

recommend that each girl has her own books from the National Program Portfolio. These books—the Journeys and The <strong>Girl</strong>’s Guide<br />

to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing—and national program awards—like badges and pins—are an important part <strong>of</strong> how <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing helps girls<br />

experience the power <strong>of</strong> millions <strong>of</strong> girls changing the world together.<br />

As you use the National Program Portfolio with girls, keep in mind that <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA (GSUSA) creates materials to serve our<br />

vast and diverse community <strong>of</strong> girls. To help bring topics o� the page and into life, we sometimes provide girls and volunteers with<br />

suggestions about what people across the country and around the world are doing. We also sometimes make suggestions about<br />

movies, books, music, websites, and more that might spark girls’ interests.<br />

At GSUSA, we know that not every example or suggestion we provide will work for every girl, family, volunteer, or community.<br />

In partnership with those who assist you with your <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> group—including parents, faith groups, schools, and community<br />

organizations—we trust you to choose real-life topic experts from your community as well as movies, books, music, websites, and<br />

other opportunities that are most appropriate for the girls in your area to enrich their <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities.<br />

We are proud to be the premier leadership organization for girls. While girls and their families may have questions or interest in<br />

programming relevant to other aspects <strong>of</strong> girls’ lives, we are not always the organization best suited to o�er such information. Your<br />

council can recommend local organizations or resources that are best suited to do so.<br />

Also note that GSUSA continuously reviews national program content to guarantee that all our resources are relevant and age<br />

appropriate, and that their content doesn’t include violence, sex, inappropriate language, or risky behavior. We value your input and<br />

hope that you will bring to your council’s attention any content that concerns you.<br />

National Leadership Journeys<br />

National Leadership Journeys help <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s learn and practice the Three Keys, aid their communities, and earn leadership awards,<br />

progressing up <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing’s Ladder <strong>of</strong> Leadership as they do so. There are three series <strong>of</strong> Leadership Journeys, each about a di�erent<br />

theme; the girls in your group can choose the theme that interests them most.<br />

After the girls choose a Journey, spend an hour or two reading the companion adult guide. It’ll give you a feel for how to bring the<br />

Journey to life, and you’ll get ideas for the steps girls will take (with your support) to earn their leadership awards. Don’t worry; you<br />

don’t have to be any kind <strong>of</strong> expert to do a Leadership Journey with girls. You just need to be willing to dive in and enjoy the learningby-doing<br />

experience with them.<br />

Each Journey adult guide contains sample plans that you can customize to �t the needs <strong>of</strong> your group, whether you guide a troop,<br />

volunteer at a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> camp, mentor girls on a travel adventure, or engage with girls in a series or at an event. Each Journey also<br />

o�ers opportunities to enjoy the longstanding traditions <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, from ceremonies and songs to earning awards and skill<br />

badges.<br />

Leadership Journeys ensure that every <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> in every pathway receives a consistent, high-quality experience that engages girls<br />

in realizing speci�c leadership bene�ts. Each Journey also o�ers opportunities to enjoy the longstanding traditions <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing,<br />

from ceremonies and song to earning awards and related skill badges.<br />

Volunteer Essentials<br />

35


Currently there are three Journey series o�ered to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s:<br />

1) It’s Your World—Change It!<br />

This Journey series invites girls to develop a deep understanding <strong>of</strong> themselves, understand how powerfully they can act when they<br />

team with others who share a vision, and make a di�erence in their communities by inspiring, educating, and advocating. Programlevel<br />

Journeys in this series are:<br />

�� ����������������������������������<br />

� Brownie Quest<br />

�� �����������������������������<br />

�� ���������������������<br />

�� �����������������������<br />

�� ��������������������������������<br />

<strong>of</strong> Advocacy (for Ambassadors)<br />

2) It’s Your Planet—Love It!<br />

This Journey series invites girls to make sense <strong>of</strong> the wealth <strong>of</strong> environmental information available so that they can act for the<br />

betterment <strong>of</strong> Earth and its inhabitants. In this series, girls tackle issues like conservation, pollution, and renewable and reusable<br />

resources—all while focusing on leadership development. Program level Journeys in this series are:<br />

�� �����������������������������������<br />

� WOW! Wonders <strong>of</strong> Water (for Brownies)<br />

�� �������������������������<br />

�� ����������������������<br />

�� �����������������������<br />

�� �������������������������<br />

3) It’s Your Story—Tell It!<br />

This series <strong>of</strong> leadership Journeys, made possible in part by a generous grant from Dove, is designed to strengthen a girl’s sense <strong>of</strong><br />

herself and boost her capacity to seek and meet challenges in the world—all by giving her the opportunity to hear, create, and tell<br />

stories in a range <strong>of</strong> creative mediums.<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

� A World <strong>of</strong> <strong>Girl</strong>s (for Brownies)<br />

�� �������������������<br />

�� ��������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

�� ������������������������������������������<br />

For a description <strong>of</strong> each book for each program level, check out the six following tables.<br />

36 Volunteer Essentials


Daisies<br />

Brownies<br />

Welcome to the Daisy<br />

Flower Garden<br />

Daisies meet Amazing<br />

Daisy and the<br />

Flower Friends to<br />

explore the fun and<br />

curiosity <strong>of</strong> making<br />

things grow. The<br />

result is a storybook<br />

world <strong>of</strong> �owers and<br />

little girls who, together, do great things.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies especially enjoy<br />

meeting the colorful, global characters<br />

<strong>of</strong> the Flower Friends, who teach them<br />

to live the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law.<br />

Between Earth and Sky<br />

On this Journey, <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Daisies join the<br />

Flower Friends for a<br />

cross-country trip in<br />

their special flowerpowered<br />

car. As the<br />

Flower Friends travel<br />

the country living<br />

the values <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law, Daisies<br />

join them in exploring the natural world,<br />

learning what’s local and why that’s<br />

important. Along the way, Daisies get to<br />

explore shapes in nature, learn the wisdom<br />

<strong>of</strong> women working to protect the planet,<br />

and gain an understanding <strong>of</strong> what it takes<br />

to protect the environment.<br />

Brownie Quest WOW! Wonders <strong>of</strong> Water A World <strong>of</strong> <strong>Girl</strong>s<br />

What are the most<br />

important keys for a<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> to own?<br />

This quest answers<br />

that question in a very<br />

special way. It has <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Brownies traveling<br />

along two colorful<br />

trails—one they can enjoy on their own<br />

and one they explore with their <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

troop. Along the Quest, Brownies meet<br />

three new friends and a bright and shining<br />

elf—in a brand-new Brownie story meant<br />

to inspire their own Take Action projects.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies<br />

join the Brownie<br />

friends and Brownie<br />

Elf as they enjoy<br />

some wonder-filled<br />

adventures. As they<br />

dive in, the Brownies<br />

try out new ways<br />

<strong>of</strong> working as a team, learn about the<br />

water cycle, and enjoy making their<br />

own rainbows. As Brownies learn how<br />

precious water is, they can pledge to<br />

protect it and team up to advocate for<br />

water conservation.<br />

5 Flowers, 4 Stories,<br />

3 Cheers for Animals!<br />

As Daisies enjoy a<br />

�ctional story about<br />

the Flower Friends,<br />

they learn just how<br />

much they can care<br />

for animals and for<br />

themselves—and<br />

just how con�dent<br />

that makes them feel.<br />

In �� ������ ��� ������<br />

Brownies have fun<br />

learning that stories<br />

contain clues and<br />

that they can use<br />

those clues to make<br />

the world better. A<br />

�ip book, A World <strong>of</strong><br />

<strong>Girl</strong>s devotes one side to �ctional stories<br />

that take the Brownie girl characters to<br />

diverse places in the world. The other<br />

side has the real-life Brownies exploring<br />

themselves and their world closer to<br />

home. Through the Journey’s many<br />

adventures, anecdotes, and activities,<br />

the Brownies follow through on clues<br />

and enjoy a fun and challenging <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> experience that strengthens their<br />

con�dence and gives them a chance to<br />

better the world.<br />

Volunteer Essentials<br />

37


Juniors<br />

Cadettes<br />

38 Volunteer Essentials<br />

Agent <strong>of</strong> Change GET MOVING! aMUSE<br />

A f a s h i o n - s a v v y<br />

spider named Dez<br />

shows Juniors how<br />

they can combine<br />

their own power<br />

into team power<br />

and use it to spark<br />

community power.<br />

When Juniors learn how the “power<br />

<strong>of</strong> one,” “power <strong>of</strong> team,” and “power<br />

<strong>of</strong> community,” work together they<br />

not only make their own communities<br />

better but have impact around the<br />

globe.<br />

Life is a maze <strong>of</strong><br />

relationships and<br />

this Journey has <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Cadettes maneuvering<br />

through all<br />

its twists and turns to<br />

find true friendships,<br />

This Journey invites<br />

Juniors to engage<br />

their minds and<br />

hearts as they explore<br />

the many forms,<br />

uses, and misuses <strong>of</strong><br />

energy. From papermaking<br />

experiments<br />

to making beads from newspapers<br />

and magazines to forming a “perpetual<br />

human motion machine,” Juniors will<br />

�nd that ����������� is crammed full<br />

<strong>of</strong> energizing stu� to make and do! ����<br />

������� challenges girls to safeguard<br />

Earth’s precious energy resources by<br />

using their leadership skills—their ability<br />

to energize themselves and others, and<br />

their ability to investigate and innovate.<br />

aMAZE! BREATHE MEdia<br />

plenty <strong>of</strong> con�dence,<br />

and maybe even peace. <strong>Girl</strong>s can make<br />

“peacemaker kits,” learn about bullying<br />

behavior, and complete a Take Action<br />

project that thrives on these relationship<br />

skills.A fashion-savvy spider named Dez<br />

shows Juniors how they can combine their<br />

own power into team power and use it to<br />

spark community power. When Juniors<br />

learn how the “power <strong>of</strong> one,” “power <strong>of</strong><br />

team,” and “power <strong>of</strong> community,” work<br />

together they not only make their own<br />

communities better but have impact<br />

around the globe.<br />

Air is every-where<br />

in �������. And as<br />

Cadettes explore<br />

the air they’ll learn<br />

to assess air quality<br />

inside and out as<br />

they gain an aerial<br />

view <strong>of</strong> everything<br />

from cigarette smoking to noise to<br />

deforestation. Along the way, they’ll<br />

try some scientific experiments and<br />

meet scientists, engineers, writers, and<br />

artists—all <strong>of</strong> them working for Earth’s<br />

air. Above all, ������� inspires Cadettes<br />

to create “breathing room” to be leaders<br />

who use their �air to make a di�erence<br />

in the world.<br />

In �����, Juniors<br />

gain an understanding<br />

<strong>of</strong> just how<br />

limitless their potential<br />

can be as they<br />

fuse storytelling with<br />

the many roles—real<br />

and creative—that<br />

the world o�ers. They’ll have fun trying<br />

on roles and learning about people<br />

and the power <strong>of</strong> real-life action and<br />

leadership.<br />

Cadettes put the<br />

“me” in ����� as this<br />

Journey encourages<br />

them to explore<br />

the great, big multimedia<br />

world around<br />

them and then<br />

remake media to<br />

better match the reality they know.<br />

Along the way, Cadettes become aware<br />

<strong>of</strong> the value <strong>of</strong> media, its limitations and<br />

e�ect, and the power they have to lead<br />

and inspire others.


Seniors<br />

Ambassadors<br />

GIRLtopia SOW WHAT? MISSION: SISTERHOOD<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Seniors<br />

In ���������, Seniors<br />

In<br />

��������� �������<br />

know the world<br />

get the opportunity<br />

����, Seniors har-<br />

is not ideal. This<br />

to pon-der land use<br />

ness the magic <strong>of</strong><br />

Journey is their<br />

around the world<br />

stories to widen<br />

chance to imagine<br />

(corn’s a big issue!)<br />

their networks and<br />

a perfect world—<br />

and get down to the<br />

ignite the energy<br />

for girls. Seniors are<br />

science and roots <strong>of</strong><br />

<strong>of</strong> sister-hood to<br />

invited to create<br />

com-plex and global<br />

create real change<br />

their vision—in any medium they food issues. <strong>Girl</strong>s plan and conduct a local in the world. As Seniors expand their<br />

choose. Then they’ll take action to “food forage” to scope out their “food friendship borders, they boost their own<br />

make their vision a reality. Leaders, print” choices, and talk to scientists, local con�dence and make the most <strong>of</strong> their<br />

after all, are visionaries! As Seniors growers, and business owners—and leadership skills.<br />

learn to define the ideal envi- even global hunger experts. Using what<br />

ronment, they learn a lot about their they learn, girls consider their “leader<br />

own values, attitudes, actions, and prints” as they decide who and what they<br />

leadership.<br />

can cultivate en route to a Take Action<br />

project that positively impacts their food<br />

network. Along the way, Seniors take time<br />

to enjoy a “truly happy meal” together,<br />

experiment with new recipes, and try out<br />

being “locavores” who know how to savor<br />

local bounty.<br />

Your Voice Your World—<br />

The Power <strong>of</strong> Advocacy<br />

How <strong>of</strong>ten have<br />

you seen something<br />

that really<br />

n e e d e d t o b e<br />

changed and won-<br />

dered, “Why isn’t<br />

s o m e o n e d o i n g<br />

something about<br />

that?” This Journey gives <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Ambassadors a way to be that<br />

someone—an advocate with the<br />

power to start the first flutter <strong>of</strong> real<br />

and lasting change. While creating<br />

their own “butterfly effect,” they’ll<br />

gain an array <strong>of</strong> skills—such as<br />

networking, plan-ning, and learning<br />

to speak up for what they believe—<br />

that will benefit them as they<br />

prepare for life beyond high school.<br />

JUSTICE<br />

Justice—for Earth<br />

and all its inhabitants—we<br />

all know<br />

what it is. Why is it<br />

so hard to achieve?<br />

Ambassadors realize<br />

that maybe justice<br />

needs a brand-new<br />

equation—their equation. By “doing the<br />

math” with even the simplest <strong>of</strong> acts,<br />

deciphering how decisions get made, and<br />

exploring how to use scienti�c evidence,<br />

Ambas-sadors create and then present<br />

their own unique equation for what justice<br />

asks <strong>of</strong> us. Along the way, Ambassadors<br />

find they are also networking and<br />

gathering ideas for college and careers.<br />

When they conclude this Journey,<br />

Ambassadors may recognize them-selves<br />

as the wise and healing leaders Earth<br />

yearns for!<br />

BLISS:<br />

Live It! Give It!<br />

In �������������������������<br />

Ambassadors dream<br />

big, now and for the<br />

future, and assist<br />

others in dreaming<br />

big, too. They explore<br />

their values,<br />

s t r e n g t h s , a n d<br />

pas-sions as a way to open doors to<br />

wonderful, new adventures. Designed<br />

as a �ip book, Bliss: Live It! inspires girls<br />

to pursue their dreams while ������������<br />

��� encourages girls to assist others in<br />

pursuing theirs.<br />

Volunteer Essentials<br />

39


The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing and National Pro� ciency Badges<br />

In addition to the Leadership Journeys, girls at each <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> grade level have their own<br />

edition <strong>of</strong> ���������������������������������—a binder full <strong>of</strong> information about being a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

and how to earn certain badges, including ones about � nancial literacy and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Cookie Program. Through fun activities, girls can earn a variety <strong>of</strong> badges to build the skills and<br />

gain the con� dence they’ll use to change the world. They can even develop and complete<br />

activities to make their own badge—a great way to explore a topic <strong>of</strong> personal interest. (In<br />

addition, girls who make their own badge will learn how to learn, which is an important skill<br />

to have in school, on the job, and in life!)<br />

Inside The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing<br />

����������������������������������is a binder that’s designed to keep everything organized.<br />

Using a binder allows for maximum � exibility: outdated badges can be removed,<br />

while new badges based on girls’ changing interests or funded opportunities can be<br />

added. All badges are called National Pro� ciency Badges and are grouped in following<br />

categories: Legacy, Financial Literacy, Cookie Business, Skill-Building, and Make Your<br />

Own. (Daisies continue to earn Petals, as well as four new Leaves.)<br />

For Daisies, ��������������������������������� includes:<br />

� Handbook:�����������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������<br />

� Awards:�����������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

� My <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s:���������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������<br />

For Brownies through Ambassadors, ��������������������������������� includes:<br />

� Handbook:�������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

� Badges:������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing�������������������������������������<br />

� My <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s:���������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������<br />

������<br />

��������������������������������� is designed to complement the Journeys at each<br />

program level. This means that each Skill-Building Badge Set (there are currently three;<br />

each is sold separately from ���������������������������������) is tied to one <strong>of</strong> the three<br />

Journeys (as you can see in the following chart). You’ll � nd that doing a Journey and<br />

the related badge set at the same time will make it easy to o� er the entire National<br />

Program Portfolio—Journeys and badges—in a seamless way.<br />

40 Volunteer Essentials


Anatomy <strong>of</strong> a Badge<br />

Each badge begins by stating the badge’s purpose; that is, the skill girls will have learned when they’ve completed the badge. This<br />

program-with-a-purpose approach was tested with girls—and they loved it! <strong>Girl</strong>s complete � ve steps to earn each badge. There are<br />

three choices for completing each step (girls have to choose only one to complete the step).<br />

As you begin exploring the Journeys and the badges, you’ll see that many steps to earn a badge can be worked naturally into activities<br />

that girls are doing on their Journey. To help you and the girls see some <strong>of</strong> these connections, each badge also includes a tip for tying<br />

the badge into a speci� c Journey.<br />

Each badge ends with a few ideas about how girls can use their new skill to help others, plus a space for girls to jot down their own<br />

ideas. Although girls aren’t required to help others to earn the badge, these ideas were o� ered to honor the standard that Juliette<br />

Gordon Low set for badge work 100 ago: “A badge is a symbol that you have done the thing it stands for <strong>of</strong>ten enough, thoroughly<br />

enough, and well enough to be prepared to give service in it.”<br />

Volunteer Essentials<br />

41


Putting It All Together<br />

42 Volunteer Essentials<br />

How the National <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Program Portfolio Works<br />

National Leadership Journeys<br />

The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing Skill Building Badge Sets<br />

�Handbook Section<br />

�My <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Section<br />

�Awards Section<br />

�Legacy Badge: Topic Areas<br />

�����tist<br />

������������������Way<br />

��������en<br />

�������<br />

������������<br />

����������<br />

�������������<br />

��������������������������<br />

<strong>Girl</strong>s can earn a diffe��������������<br />

���������������������ear. (Daisies<br />

�����������������������������es.”)<br />

�����������������������<br />

<strong>Girl</strong>s can earn a diffe�����������<br />

���������������������ear. (Daisies<br />

��������������������������es.”)<br />

�Make Your Own<br />

�������������������������<br />

�Journey Summit Pin<br />

���or Designated ���els<br />

����.A�����������<br />

���������������er, Gold Awards<br />

������������Awards” for <strong>Girl</strong>s �������������������������������������������<br />

Guide and enjo��������������������y!<br />

It’s Your World–Change It!<br />

It’s Your Planet–Love It!<br />

It’s Your Story–Tell It!<br />

�Skill-Building Badge Set: Topic Areas<br />

�����rformance<br />

�����������������<br />

�������������ts<br />

���������������<br />

�����������������������<br />

�Skill-Building Badge Set: Topic Areas<br />

�����������<br />

���������������fe Skills<br />

����������ourself<br />

�������t<br />

������estigation<br />

�Skill-Building Badge Set: Topic Areas<br />

����������<br />

����������<br />

�������nture<br />

����������� Play<br />

����������ion<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������.


Volunteer Essentials<br />

43


44 Volunteer Essentials


Volunteer Essentials<br />

45


46 Volunteer Essentials


Volunteer Essentials<br />

47


48 Volunteer Essentials


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ladder <strong>of</strong> Leadership<br />

Volunteer Essentials<br />

49


National Program Add-Ons<br />

There are several ways to supplement the National Program Portfolio and enhance girls’ time as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s—and have fun while<br />

you’re doing it! A few <strong>of</strong> them are outlined below.<br />

Digital programming<br />

The For <strong>Girl</strong>s section <strong>of</strong> girlscouts.org features a variety <strong>of</strong> videos, games, blogs, and other fun ways to enrich the GSLE. <strong>Girl</strong>s will �nd<br />

opportunities to post their ideas for public service announcements on topics that matter to them and get inspired by watching short<br />

videos that tell the stories <strong>of</strong> women from all walks <strong>of</strong> life. If you work with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies and Brownies, you might like the site’s<br />

print-and-play coloring and game pages—great for having on hand when energetic girls get together! Both girls and volunteers will<br />

have fun with Badge Explorer, an overview <strong>of</strong> all <strong>of</strong> the badges girls can earn. For <strong>Girl</strong>s is updated frequently, so check back <strong>of</strong>ten—and<br />

invite girls to do the same!<br />

Make Your Own Badge<br />

<strong>Girl</strong>s are welcome to develop and complete activities to make their own badge—a great way to explore a topic <strong>of</strong> personal interest.<br />

(In addition, girls who make their own badge will learn how to learn, which is an important skill to have in school, on the job, and in<br />

life!) Once girls check the Awards Log in The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing to make sure there’s not already a badge on the topic they<br />

want to explore, they’ll follow steps outlined in that handbook to complete the requirements for their very own badge. Even better,<br />

they can go online to design and purchase a badge that later arrives in the mail! For more information, check out the Make Your Own<br />

Badge website.<br />

My Promise, My Faith Pin<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law includes many <strong>of</strong> the principles and values common to most faiths. And even though <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is a secular<br />

organization, we’ve always encouraged girls to explore spirituality via their own faiths. <strong>Girl</strong>s <strong>of</strong> all grade levels can now earn the My<br />

Promise, My Faith pin. By carefully examining the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law and directly tying it to tenets <strong>of</strong> her faith, a girl can earn the pin once<br />

each year she participates in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. You can �nd more about the requirements for this pin in The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

Financial Literacy & Cookie Business Badges<br />

In addition to giving girls an opportunity to earn money to fund their <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing goals, taking part in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program<br />

and Fall Chocolates & Magazines (which includes nuts, candies, magazines) gives girls a chance to run a business and practice<br />

leadership skills. Selling <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies and participating in our <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates & Magazines Program teaches girls �ve<br />

important skills that serve them throughout their lives: goal setting, money management, people skills, decision making, and business ethics.<br />

<strong>Girl</strong>s will enjoy all the bene�ts this important component <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience has to o�er. They’ll engage in<br />

planning and goal-setting (aiming to achieve their personal best), teamwork, marketing, money management (including the<br />

importance <strong>of</strong> saving for future needs),and the enduring skill <strong>of</strong> customer service.<br />

As girls grow, they will get to know their products (ingredients and calories, for example), and they will design innovative and creative<br />

marketing strategies and tools. <strong>Girl</strong>s will also be encouraged to share with customers how product sales help GSGATL and their<br />

community. Volunteers can help girls develop leadership skills while they engage in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie and Chocolates & Magazines<br />

Programs by using the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> processes <strong>of</strong> girl-led, learning by doing, and cooperative learning.<br />

For more on everything involved in these <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s product sales programs, �ip to Chapter 6: “Managing Troop / Group Finances”<br />

in this handbook.<br />

50 Volunteer Essentials


Resources<br />

As a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer there are many resources available to help make your volunteer experience better.<br />

eProgram<br />

Monthly we distribute an electronic newsletter called eProgram. It goes to all troop leaders, assistant leaders and parents. It has<br />

information about upcoming events and program activities. If you are not receiving this online publication go to our website and<br />

sign up –<br />

https://www.gsgatl.org/About-Us/newsletters/Pages/default.aspx<br />

Website with online activities and events calendar<br />

Get up to the minute information on our program events. You can also register or see who to contact to register if the event is<br />

through a program partner. <strong>Girl</strong>s must be registered members <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s to participate in programs. However, girls do not have<br />

to be in a troop.<br />

Program Partner Catalog / Program Event Catalog<br />

The program catalog includes events that <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> is o�ering – both at camp and other locations as well as<br />

information from some <strong>of</strong> our program partners for more great program ideas. Many programs are available for individual girls or<br />

families as well as troops.<br />

Outdoor Adventures<br />

Being outside is a great way for girls to explore leadership, build skills, and develop a deep appreciation for nature. Whether they<br />

spend an afternoon exploring a local hiking trail or a week at camp, being outside gives girls an opportunity to grow, explore, and<br />

have fun in a whole new environment. For more information, visit www.girlscouts.org/program/basics/camping.<br />

Spanish-Language Resources<br />

Two <strong>of</strong> the Journey series—It’s Your World—Change It! and It’s Your Planet—Love It!—are available in Spanish, as are two new<br />

supporting books for Spanish-speaking volunteers to use with Spanish-speaking and bilingual <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies and Juniors :¡Las<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Brownies Cambian El Mundo! (<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies Change the World!) and ¡Las <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Juniors Apuntan a las Estrellas!<br />

(<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors Reach for the Stars!). The books, which introduce the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> movement to these girls and their families, provide<br />

everything you need for a fun-�lled year in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. For more information on these resources, contact your council.<br />

Other Initiatives and Opportunities<br />

Other exciting initiatives and opportunities exist to support the GSLE. In the past, these have covered topics like the environment,<br />

robotics, and space exploration.<br />

� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

51


Emblems and Patches<br />

In addition to leadership awards tied to the Journeys and the National Pro�ciency badges in ���������������������������������, girls can<br />

commemorate their <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> adventures by adding emblems and participation patches, which can be worn on their vests or sashes.<br />

� Emblems������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� Participation patches�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����<br />

You can purchase emblems and patches—along with badges and leadership awards—at GSGATL owned and operated <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Badge & Sash Stores in Cumming, Dalton, Gri�n and Mableton or GSGATL’s online shop at gsgatl.org. There, you’ll not only �nd a<br />

cool list <strong>of</strong> the earned awards for each program level but also can click on a link that shows you exactly where girls can place all their<br />

emblems, awards, badges, pins, and patches on their vests and sashes!<br />

Juliettes<br />

<strong>Girl</strong>s who participate in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s individually are called Juliettes. As Juliettes, girl members:<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Take Action and Community <strong>Service</strong>s<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s has had community service as a cornerstone from its beginning. Recently we have introduced the concept <strong>of</strong> Take Action<br />

projects. This summary is to help understand the di�erence.<br />

When girls do service, they help to ful�ll an immediate need. Often it may be a one-time occurrence and you may be asked to perform<br />

the service. You may be asked to do a food drive or collect clothes for a shelter. <strong>Service</strong> usually provides the most basic needs – food,<br />

clothing, shelter, care.<br />

When girls move beyond immediate service to understand the cause <strong>of</strong> a problem, they move toward action. When they team up and<br />

get other people involved in their e�orts to solve the problem, they are taking action. In Take Action projects, they seek to understand<br />

the cause <strong>of</strong> a problem, look for a solution that is sustainable and enlist others from the community.<br />

<strong>Service</strong> makes the world better for some people “right now”. Taking Action makes the world better for more people for a much longer<br />

time. Sometimes service and action blend together into one long-lasting e�ort. Together, through service and action girls live the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Law and “make the world a better place”.<br />

52 Volunteer Essentials


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze, Silver, and Gold Awards<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze, Silver, and Gold Awards are <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing’s highest awards. These prestigious awards o�er girls relevant,<br />

program-level-appropriate challenges related to teamwork, goal setting, and community networking and leadership. They also<br />

engage girls in building networks that not only support them in their award projects, but in new educational and career opportunities.<br />

Like everything girls do in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, the steps to earning these awards are rooted in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience. This<br />

is why, to earn each <strong>of</strong> these awards, girls �rst complete a program-level Journey (two Journeys for the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold Award). With<br />

Journeys, girls experience the keys to leadership and learn to identify community needs, work in partnership with their communities,<br />

and carry out Take Action projects that make a lasting di�erence. They can then use the skills they developed on a Journey to develop<br />

and execute excellent projects for their <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze, Silver, and Gold Awards.<br />

Did you know that a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> who has earned her <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold Award immediately rises one rank in all four branches <strong>of</strong> the U.S.<br />

Military? A number <strong>of</strong> college-scholarship opportunities also await <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold Award designees. A girl does not, however, have<br />

to earn a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze or Silver Award before earning the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold Award. She is eligible to earn any recognition at the<br />

program level in which she is registered.<br />

As a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer, encourage girls to go for it by earning these awards at the Junior through Ambassador levels. Check out<br />

some <strong>of</strong> the award projects girls in GSGATL are doing and talk to a few past recipients <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold Award. You’ll be inspired<br />

when you see and hear what girls can accomplish as leaders—and by the con�dence, values, and team-building expertise they gain<br />

while doing so. And imagine the impact girls have on their communities, country, and even the world as they identify problems they<br />

care about, team with others, and act to make change happen! Adult guidelines for you to use when helping girls earn their awards<br />

are also available online. To learn more, visit girlscouts.org.<br />

A Tradition <strong>of</strong> Honoring <strong>Girl</strong>s<br />

From the beginning <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, one prestigious award has recognized the girls who make a di�erence in<br />

their communities and in their own lives. The �rst <strong>of</strong> these awards, in 1916, was the Golden Eagle <strong>of</strong> Merit. In<br />

1919, the name changed to The Golden Eaglet, and in 1920, the requirements for The Golden Eaglet were<br />

updated. The First Class Award existed for only two years, from 1938–1940, and was replaced in 1940 with<br />

The Curved Bar Award, the requirements for which were updated in 1947. In 1963, GSUSA introduced a<br />

new First Class Award, for a girl who was an “all-around” person, with skills in many �elds and a pro�ciency<br />

in one. Today’s highest award, the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Gold Award, was introduced in 1980.<br />

Volunteer Essentials<br />

53


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program<br />

Important Dates<br />

September 1 : <strong>Girl</strong>s begin taking orders<br />

October 18: Orders due for chocolates/nuts and online magazines<br />

to earn girl rewards and troop proceeds<br />

November 7—December 7: Chocolates & Nuts Pantry open in Mableton for re-orders<br />

December 14: Online magazine order site closes<br />

Additional troop proceeds will be earned for magazines sold between October 18-December 14.<br />

No additional girl rewards will be earned.<br />

<strong>Girl</strong>s participating in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates & Magazines Program (formerly known as the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Fall Product Program) will be engaged in themed activities to increase their self-confidence<br />

with public speaking, financial literacy and leadership skills! More than just a fundraiser, this program<br />

allows girls to develop entrepreneur skills and team building. This is also a great way for new troops to<br />

get start-up funds for programs. Even late forming troops can participate by using the online magazine<br />

program that is available from September 1 to December 14.<br />

New this year: <strong>Girl</strong>s can send emails to family and friends to receive chocolate/nut “promises”,<br />

similar to the cookie program, using the QSP site. Customers will still select and pay for magazines<br />

online. <strong>Girl</strong>s will collect payments for chocolate/nut products at time <strong>of</strong> delivery.<br />

To learn how your troop can participate, please contact your <strong>Service</strong> Unit Chocolates & Magazines Program Manager<br />

or email chocolates&magazines@gsgatl.org<br />

For more information on this program, please visit our website, www.gsgatl.org<br />

Our Vendor Partners<br />

54 Volunteer Essentials


What can a girl do?<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program<br />

What can a girl do? A world <strong>of</strong> good! <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> is excited to provide<br />

the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program as an opportunity for girls and troops to earn proceeds to be used to fund<br />

troop activities and community service projects.<br />

More than a fundraiser, the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program is the platform where girls set goals for<br />

themselves and their troop, work in collaborative groups, connect with their community<br />

and learn important life skills while having FUN!<br />

Order taking begins Friday, January 4, 2013. All registered girls are eligible to participate.<br />

Contact your service unit to find out about training for volunteers or email cookiehelpline@gsgatl.org<br />

for more information on how you and your troop may be a part <strong>of</strong> the<br />

largest girl-led entrepreneurship program in the country!<br />

Volunteer Essentials<br />

55


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Traditions: Pass it On!<br />

Throughout the long history <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, certain traditions remain meaningful and important, and are still practiced today. This<br />

section describes annual celebrations in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> year, as well as other revered <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> traditions.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Calendar<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s celebrate the following annual events, which you’re encouraged to include in your troop planning. Mark your calendars!<br />

�� February 22:������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������<br />

�� March 12: ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������<br />

�� Third week in April:�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������<br />

�� October 31:�����������������������������������������������������������<br />

World Thinking Day: February 22<br />

World Thinking Day, created in 1926, is a special day for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s and <strong>Girl</strong> Guides from around the world<br />

to “think” <strong>of</strong> each other and give thanks and appreciation to their sister <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. February 22 is the<br />

mutual birthday <strong>of</strong> Lord Baden-Powell, founder <strong>of</strong> the Boy <strong>Scout</strong> and <strong>Girl</strong> Guide movement, and his wife,<br />

Olave, who served as World Chief Guide.<br />

Today, girls show their appreciation and friendship on World Thinking Day not only by extending warm<br />

wishes but also by contributing to the Juliette Low World Friendship Fund, which funds international<br />

friendship exchanges between <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s and Guides and supports the work <strong>of</strong> WAGGGS through<br />

contributions to the World Thinking Day Fund.<br />

Time-Honored Ceremonies<br />

Ceremonies play an important part in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s and are used not only to celebrate accomplishments, experience time-honored<br />

traditions, and reinforce the values <strong>of</strong> the Promise and Law, but also to encourage girls to take a short pause in their busy lives and<br />

connect with their fellow <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s in fun and meaningful ways. Many examples <strong>of</strong> ceremonies—for awards, meeting openings and<br />

closings, and so on—are built right into the Journey, including ideas for new ceremonies girls can create.<br />

<strong>Girl</strong>s use ceremonies for all sorts <strong>of</strong> reasons: to open or close meetings, give out awards, welcome new members, renew memberships,<br />

and honor special <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> accomplishments. A brief list, in alphabetical order, follows, so that you can become familiar with the<br />

most common <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> ceremonies:<br />

�� Bridging�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Closing�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������<br />

�� Court <strong>of</strong> Awards�����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Flag���������������������������������������������������������������������<br />

56 Volunteer Essentials


Time-Honored Ceremonies (continued)<br />

�� <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze (or Silver or Gold) Award��������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

�� <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s’ Own�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

�� Opening�������������������������������������������������������������������������<br />

�� Pinning���������������������������������������������������������������������������<br />

�� Rededication���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

For more about ceremonies, visit girlscouts.org/program/gs_central/ceremonies.<br />

Over time, any organization is going to develop a few common signals that everyone understands. Such is the case with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s,<br />

which has developed a few unique ways to greet, acknowledge, and communicate, some <strong>of</strong> which are listed here.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Sign<br />

The idea <strong>of</strong> the sign came from the days <strong>of</strong> chivalry, when armed knights greeted friendly knights by raising the right hand, palm<br />

open, as a sign <strong>of</strong> friendship. To give the sign yourself, raise the three middle �ngers <strong>of</strong> the right hand palm forward (your thumb<br />

holds down your little �nger) and shoulder high. The three extended �ngers represent the three parts <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise. <strong>Girl</strong>s<br />

give the sign when they:<br />

�� �����������������������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Handshake<br />

The handshake is a more formal way <strong>of</strong> greeting other <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s or <strong>Girl</strong> Guides, and is also an appropriate way to acknowledge an<br />

award. To do the handshake, give the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Sign with your right hand and shake left hands.<br />

Quiet Sign<br />

The quiet sign can be extremely useful to you as a volunteer, so teach it to girls during your �rst meeting. The sign is made by raising<br />

your right hand high with an open palm. As girls in the troop see the sign, they stop talking and also raise their hands. Once everyone<br />

is silent, the meeting can begin.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Slogan and Motto<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> slogan is, “Do a good turn daily.” The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> motto is, “Be prepared.”<br />

Signs, Songs, Handshake, and More!<br />

Songs<br />

Whether singing around a camp�re or lifting a chorus <strong>of</strong> voices on the Mall in Washington, D.C., <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s have always enjoyed the<br />

fun and fellowship that music creates. In fact, the �rst ��������������������, a collection <strong>of</strong> songs put together by girl members, was<br />

published in 1925. Since then, the organization’s love <strong>of</strong> music has grown along with the girls it has empowered.<br />

Songs can be used to open or close meetings, enhance ceremonies, lighten a load while hiking, share a special moment, make tasks<br />

go by happily, or simply create a closer bond with other <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. For tips on choosing and leading songs, go to girlscouts.org.<br />

A variety <strong>of</strong> songbooks and CDs are also available for purchase. Check out GSGATL’s shop at gsgatl.org.<br />

Volunteer Essentials<br />

57


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Uniforms<br />

58 Volunteer Essentials<br />

GIRL SCOUT UNIFORMS<br />

REQUIRED ELEMENTS:<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies through <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassadors<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s at each level will have one OFFICIAL Uniform item (tunic, vest, sash)<br />

for the display <strong>of</strong> <strong>of</strong>ficial pins and awards which will be required when girls<br />

participate in ceremonies or <strong>of</strong>ficially represent the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Movement.<br />

The <strong>of</strong>ficial dress code will unite girls as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s at the Daisy and<br />

Brownie levels will continue to have a full uniform ensemble available. For <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Junior through <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassador levels, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s will wear solid<br />

white shirts and khaki pants or skirts with their required <strong>of</strong>ficial uniform item<br />

(tunic, vest, sash), the <strong>of</strong>ficial dress code as required when participating in<br />

ceremonies or when <strong>of</strong>ficially representing the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Movement.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Adults<br />

The <strong>of</strong>ficial uniform for adults is navy blue business attire worn with an <strong>of</strong>ficial<br />

scarf and membership pins for women, and the tie for men.<br />

AVAILABLE ELEMENTS:<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA will continue to develop and <strong>of</strong>fer a range <strong>of</strong><br />

appealing casual wear for girls and adults.


Volunteer Essentials<br />

59


60 Volunteer Essentials


Volunteer Essentials<br />

61


62 Volunteer Essentials


Volunteer Essentials<br />

63


64 Volunteer Essentials


Chapter 4: Engaging <strong>Girl</strong>s at All Program Levels<br />

As a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer, you’ll be working with girls <strong>of</strong> all backgrounds, behaviors, skills, and abilities. No matter what a girl’s program<br />

level or background, you have the opportunity to engage her in meaningful ways and help her develop leadership skills she can use<br />

now and as she grows—all in a safe and accepting environment. This chapter gives you tips for doing just that.<br />

Understanding Healthy Development in <strong>Girl</strong>s<br />

Just being attentive to what girls are experiencing as they mature is a big help to girls. So take some time to understand the likes,<br />

needs, and abilities <strong>of</strong> girls at di�erent ages.<br />

As you listen and learn along with girls, you may �nd it useful to review the highlights <strong>of</strong> their development. What follows are the<br />

developmental abilities and needs <strong>of</strong> girls at various program levels. You’ll also �nd these listed in the adult guide <strong>of</strong> each leadership<br />

Journey, along with tips for how to make the most <strong>of</strong> them as you guide and partner with girls. Of course, each girl is an individual,<br />

so these are only guidelines that help you get to know the girls.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies<br />

At the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisy level<br />

(kindergarten and �rst grade), girls…<br />

This means…<br />

Have loads <strong>of</strong> energy and need to run, walk, and play outside.<br />

They’ll enjoy going on nature walks and outdoor scavenger<br />

hunts.<br />

Are great builders and budding artists, though they are still<br />

developing their �ne motor skills.<br />

Love to move and dance.<br />

Are concrete thinkers and focused on the here and now.<br />

Are only beginning to learn about basic number concepts, time,<br />

and money.<br />

Are just beginning to write and spell, and they don’t always have<br />

the words for what they’re thinking or feeling.<br />

Know how to follow simple directions and respond well to<br />

recognition for doing so.<br />

Encouraging them to express themselves and their creativity<br />

by making things with their hands. <strong>Girl</strong>s may need assistance<br />

holding scissors, cutting in a straight line, and so on.<br />

They might especially enjoy marching like a penguin, dancing<br />

like a dolphin, or acting out how they might care for animals in<br />

the jungle.<br />

Showing instead <strong>of</strong> telling, for example, about how animals are<br />

cared for. Plan visits to animal shelters, farms, or zoos; meet care<br />

providers; or make a creative bird feeder.<br />

You’ll want to take opportunities to count out supplies<br />

together—and, perhaps, the legs on a caterpillar!<br />

That having girls draw a picture <strong>of</strong> something they are trying to<br />

communicate is easier and more meaningful for them.<br />

Being specific and <strong>of</strong>fering only one direction at a time.<br />

Acknowledge when girls have followed directions well to<br />

increase their motivation to listen and follow again.<br />

Volunteer Essentials<br />

65


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies<br />

At the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownie level<br />

(second and third grade), girls …<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors<br />

At the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Junior level<br />

(fourth and �fth grades), girls …<br />

Want to make decisions and express their opinions.<br />

Are social and enjoy doing things in groups.<br />

Are aware <strong>of</strong> expectations and sensitive to the judgments <strong>of</strong><br />

others.<br />

Are concerned about equity and fairness.<br />

Are beginning to think abstractly and critically, and are capable <strong>of</strong><br />

�exible thought. Juniors can consider more than one perspective,<br />

as well as the feelings and attitudes <strong>of</strong> another.<br />

Have strong �ne and gross motor skills and coordination.<br />

Love to act in plays, create music, and dance.<br />

May be starting puberty, which means beginning breast<br />

development, skin changes, and weight changes. Some may be<br />

getting their periods.<br />

66 Volunteer Essentials<br />

This means…<br />

Have lots <strong>of</strong> energy and need to run, walk, and play outside. Taking your session activities outside whenever possible.<br />

Are social and enjoy working in groups.<br />

Want to help others and appreciate being given individual<br />

responsibilities for a task.<br />

Are concrete thinkers and focused on the here and now.<br />

Need clear directions and structure, and like knowing what to<br />

expect.<br />

Are becoming comfortable with basic number concepts, time,<br />

money, and distance.<br />

Are continuing to develop their �ne motor skills and can tie<br />

shoes, use basic tools, begin to sew, etc.<br />

Love to act in plays, create music, and dance.<br />

Know how to follow rules, listen well, and appreciate recognition<br />

<strong>of</strong> a job done well.<br />

Allowing girls to team up in small or large groups for art projects<br />

and performances.<br />

Letting girls lead, direct, and help out in activities whenever<br />

possible. Allow girls as a troop to make decisions about individual<br />

roles and responsibilities.<br />

Doing more than just reading to girls about the Brownie Elf’s<br />

adventures. Ask girls questions to gauge their understanding and<br />

allow them to role play their own pretend visit to a new country.<br />

O�ering only one direction at a time. Also, have girls create the<br />

schedule and �ow <strong>of</strong> your get-togethers and share it at the start.<br />

O�ering support only when needed. Allow girls to set schedules for<br />

meetings or performances, count out money for a trip, and so on.<br />

Encouraging girls to express themselves and their creativity by<br />

making things with their hands. <strong>Girl</strong>s may need some assistance,<br />

however, holding scissors, threading needles, and so on.<br />

<strong>Girl</strong>s might like to create a play about welcoming a new girl to their<br />

school, or tell a story through dance or creative movement.<br />

Acknowledging when the girls have listened or followed the<br />

directions well, which will increase their motivation to listen and<br />

follow again!<br />

This means…<br />

Whenever possible, allowing girls to make decisions and express<br />

their opinions through guided discussion and active re�ection<br />

activities. Also, have girls set rules for listening to others’ opinions<br />

and o�ering assistance in decision making.<br />

Allowing girls to team-up in small or large groups for art projects,<br />

performances, and written activities.<br />

Although it’s okay to have expectations, the expectation is not<br />

perfection! Share your own mistakes and what you learned from<br />

them, and be sure to create an environment where girls can be<br />

comfortable sharing theirs.<br />

Not shying away from discussing why rules are in place, and<br />

having girls develop their own rules for their troop.<br />

Asking girls to explain why they made a decision, share their<br />

visions <strong>of</strong> their roles in the future, and challenge their own and<br />

others’ perspectives.<br />

Engaging girls in moving their minds and their bodies. Allow girls to<br />

express themselves through written word, choreography, and so on.<br />

<strong>Girl</strong>s might like to tell a story through playwriting, playing an<br />

instrument, or choreographing a dance.<br />

Being sensitive to girls’ changing bodies, possible discomfort<br />

over these changes, and their desire for more information. Create<br />

an environment that acknowledges and celebrates this transition<br />

as healthy and normal for girls.


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadettes<br />

At the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadette level<br />

(sixth, seventh, and eighth grades), girls …<br />

Are going through puberty, including changes in their skin,<br />

body-shape, and weight. They’re also starting their menstrual<br />

cycles and have occasional shifts in mood.<br />

Are starting to spend more time in peer groups than with their<br />

families and are very concerned about friends and relationships<br />

with others their age.<br />

Can be very self-conscious—wanting to be like everyone else,<br />

but fearing they are unique in their thoughts and feelings.<br />

Are beginning to navigate their increasing independence and<br />

expectations from adults—at school and at home.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Seniors<br />

At the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Senior level<br />

(ninth and tenth grades), girls …<br />

Are beginning to clarify their own values, consider alternative<br />

points <strong>of</strong> view on controversial issues, and see multiple aspects<br />

<strong>of</strong> a situation.<br />

Have strong problem-solving and critical thinking skills, and are<br />

able to plan and re�ect on their own learning experiences.<br />

Spend more time in peer groups than with their families and are<br />

very concerned about friends and relationships with others their<br />

age.<br />

Frequently enjoy expressing their individuality.<br />

Feel they have lots <strong>of</strong> responsibilities and pressures—from home,<br />

school, peers, work, and so on.<br />

Are continuing to navigate their increasing independence and<br />

expectations from adults—at school and at home.<br />

This means…<br />

Being sensitive to the many changes Cadettes are undergoing—<br />

and acknowledging that these changes are as normal as growing<br />

taller! <strong>Girl</strong>s need time to adapt to their changing bodies, and their<br />

feelings about their bodies may not keep up. Reinforce that, as<br />

with everything else, people go through puberty in di�erent<br />

ways and at di�erent times.<br />

<strong>Girl</strong>s will enjoy teaming-up in small or large groups for art<br />

projects, performances, and written activities, as well as tackling<br />

relationship issues through both artistic endeavors and Take<br />

Action projects.<br />

Encouraging girls to share, but only when they are comfortable.<br />

At this age, they may be more comfortable sharing a piece <strong>of</strong><br />

artwork or a �ctional story than their own words. Throughout<br />

the activities, highlight and discuss di�erences as positive,<br />

interesting, and beautiful.<br />

Trusting girls to plan and make key decisions, allowing them to<br />

experience what’s known as “fun failure”. <strong>Girl</strong>s learn from trying<br />

something new and making mistakes.<br />

This means…<br />

Asking girls to explain the reasoning behind their decisions.<br />

Engage girls in role-play and performances, where others can<br />

watch and o�er alternative solutions.<br />

<strong>Girl</strong>s are more than able to go beyond community service to<br />

develop projects that will create sustainable solutions in their<br />

communities. Be sure to have girls plan and follow up on these<br />

experiences through written and discussion-based re�ective<br />

activities.<br />

<strong>Girl</strong>s will enjoy teaming up in small or large groups for art projects,<br />

performances, and written activities. They’ll also want to tackle<br />

relationship issues through both artistic endeavors and Take<br />

Action projects. Alter the makeup <strong>of</strong> groups with each activity so<br />

that girls interact with those they might not usually pair up with.<br />

Encouraging girls to express their individuality in their dress,<br />

creative expression, and thinking. Remind girls frequently that<br />

there isn’t just one way to look, feel, think, or act. Assist girls in<br />

coming up with new ways <strong>of</strong> expressing their individuality.<br />

Acknowledging girls’ pressures and sharing how stress can<br />

limit health, creativity, and productivity. Help girls release stress<br />

through creative expression, movement, and more traditional<br />

stress-reduction techniques.<br />

Trusting girls to plan and make key decisions, allowing them to<br />

experience what’s known as “fun failure”. <strong>Girl</strong>s learn from trying<br />

something new and making mistakes.<br />

Volunteer Essentials<br />

67


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassadors<br />

At the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassador level<br />

(eleventh and twelfth grades), girls …<br />

Can see the complexity <strong>of</strong> situations and controversial issues—<br />

they understand that problems <strong>of</strong>ten have no clear solution and<br />

that varying points <strong>of</strong> view may each have merit.<br />

Have strong problem-solving and critical-thinking skills, and<br />

can adapt logical thinking to real-life situations. Ambassadors<br />

recognize and incorporate practical limitations to solutions.<br />

Spend more time with peers than with their families and are very<br />

concerned about friends and relationships with others their age.<br />

Frequently enjoy expressing their individuality.<br />

Feel they have lots <strong>of</strong> responsibilities and pressures—from home,<br />

school, peers, work, etc.<br />

Are continuing to navigate their increasing independence and<br />

expectations from adults—at school and at home—and are<br />

looking to their futures.<br />

Creating a Safe Space for <strong>Girl</strong>s<br />

A safe space is one in which girls feel as though they can be themselves, without explanation, judgment, or ridicule. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

research shows that girls are looking for an emotionally safe environment, where con�dentiality is respected and they can express<br />

themselves without fear.<br />

The environment you create, therefore, is key to developing the sort <strong>of</strong> group that girls want to be part <strong>of</strong>. The following sections<br />

share some tips on creating a warm, safe environment for girls.<br />

<strong>Girl</strong>-Adult Partnership<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing is for the enjoyment and bene�t <strong>of</strong> the girls, so meetings are built around girls’ ideas. When<br />

you put the girls �rst, you’re helping develop a team relationship, making space for the development <strong>of</strong><br />

leadership skills, and allowing girls to bene�t from the guidance, mentoring, and coaching <strong>of</strong> caring adults.<br />

The three <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> processes (girl-led, learning by doing, and cooperative learning) are integral to the<br />

girl-adult partnership. Take time to read about processes and think about how to incorporate them into<br />

your troop’s experiences.<br />

68 Volunteer Essentials<br />

This means…<br />

Inviting girls to develop stories as a group, and then individually<br />

create endings that they later discuss and share.<br />

<strong>Girl</strong>s are more than able to go beyond community service to<br />

develop projects that will create sustainable solutions in their<br />

communities. Be sure to have girls plan and follow up on these<br />

experiences through written and discussion-based re�ective<br />

activities.<br />

<strong>Girl</strong>s will enjoy teaming up in small or large groups for art projects,<br />

performances, and written activities. They’ll also want to tackle<br />

relationship issues through both artistic endeavors and Take<br />

Action projects. Alter the makeup <strong>of</strong> groups with each activity so<br />

that girls interact with those they might not usually pair up with.<br />

Encouraging girls to express their individuality in their dress,<br />

creative expression, and thinking. Remind girls frequently that<br />

there isn’t just one way to look, feel, think, or act. Assist girls in<br />

coming up with new ways <strong>of</strong> expressing their individuality.<br />

Acknowledging girls’ pressures and sharing how stress can<br />

limit health, creativity, and productivity. Help girls release stress<br />

through creative expression, movement, and more traditional<br />

stress-reduction techniques.<br />

Trusting girls to plan and make key decisions, allowing them to<br />

experience what’s known as “fun failure”. <strong>Girl</strong>s learn from trying<br />

something new and making mistakes.


Recognizing and Supporting Each <strong>Girl</strong><br />

<strong>Girl</strong>s look up to their volunteers. They need to know that you consider each <strong>of</strong> them an important person. They can survive a poor<br />

meeting place or an activity that �ops, but they cannot endure being ignored or rejected. Recognize acts <strong>of</strong> trying as well as instances<br />

<strong>of</strong> clear success. Emphasize the positive qualities that make each girl worthy and unique. Be generous with praise and stingy with<br />

rebuke. Help girls �nd ways to show acceptance <strong>of</strong> and support for one another.<br />

Promoting Fairness<br />

<strong>Girl</strong>s are sensitive to injustice. They forgive mistakes if they are sure you are trying to be fair. They look for fairness in the ways<br />

responsibilities are shared, in handling <strong>of</strong> disagreements, in responses to performance and accomplishment. When possible, consult<br />

girls as to what they think is fair before decisions are made. Explain your reasoning and show why you did something. Be willing to<br />

apologize if it is needed. Try to see that the chances for feeling important, as well as the responsibilities, are equally divided. Help<br />

girls explore and decide for themselves the fair ways <strong>of</strong> solving problems, carrying out activities, and responding to behavior and<br />

accomplishments.<br />

Building Trust<br />

<strong>Girl</strong>s need your belief in them and your support when they try new things. They must be sure you will not betray a con�dence. Show<br />

girls you trust them to think for themselves and use their own judgment. Help them make the important decisions in the troop.<br />

Help them correct their own mistakes. Help girls give and show trust toward one another. Help them see how trust can be built, lost,<br />

regained, and strengthened.<br />

Managing Con�ict<br />

Con�icts and disagreements are an inevitable part <strong>of</strong> life, and when handled constructively can actually enhance communication<br />

and relationships. At the very least, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s are expected to practice self-control and diplomacy so that con�icts do not erupt<br />

into regrettable incidents. Shouting, verbal abuse, or physical confrontations are never warranted and cannot be tolerated in the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> environment.<br />

When a con�ict arises, get those involved to sit down together and talk calmly and in a nonjudgmental manner. (Each party may need<br />

some time—a few days or a week—to calm down before being able to do this.) Although talking in this way can be uncomfortable<br />

and di�cult, it does lay the groundwork for working well together in the future. Whatever you do, do not spread your complaint<br />

around to others—that won’t help the situation and causes only embarrassment and anger.<br />

If a con�ict persists, be sure you explain the matter to your volunteer support team. If the supervisor cannot resolve the issues<br />

satisfactorily (or if the problem involves the supervisor), the issue can be taken to the next level <strong>of</strong> supervision and, ultimately, contact<br />

GSGATL if you need extra help.<br />

Inspiring Open Communication<br />

<strong>Girl</strong>s want someone who will listen to what they think, feel, and want to do. They like having someone they can talk to about<br />

important things, including things that might not seem important to adults. Listen to the girls. Respond with words and actions.<br />

Speak your mind openly when you are happy or concerned about something, and encourage girls to do this, too. Leave the door<br />

open for girls to seek advice, share ideas and feelings, and propose plans or improvements. Help girls see how open communication<br />

can result in action, discovery, better understanding <strong>of</strong> self and others, and a more comfortable climate for fun and accomplishment.<br />

Volunteer Essentials<br />

69


Communicating E�ectively with <strong>Girl</strong>s <strong>of</strong> Any Age<br />

When communicating with girls, consider the following tips:<br />

�� Listen:�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

�� Be honest:������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������<br />

�� Be open to real issues:�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

�� Show respect:��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������<br />

�� O�er options:�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Stay current:��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

One way to communicate with girls is through the LUTE method—listen, understand, tolerate, and empathize. Here is a breakdown<br />

<strong>of</strong> the acronym LUTE to remind you <strong>of</strong> how to respond when a girl is upset, angry, or confused.<br />

�� L = Listen:��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� U = Understand:����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� T = Tolerate:���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

�� E = Empathize:�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������<br />

Addressing the Needs <strong>of</strong> Older <strong>Girl</strong>s<br />

Consider the following tips when working with teenage girls:<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������<br />

�� ��������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

70 Volunteer Essentials


Discussing Sensitive Topics<br />

According to Feeling Safe: What <strong>Girl</strong>s Say, a 2003 <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Research Institute study, girls are looking for groups that allow connection<br />

and a sense <strong>of</strong> close friendship. They want volunteers who are teen savvy and can help them with issues they face, such as bullying, peer<br />

pressure, dating, athletic and academic performance, and more. Some <strong>of</strong> these issues may be considered “sensitive” by parents, and they<br />

may have opinions or input about how, and whether, we should cover these topics with their daughters.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s welcomes and serves girls and families from a wide spectrum <strong>of</strong> faiths and cultures. When girls wish to participate in<br />

discussions or activities that could be considered sensitive—even for some—put the topic on hold until you have spoken with<br />

parents and received guidance from your council.<br />

When <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities involve sensitive issues, your role is that <strong>of</strong> a caring adult who can help girls acquire skills and knowledge<br />

in a supportive atmosphere, not someone who advocates a particular position.<br />

You should know, GSUSA does not take a position or develop materials on issues relating to human sexuality, birth control,<br />

or abortion. We feel our role is to help girls develop self-con�dence and good decision-making skills that will help them<br />

make wise choices in all areas <strong>of</strong> their lives. We believe parents and guardians, along with schools and faith communities,<br />

are the primary sources <strong>of</strong> information on these topics.<br />

Parents/guardians make all decisions regarding their girl’s participation in a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program that may be <strong>of</strong> a sensitive nature.<br />

As a volunteer leader, you must get written parental permission for any locally planned program o�ering that could be considered<br />

sensitive. Included on the permission form should be the topic <strong>of</strong> the activity, any speci�c content that might create controversy, and<br />

any action steps the girls will take when the activity is complete. Be sure to have a form for each girl, and keep the forms on hand in<br />

case a problem arises. For activities not sponsored by <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, �nd out in advance (from organizers or other volunteers who may<br />

be familiar with the content) what will be presented, and follow your council’s guidelines for obtaining written permission.<br />

Report concerns: There may be times when you worry about the health and well-being <strong>of</strong> girls in your group. Alcohol, drugs, sex,<br />

bullying, abuse, depression, and eating disorders are some <strong>of</strong> the issues girls may encounter. You are on the forefront <strong>of</strong> girls’ lives,<br />

and you are in a unique position to identify a situation in which a girl may need help. If you believe a girl is at risk <strong>of</strong> hurting herself<br />

or others, your role is to promptly bring that information to her parent/guardian or the council so she can get the expert assistance<br />

she needs. Your concern about a girl’s well-being and safety is taken seriously, and our council will guide you in addressing these<br />

concerns.<br />

New Georgia State Law: Reporting Child Abuse<br />

Note: Beginning July 1, 2012, Georgia State Law on reporting child abuse made it clearer who is a “mandated<br />

reporter” – a person required by law to report child abuse. The change mandates reporting by any employee<br />

or volunteer at any kind <strong>of</strong> agency, business, nonpro�t or other group that works with children. Anyone<br />

who violates the reporting mandate can be charged with a misdemeanor and face up to a year in jail and<br />

a $1,000 �ne. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> has always considered its sta� and volunteers as mandated<br />

reporters, because we recognize ourselves as a “child service organization.” This new law merely con�rms<br />

it. If a girl tells you she is being abused, or if you suspect abuse or neglect, you must report it.<br />

What is considered child abuse or neglect?<br />

� �� �����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

welts, fractures, burns, cuts or internal injuries.<br />

� �� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

clothed or housed.<br />

� �� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Refer to Policy 22: “Anti Child Abuse” policy and procedure in Chapter 2 <strong>of</strong> Volunteer Essentials 2012-2013<br />

for more information on what to do if you suspect or need to report child abuse.<br />

Volunteer Essentials<br />

71


Sensitive Issues Requiring Expert Assistance:<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������<br />

Creating an Atmosphere <strong>of</strong> Acceptance and Inclusion<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s embraces girls <strong>of</strong> all abilities, backgrounds, and heritage, with a speci�c and positive philosophy <strong>of</strong> inclusion that bene�ts<br />

everyone. Each girl—without regard to socioeconomic status, race, physical or cognitive ability, ethnicity, primary language, or<br />

religion—is an equal and valued member <strong>of</strong> the group, and troops re�ect the diversity <strong>of</strong> the community.<br />

Inclusion is an approach and an attitude, rather than a set <strong>of</strong> guidelines. Inclusion is about belonging, about all girls being o�ered the<br />

same opportunities, about respect and dignity, and about honoring the uniqueness <strong>of</strong> and di�erences among us all. You’re being<br />

accepting and inclusive when you:<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������<br />

As you think about where, when, and how <strong>of</strong>ten to meet with your troop, you will �nd yourself considering the needs, resources, safety,<br />

and beliefs <strong>of</strong> all members and potential members. As you do this, include the special needs <strong>of</strong> any members who have disabilities,<br />

or whose parents or guardians have disabilities. But please don’t rely on visual cues to inform you <strong>of</strong> a disability: Approximately 20<br />

percent <strong>of</strong> the U.S. population has a disability—that’s one in �ve people, <strong>of</strong> every socioeconomic status, race, ethnicity, and religion.<br />

As a volunteer, your interactions with girls present an opportunity to improve the way society views girls (and their parents/guardians)<br />

with disabilities. Historically, disabilities have been looked at from a de�cit viewpoint with a focus on how people with disabilities could<br />

be �xed. Today, the focus is on a person’s abilities—on what she can do rather than on what she cannot.<br />

If you want to �nd out what a girl with a disability needs to make her <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> experience successful, simply ask her or her parent/<br />

guardian. If you are frank and accessible, it’s likely they will respond in kind, creating an atmosphere that enriches everyone. If a girl’s<br />

disability requires additional assistance a parent will be expected to provide needed support.<br />

It’s important for all girls to be rewarded based on their best e�orts—not on the completion <strong>of</strong> a task. Give any girl the opportunity<br />

to do her best and she will. Sometimes that means changing a few rules or approaching an activity in a more creative way.<br />

72 Volunteer Essentials


Here are some examples <strong>of</strong> ways to modify activities:<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

In addition, note that people-�rst language puts the person before the disability.<br />

������������ ������������������<br />

She has a learning disability. She is learning disabled.<br />

She has a developmental delay. She is mentally retarded; she is slow.<br />

She uses a wheelchair. She is wheelchair-bound.<br />

When interacting with a girl (or parent/guardian) with a disability, consider these �nal tips:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������<br />

Registering <strong>Girl</strong>s with Cognitive Disabilities<br />

<strong>Girl</strong>s with cognitive disabilities can be registered as closely as possible to their chronological ages. They<br />

wear the uniform <strong>of</strong> that program level. Make any adaptations for the girl to ongoing activities <strong>of</strong> the<br />

program level to which the troop belongs. Young women with cognitive disorders may choose to retain<br />

their girl membership through their 21st year, and then move into an adult membership category.<br />

Advocating For <strong>Girl</strong>s<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Public Policy and Advocacy O�ce in Washington, D.C., builds relationships with members <strong>of</strong><br />

Congress, White House o�cials, and other federal departments and agencies, continuously informing and<br />

educating them about issues important to girls and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. These advocacy e�orts help demonstrate<br />

to lawmakers that <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is a resource and an authority on issues a�ecting girls. Visit the Advocacy<br />

o�ce at girlscouts.org/who_we_are/advocacy.<br />

A Variety <strong>of</strong> Formats for Publications<br />

The Hispanic population is the largest-growing in the United States, which is why <strong>Girl</strong>s <strong>Scout</strong>s has translated<br />

many <strong>of</strong> its publications into Spanish. Over time, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s will continue to identify members’ needs and<br />

produce resources to support those needs, including translating publications into additional languages<br />

and formats.<br />

Volunteer Essentials<br />

73


The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Research Institute<br />

It’s amazing what you can learn when you listen to girls.<br />

Since its founding in 2000, the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Research Institute has become an internationally recognized center for research and public<br />

policy information on the development and well-being <strong>of</strong> girls. Not just <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, but all girls.<br />

In addition to research sta�, the GSRI draws on experts in child development, education, business, government, and the not-for-pro�t<br />

sector. We provide the youth development �eld with de�nitive research reviews that consolidate existing studies. And, by most<br />

measures, we are now the leading source <strong>of</strong> original research into the issues that girls face and the social trends that a�ect their lives.<br />

Visit girlscouts.org/research.<br />

Working with Parents and Guardians<br />

Most parents and guardians are helpful and supportive and sincerely appreciate your time and e�ort on behalf <strong>of</strong> their daughters.<br />

And you almost always have the same goal, which is to make <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing an enriching experience for their girls. Encourage them<br />

to check out girlscouts4girls.org to �nd out how to expand their roles as advocates for their daughters.<br />

Using “I” Statements<br />

Perhaps the most important tip for communicating with parents/guardians is for you to use “I” statements instead <strong>of</strong> “you” statements.<br />

“I” statements, which are detailed in the ����� Journey for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadettes, tell someone what you need from her or him, while<br />

“you” statements may make the person feel defensive.<br />

Here are some examples <strong>of</strong> “you” statements:<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� ������������������������������<br />

Now look at “I” statements:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������<br />

If you need help with speci�c scenarios involving parents/guardians, try the following:<br />

������������������������ ������������<br />

Is uninvolved and asks how she can help but seems to have no<br />

idea <strong>of</strong> how to follow through or take leadership <strong>of</strong> even the<br />

smallest activity,<br />

Constantly talks about all the ways you could make the troop<br />

better,<br />

Tells you things like, “Denise’s mother is on welfare, and Denise<br />

really doesn’t belong in this troop,”<br />

Shifts parental responsibilities to you and is so busy with her own<br />

life that she allows no time to help,<br />

74 Volunteer Essentials<br />

“I do need your help. Here are some written guidelines on how<br />

to prepare for our camping trip.”<br />

“I need your leadership. Project ideas you would like to develop<br />

and lead can �t in well with our plan. Please put your ideas in<br />

writing, and perhaps I can help you carry them out.”<br />

“I need your sensitivity. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing is for all girls, and by<br />

teaching your daughter to be sensitive to others’ feelings you<br />

help teach the whole troop sensitivity.”<br />

“I love volunteering for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s and want to make a di�erence.<br />

If you could take a few moments from your busy schedule to let<br />

me know what you value about what we’re doing, I’d appreciate<br />

it. It would keep me going for another year.”


Chapter 5: For Troop Volunteers - Getting Started<br />

with a New Troop<br />

For Troop Volunteers<br />

<strong>Girl</strong>s and adults participating in troops usually stay together for an entire school year and meet once a week, once a month, or twice<br />

a month—how <strong>of</strong>ten is up to you and the girls. Troops can meet just about anywhere, as long as the location is safe, easily accessible<br />

to girls and adults, and within a reasonable commute (“reasonable” having di�erent de�nitions in di�erent areas: In rural areas, a twohour<br />

drive may be acceptable; in an urban area, a 30-minute MARTA ride may be too long). In each meeting, girls participate in fun<br />

activities that engage them in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience.<br />

Troops provide a �exible way for girls to meet for nine to twelve months. Some ideas include:<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Arranging a Time and Space for <strong>Girl</strong>-Led Meetings<br />

When to meet is at the discretion <strong>of</strong> you and your assistant leader(s): It may just be a one-time meeting for this particular troop <strong>of</strong> girls.<br />

Or, if you meet regularly, what day and time works best for the girls, for you, for your assistant leader(s), and for other adults who will<br />

be presenting or mentoring? Once a week, twice a month, or once a month? Is after-school best? Can your assistant leader(s) meet<br />

at that time, or will meetings work better in the evenings or on the weekends? If so, which day <strong>of</strong> the week? At what time?<br />

Where to meet can be a bit trickier. A meeting place needs to provide a safe, clean, and secure environment that allows for the<br />

participation <strong>of</strong> all girls. You might consider using meeting rooms at schools, libraries, houses or worship, community buildings,<br />

childcare facilities, and local businesses. For teens, you can also rotate meetings at co�ee shops, bookstores, and other places girls<br />

enjoy spending time.<br />

Perhaps the following tips go without saying, but in case you’re looking for some guidance on choosing a space, consider the following:<br />

�� Cost:���������������������������������<br />

�� Size:��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Availability:��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������<br />

�� Resources:�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

�� Safety:������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�� Facilities:����������������������������������������������<br />

�� Communication-friendly:���������������������������������������������������<br />

�� Allergen-free:��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Accessibility:������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������<br />

If this is your �rst time asking for a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> meeting place, here are a few speaking points to get you started: “I’m a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

volunteer, with a troop <strong>of</strong> ______ girls. We’re doing lots <strong>of</strong> great things for girls and for the community, like ______and ______. We’re<br />

all about leadership; the kind that girls use in their daily lives and makes our community better. We’d love to hold our meetings here<br />

because ______.”<br />

� Meeting in a private home:���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

75


Your First Parent/Guardian Meeting<br />

A parent/guardian meeting, or a meeting <strong>of</strong> your friends-and-family network (as encouraged in many <strong>of</strong> the leadership Journeys),<br />

is a chance for you to get to know the families <strong>of</strong> the girls in your troop. You are free to structure the parent/guardian meeting in<br />

whatever way works for you, but the following structure works for many new volunteers:<br />

Before the Meeting:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

During the Meeting:<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������<br />

76 Volunteer Essentials


��� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

After the Meeting:<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������<br />

Forming a Troop Committee<br />

You’ll want to involve other adults in the troop—there’s no need to go it alone or depend on too few adults! Many hands make light<br />

work, and the role is more fun when it’s shared. Think about the people you know whom you admire, who connect with children<br />

(especially girls), who are dependable and responsible, and who realistically have time to spend volunteering. (Remember that these<br />

adults will need to register as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> members, �ll out volunteer application forms, take online learning sessions, and review written<br />

resources.) Consider business associates, neighbors, former classmates, friends, and so on. If you have trouble �nding reliable, quality<br />

volunteers to assist, talk to your volunteer support team for advice and support.<br />

Remember: Be sure every chaperone reviews and follows the twelve <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Guidelines, available both in the “Welcome to<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing” section on page 1 <strong>of</strong> this handbook and “Chapter 5: Safety Information” beginning on page 49.<br />

Your troop committee members might help by:<br />

�� ������������������<br />

�� ������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ����������������������<br />

A troop committee may be made up <strong>of</strong> general members or may include speci�c positions, such as:<br />

� Cookie Manager:����������������������������������������������������������������������<br />

� Transportation Coordinator:����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������<br />

� Record Keeper:���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Set up positions that work for you, and draw on other volunteers who possess skill sets that you may lack. When you’re ready to invite<br />

parents, neighbors, friends, colleagues, and other respected adults to work with you, send them a letter and invite them to their �rst<br />

troop committee meeting. (Note: The adult guides for the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisy, Brownie, and Junior leadership Journeys include a sample<br />

welcome letter and a friends/family checklist to assist you in expanding your troop’s adult network.)<br />

Volunteer Essentials<br />

77


Troop Volunteer Opportunities<br />

Prospective volunteers for the following<br />

positions must complete a volunteer application<br />

and consent form for our records. To ensure a<br />

safe environment for our members, criminal<br />

background checks are run on volunteers who<br />

will be working directly with the girls or troop<br />

or service unit funds. Once you become a<br />

volunteer, GSGATL will provide an orientation<br />

to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing and any training required for a<br />

speci�c position. We encourage you to become<br />

an ongoing volunteer in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

� Troop activity guest���������������������<br />

��������������������������������������������<br />

������� ��� �� ������ ���������������� ������<br />

������������������������������������������<br />

�������������� �������� ���� ���� ������<br />

�������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

������������������������������������������������<br />

� Field trip chaperone������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

� Activity station chaperone�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������<br />

� <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> writer������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

� First aid volunteer���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������<br />

� Day camp assistant �����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������<br />

� Event photographer��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Booth attendant�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������<br />

� Troop campaign representative�������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������<br />

� Troop cookie manager����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������<br />

��������������<br />

�� ��������������� ������� �� ������ ����� ��� ��� ��� ������ ����<br />

������������ ��� ��������� ������� ����� ����� ���������������<br />

����������������� ���� ������� �������� ���������� �������� �����<br />

�������������������������������������������<br />

For more information about volunteer applications and the<br />

background screening process,<br />

contact GSGATL at 770-702-9157.<br />

78 Volunteer Essentials


PARENT INTEREST SURVEY<br />

The purpose <strong>of</strong> this form is to gather information for troop leaders about the families <strong>of</strong> the girls in<br />

their troop. It will also give troop leaders information about how parents may be able to assist with<br />

troop activities. Parent support <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> programs is invaluable. Your time and effort expended<br />

on behalf <strong>of</strong> your daughter’s troop will be an investment in her future.<br />

Name:<br />

Address: City: State: Zip:<br />

Phone: home (______) Alternate # (______)<br />

E-mail<br />

Place <strong>of</strong> work Position<br />

Because I know the success <strong>of</strong> my daughter’s troop depends on my willing support, I would like to assist<br />

in the following ways. (Note: Checking items below only indicates your interest and does not commit<br />

you to volunteering.)<br />

❏ Assist with troop money-earning projects<br />

❏ Lend my kitchen, living room, back yard or basement for an occasional troop meeting<br />

❏ Baby-sit for leader or assistant leader<br />

❏ Telephone parents for last minute announcements<br />

❏ Lend tools and equipment<br />

❏ Help the leaders keep records and shop for supplies.<br />

❏ Help the troop collect program materials as needed<br />

❏ Be a point <strong>of</strong> contact when the troop goes on field trips<br />

❏ Provide access to a copy machine or make copies for troop newsletters or troop information<br />

❏ Offer a tour or a program at my place <strong>of</strong> work or share information about my career<br />

❏ Assist the leader with finding activities or service projects for the girls to participate in<br />

❏ Snack coordinator<br />

Please use the space below to tell your daughter’s troop leader about special interests or skills you,<br />

your daughter, or your family has that would be fun to share with the troop:<br />

Do you know someone else who might enjoy helping?<br />

Name: Ph<br />

Thank You!<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

79


Parent/Guardian Agreement<br />

Written agreements are pledges that de�ne expectations and mutual responsibilities. As a parent or guardian<br />

partner I am committed to ensuring the success <strong>of</strong> my daughter or ward, recognizing my role in her participation<br />

in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s.<br />

Attendance and Punctuality<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������<br />

Welfare and Communication<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

number.<br />

�� �������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

I will take problems or concerns to the person with whom the issue originated and not openly<br />

talk about it with others. I agree to be direct and honest and be willing to listen to other’s honest<br />

communication attempts. I will only make commitments which I intend to keep.<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

ward’s welfare or behavior to include information with regard to individuals who may or may not<br />

pick up my daughter/ward, supported with legal documentation if required.<br />

Equal Opportunity<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������<br />

others.<br />

Behavior<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

cooperative behavior in my interactions with others while recognizing that there are di�erent<br />

perspectives and methods that enrich our <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing community.<br />

Parent/Guardian Signature ______________________________________Date _______________________<br />

Troop Leader Signature _________________________________________Troop Number _______________<br />

80 Volunteer Essentials


Dear Parent:<br />

The Mission <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is to build girls <strong>of</strong> courage, character and con�dence to make the world a better place. This year it is our<br />

hope to provide just such an environment for all the girls in the troop. In this spirit, we wish to discuss a “Code <strong>of</strong> Conduct” modeled<br />

from the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law. Please review with your daughter, sign and return at the next troop meeting.<br />

I will do my best:<br />

and<br />

�� To be Honest and Fair��������������������������������������������������������<br />

�� Friendly and Helpful��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Considerate and Caring�����������������������������������������������������������������������������<br />

�� Courageous and Strong����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Respect Myself and Others����������������������������������������������������<br />

�� Respect Authority��������������������������������������������������������������<br />

�� Use ResourcesWisely�����������������������������������������������������������<br />

�� Make theWorld a Better Place��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Be a Sister to Every <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

There are a few items we feel we must stress as inappropriate behavior:<br />

Behavior Contract<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law<br />

�� ����������������������������<br />

�� ��������<br />

�� ������<br />

�� ����������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Failure to respect and abide by the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law and inappropriate behavior will result in the following consequences:<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������<br />

��� �������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Again, we hope to make this year a year <strong>of</strong> growth, friendship and FUN!<br />

Sincerely,<br />

Troop Leader 1 ___________________________________________________________________________________________<br />

Troop Leader 2 ___________________________________________________________________________________________<br />

<strong>Girl</strong> Signature _____________________________________________________________________________________________<br />

Parent Signature __________________________________________________________Date ____________________________<br />

Volunteer Essentials<br />

81


Registering <strong>Girl</strong>s in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing<br />

Every participant (girl or adult) in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing must register and become a member <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> the USA (GSUSA). GSUSA<br />

membership dues are valid for one year. Membership dues (currently $12) are sent by GSGATL to GSUSA; no portion <strong>of</strong> the dues stays<br />

with GSGATL. Membership dues may not be transferred to another member and are not refundable.<br />

Pre-registration for the upcoming membership year occurs in the spring. <strong>Girl</strong>s are encouraged to register early to avoid the fall rush.<br />

Early registration helps girls and GSGATL plan ahead, and gets girls excited about all the great stu� they want to do as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s next<br />

year. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program level is determined by the current membership year beginning October 1.<br />

Lifetime membership is available at a reduced rate for graduating high school seniors until September 30. A lifetime member must<br />

be at least 18 years old (or a 17-year-old high-school graduate) and agree to the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise and Law.<br />

Online Registration with eBiz<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> (GSGATL) has transitioned to online registration therefore some <strong>of</strong> our business processes changed. Easy<br />

access to eBiz: visit the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> website at www.gsgatl.org click Join Us then click the eBiz button.<br />

Why Use eBiz for Registration?<br />

GSGATL �rst implemented online registration in 2010. eBiz Online Registration will improve council business processes and improve<br />

the volunteer experience. eBiz is a web-based system hosted by GSUSA that allows for members to register for membership online.<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

As GSUSA continues to enhance eBiz reporting capabilities and add new features, it is important that we have the correct information<br />

for our members in order to deliver the proper communication.<br />

Troop Management - Manage your Troop Members and Info<br />

01 - Troop leaders have access to the eBiz Troop Management module, a system that allows them to register all members <strong>of</strong> their<br />

troop in one payment as well as update troop meeting details and member contact information. Troop leaders have the ability to<br />

register their troop online for the upcoming membership year until 9/29, as this is when the current membership year expires.<br />

However, they can always access their troop’s information and make updates year-round as well as add new members throughout<br />

the year. Members can still re-register themselves individually online after the 9/29 troop management cut-o�. These members will<br />

then automatically show in the troop leader’s roster when they log into eBiz and access Troop Management.<br />

eBiz Payment Options<br />

Payments can be made with credit cards, debit cards, or even a prepaid debit card.<br />

eBiz System Requirements<br />

All you need to register online is access to the website and an e-mail address. Don’t have an email address? Go to gmail, hotmail, or<br />

yahoo to sign up for an email address today!<br />

eBiz Donations Online<br />

The council has implemented the ability for members, and troop leaders, to purchase Annual Fund donations via the eBiz system. An<br />

individually registering member, new or returning, will now be able to add a donation product to the same order when they purchase<br />

their membership. Likewise, a troop leader will now be able to add donation products to orders when registering new or returning<br />

members in eBiz. Adding Annual Fund donations to membership orders allows the member or troop leader to pay for both with one<br />

easy payment, again using a credit card, debit card, or prepaid debit card. Because the donations are tied directly to each member’s<br />

order, this ensures that each girl and parent receives credit for their contribution.<br />

Annual Fund<br />

��� ���������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �����������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������<br />

82 Volunteer Essentials


eBiz Hotline<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> has a trained eBiz Hotline Sta� that is extremely knowledgeable when it comes to all things eBiz. Feel<br />

free to contact them with your questions. You can also access user guides and training videos on the eBiz site. Easy access to eBiz:<br />

visit the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> website at www.gsgatl.org click Join Us then click the eBiz button.<br />

Email: eBiz@gsgatl.org<br />

Phone: 770-702-9650<br />

Available Monday – Friday, 9 am – 5 pm EST<br />

eBiz Online Registration Frequently Asked Questions<br />

�� �How do I get to the eBiz page on the Web site?<br />

� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� Can a leader register all <strong>of</strong> her girls at one time online?<br />

� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� What are the payment options online?<br />

� ��������������������������������������������������������������������������������<br />

��� Will pre-printed membership forms be available?<br />

� ��������������������������������������������<br />

�� When are paper registration forms appropriate to use?<br />

� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������<br />

��� Will blank forms be available?<br />

� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� How do I request �nancial assistance?<br />

� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������<br />

��� I am the 01-leader on record but another volunteer will be managing our troop registration, how do they access<br />

Troop Management.<br />

� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������<br />

��� Why does some adult records show multiple times in Troop Management and on some reports generated from<br />

Council?<br />

� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

��� Why does some adult records show position code 14 and their actual assigned position code is di�erent?<br />

� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

83


Annual Fund - Helping GSGATL Ful�ll the Mission<br />

How the Annual Fund Campaign Works<br />

Every parent is asked to make a tax-deductible contribution each year at the time <strong>of</strong> registration and to extend this request for support<br />

<strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> programs to their friends and family.<br />

<strong>Service</strong> Unit Responsibilities<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������<br />

Annual Fund Chair Responsibilities<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������within one week����<br />

�����������<br />

Troop Leader Responsibilities<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������<br />

How to Ask Families and the Community to Give<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

84 Volunteer Essentials


�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

Frequently Asked Questions<br />

������������������������ It is the means by which we maintain and grow local <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> programs. It enables <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong><br />

<strong>Atlanta</strong> to serve over 41,000 girls, which represents 8% <strong>of</strong> the girls in our area. Our goal to increase participation in the Annual Fund<br />

is an e�ort to provide experiences that are proven to build future leaders and to reach a signi�cantly greater number <strong>of</strong> girls.<br />

������������������������������� Without the Annual Fund, we could not continue to serve all <strong>of</strong> the girls who are currently<br />

active in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> programs locally nor could we expand these experiences to more girls. Proceeds from Chocolates & Magazines<br />

and from the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie program provide tremendous support and we are very proud <strong>of</strong> these successful programs, but we<br />

must do more if we are to increase the percentage <strong>of</strong> girls served and fund <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> programs, eight camp properties, a 34 county<br />

membership support team, trainings and resources for nearly 18,000 adult volunteers, and the indirect expenses associated with an<br />

e�ectively-run, nonpro�t organization. Parent participation in the Annual Fund also demonstrates to grantors and other contributors<br />

that families support their own daughters’ experiences in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s.<br />

�������������������������������������������������� Yes. Every donation, regardless <strong>of</strong> size, makes a di�erence.<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������� The $12 membership<br />

fee is sent directly to the national o�ce (GSUSA) to cover the cost <strong>of</strong> insurance and other services, such as program development,<br />

provided by GSUSA. None <strong>of</strong> this money is retained by GSGATL.<br />

���������������������������������������������������������������������������������������� The money you give to your daughter<br />

supports speci�c troop activities. None <strong>of</strong> that money is used for the services provided by GSGATL. It costs GSGATL approximately<br />

$325 annually to provide services to your daughter, such as training troop volunteers, providing clean, safe campsites and GSGATLwide<br />

activities. Many organizations that o�er as much to young people as <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing charge a sizable membership fee.<br />

�������������������������������������������� The Annual Fund is direct support to GSGATL and a demonstration <strong>of</strong> your belief in <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong>ing over and above your generous support <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program. Only part <strong>of</strong> our income is derived from this source.<br />

We cannot rely on proceeds from the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program or the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program to provide<br />

quality programs and to serve all our girl members.<br />

����������������������������������������������������������������������� We do. Every year GSGATL reaches out to hundreds <strong>of</strong><br />

local businesses, corporations, foundations and individuals to help defray the cost <strong>of</strong> the general operation <strong>of</strong> GSGATL and for special<br />

programming. These funders <strong>of</strong>ten see the Annual Fund program as an assurance <strong>of</strong> the quality <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing because it is a vote<br />

<strong>of</strong> con�dence by our families.<br />

Other Ways You Can Support the Annual Fund<br />

Matching Gifts<br />

Some Companies o�er a matching gifts program as a bene�t to its<br />

employees. When you or your parents make a gift to the Annual Fund, ask<br />

them if their company has a matching gift program. If they are unsure,<br />

have them inquire with their company’s HR department. Matching gifts<br />

can double a donation and they count toward troop and service unit<br />

Annual Fund goals. Make sure you inform Fund Development that the<br />

matching gift is coming so that they can properly credit the gift to your<br />

service unit or troop by emailing annualfund@gsgatl.org.<br />

Volunteer <strong>Service</strong> Grants<br />

Many large corporations will provide grants to non-pro�ts where their<br />

employees volunteer. Like the matching gifts program, the employee<br />

should check with the company’s Human Resources department to<br />

�nd out if the company does o�er such grants. If it does, the employee<br />

should request a copy <strong>of</strong> the volunteer service grant application form,<br />

complete it, and return it to their employer. Up to $250 <strong>of</strong> the grant can go back to the troop or service unit and the remainder<br />

counts toward your Annual Fund goal.<br />

Volunteer Essentials<br />

85


Meeting with <strong>Girl</strong>s for the First Time<br />

When you �rst get together with girls (and this meeting may also include parents/guardians, or you may decide to hold a separate<br />

meeting for the adults), you’ll want to get to know the girls, and give them a chance to get to know one another.<br />

Ice-breaker games that let girls share simple details about themselves are a great way to start o� your �rst gathering. Journeys <strong>of</strong>ten<br />

start with such an icebreaker, so if you’re digging into a Journey right away, you’ll be all set. You can also check GSGATL’s resources<br />

or search the Internet for “ice-breakers for kids” to �nd more ideas.<br />

If you already know which Journey the girls want to do, you’ll �nd it useful to accomplish some <strong>of</strong> the following during this meeting.<br />

(Note that all these points are detailed in the adult guide for each Journey, too). If your girls haven’t chosen a Journey yet, you can<br />

spend time during the �rst meeting talking about the themes <strong>of</strong> the three Journeys that are available for their program level and �nd<br />

out which one the troop would like to do. You can then discuss these points in the next meeting, if you run out <strong>of</strong> time.<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������<br />

2. Find out what interests the troop (and be sure to include the other adult volunteers), so that you and the girls can<br />

begin to customize the Journey.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

3. Get the girls talking about how they want to schedule their time together.�������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������<br />

Planning in a <strong>Girl</strong>-Led Environment<br />

To start planning your time with girls, �rst draw up a simple calendar for yourself, like the one on page 152.<br />

If your troop will be meeting for less than a year (such as at a resident camp or during a series), adjust the calendar to suit your needs.<br />

In the same way, if you’re planning a multi-year event (such as a travel excursion), add one or two more years to the framework. Then<br />

consider the following questions:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

(girlscouts.org/program/journeys/maps������������������������������������������������������������<br />

Include all <strong>of</strong> these considerations in your calendar as a starting point. <strong>Girl</strong>s will �ll in the details as they customize their Journey.<br />

After you’ve drafted a loose framework, ask the girls what they think. Remember that you want girls to lead, but younger girls will<br />

need more guidance, while older girls will require far less. Seniors and Ambassadors may not even want you to draft a calendar in<br />

advance, so if they balk at what you’ve done, simply put your calendar away and let them take the reins. (Journeys for older girls<br />

include planning pages speci�cally designed to help them customize their Journey.) Daisies and Brownies, on the other hand, may<br />

enjoy your calendar and just �ll in a few ideas here and there, which will clue you in to their interests.<br />

As your troop starts its Journey, get a discussion (or debate!) going on the Journey’s theme and what it means to the girls. Probe to<br />

�nd out what they’re most interested in accomplishing during their time together, and then help them connect those interests to<br />

their Journey. This will help them chart the course <strong>of</strong> their Journey and their time together.<br />

86 Volunteer Essentials


Letting <strong>Girl</strong>s Lead<br />

Many troops employ a democratic system <strong>of</strong> governance so that all members have the opportunity to express their interests and<br />

feelings and share in the planning and coordination <strong>of</strong> activities. <strong>Girl</strong>s partner with you and other adults, and you facilitate, act as a<br />

sounding board, and ask and answer questions. <strong>Girl</strong>s from Daisies through Ambassadors will gain con�dence and leadership skills<br />

when given the opportunity to lead their activities, learn cooperatively as a troop, and learn by doing instead <strong>of</strong> by observing.<br />

The following are some traditions troops have used for girl-led governance, but these are just examples. Journeys o�er examples <strong>of</strong><br />

team decision-making, too.<br />

�� Daisy/Brownie Circle:��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Junior/Cadette/Senior/Ambassador Patrol or Team System:�������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Junior/Cadette/Senior/Ambassador Executive Board:�������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� Junior/Cadette/Senior/Ambassador Town Meeting:������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

87


Sample Troop Year<br />

Here is just one example <strong>of</strong> how you could set up your troop year:<br />

�� �������������������������������<br />

�� �����������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

88 Volunteer Essentials


Start-up<br />

Opening<br />

Business<br />

Activities<br />

Clean-up<br />

Closing<br />

Six Elements <strong>of</strong> a Troop Meeting<br />

Troop meetings usually include the six following components. (Note that Journey sample session plans are also arranged in a<br />

similar way!)<br />

Start-up activities are planned so that when girls arrive at the meeting they have something to do until the<br />

meeting starts. For younger girls, it could be coloring pages; teen girls might jot down a journal entry or<br />

just enjoy a little time to talk.<br />

The opening focuses the meeting and allows girls to start the meeting. Each troop decides how to<br />

open their own meeting—most begin with the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise and Law, and then add a simple �ag<br />

ceremony, song, game, story, or other ceremony designed by the girls. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies, for example,<br />

might create a new tradition by skipping in a circle while singing a song. Ceremonies, even when brief or<br />

humorous, make <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> time special.<br />

Troop business may include taking attendance, collecting dues, making announcements, and planning an<br />

upcoming event or trip. This is a good time for girls to lead, especially as they grow up! (Note that some<br />

troops move the business portion <strong>of</strong> the meeting to an earlier slot.)<br />

Activities will depend on what the girls want to do in their troop and how they want to spend their<br />

collective time. Outdoor time is important, so encourage the girls to hold an activity at a park or forest. If<br />

girls are interested in animals, encourage the girls to plan a visit to a zoo or animal shelter. As you engage<br />

in one <strong>of</strong> the three leadership Journeys, review the “Sample Sessions at a Glance” in the adult guide for<br />

Journey activity ideas.<br />

Treats are an option some troops decide to include in their meetings and range from a bottle <strong>of</strong> soap<br />

bubbles or a jump rope to a food snack. If girls choose to include snacks, guide them to consider the health<br />

<strong>of</strong> a potential snack, as well as possible food allergies. Enlist the help <strong>of</strong> parents or guardians by asking<br />

them to sign up and bring a treat. You’ll also �nd plenty <strong>of</strong> snack ideas and signup forms in the adult guide<br />

<strong>of</strong> most leadership Journeys.<br />

Clean-up is a great habit for girls to get their meeting space back to the way it was when they arrived—<br />

maybe even cleaner! <strong>Girl</strong>s can also take leadership <strong>of</strong> the cleaning themselves, deciding who does what.<br />

They might even enjoy the tradition <strong>of</strong> a kaper chart (a chore chart that lists all the chores and assigns girls’<br />

names to each), so that everyone takes turns at each responsibility.<br />

The closing lets the girls know that the troop meeting is ending. Many girls close with the friendship circle,<br />

in which each girl stands in a circle, puts her right arm over her left, and holds the hand <strong>of</strong> the girl standing<br />

next to her. The friendship squeeze is started by one girl, and then passed around the circle until it comes<br />

back to the girl who started it. When the squeeze is �nished, girls twist clockwise out <strong>of</strong> the circle lifting<br />

their arms and turning around and out <strong>of</strong> the circle.<br />

You help each troop member do her part to ensure the meeting and activities are enriching and fun. Based on their program levels<br />

and abilities, girls may decide and plan opening and closing activities, bring and prepare treats, teach songs or games, and clean up.<br />

As girls grow, they can show and teach younger members about <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. They can also assist you in preparing materials for<br />

activities. For trips, campouts, parent meetings, and multi-troop events, girls may be responsible for shopping, packing equipment,<br />

handing out programs, cleaning up, gathering wood, and so on. As long as you pay attention to program level and maturity, what<br />

girls can do is endless!<br />

Volunteer Essentials<br />

89


Kaper Charts<br />

Attendance<br />

Marks attendance sheet at each meeting<br />

Flag Ceremony<br />

�� �������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������<br />

Ceremony: Color guard stands at attention during ceremony, does not participate in salute <strong>of</strong> �ag, singing any songs, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Promise or <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Law, etc.<br />

Note Taker<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������<br />

Closing Organizer(s)<br />

You will help get the other <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s ready for the closing <strong>of</strong> the meeting. Everyone will need to leave their belongings at the table<br />

and join the leaders for the Friendship Circle.<br />

Clean-up Manager(s)<br />

Everyone is involved in clean-up!<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s ������ leave a site better than they found it!<br />

90 Volunteer Essentials


SAMPLE KAPER CHART<br />

1<br />

.<br />

v<br />

o<br />

N<br />

8<br />

1<br />

.<br />

t<br />

c<br />

O<br />

4<br />

.<br />

t<br />

c<br />

O<br />

0<br />

2<br />

.<br />

t<br />

p<br />

e<br />

S<br />

6<br />

.<br />

t<br />

p<br />

e<br />

S<br />

r<br />

e<br />

p<br />

a<br />

K<br />

Start-Up Game Judy April Cindy Ellen Susan<br />

Opening Christie Judy April Cindy Ellen<br />

Flag Ceremony Caller Mary Christie Judy April Cindy<br />

Flag Bearer Lynda Mary Christie Judy April<br />

Color Guard Susie Lynda Mary Christie Judy<br />

Take Notes Phyllis Susie Lynda Mary Christie<br />

Hand Out Supplies Helene Phyllis Susie Lynda Mary<br />

Collect Dues $$$ Susan Helene Phyllis Susie Lynda<br />

Bring & Pass Out Snack Ellen Susan Helene Phyllis Anna<br />

Closing Organizer Cindy Ellen Susan Helene Phyllis<br />

Volunteer Essentials<br />

e<br />

n<br />

e<br />

l<br />

e<br />

H<br />

n<br />

a<br />

s<br />

u<br />

S<br />

n<br />

e<br />

l<br />

l<br />

E<br />

y<br />

d<br />

n<br />

i<br />

C<br />

l<br />

i<br />

r<br />

p<br />

A<br />

r<br />

e<br />

g<br />

a<br />

n<br />

a<br />

M<br />

p<br />

u<br />

-<br />

n<br />

a<br />

e<br />

l<br />

C<br />

91


Getting Started with the National Leadership Program through<br />

Journeys<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program is based on the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience (GSLE), in which girls discover themselves,<br />

connect with others, and take action to make the world a better place—all within the safety <strong>of</strong> an all-girl<br />

environment where girls take the lead, learn by doing, and learn cooperatively.<br />

At the core <strong>of</strong> the GSLE are national leadership Journeys<br />

(��������������������������, ����������������������<br />

���, and ������������������������), fun and challenging<br />

experiences grouped around a theme and spread over<br />

a series <strong>of</strong> sessions. Each Journey has all the important<br />

components <strong>of</strong> the GSLE built right in. So, to guide<br />

girls on a great journey, all you need is enthusiasm<br />

and a sense <strong>of</strong> adventure. Before you dive in, try these<br />

six simple tips:<br />

1. Check out the Journey maps at girlscouts.org��������<br />

����������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������The <strong>Girl</strong>’s Guide<br />

to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing������������������������������������������������������<br />

2. Choose a Journey.�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

3. Get to know the Journey.�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������<br />

4. Review the sample session plans in the adult guide.������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

6. Step back and watch����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����<br />

Throughout your own Journey—and even before—volunteer and sta� members <strong>of</strong> GSGATL are here to o�er support, learning<br />

opportunities, and advice. Never hesitate to contact them.<br />

92 Volunteer Essentials


Reengaging <strong>Girl</strong>s<br />

The end <strong>of</strong> the troop year doesn’t have to be the end <strong>of</strong> a girls’ time with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, or the end <strong>of</strong> your time with girls. Some girls<br />

may no longer have time for a full-year commitment and will be unsure what’s next for them. Others won’t be able to imagine their<br />

lives without this same troop <strong>of</strong> girls. Here’s how you can best reengage your troop:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

And what about you? If you want to stay with this troop, start working with them to plan their troop activities next year. And if you’re<br />

a little worn out but are interested in staying with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s in other, �exible ways, be sure to let GSGATL know how you’d like to<br />

be a part <strong>of</strong> girls’ lives in the future. Are you ready to volunteer at camp? help organize a series or event? take a trip? The possibilities<br />

are endless.<br />

Changes in Troop Leadership<br />

Once a troop is established, we strive to keep it operating. In the event leaders do not plan to continue with their troop, they should<br />

take the following steps to ensure that the troop is active the next <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Year:<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Occasionally, the girls and leadership in a troop will decide to split into two troops.<br />

If a troop divides to form two troops, then funds are either used as planned prior to the creation <strong>of</strong> the new troops, or a pro rata per<br />

girl share is evenly distributed between the two new troops. If girls are moving to another troop or service unit, any funds left should<br />

be evenly distributed to the receiving troop or service unit. At no time are troop funds given to an individual girl or adult. If there<br />

are remaining troop funds, they are turned over to the service unit.<br />

Volunteer Essentials<br />

93


Disbanding a Troop<br />

If the service unit director cannot �nd leadership and decides to disband the troop, then troop funds should be used as planned by<br />

the girls in the troop prior to disbanding. The girls must be part <strong>of</strong> the decision on how to distribute the troop’s funds. If a troop is<br />

disbanding, the troop leader and assistant should talk with the girls about what they want to do with their troop treasury. The leaders<br />

should let the parents know what the girls decide before the funds are completely utilized. The girls can do the following:<br />

�� �����������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

The troop may not give girls cash from the treasury account. The funds do not become the property <strong>of</strong> any individual, girl or adult.<br />

The troop treasury is meant to be used in program activities for the girls.<br />

If the troop is disbanding, when the troop year ends and all checks have cleared the bank, all adults listed on the bank account must<br />

go to the bank and close the account. A �nal treasurer’s report should be completed. A statement on how the troop funds were<br />

distributed must be on the treasurer’s report. The report should be signed by all members <strong>of</strong> the troop. This report is then given to<br />

the service unit director.<br />

All remaining troop resources (camping equipment, books, or materials) should be either divided equally among the receiving troops<br />

or given to the service unit director. <strong>Service</strong> unit directors generally use funds and resources from disbanded troops to help start<br />

new troops.<br />

94 Volunteer Essentials


Chapter 6: Managing Troop / Group Finances<br />

Helping girls earn and manage money is an integral part <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience. Your <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> group (troop,<br />

service unit) is responsible for planning and �nancing its own activities, with your guidance. This puts girls in charge, giving them the<br />

opportunity (with your oversight) to cooperatively set goals, manage a budget, spend responsibly, maintain records, earn social skills,<br />

and develop good marketing, entrepreneurial, math, and �nancial skills.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troops are funded by a share <strong>of</strong> money earned through GSGATL-sponsored product activities (such as the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie<br />

Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program), troop money-earning activities (GSGATL-approved, <strong>of</strong> course!), and<br />

any dues your troop may charge. (This is in addition to the $12 annual membership dues that goes to the national organization.) This<br />

chapter gives you the ins and outs <strong>of</strong> establishing a troop account, helping girls manage their troop �nances, practice successful<br />

product-sales techniques, review the safety requirements around product sales, and understand how to collaborate with sponsors<br />

and causes.<br />

Always remember that troop funds are the collective property <strong>of</strong> girls and are to support the program plans <strong>of</strong> that troop. The girls,<br />

in partnership with the adult leaders, determine how the funds will be spent. These monies include dues, if any, and money earned<br />

by the troop, including product sales and other money earning activities.<br />

�� ���������������������������������<br />

� Troop funds do not belong to individual girls.<br />

�� ����������������������������������������������������������������<br />

� GSGATL strongly discourages troops from keeping a record <strong>of</strong> individual girl earnings toward the troop treasury.<br />

GSGATL’s Procedures for Managing Troop Accounts<br />

Troop Treasury<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Establishing A Troop Bank Account<br />

If your troop is earning and spending money, they need to set up a bank account. If you’re taking over an existing troop, you may<br />

inherit a checking account, but with a new troop, you’ll want to open a new account. This usually happens when there is money to<br />

deposit, such as from troop dues, product sale programs, or troop money-earning activities. Consider these tips when working with<br />

a troop account:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

95


Opening a Troop Checking Account<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troops and groups are encouraged to open a troop checking account when the amount <strong>of</strong> funds on hand meets the<br />

minimum requirements <strong>of</strong> the chosen bank. Many troops ask a parent to act as the troop treasurer. In fact, this is a great way to<br />

involve a parent who wants to be active with the troop but whose schedule is restricted because <strong>of</strong> work or other obligations. After<br />

selecting a bank, the troop leader should contact the membership specialist who will complete and sign the authorization form and<br />

then forward it to the volunteer <strong>of</strong> the troop. Prior to opening a troop checking account all troops should:<br />

��� ������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������<br />

��� �����������������������������������GSGATL, Troop #______<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������<br />

��� ��������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������<br />

Annual Troop Finance Report<br />

The troop treasurer, in partnership with the girls in the troop, must prepare a troop �nance report and distribute it to each family in<br />

the troop a minimum <strong>of</strong> three (3) times a year. Full disclosure <strong>of</strong> the troop �nances three times per year insures transparency and that<br />

all family members <strong>of</strong> the troop are informed <strong>of</strong> the troop’s income and expenses; this should alleviate any concerns about troop<br />

�nances from the parents. A copy should be given to the local service unit director. The �nal year-end �nancial report should include<br />

the most recent bank statement.<br />

Discrepancies/Mismanagement <strong>of</strong> Funds<br />

If there is a discrepancy with the troop treasury:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������� �������� ���� �������� ��� �� ������ ����� ����� ���� ��������� ��� ��� ����� ������� ����� ��� ������� ��� ����� ������� ������ ���<br />

������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Addition <strong>of</strong> Troop Member<br />

Since the funds in a troop treasury belong to the troop jointly, when a new member joins a troop she should bene�t from those funds<br />

equally with the other members. However, if it has been the custom <strong>of</strong> the troop to collect a start-up fee that girl will be expected<br />

to pay the appropriate troop fee.<br />

Troop Member Transfers<br />

As above, when a girl leaves a troop, for whatever reason, she relinquishes her claim on any and all troop funds. However, the troop<br />

may, at its option, divide a pro rata share per girl and make a donation to the receiving troop on the transferring member’s behalf.<br />

This is solely at the troop’s discretion. In all cases, if a donation is made, a check should be written directly to the receiving troop. At<br />

no time are funds to be paid to an individual girl or adult.<br />

Troops may not track individual girl balances within the troop account. <strong>Girl</strong>s may not receive credit for the amount <strong>of</strong> funds or the<br />

portion <strong>of</strong> the troop account that resulted in their fundraising or product sales program troop proceeds. The IRS requires that 501(c)<br />

(3) organizations must not be organized or operated for the bene�t <strong>of</strong> private interests. The IRS has issued rulings recently that<br />

organizations that earmark fundraising for particular members is a non-exempt activity and those organizations may be required<br />

to pay unrelated business income tax or lose their tax-exempt status. If you have any question on private bene�t or troop account<br />

activities please reach out to your Membership Manager.<br />

96 Volunteer Essentials


Closing a Bank Account<br />

Once the troop disbands, by rights the funds revert to GSGATL. It is our practice, however, that when a troop splits or disbands, the<br />

girls should vote on what to do with troop funds. Typically, these monies are:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

Financial Assistance<br />

Financial Aid is available to individuals who need assistance with annual membership fees, uniform components, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> agelevel<br />

handbooks and for some events or activities. Every e�ort is made to ful�ll requests based on the needs <strong>of</strong> the family and the<br />

availability <strong>of</strong> GSGATL funds, as Financial Aid is supported by the Annual Fund and product sales. Financial Aid is awarded on a caseby-case<br />

basis and remains con�dential. Financial assistance is limited to adults registered as troop leaders with GSUSA Position Codes<br />

01, 02 or 03, not to exceed three adult members.<br />

How to Apply:<br />

Parent/guardian completes the appropriate section <strong>of</strong> the Financial Assistance Request Form. Applicants may be contacted by mail<br />

or phone for questions and/or to obtain more information.<br />

��� ���� ��������� ������������ ����� ���� ���������� ����������� �������� �������� ��� ���� ����������� ������������� ����� ������� ���<br />

�������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������gsgatl.org�<br />

When approved, program supplies are shipped to the address submitted on the form.<br />

Other types <strong>of</strong> assistance that may be available:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������<br />

<strong>Service</strong> Unit Funds<br />

The service unit exists to support troop programs. In order to cover related administrative costs and create opportunities for intertroop<br />

activities, service units will need to develop an operating budget<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

97


Helping <strong>Girl</strong>s Reach Their Financial Goals<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program is so well known in communities, it’s likely that your girls will already know a bit about it and want to<br />

get out there to start selling as soon as possible. But it’s important that the girls have a clear plan and purpose for both the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Cookie Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates & magazines Program. One <strong>of</strong> your opportunities as a volunteer is to facilitate girl-led<br />

�nancial planning, which may include the following steps for the girls:<br />

��� Set goals for money-earning activities.��������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� Create a budget.������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������<br />

��� Determine how much the troop needs to earn.������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

��� Make a plan.� ���� ������ ���� ����������� ���� ����� ���������� ������ ����<br />

��������� ������� ����� ������� ���� ���� ���������� ���� ��������� ���������<br />

�������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������<br />

��� Write it out���������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������<br />

����������<br />

Remember: It’s great for girls to have opportunities, like the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie<br />

Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program, to earn funds<br />

that help them ful�ll their goals as part <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience. As a volunteer, try to help girls balance the moneyearning<br />

they do with opportunities to enjoy other activities that have less emphasis on earning and spending money. Take Action<br />

projects, for example, may not always require girls to spend a lot <strong>of</strong> money!<br />

Understanding Financial and Sales Abilities by Program Level<br />

As with other activities, girls progress in their �nancial and sales abilities as they get older. This section gives you some examples <strong>of</strong><br />

the abilities <strong>of</strong> girls at each program level.<br />

98 Volunteer Essentials<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies<br />

The troop volunteer handles money, keeps �nancial records, and does all troop budgeting.<br />

Parents/guardians may decide they will contribute to the cost <strong>of</strong> activities and girls may collect dues.<br />

<strong>Girl</strong>s can participate in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies are always paired with an adult when selling anything. <strong>Girl</strong>s do the asking and deliver the product, but adults<br />

handle the money and keep the girls secure.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies<br />

The troop volunteer handles money, keeps �nancial records, and shares some <strong>of</strong> the troop-budgeting responsibilities.<br />

<strong>Girl</strong>s discuss the cost <strong>of</strong> activities (supplies, fees, transportation, rentals, and so on).<br />

<strong>Girl</strong>s set goals for and participate in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program.<br />

<strong>Girl</strong>s may decide to pay dues.


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors<br />

The troop volunteer retains overall responsibility for long-term budgeting and record-keeping, but shares or delegates all other<br />

�nancial responsibilities.<br />

<strong>Girl</strong>s set goals for and participate in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program.<br />

<strong>Girl</strong>s decide on troop dues, if any. Dues are collected by girls and recorded by a troop treasurer (selected by the girls).<br />

<strong>Girl</strong>s budget for the short-term needs <strong>of</strong> the troop, on the basis <strong>of</strong> plans and income from the troop dues.<br />

<strong>Girl</strong>s budget for more long-term activities, such as overnight trips, troop camping, and special events.<br />

<strong>Girl</strong>s budget for Take Action projects, including the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Bronze Award, if they are pursuing it.<br />

<strong>Girl</strong>s estimate costs based on plans.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadettes, Seniors, and Ambassadors<br />

<strong>Girl</strong>s determine the amount <strong>of</strong> troop dues (if any) and the scope <strong>of</strong> money-earning projects.<br />

<strong>Girl</strong>s set goals for and participate in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates and Magazines Program.<br />

<strong>Girl</strong>s carry out budgeting, planning, and troop money-earning projects.<br />

<strong>Girl</strong>s budget for extended travel, Take Action projects, and leadership projects.<br />

<strong>Girl</strong>s may be involved in seeking donations for Take Action projects, with GSGATL approval.<br />

<strong>Girl</strong>s keep their own �nancial records and give reports to parents and troop volunteers.<br />

<strong>Girl</strong>s budget for Take Action projects, including the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Silver or Gold Awards, if they are pursuing them.<br />

One critical task for each troop, no matter what program level, is to keep excellent records and establish a clear accounting system<br />

for all money earned and spent. As the troop’s volunteer, you’re in charge <strong>of</strong> making sure money is spent wisely and that excellent<br />

records are kept (keeping copies <strong>of</strong> all receipts in a binder or folder), and tracking all income, too. For older girls, your job is to oversee<br />

their work, as they learn to keep impeccable records.<br />

Understanding the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie and Chocolates<br />

& Magazines Programs<br />

Did you know that the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program is the largest girl-led business in the country, with sales <strong>of</strong> more than $700 million<br />

per year for girls and their communities nationwide?<br />

That’s right. The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program is the leading entrepreneurial program for girls: No university has produced as many<br />

female business owners as the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program.<br />

The <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program and the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates & Magazines Program are really the best ways for girls to earn money to<br />

pursue their goals: the sales are beloved by the community and come with program, sales and marketing materials and support that<br />

help girls run a great business. And they are an integral part <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience. With every season <strong>of</strong> cookies,<br />

chocolates and magazines, another generation <strong>of</strong> girls learns �ve important skills:<br />

�� ������������<br />

�� ���������������<br />

�� ����������������<br />

�� �������������<br />

�� ���������������<br />

Most <strong>of</strong> all, girls gain a tremendous amount <strong>of</strong> con�dence. It’s not easy to ask people to buy something—you have to speak up, look<br />

them in the eye, and believe in what you’re doing—all skills that help a girl succeed now and throughout the rest <strong>of</strong> her life.<br />

Volunteer Essentials<br />

99


A Sweet Tradition<br />

It has been more than 90 years since <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s began selling home-baked cookies to raise money. The<br />

idea was so popular that, in 1936, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s enlisted bakers to handle the growing demand.<br />

GSGATL currently partners with Little Brownie Bakers. We are a Super Six council, meaning that GSGATL<br />

o�ers the nation’s most favorite and best-selling varieties <strong>of</strong><br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies: Thin Mints, Samoas, Trefoils, Do-si-dos, Tagalongs and, Savannah Smiles. For additional<br />

information on cookie varieties, including nutritional details, visit www.girlscoutscookies.org.<br />

In addition, the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates & Magazines Program allows girls to sell chocolates, nuts, and<br />

magazines to raise funds early in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> year for start-up expenses, kicking o� in early September<br />

<strong>of</strong> each year.<br />

Samoas ®<br />

Do-si-dos ®<br />

Thin Mints Tagalongs ®<br />

Product Sales: Financial Literacy and<br />

the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience<br />

Ask me about<br />

Selling <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies and participating in our <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Chocolates & Magazines Program (which includes nuts, candies, and<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies!<br />

magazines) gives girls a chance to run a business and practice leadership skills they can use in their lives. <strong>Girl</strong>s will enjoy all the bene�ts<br />

this important component <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience has to o�er. They’ll engage in planning and goal-setting (aiming<br />

to achieve their personal best), teamwork, marketing, money management (including the importance <strong>of</strong> saving for future needs),<br />

and the enduring skill <strong>of</strong> customer service. As girls grow, they will get to know their products (ingredients and calories, for example),<br />

and they will design innovative and creative marketing strategies and tools. <strong>Girl</strong>s will also be encouraged to share with customers<br />

how product sales help GSGATL and their community. Volunteers can help girls develop leadership skills while they engage in <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Cookie and Chocolates & Magazines Programs by using the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> processes <strong>of</strong> girl-led, learning by doing, and cooperative<br />

learning. As they participate in product programs, girls will:<br />

� Discover���������������������������������������������������������������������������������<br />

������� �������� ��������������� ���� ���� ����� ��� ���������� �� ���������� ������ ����<br />

���������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������<br />

� Connect������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������<br />

������� ���������� ������������ ���� �������� ���������� ������ ���� ������ ������ ������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������<br />

� Take Action���������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

Determining Who Can Participate<br />

All girl members (including Daisies), who take part in any number <strong>of</strong> ways (travel, camp, series, events, or troop), are eligible to<br />

participate in GSGATL-sponsored product activities, under volunteer supervision. GSGATL provides learning opportunities on the<br />

procedures to follow during each program. We also establish guidelines and procedures for conducting each program and determine<br />

how the proceeds and recognition system will be managed.<br />

100 Volunteer Essentials<br />

Trefoils Savannah<br />

Smiles<br />

®


Knowing Where Proceeds Go<br />

GSGATL has provided a breakdown <strong>of</strong> “how the cookie crumbles” in the section below. Share this information with girls and their<br />

parents/guardians. Proceeds resulting from product sales support program activities. The percentage <strong>of</strong> money to be allocated to<br />

participating troops (like yours) is determined by GSGATL and explained to girls and adults as part <strong>of</strong> the product program activity<br />

orientation.<br />

The income from product sales does not become the property <strong>of</strong> individual girl members. <strong>Girl</strong>s, however, may be eligible for<br />

recognitions and/or cookie dough that they put toward <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activities, such as camp, travel, and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> membership dues<br />

for the next year.<br />

<strong>Girl</strong>s may earn o�cial <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> program-appropriate awards related to product program activities, and GSGATL may choose to<br />

provide items such as participation patches, recognitions, and cookie dough to use for event fees, camp fees, grants for travel and<br />

Take Action projects, as well as materials and supplies for program activities. GSGATL’s plan for recognition applies equally to all<br />

girls participating in the product program activity. Whenever possible, GSGATL tries to involve girls in the selection <strong>of</strong> awards and<br />

administration <strong>of</strong> money given to girls from product sales.<br />

On average, for each box <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies sold:<br />

�� 5% ����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

55%<br />

�� 16%�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� 55% ��� ��������� ��� �������� ���� ������ ��� �������� ��������������� ������������ ��� �� �����<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

�� 24% ���������������������������������������������<br />

How the Cookie Crumbles<br />

Using Online Resources to<br />

Market Cookies and Other Products<br />

<strong>Girl</strong>s are texting, calling, e-mailing, Tweeting, and Facebooking—and those are all e�ective ways that girls aged 13 and older can<br />

promote cookie and Chocolates & Magazines Programs. The following sections detail how girls can use electronic marketing, social<br />

networking, and troop Web sites to gather purchase commitments from family, friends, and previous customers. But �rst, please keep<br />

in mind that girls:<br />

�� CAN market to and collect indications <strong>of</strong> interest from customers within their councils’ zip codes.����������������������<br />

�����������������������������������������������������������girlscoutcookies.org�������������������������������������������<br />

�����<br />

�� CANNOT have customers pay online���������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������gsusa.org�����������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

�� CANNOT expose a girl’s email address, physical address, or phone number to the public.�����������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

For girls in �fth grade and above, have your troop visit Let Me Know (lmk.girlscouts.org), a site addressing Internet safety for teens<br />

and tweens. <strong>Girl</strong>s can even earn an online award for completing activities on this site!<br />

Daisies: Stay Especially Safe!<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies are too young to be marketing online or through social media sites. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies<br />

should only send emails out when working directly with an adult. Parents or adult volunteers must use only<br />

blind emails or the online marketing tools (online nut promises and/or online magazine sales or Cookie<br />

Club) provided by our vendors.<br />

5%<br />

Volunteer Essentials<br />

16%<br />

24%<br />

101


Contacting Prospects Electronically<br />

<strong>Girl</strong>s may use phone calls, text messages, IMs, and emails as online marketing tools to let family, friends, and former customers know<br />

about the sale and collect indications <strong>of</strong> interest. Product-related email is not intended to be spam (unwanted texts or emails),<br />

however, so remind girls to be sure that their messages will be welcomed by the receiver.<br />

When girls are marketing cookies online, remind them to always use a troop email address (such as troop457@yahoo.com), an adult’s<br />

personal email address, or a blind address (one that does not reveal the address to the recipient). In addition, be sure to discuss with<br />

girls the need to treat customer email addresses from current and past years—as well as phone numbers, IM addresses, Facebook<br />

accounts, and mail addresses—with respect; they are private and must be kept so.<br />

Using Social Media and Social Networks<br />

A girl (or troop <strong>of</strong> girls) over the age <strong>of</strong> 13 may work in partnership with an adult to<br />

market cookies, chocolates or magazines online, using the social networking site (such<br />

as Facebook, Twitter, MySpace, or LinkedIn) <strong>of</strong> the adult. Social networking sites are fun,<br />

fast ways to get out an urgent message, such as, “It’s <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie time!” Posting or<br />

tweeting such a message will get the attention <strong>of</strong> friends and family.<br />

Our vendor partners provide ways for girls/parents to use Facebook to promote the<br />

opportunity to support <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s and the individual girl’s e�orts. More information<br />

for the options is posted to our website for each speci�c activity. All online activities<br />

<strong>of</strong> girls should be properly supervised by parents and/or adult volunteers. This year, a<br />

new patch, Facebook Diva (INSERT IMAGE) is available to be earned during the 2012 <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Chocolates & Magazines Program for girls/parents who use the Facebook option to<br />

promote the girl’s online storefront.<br />

Before girls use social networks as a marketing tool, keep the following in mind:<br />

�� �����������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������<br />

Safely Selling <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies and Other Products<br />

A few other considerations will help keep girls safe:<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������<br />

102 Volunteer Essentials


�� ����������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������NOT��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������GSGATL.org�����������������������������������������������������������������������������<br />

Selling at <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Booths<br />

Cookie booths, or temporary sales set-ups in areas with lots <strong>of</strong> foot tra�c,<br />

are a popular way for girls to sell cookies as a team. Your service unit may<br />

have established cookie booth locations and/or a lottery process for<br />

troop signups at highly sought after locations; contact your local service<br />

unit cookie manager before planning a cookie booth <strong>of</strong> your own. The<br />

Cookie Booth Permission Form must be completed and signed by<br />

designated business contact. It is a 3-part form: keep one for the troop<br />

to have on-site the day <strong>of</strong> the cookie booth, leave one with the business<br />

contact and submit one copy to the service unit cookie manager. The<br />

form is provided in all troop packets (large brown envelope with all<br />

program materials). Additional copies may be obtained from the service<br />

unit cookie manager. Once permission has been granted, be sure to<br />

submit through eBudde. Information from eBudde is used to generate<br />

a listing <strong>of</strong> your troop’s cookie booth on the nationally available Cookie<br />

Locator. This is an excellent tool that drives customers to your location! Don’t miss the opportunity to have this tool be used to reach<br />

additional customers for your troop.<br />

Once you’ve gotten council / service unit approval, check out the booth site before the day <strong>of</strong> the sale. Talk to business owners in the area<br />

so they’ll know what to expect. Find out what security measures are in place—these may include lights for evening sales and whether<br />

a security camera watches the booth area—and where the nearest bathrooms are located. In addition, review the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie/<br />

Council-Sponsored Product Sale Safety Activity Checkpoints to make sure you and the girls are as prepared as possible.<br />

Remember to instruct girls to be polite to customers who may choose to not purchase cookies. All girls and adults are demonstrating<br />

the courage, con�dence and character that are a part <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Promise and Law.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s leave an area in better condition than when they arrived. Please discard <strong>of</strong> any trash or empty boxes. It is a great customer<br />

service idea to leave a box or two <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookies as a “thank you” for the business’s manager/owner.<br />

On the day <strong>of</strong> the cookie booth, these tips will help keep everyone safe:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������two adults and one girl������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

103


Additional Troop/ Group Money Earning Activities<br />

<strong>Girl</strong>s earn money in two distinct ways:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

GSGATL Procedures for Additional Troop Money Earning<br />

If a troop requires money earning activities beyond GSGATL product programs for a speci�c purpose then the following guidelines<br />

must be met:<br />

Troops must:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Troops may, without further notice to GSGATL, participate in the following money raising activities:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������<br />

�� ���������<br />

�� �����������<br />

�� �����������������������������<br />

Other activities must be approved in advance by GSGATL by following this procedure:<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������<br />

��� ������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������Volunteer Essentials�������������<br />

�����������������������������������������gsgatl.org�<br />

��� ���������������������<br />

��� ���������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

104 Volunteer Essentials


��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������<br />

The following examples from councils and overseas committees give girls a way to build public speaking, �nancial literacy, marketing,<br />

and other skills. Please note that if a money earning event will involve multiple <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troops or non-members (such as a father/<br />

mother daughter dance, Badge work day, etc), procedures for approval <strong>of</strong> <strong>Girl</strong>-Led Beyond the Troop Events, found on page 34 <strong>of</strong><br />

this publication must be followed.<br />

Entertainment:<br />

�� �����������<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������<br />

Food/Meal Events:<br />

�� ����������������<br />

�� �����������������<br />

�� �������������������������������������<br />

�� ����������<br />

�� �����������������������������<br />

��<br />

<strong>Service</strong>(s):<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

����������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������<br />

�� �������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������<br />

Collections/Drives:<br />

�� ��������������������<br />

�� �����������������������������<br />

�� ������������������������<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� ������������������������<br />

Specialty Products (creating a personalized note, ribbon, or creative packaging customized by girls adds value to a product):<br />

�� ���������������<br />

�� �������������������������������������������������<br />

�� �������������������<br />

�� ����������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ����������������������<br />

Other:<br />

�� ���������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

105


Collaborating with Donors and Other Organizations<br />

We rely on donations from parents, individuals, local businesses, organizations, corporations, foundations, United Way and government<br />

agencies to ensure <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing remains available and a�ordable for all families. Community organizations, businesses, religious<br />

organizations, and individuals may be in-kind donors by providing troop meeting places, volunteering their time, providing activity<br />

materials, or loaning equipment. These contributions can then be recognized by arranging for the girls to send thank-you cards,<br />

inviting the donor to a meeting or ceremony, nominating them for a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> award or working together on a Take Action project.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troop, individual and service unit projects should be funded through approved money-earning activities and dues. <strong>Girl</strong>s<br />

get the most out <strong>of</strong> their experience when they earn the resources needed to reach their goals. Should additional resources be<br />

needed, in-kind donations <strong>of</strong> goods and services may be solicited by adult volunteers. Please note that soliciting cash donations<br />

for local projects is not allowed. Should you have questions about local project funding, please contact your membership specialist.<br />

In order to meet Annual Fund goals, volunteers are encouraged to solicit donations from parents �rst, then their local community.<br />

Adult volunteers may solicit local businesses and individuals to make contributions to the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Annual Fund. A local business is<br />

de�ned as a business whose primary customer base is con�ned to a local area or neighborhood (e.g., your physicians group, bakery<br />

and car dealership). As a courtesy to those with whom GSGATL maintains relationships, we ask local volunteers not to solicit<br />

certain donors. Contact the Fund Development Department to determine if an individual or business is a current donor by calling<br />

770-702-9177.<br />

When soliciting donations from a local source, you may be referred to a regional, district or corporate o�ce. Should this occur, please<br />

stop and contact your membership specialist or GSGATL’s Fund Development Department for guidance and assistance. This is done<br />

to ensure that no business is being solicited multiple times in a year and that we remain in compliance with our 501(c)3 status, as<br />

determined by the Internal Revenue <strong>Service</strong> (IRS).<br />

Due to the strict IRS and reporting standards, volunteers may not apply for grant funding <strong>of</strong> any kind. Generally, a grant requires<br />

a formal application to be submitted. If asked to complete more than a simple donation request form or to submit an IRS Tax<br />

Determination Letter, please contact your membership specialist or the Fund Development Department. Volunteer <strong>Service</strong> Grants<br />

or Matching Gifts from your employer are not considered grants and can be applied for at any time. These gifts will be credited to<br />

your Annual Fund goal.<br />

Local restaurants may be approached at the service unit level to host a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Night to promote membership, product sales and<br />

local community projects. Oftentimes, a restaurant will donate a percentage <strong>of</strong> the sales from the evening. These funds will be<br />

credited to your Annual Fund goal. Please note that it is not within <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> standards for girls or volunteers to sell tickets, gift cards<br />

or coupons and that <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s cannot endorse a restaurant or product.<br />

When collaborating with any other organization, keep these additional guidelines in mind:<br />

� Avoid fundraising for other businesses and organizations:�����������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������<br />

� Steer clear <strong>of</strong> political fundraisers:��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������<br />

� Be respectful when collaborating with religious organizations:�����������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� Avoid selling or endorsing commercial products:����������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������<br />

106 Volunteer Essentials


Chapter 7: Safety Information<br />

In <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing, the emotional and physical safety and well-being <strong>of</strong> girls is always a top priority! Here’s what you need to know.<br />

Knowing Your Responsibilities<br />

You, the parents/guardians <strong>of</strong> the girls in your troop, and the girls themselves share the responsibility for staying safe. The next three<br />

sections will detail who’s responsible for what.<br />

Responsibilities <strong>of</strong> the Volunteer: <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Guidelines<br />

Every adult in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing is responsible for the physical and emotional safety <strong>of</strong> girls, and we all demonstrate that by agreeing to<br />

follow these guidelines at all times.<br />

1. Follow the Safety Activity Checkpoints. Instructions for staying safe while participating in activities are detailed in the<br />

Safety Activity Checkpoints, available in Chapter 10 <strong>of</strong> Volunteer Essentials. Read the checkpoints, follow them, and share<br />

them with other volunteers, parents, and girls before engaging in activities with girls.<br />

2. Arrange for proper adult supervision <strong>of</strong> girls. Your troop must have at least two unrelated, approved adult volunteers<br />

present at all times, plus additional adult volunteers as necessary, depending on the size <strong>of</strong> the troop and the ages and<br />

abilities <strong>of</strong> girls. Adult volunteers must be at least 18 years old (or the age <strong>of</strong> majority de�ned by the state, if it is older<br />

than 18) and must be screened by GSGATL before volunteering. One lead volunteer in every troop must be female.<br />

3. Get parent/guardian permission. When an activity takes place that is outside the normal time and place, advise each<br />

parent/guardian <strong>of</strong> the details <strong>of</strong> the activity and obtain written permission for girls to participate.<br />

4. Report abuse. Sexual advances, improper touching, and sexual activity <strong>of</strong> any kind with girl members are forbidden.<br />

Physical, verbal, and emotional abuse <strong>of</strong> girls is also forbidden. Follow GSGATL’s guidelines for reporting concerns about<br />

abuse or neglect that may be occurring inside or outside <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

5. Be prepared for emergencies. Work with girls and other adults to establish and practice procedures for emergencies<br />

related to weather, �re, lost girls/adults, and site security. Always keep handy a well-stocked �rst-aid kit, girl health<br />

histories, and contact information for girls’ families.<br />

6. Travel safely. When transporting girls to planned <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> �eld trips and other activities that are outside the normal<br />

time and place, every driver must be an approved adult volunteer and have a good driving record, a valid license, and a<br />

registered/insured vehicle. Insist that everyone is in a legal seat and wears her seat belt at all times, and adhere to state<br />

laws regarding booster seats and requirements for children in rear seats.<br />

7. Ensure safe overnight outings. Prepare girls to be away from home by involving them in planning, so they know what<br />

to expect. Avoid having men sleep in the same space as girls and women. During family or parent-daughter overnights,<br />

one family unit may sleep in the same sleeping quarters in program areas. When parents are sta�ng events, daughters<br />

should remain in quarters with other girls rather than in sta� areas.<br />

8. Role-model the right behavior. Never use illegal drugs. Don’t consume alcohol, smoke, or use foul language in the<br />

presence <strong>of</strong> girls. Do not carry ammunition or �rearms in the presence <strong>of</strong> girls unless given special permission by GSGATL<br />

for troop marksmanship activities.<br />

9. Create an emotionally safe space. Adults are responsible for making <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing a place where girls are as safe<br />

emotionally as they are physically. Protect the emotional safety <strong>of</strong> girls by creating a team agreement and coaching<br />

girls to honor it. Agreements typically encourage behaviors like respecting a diversity <strong>of</strong> feelings and opinions; resolving<br />

con�icts constructively; and avoiding physical and verbal bullying, clique behavior, and discrimination.<br />

10. Ensure that no girl is treated di�erently. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s welcomes all members, regardless <strong>of</strong> race, ethnicity, background,<br />

disability, family structure, religious beliefs, and socioeconomic status. When scheduling, helping plan, and carrying out<br />

activities, carefully consider the needs <strong>of</strong> all girls involved, including school schedules, family needs, �nancial constraints,<br />

religious holidays, and the accessibility <strong>of</strong> appropriate transportation and meeting places.<br />

11. Promote online safety. Instruct girls never to put their full names or contact information online, engage in virtual<br />

conversation with strangers, or arrange in-person meetings with online contacts. On troop Web sites, publish girls’ �rst<br />

names only and never divulge their contact information. Teach girls the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Online Safety Pledge and have them<br />

commit to it.<br />

12. Keep girls safe during money-earning. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> cookies and other GSGATL-sponsored product sales are an integral<br />

part <strong>of</strong> the program. During <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> product sales, you are responsible for the safety <strong>of</strong> girls, money, and products. In<br />

addition, a wide variety <strong>of</strong> organizations, causes, and fundraisers may appeal to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s to be their labor force. When<br />

representing <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, girls cannot participate in money-earning activities that represent partisan politics or that are<br />

not <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>–approved<br />

Volunteer Essentials<br />

107


Responsibilities <strong>of</strong> Parents and Guardians<br />

You want to engage each parent or guardian to help you work toward ensuring the health, safety, and well-being <strong>of</strong> girls. Clearly<br />

communicate to parents and guardians that they are expected to:<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Responsibilities <strong>of</strong> <strong>Girl</strong>s<br />

<strong>Girl</strong>s who learn about and practice safe and healthy behaviors are likely to establish lifelong habits <strong>of</strong> safety consciousness. Set<br />

expectations with both parents and girls by using a Behavior Contract and Code <strong>of</strong> Conduct. Each <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> is expected to:<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

Setting Up a Troop Web Site<br />

Troops whose girls meet age criteria (13 years or older) and have parental permission may set up a troop Web site or social networking<br />

site. This site must be approved by GSGATL, yes, but it can be a fantastic way for girls to share information, market <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> products,<br />

and talk about their Take Action projects.<br />

Before you and the girls design a Web site, remember that the web is an open forum for anyone, including potential predators.<br />

Documented instances <strong>of</strong> cyberstalkers make it imperative that any information that could jeopardize the safety and security <strong>of</strong> girls<br />

and adults is not disclosed on a Web site. To ensure the girls’ safety:<br />

�� ���������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

108 Volunteer Essentials


<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> adult-to-girl ratios show the minimum number <strong>of</strong> adults needed to supervise a speci�c number <strong>of</strong> girls. (Councils may<br />

also establish maximums due to size or cost restrictions.) These supervision ratios were devised to ensure the safety and health <strong>of</strong><br />

girls—for example, if one adult has to respond to an emergency, a second adult is always on hand for the rest <strong>of</strong> the girls. It may take<br />

you a minute to get used to the layout <strong>of</strong> the chart on the next page, but once you start to use it, you’ll �nd the chart on the next<br />

page extremely helpful.<br />

Here are some examples: If you’re meeting with 17 Daisies, you’ll need three unrelated adults (in other words, not your sister, spouse,<br />

parent, or child), at least one <strong>of</strong> whom is female. If, however, you have 17 Cadettes attending a troop meeting, you need only two<br />

unrelated adults, at least one <strong>of</strong> which is female (because, on the chart, two adults can manage up to 25 Cadettes).<br />

In addition to the adult-to-girl ratios, please remember that adult volunteers must be at least 18 years old or at the age <strong>of</strong> majority<br />

de�ned by the state, if it is older than 18.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies<br />

(K– grade 1)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies<br />

(grades 2–3)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors<br />

(grades 4–5)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadettes<br />

(grades 6–8)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Seniors<br />

(grades 9–10)<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Ambassadors<br />

(grades 11–12)<br />

Two unrelated adults<br />

(at least one <strong>of</strong> whom is<br />

female) for this number<br />

<strong>of</strong> girls<br />

Knowing How Many Volunteers You Need<br />

Troop meetings: Events, travel, and camping:<br />

Plus one adult for each<br />

additional number <strong>of</strong><br />

girls<br />

Two unrelated female<br />

adults for this number<br />

<strong>of</strong> girls<br />

Plus one adult for each<br />

additional number <strong>of</strong><br />

girls<br />

12 6 6 4<br />

20 8 12 6<br />

25 10 16 8<br />

25 12 20 10<br />

30 15 24 12<br />

30 15 24 12<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

109


Transporting <strong>Girl</strong>s<br />

How parents decide to transport girls between their homes and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> meeting places is each parent’s individual decision and responsibility.<br />

For planned <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> �eld trips and other activities—outside the normal time and place—in which a troop will be transported in private vehicles:<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

*”Adult” is de�ned by the age <strong>of</strong> majority in each state.<br />

Public Transportation<br />

Public transportation includes trains, subways, buses, ferries, and airlines. Public transportation is regulated, which makes it preferable<br />

to chartered vehicles, but this mode <strong>of</strong> transportation is not without challenges. The biggest challenge with any public transportation<br />

is staying together as a troop, so be sure everyone has directions and a map, and always designate a meet-up area if anyone gets<br />

separated. <strong>Girl</strong>s also need to be vigilant for criminals, both those who might do them bodily harm and those who are interested in<br />

stealing their money, jewelry, and electronic devices. As long as you prepare them for their exciting Journeys on public transportation,<br />

they’ll have an adventure they’ll remember for years!<br />

110 Volunteer Essentials


Private Transportation<br />

Private transportation includes private passenger vehicles, rental cars, privately owned or rented recreational vehicles and campers,<br />

chartered buses, chartered boats, and chartered �ights. Each driver <strong>of</strong> motorized private transportation must be at least 18 or 21 years<br />

old (see below) and hold a valid operator’s license appropriate to the vehicle—state laws must be followed, even if they are more<br />

stringent than the guidelines here.<br />

Minimum Age for Drivers<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������strongly<br />

recommends��������������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

renter <strong>of</strong> the vehicle.<br />

The troop leader should have a current Volunteer Driver Log listing every driver. When recruiting drivers, leaders should inform all<br />

prospective drivers <strong>of</strong> the conditions listed on this page.<br />

For more information on current Georgia law a�ecting teenage drivers, please contact the Department <strong>of</strong> Motor Vehicles OR the <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Resource Center at 770-702-9100 (video available).<br />

Rented and Chartered Vehicles<br />

Even though written agreements are always required when renting or chartering, you are not authorized to sign an agreement or contract—<br />

even if there is no cost associated with the rental. Such an agreement must instead be signed by the person designated by GSGATL.<br />

If GSGATL has given permission to use a rented car, read all rental agreements to be sure you comply with their terms and avoid<br />

surprises. Note the minimum age <strong>of</strong> drivers (<strong>of</strong>ten 25), as well as the maximum age (<strong>of</strong>ten under 70). Be sure the car is adequately<br />

insured, knowing who is responsible for damage to or the loss <strong>of</strong> the vehicle itself. Also, ensure you have a good paper trail, with<br />

evidence that the vehicle rental is <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>–related.<br />

If you are renting a large capacity van (seating capacity over 10 passengers) to use to transport <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s to and from an activity, the<br />

following guidelines must be met in order to be covered by GSGATL’s liability policy:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������<br />

Checklist for Drivers: Volunteer Driver &<br />

Vehicle Guidelines and Procedures<br />

Safety Seats & Booster Seats<br />

We are frequently asked if troop leaders and parent drivers are required to have booster seats in cars when transporting <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s.<br />

The short answer is yes, drivers are expected to follow state and federal laws regarding booster seats.<br />

For more information and tips please visit the Georgia Division <strong>of</strong> Public Health Web site at: health.state.ga.us/programs/<br />

injuryprevention/carsafety.asp.<br />

Emergency Equipment/Forms<br />

Every vehicle used to transport campers and sta� should be equipped with a �rst aid kit and emergency accessories such as �re<br />

extinguisher and re�ectors. For trips over 10 miles from point <strong>of</strong> origin, the troop leader must carry health forms for all passengers,<br />

insurance forms, emergency numbers and a cell phone for emergency communication. A rental agreement or vehicle registration,<br />

insurance information, and the information on the following two pages should be in the vehicle at all times.<br />

Volunteer Essentials<br />

111


Vehicle Type/Capacity<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

�� The driver must be an adult and there must be a troop leader or approved volunteer in each vehicle.<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������<br />

Vehicle Safety Checks<br />

Prior to transporting passengers, it is recommended that the following be checked by a competent adult:<br />

� lights � tires � horn � windshield and wiper condition<br />

� brakes � mirrors � �uid levels � emergency warning systems<br />

Passenger Orientation<br />

Passengers should be instructed in the following safety procedures prior to transporting:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������<br />

Travel Procedures<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Behind-the-Wheel Training<br />

If you are driving a vehicle that you normally do not drive, be sure to allow time to practice and become comfortable with backing<br />

up, turning, parking, and highway driving and stopping.<br />

Passenger Behavior<br />

In larger vehicles, behavior problems should always be the responsibility <strong>of</strong> adults other than the driver. If the driver is the only<br />

adult member available to handle disruptive behavior, she should pull o� the road in a safe area and follow established discipline<br />

procedures.<br />

112 Volunteer Essentials


Backing Up<br />

Because you cannot see everything behind your vehicle, backing up is always dangerous. Avoid backing up whenever you can. When<br />

you park, try to park so you will be able to pull forward when you leave. When you have to back up, here are a few simple safety rules:<br />

�� ������������������<br />

�� �������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

Loading and Unloading Passengers<br />

Load and unload in areas that are free from vehicular tra�c unless there is an emergency. The vehicle should be in park with the<br />

emergency brake on and the motor turned o�. Loading and unloading will take place in an orderly fashion following directions from<br />

adults in charge. <strong>Girl</strong>s should be directed where to assemble after unloading and kept under supervision <strong>of</strong> an adult.<br />

Dealing with Passenger Illness<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Accident Procedures<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Dealing with Vehicular Breakdown<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Remember that every time a troop meets at a time and location di�erent from the regular troop meeting, you must use a permission<br />

form—even if the girls are responsible for getting to that location on their own. Permission forms give parents the “who, what, when,<br />

where, and why,” so that they can decide whether their daughter can participate in an event or go on a trip. A signed permission form<br />

permits you to include the girl in the activity and also provides you with up-to-date emergency contact information.<br />

Volunteer Essentials<br />

113


Checklist for <strong>Girl</strong>s<br />

<strong>Girl</strong>s need to adhere to the following checklist when being transported. You may decide to create a contract listing the following<br />

items, which girls sign before leaving on any trip. <strong>Girl</strong>s will:<br />

�� ������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Approaching Activities<br />

How can you, as a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> volunteer, determine whether an activity is safe and appropriate? Good judgment and common sense<br />

<strong>of</strong>ten dictate the answer. What’s safe in one circumstance may not be safe in another. An incoming storm, for example, might force<br />

you to assess or discontinue an activity. If you are uncertain about the safety <strong>of</strong> an activity, call GSGATL sta� with full details and<br />

don’t proceed without approval. Err on the side <strong>of</strong> caution and make the safety <strong>of</strong> girls your most important consideration. Prior to<br />

any activity, read the speci�c Safety Activity Checkpoints (available on GSGATL’s Web site or from your support team) related to any<br />

activity you plan to do with girls.<br />

When planning activities with girls, note the abilities <strong>of</strong> each girl and carefully consider the progression <strong>of</strong> skills from the easiest part<br />

to the most di�cult. Make sure the complexity <strong>of</strong> the activity does not exceed girls’ individual skills—bear in mind that skill levels<br />

decline when people are tired, hungry, or under stress. Also use activities as opportunities for building teamwork, which is one <strong>of</strong> the<br />

outcomes for the connect key in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience.<br />

Experts<br />

The Safety Activity Checkpoints for most activities require having an expert on hand to help girls learn an activity. Please remember<br />

that all experts must be approved by your council. To make it a bit easier, many councils keep lists <strong>of</strong> local experts (such as sailing<br />

instructors) and facilities (such as rollerskating rinks) they’ve already approved. If your council doesn’t keep these lists, you’ll have to<br />

present an expert for the council’s consideration. Some things to keep in mind:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

114 Volunteer Essentials


Health Histories (Including Examinations and Immunizations)<br />

The sta� at GSGATL take care in obtaining and storing girls’ health histories—which may include a physician’s examination and a list<br />

<strong>of</strong> immunizations—as needed. You may be asked to maintain these records for your troop. Keep in mind that information from a<br />

health examination is con�dential and may be shared only with people who must know this information (such as the girl herself, her<br />

parent/guardian, and a health practitioner).<br />

You may �nd the necessary form at GSGATL’s Web site under “Forms”.<br />

For various reasons, some parents/guardians may object to immunizations or medical examinations. We attempt to make provisions<br />

for these girls to attend <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> functions in a way that accommodates these concerns.<br />

It is important for you to also be aware <strong>of</strong> any medications a girl may take or allergies she may have.<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������ask����������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Activity Insurance<br />

A portion <strong>of</strong> the individual annual membership dues pays for supplementary insurance for the member only. This insurance provides<br />

up to a speci�ed maximum for medical expenses incurred as a result <strong>of</strong> an accident while a member is participating in an approved,<br />

supervised <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activity, after the individual’s primary insurance pays out. This is one reason that all adults and girls should<br />

be registered members. Non-registered parents, tag-alongs (brothers, sisters, friends), and other persons are not covered by basic<br />

coverage.<br />

This insurance coverage is not intended to diminish the need for or replace family health insurance. And it does not duplicate<br />

medical-expense bene�ts collected under other programs, so after approximately $100 in bene�ts have been paid under this plan,<br />

the family’s medical insurance takes over. If there is no family insurance or healthcare program, a speci�ed maximum <strong>of</strong> medical<br />

bene�ts is available.<br />

An optional plan <strong>of</strong> activity insurance is available for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s taking extended trips and for non-members who participate in <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> activities. These plans are secondary insurance that individuals are entitled to receive while participating in any approved,<br />

supervised <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activity. Optional insurance coverage is available for any <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activity that involves non-<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s or lasts<br />

longer than three days and two nights. Contact GSGATL to �nd out how to apply. GSGATL makes this mandatory, particularly for<br />

overseas travel.<br />

GSGATL’s Guidelines for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Activity Insurance<br />

Extended Trip Insurance:<br />

Information about the optional plans for extended trips <strong>of</strong> three nights or more is automatically sent to troop leaders who have<br />

successfully begun the trip approval process.<br />

Non-member insurance:<br />

Information about the optional plan for non-members is automatically sent to event directors who have successfully completed the<br />

approval process related to Events Beyond the Troop. Non-member insurance is not available for individual troop activities.<br />

Tag-Alongs<br />

A tag-along is any unregistered adult or sibling <strong>of</strong> girls in the troop who is accompanying the troop on a trip or activity. Tag-alongs<br />

are generally not covered by <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> insurance, except in special circumstances.<br />

It is the practice <strong>of</strong> GSGATL to prohibit any non-members from attending events planned for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. This excludes planned<br />

recruitment events that are designed to recruit non-members and day camp where special units are set up for children <strong>of</strong> volunteers.<br />

Check the Appendix for Trips & Travel for more information on insuring tag-alongs for extended trips.<br />

Review the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s insurance plan description at mutual<strong>of</strong>omaha.com/girl_scouts_<strong>of</strong>_the_usa/index.html.<br />

Volunteer Essentials<br />

115


Providing Emergency Care<br />

As you know, emergencies can happen. <strong>Girl</strong>s need to receive proper instruction in how to care for themselves and others in<br />

emergencies. They also need to learn the importance <strong>of</strong> reporting to adults any accidents, illnesses, or unusual behaviors during <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> activities. To this end, you can help girls:<br />

�� Assemble a well-stocked �rst-aid kit that is always accessible.����������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

normally by calling 911.<br />

�� Know what to report.������������������������������������������������������������������<br />

�� Establish and practice procedures for weather emergencies.������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Establish and practice procedures for such circumstances as �re evacuation, lost persons, and building-security<br />

responses.�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

First-Aid/CPR and First-Aiders<br />

Emergencies require prompt action and quick judgment. For many activities, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s recommends that at least one adult volunteer<br />

be �rst-aid/CPR-certi�ed. For that reason, if you have the opportunity to get trained in GSGATL-approved �rst-aid/CPR, do it! You<br />

can take advantage <strong>of</strong> �rst-aid/CPR training o�ered by chapters <strong>of</strong> the American Red Cross, National Safety Council, EMP America,<br />

American Heart Association, or other sponsoring organizations approved by GSGATL. Try to take age-speci�c CPR training, too—that<br />

is, take child CPR if you’re working with younger girls and adult CPR when working with older girls and adults.<br />

Caution: First-aid/CPR training that is available entirely online does not satisfy <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s’ requirements. Such courses do not o�er<br />

enough opportunities to practice and receive<br />

feedback on your technique. If you’re taking a<br />

course not o�ered by one <strong>of</strong> the organizations<br />

listed in the previous paragraph, or any course<br />

that has online components, get approval from<br />

your support team or GSGATL.<br />

A �rst-aider is an adult volunteer who has taken<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>–approved �rst-aid and CPR training<br />

that includes speci�c instructions for child CPR.<br />

The Safety Activity Checkpoints always tell you<br />

when a �rst-aider needs to be present.<br />

There are two categories <strong>of</strong> �rst-aiders:<br />

�� First-aider (level 1):������������������������<br />

������ ������� ��� ��� ��������� ���� ����� ������<br />

���������������������������������������������<br />

������ ������� ��� ��� ���� ����� ������ ���������<br />

������������������������������������������<br />

������������<br />

�� First-aider (level 2):������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������<br />

Note: The following healthcare providers may also serve as �rst-aiders (level 1 or 2): physician, physician’s assistant, nurse practitioner,<br />

registered nurse, licensed practical nurse, paramedic, military medic, and emergency medical technician.<br />

116 Volunteer Essentials


First-Aid Kit<br />

Make sure a general �rst-aid kit is available at your troop meeting place and accompanies girls on any activity (including transportation<br />

to and from the activity). Please be aware that you may need to provide this kit if one is not available at your meeting place. You can<br />

purchase a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> �rst-aid kit, you can buy a commercial kit, or you and the girls can assemble a kit yourselves. The Red Cross o�ers<br />

a list <strong>of</strong> potential items in its Anatomy <strong>of</strong> a First Aid Kit. Visit their Web sit at redcross.org and follow the links. (Note that the Red<br />

Cross’s suggested list includes aspirin, which you will not be at liberty to give to girls without direct parent/guardian permission.)<br />

You can also customize a kit to cover your speci�c needs, including �ares, treatments for frostbite or snake bites, and the like.<br />

In addition to standard materials, all kits should contain GSGATL and emergency telephone numbers (which you can get from GSGATL<br />

contact). <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> activity insurance forms, parent consent forms, and health histories may be included, as well.<br />

Non-Latex Gloves (3 pair)<br />

Sterile Gauze Pads<br />

Tape<br />

Scissors<br />

Safety Pins<br />

Sun Screen<br />

Hand Sanitizer<br />

Anti-diarrheal<br />

Bottle Water<br />

Petroleum Jelly<br />

Poison Ivy Wash<br />

Troop First-Aid Kit (Sample Items)<br />

Pen<br />

Small Notebook<br />

Antifungal Cream<br />

Insect Repellant<br />

Instant Cold/Heat Packs<br />

Adhesive Bandages (various sizes)<br />

Triangle Bandage<br />

Ace Bandage<br />

Tweezers<br />

Disposable Thermometers<br />

Cotton Balls / Q-Tips<br />

Antacid<br />

Hard Candy<br />

Anti-Allergy medication (Benadryl)<br />

Hydrocortisone Anti-Itch Cream<br />

Sanitary Napkins<br />

CPR Shield<br />

Emergency Contact Numbers<br />

Ibupr<strong>of</strong>en<br />

Alcohol Prep Pads<br />

Liquid Soap<br />

Procedures for Reporting Accidents and Incidents<br />

Although you hope the worst never happens, you must observe GSGATL procedures for handling accidents and fatalities. At the<br />

scene <strong>of</strong> an accident, �rst provide all possible care for the sick or injured person and call 911 if necessary. Follow established GSGATL<br />

procedures for obtaining medical assistance and immediately reporting the emergency. To do this, you must always have on hand<br />

the names and telephone numbers <strong>of</strong> GSGATL sta�, parents/guardians, and emergency services such as the police, �re department,<br />

or hospital emergency technicians. Keep your “Emergency Procedures” card with you when you are with the girls and check with<br />

GSGATL for emergency contact information.<br />

GSGATL’s Accident/Incident Reporting Procedures<br />

All accidents/incidents requiring treatment beyond basic �rst aid must be reported to GSGATL’s o�ce. The adult in charge <strong>of</strong> the<br />

activity where the accident/incident took place must complete and submit the accident/incident report form within 72 hours. An<br />

administrative volunteer being noti�ed <strong>of</strong> an accident/incident should report it to her immediate sta� contact person. Examples<br />

are: SUD noti�es membership specialist and trainer noti�es the Volunteer Development Manager and Training Support Coordinator.<br />

Volunteer Essentials<br />

117


Serious Accidents and Major Emergencies<br />

Follow these procedures when<br />

emergency response or immediate<br />

action by authorities is required.<br />

Procedure<br />

1) Give injured person(s) first<br />

aid and simultaneously have<br />

someone call a hospital,<br />

ambulance service or doctor.<br />

Call 911 if available; if not, call<br />

the police. If there has been an<br />

automobile accident, a death<br />

or a suspected crime, call the<br />

police.<br />

2) Contact the camp ranger if you<br />

are on camp property.<br />

3) Put a responsible adult in<br />

charge <strong>of</strong> accounting for all<br />

individuals; organize a search<br />

for anyone who is missing.<br />

4) See that a responsible adult<br />

remains with the injured person. Do not move the person unless her/his life is in danger by being left at the scene <strong>of</strong> the<br />

accident. If there has been a death, do not move the victim or change the surrounding area until the police have arrived.<br />

5) After immediate emergency needs have been met, call the council o�ce to report the emergency situation. O�ce hours<br />

are Monday through Friday, 9 a.m. to 5 p.m. Phone: 770-702-9100 or 800-771-4046. After hours, please call: 888-644-0511.<br />

Your call will be handled by a call center; you will receive a return phone call from a sta� person within 30 minutes or<br />

less.<br />

The sta� emergency contact person will arrange for additional help and will call the families <strong>of</strong> uninjured persons, upon<br />

your request.<br />

6) After giving the injured person(s) �rst aid, call the family and report the nature <strong>of</strong> the emergency and the person’s<br />

condition. Give only the facts; do not blame anyone. Ask their wishes concerning medical treatment and hospitalization.<br />

O�ce hours are Monday through Friday, 9 a.m. to 5 p.m.<br />

Phone: 770-702-9100 or 1-800-771-4046.<br />

At other times call this number: 1-888-644-0511<br />

Your call will be handled by a call center and you will receive a return phone call from a<br />

GSGATL sta� member within 30 minutes or less.<br />

7) For your protection, do NOT discuss the incident or give out information to anyone except the police or GSGATL<br />

leadership. If the media contacts you, please do NOT make a statement and immediately direct them to the<br />

Marketing & Communications Team at 770-702-9188 or 770-702-9179.<br />

8) Make a record <strong>of</strong> the following, indicating the time and what procedures were followed:<br />

��� ��������������������������������������<br />

��� ���������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������<br />

9) As soon as possible, submit a written report to the council for insurance purposes.<br />

118 Volunteer Essentials


Chapter 8: Trips, Travel and Events<br />

Not only do some <strong>of</strong> the most memorable moments in a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>’s life happen while taking trips, but travel also o�ers a wealth <strong>of</strong><br />

opportunities for girls to develop leadership skills. This appendix helps you prepare girls for local, regional, or international travel <strong>of</strong><br />

any scope and duration.<br />

Juliette Low World Friendship Fund<br />

To honor Juliette Gordon Low’s love <strong>of</strong> travel, <strong>of</strong> experiencing di�erent<br />

cultures, and <strong>of</strong> making friends, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s created the Juliette Low<br />

World Friendship Fund in 1927. Today, this fund supports girls’<br />

international travel, participation in adult learning, and attendance at<br />

other international events—any event that fosters global friendships<br />

that connect <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s and <strong>Girl</strong> Guides from 145 nations. Visit<br />

girlscouts.org to �nd out more or to donate to the fund!<br />

Traveling with <strong>Girl</strong>s<br />

<strong>Girl</strong>s love trips. And <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s is a great place for them to learn how to plan and take exciting trips, because travel is built on a<br />

progression <strong>of</strong> activities—that is, one activity leads to the next. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies, for example, can begin with a discovery walk. As<br />

girls grow in their travel skills and experience and can better manage the planning process, they progress to longer trips. Here are<br />

some examples <strong>of</strong> the progression <strong>of</strong> events and trips in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing’s ladder <strong>of</strong> leadership:<br />

�� Short trips to points <strong>of</strong> interest in the neighborhood (Daisies and older):������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Day trip (Brownies and older):���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������<br />

�� Overnight trips (Brownies and older):�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� Extended overnight trips (Juniors and older):��������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������<br />

�� National trips (Cadettes and older):�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �nternational trips (Cadettes, Seniors, and Ambassadors):��������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������girlscouts.org/who_we_are/global/travel_toolkit��������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

gsgatl.org�<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

Although some girls who are in a troop (for example, a troop <strong>of</strong> Cadettes) may decide to travel together, opportunities exist for girls<br />

who are not otherwise involved in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s to get together speci�cally for the purpose <strong>of</strong> traveling locally, regionally, and even<br />

internationally. <strong>Girl</strong>s can travel regardless <strong>of</strong> how they are participating in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing.<br />

Volunteer Essentials<br />

119


Transporting <strong>Girl</strong>s<br />

How parents decide to transport girls between their homes and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> meeting places is each parent’s<br />

individual decision and responsibility.<br />

For planned <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> �eld trips and other activities—outside the normal time and place—in which a<br />

troop will be transported in private vehicles:<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������<br />

�� ������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������Volunteer Essentials���������<br />

���������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������Volunteer Essentials<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������<br />

*”Adult” is de�ned by the age <strong>of</strong> majority in each state.<br />

Using Journeys and The <strong>Girl</strong>’s Guide to <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing<br />

in Their Travels<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> travel is an ideal way to o�er girls leadership opportunities. <strong>Girl</strong>s choose one <strong>of</strong> the three series <strong>of</strong> Journeys throughout<br />

their travel-planning process, and the Journey helps girls lead their trip-planning, work cooperatively to plan every aspect <strong>of</strong> the trip,<br />

and learn through their travels what works and what doesn’t. As girls spend weeks, months, or even years troop-planning a trip, the<br />

Journey will help ensure that they include an extensive Take Action component, and along the way they’ll naturally engage in the<br />

three keys to leadership: discover, connect, and take action.<br />

Tying your trip to the topic <strong>of</strong> the Journey book should be a cinch. For example, if Cadette girls have chosen MEdia, they can read<br />

online newspapers from the area to which they’re traveling before their trip—and evaluate when they arrive how well the media<br />

re�ected the realities there. If Senior girls are using ���������, they can plan to observe agricultural practices in other parts <strong>of</strong> the<br />

country or around the world. Ambassadors using ������������������������ can build a trip around dreaming big—and empowering others<br />

in their community to dream big, too.<br />

If girls also want to complete badge requirements as part <strong>of</strong> their trip, they can. The most obvious example is the Senior Traveler<br />

badge, which �ts perfectly into planning a trip. In addition, girls can explore other badge topics, depending on the focus <strong>of</strong> their trip.<br />

For examples, Cadettes can explore the food in other regions or countries for their New Cuisines badge, Seniors can �nd out about<br />

international business customs as part <strong>of</strong> their Business Etiquette badge, and Ambassadors can work on their Photography badge<br />

while documenting their trip.<br />

Be sure to visit Chapter 3 “<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing as a National Experience” beginning on page 23 in this handbook to �nd out more about the<br />

three exciting series <strong>of</strong> Journeys and ���������������������������������.<br />

To ensure that any travel you do with girls infuses the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience at every opportunity, limit your role to<br />

facilitating the girls’ brainstorming and planning—but never doing the work for them. Allow the girls to lead, learn collaboratively,<br />

and learn by doing (and by making mistakes). All the while, however, provide ideas and insight, ask tough questions when you have<br />

to, and support all their decisions with enthusiasm and encouragement!<br />

120 Volunteer Essentials


Travel Progression Checklist<br />

If your troop is thinking about travel, consider �rst whether the girls are mature enough to handle the trip.<br />

In determining a troop’s readiness for travel, assess the troop’s:<br />

�� ����������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������<br />

�� ��������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

From the Birth <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing to the World <strong>Centers</strong><br />

The Juliette Gordon Low Birthplace (juliettegordonlowbirthplace.org) in Savannah, Georgia, is a fantastic<br />

place for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors and older to visit. Reservations and GSGATL approval are required to take a troop<br />

<strong>of</strong> girls to visit the birthplace, and most educational opportunities are booked at least a year in advance, so<br />

book early! Families and individuals, however, do not need to reserve a tour in advance.<br />

In addition, four lodges are available in England, Mexico, Switzerland, and India for use by <strong>Girl</strong> Guides<br />

and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s, each with hostel- or dormitory-style accommodations. These centers are operated by<br />

WAGGGS (World Association <strong>of</strong> <strong>Girl</strong> Guides and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s) and o�er low-cost accommodations and<br />

special programs. They are also a great way to meet <strong>Girl</strong> Guides and <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s from around the world.<br />

Visit wagggsworld.org for more information.<br />

Closer to home, check with GSGATL to see whether GSGATL-owned camps and other facilities can be<br />

rented out to the troop <strong>of</strong> girls with which you’re working.<br />

Volunteer Essentials<br />

121


Seeking GSGATL Approval<br />

Before some trips, you and the girls will need to obtain GSGATL permission. Read this section fully for speci�cs, and also whether<br />

speci�c forms must be �lled out before traveling. Here is a handy checklist to help you get ready for troop or group trips and travel:<br />

Before working with the girls to plan any trip a responsible adult who will be working with the girls and other adults must:<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������<br />

Program Age Level Day Trip Travel Guidelines Overnight Trip Travel Guidelines<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies<br />

122 Volunteer Essentials<br />

Start out with short, local trips <strong>of</strong><br />

several hours duration. You may want<br />

to invite a parent or other guardian to<br />

come along for the �rst few trips until<br />

you know the girls are comfortable in<br />

the troop.<br />

When girls are ready - take<br />

progressively longer trips working up to<br />

full day trips.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies Day travel is unlimited.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors Day travel is unlimited.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadettes,<br />

Seniors &<br />

�����������<br />

Day travel is unlimited.<br />

Travel Guidelines<br />

�� ��������������������������������<br />

outdoor troop experience once the<br />

troop has successfully completed at<br />

least �ve day trips <strong>of</strong> progressively<br />

longer time periods.<br />

Recommendation: The �rst overnight<br />

experience should include a parent or<br />

other guardian for each girl.<br />

�� ���������������������������<br />

experience once the troop has<br />

completed one full year together and<br />

have successfully complete a variety <strong>of</strong><br />

day trips.<br />

May take overnight troop trips <strong>of</strong> one<br />

or two nights once progressive day trips<br />

have been successfully completed.<br />

May take overnight trips <strong>of</strong> two or<br />

more nights based on previous troop<br />

travel experiences. Travel is unlimited<br />

in the continental United States.<br />

Travel is unlimited in the continental<br />

United States.<br />

Troop international travel is approved<br />

�������������������������������������������<br />

& Cruise Travel Training is required<br />

at least one year in advance before<br />

applying for this type <strong>of</strong> trip.<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������<br />

All trips involving overnight experiences <strong>of</strong> three or more nights or high risk activities must be approved in advance <strong>of</strong> the trip. High<br />

risk activities include: Archery, backpacking, camping, caving, challenge or adventure courses including indoor/outdoor climbing<br />

walls, activities involving horses, ri�ery/gun safety, rafting/tubing/boating, swimming or downhill skiing.


How do you know if the trip is approved?<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������<br />

Travel Application Deadlines:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

* Note: High risk activities include: Archery, backpacking, camping, caving, challenge or adventure courses including indoor/outdoor<br />

climbing walls, activities involving horses, ri�ery/gun safety, rafting/tubing/boating, swimming or downhill skiing.<br />

Encourage the girls to collect and compile/submit much <strong>of</strong> the information themselves, including the following:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

123


Involving Chaperones<br />

To determine how many volunteer chaperones the girls will need with them on the trip, see the adult-to-girl ratios. As you ask for<br />

chaperones, be sure to look for ones who are committed to:<br />

�� ���������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

Be sure every chaperone reviews and follows the 12 <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Guidelines, available both in the<br />

beginning <strong>of</strong> this handbook and in the safety information chapter.<br />

Guidelines and procedures for males traveling with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s<br />

Dads are <strong>of</strong>ten involved in the leadership <strong>of</strong> a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troop. It is not uncommon for a man to be<br />

an assistant leader, a troop committee member, a certi�ed �rst aid adult or the trained troop<br />

camper. There are no rules that preclude a male adult, who is invited by the troop, from troop<br />

camping with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. Common sense and prior planning will make camping with a male<br />

troop adult a positive experience. Follow these simple guidelines and enjoy your camping trip.<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

Tips for <strong>Girl</strong>s Traveling Alone<br />

If a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadette, Senior, or Ambassador will be traveling alone during any part <strong>of</strong> a trip, use the<br />

opportunity to help her feel comfortable with and capable <strong>of</strong> being on her own. Always talk �rst with her<br />

parents to assess her maturity and ability to handle herself, and have them complete an emergency form. If<br />

she is �ying, also discuss the possibility <strong>of</strong> booking a nonstop �ight to make her trip that much less stressful,<br />

and ask parents to contact the airline, which will make special arrangements for any unaccompanied minor.<br />

With the girl herself, develop a trip plan, discuss hotel security and safety, and talk about avoiding excess<br />

communication with strangers, not wearing a nametag, and avoiding exposing money or other items (such<br />

as smartphones, iPads, and iPods) that are attractive to pickpockets.<br />

124 Volunteer Essentials


Letting <strong>Girl</strong>s Lead<br />

Whether the trip is a day hike or a cross-country trek, the basic steps <strong>of</strong> trip planning are essentially the same. It’s true that as the<br />

locale gets farther away, the itinerary more complex, and the trip <strong>of</strong> greater duration, the details become richer and more complex,<br />

but planning every trip—from a day-long event to an international trek—starts by asking the following:<br />

�� ������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ��������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ����� ���� ��������� ������ ���� ���� ����� ���� ��������<br />

�������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������<br />

�� ���������������������������<br />

�� ������� ���� ������������� ��� ��������� ������� ����������� ����<br />

��������������<br />

�� ����������������������������������<br />

�� �������������������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

As girls answer these questions, they begin the trip-planning<br />

process. In time, girls can make speci�c arrangements, attend to a<br />

myriad <strong>of</strong> details, create a budget and handle money, and accept<br />

responsibility for their personal conduct and safety. And later, after<br />

they’ve returned from an event or trip, girls also have the chance<br />

to evaluate their experiences and share them with others.<br />

Staying Safe During the Trip<br />

Also be sure to discuss the following items with the girls and their parents before you leave on any trip (you may also want to put this<br />

information in writing and have girls sign it):<br />

�� �����������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������<br />

�� ��������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

125


Travel Security and Safety Tips<br />

Share these safety tips with girls before you leave on any trip that involves a stay at a hotel, motel, hostel,<br />

or dormitory:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

con�rm.<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

passport, and cell phone. Take the �ashlight and bag with you if you have to leave the room in an<br />

emergency.<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

towels around the door. Call the hotel operator immediately. If the door is cool, proceed slowly out<br />

the door, looking for �ames or smoke. Repeat these instructions for any door you encounter.<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

be sure the hotel doesn’t provide access to inappropriate movies on TVs and does not allow longdistance<br />

calls. Alert the hotel management that underage girls are staying in the hotel, and ask<br />

them to contact you if any girls are seen out <strong>of</strong> their rooms after bedtime.<br />

Reengaging <strong>Girl</strong>s<br />

The end <strong>of</strong> this trip doesn’t have to be the end <strong>of</strong> a girls’ time with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing. Some girls participate in <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing in all sorts <strong>of</strong><br />

ways; others are excited only about travel. What lies ahead for them—and for you?<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������studio2b.org������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

And what about you? If you’re ready for more opportunities to work with girls, be sure to let GSGATL know how you’d like to be a<br />

part <strong>of</strong> girls’ lives in the future. Are you ready for a year-long volunteer opportunity with a troop, to help organize a series or event, to<br />

take another trip? The possibilities are endless.<br />

126 Volunteer Essentials


Hosting a <strong>Girl</strong>-Led Beyond the Troop Event<br />

If you’re working with girls who want to host an event—large or small—be sure girls are leading the event-planning,<br />

instead <strong>of</strong> sitting by passively while you or another adult plans the event. To get girls started, ask them to think about<br />

the following questions:<br />

�� ���������������������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

�� ��������������������������<br />

�� ����������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������<br />

Ideas for girl-led events with family, friends, and community experts are also available in the Journey adult guides!<br />

Volunteer Essentials<br />

127


GSGATL’s Guidelines for Event Approval<br />

<strong>Girl</strong>-Led Beyond the Troop Events are any multi-troop or troop events that are held on the service unit level. They are generally<br />

single day events such as badge days, Journey Discovery Day, parent/daughter dances, family days, etc. They also include one-night<br />

overnights such as lock-ins and may even include two nights, such as a camporee or ingathering. Any event that will last more than<br />

three consecutive days does not fall under these guidelines. <strong>Service</strong> units and troops interested in hosting events lasting over three<br />

consecutive days must contact their membership specialist for further direction prior to any planning or incurring any expenses.<br />

Step 1 - Training<br />

The adult event director takes training called Planning Events Beyond the Troop. In this training, adults will learn how to help girls<br />

plan a successful event. You will also receive valuable tools and resources along with GSGATL speci�c information that will help to<br />

make your event successful.<br />

Step 2 – Brainstorming and submittal<br />

Form a girl committee and have them decide on an event theme, date and time, costs, etc. As far in advance as possible submit the<br />

Beyond the Troop Event Application to your service unit director (SUD) for approval. If this is a troop money earning event, the troop<br />

must complete the Application for a Money Earning Event and obtain permission from the service unit director when submitting the<br />

application for signature.<br />

Step 3 - Approval<br />

The SUD will review the application and forward it to GSGATL’s o�ce for �nal approval. Once the event is approved an email from<br />

GSGATL’s o�ce will be sent to the event director, service unit director and membership specialist for the area. An event sponsored<br />

by a troop or service unit is not approved until a Beyond the Troop Event application has completed the cycle <strong>of</strong> approval and an<br />

email has been received from GSGATL’s o�ce. Once the application has been approved non-member insurance is ordered and<br />

certi�cates <strong>of</strong> insurance are issued if needed.<br />

Step 4 – Final planning and advertising<br />

Once you have written approval for the event you may forward �yers and other information to service unit directors to share with<br />

troops.<br />

128 Volunteer Essentials


Chapter 9: Camping - Taking Leadership<br />

to the Outdoors<br />

Camping is a great way for girls to explore leadership, build skills, and develop a deep appreciation for nature. Whether they go<br />

for a day, week, or longer, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> camp gives girls an opportunity to grow, explore, and have fun under the guidance <strong>of</strong> caring,<br />

trained adults. Every girl deserves a chance to camp! Read on for information about some <strong>of</strong> the camp experiences available in<br />

our council.<br />

Resident Camp<br />

Resident Camp o�ers girls who have �nished kindergarten and older the opportunity to camp for two to fourteen days and nights<br />

(the average is �ve nights). <strong>Girl</strong>s sign up as individual campers or go with a buddy. At each <strong>of</strong> our camps girls have the opportunity to<br />

learn valuable life skills while making new friends in a fun, safe, all girl environment. Each camp o�ers a variety <strong>of</strong> living units including<br />

cabins and platform tents. For most sessions, girls can chose their own activities and plan additional activities, with their counselors,<br />

while taking advantage <strong>of</strong> the resources available at the campsite. Resident camping is available at one <strong>of</strong> our council’s �ve resident<br />

camps: Pine Valley, Pine Acres, Timber Ridge, Meriwether and Misty Mountain. <strong>Girl</strong>s who participate in the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cookie Program<br />

receive a discounted rate for attending one <strong>of</strong> our council resident camps.<br />

All <strong>of</strong> the camps o�er the traditional camp experiences girls know and love, including archery, canoeing, arts and crafts and outdoor<br />

skills. In addition, several camps o�er the following specialty activities.<br />

Daisies camping experiences can include:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

Here is a checklist <strong>of</strong> some <strong>of</strong> the activities that are o�ered at each camp. Check out our website at gsgatl.org for pictures and more<br />

detailed information.<br />

Horseback Riding<br />

Challenge Course - High<br />

Challenge Course - Low<br />

Climbing wall<br />

Flying Squirrel<br />

Zip Line<br />

Giant Swing<br />

Ri�ery<br />

Misty Mountain x x x x x x x x x x x x x<br />

Meriwether x x x x x x x x x x x x x<br />

Pine Acres x x x x x x x x x x x<br />

Pine Valley x x x x x x x x x x x<br />

Timber Ridge x x x x x x x x x x x x<br />

Swimming Pool<br />

Paddle Boarding<br />

Sailing<br />

Canoeing<br />

Kayaking<br />

Pontoon Pull on the Lake<br />

Archery<br />

Outdoor Skills<br />

Sewing<br />

Arts & Crafts<br />

Drama<br />

Volunteer Essentials<br />

129


Day Camp<br />

Day Camp is available for girls in kindergarten and older. At day camp, girls typically camp for three or more consecutive days for<br />

four hours or more. The occasional overnight may be o�ered. <strong>Girl</strong>s may sign up as individual campers or go with buddies. The girls<br />

and sta� plan and carry out activities. Day camping is usually council sponsored or approved, with the council training the sta� and<br />

approving the facilities and site. A day camp may also be o�ered at a council-owned site or a site contracted by the council in your<br />

local community.<br />

Day camping is available concurrently with resident camp at both Timber Ridge and Pine Acres. <strong>Girl</strong>s attending day camp at these<br />

two locations have the opportunity to participate in all the same activities as resident campers, have lunch and snacks provided, and<br />

if girls participate in before and aftercare, breakfast is also provided.<br />

There are also over twenty volunteer-run <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Day Camps in our council which are sponsored by local service units. These day<br />

camps occur for one week sessions in June or July. Volunteers are recruited and trained and the camps are generally held at parks,<br />

churches or other large gathering places in the local community near the sponsoring service unit. A variety <strong>of</strong> di�erent activities are<br />

o�ered at each camp. Most <strong>of</strong> these day camps run from 9 am to 3 pm, Monday – Friday.<br />

Weekend/ Troop Camping<br />

Weekend Camp is generally referred to as “troop camping” in our council, is available for girls in kindergarten and older, and typically<br />

lasts over three consecutive days and two nights. Weekend camp experiences are planned and carried out by a group <strong>of</strong> girls and their<br />

leaders, using council-approved sites. Some weekend camp experiences are designed to include sta� with program expertise— this<br />

a good choice for girls and adult volunteers who may want support with their camp experience.<br />

Where May We Camp?<br />

Council Owned/Operated Camps<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong>, Inc. operates seven camps – Cecil Jackson, Meriwether, Misty Mountain, Pine Acres, Pine Valley, <strong>Scout</strong><br />

Haven and Timber Ridge. There are sites (units) for beginning and intermediate campers as well as advanced campers. Each camp<br />

has one or more day use area. Along with troop camping, some camps or units may be used for training, special events, day camp,<br />

resident camp and service unit camporees.<br />

Reservations for use <strong>of</strong> our council camps can be requested using the Application/Reservation for Troop Camping Form, which can<br />

be found on our website at GSGATL.org.<br />

�� Council camps are not closed and refunds are not made because <strong>of</strong> rain. �����������������������������������������������<br />

�� Severe Weather Conditions:�����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Cabins with full<br />

Kitchens<br />

Cabins with partial<br />

kitchens<br />

130 Volunteer Essentials<br />

Platform Tents<br />

Primitive Camping –<br />

pitch your own tent<br />

Fire Ring in the Unit<br />

Archery<br />

Cecil Jackson x x x x<br />

Misty Mountain x x x x x x x x x x x x x x<br />

Meriwether x x x x x x x x x x x x x<br />

Pine Acres x x x x x x x x x x x x<br />

Pine Valley x x x x x x x x x x x x x x<br />

<strong>Scout</strong> Haven x x x x x<br />

Timber Ridge x x x x x x x x x x x x x x<br />

Outdoor Skills<br />

Letterboxing<br />

Self-Directed Kits<br />

Canoeing<br />

Swimming – when<br />

in season<br />

Hiking Trails<br />

Lake<br />

Mountains<br />

On-Site Sta�


Non-Council Campsites<br />

In addition to GSGATL’s seven council camps, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s may camp on other <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> council campsites, or other youth agency<br />

camps; in state parks or national forests; or private campsites. These sites must meet the guidelines for troop camping in The Safety<br />

Activity Checkpoints, located on our website and in Chapter 10 <strong>of</strong> Volunteer Essentials, and be approved by the council.<br />

Troops that wish to camp on sites not operated by the council should �ll out a Travel Approval Form and submit it to the council<br />

for approval at least one month prior to the requested date. It is recommended that the application be turned in several months<br />

in advance in case there is a problem with the proposed camping area. An adult trained “Troop Camper” and an adult trained and<br />

certi�ed in �rst aid are required. All adults accompanying the trip must be approved volunteers who have successfully completed<br />

the volunteer approval process, including a background check.<br />

As an organization committed to open membership regardless <strong>of</strong> race, creed, nationality, or socio-economic factors, <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong><br />

<strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong>, Inc. will patronize only those public accommodations that are open to all individuals.<br />

Who May Go Troop Camping?<br />

Currently registered <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisy (see special note below), Brownie, Junior, Cadette, Senior and Ambassador troops accompanied<br />

and trained by an adult who has taken council approved outdoor training, (as detailed below) and an adult with a current First Aid/<br />

CPR certi�cation are eligible to apply for overnight camping.<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisy camping experiences can include:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������<br />

Required Outdoor Training for Troop Camping<br />

Troop Camper<br />

A <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong>, Inc. approved Troop Camper volunteer must always accompany troops when they are camping<br />

overnight. An approved troop camper is an individual who has successfully completed the below trainings for their appropriate trip:<br />

(Classes must be completed in sequential order by the same volunteer.)<br />

These online (or instructor-led) classes must be completed by the troop leader / troop camper before the troop’s �rst trip away from<br />

the meeting location:<br />

�� ����������������������<br />

�� �����������������<br />

�� ��������������������<br />

These on-site Instructor-led courses must be completed 30 days before the appropriate camping trip:<br />

Level 1 Troop Camper<br />

�����������������������������������������������������������<br />

First step for troops planning troop camping experiences. Teaches adults the steps in working with girls to plan and carry out an<br />

overnight experience using indoor facilities (lodges, cabins, etc.) with kitchens and indoor bathrooms at council camps as well as<br />

other approved camp facilities.<br />

In addition, this course covers health and safety considerations, facilities available at council camps, meal planning, kaper charts,<br />

equipment and packing.<br />

Training must be successfully completed at least 30 days prior to a scheduled overnight experience to allow time for training <strong>of</strong> girls<br />

and other adults.<br />

Prerequisite: Trips and Overnights or New Leader Basics, must be completed at least 10 days prior to the class.<br />

Volunteer Essentials<br />

131


Level 2 Troop Camper<br />

��� ������������������������������������������������������������<br />

As a follow-up to Cabins, Lodges & S’mores, participants will learn �re building, outdoor cooking, knot tying, pocket knife safety,<br />

hiking and more. This overnight experience is required for troops to participate in outdoor adventures including �re building, outdoor<br />

cooking and sleeping in platform tents.<br />

Prerequisite: Cabins, Lodges and S’mores must be completed at least 30 days prior to the class.<br />

** Note: These training classes are no longer available. Anyone who has successfully completed one or more <strong>of</strong> these classes in the<br />

past is still currently approved: Cabin Camping, Basic Outdoor Skills, Magic in the Woods, HGGO **<br />

Troop First Aider<br />

An adult Troop First Aider is required to participate for all trips involving outdoor activities and camping. The �rst aider may be<br />

anyone 18 or older who:<br />

��� ��������������������������������������������������<br />

��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Please note that all adults accompanying the trip must have successfully passed the volunteer screening process and be approved<br />

by the council in advance. The process can take a week or more, so please plan accordingly.<br />

Pre-camp training for girls and adults should include:<br />

�� �������������������������������������<br />

�� ��������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

As a follow-up to Cabins, Lodges & S’mores, participants will learn �re building, outdoor cooking, knot tying, pocket knife safety,<br />

<strong>Girl</strong> Readiness And Adult Supervision Checkpoints<br />

When is a girl ready for a day trip or one-night overnight at an indoor facility with kitchen and bathrooms? As troop leader, you must<br />

decide if the trip or overnight activity is appropriate for the maturity <strong>of</strong> the girls and their basic skill level. Here are some things to<br />

consider:<br />

A girl needs to…<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������<br />

She is ready when she...<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����<br />

��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ ��������������� ���<br />

����������<br />

��� ����������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������<br />

132 Volunteer Essentials


��� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������<br />

� � ���������������������<br />

���� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �������������������<br />

���� ����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���� ��������������������������������������������������������������������������<br />

The council recognizes that not all girls and adults will have the same physical, emotional and learning abilities, so troop leaders<br />

should make necessary accommodations needed to include girls and adults with limitations. If you need assistance or advice, call<br />

the Volunteer Helpline at 770-702-9411 or consult the book �����������������<br />

Adult Supervision<br />

As a troop leader, one <strong>of</strong> your roles is to supervise all the girl-planned activities and help other adults accompanying you on trips to<br />

understand what supervision means.<br />

It means...<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� �����������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������<br />

� �������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������<br />

Adult Chaperones and Drivers need to:<br />

�� �������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� ��������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� ������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� �����������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

133


Camp Safety And Security<br />

Before going on any trip in the outdoors, become familiar with the security and safety guidelines in this manual, Volunteer Essentials<br />

and, <strong>of</strong> course, in the Safety Activity Checkpoints. Camp safety and security are just part <strong>of</strong> being prepared. Before any outdoor activity,<br />

girls and adults should plan ahead and discuss safety. Planning ahead, anticipating possible problems and their solutions, is all a part<br />

<strong>of</strong> prevention. <strong>Girl</strong>s and adults should work together to create a prevention plan for their outing. Your troop’s certi�ed �rst aid adult<br />

would be a good person to help girls review safety rules, check out the �rst aid kit and practice simple �rst aid.<br />

Safety means helping girls be safe and secure and preventing accidents as they take part in activities or use facilities, supplies,<br />

equipment and tools.<br />

Security means to protect, or safeguard. It also means freedom from fear. It is the protection <strong>of</strong> individuals and the protection <strong>of</strong><br />

“things” – sites, facilities, and possessions – from unwanted visitors, both human and animal! Some basic security guidelines include:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

Emergencies<br />

Review the Standing Emergency Procedures starting on page xx <strong>of</strong> this book. They can also be found on the council web site at<br />

GSGATL.org. When you arrive at a council camp, locate the posted emergency procedures. They are usually located in the unit<br />

shelter, but ask the ranger if you cannot �nd them. Be familiar enough with what to do in various emergencies (�re, severe storms,<br />

etc.) so you and the girls can act quickly and e�ciently. There is less chance <strong>of</strong> panic if girls have had “drills” and know what to do.<br />

Make this a natural part <strong>of</strong> your camp planning and preparation. If camping in a public use campground, make sure that you are<br />

aware <strong>of</strong> safety procedures and safe places to go in an emergency situation.<br />

Health And Insurance<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>ing helps girls discover how to stay healthy and have a feeling <strong>of</strong> well being, but ultimately the health <strong>of</strong> a girl is the<br />

responsibility <strong>of</strong> herself and her parent or guardian. In addition to an Activity Permission form, girls need a Health History form<br />

signed by the girl’s parent or guardian for troop camping, water sports, horseback riding, skiing, hiking, non-contact sports, or other<br />

physically demanding sports. Health History forms are available from the service centers and on the council Web site. They are �lled<br />

out by the girl’s parent or guardian to give an updated record <strong>of</strong> the girl’s health status. Adults participating in troop activities must<br />

also complete a Health History form. The Heath History form should be reviewed and updated before each trip if any information<br />

has changed or new medications are being used, and must be updated at least once a year.<br />

Make sure that you review the section related to insurance in Volunteer Essentials for the most current information regarding<br />

insurance coverage that the council may provide for speci�c events.<br />

134 Volunteer Essentials


Camp Equipment<br />

As troops progress in outdoor living, it becomes more and more practical for them to own their own camping equipment. It will<br />

be readily available, and girls will be familiar with its use and care. Large items, like tents will take long-range planning and careful<br />

budgeting. Families could help with small items at a “camping shower,” when extra utensils or gadgets from home are donated<br />

to the troop. The next time your troop wants to “make something,” try a camp�re toaster, nest <strong>of</strong> kettles, stu� bag, patrol box, etc.<br />

If you borrow camp equipment from family or friends, be prepared to return it clean and in good condition. Be prepared to replace<br />

lost items promptly or pay for any necessary repairs. You might consider renting equipment from a local camping equipment<br />

supplier.<br />

What types <strong>of</strong> units are available at camp?<br />

A variety <strong>of</strong> di�erent types <strong>of</strong> facilities are available at each camp. Some <strong>of</strong> the types <strong>of</strong> facilities include:<br />

�� ������������������� � � � � �<br />

�� �����������������������<br />

�� ��������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

Campsite 411<br />

Campsite 411 can be found on the council website at GSGATL.org. Be sure to read the descriptions in Campsite 411 closely so you are<br />

sure that you are getting the type <strong>of</strong> facility you are expecting. The following information provides an overview <strong>of</strong> what is available<br />

for use at each camp, as well as detailed descriptions <strong>of</strong> each unit at each camp.<br />

These items can be found at every council camp site – even the cabins (this is called Unit Equipment):<br />

Cast Iron for cooking over the �re (one large and one small<br />

Dutch oven and frying pans)<br />

Three dish pans One trash can<br />

Fire extinguisher Toilet bowl brush*<br />

Plunger* *Not found in units with latrines only<br />

In a cabin with a partial kitchen you can expect to �nd:<br />

In a cabin with a full kitchen you can expect to �nd:<br />

One each <strong>of</strong> rakes, shovels, metal buckets and brooms<br />

Posted emergency weather procedures and directions to the<br />

nearest hospital<br />

Unit equipment described above Stove Electric can opener<br />

Tables and chairs for capacity <strong>of</strong> unit Refrigerator Sink<br />

Toaster Electric Co�ee Pot<br />

Unit equipment described above Stove Electric can opener<br />

Tables and chairs for capacity <strong>of</strong> unit Refrigerator Sink<br />

Toaster Electric Co�ee Pot Small hand mixer<br />

Cookware and bakeware (large pots,<br />

pans, baking and cooking utensils, etc)<br />

Tableware for the stated capacity (eating<br />

utensils, plates, bowls, cups, mugs,<br />

serving dishes)<br />

Toilet paper, soap, paper towels, trash<br />

bags and �rewood, if available.<br />

Volunteer Essentials<br />

135


Guidelines And Procedures For Tag-Along Campers<br />

A tag-along is any unregistered adult or child who is accompanying the troop on a trip or activity. Tag-alongs are generally not<br />

covered by <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> insurance, except in special circumstances. It is the practice <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s <strong>of</strong> <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> to prohibit<br />

any non-members from attending events planned for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. However, we recognize that there are times when a troop leader<br />

or other required adult may have to bring along another child who is not participating in the program due to child care needs.<br />

Guidelines for the inclusion <strong>of</strong> tag-alongs are as follows:<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Guidelines And Procedures For Males Camping With <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s<br />

Dads are <strong>of</strong>ten involved in the leadership <strong>of</strong> a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> troop. It is not uncommon for a man to be an assistant leader, a troop<br />

committee member, a certi�ed �rst aid adult or the trained troop camper. There are no rules that preclude a male adult, who is invited<br />

by the troop, from troop camping with <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s. Common sense and prior planning will make camping with a male adult troop<br />

volunteer a positive experience. Follow these simple guidelines and enjoy your camping trip.<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

136 Volunteer Essentials


Minimum Impact And Leave No Trace<br />

To ensure that we, as well as generations that follow, have the opportunity to enjoy quality outdoor experiences, each one <strong>of</strong> us must<br />

share the responsibility <strong>of</strong> making it so. Each <strong>of</strong> us must adopt a personal code <strong>of</strong> conduct for outdoor activities and try to live by it.<br />

The rules and suggestions below are, for the most part, versions <strong>of</strong> commonly agreed upon practices employed to achieve minimum<br />

impact outdoor activities.<br />

Leave No Trace means exactly what it implies, that when we venture out-<strong>of</strong>-doors, we leave no impact to show that we were there.<br />

It is an awareness and an attitude rather than a set <strong>of</strong> rules. It applies in our backyard or local park as much as in the backcountry. We<br />

should all practice Leave No Trace in our thinking and actions– wherever we go. The following bullet points are intended to help you<br />

understand the meaning <strong>of</strong> Leave No Trace and minimum impact:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �����������������������������������������������������<br />

� ��� ��������������������������������������������������������������������������������������<br />

� ��� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� ������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������������������������<br />

� ��� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������<br />

��� ����������������������������������������������������������������������<br />

��� �������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

137


Procedures for Reserving a GSGATL Campsite<br />

Applications for Troop Camping are processed by postmark date. For December 1 and April 1 mail-in dates, the applications with<br />

the same postmark dates are placed in a box and drawn out in random order to be processed. Complete guidelines for reserving a<br />

GSGATL site are listed below.<br />

Fall/Winter<br />

Mail applications on or after April 1 for September-February camp dates. You may request one site during September- November,<br />

and one during December-February.<br />

Spring/Summer<br />

Mail applications on or after December 1 for March-May and June-August camp dates. You may request one site for March- May<br />

and one for June-August. During the months <strong>of</strong> June-July, limited sites are available, as most <strong>of</strong> the sites are used for resident camp<br />

and day camp.<br />

Follow these guidelines for success:<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������<br />

��������������������<br />

��� ���������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������<br />

��� ������ ��� ����� ��� ���� ������������ ��� �������� ����� ������ ������ ������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

��� ������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

138 Volunteer Essentials


Chapter 10: Selected Safety Activity Checkpoints<br />

Appendix: Selected Safety Activity Checkpoints<br />

This appendix has been created as quick glance guide for some <strong>of</strong> the most popular activities that troops like to participate in. It<br />

includes a guideline for reserving a GSGATL campsite, guidelines for activities leaders frequently inquire about, a general introduction<br />

on how to use the Safety Activity Checkpoints created by GSUSA, and the Safety Activity Checkpoints for the most popular activities<br />

that troops participate in listed in alphabetical order. The entire list <strong>of</strong> Safety Activity Checkpoints is available on-line at gsgatl.org.<br />

Using the Activity Checkpoints .........................................139<br />

Activities appropriate for most program levels<br />

Arts and Crafts .................................................................................... 141<br />

Bicycling ................................................................................................. 143<br />

Canoeing (not appropriate for Daisies) .............................. 145<br />

Geocaching ......................................................................................... 148<br />

Hayrides ................................................................................................. 150<br />

Horseback Riding<br />

(restrictions for Daisies & Brownies) .................................. 151<br />

Parades and Other Large Group Gatherings .................. 154<br />

Playgrounds......................................................................................... 155<br />

Table <strong>of</strong> Contents<br />

STEM<br />

(Science, Technology, Engineering, and Math) ......... 156<br />

Swimming ............................................................................................ 158<br />

Theme Parks (age restrictions for use<br />

<strong>of</strong> motorized go-carts) .............................................................. 161<br />

Tubing ..................................................................................................... 162<br />

Activities appropriate for<br />

Junior, Cadette, Senior and Ambassadors<br />

Archery ................................................................................................... 164<br />

Challenge Course ............................................................................. 166<br />

White-water Rafting ....................................................................... 168<br />

Using the Activity Checkpoints<br />

When preparing for any activity with girls, always begin with the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Safety Activity Checkpoints written about that particular<br />

activity, which you can �nd on GSGATL’s Web site.<br />

Each Safety Activity Checkpoint includes the same format:<br />

�� ���������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������<br />

In addition to reading these checkpoints yourself, you can also email or print them for assistant leaders, parents/guardians, and the<br />

girls themselves. The checkpoints are formatted as checklists, so that you, your assistant leader(s), and the girls can go through and<br />

check o� that each step has been followed.<br />

In keeping with the three processes <strong>of</strong> the <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Leadership Experience, be sure that all activities are girl-led, taking into account<br />

the age and abilities <strong>of</strong> the girls. Older girls can take the bulk <strong>of</strong> the responsibility for carefully planning and executing activities, while<br />

younger girls will require more <strong>of</strong> your guidance but should still be deeply involved in making decisions about their activities.<br />

Also give the girls the chance to learn cooperatively, by having girls teach each other new skills they may need for activities, rather<br />

than hearing all that from you. And let girls learn by doing. If research or special equipment is needed, they’ll learn better doing that<br />

research themselves than by having you do the legwork and report back to them. Even Daisies can do basic research and give reports<br />

or do show-and-tell for each other. And Ambassadors may need you only for moral support as they research, teach each other, and<br />

plan every detail <strong>of</strong> their excursions.<br />

If Safety Activity Checkpoints do not exist for an activity, be sure to check with GSGATL before making any de�nite plans with the<br />

girls in your troop. A few activities are allowed only with written GSGATL pre-approval and only for girls 12 and over, while some are<br />

o�-limits completely:<br />

Volunteer Essentials<br />

139


�� Caution:����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Warning:�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������<br />

<strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Of <strong>Greater</strong> <strong>Atlanta</strong> Quick Glance<br />

Guidelines for Program Activities for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Troops<br />

Use guidelines based on the program level <strong>of</strong> the youngest girl in the troop when considering troop activities.<br />

PROGRAM LEVEL KEY:<br />

DA = <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Daisy ................................................................. K – 1st grade CD = <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Cadette ........................................................6th – 8th grade<br />

BR = <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownie ....................................................... 2nd – 3rd grade SR = <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Senior ..........................................................9th – 10th grade<br />

JR = <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Junior .............................................................4th – 5th grade AM = <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Ambassador .....................................11th – 12th grade<br />

PROGRAM ACTIVITY PROGRAM LEVEL RESTRICTIONS/EXCEPTIONS<br />

Adventure Course –Low JR CD SR AM<br />

Adventure Course-High/Tower/Portable JR CD SR AM<br />

Archery JR CD SR AM<br />

Go-Carts Restricted<br />

140 Volunteer Essentials<br />

Age 12 & above – must have prior written<br />

approval from GSGATL and parents<br />

Horseback Riding – ring DA BR JR CD SR AM Restrictions for Daisies & Brownies<br />

Horseback Riding – trail JR CD SR AM Must have ring test �rst<br />

In�atables such as ball bounces, slides or<br />

moonwalks<br />

Ri�e/Gun safety Restricted<br />

Blob JR CD SR AM<br />

Canoes BR JR CD SR AM<br />

Kayaks JR CD SR AM<br />

Lake Swimming BR JR CD SR AM<br />

Paddleboats BR JR CD SR AM<br />

Powerboat Inner Tube JR CD SR AM<br />

Appropriate adult supervision must be<br />

All levels<br />

provided at all time when in�ated<br />

Age 12 & above – must have prior written<br />

approval from GSGATL and parents<br />

AQUATIC & WATER RELATED ACTIVITIES<br />

Must be comfortable swimming in deep<br />

water<br />

Non-swimmers must be paired with an<br />

adult<br />

Scuba Restricted Age 12 & above<br />

Generally requires a swim test – girl must<br />

be comfortable swimming in water over<br />

her head<br />

Must be comfortable swimming in deep<br />

water<br />

Must be comfortable swimming in deep<br />

water<br />

Swimming in Pools DA BR JR CD SR AM Swim test required before 1st swim<br />

ACTIVITIES NOT PERMITTED FOR<br />

PROGRAM AT ANY AGE LEVEL<br />

ATVs & motorbikes, bungee jumping, hang gliding, parasailing, hunting,<br />

parachuting, paintball, use <strong>of</strong> trampolines <strong>of</strong> any type.


Activities Appropriate for all Program Levels<br />

The next pages contain some <strong>of</strong> the most requested activities that troops and groups participate in. They are appropriate for all<br />

program levels. Some <strong>of</strong> the activities have restrictions for the level <strong>of</strong> participation for Daisies and Brownies. Please do not reproduce<br />

these checkpoints – they have been condensed to save printed space. If you would like to print the entire checkpoint for reference<br />

or sharing with other adults or the girls, you will �nd the entire checkpoint on our Web site at gsgatl.org.<br />

Prepare for the Activity<br />

��� Communicate with GSGATL and parents.����������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������<br />

��� <strong>Girl</strong>s plan the activity.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������<br />

��� Arrange for transportation and adult supervision.���������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

�� ��������������������� �� ����������������������� �� ���������������������<br />

�� ������������������������ �� ���������������������� �� �������������������������<br />

Plus one adult to each additional:<br />

�� ��������������������� �� ���������������������� �� ��������������������<br />

�� ����������������������� �� ���������������������� �� �������������������������<br />

� ��������������������������������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> the Activity<br />

��� Get a weather report.���������������������������������������������������������������������������������������������weather.com or<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

��� Use the buddy system.��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� Safeguard valuables.������������������������������������������������<br />

��� Compile key contacts.���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������<br />

Arts And Crafts: Safety Activity Checkpoints<br />

Whether girls are painting, knitting, bookbinding, sculpting, making origami or jewelry, or doing any one <strong>of</strong> a number <strong>of</strong> arts-andcrafts<br />

projects, the options for artistic and self-expression are endless. <strong>Girl</strong>s are encouraged to plan details <strong>of</strong> arts-and-crafts activities,<br />

and it’s important that activities are appropriate to each girl’s age, experience with tools, attention span, and the complexity <strong>of</strong> the<br />

project. Also keep environmentalism in mind; for instance, when doing arts and crafts outdoors, don’t use materials such as glitter<br />

that will pollute campgrounds.<br />

Know where to do arts and crafts. Connect with GSGATL for site suggestions. Ensure that the location is well-ventilated.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that The National Institute <strong>of</strong> Art and Disabilities (niadart.org)<br />

and National Arts and Disability Center (nadc.ucla.edu)provide to people with disabilities.<br />

Volunteer Essentials<br />

141


Arts and Crafts Gear<br />

Basic Gear<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Specialized Gear<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

Prepare for Arts and Crafts<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.���������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������<br />

�� ���������������������� �� ����������������������� �� ���������������������<br />

�� ������������������������ �� ���������������������� �� �������������������������<br />

Plus one adult to each additional:<br />

�� ��������������������� �� ���������������������� �� ���������������������<br />

�� ����������������������� �� ���������������������� �� �������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.����������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Select a safe arts-and-craft site.����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.�����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������Volunteer Essentials�����������������������������������������������������������������<br />

�� Use safe equipment and materials.�����������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������<br />

�� Educate about potentially hazardous materials.�����������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������<br />

142 Volunteer Essentials


On the Day <strong>of</strong> the Arts-and-Crafts Activity<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Safeguard valuables.<br />

�� Exercise caution when handling and storing equipment and supplies.�����������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������<br />

Arts-and-Crafts Links<br />

National Safety Council: usc.org, cvgirlscouts.org, familyfun.go.com, and enchantedlearning.com.<br />

Bicycling: Safety Activity Checkpoints<br />

Whether you’re riding a mountain, racing, or hybrid bike, it’s important to assure that bikes are the proper size and in good condition.<br />

Make sure that the seat height is adjusted properly; when seated, girls should have a slight bend in the knee—in other words, the<br />

legs should never be fully extended. A too-low seat is a common problem and causes signi�cant discomfort. The helmet should �t<br />

comfortably but snugly, be worn level on the head, and not move in any direction when the chin strap is securely fastened.<br />

Bike races, mountain-biking, and long-distance cycling trips can be strenuous, and it’s essential for girls to condition themselves<br />

beforehand. Also, long-distance touring involves many hours <strong>of</strong> cycling, sometimes in di�cult terrain, and requires girls to carry more<br />

gear and supplies than on short day trips. When training for lengthy bicycle trips, set realistic goals for mileage, and gradually increase<br />

the distance; for instance, one week, aim to ride 10 miles, and the next, strive for 12.<br />

Caution: <strong>Girl</strong>s are not allowed to do aerial tricks on bicycles.<br />

Know where to bike. Learn about American road bike trails at adventurecycling.org. Connect with GSGATL for site suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that the National Institute on Recreational Inclusion (nrpa.org/<br />

niri) and the National Center <strong>of</strong> Physical Activities and Disabilities (ncpad.org) provide to people with disabilities.<br />

Bicycling Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ����������<br />

�� ��������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

Specialized Gear<br />

�� �����������������������������������������������������������<br />

�� ���������<br />

�� ��������������������������������������������<br />

�� ������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

143


����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������<br />

�� ��������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������astm.<br />

org�����������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������<br />

�� ��������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������<br />

�� �������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������<br />

�� �����������������������������<br />

Prepare for Bicycling<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Organize cycling groups and arrange for adult supervision.�������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Select safe cycling site or route.��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������<br />

�� Cyclists learn road safety.������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������Volunteer Essentials�����������������������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> Bicycling<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Be prepared in the case <strong>of</strong> an emergency.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Prepare for the long haul.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������<br />

�� Ride safely.��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

144 Volunteer Essentials


��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������<br />

Bicycling Links<br />

Adventure Cycling Association: adventurecycling.org<br />

USA Cycling: usacycling.org<br />

Tread Lightly: treadlightly.org<br />

Bicycling Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Stretch your muscles. Before cycling, gently stretch your hamstrings, quads (against a wall), and calves. Learn how at grouptrails.<br />

com/Stretches.htm.<br />

Learn emergency maneuvers. Read about and practice the quick stop, rock dodge, and instant turn on the League <strong>of</strong> American<br />

Bicyclists site (bikeleague.org), which also provides tips for beginners (bikeleague.org).<br />

Bicycling Jargon<br />

Bully: To ride uphill without slowing down<br />

Brain bucket: Bicycle helmet<br />

Century: A 100-mile bike ride<br />

Canoeing: Safety Activity Checkpoints<br />

Canoeing is a great team-building activity and an enjoyable and relaxing way to experience the outdoors. Compared to kayaks,<br />

canoes tend to be larger and uncovered, and usually accommodate several people kneeling or sitting on a seat. Canoeists use either<br />

a single- or double-bladed paddle, and kayakers almost always use a two-bladed paddle. Canoeing is not recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Daisies. Class III and Class IV whitewater is not recommended for Brownies; class IV is not recommended for Juniors.<br />

Caution: You must seek GSGATL permission for activities with uncontrollable and highly changeable environment conditions, such<br />

as unclassi�ed rivers and some watercraft trips; girls are never allowed on Class IV and above whitewater.<br />

Know where to go canoeing. Just about any body <strong>of</strong> water (lake, stream, river, ocean) is suitable for canoeing, so long as the proper<br />

equipment, instructions, and safety precautions are used. Canoeing is done only on water that has been approved by GSGATL or that<br />

has been run and rated, and on whitewater only up to Class III di�culty, as de�ned by the American Version <strong>of</strong> the International Scale<br />

<strong>of</strong> River Di�culty (americanwhitewater.org). The American Whitewater Association (americanwhitewater.org) provides information<br />

about American and some international river locations, classes, and levels. Connect with GSGATL for site suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the paddle ability resources and information that the International Canoe Federation (canoeicf.<br />

com/icf) and British Canoe Union (bcu.org.uk) provide to people with disabilities.<br />

Volunteer Essentials<br />

145


Canoeing Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� �����������<br />

�� ��������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����<br />

�� ����������������������������������������������<br />

Specialized Gear<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������uscgboating.org��<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������<br />

�� ���������<br />

�� ��������������������������������������������canoeing.com/gear/paddles������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

Prepare for Canoeing<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Ensure participants are able to swim.������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.�������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������<br />

�� Flatwater canoeing:������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

�� Whitewater canoeing:���������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������<br />

146 Volunteer Essentials


�� Compile key contacts.<br />

�� Research river condition and select canoes appropriate to skill level.��������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������americanwhitewater.<br />

org��<br />

�� ���� ���� ������ ��� ��������� �������� ��� ������ ������ ���� �������� ���� ������ �������� ��� ���� ������ ������ ��� ������������ ������<br />

americanwhitewater.org�����������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������Volunteer Essentials��������������������������������������������������������<br />

���������<br />

�� Respect the environment.���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������nationalrivers.org/registry.htm��<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

org�<br />

�� Know the Universal River Signals.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

(americanwhitewater.org�������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������<br />

�� Take river-rescue precautions.��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������<br />

�� Transport canoes safely.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������<br />

�� Encourage girls to pack wisely.����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> Canoeing<br />

�� Get a weather report.����������������������������������������������������������������weather.com��intellicast.com�����������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������<br />

�� Conduct a swimming test��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Review rescue tips.����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������canoeing.com/beginner/howto/canoesafety.htm�<br />

�� Use the buddy system.��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Be prepared in the event <strong>of</strong> a storm with lightning.���������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

Canoeing Links<br />

American Canoe Association: americancanoe.org<br />

American Whitewater: americanwhitewater.org<br />

Beginner’s Guide to Canoeing: canoeing.com/beginner<br />

International Canoe Federation: canoeicf.com<br />

National Organization for River Sports: nationalrivers.org<br />

Volunteer Essentials<br />

147


U.S. Coast Guard’s Boating Safety Division: uscgboating.org<br />

Whitewater Rescue Institute: whitewaterrescue.com<br />

Canoeing Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Master canoeing strokes. The more you know about strokes, the better the canoeist you’ll be. Learn about basic paddle strokes and<br />

the single-blade power stroke (gorp.com).<br />

Canoeing Jargon<br />

Painter: A strong line that �oats and is used for securing or towing a canoe; recommended to be at least half the length <strong>of</strong> the canoe<br />

Thwart: Canoe seat<br />

Geocaching: Safety Activity Checkpoints<br />

Geocaching is a recreational outdoor activity that centers on the use <strong>of</strong> a Global Positioning System (GPS) and maps. Geocachers<br />

seek out caches (waterpro<strong>of</strong> containers containing logbooks) that have been hidden just about anywhere in the world, whether in<br />

urban areas, in the wilderness, in tree roots, and so on. As treasure hunters in an international game <strong>of</strong> hide-and-seek, participants<br />

use geocaching.com to select cache locations and communicate with other geocachers.<br />

Geocaching <strong>of</strong>ten involves lengthy city walks or day hikes in the woods. Depending on the location <strong>of</strong> a cache, participants are<br />

prepared for more strenuous activities; if incorporating backpacking, canoeing, and/or rock climbing into a geocaching activity,<br />

reference the appropriate Safety Activity Checkpoints to ensure the presence <strong>of</strong> quali�ed instructor(s). Because <strong>of</strong> the challenging<br />

nature <strong>of</strong> GPS operation and the ciphering <strong>of</strong> numbers and data, geocaching is not recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies unless they’re<br />

working with older girls and adults as part <strong>of</strong> another outdoor activity. Geocaching is appropriate for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies so long as<br />

the time duration is not excessive and girls are looking for basic cache hides.<br />

Know where to participate in geocaching. Connect with GSGATL for site suggestions. Also, when on private or government property,<br />

follow all posted rules, guidelines, and etiquette. Geocaching.com outlines locations that are prohibited for placing a cache.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that National Institute on Recreational Inclusion (nrpa.org/niri)<br />

and Handicaching (handicaching.com) provide to people with disabilities.<br />

Geocaching Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ��������������������������������������������<br />

�� ����������<br />

�� �����������������������<br />

�� ����������<br />

�� �������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������<br />

Specialized Gear<br />

�� �����������������������������������������������mygeomate.com�����������������������������������<br />

148 Volunteer Essentials


�� �����������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������<br />

Prepare for Geocaching<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.���������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

The recommended adult-to-girl ratios are two non-related adults (at least one <strong>of</strong> whom is female) to every:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������� �� ����������������������� �� ����������������������<br />

�� ���������������������� �� �������������������������<br />

Plus one adult to each additional:<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������� �� ���������������������� �� ����������������������<br />

�� ����������������������� �� ��������������������������<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.����������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Select a safe geocaching location.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������geocaching.com�������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

�� Develop a geocaching curriculum.������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������� ����� ��������� ������� ������ ����� ������ ��������� ����� ��� ���� �������� ��� ���� ���������� ������� ����������� �������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������Volunteer Essentials���������X����������������������������������������������<br />

���������<br />

On the Day <strong>of</strong> Geocaching<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� <strong>Girl</strong>s learn about geocaching.��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������<br />

�� Practice safe geocaching.�������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������<br />

Geocaching Links<br />

Geocaching—The O�cial Global GPS Cache Hunt Site: geocaching.com<br />

Geocaching with NaviCache: navicache.com<br />

TerraCaching—For Love <strong>of</strong> the Hunt: terracaching.com<br />

Volunteer Essentials<br />

149


Geocaching Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Cache in, trash out. Like the Leave No Trace initiative, geocachers are encouraged to leave caching sites cleaner than they found<br />

them. Geocachers are invited to participate in International Cache In Trash Out (geocaching.com/cito) events, which are worldwide<br />

clean-up e�orts.<br />

Find a benchmark. Using a GPS or directions provided by the National Oceanic and Atmospheric Administration’s (noaa.gov)<br />

National Geodetic Survey, you can seek out NGS survey markers and other items that have been marked in the United States. Visit<br />

geocaching.com/mark to learn more.<br />

Geocaching Jargon<br />

FTF: Acronym used in geocaching logbooks and sites that stands for “�rst to �nd” a new geocache<br />

TNLNSL: Geocaching acronym that stands for “took nothing, left nothing, signed log”<br />

Hayrides: Safety Activity Checkpoints<br />

A traditional activity that’s <strong>of</strong>ten part <strong>of</strong> autumn festivities and apple- or pumpkin-picking trips, hayrides are fun for girls <strong>of</strong> all ages.<br />

Before participating in a hayride, ensure that hayride equipment (tractor/truck, bales <strong>of</strong> hay) are secure, that vehicle weight limitations<br />

and seating capacities are not exceeded, and that paths and trails are free <strong>of</strong> obstructions. Also ensure that girls are responsible riders<br />

who stay seated during the hayride.<br />

Know where to go on hayrides. The hayride takes place on private property at a maximum speed <strong>of</strong> 10 miles per hour. Public roads<br />

and highways are not used. Connect with GSGATL for site suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations.<br />

Hayride Gear<br />

�� ��������������������������������������������<br />

�� �������������������������<br />

Prepare for the Hayride<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Select a safe hayride location����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������Volunteer Essentials������������������������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> the Hayride<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� <strong>Girl</strong>s learn about and practice safe hayrides. �������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

150 Volunteer Essentials


�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Hayride Links<br />

National Safety Council: nsc.org<br />

Haunted House Association: hauntedhouseassociation.org/safety/hayride_safety_and_common_sense.php<br />

Horseback Riding (restrictions for Daisies & Brownies)<br />

One <strong>of</strong> the most important aspects <strong>of</strong> horseback riding is showing respect for horses. Before riding, inspect horses to ensure that they<br />

have no cuts, injuries, or rocks in their feet.<br />

The purpose <strong>of</strong> these checkpoints is to provide tips for trail riding and ring or corral riding. Some activities, such as vaulting, pack trips,<br />

driving, and games, may require special equipment, as well as horses and instructors with specialized training. Horseback riding is not<br />

recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies, but Daisies may participate in pony rides when the horses are led by persons on foot.<br />

Know where to ride. Locations with �rm grounding that are designated for horseback riding. Riding is done during daylight hours;<br />

riding at night is in an enclosed, well-lit area. Avoid horseback riding in wet areas, mud, and on streets and parking lots. Connect with<br />

GSGATL for site suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that Saddle Up! (saddleupnashville.org) provides to people<br />

with disabilities.<br />

Horseback Riding Gear<br />

Basic Gear<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

Specialized Horseback Riding Gear<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������astm.org��<br />

���������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������<br />

Specialized Trail Riding Gear<br />

�� ���������<br />

�� ��������<br />

�� �����������<br />

Prepare for Horseback Riding<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Organize groups and arrange for adult supervision.���������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

151


�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

Plus one adult to each additional:<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

**Ratios for other program levels listed on page 118.<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.� ������� ������������ ���� ������� ���� ������ ��� ������ ����� ���� ����� ��������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

(chainstructors.com����������������������������������������������������horsemanshipsafety.com/clinics.html������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Assess participants’ maturity level������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������<br />

�� Select a safe site.��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.���������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������<br />

�� Take safety precautions�������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������Volunteer Essentials��������������������������������������������������������<br />

���������<br />

On the Day <strong>of</strong> Horseback Riding<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Safeguard valuables.������������������������������������������������<br />

�� <strong>Girl</strong>s learn about safe horseback riding.� �� ��������� �������������� ��� ������ ��� ���������� �������� ���������� ����������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Test and classify riders according to riding ability.���������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

152 Volunteer Essentials


�� Follow basic horseback safety standards.����������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Respect ring- or corral-riding standards.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������<br />

�� Respect trail-riding standards.������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

�� Avoid public roads and highways whenever possible.����������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������<br />

Horseback Riding Links<br />

Certi�ed Horsemanship Association: cha-ahse.org<br />

International Federation for Equestrian Sports: fei.org<br />

United States Pony Clubs: ponyclub.org<br />

Horseback Riding Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Get to know your horse. Did you know there are more than 50 colors <strong>of</strong> horses? Thoroughbreds are identi�ed by their colors, which<br />

include bay, black, chestnut, dark bay or brown, gray, and roan. Visit horseguide.com and thinklikeahorse.org to learn more about<br />

horses.<br />

Hold your horses. Before horseback riding, learn how to mount, dismount, rein, and other horseback riding procedures at mahalo.<br />

com/how-to-ride-a-horse.<br />

Respect the horse. Did you know that horses feel less comfortable when they can’t see the rider’s eyes? For that reason, avoid wearing<br />

sunglasses.<br />

Horseback Riding Jargon<br />

Breaking (or breaking in): The education <strong>of</strong> the young horse, in which it is taught the skills necessary for its future as a riding or<br />

driving horse<br />

Nearside: The left-hand side <strong>of</strong> the horse; o�side is the right-hand side <strong>of</strong> the horse<br />

Leg up: Method <strong>of</strong> mounting in which an assistant stands behind the rider, supports the lower part <strong>of</strong> his left leg, and gives a boost<br />

as necessary as the rider springs up o� the ground.<br />

Volunteer Essentials<br />

153


Parades and Other Large Group Gatherings:<br />

Safety Activity Checkpoints<br />

Whether you’re participating in a parade or planning a <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> event, series, or other large group gathering, it’s important to<br />

represent <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s in the best possible way and encourage girls to plan the festivities.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations.<br />

Gear for Parades and Other Large Group Gatherings<br />

Basic Gear<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

Prepare for the Parade and Other Large Group Gathering<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Consider the appropriateness <strong>of</strong> the activity or event.������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������<br />

�� Respect parade and large-group gathering standards������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������<br />

�� Select a safe location.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������<br />

�� Any coupling <strong>of</strong> a trailer to a vehicle is appropriate to the load and has a safety chain��������������������������������������<br />

��������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������Volunteer Essentials���������������������������<br />

��������������������������������������<br />

154 Volunteer Essentials


On the Day <strong>of</strong> the Parade or Other Large Group Gathering<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Take safety precautions.�������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Parades and Other Large Group Gatherings Link<br />

National Safety Council: nsc.org<br />

Playing is just as much a fun activity for kids as it is a critically important part <strong>of</strong> their creative and social development. KaBOOM!<br />

(kaboom.org) is a nonpro�t organization whose mission is to ensure there’s a “great place to play within walking distance <strong>of</strong> every<br />

child in America.” With the help <strong>of</strong> sponsors and adults, the organization has developed hundreds <strong>of</strong> playgrounds in underprivileged<br />

areas.<br />

Safety is an important part <strong>of</strong> having fun on the playground. Each year in the United States, more than 200,000 children are treated<br />

in hospital emergency departments for injuries sustained on playground equipment. Injuries can be reduced by placing resilient<br />

surfacing below equipment, better maintaining equipment, improving supervision, and using age-appropriate equipment.<br />

Know where to play. The U.S. Consumer Product Safety Commission provides a Public Playground Safety Checklist (cpsc.gov) that<br />

aids with selecting a safe playground. Connect with GSGATL for site suggestions.<br />

�������������������������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and accommodations.<br />

Learn more about the resources and information that Boundless Playgrounds (boundlessplaygrounds.org) provides to people with<br />

disabilities.<br />

Playground Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ������������������������������������<br />

�� ������������������������������<br />

�� �����������������������<br />

�� ����������������������<br />

Playgrounds: Safety Activity Checkpoints<br />

Prepare for Playground Activity<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Select a safe playground.���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Ensure that playground equipment is safe.��������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������<br />

�� Assess safety <strong>of</strong> playground surface.��������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

155


�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Be prepared for emergencies.������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������Volunteer Essentials��������������������������������������������������������<br />

���������<br />

On the Day <strong>of</strong> the Playground Activity<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� <strong>Girl</strong>s learn about and practice safe playground activities.��������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Keep track <strong>of</strong> girls’ whereabouts.�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Playgrounds Link<br />

Safe Kids: usa.safekids.org<br />

Playground Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Create your own games. You’ve probably played capture the �ag, hide-and-seek, and four square (squarefour.org/rules). What<br />

games can you create as a troop?<br />

Play it safe on the playground. The Children’s Hospital <strong>of</strong> Pittsburgh provides a playground safety checklist and a cartoon<br />

that covers important items such as keeping shoes tied and holding onto ladder rails. Read more about it at their Web site<br />

link ������������������������������������������������������������������������������������.<br />

STEM (Science, Technology, Engineering and Math):<br />

Safety Activity Checkpoints<br />

Women have made incredible contributions to the STEM community and have, as a result, advanced culture and improved modern<br />

ways <strong>of</strong> life. Unfortunately, women are underrepresented in these �elds, especially technology and engineering. A number <strong>of</strong><br />

organizations work to encourage girls to enter the sciences and to connect girls with mentorship and education in the sciences (see<br />

the “STEM Links” section for resources). To encourage girls’ interest in STEM, it’s important to engage them in hands-on activities<br />

that provide ties to real-world applications. Activities should allow girls to explore the vast array <strong>of</strong> career opportunities available to<br />

them. Before working with girls, make sure you fully understand the STEM activity and make note <strong>of</strong> any additional safety precautions<br />

provided in the activity directions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that Foundation for Science and Disability (stemd.org) provides<br />

to people with disabilities.<br />

Prepare for the STEM Activity<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision. ��������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

�� ���������������������� �� ����������������������� �� ���������������������<br />

�� ������������������������ �� ���������������������� �� �������������������������<br />

Plus one adult to each additional:<br />

�� ��������������������� �� ���������������������� �� ���������������������<br />

�� ����������������������� �� ���������������������� �� �������������������������<br />

156 Volunteer Essentials


�� Prepare for informative learning experiences.������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������msds.com��<br />

�� Select a safe location.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������<br />

�� Ensure safety <strong>of</strong> equipment and materials.�������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������<br />

�� Hands do not touch the mouth or face during the activity.<br />

�� Facilities for washing hands and eyes are available at the site.<br />

�� Hands are washed thoroughly after the activity.<br />

�� Equipment is thoroughly cleaned.<br />

�� Used materials are disposed <strong>of</strong> properly.<br />

�� Chemical substances are used or mixed only when the adult in charge speci�cally knows the outcome.<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������<br />

�� Ensure use <strong>of</strong> gloves when necessary���������������������shersci.com����������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������portal.acs.org��<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������<br />

�� Be prepared in the case <strong>of</strong> an emergency.����������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������Volunteer<br />

Essentials�����������������������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> the STEM Activity<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Communicate with girls about STEM safety.������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

�� Take care with animals.������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������<br />

STEM Links<br />

FIRST (For Inspiration and Recognition <strong>of</strong> Science and Technology): us�rst.org<br />

NASA: nasa.gov<br />

Society <strong>of</strong> Women Engineers: aspire.swe.org<br />

Women in Science: womeninscience.org<br />

STEM Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Learn about careers in the sciences. Aerospace engineer, meteorologist, cryptographer—these are just some <strong>of</strong> the jobs in science,<br />

technology, engineering, and technology. Learn more about more career options at Engineer Your Life (engineeryourlife.org) and<br />

BrainCake (braincake.org).<br />

Pick cool STEM projects. What do you want to learn about in science, technology, engineering, and math? Visit <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> partner site<br />

pbskids.org to watch shows such as Curious George, FETCH!, Design Squad, Cyberchase, and Sci<strong>Girl</strong>s.<br />

Volunteer Essentials<br />

157


Swimming: Safety Activity Checkpoints<br />

A longtime <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> tradition, swimming is one <strong>of</strong> the many ways that girls develop athleticism, leadership, and team-building skills.<br />

Whether swimming outdoors at camps and competitive events or in indoor pools, safety is one <strong>of</strong> the keys to having fun in the water.<br />

<strong>Girl</strong>s and adults adhere to GSGATL requirements for swimming levels—in addition to the requirements <strong>of</strong> the organization you are<br />

working with—to participate in water activities. Consult a local organization such as your local parks and recreation department,<br />

YMCA, or American Red Cross (redcross.org/where) for swimming lessons, or locate a swimming instructor in your area at swim.<br />

isport.com/swimming-lessons.<br />

Know where to go swimming. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> camps, lakes, rivers, pools, and other camping facilities. Connect with GSGATL for site<br />

suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that USA Swimming Disability Committee (usaswimming.org)<br />

and International Federation <strong>of</strong> Adapted Physical Activity (ifapa.biz) provide to people with disabilities.<br />

Swimming Gear<br />

Basic Gear<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� �����������<br />

�� ������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������<br />

Specialized/Rescue Gear<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������uscgboating.org��<br />

�� �������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������<br />

�� ���������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

Prepare for Swimming<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Ensure the presence <strong>of</strong> watchers.�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Swimming Lifeguards and Watchers Ratios<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Number <strong>of</strong> Swimmers Lifeguards Watchers<br />

1–10 1 adult 1*<br />

11-25 1 adult 2*<br />

26–35 2 persons, at least 1 is an adult; others may be 16 years <strong>of</strong> age or older. 3*<br />

36–50 2 persons, at least 1 is an adult; others may be 16 years <strong>of</strong> age or older. 4*<br />

158 Volunteer Essentials


�� These numbers are a minimum.����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Ensure participants are able to swim.������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������<br />

�� Ensure the presence <strong>of</strong> lifeguards.�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������<br />

�� Assess safety <strong>of</strong> swimming site.� �������� ������ ������������� ������������� ��������� ������ ��������� �������� ��������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������cdc.gov������<br />

������������������������������������<br />

For pools:<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������<br />

For beach and other waterfront areas:<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Follow sliding safety standards.����������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������<br />

Follow diving-area safety standards.����������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

159


�����������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������<br />

Follow water-park safety standards.������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.����������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

On the Day <strong>of</strong> Swimming<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Safeguard valuables.<br />

�� Use the buddy system.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������<br />

�� Be prepared in the event <strong>of</strong> a storm with lightning.����������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������<br />

�� Keep track <strong>of</strong> girls’ whereabouts.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Monitor time in water.�����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Respect basic swimming rules and safety precautions.<br />

�� <strong>Girl</strong>s do not dive into above-ground pools, shallow areas, etc.<br />

�� <strong>Girl</strong>s swim in supervised areas only.<br />

�� <strong>Girl</strong>s swim only during daylight hours or in a well-lit pool at night.<br />

�� <strong>Girl</strong>s do not swim immediately after eating, when overheated, or when tired.<br />

�� <strong>Girl</strong>s swim at a safe distance from any diving board.<br />

�� Electrical appliances are not used in or near swimming areas.<br />

�� Bottles, glass, and sharp objects are not allowed in swimming area.<br />

�� An emergency telephone is available, whenever possible.<br />

�� Drink water to avoid dehydration.<br />

Swimming Links<br />

American Red Cross Swimming and Water Safety program: redcross.org/portal. Select “Preparing and Getting Trained”, then �ll out<br />

the questions to learn more about your desired program.<br />

Swim America: swimamerica.org<br />

USA Swimming: usaswimming.org<br />

YMCA Programs for Aquatics: ymca.net<br />

State and national parks and forests (may certify swimmers): llbean.com/parksearch/us_search.html<br />

160 Volunteer Essentials


Swimming Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Learn swimming strokes. Before you hit the water, read up about the �ve basic strokes: freestyle, backstroke, breast-stroke, butter�y,<br />

and sidestroke (medicinenet.com/swimming/page2.htm).<br />

Create swimming games. Marco Polo and Find the Penny are popular swimming games. What games can you create?<br />

Swimming Jargon<br />

Flip turn: A tumbling turn in which the swimmer somersaults and twists her body as she approaches the pool wall, and then pushes<br />

o� the wall with her feet<br />

Leg: One-fourth <strong>of</strong> a relay swum by four swimmers<br />

Theme Parks (age restictions for use <strong>of</strong> motorized go-carts)<br />

Roller coasters have come a long way since the �rst coaster—built as a means <strong>of</strong> transporting coal down a Pennsylvania mountain—<br />

was invented in 1872. Much like architects who try to win the “world’s tallest building” recognition, roller-coaster designers and theme<br />

parks try to outdo records for largest, fastest, and tallest amusement-park ride. To ensure a safe theme-park experience, it’s important<br />

to communicate with girls about ride and crowd safety, and to encourage girls to act responsibly. Search for U.S. theme parks by state<br />

at About.com (themeparks.about.com/od/�ndusthemeparks). Remember that some theme parks have height restrictions for <strong>Girl</strong><br />

<strong>Scout</strong> Daisies and Brownies.<br />

Caution: <strong>Girl</strong>s are not allowed to operate motorized vehicles, such as go-carts, without GSGATL permission.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs<br />

and accommodations. Learn more about the resources and information that theme parks and Disabled World<br />

(disabled-world.com) provide to people with disabilities.<br />

Theme Park Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������<br />

Prepare for the Theme Park Activity<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange transportation and adult supervision.<br />

�� Ensure safety <strong>of</strong> theme-park rides.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Select a safe location.�������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Encourage girls to plan the trip.���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������<br />

�� Be prepared in the case <strong>of</strong> an emergency.����������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������Volunteer Essentials������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

161


On the Day <strong>of</strong> the Theme Park Activity<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Review plans upon arrival.��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������<br />

�� <strong>Girl</strong>s respect theme-park rules and take general safety precautions.������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Keep track <strong>of</strong> girls’ whereabouts.������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������<br />

Theme Park Link<br />

International Association <strong>of</strong> Amusement Parks and Attractions: iaapa.org<br />

Tubing<br />

Tubing involves �oating down a river or other body <strong>of</strong> water in a doughnut-shaped inner tube. Tubing is popular both as a relaxing<br />

leisurely activity (in slow-moving waters) and as an adventurous recreational activity in faster-paced rivers. As a safety precaution,<br />

keep in mind that tubes occasionally �ip, causing tubers to sometimes fall out <strong>of</strong> their tubes as they travel over rapids and through<br />

rough patches <strong>of</strong> water. As river tubing is <strong>of</strong>ten a one-way trip, ensure to arrange transportation from the tubing �nal destination. If<br />

participating in speed-boat tubing, be sure to take safety precautions that comply with small-craft safety guidelines.<br />

Caution: <strong>Girl</strong>s are not allowed to operate motorized boats without GSGATL permission.<br />

���������������������������������������� Connect with GSGATL for site suggestions. Also, River Tubing USA (rivertubing.info)<br />

provides a list <strong>of</strong> Tubing Out�tters in the United States and Canada.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations.<br />

Tubing Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� ������������<br />

�� ������������������������������������������������<br />

Specialized Gear<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������uscgboating.org��<br />

�� ���������������������������������������������������������������������<br />

�� ����<br />

�� �����������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������<br />

162 Volunteer Essentials


Prepare for Tubing<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.��������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.�����������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Ensure participants are able to swim.������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������<br />

�� All participants are instructed before beginning to tube.��������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������<br />

�� Research river condition.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������� ����� �������� ����� ������ ���� ��� ������� ��� ���� ��������� �������� ��� ���� �������������� ������ ��� ������ ���������<br />

(americanwhitewater.org�������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������americanwhitewater.org���<br />

�� Respect the environment.�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������nationalrivers.org/registry.htm��<br />

�� Prepare for emergencies.������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������Volunteer Essentials�����������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

On the Day <strong>of</strong> Tubing<br />

�� Get a weather report.����������������������������������������������������������������������weather.com�������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������<br />

�� Safeguard valuables.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Be prepared in the event <strong>of</strong> a storm with lightning.����������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

Tubing Links<br />

American Whitewater: americanwhitewater.org<br />

River Tubing USA: rivertubing.info<br />

Whitewater Rescue Institute: whitewaterrescue.com<br />

Tubing Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

������������������� Be careful about where you roll out <strong>of</strong> a tube. If tubing in fast-moving water, the under-surface current may catch<br />

you o�-guard. Do not get out <strong>of</strong> a tube where the �ow <strong>of</strong> water is fastest—just above the riverbed, where there is little resistance to<br />

�ow.<br />

Put on your “explorers’ cap.” Create exploration games to see who can locate the most interesting nature gems, such as caves and<br />

peculiar plants.<br />

Tubing Jargon<br />

Aquifer: A layer <strong>of</strong> underground rock or sand that stores and transports water<br />

Swallet hole: A hole in land through which a stream delivers surface water to aquifer (considered the opposite <strong>of</strong> a spring)<br />

Volunteer Essentials<br />

163


Activities Appropriate For <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors,<br />

Cadettes, Seniors and Ambassadors<br />

The following information applies to the next three checkpoints; Archery, Challenge Courses and Whitewater Rafting. Please<br />

note that these activities are appropriate for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Juniors and up.<br />

Prepare for the Activity<br />

Communicate with GSGATL and parents. Inform GSGATL and girls’ parents/guardians about the activity, including details about<br />

safety precautions and any appropriate clothing or supplies that may be necessary. Follow GSGATL procedures for activity approval,<br />

certi�cates <strong>of</strong> insurance, and GSGATL guidelines about girls’ general health examinations. Make arrangements in advance for all<br />

transportation and con�rm plans before departure.<br />

<strong>Girl</strong>s plan the activity. Keeping their program-level abilities in mind, encourage girls to take proactive leadership roles in organizing<br />

details <strong>of</strong> the activity.<br />

Arrange for transportation and adult supervision. Ensure that the skill level <strong>of</strong> the adults is higher than the di�culty <strong>of</strong> the intended<br />

activity and that they have �rsthand knowledge <strong>of</strong> the hazards and rapids on the river to be run.<br />

The recommended adult-to-girl ratios are two non-related adults (at least one <strong>of</strong> whom is female) to every:<br />

�� ���������������������� �� �����������������������<br />

�� ���������������������� �� �������������������������<br />

Plus one adult to each additional:<br />

�� ��������������������� �� ����������������������<br />

�� ���������������������� �� �������������������������<br />

Compile key contacts. Give an itinerary to a contact person at home; call the contact person upon departure and return. Create a list<br />

<strong>of</strong> girls’ parents/guardian contact information, telephone numbers for emergency services and police, and GSGATL contacts—keep<br />

on hand or post in an easily accessible location.<br />

On the Day <strong>of</strong> the Activity<br />

��� Get a weather report.����������������������������������������������weather.com��������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� Use the buddy system.��������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��� Safeguard valuables.���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������<br />

��� Be prepared in the event <strong>of</strong> a storm with lightning.����������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������<br />

Archery: Safety Activity Checkpoints<br />

One <strong>of</strong> the oldest weapons and hunting methods, archery is still used for its traditional purposes, but is common today as a recreational<br />

and competitive activity. There are a variety <strong>of</strong> styles and sizes <strong>of</strong> bows and arrows, but they’re all used for one purpose: to hit a target.<br />

Archery is not recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Daisies. <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies can participate in some archery activities if the equipment<br />

is designed for children <strong>of</strong> that program level and body size. Participants must be old enough to understand safety procedures and<br />

handle equipment so as not to endanger themselves and others. Ensure that bows and arrows are appropriate to the age, size,<br />

strength, and ability <strong>of</strong> the girls.<br />

Know where to participate in archery. Look for organized indoor and outdoor archery ranges. Connect with GSGATL for site<br />

suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that the National Institute on Recreational Inclusion (nrpa.org/<br />

���������������) provides to people with disabilities.<br />

164 Volunteer Essentials


Archery Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ����������<br />

Specialized Gear<br />

�� �����<br />

�� ������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Prepare for Archery<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.������������������������������������������������������������������usarchery.<br />

org����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� <strong>Girl</strong>s learn about archery.��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� When aiming arrow, keep tip pointed toward the target.�������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.��������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

�� Ensure that equipment is in good condition.�����������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������Volunteer Essentials�����������������������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> the Archery Activity<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Safeguard valuables.<br />

�� Be prepared in the event <strong>of</strong> a storm with lightning.<br />

�� Practice safe archery.<br />

� At an outdoor range:<br />

Volunteer Essentials<br />

165


�� ��������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������<br />

�� At an indoor range:<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������<br />

Archery Links<br />

National Field Archery Association: nfaa-archery.org<br />

USA Archery: usarchery.org<br />

World Archery Center Instructor Courses: worldarcherycenter.com/instructor_courses<br />

Archery Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Learn how to string a bow. Read a step-by-step guide at Archery World U.K. Web site:<br />

archeryworld.co.uk/acatalog/How_To_String_A_Bow.html.<br />

Learn archery safety basics. Learn tips such as “Never put an arrow into a bow unless you are on the shooting line” on the Colorado<br />

Division <strong>of</strong> Wildlife Web site (wildlife.state.co.us/Hunting/ShootingSports/ArcherySafety).<br />

Archery Jargon<br />

AMO length: A standardized length for measuring bow strings<br />

Anchor point: Part <strong>of</strong> the bow to rest lightly as the string is pulled toward the face, usually the corner <strong>of</strong> the archer’s mouth or chin.<br />

Challenge Course: Safety Activity Checkpoints<br />

A challenge course is a set <strong>of</strong> structures that provide a setting for physical challenges designed to increase participant self-con�dence<br />

and physical coordination, increase troop cooperation, and have fun.<br />

Initiative games and low elements require the troop to work together to accomplish mental or physical challenges; spotters safeguard<br />

the movements <strong>of</strong> each member <strong>of</strong> the troop.<br />

High ropes challenge courses involve components for individual or troop challenges that are 6 feet or more o� the ground. A<br />

safety belay (rope to secure a person to an anchor point) is used with a harness, and a helmet is worn by the participants. Spotters<br />

(participants who safeguard the movements <strong>of</strong> a member <strong>of</strong> the troop) provide support and protect the head and upper body <strong>of</strong> a<br />

climber in case <strong>of</strong> a fall.<br />

Each participant must possess the physical strength and technical skills to use the equipment, and must understand the safety<br />

procedures and consequences <strong>of</strong> her actions. Challenge courses are not recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong>s Daisies; <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong> Brownies<br />

may participate only in low-elements activities.<br />

Know where to �nd challenge courses. Connect with GSGATL for site suggestions. Also, the Association for Challenge Course<br />

Technology provides a list <strong>of</strong> companies that have completed its Pr<strong>of</strong>essional Vendor Member accreditation processes (acctinfo.org).<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that the National Institute on Recreational Inclusion (nrpa.org)<br />

provides to people with disabilities.<br />

Challenge Courses Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������<br />

166 Volunteer Essentials


Specialized Gear<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������<br />

Prepare for Challenge Courses<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.� ��� ����������� ����� ����������� ������������ ����������� ����������� ���<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Prepare for emergencies.����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������Volunteer Essentials�����������������������������������������������������������������<br />

�� Dress appropriately for the activity.�����������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> the Challenge Course Activity<br />

�� Get a weather report.<br />

�� Use the buddy system.<br />

�� Ensure that equipment is well-maintained.�����������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� <strong>Girl</strong>s learn about and prepare for challenge courses.�����������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������<br />

�� <strong>Girl</strong>s practice safe challenge-course techniques.� ��������� ����������� ���� �������� �������������� ���� ���������� ���<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Challenge Courses Links<br />

Association for Experiential Education: aee.org<br />

Association for Challenge Course Technology: acctinfo.org<br />

International Mountaineering and Climbing Federation: theuiaa.org<br />

Project Adventure: pa.org<br />

Volunteer Essentials<br />

167


Challenge Courses Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Focus on team-building. Challenge courses rely on strong communication and trust. Is your team ready for the challenge?<br />

Challenge Courses Jargon<br />

��������� A wire or cable to which a pulley and harness are attached for a rider<br />

Belay: To secure a person or object at the end <strong>of</strong> a rope<br />

White-Water Rafting: Safety Activity Checkpoints<br />

White-water rafting is especially popular among adventure seekers, but is enjoyable for general outdoor lovers as well. The level <strong>of</strong><br />

rafting di�culty is measured by white-water classi�cation, which ranges from classes I to VI—Class I represents water with very few<br />

rough areas that are suitable for beginners; Class VI rapids are considered to be extremely dangerous and generally impassable. Rafts<br />

come in a variety <strong>of</strong> styles and lengths, the most common <strong>of</strong> which are between 11 and 20 feet in length and typically seat four to<br />

twelve rafters. It’s nearly impossible to stay dry while white-water rafting, so it’s important to dress for the water temperature, rather<br />

than the air temperature. If the water is cold, wear a wetsuit; on cool days with cool water, wear a wetsuit and a paddle jacket. Avoid<br />

wearing cotton because it makes the wearer cold when the clothes get wet. White-water rafting is not recommended for <strong>Girl</strong> <strong>Scout</strong><br />

Daisies; Class III and Class IV whitewater is not recommended for Brownies; Class IV whitewater is not recommended for Juniors.<br />

GSGATL does not approve white-water rafting for Brownies.<br />

Caution: You must seek GSGATL permission for activities with uncontrollable and highly changeable environment conditions, such<br />

as unclassi�ed rivers and some watercraft trips; girls are never allowed on Class IV and above whitewater.<br />

Know where to raft. Rafters may take advantage <strong>of</strong> scores <strong>of</strong> American and international rivers suitable for white-water rafting, so<br />

long as the proper equipment, instructions, and safety precautions are used. Rafting is done only on water that has been approved<br />

by GSGATL or that has been run and rated, and on whitewater only up to Class IV di�culty, as de�ned by the American Version <strong>of</strong> the<br />

International Scale <strong>of</strong> River Di�culty (americanwhitewater.org). The American Whitewater Association provides information about<br />

American and some international river locations, classes, and levels (americanwhitewater.org). Also, Rafting America (raftingamerica.<br />

com) o�ers suggestions for global rafting locations. Connect with GSGATL for site suggestions.<br />

�������� ������ ����� ������������� Communicate with girls with disabilities and/or their caregivers to assess any needs and<br />

accommodations. Learn more about the resources and information that Wilderness Inquiry (wildernessinquiry.org) and Splore<br />

(splore.org) provide to people with disabilities.<br />

White-Water Rafting Gear<br />

Basic Gear<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������<br />

�� �����������<br />

�� ��������������������������������<br />

�� �������<br />

�� �����������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���������������������<br />

�� �������<br />

�� �����<br />

�� ������������������������������������������������������<br />

Specialized Gear<br />

�� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

uscgboating.org/safety/life_jacket_wear_wearing_your_life_jacket.aspx�<br />

168 Volunteer Essentials


�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� �������������������������������������������������������<br />

�� �����������������������������������������������������������������<br />

�� ��������������������������������������������������<br />

�� ���������<br />

�� ������������������������������������������������������������<br />

�� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������<br />

Prepare for White-Water Rafting<br />

�� Communicate with GSGATL and parents.<br />

�� <strong>Girl</strong>s plan the activity.<br />

�� Ensure participants are able to swim.������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Arrange for transportation and adult supervision.<br />

�� Verify instructor knowledge and experience.����������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������americanwhitewater.org�����������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

�� Compile key contacts.<br />

�� Select durable rafts that are appropriate size for rafting group.�����������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������<br />

�� Research water conditions.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� ���� ���� �������������� ��� ���� ��������� ��� ���� ������ ���� ���� ���� �������������� ������ ��� ������ ���������<br />

(americanwhitewater.org)�<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������americanwhitewater.org���������������<br />

������������������<br />

�� Respect the environment.��������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������americanwhitewater.org��<br />

�� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Prepare for emergencies.���������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������Volunteer Essentials������������������������������������������<br />

�����������������������<br />

On the Day <strong>of</strong> White-Water Rafting<br />

�� Get a weather report.�����������������������������������������������������������������������������������weather.com or<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�� Use the buddy system. Be prepared in the event <strong>of</strong> a storm with lightning.����������������������������������������������<br />

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������<br />

�������������������������������������������������������������������������������������������<br />

Volunteer Essentials<br />

169


White-Water Rafting Links<br />

American Canoe Association: americancanoe.org<br />

American Whitewater: americanwhitewater.org<br />

International Rafting Federation: intraftfed.com<br />

Rafting America: raftingamerica.com<br />

Whitewater Rescue Institute: whitewaterrescue.com<br />

White-Water Rafting Know-How for <strong>Girl</strong>s<br />

Build arm strength and stamina. White-water rafting can be a tiring<br />

sport, especially if participants are doing the bulk <strong>of</strong> the paddling.<br />

Before going rafting, make sure that your body (especially your arms)<br />

is in good physical condition. To build stamina, do push-ups and<br />

briskly walk or run.<br />

Learn paddling techniques. Before a rafting activity, learn about<br />

various paddling maneuvers, such as punching and high siding. To<br />

see how these techniques are properly executed, visit ehow’s Web<br />

site and watch the following video: ehow.com/video_2350614_<br />

paddle-positions-whitewater-rafting.html.<br />

White-Water Rafting Jargon<br />

Eddie: Water � � owing upstream behind a rock or other obstacle;<br />

eddies <strong>of</strong>ten provide a safe place to get out <strong>of</strong> a current.<br />

Strainer: An opening where water is able to � � ow through, but a<br />

solid object such as a raft cannot; a strainer is considered highly<br />

dangerous and is usually formed by rocks piled atop each other,<br />

or trees on banks, with water � owing through them.<br />

What Would Your Troop Like to Do?<br />

170 Volunteer Essentials<br />

White-Water Ra�ing: SafetyAc�vity SafetyAc�vity Checkpoints<br />

Checkpoints<br />

White-water ra�ing is especially popularamong adventureseekers, but is enjoyablefor general outdoor lovers as well.<br />

Thelevel <strong>of</strong> ra�ing difficulty ismeasuredbywhite-water classifica�on,which ranges from classesIto VI—Class I<br />

represents waterwith veryfew roughareas that aresuitable forbeginners;Class VI rapids areconsidered to be<br />

extremelydangerous andgenerally impassable. Ra�s comeinavariety<strong>of</strong>stylesand lengths, themostcommon<strong>of</strong>which<br />

arebetween 11 and20feetinlengthand typically seat four to twelve ra�ers. It’snearlyimpossibletostay dry while<br />

white-waterra�ing, so it’s importanttodress forthe watertemperature, rather than theair temperature. If thewater is<br />

cold,wearawetsuit; on cool days with cool water, wear awetsuit andapaddle jacket. Avoid wearing co�on because it<br />

makes thewearer cold when theclothes getwet.White-water ra�ing is notrecommended for<strong>Girl</strong><strong>Scout</strong> Daisies.<br />

Cau�on: You must seek council permission forac�vi�eswithuncontrollableand highly changeable environment<br />

condi�ons,suchas unclassified riversand somewatercra� trips; girlsare neverallowedonClass IV andabove<br />

whitewater.<br />

Know wheretora�. Ra�ers may take advantage<strong>of</strong>scores<strong>of</strong>American and interna�onal rivers suitable forwhite-water<br />

ra�ing, solongasthe properequipment, instruc�ons,and safety precau�onsare used. Ra�ing isdoneonlyonwater<br />

that hasbeenapproved by your <strong>Girl</strong><strong>Scout</strong> council or that hasbeenrun andrated, andonwhitewateronly up to Class III<br />

difficulty, asdefinedbytheAmericanVersion <strong>of</strong> the Interna�onal Scale<strong>of</strong>River Difficulty.The American Whitewater<br />

Associa�on provides informa�on aboutAmericanand someinterna�onalriver loca�ons, classes, andlevels.Also,<br />

Ra�ing America <strong>of</strong>fers sugges�onsfor global ra�ing loca�ons. Connectwithyour<strong>Girl</strong><strong>Scout</strong> council forsitesugges�ons.<br />

Include girlswith disabili�es. Communicate with girlswithdisabili�esand/or theircaregiverstoassess anyneeds and<br />

accommoda�ons.Learn more aboutthe resourcesand informa�on that Wilderness Inquiry and Splore providetopeople<br />

with disabili�es.<br />

White-Water Ra�ing Gear<br />

Basic Gear


Notes<br />

Volunteer Essentials


Notes<br />

Volunteer Essentials

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!